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Alborada: el crecimiento, ligado al software ERP

Con más de 50 años a nuestras espaldas, y dedicados al mundo de las artes gráficas, Alborada nació como agencia gráfica, llegando hoy a ser una empresa moderna e innovadora de comunicación gráfica y visual.

  • Descubre, en este caso de éxito, como hemos conseguido transformarnos digitalmente gracias al uso de un software ERP.
  • Como empresa innovadora en el sector de las artes gráficas, nos dimos cuenta de que también era necesario dar un paso adelante en la digitalización de nuestro software de gestión.

Hemos vivido en primera persona la digitalización en el sector de las artes gráficas en el que nos movemos. Hacer una transformación digital con un software ERP. Puede decirse que somos una de esas empresas que, de verdad, ha realizado su propia transformación digital.

Y lo hemos hecho de la mano de Sage y su software ERP Sage X3, que no solo nos ha permitido dar el salto de ser una empresa tradicional a una moderna, si no permitirnos ver el futuro con optimismo y dispuestos a crecer.

Lo primero es presentarnos. Somos Alborada, una empresa con más de 50 años a nuestras espaldas y dedicada al mundo de las artes gráficas.

  • Nacimos como agencia gráfica y, con el paso del tiempo, hemos ido evolucionando para llegar a ser una empresa moderna e innovadora de comunicación gráfica y visual.
  • Nuestros clientes confían en nosotros para servicios integrales de marketing, creatividad, asesoramiento gráfico, producción, impresión digital y offset, instalaciones y montajes, logística, distribución y almacenaje.

“He de confesar que eran estos mismos clientes los que nos empujaban a evolucionar tecnológicamente también a nivel interno”. Francisco Molino, Director Comercial, C.G. Alborada.

En Alborada siempre hemos sido conscientes del papel tan importante que juega la tecnología. Hemos vivido en primera persona la digitalización en el sector de las artes gráficas en el que nos movemos.

Esta digitalización ha permitido cubrir nuevas exigencias del mercado, especialmente en lo que se conoce como impresión digital. Complementando al sistema tradicional de impresión Offset, esta nueva modalidad evita costes intermedios, reduce tiempos de entrega y ofrece nuevas posibilidades de personalización de producto.

La digitalización interna

Pero esta transformación digital no se puede quedar en el sector, sino que las propias empresas que formamos parte de él debemos estar basadas en tecnología para responder mejor a estos nuevos desafíos. Y no hablamos solo de la gestión contable y financiera, sino de todos los procesos. No en vano, una buena digitalización de la preproducción hasta el almacenaje y distribución permite mejorar procesos y lograr eficiencias que de otra forma serían imposibles.

Además, cabe señalar que los márgenes con los que trabajamos cada vez están más apretados, por lo que el control de los costes y la calidad (tanto en el producto como en los procesos) son fundamentales. Gracias a ellos es como se obtienen valores diferenciales. Cuanto más grande y amplia es la oferta de productos y servicios que ofreces, más complicado resulta llevar todo ese control y, a la vez, más necesario para garantizar la rentabilidad y operatividad de la empresa.

En Alborada teníamos claro, pues, que necesitábamos una solución potente, flexible y capaz para poder dar respuesta a todas estas necesidades.

Quitar lo que hay y empezar de nuevo

El punto de partida, además, tenía su complejidad. En Alborada contábamos con dos programas de gestión (Optimus y Navision) pero cada uno de ellos trabajaba de forma aislada. Es decir, más ineficiencia, falta de informes y trazabilidad, y un impacto negativo tanto en el personal como en la productividad.

“El reto estaba claro: unificar toda la información, todos los recursos y todos los procesos en un único software ERP”. Francisco Molino, Director Comercial, C.G. Alborada.

Esta solución pasaría a ser nuestra espina dorsal para que pudiéramos tener toda la información, unificar todos los procesos y mejorar el análisis para que nuestra toma de decisiones fuera la correcta y estuviera siempre basada en datos y no en suposiciones.

La idea, pues, estaba tomada. Ahora solo faltaba tomar la decisión clave: qué programa elegir. No miento cuando digo que, evidentemente, la inercia nos llevó a evaluar alguno de los programas que veníamos usando en la compañía. La migración, a menos a priori, podría resultar más sencilla.

