Cómo te ayuda un software de facturación en la nube a tener al día tus gastos en dietas

como-te-ayuda-un-software-de-facturacion-en-la-nube-a-tener-al-dia-tus-gastos-en-dietas

Un software de facturación en la nube te ayuda a tener información accesible, a decidir, evita duplicidades, pérdidas de tiempo y errores en la contabilidad. Conoce todos sus beneficios para mantener al día los gastos en dietas de tu pequeño negocio.

  • Los gastos en dietas y manutención son deducibles para pequeñas empresas y autónomos.
  • Hacienda es estricta con las condiciones que deben cumplirse para que, en efecto, estos gastos puedan considerarse deducibles.

Los profesionales y trabajadores por cuenta propia pueden deducirse dietas. Vamos a ver cómo te ayuda un software de facturación en la nube a mantener al día tus gastos de dieta.

Para el caso de los trabajadores por cuenta ajena, este tipo de gastos se consideran percepciones extrasalariales. Normalmente corresponden a gastos de transporte, comidas y, en caso de pasar la noche fuera de casa, de pernoctación.

¿Conoces Sage Contabilidad y Facturación? Gestión sencilla para autónomos y micro empresas. ¡PRUEBA GRATIS 30 DÍAS!

Qué son los gastos de dietas

La dieta es una remuneración que tiene como objeto la compensación de los gastos de manutención y alojamiento producidos cuando el trabajador tiene que desplazarse o viajar fuera de su centro de trabajo habitual o de la localidad en la que reside.

Desde la aprobación de la Ley de Medidas Urgentes del Trabajo Autónomo, los trabajadores por cuenta propia tienen derecho a deducirse dichos gastos de manutención y alojamiento como dietas. El límite de gasto establecido para no tributar, en este caso será de 26,67 euros al día, que aumenta hasta los 48,08 euros cuando estén en el extranjero. Estos importes con pernocta aumentan hasta 53,34 y 91,35 euros respectivamente.

Cómo gestionarlos y controlarlos

Para poder deducir dichos gastos, tienen que estar debidamente justificados con su correspondiente factura según indica la Ley General Tributaria. Esto implica que el trabajador debe solicitar la factura de sus gastos de taxi, de comida en un restaurante o de alojamiento.

Para el caso de los autónomos, además, el pago de dichos gastos de manutención tendrá que realizarse por medios electrónicos, y no serán válidos si se paga en efectivo.

Según han denunciado diversas asociaciones de autónomos, Hacienda está siendo estricta con los gastos de manutención. Por ello, llevar un adecuado control mediante el uso de software de facturación en la nube es prácticamente indispensable.

Asociaciones como UPTA están solicitando además que se apruebe el uso de ‘tique restaurante’ o ‘cheques restaurante’ como medio de pago. Aunque ha remitido a los partidos políticos su propuesta, la enmienda a la Ley no se ha introducido. Con lo que, de momento, no se admite esta vía como forma de pago para justificar gastos de manutención.

Software de facturación en la nube y gastos en empresas

Por lo que se refiere a las empresas, existen diferentes modelos de gestión de las dietas. En algunos casos se asigna a los trabajadores una cantidad fija estipulada, de manera que se renuncia a tener un control sobre el gasto que realizan. Lo más común es que se trate de modelos mixtos, donde se asigna una cantidad tope que los empleados deben justificar.

La forma habitual es ir añadiendo todas las cantidades a una hoja de gastos que mensualmente se pasa al departamento de administración. Algo similar se suele realizar también con el kilometraje, en caso de tener que utilizar el vehículo privado para los desplazamientos.

El uso de Excel u hojas de gasto acaba generando duplicidades, pérdidas de tiempo y posibles errores contables.

De esta forma se acaba trabajando dos veces. Por un lado, el empleado tiene que crear una hoja de cálculo a modo de resumen semanal o mensual que pasará al departamento de administración, junto con los justificantes correspondientes de los gastos de comida, alojamientos o desplazamientos realizados. Después, es este departamento el encargado de imputar dichos gastos en la aplicación de contabilidad correspondiente.

La fórmula del suplido o pago directo

También puede facilitar la operación el que sea la propia empresa quien abone directamente el gasto (por ejemplo, facilitando una tarjeta de empresa). O bien mediante la modalidad de suplido, en donde el trabajador realiza el pago en nombre de la empresa.

Esto, a nivel contable, no genera ningún ingreso al trabajador. Se contabilizará directamente como gasto de la empresa, siendo deducible en la medida en que se cumpla la normativa y características anteriormente citadas.

Cómo te ayuda un software de facturación en la nube a tener al día los gastos en dietas

En el caso de disponer de un software de facturación en la nube, la gestión de los gastos de dietas cambia radicalmente. Serán los propios empleados los que se encargan de imputar los gastos directamente en la aplicación de contabilidad, de manera que el departamento de administración solo tiene que cotejar los justificantes.

De esta forma se evita tener que trabajar dos veces; por un lado, con la hoja de cálculo y, por otro, en la aplicación de contabilidad y facturación. El empleado puede acceder directamente desde su propio smartphone, de manera que mientras está en la sala de espera de un cliente, ya ha pasado los gastos de la comida de ese día. Esto facilita un control en tiempo real de los gastos.

De lo único que tiene que preocuparse es de guardar los justificantes. Además, en el caso de que la aplicación de contabilidad y facturación en la nube permita el uso de escáner, se puede utilizar la cámara del teléfono para que digitalice dichas facturas y justificantes. Si además dicha aplicación de captura se encuentra homologada por la AEAT, no se necesitará conservar los originales.

Esto ayuda a no perder los tiques de gastos, ya que si no se es cuidadoso se acaba por extraviar alguno de ellos, lo que impide en muchos casos que luego se pueda deducir. El resultado es una administración mucho más eficiente, en la que los empleados de los distintos departamentos pueden cooperar mucho mejor.

Y en el caso de tener alguna discordancia, se subsana al momento, sin tener que esperar una semana o un mes, cuando muchas veces ya no se acuerda de qué hizo ese día.

Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2017 y actualizado a 2021 por su relevancia.