Respondemos a las principales cuestiones que se plantean las empresas que están pensando en la posibilidad de dar el salto a un ERP basado en la nube.
- Qué son los ERPs basados en la nube y qué buscan en ellos las empresas
- Ventajas de un ERP en la nube frente al modelo alojado en nuestras instalaciones
Hasta hace unos pocos años, tener un ERP instalado en un servidor ubicado en las instalaciones de la empresa era la norma. Hoy en día, tenemos disponibles ERPs basados en la nube. Gracias a ello, podemos dejar atrás el viejo modelo tradicional para dar una mejor respuesta a demandas como la movilidad, la consulta de la información de negocio en tiempo real o una mayor flexibilidad para crecer con nuestra empresa.
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En definitiva, los ERPs basados en la nube son una apuesta por la actualización tecnológica, la mejora de los procesos y, por tanto, por el incremento de la productividad y el alcance de nuevas posibilidades de crecimiento.
ERPs basados en la nube
Cuando hablamos de un software que, como el ERP, es el corazón de muchas empresas, llevarlo a la nube puede dar algo de vértigo. Esta tecnología implica que tanto el programa como los datos están en un centro de datos de nuestro proveedor de servicio. El acceso al ERP y la información se realiza a través de un navegador web y es imprescindible una conexión a Internet.
Conectividad
Con el avance en las comunicaciones que actualmente tenemos, no es un problema para la mayoría de las organizaciones que disponen de fibra óptica y una velocidad de conexión de alta velocidad.
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Además, ante un fallo en las comunicaciones, hoy en día las empresas tienen redes móviles que pueden suplir un corte puntual o incluso pueden tener habilitados sistemas de respaldo para cambiar de conexión de forma sencilla. Si tenemos dudas, podemos hacernos la siguiente pregunta: ¿cuántas veces ha fallado la conexión a Internet en la empresa en el último año?
Acceso a los datos y seguridad
El acceso a los datos se realiza mediante un usuario y una contraseña. Los proveedores más reconocidos cuidan la seguridad haciendo que sus instalaciones cumplan todas las normas y recomendaciones que indican en el Esquema Nacional de Seguridad. De hecho, hoy por hoy, podemos decir que la información estará más segura en la nube que en las propias instalaciones de cualquier empresa media o pequeña.
Un ERP basado en la nube facilita su implantación sin tener que realizar una inversión inicial en infraestructuras ni sistemas informáticos costosos. Siempre se mantendrá actualizado y garantizará la seguridad de los datos.
Además, los centros de datos en los que se ubican estos sistemas suelen estar replicados. Es decir, aunque nuestro proveedor de servicio tenga un problema puntual, nosotros podremos seguir trabajando. En este sentido, existen unos acuerdos de disponibilidad en los contratos, los SLA, que indican el porcentaje de disponibilidad de la plataforma, que suele estar entre el 98 y el 99,9%, muy lejos de lo que realmente podemos conseguir con el ERP instalado en nuestro servidor.
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ERPs híbridos en nuestras instalaciones, pero con integración en la nube
Existe un modelo intermedio de ERPs que mantiene el programa instalado y los datos alojados en el propio servidor de la empresa, pero que tiene capacidades de acceso desde la nube. Son ERPs híbridos, donde se trabaja como si estuviéramos accediendo a un ERP en la nube, pero atacando a nuestro propio servidor. De esta forma, algunas empresas buscan reunir la parte de ambos modelos que más les interesa. Por un lado, que los datos sigan en sus propias instalaciones y, por otro, flexibilidad en los accesos desde cualquier lugar.
Este modelo puede ser interesante para las empresas que ya dispongan de sus propios servidores adquiridos recientemente y quieran rentabilizar esta inversión. Llegado el momento de renovar dicha infraestructura, el paso a la nube sería mucho más lógico, económico y sencillo de realizar.