Pero en nuestro caso no nos convenció aquello de «más vale malo conocido…». Tras evaluar las últimas versiones tanto de Dynamics NAV (Navision) como de otras soluciones basadas en código abierto, nos decantamos por Sage X3. Y, apostando aún más por la transformación digital, nos fuimos directamente a una implantación en la nube y, encima, pública. Queríamos así evitar inversiones para renovar infraestructuras locales, tanto en este momento como de cara a futuro.

Sage

Un artículo en el que te contamos como Alborada apostó por el software ERP Sage X3 para dar un paso adelante en su la digitalización de su gestión.

Un camino de baldosas amarillas

Adaptar una compañía como Alborada a un nuevo software ERP no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Sin embargo, el módulo Configurador y Escenario de Sage han permitido que este ajuste de los productos y servicios a la realidad de nuestra empresa haya sido como un camino de baldosas amarillas.

Además, como Sage X3 está alojada en la nube, hemos podido hacer cosas que hasta ahora estaban «vetadas» en nuestra organización, como el teletrabajo que muchos empleados ahora pueden hacer. También somos capaces de acceder y generar una cantidad de informes de forma mucho más ágil y precisa.

Sage X3 se ha convertido en la espina dorsal de nuestra empresa. Con esta solución controlamos todo el ciclo de la empresa, es de compras, ventas, planificación, finanzas, hasta el almacenaje y la logística. Ahora tenemos a toda la compañía conectada a los distintos módulos de Sage.

Además, podemos controlar toda la trazabilidad de la empresa y hacer un completo seguimiento, desde el momento en que se elabora un presupuesto hasta que el cliente formaliza el pedido, controlando todas las órdenes de fabricación con sus respectivas entregas. Esto sólo ha sido posible al tener toda la información y las operaciones completamente integradas.

Es más: gracias a Sage X3 nos podemos dar cuenta de errores e ineficiencias que, hasta su llegada, estaban pasando desapercibida. Al normalizar y automatizar procesos, si algún proceso no se gestiona de manera uniforme el sistema lo detecta y lo podemos ver más fácilmente y, por tanto, solucionar.

Con Sage X3 va a ser posible automatizar la mayor parte de las tareas que no generan valor para el negocio, poner autómatas en planta para la captura de datos, e integrar una gestión documental con el software ERP.

Por todo ello, Sage X3 se convierte en el pilar no solo de nuestra operativa actual, sino de futuro. Sobre todo, porque el software ERP tiene mucho potencial que, reconozcámoslo, aún no hemos sabido explotar. Por eso, a mi me gusta hacer mía la frase de que lo mejor está por llegar: cuando sepamos sacar y exprimir aún más lo que nos aporta Sage X3.

Mis recomendaciones a otras empresas

Además, como decía antes, introducir un nuevo software ERP en cualquier organización es algo que suele dar bastante miedo. Todos sabemos que todas las personas y todos los departamentos se tienen que implicar y trabajar para que el cambio salga a pedir de boca.

Alborada es una organización en la que los servicios cada vez tienen mayor peso en la empresa y todos estamos comprometidos con ella. Nadie dice que el cambio sea fácil, pero sí que merece la pena. Por eso, si tu empresa también tiene los conceptos y las ideas claras, lo mejor es ver qué opciones hay disponibles en el mercado y elegir aquella que te permita cumplir mejor con la estrategia y los planes de negocio de la empresa.

En nuestro caso, la elección de Sage X3 fue un total acierto, por lo que ya nos ofrece y por las perspectivas de futuro.

Entre otras cosas porque combina muy bien dos aspectos fundamentales para nosotros: personas y clientes.

Caso de éxito. Alborada.

Sage

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con el software ERP Sage X3

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software-de-facturacion:-¿que-es-y-cuales-son-sus-ventajas?

Software de facturación: ¿qué es y cuáles son sus ventajas?

En este post te contamos qué es un software de facturación y cuáles son las ventajas de usar este tipo de programas para agilizar los procesos de gestión de un negocio.

