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Seis documentos empresariales que es necesario tener en formato impreso (infografía)

La digitalización de los documentos empresariales y su ubicación en la nube es una realidad a la que algunos documentos se resisten. Aunque cada vez son menos, algunos documentos empresariales deben conservarse en formato impreso.

  • Repasamos cuáles son los documentos más habituales que deben guardarse en formato impreso en cualquier negocio.
  • Conoce cuáles de estos contenidos deberían coexistir con versiones digitalizadas.

A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, algunos de ellos deben mantenerse en formato impreso, por lo que el papel todavía tardará en desaparecer de las empresas.

Sin embargo, aunque los originales de determinados documentos se conserven en papel, sus copias digitalizadas se suelen enviar por email. Un ejemplo de ello serían las escrituras de constitución, los poderes de los administradores o el acta de declaración de titularidad real, que las entidades financieras suelen solicitar a sus clientes.

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¿Qué documentos se deben mantener en formato papel?

Digitalización documental versus impresión en formato papel. Cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos documentos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que conviene tener en formato papel destacan los siguientes:

1) Contratos

Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos se firman, preferiblemente en azul para dificultar falsificaciones, y se guardan, por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos. De esta manera, se tiene una mejor accesibilidad a ellos y se facilita que puedan ser compartidos por medios electrónicos.

2) Licencias y permisos de la empresa

Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial… Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección. Este tipo de documentos, también suelen coexistir en formato impreso y digital, ya que las Administraciones Publicas están más digitalizadas. Cada vez son más los permisos y licencias que se emiten en formato electrónico.

3) Documentos fiscales

La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.

4) Escrituras

Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales; son selladas en cada hoja por el notario; se ponen timbres del estado en cada folio; y se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento.

Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico. Entre las escrituras que más se suelen digitalizar se encuentran la escritura de constitución y las que otorgan poderes, ya que suelen ser demandadas por entidades financieras.

5) Contraseñas de las cuentas

Tenemos tantas contraseñas que es casi imposible memorizarlas, por eso, para evitar que sean robadas en ciberataques, no es conveniente guardar contraseñas bancarias ni de ningún tipo en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.

6) Tarjetas de visita

A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer. El intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones, aunque la pandemia generada por la COVID-19 también está afectando notablemente al intercambio de tarjetas.

Además de tener claro cuáles son los documentos que merece la pena conservar en papel, es preciso tener un control sobre ellos, con especial atención a lo siguiente:

  • Fechas de vencimiento de los distintos contratos.
  • Mantener en orden los archivos documentales.
  • Asignar responsable de la guardia y custodia de documentos importantes para la empresa.
  • Fechas de prescripción de la documentación justificativa de determinadas operaciones, ya que a partir de esa fecha ya no se hace necesaria su conservación.

Las impresoras se resisten a desaparecer a pesar de la digitalización de las empresas

A pesar de que la digitalización de las empresas avanza de manera imparable, la impresora se resiste a desaparecer. Algunos de los cambios que se están produciendo en la utilización de la impresora son los siguientes:

  • Se producen un incremento notable del escaneado de documentos, de manera que en determinadas empresas se utiliza más para escanear que para imprimir.
  • El fax tradicional que venía incorporado a muchas impresoras está prácticamente obsoleto al ser sustituido por el correo electrónico y el fax por Internet.
  • Se imprimen determinados documentos directamente en formato PDF para guardarlos en este formato.
  • La conectividad de las impresoras con Internet facilita la extensión del pago por copia, ya que los proveedores de estos servicios pueden tener acceso al número de copias realizadas. Este servicio se ha extendido a usuarios particulares, que reciben sus cartuchos de tinta antes de que se acaben.

Por lo tanto, el presente y el futuro conviven en determinados documentos, que se guardan en papel, pero también en formato digital. Además, las impresoras están lejos de desaparecer y están evolucionando con nuevas funcionalidades.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo la IA está transformando la atención al cliente: Resolviendo dudas simples

En este post te contamos cómo ayuda la inteligencia artificial a optimizar la atención al cliente de las empresas. 

  • La mayoría de las empresas españolas no utilizan la IA y, por lo tanto, no se benefician de sus ventajas. 
  • La atención al cliente es una de las áreas en donde se puede aplicar. Te contamos cómo. 

Aunque la mayor parte de las empresas en España no utilizan la IA de ninguna forma, el 45,5% ya la han probado en funciones como: el análisis de datos, la optimización de tareas administrativas, la automatización de procesos y la atención al cliente

La inteligencia artificial está revolucionando la forma en que las empresas interactúan con sus clientes porque ofrece soluciones rápidas y precisas a consultas sencillas. 

CONTENIDO DEL POST

Usos de la IA en atención al cliente

La adopción de la IA en atención al cliente ha permitido a las empresas ofrecer un servicio más eficiente y personalizado porque estos sistemas manejan una gran cantidad de consultas simultáneamente y, de esta forma, se reduce el tiempo de espera. Los usos más frecuentes son los siguientes: 

Automatización de respuestas a consultas frecuentes

Los chatbots y asistentes virtuales pueden proporcionar respuestas inmediatas a consultas simples, como: 

  • información sobre horarios de apertura, 
  • estado de pedidos y políticas de devolución, 
  • entre otras.

Personalización y análisis de datos

La IA también permite una mayor personalización en las interacciones con los clientes porque analiza datos para comprender mejor las necesidades y preferencias de los clientes. Esto permite ofrecer soluciones más adecuadas y personalizadas.

Análisis predictivo

El análisis predictivo de la IA ayuda a las empresas a anticipar las necesidades de los clientes. Se analiza patrones de comportamiento y se hace una predicción de futuras consultas o problemas. De esta forma la atención al cliente puede ser proactiva. 

La IA permite a las empresas prestar un servicio de atención al cliente proactivo que se anticipa a las consultas o problemas.

Integración en diversos canales 

La IA no solo se limita a los chatbots, sino que se pueden integrar en diversos canales de atención al cliente como los correos electrónicos, las redes sociales o las llamadas telefónicas. Lo vamos a continuación: 

  • La IA puede gestionar y responder correos electrónicos de manera eficiente, mediante la clasificación y priorización de las consultas según su urgencia. 
  • Los sistemas de IA pueden monitorizar las menciones y comentarios en tiempo real en las redes sociales y dar respuestas rápidas y adecuadas. De esta forma se protege la reputación online de la empresa.
  • Los sistemas de respuesta de voz interactiva que utilizan la IA mejoran la experiencia de los clientes que prefieren interactuar por teléfono. Estos sistemas entienden y procesan el lenguaje natural y resuelven consultas simples mediante la voz. 

¿Qué ventajas aporta el uso de la IA en atención al cliente?

