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Pagos digitales: ¿qué son y qué ventajas suponen para tu pequeño negocio?

Hoy en día, es muy habitual pagar con un reloj, con el móvil o hacer un Bizum. Pero ¿qué son los pagos digitales y qué ventajas aportan a los pequeños comercios?

  • Según el informe Untapped de Visa, el 66% de los pequeños comercios en España aceptan pagos digitales.
  • ¿Quieres impulsar la digitalización de tu negocio? Descubre en qué consisten los pagos digitales, qué tipos existen y cómo implantarlos.

Contenido del post


  1. ¿Qué son los pagos digitales?
  2. ¿Qué ventajas aportan los pagos digitales?
  3. ¿Qué tipos de pagos digitales son los más utilizados?
  4. ¿Cómo adaptar tu negocio a los pagos digitales?

Vivimos en un entorno cada vez más digitalizado debido al cambio en los hábitos de consumo que han impulsado a las empresas a innovar y adaptarse. La tecnología se ha democratizado y está al alcance de cualquiera tener un móvil, un ordenador y conexión a internet. Esto ha influido también en la forma de pagar, de forma que se ha extendido el uso de los pagos digitales.

Si ya tienes un negocio y quieres digitalizarlo, puedes empezar por las distintas formas de pago.

¡TUITÉALO! Los pagos digitales ya no son una novedad. Son una realidad. ¡Descubre todas sus ventajas!

1)¿Qué son los pagos digitales?

Se denominan pagos digitales a los métodos utilizados para recibir el pago de un producto o servicio en un negocio físico o digital, de manera que se evita el uso del dinero en efectivo. Los pagos digitales incluyen diversos métodos como los siguientes:

  • Tarjetas de crédito o débito.
  • Monederos electrónicos.
  • Transferencias bancarias.
  • Aplicaciones o tarjetas en teléfonos móviles.
  • Terminales de Punto de Venta (TPV).
  • Smartwatches.
  • Ordenadores.

En definitiva, se trata del uso de dispositivos digitales para realizar el pago de una compra.

2)¿Qué ventajas aportan los pagos digitales?

Una de las principales objeciones de los usuarios a la hora de utilizar los pagos digitales es la necesidad de seguridad. Sin embargo, todos los involucrados en los pagos digitales se benefician de diversas ventajas como las siguientes:

  • Ahorro de costes, puesto que se utilizan menos recursos.
  • Incremento de la satisfacción de los clientes, ya que los procesos de pago son más rápidos.
  • Seguridad en las transacciones, ya que se utilizan métodos de autenticación y cifrado que favorecen la confianza y evitan el fraude.
  • Impulso del control de los procesos de compra. Es fácil rastrear cualquier transacción y se aporta transparencia.
  • Oferta de una variedad de formas de pago para adaptarse a cada cliente.
  • Aumenta el abanico de clientes a los que llega el negocio.
  • Incremento de las ventas, como consecuencia del alcance de más clientes.

A pesar de las ventajas que aportan los pagos digitales, todavía el 34% de las pymes encuestadas no los aceptan.

3)¿Qué tipos de pagos digitales son los más utilizados?

Los tipos de pagos digitales más utilizados son los siguientes:

  • Tarjetas de crédito y débito. Muchas de las tarjetas de crédito o débito que se utilizan en la actualidad llevan incorporada la tecnología NFC que permite pagar sin que la tarjeta toque el TPV, es el conocido como pago contactless.
  • Pagos con el móvil. También existe la posibilidad de utilizar una tarjeta virtual a través de una aplicación del móvil del banco o de otra empresa. Para poder utilizar esta forma de pago es necesario ser usuario de la banca online de una entidad bancaria y contar con la tecnología NFC. Otra opción que se utiliza a través del móvil es el pago por Bizum. En este caso, basta con introducir un número de teléfono móvil y autorizar el pago.
  • Pago con un código QR. En este supuesto, solo es necesario abrir la aplicación del móvil de una entidad bancaria y escanear un código QR que proporcione el comercio en el que se quiera pagar.

4)¿Cómo adaptar tu negocio a los pagos digitales?

Si quieres impulsar la digitalización de tu negocio, puedes tomar las siguientes medidas para implantar los pagos digitales:

  • Abrir una cuenta bancaria. Aunque parezca obvio, lo primero es que tu negocio tenga una cuenta bancaria en donde centralizar los pagos que realicen digitalmente tus clientes por tus productos y servicios.
  • Obtener un dispositivo para realizar pagos digitales. Puede ser un terminal de punto de venta digital (TPV) o una aplicación para el móvil que permita este tipo de pagos. En el caso de que tengas un comercio electrónico, deberás vincular la tienda a las formas de pago digitales que hayas establecido.
  • Informar de las formas de pago disponibles. Es importante que tus clientes sepan cómo van a poder pagar tus productos o servicios, de forma que sepan que existen varias posibilidades y utilicen la que mejor se adapta a su caso.
  • Controlar los pagos recibidos. A través de tu entidad bancaria podrás controlar los pagos recibidos y verificar todas las transacciones.

