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Cómo mejorar el control de los procesos de producción

  septiembre 12, 2024
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5 minutos de lectura

Analizamos cómo y por qué el control de producción contribuye a la mejora de los procesos. Te contamos, además, qué se puede hacer para lograrlo y qué papel juega el ERP en esta misión.

  • El ERP ha aportado una visión más completa y coordinada del control de producción.
  • La planificación y el control se refuerzan mutuamente si están bien diseñados.

El control de producción es una de las grandes escuelas de gestión. Lo es, en primer lugar, porque te pone frente a frente a los resultados y tienes que saber interpretarlos. Además, en segundo lugar, te sitúa en el terreno de las decisiones.

Un emprendedor debe estar permanente aprendiendo sobre su negocio. Raro será que todo vaya según lo previsto y que no haya nada que aprender y corregir. E, incluso en ese caso, seguro que se pueden extraer conclusiones útiles analizando por qué determinados riesgos no se materializaron o por qué no se aprovecharon algunas oportunidades. El entorno puede cambiar y hay que saber anticiparse.

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¿Qué son los procesos?

Los procesos pueden entenderse de diferentes maneras:

  • Externamente, la propia empresa es vista como una suerte de máquina que mueve un proceso. Se aprovisiona de medios para dirigirlos hacia la producción de bienes y servicios. Lo que hace para lograrlo, visto desde fuera, es una caja negra.
  • Internamente, los procesos se perciben como un conjunto organizado de tareas que deben cumplir un fin. En cierto modo, puede hablarse de subprocesos, en la medida en que existe una secuencia de objetivos y que una empresa puede orientarse en varias direcciones a la vez.
  • En una visión intermedia, cada departamento o responsabilidad puede ver sus propios procesos como un sistema que ha de desentrañar de modo activo. Y, al mismo tiempo, verá los de otras áreas con un grado diferente de implicación. Por ello, es muy importante que los procesos en los que participa cada uno casen. Esto es crítico cuando un proceso exige la colaboración de diferentes perfiles.

Cuanto más amplia y profunda sea la visión que tengas sobre los procesos de tu empresa, más sencillo será facilitar su crecimiento.

¿Cómo afectan los procesos al control de la producción?

Estos son los procesos son una secuencia continua de planificación y control de la producción.

Planificación

Se estudia el entorno, las posibilidades, la estrategia, los medios, los objetivos, etc.

Organización

Se realiza una planificación estratégica de los procesos. Hay que organizar las tareas y coordinar los diferentes procesos. Además, debes plantear objetivos medibles y debes prever qué se hará en los siguientes pasos en función de las circunstancias del entorno. También se llevan los planes a presupuestos cuantificables.

Ejecución

Llega el momento de poner en marcha los planes marcados. Como suele haber un lapso de tiempo, muchas veces habrá que replantear las acciones sobre la marcha. En cierto modo, se inicia una forma de control de la producción.

Control

No solo hay que comparar los resultados con los objetivos. Lo más importante será proponer medidas de corrección de las desviaciones.

Revisión

Desde el control, puede pasarse a una nueva ronda de planificación. Lo aprendido durante la ejecución y el control serán los nuevos inputs de esa planificación. Y aquí te sitúas en una posición semejante a la del comienzo y seguirás otra vez las otras fases.

¿Cómo puedes mejorar los procesos productivos?

Puedes adoptar varias estrategias para mejorar los procesos de producción:

  • Optimizar el uso de recursos materiales, intangibles y humanos. Por ejemplo, se puede luchar contra las ineficiencias técnicas o ajustar la producción ante los cambios en los precios de los productos.
  • Incorporar nuevas técnicas de producción. Esto suele requerir formación especializada, inversiones materiales, estudios y planificación e, incluso, proyectos de I D i.
  • Estar muy atentos a la evolución del entorno exterior. Influye tanto en la demanda como en los costes, modifica las perspectivas financieras y, en general, reclama reacciones rápidas pero precisas.
  • Desarrollar iniciativas de colaboración. Puedes estrechar los lazos entre los departamentos de tu empresa, pero también tienes la oportunidad de realizar iniciativas conjuntas con otros negocios.
  • Depurar la planificación y el control de producción. Has de entenderlos como procesos en sí mismos que merecen una atención. En cada una de las fases, el protocolo que sigues para realizar las diferentes tareas puede ser susceptible de ajustes para su mejora.

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¿Cómo ayuda un software ERP al control de la producción?

Aunque existen muchos aspectos difíciles de medir, el control de la producción parte, principalmente, del seguimiento de variables y atributos objetivos. Esto se traduce en protocolos de tratamiento de datos y toma de decisiones que contribuyen a regular tu negocio. 

Por ejemplo, recibes una determinada señal de que algo no funciona según lo previsto. Entonces, tienes que observar los datos e introducir medidas que ayuden a reequilibrar tu empresa.

En ese sentido, el ERP aporta algo muy importante para el control de producción: visión de conjunto y coherencia de los datos. Puedes ver diferentes perspectivas del problema que tienes entre manos: la financiera y de tesorería, la comercial, la laboral, la de los procesos de producción, la fiscal y contable, etc. De lo que se trata es de tomar decisiones que fortalecen a tu negocio en su conjunto. 

Además, tienen otra ventaja adicional. Un ERP que, como es el caso de Sage 200, es flexible y modular se adapta a las necesidades cambiantes del control de producción. Por ejemplo, puede que tu negocio crezca y tus proyectos se vuelvan más complejos. Como consecuencia, deberás prestar atención a nuevas realidades. Con este tipo de ERP puedes tener nuevas herramientas sin cambiar de software. Puedes seguir controlando tu empresa con el programa que ya conoces.

Para concluir, recuerda que optimizar continuamente el control de producción es uno de los mayores desafíos de la gestión empresarial. La clave está en contar con las herramientas más avanzadas para cada momento.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo Cetina Hotels ha revolucionado su operativa cotidiana con Sage 50

  septiembre 10, 2024
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5 minutos de lectura

Cetina Hotels, una cadena en pleno crecimiento necesitaba una solución de software para el sector hotelero fiable y funcional que le ayudara a afrontar los desafíos a nivel operativo, financiero y contable que estaba experimentando. Te explicamos por qué eligió Sage 50 y el cambio que ha supuesto para su negocio.

  • Cuando las empresas crecen, los retos se multiplican, sobre todo a nivel administrativo. Los procesos manuales o programas obsoletos se convierten en un obstáculo para desarrollar su potencial.
  • Sage 50 es una solución escalable, intuitiva y eficiente que puede acompañar a Cetina Hotels durante su crecimiento, adaptándose perfectamente a los requerimientos del sector hotelero.

Fundada en 2016, Cetina Hotels destaca por sus hoteles boutique con vocación urbana. Tras la primera inauguración en Murcia, le siguieron aperturas en Sevilla, Segovia y Baeza. En la actualidad, la cadena hotelera cuenta con seis establecimientos de entre 40 y 50 habitaciones. Tras la reciente inauguración del hotel de Cabo de Palos, la cadena hotelera  se está preparando para abrir otro en Córdoba.

Dirigidos a un público que quiere explorar y disfrutar de las ciudades, sus hoteles se encuentran enclavados en el corazón de las urbes. Son espacios arquitectónicos únicos donde la historia se combina con la modernidad para ofrecer una estancia muy especial a sus huéspedes.

Su cuidado diseño, la atención a los detalles y los servicios de primer nivel garantizan una experiencia cómoda y memorable. Pero, para mantener esos elevados estándares de calidad, Cetina Hotels también necesitaba actualizar su funcionamiento interno. Acudió a Opentix y le propusimos Sage 50, una solución de software ideal para el sector hotelero.

¡COMPARTE! Descubre la intrahistoria de Cetina Hotels, una cadena hotelera que ha experimentado un crecimiento sostenido y ha recurrido a Sage 50 para optimizar su operativa cotidiana.

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Los tres retos principales que afrontaba la cadena hotelera

Desde su creación, Cetina Hotels no ha parado de crecer. Con un volumen de negocio de entre 4 y 5 millones de euros, esa expansión también le fue planteando una serie de desafíos en su día a día, sobre todo en la gestión contable y financiera.

1. Renovarse para seguir el ritmo de desarrollo

La cadena hotelera estaba utilizando una solución en fase de descatalogación que ya no cubría las necesidades básicas de su operativa. Esto impedía, además, la implementación de nuevos medios o recursos que facilitasen el día a día. Como resultado, no podía trabajar con la agilidad y el dinamismo que demanda el sector hotelero ni seguir el paso que exige un negocio en plena expansión.

2. Mejorar la eficiencia operativa

El crecimiento de la cadena también aumentó exponencialmente el trabajo. Al no estar optimizado, derivaba en tareas repetitivas que consumían cada vez más tiempo y afectaban a la productividad, aumentando las probabilidades de incurrir en errores o imprecisiones. Javier Nicolás, CFO de Cetina Hotels, reconoció: “nuestro principal reto era agilizar los tiempos y los procesos y ser más eficientes a nivel operativo. Fue en lo que nos enfocamos a la hora de seleccionar el programa”.

