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Qué son los ERPs basados en la nube

  octubre 28, 2019
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Respondemos a las principales cuestiones que se plantean las empresas que están pensando en la posibilidad de dar el salto a un ERP basado en la nube.

  • Qué son los ERPs basados en la nube y qué buscan en ellos las empresas
  • Ventajas de un ERP en la nube frente al modelo alojado en nuestras instalaciones

Hasta hace unos pocos años, tener un ERP instalado en un servidor ubicado en las instalaciones de la empresa era la norma. Hoy en día, tenemos disponibles ERPs basados en la nube. Gracias a ello, podemos dejar atrás el viejo modelo tradicional para dar una mejor respuesta a demandas como la movilidad, la consulta de la información de negocio en tiempo real o una mayor flexibilidad para crecer con nuestra empresa.

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En definitiva, los ERPs basados en la nube son una apuesta por la actualización tecnológica, la mejora de los procesos y, por tanto, por el incremento de la productividad y el alcance de nuevas posibilidades de crecimiento.

ERPs basados en la nube

Cuando hablamos de un software que, como el ERP, es el corazón de muchas empresas, llevarlo a la nube puede dar algo de vértigo. Esta tecnología implica que tanto el programa como los datos están en un centro de datos de nuestro proveedor de servicio.  El acceso al ERP y la información se realiza a través de un navegador web y es imprescindible una conexión a Internet.

Conectividad

Con el avance en las comunicaciones que actualmente tenemos, no es un problema para la mayoría de las organizaciones que disponen de fibra óptica y una velocidad de conexión de alta velocidad.

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Además, ante un fallo en las comunicaciones, hoy en día las empresas tienen redes móviles que pueden suplir un corte puntual o incluso pueden tener habilitados sistemas de respaldo para cambiar de conexión de forma sencilla. Si tenemos dudas, podemos hacernos la siguiente pregunta: ¿cuántas veces ha fallado la conexión a Internet en la empresa en el último año?

Acceso a los datos y seguridad

El acceso a los datos se realiza mediante un usuario y una contraseña. Los proveedores más reconocidos cuidan la seguridad haciendo que sus instalaciones cumplan todas las normas y recomendaciones que indican en el Esquema Nacional de Seguridad. De hecho, hoy por hoy, podemos decir que la información estará más segura en la nube que en las propias instalaciones de cualquier empresa media o pequeña.

Un ERP basado en la nube facilita su implantación sin tener que realizar una inversión inicial en infraestructuras ni sistemas informáticos costosos. Siempre se mantendrá actualizado y garantizará la seguridad de los datos.

Además, los centros de datos en los que se ubican estos sistemas suelen estar replicados. Es decir, aunque nuestro proveedor de servicio tenga un problema puntual, nosotros podremos seguir trabajando. En este sentido, existen unos acuerdos de disponibilidad en los contratos, los SLA, que indican el porcentaje de disponibilidad de la plataforma, que suele estar entre el 98 y el 99,9%, muy lejos de lo que realmente podemos conseguir con el ERP instalado en nuestro servidor.

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ERPs híbridos en nuestras instalaciones, pero con integración en la nube

Existe un modelo intermedio de ERPs que mantiene el programa instalado y los datos alojados en el propio servidor de la empresa, pero que tiene capacidades de acceso desde la nube. Son ERPs híbridos, donde se trabaja como si estuviéramos accediendo a un ERP en la nube, pero atacando a nuestro propio servidor. De esta forma, algunas empresas buscan reunir la parte de ambos modelos que más les interesa. Por un lado, que los datos sigan en sus propias instalaciones y, por otro, flexibilidad en los accesos desde cualquier lugar.

Este modelo puede ser interesante para las empresas que ya dispongan de sus propios servidores adquiridos recientemente y quieran rentabilizar esta inversión. Llegado el momento de renovar dicha infraestructura, el paso a la nube sería mucho más lógico, económico y sencillo de realizar.