La digitalización de un negocio, con independencia de su tamaño, le permite crecer y adaptarse a los nuevos hábitos de consumo. Aunque digitalizar una empresa tiene muchas vertientes, lo más importante es cumplir con un objetivo: la satisfacción de los clientes. En este sentido, los pagos digitales cumplen con la necesidad de rapidez y de seguridad que necesitan los compradores.

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Cómo te ayuda un software de facturación en la nube a tener al día tus gastos en dietas

Un software de facturación en la nube te ayuda a tener información accesible, a decidir, evita duplicidades, pérdidas de tiempo y errores en la contabilidad. Conoce todos sus beneficios para mantener al día los gastos en dietas de tu pequeño negocio.

  • Los gastos en dietas y manutención son deducibles para pequeñas empresas y autónomos.
  • Hacienda es estricta con las condiciones que deben cumplirse para que, en efecto, estos gastos puedan considerarse deducibles.

Los profesionales y trabajadores por cuenta propia pueden deducirse dietas. Vamos a ver cómo te ayuda un software de facturación en la nube a mantener al día tus gastos de dieta.

Para el caso de los trabajadores por cuenta ajena, este tipo de gastos se consideran percepciones extrasalariales. Normalmente corresponden a gastos de transporte, comidas y, en caso de pasar la noche fuera de casa, de pernoctación.

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Qué son los gastos de dietas

La dieta es una remuneración que tiene como objeto la compensación de los gastos de manutención y alojamiento producidos cuando el trabajador tiene que desplazarse o viajar fuera de su centro de trabajo habitual o de la localidad en la que reside.

Desde la aprobación de la Ley de Medidas Urgentes del Trabajo Autónomo, los trabajadores por cuenta propia tienen derecho a deducirse dichos gastos de manutención y alojamiento como dietas. El límite de gasto establecido para no tributar, en este caso será de 26,67 euros al día, que aumenta hasta los 48,08 euros cuando estén en el extranjero. Estos importes con pernocta aumentan hasta 53,34 y 91,35 euros respectivamente.

Cómo gestionarlos y controlarlos

Para poder deducir dichos gastos, tienen que estar debidamente justificados con su correspondiente factura según indica la Ley General Tributaria. Esto implica que el trabajador debe solicitar la factura de sus gastos de taxi, de comida en un restaurante o de alojamiento.

Para el caso de los autónomos, además, el pago de dichos gastos de manutención tendrá que realizarse por medios electrónicos, y no serán válidos si se paga en efectivo.

Según han denunciado diversas asociaciones de autónomos, Hacienda está siendo estricta con los gastos de manutención. Por ello, llevar un adecuado control mediante el uso de software de facturación en la nube es prácticamente indispensable.

Asociaciones como UPTA están solicitando además que se apruebe el uso de ‘tique restaurante’ o ‘cheques restaurante’ como medio de pago. Aunque ha remitido a los partidos políticos su propuesta, la enmienda a la Ley no se ha introducido. Con lo que, de momento, no se admite esta vía como forma de pago para justificar gastos de manutención.

Software de facturación en la nube y gastos en empresas

Por lo que se refiere a las empresas, existen diferentes modelos de gestión de las dietas. En algunos casos se asigna a los trabajadores una cantidad fija estipulada, de manera que se renuncia a tener un control sobre el gasto que realizan. Lo más común es que se trate de modelos mixtos, donde se asigna una cantidad tope que los empleados deben justificar.

La forma habitual es ir añadiendo todas las cantidades a una hoja de gastos que mensualmente se pasa al departamento de administración. Algo similar se suele realizar también con el kilometraje, en caso de tener que utilizar el vehículo privado para los desplazamientos.

El uso de Excel u hojas de gasto acaba generando duplicidades, pérdidas de tiempo y posibles errores contables.

De esta forma se acaba trabajando dos veces. Por un lado, el empleado tiene que crear una hoja de cálculo a modo de resumen semanal o mensual que pasará al departamento de administración, junto con los justificantes correspondientes de los gastos de comida, alojamientos o desplazamientos realizados. Después, es este departamento el encargado de imputar dichos gastos en la aplicación de contabilidad correspondiente.

La fórmula del suplido o pago directo

También puede facilitar la operación el que sea la propia empresa quien abone directamente el gasto (por ejemplo, facilitando una tarjeta de empresa). O bien mediante la modalidad de suplido, en donde el trabajador realiza el pago en nombre de la empresa.

Esto, a nivel contable, no genera ningún ingreso al trabajador. Se contabilizará directamente como gasto de la empresa, siendo deducible en la medida en que se cumpla la normativa y características anteriormente citadas.

Cómo te ayuda un software de facturación en la nube a tener al día los gastos en dietas

En el caso de disponer de un software de facturación en la nube, la gestión de los gastos de dietas cambia radicalmente. Serán los propios empleados los que se encargan de imputar los gastos directamente en la aplicación de contabilidad, de manera que el departamento de administración solo tiene que cotejar los justificantes.