  • Hacer facturas de los trabajos realizados, preparar presupuestos o elaborar facturas proforma pueden ser algunas de las tareas más pesadas del día a día.
  • Es un documento que se queda en casa de tu cliente y si tiene un formato profesional, en color, con logotipos, con datos ordenados, etc. repercutirá en beneficio de la imagen de nuestra empresa.

Contenido del post

  1. Qué es un software de facturación
  2. Cómo facilita la gestión de una empresa un programa de facturación
  3. Programa de facturación en la nube: qué beneficios tiene para un negocio
  4. Tipos de negocio que no pueden pasar sin un software de facturación

El hecho de crear la factura en un software de facturación desencadena automáticamente operativas que ahorran tiempo y permiten controlar mejor tu negocio, como son: generación de las previsiones de pago o cobro y su posterior estado del vencimiento, control de stock, asiento contable para la contabilización del IVA e IRPF y su posterior presentación en Hacienda a través del modelo correspondiente.

Otras son tener el control de las facturas y su custodia para auditorías o posibles inspecciones de Hacienda, y obtener informes de ventas y de ingresos fundamentales para tener una visión del estado de negocio

Con todo esto, está claro que organizar la contabilidad y hacer las facturas pueden ser tareas poco gratas. Pero sin factura, no hay ingresos, por lo que no pueden descuidarse. Afortunadamente, cada vez son más los programas de gestión comercial, contabilidad y facturación que permiten a una pequeña empresa llevar sus números al día.

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1) Qué es un software de facturación

Ya sea de en local o en la nube, un programa de facturación es una herramienta que permite generar una plantilla propia para elaborar las facturas de modo personalizado (por ejemplo, con el logotipo de la empresa). Y todo de modo automatizado, convirtiendo esta tediosa tarea en algo cómodo y sencillo.

Además, con un software de facturación es posible:

  • Realizar presupuestos que, si son aceptados, se pueden transformar automáticamente en factura.
  • Generar facturas proforma y convertirlas en facturas definitivas cuando sea oportuno.
  • Generar facturas físicas o facturas rectificativas, estas últimas obligatorias para trabajos con administraciones públicas
  • Conservar y replicar los datos de clientes habituales para no tener que introducirlos cada vez que se hace una factura.
  • Anular facturas y realizar un seguimiento de las que están sin cobrar, de modo automatizado.

2) Cómo facilita la gestión de una empresa un programa de facturación

Hoy en día, todavía existen muchas empresas que eligen los métodos tradicionales para generar facturas, ya sea por desconocimiento o por el rechazo que suele provocar la idea de cambiar los hábitos de “toda la vida”.

Si bien es cierto que se trata de métodos de trabajo perfectamente válidos –como el uso de Word o Excel– en la actualidad ya contamos con herramientas mejores, que han sido especialmente diseñadas para optimizar la productividad de cualquier pequeña empresa en muchos aspectos, suprimiendo y automatizando tareas que suponen un malgasto de tiempo innecesario.

Ventajas de usar un software de facturación

1. Todas las facturas estarán concentradas en un mismo lugar, por lo que es posible olvidarse de facturas perdidas u traspapeladas.

2. El programa asignará de modo automático un número correspondiente a cada factura, para tenerlas identificadas.

3. Sin posibilidad de equivocación con la numeración de las facturas

4. Sin errores de cálculo, al poder aplicar los porcentajes necesarios en función de las operaciones: impuestos, retenciones, etc.

5. Generación de acciones posteriores que se desencadenan tras la factura:

  • Vencimientos
  • Stocks
  • Asientos
  • Liquidación y presentación de IVA e IRPF
  • Control del libro de facturas

3) Programa de facturación en la nube: qué beneficios tiene para un negocio

Por suerte, cada vez son más los programas disponibles en la nube que permiten a cualquier pequeña empresa llevar sus números al día, pudiendo acceder a los datos y documentos contables desde cualquier lugar con conexión a Internet.

En este “cajón de sastre” que es la red podemos encontrar los programas de facturación en la nube: sistemas diseñados para que cualquier profesional se convierta en un experto en finanzas.

