Etiqueta: Solución de gestión empresarial (ERP)

Con más de 80 años de historia, el Grupo Intaf se ha convertido en un referente en el sector industrial de metal-mecánica. Compuesto por seis empresas que cubren toda la cadena de valor, necesitaba una solución que centralizara y optimizara la gestión sectorial. Sage X3 fue la elección. ¡Descubre más detalles!

• Cuando las organizaciones crecen y se diversifican, sus desafíos se multiplican, sobre todo a nivel de gestión.
• Sage X3 es una solución flexible e integrada para gestionar todo el negocio, desde la cadena de suministro a las ventas. Además, se adapta al sector industrial y crece junto a la empresa.

En 1941 se fundó una pequeña forja en Xuvia, Narón (A Coruña) que, con el paso de los años, se ha convertido en un conglomerado industrial de referencia: el Grupo Intaf. Bajo la dirección de José Ramón Franco, ha expandido sus servicios a los sectores naval, industrial, energético, aeronáutico y portuario.

Con unos 180 trabajadores y seis empresas especializadas que engloban toda la cadena de valor en sus respectivas áreas de actividad, desde el diseño mecánico y la fabricación hasta el montaje y mantenimiento de equipos e instalaciones, necesitaba una solución fiable para optimizar su gestión y poder brindar un excelente servicio al cliente, uno de sus principales valores.

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El reto del Grupo Intaf: acometer una integración empresarial ganando eficacia

A medida que los grupos industriales crecen y diversifican sus actividades, la complejidad operativa se convierte en un desafío crucial. Necesitan gestionar múltiples sedes, áreas y líneas de producto. Sin un sistema de gestión sectorial integral para supervisar y coordinar estas actividades, el riesgo de errores, retrasos y malentendidos se incrementa. Esto, a su vez, afecta directamente los costos, la productividad y la satisfacción del cliente final.

El Grupo Intaf también se enfrentó al reto de tener que gestionar la creciente complejidad de sus operaciones mientras estaba en pleno proceso de integración empresarial. Necesitaba “una solución que cubriera la mayor parte de las áreas de gestión […] Una herramienta que nos diera margen para seguir creciendo sin tener que estar cambiando permanentemente de sistema”, como reconocióJosé Ramón Franco, gerente del Grupo Intaf.

La continua expansión del Grupo, junto con la diversidad de sus actividades, requería una plataforma que integrara varias empresas de forma eficiente. Además, debía soportar el elevado volumen de información generado por cada una de ellas, permitiendo compartir datos en tiempo real para evitar retrasos y agilizar la gestión y la toma de decisiones.

Una solución de gestión sectorial que crece con la empresa

Hace 22 años, el Grupo Intaf eligió Sage X3 como su herramienta de gestión, un sistema que ha ido creciendo junto a ellos y se ha adaptado a las necesidades específicas del sector metal-mecánico. De hecho, en 2017 el Grupo migró a la nueva versión de Sage X3 para incorporar los nuevos módulos de mantenimiento de producción, planificador de producción, BI y Sage X3 People (RRHH). En la actualidad, siguen utilizándola ya que les permite:

1. Gestionar la producción y los procesos de fabricación a través de un único sistema para evitar errores y duplicidades.
2. Gestionar la cadena de suministro con un seguimiento del inventario en tiempo real para estar siempre un paso por delante.
3. Gestionar el área financiera para poder tomar decisiones estratégicas basadas en datos fiables provenientes de las empresas de todo el Grupo.

¿Cuáles han sido los beneficios y resultados de implementar Sage X3?

Sage X3 es una solución que ha acompañado al Grupo Intaf, facilitando la integración empresarial en todo momento e incorporando nuevas funcionalidades para optimizar y homogeneizar su flujo de trabajo. Veamos sus beneficios en detalle.

A lo largo de ese proyecto, KAIPOC Consulting ha desempeñado un rol protagónico. Como partner tecnológico de Sage X3, hemos brindado al Grupo Intaf todo el apoyo que necesitaba para adaptar la plataforma a sus necesidades específicas y nos hemos encargado de que la implementación fuera efectiva y pudiera respaldar el crecimiento continuo del Grupo. “Lo que queremos es que haya muchas implantaciones de X3”, concluyó José Ramón Franco.