Si todavía no has aplicado la IA en la atención al cliente, debes conocer las ventajas que aporta, que son las que detallamos a continuación: 

  • Disponibilidad 24/7. Las herramientas de IA están disponibles siempre, lo que garantiza que los clientes puedan obtener respuestas en cualquier momento.
  • Reducción de costes. Al automatizar las respuestas a consultas simples, las empresas pueden ahorrar costes y permitir que su personal se centre en tareas de mayor valor para la empresa. 
  • Consistencia en las respuestas. La IA proporciona respuestas precisas de manera que mejora la experiencia del cliente y se reduce la frustración. Esto aumenta la lealtad de los clientes. 

¿Qué retos presenta la implementación de IA en atención al cliente?

Ya conoces los beneficios de la implementación de la IA en atención al cliente, pero también supone una serie de retos que las empresas deben abordar. Son los siguientes:

Precisión y comprensión del lenguaje natural

Uno de los mayores desafíos es asegurar que los sistemas de IA comprendan y respondan correctamente a las consultas de los clientes. Por lo que deben procesar de forma correcta el lenguaje natural para evitar malentendidos y garantizar una experiencia positiva para el cliente.

Privacidad y seguridad de los datos

La protección de la privacidad y la seguridad de los datos es una preocupación importante de las organizaciones. Estas deben asegurarse de que los sistemas de IA cumplan con las regulaciones de protección de datos y que los datos de los clientes se manejen de forma confidencial.

Humanización de la IA

Aunque la IA puede gestionar consultas simples de manera eficiente, aún existe la necesidad de que la IA tenga un toque humano en la atención al cliente.

En definitiva, la IA en atención al cliente está transformando la forma en que las empresas interactúan con sus clientes, porque aporta soluciones rápidas y personalizadas a consultas sencillas. 

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la-desaceleracion-va-por-barrios

La desaceleración va por barrios

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Por los datos conocidos esta semana, hay diferencias significativas en la evolución del PIB en las grandes economías. Se esperaba un empeoramiento generalizado y no ha sido así. La Unión Europea continúa con sus dudas de largo plazo, muy influenciadas por la actividad económica de Alemania y otros países del Norte de Europa. Un caso raro en la historia reciente, pero una realidad digna de análisis y con muchos interrogantes en la actualidad. Por ejemplo, Alemania mostró una contracción de su PIB del 0,1 % en el segundo trimestre de 2024. Francia, en cambio, mostró un comportamiento más favorable —algo casi inesperado— y creció un 1,1 % en el mismo periodo. España —con un crecimiento interanual del 2,9 % actualmente— no sigue la pauta del conjunto de la eurozona, y muestra unas tasas de crecimiento significativamente superiores tanto a la media del grupo como a las grandes economías continentales. En todo caso, el comportamiento menos fuerte de la demanda interna apunta a que en los próximos meses esa tasa de crecimiento será algo menor. Según las previsiones de Funcas, la economía española crecerá un 2,5 % este año y solamente un 1,8 % en 2025.

Los datos macroeconómicos de Estados Unidos esta semana, junto con la reunión de la Reserva Federal, parecen apuntar que, aunque su PIB exhibe una gran fortaleza comparativa, y la inflación parece haber tomado la senda adecuada hacia el deseado nivel del 2 %, el comportamiento del empleo no es tan positivo, con un creciente número de despidos —que solía ser un indicador adelantado de recesión—, con un aumento de más del 0,4 % de la tasa de paro. No parece que esta vez esa mala evolución de los despidos esté augurando recesión, pero sí que ha marcado parte de la agenda de la Reserva Federal, que este miércoles decidió no tocar los tipos de interés, aunque ha aumentado la probabilidad de bajarlos en su reunión de septiembre, algo impensable hace unas semanas. Muchos vaivenes en la Fed desde hace año y medio, con anuncios en diferentes direcciones. Ahora parece que la buena senda de la inflación —en todo caso, no culminada— y los “no tan buenos” datos del empleo aconsejan adelantar una disminución de tipos. Eso sí, se ha pospuesto a la reunión de septiembre, con la prudencia que suele caracterizar a los bancos centrales.

Habrá
que esperar un trimestre más para comprobar si la desaceleración en algunos
países es puntual o un cambio más persistente de tendencia que afecte al
conjunto o a una mayor parte del mismo. Cabe esperar que, por ahora, en
economías con un mayor crecimiento en los dos últimos años —léase Estados
Unidos, o incluso, España—, no parece que vaya a descarrilar esa progresión de
hoy a 2025, solo aminorarla. Eso sí, no son inmunes, sobre todo la española,
que tanto depende de Europa. Preocupa más lo que pase con economías como
Alemania, que lleva tiempo entre las dudas y cierta flojera por su
especialización industrial y el cambio de modelo productivo en marcha. Una de
las pocas buenas noticias de ese frenazo de la economía puede ser que el
probable decaimiento de la demanda podría acelerar aún más la reducción de la
inflación.

La
desaceleración económica no es, por tanto, uniforme y presenta matices
importantes según la región y el país. Las decisiones de política económica,
tanto en su vertiente nacional como internacional, jugarán un papel
determinante en la evolución de la economía global en los próximos trimestres.
La inteligencia artificial y las tecnologías emergentes prometen valiosas en la
estimación de las complejas predicciones macroeconómicas así como en la
formulación de políticas, ofreciendo nuevas perspectivas y análisis más
precisos. La gestión eficiente de estas capacidades tecnológicas puede
proporcionar una ventaja competitiva a los países que las adopten
tempranamente, ayudándoles a anticipar cambios y a llevar a la práctica medidas
correctivas con mayor celeridad.

Pensando en un plazo más largo, los retos se mantienen en lo fundamental. A la espera de lo que acontezca en las elecciones presidenciales de EEUU —con dos propuestas muy distintas de Donald Trump y Kamala Harris—, la colaboración internacional será esencial para enfrentar desafíos globales como el futuro uso de la inteligencia artificial y su posible regulación. Europa no puede perder el tren de la IA y de su gran potencial de generar crecimiento y aumentos de la productividad, por lo que la regulación que se establezca en este lado del Atlántico tiene que ser compatible con el desarrollo del potencial de esta tecnología. Por su parte, otro asunto de colaboración internacional como es la transición hacia economías más sostenibles y verdes ofrece nuevas oportunidades de crecimiento, pero también requerirá inversiones considerables, una reestructuración de ciertos sectores industriales y unos tiempos de implementación más realistas. Es probable que la Unión Europea flexibilice esos plazos, que pueden favorecer el crecimiento a corto plazo también. Finalmente, la educación y la formación continua serán claves para adaptarse a los cambios tecnológicos y económicos. Los trabajadores deberán adquirir nuevas habilidades y conocimientos para mantenerse competitivos en un mercado laboral en constante evolución. Las políticas públicas deberán apoyar este proceso de aprendizaje continuo, fomentando la innovación y la creatividad. Sin olvidar que la pugna por retener y captar talento —sobre todo con capacidades digitales— es global. Los países con los mejores proyectos y mayores remuneraciones tendrán más probabilidad de atraer ese talento. En el caso de Europa, y en concreto de España, además de una estrategia para atraer inversión e innovación, es fundamental contar con esos recursos humanos con elevadas capacidades para poder volver a recuperar la competitividad y productividad, tan necesarias para el crecimiento y el bienestar futuro.

