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Descubre las señales que te manda tu negocio para decirte que necesita una solución de gestión empresarial.

• Las soluciones de gestión empresarial mejoran la información y, con ello, la toma de decisiones.
• Conjuntar equipos diferentes es más sencillo con una solución de gestión empresarial.

Cuando se arranca un negocio, casi siempre se hace con lo justo. Es frecuente centrarse en generar las primeras oportunidades y convertirlas en clientes. No suele ser tan habitual darle la importancia que merece a cuestiones como la implementación de una solución de gestión empresarial.

A medida que la empresa va creciendo, lo que al principio no era una preocupación va cobrando importancia. Y te vas dando cuenta, porque surgen llamadas de atención que te están pidiendo una actualización del negocio. Este es el caso de las señales de que una empresa necesita una solución de gestión empresarial.

¡TUITEALO! Puede que tu negocio te esté enviando señales de que necesita una solución de gestión empresarial. ¡Anota las más frecuentes!

Se carece de información de calidad para la toma de decisiones

Una señal de la necesidad de una solución de gestión empresarial es la falta de información en los momentos clave de toma de decisiones. Algunos fallos son comunes: 

• La información no llega en el momento preciso por la manera de trabajar.
• Aparece información de calidad inferior a la esperada.
• Los errores e imprecisiones siembran la desconfianza por el miedo a tomar decisiones equivocadas.

Demasiadas empresas siguen con el viejo sistema de descargar datos de hojas de cálculo dispersas para resumirlos en informes y presentaciones. Hoy en día, sin embargo, esa dispersión debe ceder ante una visión coordinada. 

Afortunadamente, las buenas soluciones de gestión empresarial o ERP son capaces de capturar e integrar datos procedentes de diferentes sistemas. Con ello, ganarás en diferentes aspectos:

• Mayor eficiencia, por la detección temprana de recursos ociosos y la mayor comprensión de oportunidades para su uso.
• Datos con más exactitud y fiabilidad, lo que reduce riesgos y ahorra tiempo en los procesos de toma de decisiones.
• Trazabilidad de cada KPI, desde el origen hasta el informe, de forma que sabrás de dónde ha salido cada uno.
• Podrás implantar un control autónomo de monitorización de indicadores clave del negocio, manteniendo protocolos de alerta para ganar en anticipación.

Las soluciones de gestión empresarial aportan muchas más ventajas. Además, estas mejoras permiten que las personas dedicadas a confeccionar informes manualmente se dediquen a su estudio y análisis. Su trabajo será más productivo y valioso y, en general, podrán acceder a mejores condiciones laborales.

Necesitas una solución de gestión empresarial para trabajar en equipo

A medida que creces, es normal que cada departamento trabaje de una forma más especializada. Y eso, trae cambios:

• Donde antes había trabajadores generalistas que hacían un poco de todo, ahora cuentas con profesionales enfocados en tareas y proyectos complejos. 
• Cuando la empresa era más pequeña, se resolvía en pequeñas reuniones informales. Ahora reclama un flujo constante de información precisa.

En el fondo, la especialización reclama una suerte de ‘traductor simultáneo’. Todos los departamentos van a recibir datos y elaborar reportes e informes más complejos. Y, al mismo tiempo, cada uno debe entender a los demás. Esa es la manera de garantizar la coherencia en la gestión. Es como un puzle en el que importa poco que las piezas sean bonitas si no encajan unas con otras.

Con Sage 200 y Sage X3, podrás encontrar el ERP adecuado para tu empresa según su tamaño y el sector al que se dedique.

Para resolver este problema, las soluciones de gestión empresarial ofrecen un marco para tu flujo interdepartamental de datos e información. Se obtienen formatos y protocolos de compartición ágiles y eficaces. Los profesionales aprenden a trabajar pensando en términos de un encaje que, por otro lado, facilita la propia solución. 

Surgen cuellos de botella en distintos puntos del proceso

Uno de los frentes de batalla de cualquier empresa son los cuellos de botella. Siempre estarán ahí en cualquier negocio. Hay que convivir con ellos y la clave está en saber gestionarlos, como decía Goldratt, para poder ser una empresa eficiente.