De esta forma se evita tener que trabajar dos veces; por un lado, con la hoja de cálculo y, por otro, en la aplicación de contabilidad y facturación. El empleado puede acceder directamente desde su propio smartphone, de manera que mientras está en la sala de espera de un cliente, ya ha pasado los gastos de la comida de ese día. Esto facilita un control en tiempo real de los gastos.

De lo único que tiene que preocuparse es de guardar los justificantes. Además, en el caso de que la aplicación de contabilidad y facturación en la nube permita el uso de escáner, se puede utilizar la cámara del teléfono para que digitalice dichas facturas y justificantes. Si además dicha aplicación de captura se encuentra homologada por la AEAT, no se necesitará conservar los originales.

Esto ayuda a no perder los tiques de gastos, ya que si no se es cuidadoso se acaba por extraviar alguno de ellos, lo que impide en muchos casos que luego se pueda deducir. El resultado es una administración mucho más eficiente, en la que los empleados de los distintos departamentos pueden cooperar mucho mejor.

Y en el caso de tener alguna discordancia, se subsana al momento, sin tener que esperar una semana o un mes, cuando muchas veces ya no se acuerda de qué hizo ese día.

Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2017 y actualizado a 2021 por su relevancia.

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12-posibilidades-que-ni-te-imaginabas-puede-hacer-tu-programa-de-facturacion

12 posibilidades que ni te imaginabas puede hacer tu programa de facturación

Una factura debe poderse hacer, enviar y cobrar rápidamente. Para ello, un buen programa de facturación es clave en cualquier negocio. La facturación es la razón de ser de cualquier empresa, ya que sin facturas no hay cobros y el programa de facturación también tiene que facilitarte la vida y la gestión del cobro.

  • Conoce las funcionalidades que debe tener un programa de facturación y cómo te afecta la nueva Ley antifraude.
  • Revisa qué posibilidades te ofrece tu programa de facturación, ya que optimizando la gestión de la facturación tu empresa será más competitiva.

La gestión comercial es vital en cualquier empresa, pero la potencia de un buen equipo comercial puede verse diluida sin el soporte de un buen programa de facturación. Un software que gestione toda la información y el soporte documental de la actividad comercial.

Los programas de facturación tienen que ayudar en la digitalización de la empresa, contribuir al control interno de la actividad comercial e integrarse de forma automática con el software contable. No pueden limitarse a la simple emisión de una factura, tienen que ofrecer mucho más para que la empresa pueda ganar en competitividad.

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Los programas de facturación pueden (y deben) ayudar en la digitalización de las empresas mejorando su control y resultados.

Problemas derivados de un deficiente programa de facturación

¿Quién no ha emitido una factura con una plantilla en Word o Excel alguna vez? Es barato hacer las primeras, pero puede generar múltiples problemáticas en cuanto generes varias. Sin un buen control y un software de gestión, la potencia de una buena gestión comercial pierde fuelle por diferentes motivos:

  • Mala imagen que causan los errores en la facturación. Por ejemplo, errores de identificación, número de factura, cálculos, no trasladar correctamente el presupuesto ofertado al cliente, duplicidades, etc.
  • Pérdidas derivadas de errores en la facturación. Por ejemplo, dejar presupuestos sin facturar, o artículos y mano de obra que no se incluyen en los presupuestos y por ende en las facturas.
  • Imposibilidad de emitir una factura por cualquier problema técnico. Esto puede suponer el tener al cliente perdiendo su valioso tiempo en una espera interminable para conseguir su factura lo que supone retrasos en el cobro.
  • No tener controlados los cobros. La falta de información puede derivar en que no se reclaman saldos pendientes de clientes, o que se reclamen a clientes facturas ya pagadas por estos.
  • Problemas con la base de datos de los clientes. No tener una mínima base de datos de clientes, dificulta la gestión de estos, como por ejemplo la asignación de descuentos a determinados clientes.
  • Problemas legales: Como los derivados del incumplimiento de la Ley antifraude, pendiente del desarrollo reglamentario para conocer con detalle los requisitos que deben cumplir los programas y sistemas informáticos, así como, en su caso, la forma de certificación o acreditación de que se cumplen dichos requisitos.

Problemas como estos deben ser evitados ya que, además de costar dinero a la empresa, pueden dañar la reputación de esta.

12 funcionalidades que debe tener tu programa de facturación

Un programa de facturación, acorde con los tiempos actuales, debería tener las siguientes funcionalidades:

1.Convertir los presupuestos en facturas. Esto agilizará la facturación y evitará errores derivados del incumplimiento de las condiciones presupuestadas. Además, conocerás su % de conversión, un indicador básico de tu negocio.

2.Conocer fácilmente y facilitar la reclamación de cobros pendientes. Debe facilitar que en todo momento se pueda conocer el estado de los saldos pendientes de los clientes, facilitando la reclamación de los créditos vencidos. Si te avisa de manera proactiva mucho mejor.

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Sage Contabilidad y Facturación controla el envío, lectura y cobro de tus facturas

3. Realizar la gestión comercial de todo el ciclo de ventas. Presupuestos, albaranes y facturación.

4. Llevar un control del almacén y del stock. El control de las existencias es clave para cualquier organización que comercialice mercaderías.