Este artículo se publicó originalmente en el diario La Vanguardia.

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¿Cómo ayudan las aplicaciones en la nube a pasar el verano?

Aunque las aplicaciones en la nube son herramientas altamente productivas durante el año completo, en verano tienen un rendimiento destacado. Te contamos cuáles son las principales ventajas que aportan en los períodos vacacionales y después del regreso.

  • Las aplicaciones en la nube orientan el negocio hacia la continuidad de la actividad.
  • Puedes utilizar las aplicaciones en la nube como elemento favorecedor de la coordinación en vacaciones.

Las empresas que no se dedican a actividades estacionales veraniegas tienen ahora un reto. Se trata de dar continuidad a sus actividades al tiempo que muchos de sus empleados toman días de vacaciones. Incluso los jefes pueden disfrutar de unos días de descanso. Afortunadamente, existen aliados para poder compatibilizar todas las necesidades. Entre ellos encontramos las aplicaciones en la nube.

Emplear servicios de almacenamiento o computación en la nube facilita el trabajo durante todo el año. Mejora la productividad de los empleados y permite acceder a nuevas opciones de trabajo. En verano, además, hace más sencillas las transiciones necesarias para preparar las vacaciones y la elevación de la actividad cuando llega el fin del período estival. Veamos algunas de sus ventajas.

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Las aplicaciones en la nube ayudan a delegar tareas

Antes de la transformación digital, en muchas ocasiones, delegar una tarea suponía un traspaso de papeles. Especialmente en las pymes, uno de los problemas de las vacaciones de los empleados era organizar las carpetas para que quienes cubriesen sus funciones durante unos días tuviesen disponible la información necesaria. Ahora, podemos tener toda la información en el mismo «lugar»: la nube.

Además, se pueden otorgar distintos tipos de permisos de acceso para diferentes clases de información. Es posible que no tengas interés en que quien cubre una determinada función durante el verano tenga acceso ilimitado. Sin embargo, si es necesario, se pueden ampliar o restringir los permisos de forma remota.

En todo caso, es importante que las aplicaciones en la nube garanticen una visibilidad total, como lo hace, por ejemplo, Sage 200. Ante una incidencia de gran relevancia, debe haber personas que tengan la visión completa de la realidad del negocio. Y la única manera de poder delegar en ellas es que dispongan de un flujo de información en tiempo real. 

Se puede estar pendiente del avance del trabajo desde cualquier lugar

La nube es accesible desde cualquier lugar con conexión. Los empleados que están de vacaciones pueden recibir notificaciones del desarrollo del trabajo de forma puntual. Si hay alguna cuestión que resolver, desde su lugar de vacaciones, pueden estar al tanto. Además, también desde allí pueden trabajar en documentos que estén en la nube.

Las aplicaciones en la nube dan capacidad de reacción frente a los problemas que surgen habitualmente en verano. Se puede recabar ágilmente la opinión de otras personas o solicitar ayuda puntual.

En todo caso, es altamente recomendable manejar estas opciones con prudencia y equilibrio:

  • Tu equipo tiene derecho a una desconexión digital y las vacaciones son uno de los momentos clave. Reclamar su atención con notificaciones constantes puede ir contra normas, convenios, contratos y, sobre todo, contra el descanso necesario para poder mantener la productividad.
  • Sin embargo, es posible que haya pequeñas intervenciones remotas que faciliten mucho la vida de los compañeros. Ten en cuenta que cinco minutos de las vacaciones de un empleado pueden salvar cuellos de botella que estresen al equipo.

Resolver las notificaciones e intervenciones en remoto durante las vacaciones con prudencia y equilibrio es la muestra de que un equipo trabaja de forma fluida y conjuntada.

Las aplicaciones en la nube facilitan la supervisión posterior

La nube permite almacenar no solamente los resultados finales, sino también comprender el camino para llegar a ellos. Las aplicaciones en la nube normalmente permiten saber los estados por los que ha pasado una determinada tarea. Si algo falla, es posible ver cómo estaba en momentos anteriores. Eso es muy importante, por ejemplo, a la vuelta de las vacaciones de los diferentes empleados. Además, la información se almacena en un servidor central, donde no se va a extraviar y donde se mantiene en orden.

En algunos casos, es posible hacer retroceder la tarea hasta un punto anterior y, a partir de ahí, rehacer la tarea realizada. Pero, incluso en aquellos casos en los que eso no es posible o no tiene sentido, el verano habrá supuesto una oportunidad para realizar pruebas, comprobar errores e identificar cuellos de botella.

La nube facilita que varias personas se sucedan al frente de una tarea

El verano es una época de cambios, de horarios alterados. Las jornadas intensivas, las personas que toman vacaciones, los diferentes hábitos de ocio de los consumidores, la duración del día y de la noche, la distinta meteorología, etcétera, son razones por las que cambian los hábitos de trabajadores, consumidores, proveedores e incluso de la Administración.

Por este motivo, es habitual que a lo largo del verano cambie, incluso varias veces, la persona idónea para hacerse cargo de una responsabilidad. Las aplicaciones en la nube permiten que toda la información necesaria esté permanentemente disponible para cada relevo. Y, además, facilitan la disponibilidad del personal a través del trabajo remoto.

El SaaS es una garantía de calidad durante el verano

El SaaS incorpora conocimiento especializado en algún ámbito al software que se emplea como servicio. Uno de los problemas tradicionales en verano ha sido poder encontrar personal disponible altamente cualificado. Y no solamente era complicado encontrar recursos humanos, sino también materiales.

El SaaS es una gran ventaja porque es una forma flexible de contar con medios especializados para nuestra actividad. La continuidad de los servicios de SaaS es una garantía de calidad.

Por ejemplo, Sage 200 incorpora herramientas de inteligencia empresarial. Gracias a ellas, puedes obtener informes y paneles personalizados Eso te da un plus de rapidez y sencillez en la toma de decisiones, pero también el punto de calidad que necesitas. Todo ello es una gran ventaja para tomar iniciativas en verano, cuando sea necesario, pero también a la vuelta de las vacaciones.

La seguridad de las aplicaciones en la nube

Una de las angustias del verano para las pymes es el miedo a robos y sabotajes. Hay menos movimiento laboral y concurrencia de gente alrededor de las oficinas y locales de negocio. Por tanto, los riesgos en las empresas que no han invertido suficientemente en seguridad y vigilancia se multiplican.