3. Mantenerse al día con las normativas

Cetina Hotels también necesitaba una solución digital actualizada que le permitiera mantenerse al tanto de los requisitos legales y sectoriales. Los continuos cambios en las regulaciones hoteleras y en materia fiscal requerían una atención constante para evitar incurrir en infracciones y multas. Una solución de software moderna podría:

  • Facilitar la gestión documental y las auditorías internas,
  • Además de ofrecer actualizaciones automáticas y alertas sobre cambios regulatorios que facilitaran el cumplimiento normativo.

La solución que propuso Opentix: Sage 50

Cetina Hotels partía de una solución obsoleta instalada en local que les impedía avanzar en su operativa cotidiana. Tras reunirse con el equipo de Opentix, nos decantamos por Sage 50 por varias razones:

  • Compatibilidad con el software anterior para facilitar la transición a la nube de toda la información en local.
  • Alta escalabilidad para acompañar el crecimiento de la empresa y adaptarse a los nuevos requerimientos.
  • Solución moderna, ágil, operativa, funcional y actualizable que cubre las exigencias de la cadena hotelera.
  • Diseño fácil e intuitivo que disminuye la curva de aprendizaje del personal.

“Elegimos Sage 50 porque se adapta totalmente a las necesidades que teníamos, a los procedimientos y a la metodología del sector hotelero”, afirma el director financiero. También añade que, aunque el traspaso del gran volumen de datos a nivel de cadena representó un reto, nuestro equipo de Opentix los ayudó en todo momento a salvar ese escollo para que todo fuera sobre ruedas.

¿Qué ha ganado Cetina Hotels con la implementación de Sage 50?

La implantación de Sage 50 en Cetina Hotels ha supuesto un cambio sustancial en la operativa empresarial y su impacto positivo no ha tardado en reflejarse a nivel de negocio.

“Desde el principio buscábamos un partner que nos ayudara a crecer y nos pusimos en contacto con Opentix por su reputación nacional y porque pensábamos que era el compañero ideal”, afirma  Nicolás, CFO de Cetina Hotels.

  • Agilización de los procesos. Con este software, la cadena pudo optimizar muchas de las tareas diarias repetitivas, reduciendo la carga de trabajo manual, lo que ha disminuido los errores y aumentado la precisión. “Gracias a Sage 50 hemos mejorado la eficiencia de nuestros recursos y procesos”, admite Alejandro Belando, CEO de Cetina Hotels.
  • Ahorro de tiempo. La automatización de las tareas, así como la inclusión de herramientas avanzadas de contabilidad y gestión comercial, han permitido ganar tiempo que antes se destinaba a los procesos administrativos y que ahora pueden “dedicar a otras cosas que nos aportan más valor como empresa”, como reconoce Belando.
  • Incremento de la productividad. Tanto el CEO de Cetina Hotels como su CFO coinciden en que esta solución les ha ayudado a superar los retos financieros y contables a los que se enfrentaban. “Con Sage 50 hemos conseguido agilizar un 15% el registro de facturación y en torno al 20% la gestión de pagos de la cadena”, señala Nicolás.

Por último, cabe aclarar que, a pesar de la complejidad de migrar la información de un software local a una solución en la nube, el proyecto de Cetina Hotels ha sido un éxito. “Por un lado, Opentix ha entendido perfectamente nuestras necesidades y, por otro, Sage 50 nos ha ayudado a agilizar procesos y a tener un impacto positivo en el negocio”, concluye el CFO de Cetina Hotels.

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Inteligencia Artificial (IA): Los 28 mejores “prompts” para pequeñas empresas

 
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15 minutos de lectura

La inteligencia artificial (IA) generativa ha llegado para quedarse, y su potencial para transformar las pequeñas empresas es inmenso.

  • En este artículo, exploraremos qué son los “prompts” de IA, cómo funcionan y encontrarás una lista de los 28 mejores prompts para diferentes industrias.
  • Estos prompts te ayudarán a aprovechar al máximo las herramientas de IA, optimizando procesos y mejorando la toma de decisiones en tu negocio.

Hoy en día nadie duda de que la Inteligencia Artificial generativa ha llegado para quedarse definitivamente en todas las áreas de nuestras vidas. Utilizando una combinación de modelos de lenguaje, los marcos generativos permiten a los humanos interactuar conversacionalmente con herramientas inteligentes al hacer preguntas y obtener respuestas detalladas. 

Sin embargo, hacer el mejor uso de estas herramientas requiere de algo más que hacer preguntas aleatorias.

Las empresas necesitan conocer qué indicaciones o instrucciones (los llamados “prompts”) pueden dar a las soluciones inteligentes para encontrar, integrar y aplicar datos relevantes.

En este artículo, explicamos qué son estas indicaciones o “prompts” de IA y cómo funcionan, y compartimos una lista de las 28 mejores para pequeñas empresas.

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Qué son las indicaciones o “prompts” en la Inteligencia Artificial (IA)

Las indicaciones o “prompts” son conjuntos de instrucciones que se dan a las herramientas de IA para obtener respuestas específicas y detalladas. Cuanto más precisas sean las instrucciones, mejores serán los resultados. Por ejemplo, en lugar de pedir “Crear un anuncio para zapatillas de running”, un prompt más detallado como “Crear el guion de un anuncio de televisión para zapatillas de running para hombres que resalte las prácticas de producción sostenibles y se centre en el uso de las zapatillas en actividades al aire libre” producirá un resultado mucho más útil y específico.

Además, los prompts específicos no solo mejoran la calidad de las respuestas, sino que también reducen el riesgo de imprecisiones. Las herramientas de IA generan respuestas basadas en los datos a los que tienen acceso, y las indicaciones generales pueden llevar a utilizar fuentes de datos de baja calidad, resultando en respuestas inexactas.

Las 28 mejores indicaciones o “prompts” de IA por tipo de industria

Para ayudar a las empresas a aprovechar al máximo la IA generativa, aquí encontrarás una lista con 28 sugerencias de indicaciones o “prompts” muy efectivos.

Además, para que navegues mejor por este artículo, los hemos dividido en:

  • 7 secciones por industria vertical (construcción, servicios financieros, salud, hospitality, organizaciones sin ánimo de lucro, servicios profesionales, venta al por menor)
  • 4 categorías dentro de cada vertical, y
  • 3 ejemplos (bueno, mejor, la mejor) en cada categoría.

Construcción 

1. Planificación de proyectos

BUENO «Explica cómo optimizar el diseño de un edificio para reducir los costes totales de material”.
MEJOR «Explica cómo optimizar el diseño de un edificio con dimensiones específicas para reducir los costes de material sin comprometer la seguridad”.
LA MEJOR “Explica cómo optimizar el diseño de un edificio con dimensiones específicas en una ubicación específica mediante el uso de materiales alternativos. Explica cómo reducir los costes utilizando estos materiales sin comprometer la seguridad del edificio mientras se cumple con las fechas del proyecto”.

2. Materiales de abastecimiento

BUENO «Encuentra tres proveedores de un material específico y determina su precio promedio por envío».
MEJOR «Encuentra tres proveedores de un material específico dentro de una ubicación geográfica. Determina su precio promedio actual por envío y proporciona un análisis histórico de sus precios durante los últimos seis meses».
LA MEJOR «Encuentra tres proveedores de un material específico dentro de una ubicación geográfica que tengan una calificación promedio o mejor. Determina su precio promedio por envío, analiza los precios históricos e informa sobre cualquier envío perdido o fallo en la entrega».

3. Conformidad

BUENO «Proporciona un resumen de las regulaciones de cumplimiento vigentes para (proyecto) en (mercado)». 
MEJOR “Proporciona una lista de regulaciones de cumplimiento específicas para un proyecto en (ubicación específica) dentro (mercado más grande)”. 
LA MEJOR “Proporciona una sinopsis de las regulaciones de cumplimiento específicas para un proyecto en (ubicación específica) utilizando (equipo específico) durante (período designado). Compara las prácticas operativas actuales con las regulaciones de cumplimiento y observe cualquier discrepancia”.

4. Metodología constructiva

BUENO «Descubre e informa sobre 4 formas de hacer que los procesos de construcción actuales sean más eficientes.«
MEJOR «El proceso actual (x) toma (y) tiempo. Proporciona 4 maneras de reducir este período de tiempo sin sacrificar la calidad».
LA MEJOR «El proceso existente (x) toma (y) tiempo usando (z) materiales. Determina 4 maneras de mejorar la eficiencia de tiempo y costes utilizando materiales y procesos».

Servicios financieros

1. Seguridad de los datos

BUENO «Evalúa las prácticas actuales de seguridad de datos e identifica posibles rutas de compromiso». 
MEJOR «Evalúa las prácticas de seguridad de los datos (datos de tipo x, y y z), identifica posibles caminos de compromiso e informa sobre su posible impacto».
LO MEJOR «Evalúa las prácticas de seguridad para (datos de tipo x, y y z). Identifica posibles puntos de exposición y busca vulnerabilidades conocidas. Informa sobre el impacto potencial del compromiso y sugiere estrategias para la mitigación».