La mayoría permiten crear presupuestos y facturas personalizadas, informes, libros de contabilidad y estar al día con la Administración Pública gracias a la generación de forma automática del Modelo 303 (IVA) y del Modelo 130 (IRPF).

En líneas generales, los programas de facturación en la nube son muy sencillos de utilizar, aportando numerosos beneficios a cualquier pequeña empresa.

Reducción de la posibilidad de error

  • La gran ventaja de los programas de facturación online es que reducen drásticamente las posibilidades de error.
  • El usuario puede estar tranquilo de que sus facturas tendrán todos los datos e impuestos que establece la ley, con la numeración real y correspondiente.

Ahorro de tiempo, espacio y dinero

  • Primero, porque al estar en un entorno on-line no es necesario descargar o instalar ningún programa.
  • Y, segundo, porque eliminan la necesidad de buscar una plataforma externa para remitir las facturas, sin tener que pagar por el papel o los gastos de envío.

Consulta desde cualquier lugar

  • Por último, al tener todos los datos en la nube, el usuario puede consultar cualquier factura que haya emitido o borrador que haya generado en su cuenta.
  • Lo único que necesita es tener conexión a Internet.

Sage

Un software de facturación aporta múltiples ventajas para agilizar los procesos de gestión de un negocio.

4) Tipos de negocio que no pueden pasar sin un software de facturación

Toda pequeña empresa tiene que emitir sus facturas de forma organizada y puntual. Atrás han quedado ya las facturas artesanas hechas, por ejemplo, con hoja de cálculo.

Para una adecuada gestión del negocio, es imprescindible utilizar una herramienta especialmente diseñada y orientada a la facturación de un negocio pequeño: sencilla y ordenada.

Pero el mundo cada vez gira más deprisa, y las empresas van necesitando adaptarse a una mayor agilidad y flexibilidad en su servicio al cliente y en sus procesos de negocio. Y la gran ventaja de los negocios pequeños es su agilidad y capacidad de respuesta en ese ámbito. La evolución natural de la facturación de una pequeña empresa es utilizar herramientas on-line, aprovechando las características de acceso y sincronización propias de ésta, y que va a ser perfectamente complementaria a la actividad ágil y eficiente de la que hablamos.

Hay tres ejemplos muy claros que son candidatos de honor en la utilización de este tipo de programas:

1. Negocios sin oficinas fijas

En los últimos años, han surgido muchas pequeñas empresas que tienen a sus trabajadores teletrabajando.

En estos casos, es necesario poder consultar o gestionar facturas desde distintos dispositivos y localizaciones, por lo que es importante tener éstas en la nube, actualizadas y accesibles a través de una cuenta de usuario.

2. Asesorías y gestores personales

  • Para que un gestor pueda llevar correctamente al día la contabilidad y gestión administrativa de una pyme o de un autónomo, necesita poder acceder a las facturas que se van emitiendo, sin tener que depender de que el autónomo o administrador de la empresa le haga llegar éstas puntualmente.
  • Poder acceder a las facturas on-line a través de un usuario compartido va a dar calidad y buena salud a dicha gestión.

3. Negocios en fase inicial de desarrollo

  • Cuando se inicia la actividad empresarial aún no se tiene asimilada la rutina propia del proceso de gestión administrativa del negocio y esto conlleva, en un buen número de casos, un cierto descontrol sobre la facturación, presupuestos y pagos a proveedores.
  • Una herramienta eficaz es importante, pero si, además, es accesible de forma on-line, va a facilitar bastante que la consulta o modificación de estados y facturas esté donde esté y sea la hora que sea.

Evidentemente, además de estos tres ejemplos, cada vez hay más pequeñas empresas que encuentran mayor versatilidad y comodidad dentro del ámbito de las aplicaciones online, y que van a beneficiarse especialmente de este tipo de soluciones.

Y recuerda que no se trata sólo de hacer facturas, sino de llevar las cuentas de una manera más organizada para minimizar los errores de cálculo y en general para que seas más eficiente.

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digitalizacion-a-la-fuerza:-consecuencias-positivas-del-covid-19

Digitalización a la fuerza: consecuencias positivas del COVID-19

En los tiempos que corren, puede que haya una pregunta que esté rondando la cabeza a más de uno: quién ha hecho más por la digitalización de tu negocio, ¿el CEO, el CIO o el COVID-19?