Ventajas de un ERP en la nube

La realidad es que el modelo de ERPs basados en la nube tiene muchas ventajas respecto al tradicional. Vamos a ver algunas de las más significativas:

Coste de puesta en marcha

Los ERPs basados en la nube tienen un sistema de suscripción mensual en el que se paga por número de usuarios que acceden, espacio de datos contratado o módulos que se han puesto en marcha. En definitiva, se paga periódicamente por los servicios que hemos contratado. Por lo tanto, la inversión inicial, al no tener que gastar en hardware o infraestructuras, se reduce mucho.

Actualización y copias de seguridad

Este coste, además del uso, suele incluir actualizaciones del programa, por lo que siempre vamos a trabajar con una solución actualizada y que no se quedará obsoleta al cabo de unos cuantos años. Las copias de seguridad también se pueden contratar, para estar a salvo de un error que cometamos al eliminar algún dato. Además, al no tener el sistema en nuestras instalaciones, ahorramos en la factura de la luz, en sistemas de refrigeración o de baterías para prevenir caídas de suministro eléctrico.

La reducción de costes que nos permite el ERP basado en la nube facilita el retorno de la inversión de forma muy rápida.

Más flexibilidad en el uso de los recursos

Un problema habitual con el programa instalado físicamente en nuestros locales es que es complicado ampliar recursos. Si necesitamos más usuarios, añadir más módulos o integrarlo con soluciones de terceros suele ser más complejo. Un ERP en la nube es más flexible, nos garantiza que pagamos por lo que usamos y, si mañana necesitamos ampliar usuarios -más espacio-, podemos hacerlo sin ningún problema.

Click to tweet: Aprende cómo un ERP basado en la nube puede ahorrar costes a tu negocio.

El acceso a la información y la posibilidad de trabajar desde fuera de la oficina también es muy valorado por las empresas. Disponemos de un navegador web que facilita que podamos trabajar con cualquier tipo de dispositivo, ya sea un smartphone, una tablet o un ordenador, independientemente del sistema operativo que utilice, ya sea Windows, Mac o Linux, Chrome OS… No necesitamos equipos muy potentes para que la solución funcione de forma adecuada, lo que también abarata costes.

Toma de decisiones con información en tiempo real

Poder trabajar desde cualquier lugar facilita que, cuando se tomen decisiones, lo hagamos con información real. Sabemos que nuestra red comercial está entrando en los presupuestos, las oportunidades que surgen en los contactos con los clientes y que se actualizan en el CRM, el almacén está al día o tenemos la información financiera exacta.

Mejora de la productividad

Para las empresas que tienen empleados en movilidad, el trabajo en el ERP en la nube supone una gran mejora de la productividad. Muchos de los tiempos muertos que existen entre la visita de un cliente, en la sala de espera de otro… se aprovechan para recoger datos, introducir presupuestos, presentarlos, etc.

Qué buscan las empresas que quieren un ERP en la nube

La mayoría de las empresas que se interesan por un ERP basado en la nube lo hacen movidas por la insatisfacción con lo que actualmente tienen. Muchas dan el paso cuando deben renovar sus propios servidores y se enfrentan a fuertes inversiones. En ese sentido, el ahorro de costes es una cuestión importante. Con diferentes sedes, el ahorro muchas veces implica que ya no se necesita mantener VPN contratadas o sistemas similares para poder trabajar con ese servidor central.

Pero no es la única, la flexibilidad de uso es otra de ellas. En la actualidad, se necesita poder trabajar desde cualquier lugar, cualquier dispositivo o, incluso, muchas organizaciones requieren prescindir de sus oficinas. Pero también los nuevos tiempos reclaman la flexibilidad para integrarse con otros sistemas, módulos, etc. En definitiva, es necesario un despliegue muy rápido y a demanda de las empresas.

Las empresas que dan el salto a un ERP basado en la nube persiguen ahorro de costes, flexibilidad, actualización e impulso innovador

Mantenerse con un ERP siempre actualizado es otro de los motivos. La mayoría de las empresas que buscan uno basado en la nube han sufrido como, después de la implantación inicial, el programa ha dejado de ir cumpliendo con sus necesidades o se ha quedado obsoleto poco a poco. Esto no ocurre con el software en la nube que siempre se mantiene al día.