Explicamos la relación mutuamente beneficiosa entre la industria 5.0 y la sostenibilidad de las actividades económicas. Además, te apuntamos el papel que tiene el ERP para potenciar las ventajas de este vínculo.

• La industria 5.0 prioriza la sostenibilidad, integrando tecnologías y datos para fomentar prácticas sostenibles y adaptarse a las demandas ambientales y normativas.
• Los sistemas ERP son clave para la sostenibilidad en la industria 5.0, proporcionando una visión integral de la empresa y facilitando decisiones que promuevan la sostenibilidad en todas las áreas.

La relación entre industria 5.0 y sostenibilidad es un tema de gran calado que afecta a empresas de todos los sectores. En parte, debido a la redefinición de la cadena de suministro para adecuarla a las necesidades actuales.

En cierto modo, los cambios que se proponen deben alumbrar una transformación económica general. El sentido no está escrito, pero deberá ser, en todo caso, adaptativo a las circunstancias ambientales, sociales y de gobierno corporativo.

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¿Qué papel juega la sostenibilidad en la industria actual?

Existen varias definiciones de lo que debe ser la industria 5.0. Todas ellas parten de una actualización de la industria 4.0 para adaptarla a nuevas necesidades. Por ejemplo, la Unión Europea la define como una transición de la industria que se apoya en la investigación y la innovación y da tres características clave:

• La búsqueda de la sostenibilidad.
• El posicionamiento del ser humano en el centro.
• La resiliencia empresarial.

Por tanto, la sostenibilidad ya nunca más podría verse como un complemento positivo, sino como un objetivo prioritario e inexcusable. Detrás de ello, hay razones de peso:

• La industria que no es ambientalmente sostenible sufre con fuerza los shocks en los que la naturaleza juega un papel importante.
• El consumidor final reclama cada día más soluciones sostenibles apoyadas en procesos sostenibles.
• Existe una importante tendencia a la aprobación de normas jurídicas que velen por la sostenibilidad.
• Desde el punto de vista financiero, la sostenibilidad permite obtener retorno durante más años y con una disminución de los riesgos.
• Las restricciones ambientales han supuesto un desafío para los procesos industriales que ha orientado muchos movimientos innovadores. 
• Es mucho más sencillo encontrar socios fiables en proyectos complejos cuando los comportamientos de las partes se basan en prácticas sostenibles.
• La sostenibilidad está visibilizando nuevas formas de hacer la industria más sencilla que evitan consumos innecesarios de recursos.
• Una empresa que promueve la sostenibilidad introduce una forma de autorregulación que puede mejorar las labores de control.

¿Por qué la industria 5.0 es tan importante para la sostenibilidad?

La industria juega un papel muy importante dentro del conjunto de actividades económicas. Sus proyectos sostenibles tienen un efecto que llega a todos los puntos de la cadena. De hecho, en muchos casos ejerce un papel de liderazgo.

Por ejemplo, pensemos en la fuerza que tiene la industria alimentaria para cambiar las prácticas agrarias. Si la industria es capaz de poner los datos y las tecnologías al servicio de las personas y de una relación sana con la naturaleza, el campo sigue la tendencia. 

Algo semejante pasa en todos los sectores. Sin embargo, para que ese cambio pueda ser fluido debe estar mediado por proyectos muy bien estudiados. La colaboración entre empresas de diferentes sectores hace que se tenga una perspectiva más completa. 

Al fin y al cabo, de lo que se trata es de conseguir empresas que perduren y crezcan al mismo tiempo que contribuyen a mejorar su entorno. Y, en esa tarea, no puede dejarse de lado el poder transformador de la industria:

• Es un sector líder en la integración del trabajo de seres humanos con robots, lo que debe conducir a un empoderamiento de los primeros que favorezca la sostenibilidad social.
• La industria tiene una posición clave en los flujos de materias primas, bienes, residuos y energía.
• También tiene una responsabilidad especial en la minimización de impactos negativos en los ciclos biogeoquímicos.
• Se está trabajando mucho en la forma en la que la industria puede contribuir, de forma ambientalmente sostenible, a mejorar las posibilidades de personalización de bienes y servicios.