Por ello, para la mayoría de las pymes, las aplicaciones en la nube son la mejor forma de mantener la seguridad. Las garantías de la seguridad informática son mucho más elevadas y se mantienen de forma continua en el tiempo.

Los documentos con un soporte físico son muy sencillos de extraviar y el verano es época propicia para ello. Por ejemplo, es fácil no recordar después de las vacaciones donde dejamos el papel o el lápiz de memoria que contenía aquel documento tan importante. Igualmente es posible que, si otra persona se ha tenido que ocupar temporalmente de una tarea, los documentos cambien de ubicación. Al regreso, puede darte la sensación de que el orden no es el mismo.

Las aplicaciones en la nube permiten que todo esté siempre en el mismo lugar: en la nube. Además, es fácil organizar y presentar la información de diferentes maneras, dependiendo del propósito.

La nube facilita tomar notas durante el verano

Es bueno tomar algún descanso durante el verano, pero la inspiración puede seguir trabajando. Es posible que se te ocurran ideas para el negocio. También puedes hacer contactos. Antes de la transformación digital, los emprendedores se veían obligados a tener siempre a mano papel y bolígrafo.

Ahora, gracias a las aplicaciones en la nube, es todo mucho más sencillo. Se pueden tomar notas, redactar correos electrónicos, almacenar contactos… Y todo queda ordenado sin ocupar un espacio físico. Simplemente llevando un smartphone contigo, estarás preparados ante cualquier oportunidad.

La nube ofrece ventajas tan importantes en verano como la conectividad, el trabajo en equipo o la seguridad de la información. Se consigue continuidad en la actividad y contribuye a garantizar la calidad de los servicios. Es un avance de gran valor para todas las empresas, en especial para las pymes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo los ciberataques en el sector financiero pueden afectar a tu pyme (y cómo protegerla)

La creciente digitalización de la economía y la agudización de las tensiones geopolíticas están aumentando el riesgo de sufrir ciberataques, sobre todo en las instituciones financieras, según advirtió el Fondo Monetario Internacional (FMI).

  • La frecuencia y sofisticación de los ciberataques financieros subraya la necesidad de que las empresas adopten medidas de protección avanzadas para evitar la exposición de datos sensibles, la interrupción de sus operaciones y graves consecuencias económicas.
  • Implementar un plan de seguridad sólido no sólo protegerá tus activos financieros, también salvaguardará la confianza de tus clientes, inversores y socios, fortaleciendo además tu posición en el mercado.

El número de ciberataques prácticamente se ha duplicado desde antes de la pandemia, de acuerdo con “Global Financial Stability Report”. El sector financiero es uno de los más expuestos: casi una quinta parte de todos los incidentes afectan a este tipo de entidades. Si esas violaciones informáticas adquieren un carácter sistémico, podrían representar una gran amenaza para la estabilidad macrofinanciera, además de inutilizar servicios críticos y afectar considerablemente el funcionamiento empresarial.

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El impacto en las empresas de los ciberataques a instituciones financieras 

El sector financiero gestiona datos sensibles, por lo que suele estar en la diana de los ciberdelincuentes, en especial los bancos, que son el objetivo más frecuente. Como resultado, las empresas reportan pérdidas directas significativas: un total de 2.500 millones de dólares desde el año 2020, según el citado informe. Estos son los principales daños que pueden ocasionar los ciberataques:

  • Interrupción de los servicios financieros. Los ciberataques pueden afectar a los servicios bancarios, restringiendo el acceso de las empresas a sus cuentas e impidiéndoles realizar transacciones, pagos o acceder a sus fondos.
  • Robo de datos confidenciales. Con su consecuente exposición y el riesgo de que se utilicen para cometer fraudes o suplantaciones de identidad. Los ciberdelincuentes pueden apropiarse de la información de cuentas bancarias y números de tarjetas de crédito, así como de los datos personales de empleados y clientes.
  • Afectación de la operatividad. Sobre todo, si las empresas tienen problemas para pagar a sus proveedores y empleados, lo que podría interrumpir la cadena de suministro y provocar retrasos en la entrega de productos o servicios.
  • Interrupción de las relaciones comerciales. Fundamentalmente debido a las dificultades del negocio para cumplir con sus compromisos. Los proveedores y clientes podrían perder la confianza y buscar alternativas más seguras para satisfacer sus necesidades.
  • Daño reputacional. Dado en gran medida por la publicidad adversa que genera este tipo de incidentes y las dudas que despierta sobre la seguridad de las operaciones empresariales, lo que puede terminar dañando de manera colateral la imagen pública de la marca.

En resumen, las empresas pueden sufrir un golpe económico importante, no solo debido a la pérdida de fondos o la interrupción de su actividad habitual, sino también por los sobrecostes si debe contratar servicios alternativos, pagar penalizaciones por los retrasos o exponerse a demandas judiciales de los clientes afectados.

¿Cuáles son los problemas de seguridad informática que más preocupan a las empresas en España? El 18,5% consulta casos de phishing, el 11,4% fraudes con el email empresarial y el 14,3% casos de suplantación de identidad, de acuerdo con INCIBE.

7 medidas de protección contra los ciberataques que debes tomar en tu pyme

Aunque las entidades bancarias estén en el punto de mira, las empresas tampoco se salvan de los ciberataques. INCIBE señaló que a lo largo de 2023 los incidentes de ciberseguridad aumentaron un 24% con respecto a 2022. Gestionaron más de 22.000 casos solo en las empresas, por lo que es fundamental que también tomes medidas para proteger tus datos y operaciones. 

Para proteger tu empresa, ten en cuenta estas 7 medidas para prevenir los ciberataques y estar mejor preparado para afrontarlos:

1. Formar al personal

Si quieres proteger las transacciones comerciales, debes enseñar a tus empleados prácticas seguras para gestionar los datos sensibles y cumplir normativas como el GDPR. Deben comprender la importancia de la seguridad informática y los riesgos potenciales a los que se enfrenta la organización. 

2. Mantener el software actualizado

Los desarrolladores lanzan continuamente nuevas actualizaciones y parches que mejoran la seguridad de sus programas, en especial los antivirus, antimalware y cortafuegos, así que asegúrate de actualizar tu software con frecuencia. Asimismo, mantente al tanto de las nuevas tendencias y amenazas emergentes en materia de ciberseguridad para que puedas mejorar y adaptar tus medidas a las necesidades de tu empresa y los cambios en el sector tecnológico.

3. Establecer políticas y procedimientos de seguridad

Que impliquen tanto el uso de contraseñas robustas como la implementación de software de detección de ataques que monitoreen continuamente la actividad y emitan alertas tempranas de intrusión para que puedas responder a las amenazas en tiempo real.