Por último, persiguen la innovación que les facilita sin quedarse atrás respecto a otros competidores. Saben que de esta manera no se rezagan en un mundo digital que avanza muy rápido.

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7-aspectos-que-debes-planificar-para-consolidar-el-crecimiento-de-la-empresa

7 aspectos que debes planificar para consolidar el crecimiento de la empresa

  octubre 11, 2019
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Analizamos los principales aspectos que una mediana empresa debe planificar para afianzar su proceso de crecimiento.

  • La tecnología es una gran palanca que hay que saber aprovechar para consolidar los proyectos
  • Tradicionalmente, el reto más importante de los procesos de crecimiento ha sido el manejo más complejo de la información; actualmente, el desarrollo de las tecnologías de la información está simplificando mucho las dificultades

El miedo a que la estructura, organización y funcionamiento de la empresa se tambalee es una de las principales causas que generan en muchas empresas de tamaño medio el denominado síndrome de Peter Pan, esto es, el miedo al crecimiento empresarial.

La buena noticia es que la planificación puede disipar muchas dudas y temores. Para lograr un crecimiento empresarial más sostenible y consolidado es conveniente centrar la atención en algunos puntos.

1) La gestión del conocimiento

Aunque pueda parecer un trabalenguas, para crecer lo primero es conocer qué es lo que se conoce. Hemos de analizar y dar valor a las experiencias pasadas de nuestro negocio y hemos de determinar qué es lo que la hace especial, incluso única. En definitiva, hay que saber qué es lo que hacemos bien y por qué, lo cual suele requerir un análisis de la competencia que nos sirva como punto de referencia.

A continuación, hay que preguntarse por la replicabilidad de nuestro conocimiento. Valoraremos si podemos hacer lo mismo en otros lugares, en otros sectores, para otros públicos, etcétera. Normalmente, ello requerirá adaptaciones y hemos de estudiar la manera de hacerlas factibles.

Finalmente, tenemos que averiguar cuál es el conocimiento que no poseemos, pero que podemos alcanzar. En esta fase conviene, sin renunciar a un punto de necesaria ambición, ser muy realistas. Si nuestros planes parten de presupuestos muy complicados de cumplir es altamente probable que la aventura del crecimiento se convierta en una pesadilla.

2) Presentaciones a terceros

Crecer implica convencer. Hay que explicar el proyecto a potenciales socios, a proveedores de financiación ajena, al proveedor que necesitamos que apueste por nosotros para prestarnos un servicio clave especializado, a los nuevos clientes y a los antiguos, al personal, etcétera.

Y lo que está claro es que cada interlocutor tiene su propio lenguaje. Unos necesitan extensos informes escritos, otros cortas presentaciones de tú a tú. Hay que estar preparados para transmitir el proyecto en distintos formatos. La anticipación es clave. Si tenemos estudiados distintos tipos de comunicación, nos será más sencillo adaptarnos a los requerimientos de la otra parte.

3) Inversiones y financiación

Las inversiones propician dos ventajas decisivas para el crecimiento empresarial: el incremento de capacidad y la incorporación de tecnologías más actuales. Además, propicia un mejor equipamiento de los recursos humanos, lo que redunda en mayor productividad laboral.

No obstante, las inversiones no son gratis, hay que financiarlas. Hay que estudiar muy bien la oportunidad de decantarse por unas u otras alternativas, valorar los riesgos y expectativas, analizar su impacto organizativo en los procesos y realizar un análisis detallado de las posibilidades de financiación, su coste y condiciones de accesibilidad.

Además, las propias alternativas de financiación tienen también sus riesgos, como los relacionados con la evolución del entorno y, en particular, los tipos de cambio (cuando se recurre a financiación en moneda extranjera) y los tipos de interés. Y, por otro lado, hay que estudiar el grado de apalancamiento financiero conveniente para afrontar los proyectos.

