Categoría: Tecnología e Innovación

La automatización de almacenes es esencial para enfrentar los cambios volátiles en el negocio. Encuentra consejos para afrontar la automatización de almacenes con las mayores garantías.

• La automatización de almacenes exige un aprendizaje muy beneficioso para el negocio.
• La previsión y la planificación son esenciales para el buen desarrollo de la automatización de almacenes.

La volatilidad es uno de los rasgos característicos de nuestro tiempo. Vivimos muchos cambios, muy rápidos y, con frecuencia, de signo contrario. Aunque no hay una varita mágica para lidiar con ella, la automatización de almacenes es una de las herramientas más útiles.

Es un instrumento de crecimiento y un cambio de filosofía que orienta grandes cambios en los procesos y en la forma de concebir los negocios. Sin embargo, la automatización de almacenes es una tarea que no puedes enfocar de forma pasiva. Necesita una actitud optimizadora que saque el máximo provecho a esta oportunidad.

¡TUITÉALO! La automatización de almacenes es un proyecto transformador de los negocios. ¡Toma nota de los mejores consejos para llevarla a cabo!

Analiza a tus clientes antes de la automatización de almacenes

Los clientes son los que marcan el ritmo de salida de productos terminados y mercaderías, entre otras existencias. Por tanto, la previsión de la demanda será una de las claves más importantes. Tendrás que hacer un análisis detenido de aspectos como:

• Las variables y atributos que influyen en tu demanda y las relaciones entre ellas.
• Los canales a través de los que obtendrás los datos externos, incluidas posibles campañas e iniciativas nuevas.
• La posibilidad de obtención de nuevos datos internos, en especial los ligados a sensores y a indicadores relacionados con la producción.
• Las características de los propios datos, como el formato, la fiabilidad, la frecuencia de obtención, etcétera.

Con Sage 200 encontrarás la solución que crece contigo y que permitirá que todo el equipo trabaje como uno solo en proyectos desafiantes.

¿Qué hacer con un buen marco de análisis de la demanda?

Antes de comenzar a obtener y utilizar predicciones sobre la demanda, deberás valorar las características del marco obtenido. Por ejemplo, tendrás que estudiar cuándo, en qué medida y con qué probabilidad podrían fallar tus cálculos.

A partir de ahí, puedes comenzar a analizar los escenarios más estresantes para tu almacén. Puedes planificar qué harías cuando tienes demasiados pedidos en poco tiempo o cuando, por el contrario, tienes un bajón imprevisto en las ventas. Prestarás atención a tu negocio de forma integral y, en especial, a aspectos como:

• La posibilidad de acoplar los aprovisionamientos y la producción a las desviaciones de la demanda prevista.
• Qué repercusión tendría en las necesidades de horas trabajadas y qué posibilidades de ajuste existirían.
• Cómo se vería afectada tu tesorería, el conjunto de tus activos circulantes y de las deudas a corto plazo.
• La repercusión en activos fijos materiales de los posibles cambios en el nivel de producción (operaciones de mantenimiento, posible deterioro, etcétera).
• Posibles efectos de los desajustes en la demanda en la imagen de marca y otros elementos intangibles. 
• Consecuencias legales derivadas de posibles incumplimientos de contratos.

El control de los aprovisionamientos

Las circunstancias relacionadas con los aprovisionamientos son más difíciles de predecir que las que atañen a la demanda. En muchos casos, dependen del conjunto de los que te anteceden en la cadena y de la estrategia de los competidores. Al igual que la demanda, también afectan mucho a los aspectos del entorno macroeconómico, tecnológico, regulatorio, etcétera. En este caso, tu interés se centrará en cuestiones relacionadas con los aprovisionamientos como:

• Precio
• Fluctuaciones de la calidad
• Condiciones de servicio
• Plazos de entrega
• Garantías y plazos de pago

El enfoque, por tanto, suele centrarse en establecer un sistema de control. Planificarás un marco razonable y trazarás las medidas de regulación ante desviaciones.

El punto de partida de la automatización de almacenes debe ser un concienzudo análisis del negocio y de su demanda.