4. Reforzar la seguridad de las redes y el acceso remoto

Sobre todo, si has implantado la modalidad de teletrabajo. Utiliza solo conexiones seguras y cifradas para acceder a tus sistemas empresariales y no olvides configurar redes wifi con autenticación debidamente protegidas con contraseñas fuertes.

5. Implementar un sistema de control de acceso y privilegios de usuario

Contar con una tecnología de autenticación multifactor para gestionar el acceso a sistemas críticos disminuirá el riesgo de que estos se vean comprometidos.

6. Aplicar auditorías de sistemas

Las medidas de seguridad proactiva son fundamentales para mantenerte un paso por delante de los ciberdelincuentes. Por eso es conveniente que realices auditorías de seguridad con regularidad dirigidas a identificar vulnerabilidades y áreas susceptibles de mejora.

7. Contar con un sistema de respaldo

Que te permita recuperar los datos en caso de ciberataque. Implementar una estrategia de respaldo automatizada para almacenar la información en ubicaciones seguras te garantizará su disponibilidad si se produce un incidente.

Además de esas medidas de protección, contratar un ciberseguro te brindará una dosis extra de tranquilidad, ya que estas pólizas suelen hacerse cargo de las reclamaciones por violación de datos, los perjuicios que hayas sufrido o las sanciones que debas pagar. Incluso te indemnizarán por la pérdida de beneficios si has tenido que paralizar tu negocio. Recuerda que, en los entornos hiperconectados modernos, protegerse contra los ciberataques no es una opción sino una necesidad de primer orden para la supervivencia y el éxito empresarial.

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¿Cómo mejorar la experiencia del cliente con un ERP?

Un ERP no solo te permitirá ahorrar tiempo, dinero y recursos, sino que supone una oportunidad de oro para destacar y mejorar esa atención. ¡Te damos las claves!

  • Las expectativas de los consumidores han cambiado: quieren experiencias únicas, un servicio más rápido y una comunicación fluida. Las marcas que no satisfagan esas exigencias están condenadas al olvido.
  • Un sistema de planificación de recursos empresariales bien implementado puede revolucionar la experiencia del cliente, desde la gestión de pedidos hasta el servicio postventa, garantizando interacciones más rápidas, precisas y personalizadas.

Las expectativas de los consumidores son más altas que nunca y la lealtad a las marcas ya no es lo que era, por lo que brindar un servicio excepcional se ha convertido en una prioridad. Para lograrlo, debes conocer a fondo sus necesidades, responder con eficacia a sus dudas o problemas y garantizarles experiencias positivas con tus productos y servicios. En ese punto entran en juego los sistemas ERP, una pieza clave para desbloquear el potencial de tu negocio.

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Las claves para reforzar la relación con tus clientes a través de un ERP

Un ERP es como el sistema nervioso central de la empresa ya que coordina las actividades de los diferentes departamentos, desde finanzas y recursos humanos hasta la cadena de suministro y, por supuesto, las ventas y la gestión del cliente. 

Al centralizar procesos comerciales tan dispares y automatizar gran parte del trabajo manual, la información fluye sin barreras fomentando la eficiencia operativa. Como resultado, este tipo de software también mejora la experiencia del cliente de diferentes maneras.

El 96% de los usuarios consideran que la experiencia del cliente es clave para decidir si serán fieles a una marca, según Forbes. También estarían dispuestos a pagar un 17% por un servicio mejor.

1. Analizar y segmentar a los usuarios con precisión

Implementar un módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM) dentro del ERP te permitirá gestionar todas las interacciones con tus clientes actuales y potenciales. 

  • Podrás dar seguimiento a las comunicaciones, las compras, las quejas y las preferencias de tus usuarios para segmentarlos mejor.
  • Podrás tomar decisiones informadas basadas en un conocimiento integral de sus perfiles. 
  • Tendrás la posibilidad de diseñar campañas de marketing más específicas y adaptar tu estrategia comunicativa a sus necesidades y expectativas. 

Por tanto, a la hora de elegir un ERP, comprueba que incluya o se pueda integrar con soluciones de CRM, como Sage 200.

2. Personalizar las interacciones 

McKinsey reveló que el 71% de los clientes esperan que las empresas les ofrezcan un servicio personalizado y el 76% se sienten frustrados cuando no lo hacen. Para lograr ese nivel de individualización, tendrás que mantener su historial accesible. 

En el ERP puedes agregar los datos de los diferentes puntos de contacto en el recorrido del cliente, desde las compras realizadas hasta las interacciones de servicio, los comentarios y sus preferencias. Así podrás enviar ofertas y promociones realmente personalizadas y ofrecer un soporte cercano para resolver cualquier duda o problema.

3. Unificar la información

El verdadero poder de los ERP radica en su capacidad para proporcionar una visión unificada del cliente. Al consolidar la información de varios departamentos en una única base de datos, garantiza que todos los equipos tengan acceso a los detalles actualizados que necesitan. 

Los representantes de ventas verán el historial completo de un cliente y los equipos de atención darán seguimiento a los estados de pedidos y entregas. Esa visión global se traducirá en un servicio más eficaz. Por tanto, cerciórate de que todos los empleados vuelquen adecuadamente los datos en el ERP que utilizas.

4. Optimizar las entregas

Otro componente clave del ERP es la gestión de la cadena de suministro, particularmente útil para supervisar el flujo de bienes y servicios desde el proveedor hasta el cliente. Este software te garantiza unos niveles de inventario óptimos para que cumplas con los pedidos y las demandas de los usuarios

Asimismo, la gestión de inventario dentro del ERP proporciona datos en tiempo real sobre las existencias para que evites situaciones de desabastecimiento que pueden afectar negativamente la satisfacción del cliente.

El 38% de las organizaciones reconocen que las soluciones ERP les han permitido ampliar su capacidad de respuesta a las demandas dinámicas de los clientes, según Tech Report.

5. Mejorar el tiempo de respuesta

Casi la mitad de los clientes espera que las empresas respondan en menos de 4 horas y el 90% considera que deben recibir una respuesta inmediata cuando solicitan asistencia, señaló una encuesta de SuperOffice. 

Para responder a sus consultas y gestionar las incidencias a una velocidad récord, tendrás que contar con un ERP. La integración de los datos en una plataforma central da acceso a los encargados de ventas, servicio de atención al cliente o envíos a las actualizaciones de todos los departamentos para que brinden una solución rápida y exacta.

6. Automatizar tareas

Aprovechar las funciones de automatización de los ERP te permitirá enviar confirmaciones a lo largo del proceso de compra y proporcionar notificaciones en tiempo real sobre el estado de los pedidos. Automatizar la facturación y el procesamiento de los pedidos también evitará errores y acelerará los tiempos de entrega, mejorando la experiencia del cliente. Incluso podrías implementar reglas de reposición automática basándote en patrones de demanda históricos y predicciones de ventas para evitar agotamientos de stock.