5. Realizar la gestión del punto de venta (TPV). Con los programas de facturación de Sage se puede integrar el punto de venta (TPV) con una tienda online compartiendo la misma información sobre todos los productos y servicios en ambos sitios.

6. Personalización de facturas, estadísticas e informes. Las empresas deben de poder personalizar, no solo las facturas, sino también estadísticas e informes a sus necesidades.

7. Realizar remesas de cobros. Aunque en las entidades financieras se pueden generar remesas de recibos al cobro, hacerlo desde nuestro software de gestión, nos evitará pérdidas de tiempo y errores. (CyF no lo hace)

8. Enviar facturas en formato electrónico. Esto facilitará las relaciones comerciales con los clientes, al facilitarles el poder guardar e imprimir sus facturas en papel cuando lo necesiten. Además, es obligatorio enviar las facturas en formato electrónico a las Administraciones Públicas. En el caso de algunos programas de facturación de Sage estos están adaptados al nuevo procedimiento de facturación electrónica con los soportes requeridos para el envío a las AA.PP. a través de FACE, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado.

9. Controlar en todo momento los movimientos de los proveedores. Nuestro programa de facturación también tiene que controlar, los albaranes de proveedores y facilitar la conformación de sus facturas.

10. Integración con contabilidad. El traspaso automático de la información que se genera en el programa de facturación a la contabilidad reduce los tiempos de la gestión administrativa y minimiza errores.

11. Gestionar la información del negocio desde la palma de la mano. Poder tener acceso 100% online a tu facturación con una App móvil es vital para ser ágil tanto en el envío de presupuestos/facturas como la consulta de datos.

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12. Flexibilidad, adaptabilidad e inalterabilidad. Desde el 11 de octubre de 2021 la inalterabilidad del programa de facturación se ha convertido en un factor determinante para cumplir con la Ley antifraude y evitar de esta manera importantes sanciones.

Adaptación de los programas de facturación a la Ley Antifraude

Desde el 11 de octubre de 2021, son de aplicación los apartados cuatro y veintiuno del artículo decimotercero, que modifican la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT). Esta ley pretende acabar con el software de doble uso, es decir, aquellos que permiten:

  • Llevar una doble facturación.
  • No reflejar la anotación de transacciones realizadas.
  • Registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
  • Alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.

El incumplimiento de esta Ley puede conllevar importantes sanciones, que pueden llegar hasta los 150.000 euros para las empresas comercializadoras de este tipo de software y a los 50.000 euros para quienes los usen.

Por lo tanto, un programa de facturación que cumpla con esta ley no puede permitir la eliminación de facturas o su modificación una vez realizada la emisión de facturas.

En definitiva, el software de facturación de Sage se adapta a cada tipología de empresa, de manera que sus programas de facturación y contabilidad son la solución ideal para autónomos, emprendedores y pequeños negocios.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2021 por su relevancia.

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Códigos QR: ¿Cuál es su impacto en las empresas y en los consumidores en la era digital?

Tras la pandemia, la apuesta por lo digital y por la sostenibilidad han llevado al despegue definitivo de algunas funcionalidades tecnológicas.

  • Una de ellas es el aumento en el uso de los códigos QR, cada vez más normalizado en la comunicación entre consumidores y empresas.
  • En este artículo, te contamos qué es un código QR así cómo cuáles son sus beneficios.

Los códigos QR son una funcionalidad cuyo uso puede permitir a una empresa modernizarse al mismo tiempo que se concede un mayor protagonismo al cliente. Y es que la modernización a través de la digitalización y la sostenibilidad, y el protagonismo del cliente a través de la innovación y la mejora de su satisfacción, son factores diferenciadores (especialmente en tiempos de pandemia).

¿Pero en qué consiste el código QR?

Se trata de un facilitador cada vez más presente en nuestro día a día. También es un buen ejemplo de cómo la tecnología está a nuestro servicio: pone a nuestra disposición una funcionalidad tan innovadora, completa y sencilla que nos permite compartir, en una pequeña tarjeta de visita, un gran conjunto de información y acceder inmediatamente al portal web de una marca, al menú de un restaurante o a la información de una factura.

En un primer momento, esta funcionalidad fue empleada por la industria del automóvil para identificar los vehículos. Posteriormente, su presencia pasó a ser habitual en las líneas de producción para identificar, por ejemplo, componentes, lo cual permitió aumentar la eficacia de la trazabilidad de los productos y reducir el tiempo del proceso productivo. Hoy en día, gracias a su carácter práctico, el código QR se usa a menudo en líneas de producción, puntos de venta, marketing y publicidad, entre otros.

Sin embargo, se distingue especialmente por dos características: por un lado, es un facilitador para gestionar las interacciones y, por otro, con la aparición de los smartphones, pasó a poder leerse rápidamente en estos dispositivos, ya que basta con apuntar la cámara al código QR para explorar nuevos contenidos.

Podemos ver esta interactividad, por ejemplo, en aplicaciones como WhatsApp, que usa un código QR para controlar el acceso a través del ordenador.