2. Satisfacción del cliente

BUENO «Utilizando los datos disponibles de los clientes, proporciona una puntuación de 1 a 10 para la satisfacción general del cliente, siendo 1 bajo y 10 alto».
MEJOR «Utilizando datos de clientes, incluyendo encuestas, publicaciones en redes sociales e interacciones de servicio al cliente, proporciona una puntuación promedio de satisfacción de 1-10 y sugiere maneras de mejorar la satisfacción». 
LA MEJOR «Utilizando datos de clientes de los resultados de encuestas, publicaciones en redes sociales, interacciones de servicio al cliente y bases de datos de CRM, proporciona una puntuación promedio de satisfacción, sugiere formas de mejorar la satisfacción y determina la causa más común de insatisfacción entre los clientes».

3. Cumplimiento normativo

BUENO «Evalúa las prácticas de seguridad actuales con respecto a las regulaciones de cumplimiento financiero relevantes».
MEJOR «Compara las prácticas de seguridad existentes con los requisitos de cumplimiento financiero, como la Ley de Secreto Bancario, Conozca a su Cliente y Anti-Lavado de Dinero».
LA MEJOR «Evalúa la efectividad de las prácticas de seguridad actuales para cumplir con los requisitos de cumplimiento, incluida la Ley de Secreto Bancario, Conozca a su Cliente y Anti-Lavado de Dinero. Además, sugiere estrategias para mejorar el cumplimiento».

4. Buena estrategia de inversión

BUENO «Dadas las condiciones actuales del mercado, determina la mejor estrategia de inversión para obtener rendimientos consistentes».
MEJOR «Utilizando las condiciones actuales del mercado como guía, crea una estrategia de inversión que produzca rendimientos consistentes al tiempo que minimice el riesgo».
LA MEJOR «Sugiere 3 estrategias de inversión para maximizar las condiciones del mercado y minimizar el riesgo. Crea una estrategia que priorice los retornos, un segundo saldo retornos y riesgo, y la última estrategia se centre en la reducción del riesgo».

5. Seguridad de los datos de los pacientes 

BUENO «Determina 4 posibles puntos de compromiso para los procesos de entrada de datos de los pacientes».
MEJOR «Compara la tasa de incidentes de seguridad de datos internos con los de toda la industria. Determina si hay factores comunes en las violaciones de datos y si nuestra organización comparte esos factores».
LA MEJOR «Analiza las causas de violación de datos más comunes en nuestra organización y ordénalas por su causa raíz. Determina su impacto potencial y sugiere 4 maneras de reducir los riesgos de entrada de datos de los pacientes».

6. Planes de tratamiento

BUENO «Evalúa la eficacia general de los planes de tratamiento del paciente y proporciona un porcentaje de éxito».
MEJOR «Determina las causas más comunes de fracasos del plan de tratamiento y sugiere 5 maneras de mejorar los resultados del tratamiento».
LA MEJOR «Identifica la tasa de éxito de los planes de tratamiento junto con las causas más comunes de fracaso. Sugiere formas para que los profesionales de la salud mejoren los resultados del tratamiento y formas de aumentar la adopción de los pacientes».

7. Documentación médica

BUENO «Determina la tasa de exactitud general de la entrada de documentación médica y proporciona los resultados como porcentaje». 
MEJOR «Proporciona una tasa de error porcentual de entrada de documentación y determina los tipos de error más comunes en la entrada de datos». 
LA MEJOR «Primero, determina las causas más comunes de errores de documentación. A continuación, evalúa el tiempo medio que tarda el personal en introducir los datos. Finalmente, sugiere 3 maneras de mejorar la precisión y reduce el tiempo dedicado a la entrada de datos».

Hospitality

1. Satisfacción del huésped

BUENO «Utilizando los comentarios de los huéspedes y los datos de las encuestas de las bases de datos internas, crea una puntuación promedio de satisfacción de 1 a 10, con 1 muy insatisfecho y 10 muy satisfecho».
MEJOR «Determina un nivel promedio de satisfacción para los huéspedes utilizando los comentarios y los datos de la encuesta. Identifica la queja más comúnmente reportada, y proporciona contexto sobre cómo esta queja afectó las puntuaciones promedio».
LA MEJOR «Evalúa la encuesta, los comentarios de los huéspedes y los datos de las redes sociales para determinar el nivel promedio de satisfacción de los huéspedes. Determina la queja más común y sugiere 3 maneras de mejorar la satisfacción del huésped con (x) plazo y (y) presupuesto».

2. Reconocimiento de marca

BUENO «Utilizando datos de sitios de revisión y plataformas de redes sociales, determina el nivel de reconocimiento de marca para nuestro negocio en comparación con negocios del mismo tipo».
MEJOR «Evalúa nuestro nivel actual de reconocimiento de marca en comparación con los competidores utilizando datos de sitios de revisión y plataformas de redes sociales. Luego, determina qué características son compartidas por las marcas más reconocidas».
LA MEJOR «Primero, compara nuestro reconocimiento de marca con otras marcas en el área local utilizando los datos disponibles. Realiza un análisis de nuestras palabras clave objetivo (x, y y z) y determina cómo nos clasificamos en SEO. Por último, sugerimos formas en las que podemos mejorar nuestro ranking de marca tanto en la búsqueda como con los clientes».

3. Eficiencia de la dotación de personal

BUENO «Calcula el número promedio de horas trabajadas por los empleados, junto con el número promedio de horas extras por empleado».
MEJOR «Determina el número promedio de horas regulares y extras trabajadas por los empleados, junto con la razón más común de horas extras».
LA MEJOR «Compara el número actual de empleados con las cargas de trabajo existentes y determina si hay suficientes empleados para completar el trabajo sin requerir horas extras. Si la respuesta es negativa, sugiere otras formas que no sean la contratación de nuevo personal para que los procesos que requieren un uso intensivo de recursos puedan ser racionalizados».

4. Estrategia de comunicación

BUENO «Determina la tasa de apertura promedio de campañas de email marketing y la tasa de clics para los anuncios en redes sociales».
MEJOR «Calcula la tasa de apertura media de las campañas de marketing y el número medio de clientes que toman medidas, como hacer clic en sitios web o hacer una reserva».
LA MEJOR «Evalúa la tasa de apertura promedio de correos electrónicos de marketing y publicaciones sociales, junto con el número promedio de conversiones. Luego, escribe un mensaje de correo electrónico y una publicación social que anime a los invitados a tomar medidas».

Organizaciones sin fines de lucro

1. Donaciones de donantes

BUENO «Determina el número de donantes que hacen contribuciones únicas, los que contribuyen una vez al año y los que contribuyen cada mes».
MEJOR «Calcula el número total de donantes y desglosa sus donaciones por tipo: Una vez, mensual y anualmente. Determina si los valores y frecuencias promedio de donación están aumentando o disminuyendo».
LA MEJOR «Determina el número total de donantes y cuánto donan individualmente y en promedio. Calcula si los valores totales de donación están aumentando o disminuyendo, y evalúa si los niveles actuales de donación son suficientes para sostener las operaciones».

2. Percepción pública

BUENO «Usando datos de correos electrónicos, sitios de redes sociales y encuestas, determina si la percepción general del público de la organización es positiva o negativa».
MEJOR «Utilizando los datos disponibles, determina si la percepción pública de la organización es positiva o negativa. Si es negativo, sugiere 3 maneras de mejorar la percepción».
LA MEJOR «Determina los comentarios positivos y negativos más comunes sobre la organización, junto con su frecuencia. Sugiere 3 formas de abordar específicamente los comentarios negativos y crea un conjunto de 4 publicaciones sociales para ayudar a mejorar la percepción del público».

3. Estrategias de recaudación de fondos

BUENO «Determina el valor en dólares generado por los eventos de recaudación de fondos en los últimos 6 meses». 
MEJOR «Calcula la cantidad total generada por los eventos de recaudación de fondos durante el año pasado. Determina qué eventos y campañas aportaron más dinero».
LA MEJOR «Determina qué eventos y campañas de recaudación de fondos en los últimos 12 meses generaron más dinero. Compara estos eventos y campañas y determine qué tienen en común».
BUENO «Determina el nivel actual de interacción de clientes y donantes con las publicaciones en las redes sociales». 
MEJOR «¿Qué plataforma social es preferida por los clientes? ¿Cuál es preferido por los donantes? ¿Con qué tipo de publicaciones es más probable que interactúen?».
LA MEJOR «Determina la plataforma de redes sociales más popular utilizada por los clientes y por los donantes para interactuar con la organización. Crea 4 posts cada uno para donantes y clientes diseñados para su plataforma social preferida».

Servicios profesionales

1. Segmentación del mercado

BUENO «¿Qué cuota de mercado (x) es propiedad de nuestro negocio? ¿Dónde nos clasificamos en comparación con negocios similares en el área local?».
MEJOR «¿Qué porcentaje del mercado local (x) es propiedad de nuestro negocio? Dadas las características del público objetivo (a, b y c), ¿donde nos clasificamos en comparación con empresas similares?».
LA MEJOR «Dadas las características del público objetivo (a, b y c), y nuestra cuota actual de mercado local basada en los datos disponibles, ¿donde clasificamos? Si los competidores están por encima de nosotros, ¿qué están haciendo de manera diferente? Sugiere 3 formas de capturar nuestro mercado objetivo».