7. Garantizar la coherencia omnicanal

La omnicanalidad sigue avanzando: el 73% de los consumidores utiliza más de un canal durante su buyer journey. No obstante, al 70% de las empresas les resulta difícil coordinar las interacciones a través de diferentes canales, de acuerdo con WorldMetrics. 

Con el ERP adecuado podrás sincronizar la información proveniente de todos los canales de comunicación para garantizar la fluidez y precisión en cada punto de contacto. Incluso podrías usar este sistema para actualizar en tiempo real:

  • información de productos, 
  • precios, 
  • políticas 
  • u otros detalles específicos, 

de manera que los agentes brinden los mismos datos a todos los interesados, ya sea a través de un correo electrónico, las redes sociales o las llamadas telefónicas.

Como puedes apreciar, contar con un ERP es prácticamente imprescindible si quieres brindar a tus clientes una experiencia de compra y posventa excepcional. Al centralizar la gestión de datos, integrar plataformas de comunicación y automatizar la difusión de la información, estos sistemas contribuyen a fidelizar a tus clientes. Solo asegúrate de elegir un software que pueda crecer contigo, como Sage 200, una solución modular que facilita una gestión integral a tu medida.

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Aumenta la productividad: Integración de un ERP en la gestión de órdenes de producción

La eficiencia y la productividad en la gestión de las órdenes de producción son claves para el éxito de cualquier organización que se dedique a la fabricación.

  • Te explicamos qué son las órdenes de producción y cuáles son los objetivos que se persiguen al integrarlas en un ERP.
  • Conoce los beneficios que te puede aportar un ERP en la planificación de la producción.

Las empresas que buscan optimizar sus procesos de producción y alcanzar la excelencia operativa deben considerar la integración de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) en la gestión de órdenes de producción.

Un ERP es un software integrado que permite la gestión de todas las operaciones de una empresa en una única aplicación. Además, centraliza datos y procesos, facilitando la toma de decisiones y la gestión operativa de todas las áreas de la empresa.

A continuación, te explicamos la importancia del control de las órdenes de producción y cómo su integración con un ERP puede optimizar los procesos productivos. 

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¿Qué son las órdenes de producción?

Las órdenes de producción son instrucciones detalladas para la fabricación de un producto específico. Estas órdenes detallan: 

  • los materiales necesarios, 
  • las cantidades requeridas, 
  • los pasos de producción involucrados, 
  • los tiempos de ejecución estimados 
  • y las personas responsables de cada etapa. 

Un control eficiente de las órdenes de producción es fundamental para garantizar la fluidez del proceso productivo, minimizar los cuellos de botella y cumplir con los plazos de entrega.

Objetivos de la integración de un ERP en la gestión de órdenes de producción

La integración de un ERP en la gestión de órdenes de producción tiene varios objetivos:

  1. Mejorar la visibilidad global y el control de gestión: un sistema ERP unifica la información de todos los departamentos involucrados en el proceso productivo. Desde ventas y compras hasta almacén y producción. Esto permite a los gerentes y responsables tener una visión completa del estado de cada orden de producción en tiempo real, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
  2. Optimizar la planificación y la programación de la producción: los sistemas ERP cuentan con herramientas avanzadas de planificación y programación que permiten optimizar el uso de los recursos disponibles, minimizar los tiempos de inactividad y maximizar la capacidad de producción. Mediante algoritmos inteligentes, el ERP puede asignar recursos de manera eficiente, equilibrar la carga de trabajo y anticipar posibles cuellos de botella.
  3. Automatización de tareas repetitivas: el ERP automatiza tareas repetitivas y manuales asociadas a la gestión de órdenes de producción, como la creación de órdenes, la generación de listas de materiales, la actualización de inventarios y la elaboración de informes. Esto libera tiempo valioso para que los empleados se enfoquen en actividades de mayor valor añadido.
  4. Aumentar la eficiencia operativa: al integrar todos los procesos en una única plataforma, se eliminan redundancias y se mejoran los tiempos de respuesta.

Sage 200 es un sistema ERP completo y escalable que ofrece una amplia gama de funcionalidades para optimizar la gestión de órdenes de producción.

Beneficios del uso de un ERP en la planificación de la producción

Entre las principales ventajas de utilizar un ERP para planificar la producción de las órdenes de fabricación, podemos destacar las siguientes: 

1. Centralización de la información

Un ERP centraliza toda la información relevante para la producción en una única base de datos. Esto incluye datos sobre inventarios, órdenes de compra, tiempos de producción y más. Al tener toda la información en un solo lugar, los responsables de la producción pueden tomar decisiones más informadas y rápidas.

2. Mejora en la gestión de inventarios

La integración de un ERP facilita una gestión de inventarios más precisa. Se puede monitorizar en tiempo real la disponibilidad de materiales y productos, lo que permite planificar mejor las órdenes de producción y evitar interrupciones por falta de insumos. Además, mediante una mejor planificación y control de los materiales, se evita la sobreproducción o la subproducción, optimizando el uso de recursos, los stocks y minimizando los desperdicios.

3. Reducción de errores y retrasos

Al automatizar procesos manuales, se minimizan los errores humanos y se evitan retrasos en la producción. Procesos que anteriormente requerían intervención manual pueden ser automatizados, reduciendo el riesgo de errores y liberando tiempo para tareas más estratégicas. Por ejemplo, la generación automática de órdenes de producción basadas en niveles de inventario y demandas proyectadas.

4. Análisis y reporting avanzado

La utilización de un ERP proporciona herramientas avanzadas de análisis facilitando el reporting. Esto permite evaluar el rendimiento de la producción, identificar áreas de mejora y tomar rápidamente acciones correctivas cuando sea necesario. Los informes detallados incluyen KPIs (indicadores clave de rendimiento) y ayudan a la mejora continua de los procesos productivos.

5. Mejora en la colaboración

La integración de un ERP fomenta una mejor colaboración entre los diferentes departamentos. Al compartir información en tiempo real, se facilita la comunicación y coordinación entre equipos de producción, compras, ventas, contabilidad y logística, mejorando la eficiencia global.

6. Flexibilidad y escalabilidad

Los sistemas ERP modernos, como Sage 200, ofrecen una gran flexibilidad y escalabilidad. Esto significa que pueden adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa, creciendo con ella y ofreciendo nuevas funcionalidades a medida que se requieran.

7. Mayor trazabilidad y control de calidad

Los sistemas ERP permiten rastrear el origen y el movimiento de los materiales a lo largo del proceso productivo, lo que facilita el control de calidad y la identificación de posibles problemas. Esta trazabilidad también es fundamental para cumplir con las normativas y regulaciones de la industria.