En muchas empresas, los cuellos de botella aparecen y desaparecen constantemente y en diferentes puntos del proceso. Pueden venir de muchas fuentes, entre otras:

• No cuentas con las materias primas o mercaderías cuando las necesitas y, cuando llegan, lo hacen con retraso.
• Te resulta imposible hacer estimaciones sobre cuánto te va a llevar cada tarea.
• Desconoces cuánto personal vas a necesitar ni cuándo serán los momentos punta.
• No dispones de liquidez suficiente para hacer pagos que hagan progresar las tareas.
• Descubres sobre la marcha que la planificación comercial es defectuosa y eso te lleva a realizar cambios mal meditados en los procesos.
• Te faltan datos sobre costes que te llevan a postergar proyectos y contratos.
• No eres consciente del rendimiento de tu personal ni tienes datos que te permitan estudiar si estás exigiendo mucho o poco. 

Es probable, entonces, que una de las causas de este problema sea la falta de una solución de gestión empresarial integrada. Trabajar de forma aislada y sin visión de conjunto provoca que cada área intente optimizar solo sus procesos, recursos y sistemas. Y eso se hace demasiadas veces perdiendo de vista la optimización del todo.

Una solución de gestión empresarial que fomente la conexión entre departamentos puede facilitar la optimización coordinada del conjunto del negocio.

Dificultad para adaptarse al mercado

La flexibilidad del negocio es una de las características que es imprescindible poseer, si se quiere que perdure en el tiempo. Un ejemplo que nos viene a la cabeza es la fidelización del cliente, que requiere adaptarse continuamente. Eso mismo sucede con otros ámbitos: el entorno financiero, la innovación de procesos, el clima laboral, las reformas normativas, entre otros.

Si no se dispone de una herramienta de solución de gestión empresarial, difícilmente se puede ser flexible. Te faltará la información para adaptarte a las necesidades del momento. Cuando quieras tenerla, otros habrán obtenido ventaja. 

Al final, una solución de gestión empresarial incorpora el kit completo que necesitas para adaptarte. Lo que buscas es poder saber continuamente cómo mejorar y agilizar la planificación y el control de tu negocio.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.

Gartner predice que, para 2023, el 65 % de las organizaciones usarán soluciones ERP que abarquen una o más características clave de la cuarta era del ERP 360. 

• Un ERP 360 nos aporta la mejora de nuestra conectividad e interrelación con los ecosistemas en los que nos solemos interactuar. 
• En este artículo hacemos un repaso de cómo ha evolucionado el software de gestión empresarial (ERP). ¿Sabes qué es un ERP de 4º era? 

Contenido del post

1. ¿Qué es la 4ª era del ERP?
2. ¿Un ERP “Inteligente”?
3. Ecosistemas e intercambio de información
4. La flexibilidad como factor diferencial
5. El dato, luego el dato y finalmente el dato
6. Customer first (el cliente primero)
7. Resumen de las ventajas del ERP 360

Como ya conoces, en toda la saga de Star Wars, las películas comienzan con un… Hace mucho tiempo en una galaxia muy, muy lejana…, bueno, pues en este artículo comenzaremos con un… Hace mucho tiempo, sobre los años 70 y 80, aparecieron los MPR (I y II), herramientas de planificación para gestionar los procesos de stock y manipulación de materiales en las empresas. A estos, poco a poco, se les fueron incluyendo elementos para gestionar las finanzas, la gestión de la mano de obra, la organización, etc. 

¡TUITÉALO! Descubre cómo han evolucionado los softwares de gestión empresarial y en qué consiste la 4ª era del ERP 360.

Es ya en 1990, cuando aparece el término ERP (Enterprise Resource Planning), en el que la idea del MRP evolucionó hacia sistemas modulares con características de gestión empresarial avanzadas.  

El resto de la historia, hasta nuestros días, ha estado plagada de un goteo constante de nuevas funcionalidades integradas para dar respuesta a la gestión de la cadena de suministro, gestión de relaciones con los clientes (CRM), inteligencia de negocio, uso en la nube, etc. 

1)¿Qué es la 4ª era del ERP? 

Y ahora llega, la 4ª era. La del ERP total, inteligente, envolvente, interactivo 360º real, en la que la necesidad de crear, gestionar y comprender los datos es primordial. 