El caso de Ticket BAI

Incluso las administraciones públicas están haciendo eco de las ventajas que presenta esta tecnología, adoptándola para nuevos proyectos y sistemas. El caso más destacado y transversal hasta ahora es la iniciativa del gobierno del País Vasco junto con las tres diputaciones forales, con el sistema Ticket BAI. Esto obligará a que todas las facturas emitidas deban contener un código QR, de tal forma que el consumidor podrá escanearlo y comprobar que la empresa a quien ha comprado el bien o servicio, ha declarado el importe correspondiente a la Hacienda foral.

Cuáles son los beneficios de uso de los códigos QR

La oportunidad de utilizar códigos QR como motor de modernización, innovación y satisfacción del usuario o el cliente comporta una serie de beneficios de los que conviene tomar conciencia.

  • Para el consumidor
    • Simplifica la operación de compra
    • Total transparencia en la operación de compra, sin que sea obligatoria la identificación del número de contribuyente para la obtención de los beneficios fiscales inherentes
  • Para el sujeto pasivo (emisor de factura, vendedor…)
    • Transparencia en el documento, que pasa a ser exclusivo, ya que mantiene un número de registro único
    • Reduce el tiempo en el proceso de venta
    • Oportunidad de innovar y promover la facturación sin papel y/o la facturación electrónica, lo que permite reducir gastos
    • Reducción del consumo de papel, que posibilita la reducción de la huella ecológica, contribuyendo a la sostenibilidad
  • Para el asesor
    • Reduce el riesgo de documentos no justificados
    • Oportunidad de desempeñar un papel consultivo en el asesoramiento de las opciones a adoptar y en el intercambio de información

Además, debido a la pandemia del COVID-19, y al cambio de estilo de vida influido por la tecnología, su impacto ha puesto de manifiesto la oportunidad de su uso. Algunos ejemplos destacados son:

  • Se ha producido una aceleración del comercio electrónico.
  • Los desplazamientos de los consumidores son cada vez más limitados.
  • Los consumidores han pasado a desconfiar del papel por temor a la transmisión del virus, lo cual ha acelerado la adopción de sistemas digitales.

Teniendo en cuenta esta realidad, dejar que el consumidor  decida qué tipo de facturación prefiere (sin papel, electrónica, en papel) puede ser una experiencia positiva. Bien por la novedad que supone o por la atención al cliente.

En definitiva, los tiempos difíciles exigen flexibilidad y resiliencia. Y, sobre todo, innovar en el uso de las funcionalidades y herramientas que la tecnología nos puede ofrecer para nuestro día a día.

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En la nube o de escritorio, ¿cómo elegir tu software de contabilidad y gestión comercial?

Si has pensado contratar un software de contabilidad y gestión comercial, seguro que te has encontrado en la disyuntiva de qué tipo de producto elegir. En este post, repasamos las principales diferencias y similitudes entre las soluciones basadas en la nube y las tradicionales de escritorio. ¡Y te ayudamos a elegir la más adecuada para tu negocio!

  • Los softwares de contabilidad y gestión comercial nos permiten gestionar y controlar de manera eficaz las diferentes áreas de la empresa desde una única plataforma.
  • Entre otras ventajas, la nube permite llevarte la oficina contigo, estés donde estés, en cualquier dispositivo y a cualquier hora podrás acceder a tu solución de gestión.

La conectividad, la información en tiempo real y la automatización de tareas se han convertido en factores decisivos para mejorar la productividad de las empresas. Con ese objetivo, nacieron los primeros programas de contabilidad y gestión comercial.

Estos softwares han ido evolucionando a lo largo de los años hasta convertirse en soluciones integradas que conectan de manera inteligente todas las áreas del negocio. De esta forma, mejoran la visibilidad y el control, y permiten tomar decisiones con mayor exactitud.

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Software de gestión en la nube vs local: ¿en qué se diferencian?

Con la llegada de las tecnologías cloud, o la nube, los softwares de contabilidad y gestión comercial mejoraron notablemente su accesibilidad. La gran ventaja de una solución en la nube es que se puede usar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Eso sí, siempre que haya una conexión a Internet.

En lugar de instalarse en el dispositivo, el software está ubicado en un servidor. De este modo, se amplía su disponibilidad a cualquier usuario de la empresa o colaborador externo. El mismo programa en versión local o de escritorio, en cambio, solo se puede utilizar en el dispositivo donde esté instalado.

Software de contabilidad y gestión comercial

Otras diferencias

Si bien la disponibilidad es la principal diferencia, existen otros factores que debes tener en cuenta:

  • Costes de mantenimiento: Una ventaja de la nube frente a la modalidad de escritorio es que no necesita instalación. Así, ahorrarás en costes de mantenimiento e IT y tus empleados ganarán en comodidad.
  • Colaboración: gracias a la capacidad de acceso online, permite establecer nuevas formas de colaboración con clientes, proveedores y con el personal de la empresa o colaboradores.
  • Actualizaciones y copias de seguridad: Con la versión en la nube, dejarás de preocuparte por las copias seguridad y por tener el programa actualizado. Sage 50 se ocupa de guardar las copias de manera automática en la nube y, gracias a Live Update Sage 50, tendrás el software actualizado siempre a la última versión tanto en cambios legales como en nuevas mejoras o funcionalidades.
  • Precio: El acceso a la plataforma online tiene un coste ligeramente superior para dotar al producto de todas las capacidades de la nube, mediante el acceso a un servidor online., lo que permite el acceso desde cualquier dispositivo e incluso sistema operativo.