Por lo tanto, la integración de un sistema ERP con la gestión de órdenes de producción es una inversión estratégica que puede impulsar la productividad, la eficiencia y la rentabilidad de las empresas manufactureras. 

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[GUIA] Cinco mejoras inmediatas para ayudar a los CIOs

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Descarga gratis la guía para impulsar tu carrera profesional como CIO y desarrollar la visión estratégica indispensable para asumir un puesto cada vez más relevante en el entorno corporativo.

En un mundo donde la tecnología avanza rápidamente, los CIOs están llamados a ocupar un lugar protagónico, ya sea asesorando al equipo de dirección o asignando las inversiones destinadas a las tecnologías emergentes para fomentar el crecimiento y la eficiencia empresarial. 

El desafío principal es equilibrar la necesidad e innovar con las responsabilidades técnicas tradicionales. De hecho, el 45% de los stakeholders considera que los directores de IT deben tener la flexibilidad necesaria para adaptarse a las estrategias y prioridades corporativas mientras que el 41% esperan que aporten una visión tecnológica y tracen una hoja de ruta estratégica.

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¿Qué aprenderás en esta guía?

  1. Comprender el panorama actual en el que trabajan los CIO, los cambios que se están tomando, así como las nuevas expectativas sobre el rol que deben jugar las tecnologías de la información en el negocio.
  2. Identificar los puntos débiles de los directores de IT y proveer ayuda para que puedan convertirse en perfiles más proactivos y valiosos y no solo técnicos. 
  3. Estrategias de crecimiento para CIOs que les permitan asumir un puesto estratégico, para diseñar estrategias de diferenciación y optimización con una mentalidad centrada en el negocio. 

Hoy, las juntas directivas comprenden mejor el poder de las tecnologías de la información y su impacto en la organización. Los CIOs deben aprovechar ese cambio de paradigma, identificar nuevas oportunidades para ser más competitivos y garantizar que la digitalización tenga un impacto positivo, convirtiéndose en un punto de apoyo crucial para el crecimiento del negocio. Los profesionales que quieran tener éxito deben adaptarse rápidamente. 

¡Prepárate para liderar el cambio tecnológico que las empresas necesitan! De la automatización para ganar eficiencia hasta el uso de los datos como activo estratégico, conoce las cinco estrategias de crecimiento para CIOs que puedes implementar desde ya.

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[GUIA]  Directivos: Todo sobre la transformación digital de la empresa

Guía para directivos sobre transformación digital

Descarga gratis la guía y conoce cómo la transformación digital se ha situado entre las prioridades máximas de la agenda empresarial en todos los sectores. Y también para los directores financieros.

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¿Todavía no tienes claros los beneficios de la digitalización? Te los explicamos en esta guía y te damos las claves para que desbloquees todo el potencial de tu empresa.

La digitalización ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad imperiosa. Hoy en día, la innovación tecnológica es el principal reto para el 56% de los directores ejecutivos, por encima de los cambios en el mercado, la inflación o los conflictos geopolíticos, según un informe reciente de PwC. 

Y es que para gestionar eficientemente tu tiempo y recursos, no bastan los métodos tradicionales. En un mundo donde los datos son el nuevo oro y la flexibilidad y rapidez son clave para adaptarse a las transformaciones, la tecnología será tu principal aliada.

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¿Qué aprenderás en esta guía?

  • Comprender por qué la transformación digital representa un nuevo modelo económico. La digitalización no solo promueve la creación de nuevos modelos de negocio basados en las tecnologías emergentes, sino que aumenta la eficiencia operativa, fomenta la innovación y facilita la toma de decisiones estratégicas. Por ello se está convirtiendo en un pilar esencial del desarrollo empresarial en todos los sectores.
  • Determinar el papel de los directivos en la digitalización. La transformación digital no atañe únicamente a los especialistas en TI. Desde el director financiero hasta el encargado de marketing o el jefe de operaciones, te explicamos cuáles deben ser sus funciones a lo largo de ese proceso y cómo podrán usar esas nuevas herramientas para aportar un valor añadido a la organización.  
  • Claves para iniciar la transformación digital de la empresa. Digitalizar toda la documentación, operativa y comunicación de un negocio no es sencillo, pero con las herramientas y el asesoramiento adecuado será mucho más fácil. En esta guía te damos una serie de consejos prácticos para facilitar la transición y desarrollar la nueva cultura organizacional que demanda esa forma de trabajar.
  • Identificar las competencias digitales esenciales de los directivos. El líder empresarial moderno tiene que ir más allá de las habilidades de gestión tradicionales para aprovechar el potencial de las tecnologías digitales. Te explicamos cuáles son las competencias más importantes para adaptarse a los cambios y dirigir la empresa con éxito en la era digital.

¡Lidera el proceso de digitalización en tu empresa! Optimiza las operaciones empresariales y toma decisiones más informadas gracias a las herramientas digitales. ¡Descarga esta guía gratuita para comenzar a automatizar tu negocio de la manera más eficaz!

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Estas son las ventajas e inconvenientes de utilizar el software en la nube

Adoptar soluciones en la nube impulsa la eficiencia y reduce los gastos operativos de las empresas, aunque también presenta retos en materia de privacidad y control de datos. Descubre las principales ventajas y desventajas de la nube para que decidas cuál es la opción más adecuada para ti.

  • En un entorno muy competitivo en el que la velocidad y la escalabilidad son factores cada vez más decisivos, el software como servicio se convierte en la mejor solución para muchos negocios debido a su flexibilidad y eficacia.
  • Cada vez más empresas apuestan por el SaaS: el 41,4% de los directores de tecnología planean aumentar el uso de los servicios y productos basados en la nube, según un informe de Google Cloud.

El SaaS, Software as a Service o software como servicio, es una solución que permite a las organizaciones trabajar con un programa informático de software al que se accede a través de un navegador. Esta propuesta cambia la fórmula que se empleaba tradicionalmente de instalar una herramienta en nuestro ordenador o en el servidor local para utilizarla, añadiendo el plus de que la compañía de servicios proveedora se encarga en el día a día del mantenimiento, la operativa y el soporte del software usado por el cliente. 

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Las ventajas y desventajas de la nube que debes conocer

Las aplicaciones SaaS abarcan: 

  • desde las plataformas de comunicación y colaboración para aumentar la productividad,
  • hasta herramientas prácticas de atención al cliente y potentes tecnologías de análisis de datos e inteligencia empresarial. 

Como Sage 200, que centraliza la información, automatiza muchos de los procesos y genera informes actualizados para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones estratégicas.

Esa amplia gama de instrumentos facilita el emprendimiento, la expansión empresarial y permite adaptarse al mercado con mayor agilidad. No es casual que el 73% de las organizaciones consideren que el SaaS es clave para alcanzar sus objetivos comerciales, de acuerdo con “Harvey Nash Group Technology & Talent Study”.