Esta cuarta era es un cambio más radical, más allá de la gestión de los recursos y la planificación. Se encamina hacia un ecosistema más amplio, en el que abarca no solo a clientes y proveedores. También a socios, competidores y partes interesadas, a menudo con roles intercambiables. 

Características del ERP de 4ª generación 

Entre las señas de identidad del ERP de 4ª generación, cabe destacar, entre otras: 

• El uso de la IA (Inteligencia Artificial o de negocio) para predecir escenarios o situaciones de riesgo, anticipar incidencias, etc. 
• El uso de API’s y Webhooks, para intercambiar datos entre softwares y sistemas con una conectividad desasistida a través de protocolos abiertos. 
• La mejora en la gestión, uso y seguridad en y de los datos. 
• La analítica inteligente de la información, en tiempo real, para la toma de decisiones. 
• La flexibilidad en su capacidad de adaptación, la facilidad en incorporar nuevas funcionalidades y en una rápida actualización de nuevas versiones o releases. 
• La usabilidad avanzada o el uso intuitivo de la solución, sin menús, personalizada para cada usuario. 
• Un uso predominantemente del ERP en la nube o en modo híbrido y en el concepto de pago por uso. 

2)¿Un ERP “Inteligente”? 

La palabra inteligencia se define como la facultad de la mente que permite aprender, entender, razonar, tomar decisiones y formarse una idea determinada de la realidad. 

Claro está que un ERP no dispone de una mente propia a semejanza de la humana, pero sí que puede aprender. Podemos hacer que “entienda” unas determinadas reglas, que con esas reglas o programaciones pueda de alguna manera “razonar” y proponer soluciones u opciones, para que nosotros, como destinatarios de ellas, podamos tomar decisiones. 

Por eso hablamos de inteligencia de negocio cuando hablamos de un ERP 360. Puesto que está programado para poderle aplicar todas las reglas, directrices y procedimientos que no se podían llevar a cabo con los ERP’s tradicionales. 

La importancia de todo ello radica en que disponen de herramientas para poderles personalizar a nuestras necesidades. Porque cada empresa necesita su propia inteligencia de negocio. Ya no existe el ERP para todos. Eso es pasado.  

Lo que importa ahora es que mi ERP 360 sea uno más de mi equipo, sepa de mi negocio, ayude a mi empresa, conozca y de respuesta a mis necesidades de forma personalizada.  

Para ello, deberé invertir tiempo en enseñarle, en que aprenda el qué, el cómo y los porqués de mi negocio. El éxito de su implantación será un logro de todos los integrantes de la empresa, pues cada uno de ellos/as deberá aportar su conocimiento y experiencia para que ese ERP 360 potencie esa “sabiduría” a su máximo exponente. Y, además, les revierta valor añadido a sus funciones.  

En definitiva, el ERP 360 será un aprendiz al principio y un maestro con el tiempo. Puesto que, además, utilizará sus herramientas de aprendizaje automático o machine learning para conjugar lo aprendido con los datos históricos que tengamos y el cómo usemos la aplicación día a día y usuario a usuario. 

3)Ecosistemas e intercambio de información 

Roy Clapham, allá por el año 1930, dio nombre al término ecosistema, con el objetivo de contar con un término específico que recogiera las interrelaciones que se establecen entre las comunidades de seres vivos y el medio físico que los rodea. Hoy sabemos que hay muchos tipos de ecosistemas. 

Pues aplicado a las empresas sucede lo mismo. Cada empresa se interrelaciona con muchos ecosistemas. Y seguramente coinciden entre ellas sabiéndolo o no. Muchas dependen de los resultados o situaciones que sucedan en esos ecosistemas ya que, si hay incidencias, pueden afectar en positivo o en negativo. 

Pues bien, los ERP 360 disponen de herramientas para interrelacionarse con ecosistemas propios o afines a proveedores de soluciones que pueden ayudar a dar respuesta a necesidades específicas que no tiene resueltas el ERP por sí mismo, pero que, al conectarse de forma inteligente y desasistida a unas APP’s o soluciones externas, les capacita para resolverlas formando parte del propio ERP de forma transparente para el usuario.  

Y es el propio ERP 360, quien puede sugerir el explorar la lista o disponibilidad de esas aplicaciones externas que den respuesta a cada necesidad del usuario. 