El ritmo de producción y la automatización de almacenes

En empresas de fabricación deberás tener en cuenta cómo influye el ritmo de producción en la composición del almacén. Lo hará en aspectos como, entre otros, la salida de materias primas o la entrada de productos terminados. Deberás prestar atención a los aspectos técnicos y organizativos que recomienden moverse en un ritmo concreto de producción.

Las decisiones de automatización de almacenes

Comprendido el marco de entradas y salidas de almacén, toca tomar decisiones sobre cómo efectuar la automatización del almacén. Entre las más destacadas figuran:

• La determinación del número y tamaño de los espacios dedicados al almacenamiento, así como su distribución interna.
• Las etiquetas o instrumentos que van a controlar la ubicación física y los movimientos de las existencias dentro y fuera del almacén.
• Los sistemas que van a asegurar unas buenas propiedades a los registros de datos, en especial, su inmutabilidad.
• Qué variables y atributos físicos relacionados con las existencias y el almacén quieres medir y con qué periodicidad.
• Los protocolos de actuación ante alertas de riesgo de deterioro de las existencias.
• Las medidas de seguridad física e informática que protejan el almacén, las existencias, las personas y los medios materiales que trabajan en él. 
• Los protocolos de relación entre diferentes puntos de almacenamiento y entre estos y las plantas de fabricación, tiendas, entre otros.
• El análisis y programación del protocolo de trabajo de cada máquina dentro del almacén y de su interrelación con otras máquinas.

El papel del ERP en la automatización de almacenes

Es evidente que la automatización de almacenes afecta al conjunto de la empresa. Por ello, en todas las fases necesitas una herramienta que te proporcione una visión de conjunto. Con un ERP, como Sage 200, buscarás un cauce para que todos los datos fluyan y todas las perspectivas sean tenidas en cuenta.

Al mismo tiempo, obtienes una ventaja cultural. Toda la organización se comunica dentro del mismo marco, el del ERP. Y eso es algo muy importante en un contexto en el que la colaboración que potencian soluciones como Sage 200 es esencial. 

La automatización de almacenes es, en el fondo, la puesta en práctica de un profundo proceso de aprendizaje empresarial. Su éxito depende, en buena medida, del análisis y planificación previos.

Descubre las señales que te manda tu negocio para decirte que necesita una solución de gestión empresarial.

• Las soluciones de gestión empresarial mejoran la información y, con ello, la toma de decisiones.
• Conjuntar equipos diferentes es más sencillo con una solución de gestión empresarial.

Cuando se arranca un negocio, casi siempre se hace con lo justo. Es frecuente centrarse en generar las primeras oportunidades y convertirlas en clientes. No suele ser tan habitual darle la importancia que merece a cuestiones como la implementación de una solución de gestión empresarial.

A medida que la empresa va creciendo, lo que al principio no era una preocupación va cobrando importancia. Y te vas dando cuenta, porque surgen llamadas de atención que te están pidiendo una actualización del negocio. Este es el caso de las señales de que una empresa necesita una solución de gestión empresarial.

¡TUITEALO! Puede que tu negocio te esté enviando señales de que necesita una solución de gestión empresarial. ¡Anota las más frecuentes!

Se carece de información de calidad para la toma de decisiones

Una señal de la necesidad de una solución de gestión empresarial es la falta de información en los momentos clave de toma de decisiones. Algunos fallos son comunes: 

• La información no llega en el momento preciso por la manera de trabajar.
• Aparece información de calidad inferior a la esperada.
• Los errores e imprecisiones siembran la desconfianza por el miedo a tomar decisiones equivocadas.

Demasiadas empresas siguen con el viejo sistema de descargar datos de hojas de cálculo dispersas para resumirlos en informes y presentaciones. Hoy en día, sin embargo, esa dispersión debe ceder ante una visión coordinada. 

Afortunadamente, las buenas soluciones de gestión empresarial o ERP son capaces de capturar e integrar datos procedentes de diferentes sistemas. Con ello, ganarás en diferentes aspectos:

• Mayor eficiencia, por la detección temprana de recursos ociosos y la mayor comprensión de oportunidades para su uso.
• Datos con más exactitud y fiabilidad, lo que reduce riesgos y ahorra tiempo en los procesos de toma de decisiones.
• Trazabilidad de cada KPI, desde el origen hasta el informe, de forma que sabrás de dónde ha salido cada uno.
• Podrás implantar un control autónomo de monitorización de indicadores clave del negocio, manteniendo protocolos de alerta para ganar en anticipación.