Tanto las soluciones basadas en la nube como las de escritorio cuentan con las máximas garantías de seguridad. ¡Tus datos y contraseñas estarán a salvo!

El teletrabajo, factor importante en la elección de tu software de contabilidad y gestión comercial

Trabajar fuera de la oficina era algo común en tiempos de reuniones presenciales. Pero ahora que el teletrabajo está más presente que nunca, lo raro en muchas empresas es pisar la oficina, algo que se agravado aún más con la pandemia Covid.

Por eso, disponer de toda la información en tiempo real desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo es fundamental en el contexto actual. Por ejemplo, si contratas a un nuevo empleado, lo más sencillo será que tenga acceso al software en la nube desde el minuto uno, sin necesidad de instalarlo en cada dispositivo que va a utilizar.

Por otro lado, si gestionas tu propio negocio, la nube supone la posibilidad de controlar la información de cada área de la empresa incluso si estás viajando o no puedes acceder al ordenador.

Entonces, ¿con qué software de contabilidad y gestión comercial me quedo?

Las versiones de escritorio y en la nube comparten las prestaciones, de modo que no hay ninguna mala elección. Sin embargo, ten muy en cuenta el tamaño o las necesidades de tus equipos cuando vayas a contratar un software.

  • La opción en local puede ser útil para pequeñas empresas donde solo una o pocas personas tendrán acceso al software. Mientras más usuarios, más flexibilidad necesitaremos.
  • Si tú o tus empleados necesitáis acceder al programa en diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, lo más recomendable es apostar por la versión en la nube. Además, evitar tener que instalar el producto y con un simple acceso a internet podrás acceder al entorno donde el producto ya está instalado y preparado para funcionar.

¿Qué tienen en común ambas versiones?

Más allá de estas diferencias, las características y prestaciones de Sage 50 son idénticas en sus versiones online y de escritorio; además se conserva toda la usabilidad y experiencia de usuario en los dos entornos. En general, Sage 50 está diseñado para aumentar la productividad y la competitividad de tu negocio. Para ello, cuenta con la tecnología más avanzada en colaboración online, seguridad y movilidad.

Estas son las principales características que encontrarás en ambas versiones de Sage 50:

  • Te permite conocer el pasado, presente y futuro de todas las áreas de la empresa. Así, sabrás lo que se factura y qué se puede mejorar en cada caso. Dispones de indicadores o kpis que puedes configurar para adatparlos a tus objetivos y realizar seguimiento.
  • Puedes analizar las tendencias para aprovechar nuevas oportunidades de negocio y anticiparte a las necesidades de tus clientes.
  • A nivel legal, estarás al día en impuestos y nuevas normativas. En concreto, Sage 50 te mantiene informado de cualquier cambio legal en materia de RGPD, IVA, etc. Siempre dispondrás de la última actualización de producto con los cambios legales, por lo que evitarás sanciones y recargos inesperados.
  • Gracias a la visión global que tendrás de tu negocio, podrás planificar las estrategias de manera precisa y tomar mejores decisiones en el momento oportuno.
  • Los diferentes equipos de la empresa, o incluso los externos, pueden colaborar en tiempo real, mejorando la comunicación y la eficiencia entre departamentos.
  • La experiencia de usuario es prioritaria. Sage 50 es un programa intuitivo, fácil de configurar y rápido de utilizar. Además, incluye distintos mecanismos online de ayuda y soporte a la puesta en marcha como videos o tutoriales accesibles desde el producto.
  • Por último, puedes personalizar el software según las necesidades de tu empresa y de tus equipos. Porque cada negocio tiene sus propios indicadores clave y una manera única de trabajar.

¿Qué puedo hacer con Sage 50?

Si miramos con más detalle las funcionalidades, con esta solución de gestión comercial y de contabilidad podrás llevar a cabo una gran variedad de tareas de manera más rápida y eficiente.

Gracias a la automatización y a la interconexión de los datos, las empresas pueden ahorrar tiempo y evitar errores humanos en la gestión de compras y ventas, la facturación o la comunicación con tu banco.

1. Automatización de tareas

Sage 50 permite programar algunas de las tareas más rutinarias y costosas para que las empresas puedan dedicar más tiempo y recursos al desarrollo del negocio.

Automatización contable

2. Gestión de compras, ventas y control de stock

Otra de las prioridades de las empresas es mejorar las gestiones clave de un ecommerce o de una tienda física. Con Sage 50 puedes acceder a datos en tiempo real sobre existencias, pedidos y satisfacción de los clientes y podrás crear pedidos rápidamente para evitar roturas de stock.

Los informes personalizados y la trazabilidad de productos te permiten mantener controlados todos los activos del negocio en tiempo real.