También el ERP 360, puede estar conectado, de forma inteligente y desasistida a fuentes externas de información.

O a clientes, proveedores, colaboradores, etc., cuya información sea necesaria para la gestión del negocio. Un cliente informado a tiempo es fundamental. Mejorar las relaciones de negocio con proveedores nos hace más fuertes.  

Veámoslo con algunos ejemplos… 

¿Por qué no tener actualizados los saldos bancarios cada día o cada hora o cada x tiempo y a su vez conciliados con nuestros apuntes contables, con el fin de disponer de una posición tesorera en tiempo y forma?  

¿O tener acceso a todos los cambios de divisa actualizados en tiempo real, si es que eso es un factor clave en nuestro negocio? Una fluctuación de ello en una exportación o importación puede ser clave en la toma de decisiones.  

Otro ejemplo sería el tener un mejor control de nuestra flota de transporte, sea del tipo que sea, ubicada y pilotando que los planes de rutas están en orden y/o anticipar incidencias. 

Un ERP 360 nos aporta la mejora de nuestra conectividad e interrelación con los ecosistemas en los que nos solemos interactuar. Dedícale un tiempo a pensar en cómo podrías potenciar las interrelaciones con tus ecosistemas en tu negocio. 

4)La flexibilidad como factor diferencial 

Los ERP tradicionales daban respuesta a necesidades concretas y generalistas. Salirse de ese patrón, comportaba costosas readaptaciones o parametrizaciones, equivalentes a implantar algo nuevo de cero. Sin contar con el esfuerzo de los usuarios en aprender de nuevo nuevas metodologías de uso. 

En el punto anterior ya hemos comentado sobre su capacidad de adaptarse a ecosistemas externos de forma natural y desasistida. Eso es una clara muestra de flexibilidad. 

Pero es que, a todo ello, se le suma la posibilidad de uso sin lo que se denominan “menús”, puesto que cada usuario accederá desde y con sus opciones personalizadas o propias. De manera que será el mismo ERP 360 quien se las sugiera o le permita generarse sus accesos favoritos de uso diario. Es como usar algo sin tener que pensarlo. Es directo, intuitivo, fácil. 

Además, dispone de tutoriales explicativos de funcionamiento que pueden ser propuestos por una especie de asistente personal del tipo “Siri o “Alexa”, con el fin de ayudar a conocer mejor cada etapa de uso. Con ello, cualquier nuevo usuario se puede incorporar a su uso sin apenas formación intensiva sobre el ERP 360.  

También su flexibilidad radica en la posibilidad de adopción de nuevos nódulos o funcionalidades anexadas de forma transparente según necesidades. Y lo más importante, sin necesidad de tener que aplicar importantes inversiones de dinero o tiempo de puesta en marcha. 

La nueva flexibilidad de un ERP 360 radica en la posibilidad de uso en diversas plataformas tecnológicas. Bien sea en uso total en la nube (cada vez una apuesta más ganadora), o en modo híbrido o incluso en modo local. Añadamos a esta flexibilidad, la de la forma de pago por uso como identificador claro de un ERP de 4º Era. 

En este sentido y según la última versión del Cuadrante Mágico de Gartner 2022 (Magic Quadrant) indica que para 2024, más del 60 por ciento de las empresas habrán implementado herramientas ERP en la nube. Y, muchas de ellas, usarán herramientas de plataformas de diferentes proveedores.  

5) El dato, luego el dato y finalmente el dato 

Cuánta razón hay detrás de esta cita. Y cómo de clave es eso para un ERP 360. Porque al final, se trata de llegar a la excelencia en la gestión de la información. Y no me refiero a un grado idealizado de logro, sino en conseguir que todos los procesos de datos aporten información real, veraz, contrastada, única en muchos casos. En definitiva, de calidad. 

Si como hemos visto en puntos anteriores, la información puede llegarnos de diferentes fuentes, aplicaciones, servicios, etc., la necesidad de generar, administrar, alinear y comprender los datos es lo más de lo más que necesita nuestra organización. 

Un dato por sí mismo no constituye información, es el procesamiento de los datos lo que nos proporciona información. Cita extraída de la Wikipedia. 