Las soluciones de gestión empresarial aportan muchas más ventajas. Además, estas mejoras permiten que las personas dedicadas a confeccionar informes manualmente se dediquen a su estudio y análisis. Su trabajo será más productivo y valioso y, en general, podrán acceder a mejores condiciones laborales.

Necesitas una solución de gestión empresarial para trabajar en equipo

A medida que creces, es normal que cada departamento trabaje de una forma más especializada. Y eso, trae cambios:

• Donde antes había trabajadores generalistas que hacían un poco de todo, ahora cuentas con profesionales enfocados en tareas y proyectos complejos. 
• Cuando la empresa era más pequeña, se resolvía en pequeñas reuniones informales. Ahora reclama un flujo constante de información precisa.

En el fondo, la especialización reclama una suerte de ‘traductor simultáneo’. Todos los departamentos van a recibir datos y elaborar reportes e informes más complejos. Y, al mismo tiempo, cada uno debe entender a los demás. Esa es la manera de garantizar la coherencia en la gestión. Es como un puzle en el que importa poco que las piezas sean bonitas si no encajan unas con otras.

Con Sage 200 y Sage X3, podrás encontrar el ERP adecuado para tu empresa según su tamaño y el sector al que se dedique.

Para resolver este problema, las soluciones de gestión empresarial ofrecen un marco para tu flujo interdepartamental de datos e información. Se obtienen formatos y protocolos de compartición ágiles y eficaces. Los profesionales aprenden a trabajar pensando en términos de un encaje que, por otro lado, facilita la propia solución. 

Surgen cuellos de botella en distintos puntos del proceso

Uno de los frentes de batalla de cualquier empresa son los cuellos de botella. Siempre estarán ahí en cualquier negocio. Hay que convivir con ellos y la clave está en saber gestionarlos, como decía Goldratt, para poder ser una empresa eficiente.

En muchas empresas, los cuellos de botella aparecen y desaparecen constantemente y en diferentes puntos del proceso. Pueden venir de muchas fuentes, entre otras:

• No cuentas con las materias primas o mercaderías cuando las necesitas y, cuando llegan, lo hacen con retraso.
• Te resulta imposible hacer estimaciones sobre cuánto te va a llevar cada tarea.
• Desconoces cuánto personal vas a necesitar ni cuándo serán los momentos punta.
• No dispones de liquidez suficiente para hacer pagos que hagan progresar las tareas.
• Descubres sobre la marcha que la planificación comercial es defectuosa y eso te lleva a realizar cambios mal meditados en los procesos.
• Te faltan datos sobre costes que te llevan a postergar proyectos y contratos.
• No eres consciente del rendimiento de tu personal ni tienes datos que te permitan estudiar si estás exigiendo mucho o poco. 

Es probable, entonces, que una de las causas de este problema sea la falta de una solución de gestión empresarial integrada. Trabajar de forma aislada y sin visión de conjunto provoca que cada área intente optimizar solo sus procesos, recursos y sistemas. Y eso se hace demasiadas veces perdiendo de vista la optimización del todo.

Una solución de gestión empresarial que fomente la conexión entre departamentos puede facilitar la optimización coordinada del conjunto del negocio.

Dificultad para adaptarse al mercado

La flexibilidad del negocio es una de las características que es imprescindible poseer, si se quiere que perdure en el tiempo. Un ejemplo que nos viene a la cabeza es la fidelización del cliente, que requiere adaptarse continuamente. Eso mismo sucede con otros ámbitos: el entorno financiero, la innovación de procesos, el clima laboral, las reformas normativas, entre otros.

Si no se dispone de una herramienta de solución de gestión empresarial, difícilmente se puede ser flexible. Te faltará la información para adaptarte a las necesidades del momento. Cuando quieras tenerla, otros habrán obtenido ventaja. 

Al final, una solución de gestión empresarial incorpora el kit completo que necesitas para adaptarte. Lo que buscas es poder saber continuamente cómo mejorar y agilizar la planificación y el control de tu negocio.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.