4) Gestión de la tesorería

Dentro del ámbito financiero, mención aparte merece la tesorería. De hecho, no es raro ver vicios en su gestión que limitan la capacidad de crecimiento de negocios con buenos fundamentos. Algunos mantienen una excesiva liquidez. En otros, acaba siendo el patrimonio personal de los socios el que solventa crisis de flujo de caja originadas por falta de previsión.

A medida que la empresa crece, se hace cada vez más necesario contar con profesionales y soluciones tecnológicas adecuadas para controlar la caja de la empresa, gestionar las operaciones bancarias, así como los pagos y cobros que dependen del negocio. En definitiva, hay que confeccionar los presupuestos y velar por su cumplimiento y ordenada ejecución.

5) Los procesos

Ya antes de crecer, hay que establecer previsiones de la afectación del crecimiento a los procesos. Entre los impactos más destacados se encuentran:

  • Un mayor aprovechamiento de toda la estructura fija de la empresa.
  • Mayores oportunidades de producción conjunta de varios tipos de bienes o servicios.
  • Incremento del número de relaciones y mayor participación de proveedores externos en los procesos.
  • Mayor complejidad en el manejo de los flujos de órdenes e información.
  • Necesidad de un control más exhaustivo de los procesos.
  • Aplicación del know-how de la empresa a procesos y entornos diferentes.
  • Implicación creciente de los departamentos de tecnología e I D i en el conjunto de la actividad de la empresa.
  • Necesidad de una mayor colaboración interdepartamental.

6) El papel de la tecnología

La empresa no es un ente inerte. No recibe los impactos del crecimiento sin más, sino que ha de saber moldearlos. En ese sentido, es clave estudiar las opciones tecnológicas que puedan ayudar al mayor aprovechamiento de las oportunidades y a una limitación de los riesgos. Entre otras muchas, en la actualidad, encontramos:

  • La nube, que facilita que la información fluya cómoda e instantáneamente en cualquier momento y lugar, lo que crea un ambiente ideal para la colaboración.
  • El internet de las cosas, que hace más sencillo tanto recoger datos, como facilitarlos a terceros cuando sea necesario, así como adaptar en tiempo real los procesos de la empresa a las necesidades del entorno.
  • El big data, que va descubriendo patrones ocultos que mejoran nuestra capacidad de tomar decisiones más inteligentes.
  • La inteligencia artificial, que pretende que la máquinas —tan importantes en los procesos de crecimiento empresarial— emulen la capacidades intelectuales humanas.
  • La cadena de bloques, que permite que la credibilidad de los registros se refuerce a medida que crece.

Además, hay que tener en cuenta no solamente el estado actual de la tecnología, sino también los diferentes escenarios previsibles para su evolución. Hay que tener en cuenta que los procesos de crecimiento llevan tiempo y que es factible que la que hoy puede ser la mejor respuesta tecnológica a cualquiera de los retos que se plantean puede verse superada en no demasiado tiempo por otras alternativas. En ese sentido, es clave contar con una cierta flexibilidad tecnológica.

7) La reestructuración del organigrama

Crecer con el mismo número de empleados realizando idénticas funciones es enormemente complicado. Por lo general, hay que pensar en que la plantilla crecerá y el organigrama se hará más largo (con más niveles jerárquicos), más ancho (con mayor número de departamentos) o ambas cosas a la vez.

En ese sentido, se plantean varios retos. En primer lugar, es probable que haya que plantear ascensos de personas que hayan de asumir mayores responsabilidades, al tiempo que se realizan nuevas contrataciones. Ello reclama mejorar tanto el conocimiento de las características de los trabajadores como de los puestos a cubrir. Hay que contar con soluciones que faciliten el manejo de la información laboral y provean herramientas analíticas avanzadas.

En segundo lugar, hay que analizar la dimensión motivacional del crecimiento y, en particular, de los cambios en el organigrama. Puede no solamente que cambien las funciones del puesto de cada trabajador, sino también sus compañeros, jefes y subordinados. Todo ello plantea retos, oportunidades y áreas de incertidumbre para los empleados que hay que saber gestionar.