2. Programación de citas

BUENO «Evalúala retroalimentación de los clientes sobre el proceso de programación y cambio de citas. ¿Cuál es el desafío más común reportado?».
MEJOR «¿Qué porcentaje de clientes reportan problemas con el proceso de programación? ¿Qué porcentaje del personal informa problemas? ¿Existen preocupaciones comunes? En caso afirmativo, ¿cómo pueden abordarse?».
LA MEJOR «¿Son sostenibles los horarios actuales dados los niveles actuales de personal? ¿Está aumentando o disminuyendo el volumen total de citas de clientes, y están satisfechos con el proceso? Sugiere 3 maneras de mejorar el proceso de programación».

3. Desarrollo de la estrategia

BUENO «Utilizando los datos de mercado disponibles, crea 3 estrategias para ayudar a capturar una mayor cuota de audiencia».
MEJOR «Identifica las empresas de servicios locales con la mayor cuota de audiencia, luego crea 3 estrategias: 1 para el crecimiento a corto plazo, 1 para la generación de ingresos constante y 1 para el éxito a largo plazo».
LA MEJOR «Identifica a los líderes del mercado local y lo que los diferencia de otras empresas de servicios. Utilizando estos datos, crea 3 estrategias para el crecimiento a corto, medio y largo plazo, y sugiere indicadores clave de rendimiento (KPI) para monitorear cada uno».

4. Accesibilidad del servicio

BUENO «Utilizando datos de encuestas y comentarios por correo electrónico, determina tanto el número total de veces que los clientes no han podido reservar un intervalo de tiempo preferido como el porcentaje de reservas de servicios que resultan en la segunda o tercera opción».
MEJOR «Determina el número de veces que los clientes no han podido reservar su hora preferida o asesor de servicio preferido. Calcula estos datos para los últimos 3, 6 y 12 meses. Analiza la tendencia resultante».
LA MEJOR «Calcula el número de reservas fallidas y el número de opciones de la segunda o tercera franja horaria. Compara esto con los datos demográficos del cliente. ¿Existe un subconjunto de clientes o servicios que crean conflictos de accesibilidad?».

Minorista

1. Gestión de inventario

BUENO «Calcula los niveles de inventario actuales para (x producto) junto con la curva de demanda para este producto durante los últimos 6 meses». 
MEJOR «Determina tanto el número de (x productos) en stock como el número de pedidos o en envío. Compara este número con la demanda actual, y en base a datos históricos y actuales, calcula esta curva para los próximos 6 meses».
LA MEJOR «Realiza un análisis histórico del inventario (x producto) en los últimos 12 meses. Reporta cualquier salida de stock junto con cualquier producto de exceso de stock que no se vendió. Determina cuánto inventario debe almacenarse en el sitio para satisfacer la demanda actual».

2. Análisis de proveedores

BUENO «Calcula el número de veces (x proveedor) ha perdido un envío o ha retrasado las entregas. Compara este número con proveedores similares».
MEJOR «Determina el número de envíos perdidos y entregas retrasadas para (x proveedor) en los últimos 6 meses. Calcula el coste de estos envíos perdidos o retrasados».
LA MEJOR «Calcula el número total de envíos perdidos y entregas retrasadas para (x proveedor) durante los últimos 3 meses, 6 meses y 12 meses. Analiza estos números e informe sobre la tendencia».

3. Sentimiento del consumidor

BUENO «Usando encuestas de retroalimentación, reseñas de productos y datos de servicio al cliente, determina si el sentimiento general hacia nuestra marca es positivo, negativo o neutral». 
MEJOR «Analiza las quejas más comunes y las menciones positivas de nuestra marca a través de las redes sociales y las reseñas en línea, junto con encuestas y correos electrónicos de retroalimentación. ¿Cuáles son los 3 positivos más mencionados y los 3 negativos más mencionados?».
LA MEJOR «Usando la revisión en línea, la encuesta de retroalimentación, el correo electrónico y los datos de las redes sociales, determina el sentimiento negativo más común del consumidor. Proporciona 3 opciones para ayudar a abordar este problema y mejorar el sentimiento del consumidor».

4. Predicciones de la demanda

BUENO «Determina la curva de demanda para (productos x, y y z) durante los últimos 6 meses, y prediga la demanda para los próximos 6 meses». 
MEJOR «Compara la demanda de (productos x, y y z) en los últimos 6 meses con la demanda de los últimos 12 meses. Determina si la demanda está disminuyendo o aumentando, y predecir la demanda probable para los próximos 6 meses».
LA MEJOR «Determina la demanda en los últimos 12 meses para (productos x, y y z). Analizar el impacto de las vacaciones y temporadas en esta demanda, y determina si hay algún impacto significativo. Prediga la demanda para los próximos 6 meses, teniendo en cuenta las próximas vacaciones o los cambios estacionales».

A medida que las tecnologías generativas mejoren y las empresas adquieran experiencia con las herramientas de IA, la naturaleza de los «prompts» cambiará naturalmente. El resultado es que siempre hay espacio para mejorar. Considera las recomendaciones anteriores como un comienzo, una manera de que tu compañía obtenga datos esenciales sobre el sector y detecte tendencias fundamentales que de forma natural conducen a más interrogantes y mejores soluciones.

¡Esperamos que estos «prompts» te inspiren y te ayuden a aprovechar al máximo las herramientas de IA en tu negocio!

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Trabaja con más inteligencia: Cómo aprovechar mejor los datos

  septiembre 5, 2024
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6 minutos de lectura

¿Quieres que tu departamento contable y financiero sea más eficiente y tome decisiones más acertadas? La respuesta está en la gestión de datos. Los directivos con más éxito saben cómo explotar los datos de su ERP y transformarlos en información útil para la toma de decisiones estratégicas.

  • Descubre cómo el Big Data puede revolucionar tu gestión contable y financiera.
  • Te dejamos algunos consejos para optimizar la gestión de datos y que puedas tomar decisiones más estratégicas. 

En la era digital, las empresas generan una cantidad ingente de datos cada día. Si estos datos se analizan correctamente, pueden convertirse en una valiosa herramienta para optimizar procesos, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones más estratégicas.

La gestión eficiente de la información es clave para mejorar la toma de decisiones y optimizar los resultados. Los departamentos contables y financieros están en una posición única para liderar esta transformación. Con la integración de herramientas de Big Data y soluciones Cloud ERP, es posible aprovechar al máximo los datos disponibles y trabajar de manera más inteligente.

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Cómo el Big Data puede ayudar a mejorar la productividad de las organizaciones 

Hoy en día, el volumen de datos generados por las empresas es inmenso. Estos abarcan desde datos de transacciones financieras hasta las comunicaciones con los clientes que se registran en un CRM (Customer Relationship Management. 

Entre tantos datos es importante discernir cuáles son de utilidad, asegurar su veracidad e integridad y disponer de la adecuada información en el momento oportuno.

Si esta valiosa información se gestiona correctamente, puede ofrecer datos clave para la toma de decisiones empresariales. Sin embargo, el verdadero desafío radica en cómo utilizar estos datos de manera efectiva para impulsar la productividad y optimizar la toma de decisiones en las empresas.

La gestión de datos ya no es solo una tarea técnica; se ha convertido en un componente estratégico esencial para cualquier organización. Los departamentos contables y financieros deben estar a la vanguardia en la implementación de soluciones de Big Data que les permitan analizar grandes volúmenes de información y transformar esos datos en decisiones prácticas y rentables.

El Big Data permite identificar patrones y tendencias que, de otro modo, pasarían desapercibidos. Por ejemplo, un análisis detallado de las transacciones financieras puede revelar áreas donde se pueden reducir costes o mejorar la eficiencia operativa. Además, al cruzar estos datos con información externa, como tendencias de mercado o cambios en la regulación, es posible anticiparse a riesgos y aprovechar oportunidades.

¿Estás listo para transformar la gestión de datos en tu empresa? Descubre cómo los softwares ERP de Sage pueden ayudarte a trabajar con más inteligencia y llevar tu empresa al siguiente nivel. ¡Conoce nuestras soluciones!

Consejos para que los directores financieros optimicen la gestión de datos

En muchos casos, los directores no disponen de datos fiables, útiles o fáciles de asimilar en el momento oportuno. Para optimizar esta gestión, los directores financieros pueden seguir los siguientes consejos.

1. Compilar los datos con mayor eficacia

Muchas empresas se encuentran con el problema de que la información no fluye de la misma manera desde las diferentes partes de la empresa.

No son pocos los directivos que se encuentran con el problema de «compartimentos estancos o silos», datos que no se comparten con el resto de la empresa. Esto dificulta a los líderes empresariales el acceso y uso de datos relevantes de las diferentes áreas del negocio.

Cuanto más se tarda en reunir los datos, más se reduce la posibilidad de actuar en base a ellos. Es por ello, que las empresas competitivas necesitan encontrar soluciones que suministren los datos correctos a tiempo.

Utilizar la analítica de datos y las capacidades de business intelligence o inteligencia empresarial permiten:

  • Hacer mejores predicciones a efectos de planificación.
  • Lograr mayor visibilidad y colaboración.
  • Agilizar las respuestas.
  • Tomar decisiones empresariales más inteligentes basadas en los datos.