La respuesta no solo la intuimos, sino que un reciente estudio de IDC realizado entre empresas españolas lo constata.

José Antonio Cano, Director de Análisis y Consultoría de IDC Research España, asegura que el COVID-19 ha servido para acelerar esta transformación dentro de las organizaciones, pero avisa de que este proceso se está realizando de manera desigual.

Esta mayor digitalización es evidente en las políticas de smart working, pero también ha servido para testear los planes de contingencia y resiliencia de los negocios. En otros casos, el impacto de la pandemia ha servido para apalancar, desarrollar o analizar el impacto de estas políticas y estrategias en la organización.

Con Sage nunca estás solo. Las pymes y autónomos son los héroes de nuestra economía. Por eso, hemos creado un espacio con información, novedades legales y consejos útiles sobre COVID-19 para que puedan seguir gestionando sus negocios. Echa un vistazo a nuestro contenido.

Objetivo: garantizar el teletrabajo

Los analistas de IDC constatan que, con la llegada del Estado de Alarma, la recomendación de teletrabajar y el confinamiento de las personas en sus lugares de residencia, las empresas han reaccionado reorganizándose internamente.

Durante las primeras dos semanas, los profesionales tecnológicos de las empresas estaban enfocados en que el empleado pudiera conectarse.

IDC asegura que en aquellos momentos la compra de portátiles y tablets para equipar a los empleados fue bastante complicada, por lo que hubo un repunte de productos reacondicionados.

Aunque al principio el departamento de TI no podía garantizar que todos los dispositivos tuvieran la configuración adecuada, las empresas se enfrentaron a que se produjo una rotura de rutinas y de procesos a la hora de trabajar y conectarse a los recursos corporativos. La respuesta del departamento de tecnología tuvo que dejar a un lado estas políticas internas dado que su gran objetivo fue garantizar que la gente estuviera conectada.

A ello se tuvo que añadir la complejidad de que no todos los trabajadores tenían la experiencia ni la cultura de trabajo en remoto.

«El ancho de banda al principio no era suficiente para determinadas actividades», asegura José Antonio Cano.

«Algunas operativas o cargas de trabajo no se podían hacer en remoto, como las fábricas o determinadas industrias. Otras no tenían un mapa de proceso desarrollado y no se habían planteado este tipo de políticas de trabajo remoto«, explica el analista de IDC.

Algo que ha conllevado que el 10,2% de las empresas españolas consultadas por IDC reconozcan que hay relación de baja productividad y trabajo en casa.

Además, el problema de los silos, de la poca comunicación entre los diferentes departamentos del negocio, ha sido un impedimento añadido a la hora de poder aplicar el trabajo en casa durante la época de confinamiento. Incluso en aquellas empresas que tiene un grado de madurez tecnológica se siguen trabajando en silos interdepartamentales. Algo que en estos momentos de confinamiento ha podido ser un escollo aún mayor a la hora de poder garantizar la continuidad de negocio.

Según IDC, la respuesta que los departamentos de tecnología han dado ha sido garantizar el smart working, aunque cada grupo de trabajo o departamento lo hiciera de manera independiente y no hubiera un denominador común en estas políticas.

Cambios en la inversión tecnológica

El COVID-19 ha tenido un impacto en las ventas calificado de espectacular por IDC, a tenor de los resultados de esta encuesta realizada a 130 directores generales y decisores de TI.

  • El 73% de ellos reconocen que han tenido un impacto importante en disminución de ventas tras la llegada de la pandemia.
  • La bajada es de alrededor de un 20% y hay tres motivos principales: la cancelación en órdenes de pedido, posponer esos pedidos o reducir la cantidad a la que asciende la orden de compra.

Esto, evidentemente, también va a tener su reflejo en las inversiones tecnológicas que van a realizar las empresas. Más de la mitad de las empresas van a tener decrecimientos en gasto en TI durante este año, pero no todas coinciden sobre en qué áreas se van a priorizar la inversión y en cuáles se va a reducir el presupuesto.