Un ERP 360 está preparado para aportar esa “lucidez” y claridad a toda esta amalgama informativa. Porque es fundamental el saber analizar esos datos para canalizar información clave a los usuarios que deben tomar decisiones. Par ello, dispone de automatismos que, adecuadamente configurados, clasifican, analizan, desmenuzan y aprenden sobre los datos para transformarlos en una información útil y lista para su consumo. 

El uso de tecnologías Blockchain (cadena de bloques) para la gestión del dato es ya una realidad. Y para un ERP 360 forma parte de su estructura, ya que es obligatoria su aplicación en:  

• muchos de sus procesos contables (asientos correlativos sin posibilidad de eliminación, gestión del IVA, etc.),  
• emisión de facturas (correlativas y dependientes una de otras, Ley Antifraude, Ticket BAI, etc.),  
• gestión de la cadena de suministro,  
• fabricación,  
• aplicaciones en trazabilidad,  
• etc.  

Y, a todo esto, un ERP aporta funcionalidades avanzadas para dar respuesta a la necesidad de mimar toda esa información:  

• La almacena de manera inteligente para un acceso rápido y seguro.  
• La protege de amenazas externas o internas.  

• Si fuera necesario, la encripta.  
• Establece reglas de manipulación, envío o uso. 
• Etc. 

6)Customer first (el cliente primero) 

El cliente primero, naturalmente. Un ERP 360 se diferencia claramente de un ERP tradicional porque este último estaba focalizado a dar valor a lo interno. Pero de lo que se trata, es de hacer “felices” a nuestros clientes, sin descuidar dar valor a nuestros empleados. Esto es como un círculo virtuoso que se retroalimenta.  

Por tanto, ya hemos visto que el ERP 360 “trabaja” para ayudar a los usuarios, pero también a su vez para que éstos prioricen sus actividades en favor de los clientes. 

Gracias a las prestaciones de nuestro nuevo ERP, podemos ser mucho más proactivos frente a preguntas o incidencias de nuestros clientes. Seremos capaces de responder con mucho conocimiento objetivo sobre temas que posiblemente no sean de nuestro ámbito, pero que, gracias a las herramientas del ERP, sabremos resolver con solvencia. 

Un ERP 360 suele disponer de diversas funcionalidades propias de un CRM que lo hacen más versátil todavía. Me refiero a que la gestión de los contactos con clientes ya existe en el ERP 360: 

• Datos 
• Ventas  
• Históricos 
• Tendencias  
• Análisis de consumos 
• Comercio electrónico 
• Seguimiento de envíos 
• Transporte 
• Etc.  

También en lo que se refiere a gestiones sobre temas de postventa: 

• Reparaciones 
• Mantenimientos 
• Intervenciones 
• Garantías 
• Devoluciones 
• Reclamaciones 
• Etc. 

Por tanto, un ERP 360 va más allá del ERP tradicional en este sentido. Si, además, le añadimos conectividad trasparente o natural con un CRM, garantizamos un más que probable éxito en lo del “cliente primero” en nuestra organización. 

Gracias a un ERP 360, cada contacto o touchpoint con nuestro cliente puede convertirse en una grata experiencia. Disponemos de suficiente información para dar respuesta de o con valor a muchas de sus preguntas o necesidades. 

7)Resumen de las ventajas del ERP 360  

El ERP 360 representa una nueva era para este acrónimo. Se trata de un software “todoterreno”, modular y escalable e integral, que conecta todas las áreas del negocio. Ayudando a las empresas a optimizar sus procesos y sus relaciones con los ecosistemas en los que se interrelaciona. 

Un ERP 360 flexible, “inteligente”, permanentemente conectado, abierto pero con avanzados sistemas de seguridad de datos, que aprende de cómo es usado, que analiza la información para presentarte posibles soluciones, que se puede anticipar a situaciones críticas o de riesgo, que puedes parametrizar y personalizar a tus necesidades de negocio, que es proactivo, que tiene multitud de automatismos que puedes programar, que puedes usar en la nube, en forma híbrida o tradicional en modo local, que puede crecer contigo a tu ritmo y que es y será uno más de tu equipo. 

En definitiva, la 4ª era del ERP de Gartner, yo la definiría como la era del ERP 360. ¿Qué esperas para disfrutar de un ERP 360? Sube a la nueva era del con el software ERP de Sage adaptado a tu empresa.