2. Obtener los datos correctos en el momento oportuno para tomar decisiones empresariales vitales

Una vez compilados los datos, es necesario facilitar el acceso a las personas adecuadas y de la mejor forma para que la información sea comprensible. 

La información es un recurso que en muchos casos debe ser compartida por diferentes departamentos. Por ello, las soluciones ERP han sido diseñadas para derribar los compartimentos estancos de las organizaciones. Esto se consigue mediante la conexión de departamentos y procesos, mejorando la visibilidad y perspectiva sobre cómo se está gestionando la empresa.

Las grandes empresas con herramientas analíticas integradas en su tecnología tienen una capacidad superior de visualizar información útil.

La existencia de un gran volumen de datos genera la problemática de protegerlos, tanto a nivel interno como de las amenazas cibernéticas. Son muchos los empleados que acceden a información a la que no deberían poder acceder. Para minimizar el riesgo de puntos débiles, se puede hacer los siguiente:

  • Usar la analítica para detectar y limitar el fraude.
  • Construir sistemas para prevenir los robos.
  • Facilitar diferentes niveles de acceso a determinada información.
  • Asegurar el cumplimiento de las normativas, aplicando rigurosos protocolos de protección de datos a fin de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.

Software ERP: Tu aliado en la gestión de datos

El software ERP de Sage es una solución integral diseñada para ayudar a los directores financieros y a las empresas a gestionar mejor sus recursos. Esta plataforma no solo centraliza todos los datos en un solo lugar, sino que también ofrece herramientas avanzadas para su análisis y explotación.

Al utilizar un software ERP, los departamentos contables y financieros pueden conseguir:

  • Centralizar la información: todos los datos están accesibles en tiempo real desde una única plataforma, lo que facilita su gestión y análisis.
  • Mayor eficiencia: puedes automatizar tareas repetitivas, reducir errores y agilizar los procesos contables.
  • Mejor toma de decisiones: te facilita que puedas identificar tendencias, patrones y anomalías en los datos para tomar decisiones más informadas.
  • Mayor precisión en tus predicciones: esto te permite anticiparte a riesgos potenciales y oportunidades futuras gracias a modelos de análisis predictivo.
  • Personalización: podrás ofrecer servicios más personalizados a tus clientes en función de sus datos.

Gracias a las herramientas de Big Data y soluciones ERP, las empresas pueden tomar decisiones más precisas y estratégicas.

Por lo tanto, en un entorno empresarial en constante cambio, trabajar con más inteligencia en la gestión de los datos es esencial para mantenerse competitivo. Los departamentos contables y financieros tienen la oportunidad de liderar esta transformación mediante el uso eficiente de Big Data y soluciones avanzadas como los ERP de Sage. Aprovechar al máximo los datos disponibles no solo mejora la productividad, sino que también permite tomar decisiones más precisas y estratégicas, allanando el camino hacia el éxito.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Barreras en la nube: Principales retos en la adopción de soluciones cloud por las pymes

  agosto 30, 2024
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7 minutos de lectura

La sensación de falta de seguridad y desconocimiento sobre los servicios en la nube son los principales obstáculos para adoptar soluciones cloud.

  • Es recomendable formar a los profesionales para que sepan utilizar las soluciones cloud desde el primer día y sacarle el máximo partido.
  • Esta tecnología puede redimensionarse, por lo que no es preciso contratar o invertir una gran cantidad económica en una sola vez.

Los últimos datos facilitados por la Unión Europea constatan que España es un país en el que está costando el uso de servicios en la nube. Tan solo el 27,2% de las compañías afirma que los emplea. Es un porcentaje bajo que dista del 38,9% de la media europea. 

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Actualmente hay numerosas soluciones cloud sencillas como Sage Active para tener la facturación y contabilidad bajo control de forma sencilla. ¡Haz clic para conocer más!

España y la nube: ¿por qué el avance es más lento que en Europa?

En España, el avance de las soluciones cloud también va más lento. La tasa de crecimiento es del 0,4%. Este dato está nuevamente lejos del 7% de la tasa de la Unión Europa. Es una situación que llama la atención porque, desde el año 2020, la demanda de servicios en la nube está creciendo al 10% mensual, según el Observatorio del Cloud y la Pyme de Jotelulu en el que se han analizado más de 3.300 empresas, la mayoría pequeñas y medianas empresas. 

Estas buenas previsiones llevan a Gartner a estimar que el mercado total de la nube crecerá un 20% en 2024, superando los 630.000 millones de euros. Y, precisamente, el segmento de la pyme es el de mayor potencial de crecimiento.

Y, ¿qué sucede? ¿Por qué se produce esta lentitud en un país que, además, está en el punto de mira de las grandes compañías de tecnología y, en concreto, de los centros de datos con soluciones cloud? Varios son los factores que explican esta situación. A continuación, abordamos los más relevantes y cómo se pueden superar las principales barreras para aprovechar las ventajas de la nube: competitividad, productividad, eficiencia y costes, movilidad, escalabilidad y agilidad, entre otras.

Las soluciones cloud en las pymes

Alrededor del 26% de las pequeñas empresas y del 48% de las medianas en España utilizan alguna solución en la nube, de acuerdo con los datos de Eurostat. Son porcentajes todavía relativamente bajos a pesar de la pandemia de 2020, que aceleró la transformación digital; de la puesta en marcha de iniciativas como el programa Kit Digital y del marco legal del RGPD en relación a la seguridad de la información. 

Y queda mucho por avanzar porque las soluciones cloud que se están adoptando en las pymes son todavía, en general, bastante básicas. Los datos del INE apuntan a que el 82,5% de las contrataciones de servicios en la nube se corresponde con el correo electrónico. Le sigue, con el 80%, el almacenamiento de archivos, y el servidor de base de datos (70%). 

En menor medida se opta por herramientas relacionadas con los test y pruebas (28%); ERP (38%); CRM (39%) o software contable (41%). En un punto intermedio, nos encontramos con Office (64%) y el antivirus (63%).

Además, se observan diferencias por sector de actividad de acuerdo con el INE. Las empresas relacionadas con la información y la comunicación son las que más adoptan las soluciones cloud (72%), al igual que el sector TIC (68%) y las actividades profesionales (56%). En el lado opuesto, se hallan la hostelería (33%), el comercio (32%) y la industria (28%) a pesar de su interés creciente, tal y como sucede en el retail y segmento inmobiliario.

Desde el punto de vista territorial, el ranking está liderado por Cataluña (30,8%) y Madrid (16,6%), seguidas de Andalucía (13%). A la cola, figuran Cantabria (1%), Extremadura (1,3%) y La Rioja (1,4%), según Jotelulu. Una radiografía que se explica por la ubicación de los principales núcleos poblacionales y, sobre todo, del desarrollo empresarial y su localización.

España tiene todavía un nivel bajo de adopción de soluciones cloud en las empresas, especialmente en las pymes. 

Los datos de la utilización de soluciones cloud en la pyme anticipan ya cuáles son algunos de los principales problemas que presentan para abrazar esta tecnología. Pero aún hay más allá de la actividad que desarrollan y la necesidad de ser más o menos intensivos en tecnología y de la ubicación territorial dentro de España. ¿Cuáles son? Te los contamos los más genéricos:

Dificultad 

A día de hoy, muchas de estas aplicaciones les resultan complejas para gestionar el día a día porque no conocen cómo operar en ese espacio cloud. En las pequeñas y medianas empresas, no es habitual que tengan en sus plantillas profesionales relacionados con la nube. También les resulta complejo entender los contratos a firmar con algunos proveedores. 

Inseguridad

Un 30% de las empresas afirma tener esta barrera al creer que los datos e información no están seguros en las soluciones cloud. Esto se debe a que no se tiene claro dónde se almacenan realmente. También temen la “pérdida” o “robo” de la información al no depositarse en un espacio físico que, además, les resulta desconocido. Relacionado con este factor, está a su vez el hecho de que no saben de quién es la responsabilidad en caso de que suceda algún problema. Y aún hay más: miedo a la privacidad y confidencialidad.

Precio

El coste de los servicios en la nube se sigue viendo como un problema por el 53,7% de las empresas según Jotelulu. El motivo radica en que hay que pagar por su uso y, a veces, por instalar determinados sistemas en función de la solución cloud elegida. Además, en algunos casos, la cantidad es variable, lo que apunta el 26%. Tener que contratar fuera las soluciones cloud se ve como una importante barrera.

Miedo al cambio

El 43,3% del tejido empresarial apunta este factor. En gran parte se produce porque a las pymes se les “come” el día a día y ven como un problema tener que adoptar otras formas de trabajar. ¿Por qué? Creen que puede haber una pérdida de tiempo de trabajo y de efectividad. 

Infraestructura

A pesar del despliegue de redes para garantizar un buen acceso a internet, hay empresas que apuntan a que tienen una mala conexión. Esto supone un hándicap para utilizar de forma eficiente las soluciones cloud. 