Asimismo, es posible conectar Sage 50 y Prestashop, simplificando así la gestión de las tiendas online y ofreciendo una mejor experiencia a los clientes. Al sincronizar ambos programas, Sage 50 recibe automáticamente los pedidos de la tienda online, así como las altas de nuevos clientes. También puedes enviar los productos, con sus imágenes y precios, desde Sage 50 a Prestashop en un solo clic.

Además, es posible ampliar las capacidades funcionales de Sage 50 para adaptarse a cada tipo de negocio. Un ejemplo son las herramientas específicas de movilidad para comerciales como Sage Catálogo que permite movilizar la información comercial y la generación automática de pedidos en Sage 50.

Tienda online

3. Contabilidad y facturación

Los softwares de gestión comercial agilizan la creación de facturas, albaranes, presupuestos y certificaciones de obra desde una sola aplicación y de manera personalizada.

Contabilidad

4. Comunicación bancaria

Cuadrar los movimientos bancarios con la contabilidad puede ser un proceso lento y engorroso. Con Sage 50, puedes descargar extractos bancarios y generar asientos contables automáticamente. De este modo, las empresas ahorran tiempo en el proceso de conciliación en todos los bancos y evitan los errores manuales.

Comunicacion bancaria

La transformación digital más allá del software contabilidad y gestión comercial

Ya sea en la nube o en escritorio, implementar una solución de contabilidad y de gestión comercial puede suponer un gran cambio para cualquier tipo de empresa. Pero no basta con contratar un software para llevar a cabo una transformación digital propiamente dicha. Esta evolución debe ir de la mano de una alineación adecuada de los sistemas, los procesos y de la propia cultura organizativa.

Elijas la solución que elijas para tu empresa, planifica la transformación digital como un cambio profundo en todos los aspectos de negocio, sin perder de vista las necesidades de los clientes.

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Software de facturación: ¿qué es y cuáles son sus ventajas?

En este post te contamos qué es un software de facturación y cuáles son las ventajas de usar este tipo de programas para agilizar los procesos de gestión de un negocio.

  • Hacer facturas de los trabajos realizados, preparar presupuestos o elaborar facturas proforma pueden ser algunas de las tareas más pesadas del día a día.
  • Es un documento que se queda en casa de tu cliente y si tiene un formato profesional, en color, con logotipos, con datos ordenados, etc. repercutirá en beneficio de la imagen de nuestra empresa.

Contenido del post

  1. Qué es un software de facturación
  2. Cómo facilita la gestión de una empresa un programa de facturación
  3. Programa de facturación en la nube: qué beneficios tiene para un negocio
  4. Tipos de negocio que no pueden pasar sin un software de facturación

El hecho de crear la factura en un software de facturación desencadena automáticamente operativas que ahorran tiempo y permiten controlar mejor tu negocio, como son: generación de las previsiones de pago o cobro y su posterior estado del vencimiento, control de stock, asiento contable para la contabilización del IVA e IRPF y su posterior presentación en Hacienda a través del modelo correspondiente.

Otras son tener el control de las facturas y su custodia para auditorías o posibles inspecciones de Hacienda, y obtener informes de ventas y de ingresos fundamentales para tener una visión del estado de negocio

Con todo esto, está claro que organizar la contabilidad y hacer las facturas pueden ser tareas poco gratas. Pero sin factura, no hay ingresos, por lo que no pueden descuidarse. Afortunadamente, cada vez son más los programas de gestión comercial, contabilidad y facturación que permiten a una pequeña empresa llevar sus números al día.

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1) Qué es un software de facturación

Ya sea de en local o en la nube, un programa de facturación es una herramienta que permite generar una plantilla propia para elaborar las facturas de modo personalizado (por ejemplo, con el logotipo de la empresa). Y todo de modo automatizado, convirtiendo esta tediosa tarea en algo cómodo y sencillo.

Además, con un software de facturación es posible:

  • Realizar presupuestos que, si son aceptados, se pueden transformar automáticamente en factura.
  • Generar facturas proforma y convertirlas en facturas definitivas cuando sea oportuno.
  • Generar facturas físicas o facturas rectificativas, estas últimas obligatorias para trabajos con administraciones públicas
  • Conservar y replicar los datos de clientes habituales para no tener que introducirlos cada vez que se hace una factura.
  • Anular facturas y realizar un seguimiento de las que están sin cobrar, de modo automatizado.

2) Cómo facilita la gestión de una empresa un programa de facturación

Hoy en día, todavía existen muchas empresas que eligen los métodos tradicionales para generar facturas, ya sea por desconocimiento o por el rechazo que suele provocar la idea de cambiar los hábitos de “toda la vida”.

Si bien es cierto que se trata de métodos de trabajo perfectamente válidos –como el uso de Word o Excel– en la actualidad ya contamos con herramientas mejores, que han sido especialmente diseñadas para optimizar la productividad de cualquier pequeña empresa en muchos aspectos, suprimiendo y automatizando tareas que suponen un malgasto de tiempo innecesario.