En tercer lugar, un nuevo organigrama debe implicar, normalmente, una nueva forma de gestionar los flujos de órdenes e información. Precisamente por ello, el avance de las tecnologías de la información está siendo una de las palancas de crecimiento más importantes de la actualidad.

El impulso tecnológico brinda oportunidades de crecimiento hasta hace bien poco desconocidas para las pymes. Aprovecharlas es no solamente una cuestión de rentabilidad, sino, en muchos casos, un imperativo para la supervivencia a largo plazo del negocio.

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El ERP del futuro: aplicando Inteligencia Artificial

  octubre 7, 2019
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Con la IA (Inteligencia Artificial), el software empresarial del futuro a corto y a largo plazo no será como lo conocemos ahora. Será algo mucho más. Algo con vida propia.

Y determinadas profesiones tendrán también su ciclo evolutivo. Algunas yendo más allá, otras desapareciendo o modificándose y muchas más surgiendo como nuevas opciones.

Este es el primero de una serie de relatos sobre cómo podrían evolucionar los actuales “ERP’s” en el futuro.

Pongamos en marcha la imaginación y situémonos en un punto evolutivo de la tecnología relativamente cercano, pero no tan lejos como puedas estar pensando. En algo que hoy es trivial, tradicional, al uso, pero que muy pronto será muy distinto.

Resumen I. Visión general.

¡Por fin!, acabo de cerrar la conexión de hoy con mi cliente (por decir algo conocido para ti. Podría ser un pull de conocimientos entrelazados, una nebulosa de nubes de datos, una super concentración de clúster, o una concatenación de Big Data, etc.):

  • He estado modificando los últimos retoques del proceso VIA_1982MD/IA_202x.
  • Se trataba de ajustar un algoritmo clave en un proceso predictivo que ayuda a la toma de decisiones complejas que me ha solicitado este cliente.
  • Estamos en 202x. Mi tarea, mi trabajo, forma parte de las nuevas profesiones que la Inteligencia Artificial ha traído consigo.

Mucho se habló en el pasado de que si la IA iba a eliminar trabajos en el futuro. Lo que puedo decirte es que sí, que ha hecho cambiar, modificar, eliminar algunos, pero ha creado muchos más de los que puedas pensar y otros, de alta cualificación, que sin la IA, no existirían. Muchos como el mío.

Formo parte de una empresa tecnológica que crea soluciones “software” (por hablar de un término que conoces) pero que ya no es como el que tú estés utilizando.

El “software” empresarial, lo que ahora te suena como ERP, ha evolucionado.

Y quien no evolucione en ese campo, ahora, en tu tiempo, dejará de existir en un futuro venidero. No quiero alarmarte, pero con la IA, todo va a cambiar

Nuevas profesiones que vienen con la IA

Mi especialidad es trabajar con algoritmos. Soy un algorithmic architect. Como un programador al uso en tu tiempo.

Pero ahora usamos múltiples tipos de lenguajes algorítmicos matemáticos aplicados a nuestra tecnología que o bien los “escribimos” o los pensamos y trasladamos o los dictamos por voz. Nuestra IA, sabe “escucharnos” y crear o adecuarlos de distintas formas.

Otros colegas me dicen que soy un coach_entrenador en IA, porque al final lo que hago es eso, entrenar la IA de los Sistemas de mis clientes.

Esa inteligencia aplicada a los “ERP” del futuro se basa en el uso del Big Data que genera y/o dispone cada empresa. También en su conexión con el Big Data Global, en las conexiones con múltiples desarrollos de IA en otros campos y sectores, en el uso de una interconexión existente Global y, sobre todo, en usar e introducir el conocimiento y experiencia de cada individuo de esa sociedad/empresa/negocio/cliente, en el Big Data especial y propio, que es el que aporta el “extra” del conocimiento al “ERP” / Sistema que usa cada cliente.