Consejos para superar las barreras cloud

Todas las barreras que hemos comentado anteriormente tienen solución. Y, además, no es compleja. Si es tu caso y te preguntas qué puedes hacer, aquí van algunas propuestas para que des el salto a las soluciones cloud: 

  • Barreras psicológicas: el miedo al cambio y el desconocimiento puedes paliarlos informándote bien sobre las herramientas y trabajando con proveedores que sean de confianza y con servicio de soporte para resolver cualquier duda o problema.
  • Sencillez: en el mercado hay numerosas soluciones. Es posible así que elijas aquellas que sean más fáciles e intuitivas de manejar como es el caso de Sage Active para la facturación y contabilidad. 
  • Seguridad: las infraestructuras cloud cuentan con sistemas robustos, especialmente frente a ciberataques. Además, cumplen con toda la normativa vigente. Pero, si consideras que la información es crítica, también puedes optar por un sistema híbrido: integrar una solución cloud de una empresa en el sistema de tu pyme.
  • Precio: el servicio en la nube no debes verlo como un coste porque tiene un impacto positivo en la empresa. Debes pensar que es una inversión. No obstante, siempre tienes que elegir aquella solución cloud que realmente se adapte a tus necesidades. Opta por aquellas que no precisan instalación ni mantenimiento, reduciendo costos. Además, la inversión la puedes hacer poco a poco porque las aplicaciones en la nube se escalan y redimensionan.
  • Formación: es necesario que formes a la plantilla en las soluciones para que sepan cómo operar. Así evitas todos los problemas de la gestión diaria y tener que incorporar profesionales TIC a la plantilla o un servicio adicional de soporte para pequeños inconvenientes que te puedan surgir.
  • Contratación: el problema de contratar soluciones cloud se puede suplir con el contrato estándar europeo, creado para evitar la falta de comprensión y conocimiento, así como el uso de términos complejos, entre otras ventajas. 

Todos estos consejos te ayudarán a superar las barreras y falsas creencias en torno a las soluciones cloud. Pero recuerda algo muy importante: ponte siempre en manos de expertos para dar este salto a la nube. 

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La transformación digital de Sumisur de la mano de Sage 200

  agosto 27, 2024
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Sumisur opera en el sector industrial, abarcando toda la península ibérica. Tras más de cuatro décadas de crecimiento, había llegado el momento de emprender una transformación digital a fondo. Descubre por qué se decantó por Sage 200 y el cambio que ha representado para su negocio.

  • Cuando las organizaciones se expanden, llega un punto en el que deben digitalizar su operativa. Sumisur necesitaba dar ese salto cualitativo en su día a día.
  • Sage 200 fue la solución elegida, un ERP de gestión empresarial, flexible y modular que simplificó su flujo de trabajo y se adaptó perfectamente a las exigencias del sector industrial.

Creada en 1979, desde sus inicios Sumisur se ha especializado en el sector industrial. Con sede en Córdoba, muy pronto se fue extendiendo, por lo que en la actualidad no solo brinda sus servicios en el territorio nacional, sino también en Portugal, cubriendo toda la península ibérica.

Con la colaboración de algunas de las marcas más reconocidas a nivel internacional, proporciona un servicio completo al cliente que abarca desde el suministro industrial clásico hasta soluciones integrales de tipo más técnico o diseñadas a medida. Desde 2017 también forma parte de ASIDE, el grupo de compras más relevante del sector industrial a nivel nacional, por lo que sus necesidades operativas han ido creciendo a la par de su volumen de negocio.

¡COMPARTE! La digitalización juega un rol cada vez más protagónico en el sector industrial. ¡Descubre el viaje de Sumisur hacia la eficiencia operativa de la mano de Sage 200!

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Los principales retos que afrontaba Sumisur

Fiel a su filosofía de ofrecer soluciones en vez de productos, Sumisur buscaba un partner que le ayudara a “llevar a cabo un plan global de transformación digital de la empresa”, según su gerente Fran Romero. Lo encontró en Idesa, donde los hemos ayudado a superar los desafíos que afrontaba en su proceso de digitalización, desde junio de 2023.

1. Gestionar mejor la información

La ampliación del catálogo de productos y la base de clientes conlleva una mayor complejidad en la gestión empresarial, convirtiendo el análisis de datos en una tarea imprescindible. Sumisur cuenta con ungran catálogo, opciones muy variadas en su cartera industrial y muchos clientes, por lo que necesitaba aprovechar al máximo el potencial de los datos. Su ERP no les permitía realizar un “tratamiento de la información más complejo y avanzado. Por eso decidimos cambiar a Sage”, explicó Romero.

2. Afinar el análisis económico

Cuando una empresa crece, el tratamiento y análisis de la información financiera es fundamental para tomar decisiones estratégicas. Con el aumento de la complejidad operativa y la expansión del mercado, disponer de datos económicos precisos y actualizados permite:

  • identificar tendencias,
  • evaluar el rendimiento,
  • anticiparse a posibles desafíos
  • y optimizar los recursos.

Romero indicó que Sumisur también requería una “mayor capacidad de análisis económico y financiero de los datos del negocio y poder integrar la política integral de la empresa dentro del propio ERP”.

3. Integrar los datos y lograr que fueran más accesibles

La dispersión en diferentes sistemas y plataformas suele conducir a inconsistencias, duplicidades y pérdida de información relevante, por lo que es imprescindible que todos los departamentos colaboren y accedan a datos actualizados y precisos. Sumisur también se enfrentaba a ese reto: “en general, lo que necesitábamos era un ERP que integrase todas esas funcionalidades y necesidades dentro del propio sistema y no tuviésemos que tener aplicaciones satélites que no estaban interconectadas con el propio ERP”, dijo su gerente.

La solución que propuso Idesa: Sage 200

Sumisur partía de una solución en local que había dejado de satisfacer sus requerimientos como negocio en expansión. Al operar en el sector industrial con empresas del área automovilística, metalúrgica y alimentaria, entre otras, demandaba una solución potente y centralizada que agilizara su operativa diaria y les ayudara a tomar decisiones más informadas con datos en tiempo real.

En Idesa, consideramos que Sage 200 sería una alternativa ideal ya que es un software flexible que no solo automatiza muchos de los procesos manuales de la organización, sino que ofrece además opciones de Business Intelligence y facilita una gestión comercial completa integrando todos los procesos empresariales en una sola plataforma para optimizar la colaboración entre los diferentes departamentos e impulsar la eficiencia.

“Decidimos embarcarnos en un cambio de ERP. Teníamos un ERP de ámbito más local con el que veníamos trabajando muy bien y cubría nuestras necesidades, pero ya necesitábamos un tratamiento de la información más complejo y avanzado. Por eso decidimos cambiar a Sage” – Fran Romero, Gerente de Sumisur.

La transformación digital de Sumisur: beneficios y resultados clave

La implantación de Sage 200 ha supuesto un cambio positivo en la operativa de Sumisur, lo que no ha tardado en reflejarse a nivel de negocio.

Agilización de los procesos internos

A medida que una empresa progresa, las tareas administrativas se multiplican, por lo que amenazan con crear cuellos de botella si no se gestionan adecuadamente. En Idesa implementamos un desarrollo para la creación rápida de artículo, una solución “que nos ha ayudado bastante porque, por nuestro tipo de negocio, tenemos una cantidad grandísima de productos y variedad de referencias”, como confirmaron desde Sumisur.

Eliminar el papel

Con el paso del tiempo, la gestión de la documentación en papel se vuelve insostenible y lastra la eficiencia. El acceso y recuperación de los documentos es un proceso lento y laborioso que afecta la productividad y el servicio a los clientes. Por ese motivo, Romero indicó que “otro de los desarrollos con los que nos ha ayudado Idesa es el proceso de aprobación de documentos digitalmente, aprobar los pedidos, aprobar las ofertas… Y esto nos ha permitido eliminar el papel de nuestro flujo de trabajo”, de manera que han ganado en velocidad y sostenibilidad.

Acceso a información en tiempo real

Las organizaciones que trabajan en el sector industrial necesitan ser dinámicas y proporcionar soluciones rápidas a sus clientes. En Idesa los ayudamos a integrar en Sage 200 una herramienta de movilidad para que los técnicos de Sumisur pudieran reportar en tiempo real todo lo que sucedía. Así el back office podía gestionar mejor todo y cerrar antes los partes. Como resultado, han agilizado su operativa cotidiana y brindan un servicio más eficiente.

Centralizar toda la información

Con la expansión empresarial, la eficiencia operativa puede verse comprometida si la información se encuentra en diferentes departamentos. Algo que ralentiza los procesos y a menudo aumenta los costes operativos. Con Sage 200, Sumisur pudo concentrar la información para que fluyera fácilmente por todas las áreas. Ello les ha permitido optimizar sus recursos y mejorar la productividad, proporcionando además una base sólida para “análisis de los datos económicos y financieros de la empresa mucho más fiables y completos”, de acuerdo con Romero.

“Nuestro plan de futuro es seguir creciendo en volumen de facturación, número de clientes y en servicios ofrecidos en general de la mano de Sage”, admitió Sumisur, una empresa que ha llevado a cabo con éxito su transformación digital en el sector industrial para seguir siendo competitiva en un entorno dinámico durante los próximos años.

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¿Qué beneficios aporta el asesoramiento digital de distribuidores y partners a las pymes?