Sage

Servicios y hardware son las áreas tecnológicas de más impacto, según aventura IDC.

Mientras, las herramientas de colaboración están suponiendo en estos momentos el 70% de inversión, aunque antes se ha tenido que garantizar que todos los empleados tenían dispositivos que permitieran esta colaboración.

Las aplicaciones en la nube, por ejemplo, son otras áreas en las que las empresas están volcando sus inversiones.

Beneficios de la digitalización

Sin embargo, parece que algunas de las enseñanzas que esta digitalización a la fuerza que ha traído el COVID-19 han calado hondo y se mantendrán en el futuro.

  • Así, el 47% de las empresas encuestas aseguran que, una vez que se haya superado este confinamiento y esta pandemia, seguirá ofreciendo en mayor o menor medida smart working.
  • Una de cada cuatro sube su apuesta y asegura que ofrecerá políticas de trabajo en casa con total seguridad. El 18% dice que no han cambiado sus políticas en este sentido.

Tal y como recuerda IDC, lo que se conoce como smart working también tiene una serie de beneficios. Así, y aunque la conciliación es uno de los tópicos más recurrentes, para la consultora es aún mayor el de la eficiencia.

«Hay menos desplazamientos y más aprovechamiento de la infraestructura y la automatización», señala Cano, quien también apunta al impacto que hay en trabajo por objetivos y su priorización. «Para reaccionar de manera más ágil y flexible, las empresas se están transformando no solo en operativa sino en la cultura de los trabajadores», explica.

Este analista concluye que el COVID-19 ha traído consigo el aumento de la cultura digital, aunque haya sido a la fuerza. Pero, al lograr ser más ágiles, «las empresas serán capaces de reaccionar mejor en próximas crisis. Toda relación con clientes, proveedores y trabajadores a través de los canales digitales es un impacto positivo, así como la venta por canales sociales. Se van a aprovechar estas tecnologías para reaccionar y estar preparados para la próxima crisis», avanza.

Así pues, tal y como concluye, «ahora hay que normalizar lo que ha sido anormal durante estas primeras fases de confinamiento».

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Software ERP. ¿Vertical u horizontal?

Un software ERP, ya lo hemos dicho muchas veces, es el sistema nervioso principal de cualquier empresa, especialmente cuanto mayor es su tamaño y más compleja su operativa.  

  • Cuando un negocio es gestionado con un ERP, se integran y unifican todas las operaciones de front-office y back-office en un solo programa.  
  • Algo que evita la duplicidad de datos, reduce los riesgos y la posibilidad de errores y permite tener, de un solo vistazo, cómo está el negocio y su rendimiento. 

Es decir, que el software ERP puede optimizar el negocio, maximizar la eficiencia operativa y mejorar nuestra ventaja competitiva. 

Sin embargo, a la hora de elegir el programa que nos gobierne, puede asaltarnos la duda de si debemos elegir entre un modelo vertical u otro horizontal 

Vamos a intentar responder a esta compleja decisión en las siguientes líneas. 

ERP: descubre nuestro software

Unifica las tareas cotidianas en una única


herramienta de gestión empresarial.

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Qué es una aplicación vertical 

Lo primero es ver bien las diferencias entre las aplicaciones verticales y las horizontales para entender qué son cada una de ellas y cuáles son sus diferencias. 

Entendemos por aplicación vertical aquel software que se define y construye de acuerdo con los requisitos específicos de un sector, industria o usuario. El objetivo, al desarrollarlo así, es que sus funciones y procesos sean específicos y exclusivos para ese colectivo concreto. 

Generalmente los softwares verticales son más personalizables para una empresa u organización, dado que de esta forma se pueden satisfacer mejor sus necesidades específicas. 

Evidentemente, los ERP no son las únicas aplicaciones que pueden desarrollarse de forma vertical. Pero cuando una herramienta lo es, está pensada para unos determinados procesos, por lo que cualquier negocio que no pertenezca al mismo gremio no encontrará de utilidad dicha herramienta.  

Es decir, si tenemos una aplicación médica, solo quienes pertenezcan a esta rama sanitaria podrán encontrar valor en la aplicación, y puede que ni siquiera el sector farmacéutico pueda sacar partido de esta aplicación vertical. 