¡COMPARTE! El software como servicio es una solución cada vez más extendida, fiable y eficaz. Conoce todos los beneficios de la nube para las empresas. 

1. Limitar la inversión necesaria

Nada más evaluar los costes, vemos que una de las principales ventajas de la nube es la inversión inicial reducida. Un programa instalado en nuestros sistemas es mucho más costoso que si apostamos por software as a service, cuyo modelo de pago mes a mes es más flexible. Esto ayuda a evitar que los costes iniciales se disparen, sobre todo si estamos dando los primeros pasos en nuestra actividad empresarial.

Al pagar por lo que se usa, no nos gastamos el dinero en un software para instalar en el servidor que luego no vamos a utilizar. Por otra parte, como lo único que necesitamos es una conexión a Internet y un navegador web, podemos usar el tipo de ordenador que más nos interese, ya sea que utilice Windows, IOS, Chrome OS o un ordenador con Linux instalado. 

Nuestro hardware se independiza y el software no condiciona su elección. No solo en lo que se refiere al sistema operativo, sino también al tipo de dispositivo, ya que estas aplicaciones están adaptadas para móviles o disponen de apps que facilitan su manejo desde smartphones y tablets. Esa libertad para elegir el hardware suele representar un ahorro ulterior.

2. Gran flexibilidad

La nube proporciona un sistema mucho más flexible en el que la empresa puede ir contratando más recursos a medida que lo necesite. El SaaS tiene una serie de parámetros por los que se valora, como: 

  • el número de usuarios recurrentes que lo pueden utilizar, 
  • el espacio que ocupa 
  • o las funciones que nos propone. 

En general, ofrece distintas opciones que se adaptan a las necesidades de cualquier tipo de empresas, tanto en términos de gestión de recursos como de funcionalidad. Además, se pueden ampliar los recursos contratados a medida que la empresa crece, o al revés, si no se han cumplido las previsiones y necesitamos menos. 

Sage 200, por ejemplo, tiene una oferta modular que incluye desde Contabilidad y Finanzas hasta Atención al Cliente y Marketing. Con un sistema de pago por suscripción que nos permite pagar solo por lo que necesitamos, con la confianza de saber que, si requerimos más funcionalidades en el futuro, podremos añadirlas cuando queramos. 

3. Mantenimiento y soporte técnico garantizado

El mantenimiento del programa es otro de los aspectos importantes. Si lo instalamos en nuestro servidor, seremos nosotros o nuestro servicio técnico los que nos ocupemos de que todo funcione. En cambio, en el SaaS, el mantenimiento y la disponibilidad del programa corren por cuenta del proveedor. De esta forma, vamos a tener menos quebraderos de cabeza y un ahorro en el servicio técnico.

Sin embargo, es importante buscar un proveedor que nos garantice el mejor soporte técnico, no solo en lo que se refiere al funcionamiento del programa, sino que sea capaz de responder a las demandas de cambios que muchas veces necesitan las empresas, ya sean debidas a un cambio legislativo o a las necesidades propias del negocio. El SaaS está abierto a una mejora continua de la herramienta y es más sencillo de implementar para el proveedor y sobre todo para el cliente, que no tiene que ocuparse de nada.

En este sentido, también debemos considerar que al software en la nube no le afecta la obsolescencia, es decir, las actualizaciones son continuas y trabajamos con la última versión de la aplicación. No invertimos en un producto que al cabo de cinco o seis años se ha quedado completamente obsoleto. Siempre vamos a poder disfrutar de las mejoras que ofrecen para que la productividad no se resienta.

4. Seguridad en todo momento

En un entorno en el que los ataques informáticos son cada vez más comunes, la ciberseguridad es un valor añadido. Los SaaS ofrecen una capa adicional de protección en comparación con el software local, sobre todo en términos de copias de seguridad y recuperación de datos.

El número de ciberataques que gestionó el CCN en 2023 superó los 100.000 por primera vez desde que existen registros, lo que representa un aumento del 94% respecto al año anterior, según el “Informe Anual de Seguridad Nacional”. 

Los proveedores de SaaS suelen realizar copias de seguridad automáticas y regulares, lo que garantiza que nuestros datos estarán a salvo de pérdidas accidentales. Además, si se produce una interrupción del servicio o un fallo del sistema, la capacidad de recuperación rápida y eficiente de la nube minimiza el tiempo de inactividad, garantizando que el negocio esté operativo lo antes posible.

La implementación de medidas proactivas de monitorización de las amenazas también ofrece un nivel de protección que muchas empresas no podrían alcanzar con soluciones locales. Los proveedores de SaaS implementan sistemáticamente las últimas mejoras en materia de seguridad y los parches para protegerse de las amenazas más recientes. Y su infraestructura escalable y redundante asegura un mejor rendimiento y la disponibilidad de los datos incluso en situaciones de desastre. 

5. Facilitar la conciliación

El software en la nube fomenta la conciliación, ya que podemos trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Así, no es necesario habilitar VPNs, conexiones remotas al equipo de la oficina, etc. 

Trabajamos desde casa o desde nuestro lugar de vacaciones si lo necesitamos en un momento concreto. Esto también nos ayuda si hemos sufrido un percance con el hardware, como un virus en el ordenador. Siempre tenemos la posibilidad de acceder al momento desde otro lugar sin ningún contratiempo.

¿Cuáles son las desventajas de la nube?

Como todo, siempre hay ventajas y desventajas de la nube. El software en la nube también tiene algunos inconvenientes que debes conocer antes de tomar la decisión de implementarlo en tu negocio. 

La principal reticencia para su adopción consiste en alojar la información en el servidor de un tercero, es decir, el programa está en un centro de datos del proveedor, en lugar de alojarlo en nuestro disco duro o en el servidor de la empresa. 

Algunas organizaciones son reacias a tener sus datos alojados en el servidor del proveedor, sobre todo si son sensibles. Sin embargo, es una cuestión de tiempo, ya que no tiene demasiada lógica confiar algo tan importante como el correo a Gmail o cualquier otra empresa y no poder llevar la contabilidad a la nube. Se trata de saber elegir una empresa de confianza para dar este paso.

Cada vez son más los motivos para elegir este tipo de programas y abandonar el trabajo en local tal y como se planteaba en las empresas hace diez años. Al final, lo que un negocio busca es una herramienta que le ofrezca funcionalidad, seguridad y no le dé problemas.Si tras revisar las Ventajas y desventajas de la nube y elegimos un proveedor fiable que cumpla con los acuerdos de servicio, podremos despreocuparnos por completo del mantenimiento del software y centrarnos en lo que realmente importa: hacer nuestro trabajo de la forma más eficiente posible, en lugar de estar pensando en qué debemos hacer para que las soluciones informáticas funcionen tal y como esperamos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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