 
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La irrupción de tecnologías como la inteligencia artificial, la computación en la nube y el análisis de datos ha puesto de manifiesto la necesidad de crear un entorno digital ágil. El asesoramiento digital ayuda a las pymes a afrontar mejor sus retos estratégicos a largo plazo. Descubre qué beneficios aporta.  

  • El 55% de los distribuidores de TI ha prestado más asesoría estratégica durante el último año, según un estudio global realizado por Sage, una muestra del interés de las empresas por digitalizarse.
  • Las pymes que cuenten con los partners tecnológicos adecuados podrán avanzar por el “carril rápido”, minimizando riesgos mientras aprovechan el potencial de las nuevas soluciones tecnológicas para ganar una ventaja competitiva.

Los proyectos de digitalización a gran escala aumentan la eficiencia, reducen costes y fomentan la innovación. Las pymes son más conscientes de ello, por lo que la demanda de IA y automatización ha aumentado. En ese contexto, los distribuidores y partners tecnológicos son una pieza clave, ya que pueden ofrecer un servicio de asesoramiento digital dirigido a agilizar la transformación. De esta forma, las empresas puedan implementar soluciones adaptadas a sus necesidades que realmente impulsen su crecimiento.

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En Sage hemos constatado que las empresas se están apoyando cada vez más en sus proveedores tecnológicos. En el informe “El crecimiento del canal TI está impulsado por la demanda de servicios de asesoría digital por parte de las pymes” se apreció que piden ayuda fundamentalmente en tres áreas:

  • Ciberseguridad y protección de datos.
  • Transformación digital y adopción de las nuevas tecnologías.
  • Optimización de las operaciones y mejora de la eficiencia.

Los asesores digitales pueden ir un paso más allá facilitando la adopción de metodologías ágiles y promoviendo prácticas de innovación abierta para que las organizaciones ganen flexibilidad y puedan adaptarse rápidamente a las tendencias emergentes.

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¿Quieres conocer más detalles sobre el papel del asesoramiento digital en el área empresarial? Descarga el informe “El crecimiento del canal TI está impulsado por la demanda de servicios de asesoría digital por parte de las pymes”.

Cinco grandes ventajas del asesoramiento digital para las pymes

Las empresas actuales no solo se enfrentan al reto de la digitalización, también deben ser capaces de implementar rápidamente las nuevas tecnologías. Esa “agilidad digital” es crucial para adaptarse a los cambios de un mercado sumamente dinámico, las demandas de los clientes y los avances tecnológicos. El asesoramiento digital adecuado favorecerá esa adaptabilidad, entre otros beneficios.

El 24% de los partners españoles cree que las pymes no son muy ágiles digitalmente, según el citado informe. Esto pone de manifiesto la necesidad de reforzar los servicios de asesoramiento para proporcionar una guía más eficaz que fomente la competitividad y el crecimiento a largo plazo gracias a la tecnología.

1. Asesoría especializada y personalizada

El 41% de los partners tecnológicos afirman que sus clientes prefieren programas y servicios adaptados a las necesidades específicas del sector en el que operan. También valoran más el expertise en el asesoramiento digital. De hecho, los desafíos tecnológicos actuales hacen que esa guía especializada sea esencial para encontrar soluciones a medida que impulsen el crecimiento y la resiliencia empresarial mientras se contienen los costes.

2. Aplicaciones prácticas que mejoran la eficiencia

La agilidad digital es la nueva moneda de cambio para las pymes. El 45% de ellas buscan soluciones tecnológicas que optimicen sus operaciones y mejoren la eficiencia. Los distribuidores y partners tecnológicos pueden ayudarlas a: 

  • encontrar las mejores soluciones para automatizar sus procesos, 
  • optimizar la gestión del tiempo y recursos, 
  • así como reducir las tareas manuales y repetitivas. 

Su asesoría es clave para facilitarles el acceso a soluciones innovadoras que les permitan trabajar mejor y aumentar su productividad. 

3. Acceso más fácil a soluciones avanzadas

La rápida evolución de la tecnología obliga a las pymes a incorporar las herramientas correctas lo antes posible. El 61% de los líderes del canal TI en España, por ejemplo, consideran que la IA será imprescindible para aumentar la agilidad digital del negocio. Desde los softwares de gestión empresarial como los ERP hasta las herramientas de análisis de datos y business intelligence, el asesoramiento digital es fundamental para identificar y desplegar las soluciones más avanzadas que mejoren la capacidad de reacción organizacional ante un panorama económico complejo.

4. Fomento de la innovación empresarial

El acceso a las últimas tecnologías y herramientas digitales contribuirá a que las pymes creen e implementen soluciones más novedosas. La integración tecnológica no solo optimiza procesos operativos, también potencia nuevas oportunidades para desarrollar productos y servicios más innovadores que respondan a las necesidades cambiantes del mercado. Por otro lado, el asesoramiento digital adecuado promueve un entorno de innovación donde se valoran las nuevas ideas y se facilita la colaboración.

5. Inversión inteligente con riesgo controlado

Las empresas están destinando un 15% de sus ganancias a la transformación digital, una inversión considerable que también representa un gran riesgo, de acuerdo con un informe de PwC. Los servicios de asesoramiento digital minimizan ese riesgo, por lo que las pymes deben verlos como una inversión en crecimiento y seguridad. La orientación de distribuidores de software y partners experimentados suele ahorrar costes en la implementación de las soluciones tecnológicas. No solo acelera los tiempos, sino que se anticipa a posibles problemas y permite configurar los programas y aplicaciones de manera tal que las empresas puedan aprovechar al máximo su potencial.

En resumen, los distribuidores y partners tecnológicos están llamados a convertirse en asesores de confianza para ayudar a las pymes a afrontar sus retos estratégicos a largo plazo. Su labor será cada vez más importante para que las empresas puedan sumergirse de lleno en la transformación digital.

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Cómo la sinergia entre ERP y CRM puede revolucionar la gestión empresarial

  agosto 26, 2024
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Te explicamos cómo funciona la integración entre ERP y CRM. Además, te ofrecemos consejos de enfoques organizativos para que puedas efectuarla de la forma más sencilla y productiva. 

  • En este artículo conocerás porqué un ERP y un CRM son dos herramientas complementarias.
  • La integración entre ERP y CRM ayuda en la planificación e implementación de medidas y en el control de los resultados.

La integración de ERP y CRM es una iniciativa con sentido que merece ser aprovechada al máximo. Para ello, es conveniente tomar en cuenta que se puede llegar más lejos con ciertos ajustes organizativos. 

De hecho, combinar estas dos herramientas suscita muchos aprendizajes. Hay un mundo de posibilidades y algunas actitudes e iniciativas pueden colocarte en la senda del crecimiento empresarial de la mano de ERP y CRM.

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Aunar ambición y realismo

En los tiempos que corren, poner al cliente en el centro es más una obligación que una buena práctica más. Es prioritario y exige acciones concretas. Hay que seguir el ritmo que te marcan los datos del CRM para diseñar experiencias óptimas y también para poder ajustar precios, productos, acciones publicitarias, distribución…

A partir de ahí, una vez tienes claro cuál es el camino que marcan los clientes, debes realizar acciones en tu negocio:

  • Programar las inversiones que te reclama la atención a tus clientes te exigirá tener claros los flujos de caja previstos y sus calendarios, los riesgos posibles, las fuentes de financiación que vas a emplear…
  • Analizar los recursos humanos que vas a necesitar, con sus perfiles, gestión de nóminas, estudios sobre el rendimiento, etcétera.
  • Planificar los cambios en los procesos de producción, con las entradas y salidas de datos, la organización de tareas, el control posterior de los resultados…
  • Coordinar la logística con los inventarios, elementos de transporte, rutas, procesos de almacenamiento, control de las características del ambiente en el que deben almacenarse las mercancías… 

Ahí es donde entra en juego tu ERP. Va casando las piezas para que los recursos de tu empresa se coloquen en la dirección correcta. Los datos del CRM ayudan a encontrarla orientándose hacia el cliente, pero hay que ser realistas e ir afrontando las tareas de gestión de recursos que se van presentando. 

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El factor humano en la integración de ERP y CRM

Integrar ERP y CRM supone que ambas herramientas ‘hablen’ en un ‘lenguaje’ común. Necesitas que el flujo de datos sea congruente y que los formatos de archivo y procesos de la información encajen. 

De esta forma, es mucho más sencillo que tus empleados comprendan el papel de ambas herramientas. No todos ellos manejarán ERP y CRM, muchos ni siquiera uno de los dos. Sin embargo, han de entender que la flexibilidad es necesaria y tiene un sentido marcado por los datos. Así comprenden que los ajustes frecuentes lo que buscan es adaptarse al cliente. Gracias a ello, mejora la percepción de la empresa y sus productos y está dispuesto a pagar más. Eso genera empleo y mejores condiciones salariales.

Para que todo esto sea posible, es muy importante que los cambios propiciados por la combinación de ERP y CRM sean fluidos. En ese sentido, ayuda mucho que las herramientas sean intuitivas. Deben entenderse como dos buenos compañeros más que guían las decisiones estratégicas y hacen más sencillas acciones cotidianas.