Y a eso me dedico. Para ello necesito conocer muy bien mi herramienta de trabajo, mi plataforma algorítmica para aplicarla al “ERP”/Sistema. Pero sobre todo necesito conocer a mi cliente, sus procesos, conocimientos, experiencias, historial, relaciones, conexiones, etc.

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El “ERP”/Sistema que construyo va más allá de lo que ahora conoces

Porque lo de generar facturas, contabilizarlas, generar listados informes, gestionar y ordenar información, vender, comprar, administrar, archivar, etc. Eso, tal como lo conoces, ya pasó, o se hace de otras formas o con otros procedimientos.

Lo que se necesita en la evolución de las soluciones de gestión empresarial, es aplicar la inteligencia y experiencia humana de cada ente o empresa o negocio, a los procesos de su Sistema. Eso junto con toda la información e historial acumulado posible, incluyendo y aplicando la ética, la misión y los valores propios. Y con ello, construir el mejor “software” o solución personalizada, predictiva, autómata, ágil, precisa, anticipativa, ejecutiva, de ayuda, de alta disponibilidad, etc.

Las nuevas generaciones de soluciones empresariales deben alimentarse de los históricos (“Big Data”) de cada empresa y de sus archivos digitales en sus relaciones con todo su Ecosistema empresarial. Deben prever, avanzar, anticipar, evaluar, etc., y mostrar tendencias, predicciones, avisos, pero con su explicación o análisis y ayuda. No vale señalar o marcar, se necesita actuar, ejecutar, decidir.

Es decir, no hay que esperar a obtener un valor de análisis o un dato en concreto, sino en anticiparse a ello, desarrollando, además, la explicación de cada resultado posible, dentro de cada proceso importante o necesario en la gestión interna.

No hay que esperar a. Debo obtener respuestas a, explicación a, ejecución de,  orden de, aplicar la decisión de / a, etc.

Y es preciso ser informado/a antes o durante lo que esté sucediendo. En el momento adecuado definido en el algoritmo

IA, preparara para tomar decisiones

La IA, incluso está preparada para tomar decisiones por nosotros. La entrenamos, la entreno, para que lo pueda hacer incluso sin consultarnos, en aquello en lo que hayamos concertado que se pueda hacer así, dando respuesta a determinados algoritmos de evaluación de situaciones en las que es posible está respuesta desasistida.

Otras veces deberá avisarnos previamente antes de ejecutar, según determinadas situaciones o parámetros.

Pero ya no vale que me envíe un mensaje, como quizás ahora lo recibas tú si tienes una solución que así lo hace. No, no, lo que necesito, es que me avise y además me diga qué decisión tomar (de entre varias si las hay) o si la ha tomado ya y cuál, o que me interprete las consecuencias y significado del mensaje. Y eso que lo pueda obtener en alguno de los dispositivos móviles que pueda estar usando, o mis complementos de vestuario (wearables technology), en mi retina o en mi piel o…, en donde sea posible, en el momento y lugar posible.

En un mundo interconectado en el que los procesos productivos o de servicios están relacionados entre clientes y proveedores de cualquier país o ubicación física o en la nube, las órdenes de compra y venta, gestión de logística, de aceptación de pagos y cobros, de entrega, de liquidación de impuestos, de anticipación en futuros, etc., no depende de si le doy o no a una tecla para entrar un dato, los datos están ahí y se generan siguiendo algoritmos precisos.

Se necesita un sistema vital interno que sienta cada latido del corazón de ese negocio y lo proyecte o ejecute según los parámetros del algoritmo. Sin más.

Se trata de dar “vida propia” a algo que ahora es generado y gestionado desde fuera.

Como ya he dicho al principio, el software empresarial que viene será, debe de ser, algo más. Y yo me dedico a ayudar en eso, a crear ese SISTEMA.

Al final yo soy parte de cada uno de esos algoritmos.

Y esto no acaba aquí. Permanece atento ya que, en próximas entregas, te mostraré detalles de ejemplos prácticos de algoritmos aplicados en los que he participado: desde la evolución en la gestión Contable_Financiera, la logística y la gestion del futuro, o el cómo de lo que llamamos Análisis_Evaluación.

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