Ventajas de usar un software de facturación

1. Todas las facturas estarán concentradas en un mismo lugar, por lo que es posible olvidarse de facturas perdidas u traspapeladas.

2. El programa asignará de modo automático un número correspondiente a cada factura, para tenerlas identificadas.

3. Sin posibilidad de equivocación con la numeración de las facturas

4. Sin errores de cálculo, al poder aplicar los porcentajes necesarios en función de las operaciones: impuestos, retenciones, etc.

5. Generación de acciones posteriores que se desencadenan tras la factura:

  • Vencimientos
  • Stocks
  • Asientos
  • Liquidación y presentación de IVA e IRPF
  • Control del libro de facturas

3) Programa de facturación en la nube: qué beneficios tiene para un negocio

Por suerte, cada vez son más los programas disponibles en la nube que permiten a cualquier pequeña empresa llevar sus números al día, pudiendo acceder a los datos y documentos contables desde cualquier lugar con conexión a Internet.

En este “cajón de sastre” que es la red podemos encontrar los programas de facturación en la nube: sistemas diseñados para que cualquier profesional se convierta en un experto en finanzas.

La mayoría permiten crear presupuestos y facturas personalizadas, informes, libros de contabilidad y estar al día con la Administración Pública gracias a la generación de forma automática del Modelo 303 (IVA) y del Modelo 130 (IRPF).

En líneas generales, los programas de facturación en la nube son muy sencillos de utilizar, aportando numerosos beneficios a cualquier pequeña empresa.

Reducción de la posibilidad de error

  • La gran ventaja de los programas de facturación online es que reducen drásticamente las posibilidades de error.
  • El usuario puede estar tranquilo de que sus facturas tendrán todos los datos e impuestos que establece la ley, con la numeración real y correspondiente.

Ahorro de tiempo, espacio y dinero

  • Primero, porque al estar en un entorno on-line no es necesario descargar o instalar ningún programa.
  • Y, segundo, porque eliminan la necesidad de buscar una plataforma externa para remitir las facturas, sin tener que pagar por el papel o los gastos de envío.

Consulta desde cualquier lugar

  • Por último, al tener todos los datos en la nube, el usuario puede consultar cualquier factura que haya emitido o borrador que haya generado en su cuenta.
  • Lo único que necesita es tener conexión a Internet.

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Un software de facturación aporta múltiples ventajas para agilizar los procesos de gestión de un negocio.

4) Tipos de negocio que no pueden pasar sin un software de facturación

Toda pequeña empresa tiene que emitir sus facturas de forma organizada y puntual. Atrás han quedado ya las facturas artesanas hechas, por ejemplo, con hoja de cálculo.

Para una adecuada gestión del negocio, es imprescindible utilizar una herramienta especialmente diseñada y orientada a la facturación de un negocio pequeño: sencilla y ordenada.

Pero el mundo cada vez gira más deprisa, y las empresas van necesitando adaptarse a una mayor agilidad y flexibilidad en su servicio al cliente y en sus procesos de negocio. Y la gran ventaja de los negocios pequeños es su agilidad y capacidad de respuesta en ese ámbito. La evolución natural de la facturación de una pequeña empresa es utilizar herramientas on-line, aprovechando las características de acceso y sincronización propias de ésta, y que va a ser perfectamente complementaria a la actividad ágil y eficiente de la que hablamos.

Hay tres ejemplos muy claros que son candidatos de honor en la utilización de este tipo de programas:

1. Negocios sin oficinas fijas

En los últimos años, han surgido muchas pequeñas empresas que tienen a sus trabajadores teletrabajando.

En estos casos, es necesario poder consultar o gestionar facturas desde distintos dispositivos y localizaciones, por lo que es importante tener éstas en la nube, actualizadas y accesibles a través de una cuenta de usuario.

2. Asesorías y gestores personales

  • Para que un gestor pueda llevar correctamente al día la contabilidad y gestión administrativa de una pyme o de un autónomo, necesita poder acceder a las facturas que se van emitiendo, sin tener que depender de que el autónomo o administrador de la empresa le haga llegar éstas puntualmente.
  • Poder acceder a las facturas on-line a través de un usuario compartido va a dar calidad y buena salud a dicha gestión.

3. Negocios en fase inicial de desarrollo

  • Cuando se inicia la actividad empresarial aún no se tiene asimilada la rutina propia del proceso de gestión administrativa del negocio y esto conlleva, en un buen número de casos, un cierto descontrol sobre la facturación, presupuestos y pagos a proveedores.
  • Una herramienta eficaz es importante, pero si, además, es accesible de forma on-line, va a facilitar bastante que la consulta o modificación de estados y facturas esté donde esté y sea la hora que sea.

Evidentemente, además de estos tres ejemplos, cada vez hay más pequeñas empresas que encuentran mayor versatilidad y comodidad dentro del ámbito de las aplicaciones online, y que van a beneficiarse especialmente de este tipo de soluciones.

Y recuerda que no se trata sólo de hacer facturas, sino de llevar las cuentas de una manera más organizada para minimizar los errores de cálculo y en general para que seas más eficiente.

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