La integración de ERP y CRM debe propiciar un cambio organizativo, cultural y de gestión que oriente a la empresa hacia el crecimiento.

El papel de la automatización de ERP y CRM

Ambas son herramientas guiadas por los datos. Por lo tanto, cuando estos marcan la necesidad, pueden desencadenarse automáticamente determinados procesos. Por ejemplo, piensa en la capacidad del ERP para identificar momentos propicios desde el punto de vista del entorno y los recursos productivos. A partir de ahí, el CRM puede traducir directamente esa señal a acciones concretas que pueden llegar a activarse sin intervención humana si se dan las circunstancias adecuadas. 

Con la automatización de ambas herramientas, hay varias ventajas:

  • Los informes llegan antes y las decisiones comerciales y de gestión de recursos son más rápidas.
  • Se cometen menos errores en la implementación de medidas automáticas y menos aun cuando ambas herramientas están integradas.
  • Las herramientas automáticas pueden ser buenas para descubrir problemas y soluciones que exigen analizar grandes volúmenes de datos.
  • El control de los resultados, en muchos casos, también puede ser inmediato y sucedido por ajustes plasmados en acciones automáticas.

Romper las fronteras entre ERP y CRM

Una cuestión clave en la integración de ERP y CRM es derribar los obstáculos para un flujo compartido de datos e información. Eso supone que el ERP te ayude a introducir los datos sobre clientes en decisiones como, entre otras las que afectan a los siguientes campos:

  • Inversiones. 
  • Financiación. 
  • Planificación. 
  • Control. 
  • Diseño de procesos. 
  • Gestión de personas. 

En todas estas áreas es necesario manejar datos sobre clientes que permitan dimensionar las medidas y establecer un calendario. Al fin y al cabo, las preferencias de los clientes marcan buena parte de las decisiones sobre los recursos que se van a necesitar. 

Igualmente, el CRM ha de ser capaz de recibir el soporte de datos importantes en la relación con los clientes como, entre otros los siguientes:

  • Presupuestos comerciales.
  • Condiciones financieras de las ventas. 
  • Asignación de empleados a tareas comerciales. 
  • Trazabilidad de incidencias en procesos.
  • Disponibilidad de tesorería para poder realizar aprovisionamiento y responder a encargos de clientes.

De hecho, la atención al cliente exige tener un conocimiento profundo del negocio. En el día a día, saber cómo se encuentra tu empresa y su entorno delimita qué acciones comerciales puedes desarrollar. 

En definitiva, la integración de ERP y CRM puede verse como una inversión. Mejora la atención a los clientes y da sentido a las formas de organizar los recursos para lograrlo. Por el camino, tu empresa obtiene aprendizajes importantes que incrementan su conocimiento del negocio. 

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[GUIA] Business Intelligence en el entorno empresarial

  agosto 21, 2024
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Cómo los sistemas ERP pueden transformar la gestión de proyectos complejos

  agosto 12, 2024
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Describimos cómo apoyarse en herramientas ERP para la gestión de proyectos complejos. Te explicamos qué beneficios aporta y por qué un ERP puede ser una palanca de crecimiento empresarial.

  • La gestión de proyectos complejos es un requisito habitual para el crecimiento.
  • Las herramientas ERP aportan coherencia y organización al flujo de datos.

Los proyectos complejos son cotidianos entre las empresas de cierto tamaño. Con una dimensión media, lo normal es pensar en novedades en muchos terrenos. Por eso, al adentrarse en terreno desconocido, lo normal es que busques apoyo en herramientas que, como el ERP, facilitan la gestión de proyectos.

De hecho, las ventajas de las herramientas ERP se hacen más nítidas cuando el entorno y los proyectos se vuelven complejos. Un pequeño repaso a los beneficios que proporciona explica por qué se han vuelto imprescindibles para negocios en crecimiento. 

CONTENIDO DEL POST

El papel de las herramientas ERP en la planificación

Las labores de planificación son esenciales para cualquier gran proyecto. Permiten abordar la estrategia y dar encaje a las decisiones del día a día. Por ello, la calidad de la planificación condiciona la credibilidad del proyecto y es un factor estimulante de la implicación de las diversas partes interesadas.

En ese sentido, las herramientas ERP son un punto de encaje. Permiten un enfoque colaborativo que favorece la coordinación y que mejora mucho la comprensión del conjunto de factores implicados en la toma de decisiones. 

Diferentes tipos de control

Por un lado, en todo proyecto complejo, pueden surgir desviaciones sobre lo planificado. Las medidas de corrección pueden ser delicadas e implicar a varias áreas. Las herramientas ERP ayudan a orientar todos los puntos de vista.

Además, el ERP puede ejercer un papel regulador. Al fin y al cabo, es una herramienta informática que puede incorporar funciones automáticas. Estas permiten iniciar acciones para que la tendencia del proyecto sea hacia el equilibrio.

La fluidez en la gestión de proyectos

Uno de los grandes problemas de los proyectos complejos es su mayor propensión a la generación de cuellos de botella. La mejora en la planificación que generan los ERP hace que estos se presenten con menor frecuencia. 

No obstante, cuando un cuello de botella impide el avance, el ERP contribuye a encontrar la solución equilibrada lo antes posible. Al fin y al cabo, la visión es más profunda y la capacidad de síntesis hace que se puedan encontrar soluciones más rápidas y precisas. 

Las herramientas ERP como motor de comunicación

Internamente, juegan un papel de plataforma conjunta. Es más sencillo entenderse con un marco común. Trabajadores con tareas diferentes comparten una herramienta que tiende puentes entre la forma de expresarse de cada campo.

Externamente, el buen manejo de los datos se traslada a informes de mayor impacto. Puedes encontrar con mayor facilidad un enfoque de presentación ante terceros que sea entendible y genere impacto en el punto exacto. Eso es algo especialmente importante en ámbitos tan destacados como el de la búsqueda de financiación o el cierre de grandes contratos.

El cambio cultural tras el ERP

Una buena adaptación del equipo a un nuevo ERP es un paso de gigante en la transición tecnológica de un negocio. Supone cierto esfuerzo, pero la herramienta acaba siendo vista como una palanca de crecimiento. 

El éxito en esa experiencia, por su carácter global, promueve un cambio cultural. Los equipos suelen ver más a su alcance la incorporación de cualquier otro tipo de tecnología. La experiencia acaba generando confianza.

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La optimización de la dimensión del proyecto

Cuando te embarcas en un proyecto complejo pueden surgir tentaciones ligadas a su dimensión. Por un lado, puede haber un miedo a quedar sepultados por las complicaciones que anime a simplificar demasiado. También es posible lo contrario: envalentonarse demasiado por el hecho de estar desarrollando iniciativas ambiciosas. 

Evidentemente, ambas actitudes, aunque comprensibles, son perjudiciales. Hay que encontrar un equilibrio y asumir el grado de complejidad óptimo. La cuestión es que un ERP puede ayudarte a entender mejor tu negocio y apoyarte en los datos para decidir qué complicaciones merecen la pena y cuáles no.

La necesidad de poner orden entre finanzas y gestión comercial 

La evaluación de las inversiones y la financiación necesita constantemente de información comercial que guíe las expectativas de ventas y necesidad de recursos. Al mismo tiempo, el estado financiero de tu negocio condiciona decisiones de aprovisionamiento y venta. Y, cuanto más complejo sea un proyecto, mayor será también la necesidad de que ambas áreas trabajen conjuntadas.

En ese sentido, el ERP te brinda la oportunidad de mejorar los flujos de intercambio entre los departamentos comercial y financiero. Un enfoque colaborativo puede depurar los procesos de datos.

El imprescindible apoyo del ERP al cumplimiento normativo

Los proyectos complejos reclaman un especial esfuerzo en cumplimiento normativo. Cada norma juega como una restricción que delimita hasta dónde puede llegarse y qué barreras no se deben traspasar. Por eso, tener una herramienta que contribuya a encajar jurídicamente el negocio es una fuente de confianza.

Afortunadamente, el proceso se está haciendo cada vez más natural. De hecho, las propias normas van avanzando hacia una filosofía de cumplimiento por diseño, como la que se está poniendo en marcha con la facturación. Las herramientas informáticas del negocio, llámense ERP o de cualquier otro modo, deben alinearse con procesos orientados al cumplimiento. 

El punto de referencia en gestión de proyectos

La gestión de un proyecto puede abordarse desde muchos enfoques. Como norma general, se tiende a buscar herramientas que minimicen la complejidad. Se puede tener una gran ambición de negocio y proponer acciones que parecen difíciles, pero se busca un punto de referencia asequible. 

Desde ese punto de vista, el ERP es una fuente de organización de los datos. Debe servir, al mismo tiempo, para el análisis y la síntesis. Ha de apoyar el estudio reposado y la decisión intuitiva. Debe ser minucioso y detallista, pero sin perder de vista la coherencia del proyecto. En definitiva, ha de ser el refugio que se busca cuando se pretende comprender empresas difíciles de gestionar.

En definitiva, el tiempo que dedicas a un ERP debe entenderse como una inversión. Contribuye a encontrar la mejor herramienta para moverse en el mundo de la complejidad y a ponerla en marcha con acierto. 

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