Ventajas de un ERP en la nube
La realidad es que el modelo de ERPs basados en la nube tiene muchas ventajas respecto al tradicional. Vamos a ver algunas de las más significativas:
Coste de puesta en marcha
Los ERPs basados en la nube tienen un sistema de suscripción mensual en el que se paga por número de usuarios que acceden, espacio de datos contratado o módulos que se han puesto en marcha. En definitiva, se paga periódicamente por los servicios que hemos contratado. Por lo tanto, la inversión inicial, al no tener que gastar en hardware o infraestructuras, se reduce mucho.
Actualización y copias de seguridad
Este coste, además del uso, suele incluir actualizaciones del programa, por lo que siempre vamos a trabajar con una solución actualizada y que no se quedará obsoleta al cabo de unos cuantos años. Las copias de seguridad también se pueden contratar, para estar a salvo de un error que cometamos al eliminar algún dato. Además, al no tener el sistema en nuestras instalaciones, ahorramos en la factura de la luz, en sistemas de refrigeración o de baterías para prevenir caídas de suministro eléctrico.
La reducción de costes que nos permite el ERP basado en la nube facilita el retorno de la inversión de forma muy rápida.
Más flexibilidad en el uso de los recursos
Un problema habitual con el programa instalado físicamente en nuestros locales es que es complicado ampliar recursos. Si necesitamos más usuarios, añadir más módulos o integrarlo con soluciones de terceros suele ser más complejo. Un ERP en la nube es más flexible, nos garantiza que pagamos por lo que usamos y, si mañana necesitamos ampliar usuarios -más espacio-, podemos hacerlo sin ningún problema.
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El acceso a la información y la posibilidad de trabajar desde fuera de la oficina también es muy valorado por las empresas. Disponemos de un navegador web que facilita que podamos trabajar con cualquier tipo de dispositivo, ya sea un smartphone, una tablet o un ordenador, independientemente del sistema operativo que utilice, ya sea Windows, Mac o Linux, Chrome OS… No necesitamos equipos muy potentes para que la solución funcione de forma adecuada, lo que también abarata costes.
Toma de decisiones con información en tiempo real
Poder trabajar desde cualquier lugar facilita que, cuando se tomen decisiones, lo hagamos con información real. Sabemos que nuestra red comercial está entrando en los presupuestos, las oportunidades que surgen en los contactos con los clientes y que se actualizan en el CRM, el almacén está al día o tenemos la información financiera exacta.
Mejora de la productividad
Para las empresas que tienen empleados en movilidad, el trabajo en el ERP en la nube supone una gran mejora de la productividad. Muchos de los tiempos muertos que existen entre la visita de un cliente, en la sala de espera de otro… se aprovechan para recoger datos, introducir presupuestos, presentarlos, etc.
Qué buscan las empresas que quieren un ERP en la nube
La mayoría de las empresas que se interesan por un ERP basado en la nube lo hacen movidas por la insatisfacción con lo que actualmente tienen. Muchas dan el paso cuando deben renovar sus propios servidores y se enfrentan a fuertes inversiones. En ese sentido, el ahorro de costes es una cuestión importante. Con diferentes sedes, el ahorro muchas veces implica que ya no se necesita mantener VPN contratadas o sistemas similares para poder trabajar con ese servidor central.
Pero no es la única, la flexibilidad de uso es otra de ellas. En la actualidad, se necesita poder trabajar desde cualquier lugar, cualquier dispositivo o, incluso, muchas organizaciones requieren prescindir de sus oficinas. Pero también los nuevos tiempos reclaman la flexibilidad para integrarse con otros sistemas, módulos, etc. En definitiva, es necesario un despliegue muy rápido y a demanda de las empresas.
Las empresas que dan el salto a un ERP basado en la nube persiguen ahorro de costes, flexibilidad, actualización e impulso innovador
Mantenerse con un ERP siempre actualizado es otro de los motivos. La mayoría de las empresas que buscan uno basado en la nube han sufrido como, después de la implantación inicial, el programa ha dejado de ir cumpliendo con sus necesidades o se ha quedado obsoleto poco a poco. Esto no ocurre con el software en la nube que siempre se mantiene al día.
Por último, persiguen la innovación que les facilita sin quedarse atrás respecto a otros competidores. Saben que de esta manera no se rezagan en un mundo digital que avanza muy rápido.