Cómo un ERP enfoca la sostenibilidad en el contexto de la industria 5.0

Si algo está claro a estas alturas es que la sostenibilidad implica a la empresa en su conjunto. Ser sostenible supone mantener un sistema empresarial bien regulado en torno a una compleja red de equilibrios.

De nada sirve mejorar en algunas áreas si se empeora en otras. Eso no es ser sostenible, pero ha sido muy habitual en el pasado. Una empresa intentaba poder hacer más presentables algunas cifras, pero lo hacía a costa de retroceder en otras. Lo que se buscaba es cumplir con normas o proyectar una imagen frente a alguna parte interesada en la empresa (clientes, consumidores finales, trabajadores, socios, etcétera). En cierto modo, puede entenderse como un ‘lavado de cara’.

Sin embargo, la verdadera filosofía sostenible es otra y requiere una comprensión profunda de la empresa. Y, en ese campo, una herramienta como un ERP te ayuda a obtener una visión de conjunto.

Por ejemplo, los ERP de Sage ayudan a conectar los procesos entendiendo a la empresa como un todo. Gracias a ello, puedes tomar decisiones que orienten a ese conjunto hacia la sostenibilidad en un contexto de gestión empresarial moderna.

Por tanto, en el ámbito de la industria es fundamental contar con herramientas que propicien la colaboración y el equilibrio. De lo que se trata es de buscar un funcionamiento armonioso de la empresa y una contribución a la mejora de su entorno.

Descubre cómo los sistemas ERP con inteligencia artificial revolucionan la gestión de recursos y potencian tu negocio

• Te contamos cómo los sistemas ERP con inteligencia artificial son capaces de mejorar la eficiencia de tu empresa y hacerte más competitivo.
• Según McKinsey, las empresas que automatizan procesos administrativos con IA incrementan su productividad en un 30 %.

La transformación digital sigue acelerándose y acelerando el ritmo del tejido empresarial mundial. Buena parte de la culpa en ese proceso la tienen los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) con inteligencia artificial. Estos han pasado a ser esenciales para competir. 

Integrar estas tecnologías no es solo una tendencia. En el contexto actual, plenamente digital, es una necesidad para las empresas que quieran eficiencia, reducir errores y decidir con datos.

Siendo más concretos, la inteligencia artificial en ERP te permite:

1. Optimizar la gestión de recursos analizando patrones históricos y en tiempo real.
2. Mejorar la toma de decisiones mediante algoritmos avanzados que ofrecen predicciones basadas en datos concretos.
3. Automatizar procesos fundamentales acortando tiempos y liberando a los empleados de tareas repetitivas para centrarse en labores de más valor.

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Los beneficios más típicos de un ERP con IA integrada

Gracias a las funcionalidades que ofrece la IA en los sistemas ERP, estos aportan beneficios palpables. Sin ir más lejos, para 2030, las compañías que implementen IA en ERP aumentarán su eficiencia en un 30 %, según McKinsey. 

De hecho, no importa cómo sea tu negocio, sector o tamaño. Las ventajas son aprovechables en cualquier ámbito y compañía.

Automatización inteligente para mayor eficiencia

Para empezar, con la inteligencia artificial, un software ERP es capaz de automatizar tus tareas rutinarias. Por ejemplo, la generación de informes financieros, la gestión de inventarios o el procesamiento de pedidos. 

Por ende, estas herramientas te ahorran tiempo y, a la vez, minimizan errores humanos y te permiten escalar operaciones sin aumentar costes operativos.

Una buena muestra de ello es Sage 200, un software ERP con inteligencia artificial que optimiza procesos tan críticos como la contabilidad o el control de stock. La automatización de Orkli con Sage es un caso de éxito muy representativo. 

Gestión predictiva: anticipa y actúa antes de los problemas

A su vez, la inteligencia artificial también analiza inmensos volúmenes de datos para detectar patrones y prever tendencias. Una ventaja que es especialmente útil en áreas como:

• Gestión de la cadena de suministro. Por ejemplo, anticipa las faltas de stock o los conocidos cuellos de botella.
• Planificación financiera. Un software con IA ajusta tus presupuestos en tiempo real y lo hace siguiendo las tendencias del mercado.
• Atención al cliente. A través de asistentes virtuales y chatbots integrados, resuelven consultas con plena autonomía.