Por tanto, las aplicaciones verticales están desarrolladas y pensadas para un grupo concreto de usuarios. Y ésta es, precisamente, una de las grandes diferencias con respecto a las aplicaciones horizontales, que se desarrollando con un propósito general mucho más amplio. 

Cuando el ERP es vertical 

En el caso concreto del software ERP, decimos que estamos ante una solución vertical cuando esta herramienta ha sido desarrollada para un sector concreto de actividad (automoción, fabricación, pescadería…) con el fin de dar respuesta a las necesidades particulares de esta industria. 

Aunque un software ERP vertical permite también hacer la gestión de la empresa en todos sus departamentos, en su desarrollo se han tenido en cuenta los procesos específicos de un sector concreto. En lugar de apostar por incluir muchas características genéricas, esta modalidad apuesta por una mayor personalización verticalizada. 

Además, tienen en cuenta parámetros comerciales específicos de la industria a la que se dirigen, lo que también reducen las necesidades de personalización de la herramienta. Para que este tipo de soluciones sean altamente efectivas, los desarrolladores deben estar muy al tanto de la actualidad del sector, de forma que conozcan y actualicen constantemente las políticas reguladoras que les puedan afectar, así como las tendencias de la industria concreta en la que operen. 

Sage

En este post te contamos cuál es la diferencia entre un software ERP horizontal y uno vertical.

Qué es una aplicación horizontal 

Frente a la opción de las soluciones verticales, el mundo del software también propone el modelo horizontal. Como decíamos anteriormente, un software horizontal es aquella herramienta que ha sido pensada, concebida, diseñada y desarrollada para ser utilizada por el público en general, sin importar casos concretos de usuarios, empresas o industrias. 

Por esta concepción más amplia, suelen ser aplicativos cuya usabilidad suele ser más sencilla. Además, también dan una buena respuesta para necesidades de utilidad de propósito general. De hecho, en ocasiones se suelen denominar así (aplicación de propósito general) a las herramientas horizontales. 

El ERP horizontal 

Teniendo en mente qué son las aplicaciones horizontales, ya podemos inferir que cuando es el software ERP el que se ha diseñado así sabemos que el propósito es poder ser útil a una amplia variedad de industrias y empresas. 

Este tipo de herramientas tienen una amplia gama de funcionalidades básicas con las que poder dar respuesta a necesidades comunes de la mayoría de los negocios: ventas, almacén, proveedores, facturación, recursos humanos, facturas, pedidos…  

Generalmente, estos softwares ERP horizontales se integran con el resto de los aplicativos de la empresa para facilitar la correcta gestión. Gracias a las API, estos sistemas también facilitan la integración con otras soluciones específicas, bien para un determinado cometido (como el control horario), bien para unas necesidades concretas de algún sector particular (como la lectura de códigos de barras con dispositivos específicos para ese cometido, que suelen ser muy útiles en los almacenes). 

Dado que los ERP horizontales son de propósito general, es recomendable verificar su grado de personalización, lo módulos que puede tener específicos para nuestro sector de actividad así como las herramientas o aplicaciones de terceros que puedan funcionar sin problemas con este aplicativo, con el fin de poder adaptar la solución a nuestras necesidades concretas. 

¿Con qué tipo de software ERP me quedo? 

Si la elección de un ERP ya se antoja como una de las más importantes que todo negocio debe acometer, decantarse por uno horizontal o vertical tampoco tiene una respuesta fácil y rápida. 

No hay fórmula mágica ni respuesta unánime para todos, ya que depende mucho del tipo de empresa y, sobre todo, del sector industrial en el que opere nuestro negocio. Por ejemplo, si nuestra actividad se desarrolla en una industria altamente regulada (como puede ser el caso de los alimentos, bebidas, productos farmacéuticos o químicos), puede que un ERP vertical conozca más detalladamente cuáles son cada uno de los estrictos requisitos de cumplimiento y trazabilidad, aunque para ello tengamos que pagar una aplicativo más caro que uno horizontal.  