Con estos avances las empresas responden más ágilmente a los cambios del entorno. Por consiguiente, brindan una mejor experiencia de usuario o cliente.

Decisiones basadas en datos en tiempo real

Otro gran beneficio de la IA en los ERP es que, en un entorno empresarial tan dinámico, ayudan a decidir rápido y bien. Y es que estos sistemas no solo recogen datos, sino que también los interpretan. Con sus dashboards intuitivos, dispones de análisis y proyecciones en tiempo real para diseñar estrategias muy precisas.

Por lo tanto, acaban con la dependencia de intuiciones o procesos manuales, los cuales suelen ser ineficientes. Además, con estas soluciones personalizas esos informes y visualizas los indicadores clave de rendimiento (KPIs) más importantes.

Mejora de la experiencia del cliente

A su vez, un ERP con inteligencia artificial también es el asistente ideal para dar un mejor servicio a los clientes. Por ejemplo, mediante acciones como estas:

• Personaliza la comunicación según el análisis del historial del cliente.
• Mejora los tiempos de respuesta con chatbots integrados en el ERP.
• Predice necesidades de clientes para anticiparse con soluciones proactivas.

Todo esto se traduce en una mayor fidelización y satisfacción de los usuarios.

Más seguridad y cumplimiento normativo

Además, la inteligencia artificial te ayuda a detectar anomalías al momento, como brechas de seguridad o incumplimientos normativos. Los ERP monitorean transacciones sospechosas, aplican automáticamente cambios normativos y almacenan datos sensibles con total seguridad y garantías. 

Por eso, reducen riesgos financieros y legales y refuerzan la confianza en la empresa.

Cómo implementar un ERP con inteligencia artificial en tu negocio

En cuanto a su implementación, adoptar un ERP con inteligencia artificial conlleva un proceso. Piensa que se trata de un paso estratégico para optimizar la gestión empresarial que requiere de planificación, enfoque y un proceso detallado.

En resumen, la integración de un ERP con inteligencia artificial no solo optimiza la gestión de recursos y mejora la eficiencia operativa, sino que también potencia la toma de decisiones estratégicas y la satisfacción del cliente. Si estás listo para llevar tu empresa al siguiente nivel, no dudes en explorar las soluciones que Sage 200 tiene para ofrecer. ¡Transforma tu negocio y mantente a la vanguardia en un mercado cada vez más competitivo!

¿Te imaginas tener el control absoluto sobre cada documento que gestionas en tu empresa? En este artículo, descubrirás cómo integrar la trazabilidad en procesos importantes como la contabilidad, la facturación y las ventas, superando los obstáculos más comunes y aprovechando al máximo sus beneficios.

• Al implementar la trazabilidad documental, tu empresa puede reducir errores, agilizar procesos y garantizar un acceso seguro y rápido a la información.
• Además, la trazabilidad documental facilita el cumplimiento de normativas como el RGPD, asegurando que cada movimiento de datos personales esté registrado.

La gestión documental es clave para cualquier área de una empresa, no solo para la contabilidad, sino también para departamentos como ventas, recursos humanos, logística o atención al cliente. Sin importar el tamaño o sector de la empresa, contar con un sistema eficaz para organizar y acceder a los documentos es esencial para garantizar un funcionamiento fluido y eficiente.

Aquí es donde la trazabilidad documental dentro de un software ERP juega un papel crucial. Al integrar esta funcionalidad, cada documento puede ser rastreado en todas sus etapas, desde su creación hasta su archivo o eliminación, proporcionando un historial detallado de cada interacción. Esto no solo asegura un control total sobre la información, sino que también mejora la coordinación entre departamentos, evita duplicidades y reduce errores humanos.

Los documentos empresariales contienen información vital que puede ser necesaria para diversas finalidades: desde auditorías internas hasta solicitudes de financiación o cumplimiento normativo frente a organismos externos, como la Agencia Tributaria o entidades regulatorias. Con la trazabilidad documental en el ERP, las empresas pueden demostrar fácilmente el cumplimiento de normativas, ya que cada modificación, acceso o traslado de un documento queda registrado, lo que facilita enormemente las auditorías y revisiones.

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¿Qué es la trazabilidad documental y por qué es fundamental para un software ERP?

En términos simples, la trazabilidad documental es como tener un historial detallado que muestra quién hizo qué y cuándo. Esta capacidad no solo aporta transparencia, sino que también es una herramienta clave para optimizar la gestión documental en todas las áreas de una empresa.

Esto no solo mejora la seguridad y el control, sino que también agiliza los procesos internos, facilita auditorías y garantiza el cumplimiento normativo.

Principales retos y soluciones a la hora de implementar la trazabilidad documental

Adoptar la trazabilidad documental implica superar ciertos desafíos, como la integración de nuevas tecnologías, la resistencia al cambio o la falta de formación del personal. Sin embargo, cada uno de estos obstáculos se puede abordar con planificación y las herramientas adecuadas.

Implementar una estrategia clara desde el inicio es clave: elegir un sistema ERP flexible que permita una integración fluida, ofrecer formaciones continuas y comunicar los beneficios a todos los niveles de la organización. Así, no solo se logra una transición más suave, sino que se impulsa el compromiso del equipo con el nuevo enfoque, asegurando el éxito del proyecto.

Desafíos comunes que enfrentan las empresas

La implementación de la trazabilidad documental no está exenta de retos. Muchas empresas ponen resistencia al cambio por parte de los empleados o se encuentran con sistemas tecnológicos que no se integran fácilmente con su ERP actual. Además, la falta de formación suele ser un obstáculo importante.

Sin embargo, cada uno de estos desafíos tiene solución. Con una buena estrategia de comunicación interna, donde se explique el valor y la facilidad del nuevo sistema, y con la elección de un ERP flexible que permita personalización, los resultados pueden ser sorprendentes.

Cumplimiento normativo: La trazabilidad como garantía legal

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige a las empresas una gestión cuidadosa de la información personal, y la trazabilidad documental facilita este proceso. Al mantener un registro claro y preciso de cada documento relacionado con datos personales, es más fácil demostrar el cumplimiento en auditorías y evitar sanciones.

Además, la trazabilidad no sólo se limita al RGPD. Otras normativas, como las relacionadas con auditorías financieras o la legislación laboral, se benefician de un sistema que permita rastrear cada acción documental. Esto fortalece la confianza de tus clientes y socios al saber que tu empresa es transparente y está bien gestionada.

El cumplimiento normativo es un aspecto crítico para cualquier empresa, especialmente en un entorno regulatorio cada vez más exigente. La trazabilidad documental facilita este proceso al permitir un control total sobre la gestión de los documentos relacionados con datos sensibles y transacciones importantes. Cada acceso, modificación o movimiento queda registrado, proporcionando un historial transparente y accesible en cualquier momento.

Adaptación al RGPD y otras normativas internacionales

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es un claro ejemplo de cómo la trazabilidad ayuda a gestionar y proteger la información personal. Tener un registro preciso de quién accedió a qué documento y cuándo, permite a las empresas demostrar que cumplen con las estrictas exigencias de protección de datos, evitando sanciones y fortaleciendo la confianza de clientes y socios.

Cumplimiento de normativas sectoriales específicas

Además del RGPD, muchas industrias están sujetas a normativas específicas, como la ISO 9001 para la gestión de la calidad, la SOX (Sarbanes-Oxley) en el ámbito financiero o las regulaciones de seguridad en sectores como la salud y la logística. La trazabilidad documental en un ERP asegura que las auditorías sean más rápidas y precisas, proporcionando toda la documentación requerida en tiempo real. Esto no solo facilita las inspecciones, sino que también mejora la preparación de la empresa frente a posibles contingencias legales o regulatorias.

En definitiva, implementar la trazabilidad documental en un ERP es una inversión estratégica que transforma la gestión de documentos, optimiza la eficiencia operativa y asegura el cumplimiento normativo. Y recuerda que superar los desafíos iniciales valdrá la pena cuando tu empresa se beneficia de procesos más ágiles, seguros y transparentes.

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