Por eso, debemos valorar muy bien si uno de propósito general puede satisfacernos correctamente todas estas necesidades concretas gracias a la integración de determinados módulos o aplicativos de terceros, que complemente las funciones del ERP horizontal. 

Cada empresa es única y debe valorar muy bien los pros y los contras de uno y otro modelo. Como vemos, tanto el ERP horizontal como el vertical tienen puntos fuertes… pero también otros débiles.  

En ambos casos, elegir al partner adecuado es fundamental para poder hacer la elección y la implementación correcta de las herramientas destinada a ser nuestra médula espinal en el negocio. 

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protocolos-de-seguridad:-como-proteger-a-tu-empresa-de-los-ciberataques

Protocolos de seguridad: cómo proteger a tu empresa de los ciberataques

Debido a la situación provocada por el COVID-19, el uso de Internet se ha generalizado, aún más si cabe, en todos los ámbitos de la sociedad.  

  • Chats, redes sociales, formación online, uso de plataformas de streaming de video y audio, o compras en tiendas online están “sufriendo” un crecimiento exponencial.
  • El entorno empresarial no ha sido una excepción, donde herramientas de colaboración como Teams, Hangouts o Slack están facilitando el teletrabajo.

En estas circunstancias, y en un mundo hiper-digitalizado, se antoja prioritario que los usuarios de Internet tengan la mayor seguridad ante posibles pérdidas de datos.  

Cada vez estamos más conectadosaccediendo a la red desde múltiples dispositivos y realizando todo tipo de transacciones, desde compras online hasta consulta de extractos bancarios o petición de financiación online. Y a mayor aumento de conexión, mayor es el riesgo de la ciberdelincuencia. 

Sage

En este post te hablamos de la importancia de contar con un protocolo de seguridad TLS actualizado.

Ciberataques: cómo están poniendo en riesgo a las organizaciones 

En tiempos de COVID-19, los ciberataques están poniendo en riesgo (aún más) a las empresas. Es por ello por lo que los expertos en seguridad deben educar a los trabajadores sobre el aumento del cibercrimen y cómo pueden evitar poner en riesgo a sus organizaciones. 

Según un informe del Mimecast Threat Intelligence Center, titulado “100 Days of Coronavirus”, sobre delito cibernético, entre enero y marzo de 2020 se descubrió que los volúmenes mensuales globales de spam y los delitos cibernéticos aumentaron un 26,3%.

Además, cabe destacar datos un tanto preocupantes que muestran que:  

  • El malware aumentó en un 35,16% 
  • El fraude de suplantación subió a un 30,3% 
  • En los clics URLscreció su bloqueo en un 55,8% 

También se detectaron más de 115 mil dominios falsos relacionados con el COVID-19, diseñados para robar datos e información personal. 

Con todo esto, podemos afirmar sin ninguna duda que los protocolos de seguridad en Internet vuelven a cobrar aún más protagonismo. Uno de los más importantes es el denominado protocolo TLS (por sus siglas en inglés, Transport Layer Security). 

¿Qué son los protocolos TLS? 

Uno de los elementos que generan preocupación a los usuarios de Internet tiene que ver con la seguridad y la pérdida de privacidad: cada día escuchamos noticias sobre robo de información, fotos, documentos importantes, etc.  

Por ello es imprescindible estar seguro cuando navegas por la red y cuando interactúas en ella. Desde visualización de páginas, descarga y entrega de documentos, etc. 

Desde hace tiempo estas comunicaciones se regulan mediante tecnologías que permiten la encriptación de datos en el intercambio de información entre página web y usuarios, protección de datos confidenciales como tarjetas de crédito, información privada o intranets. 

Para dotar de seguridad a estas comunicaciones existen herramientas como los protocolos TLS 

Repasamos algunas de sus características más importantes: 

  1. Su principal función consiste en ser el protocolo de seguridad utilizado para proteger el tráfico de Internet, haciendo uso del cifrado y de una serie de algoritmos criptográficos para proteger las comunicaciones de los usuarios. 

  2. La primera versión de este protocolo – el TLS 1.0 – que fue desarrollado hace más de 20 años, por lo que ha dejado de ser seguro en el contexto digital actual.

  3. El protocolo TLS permite y garantiza el intercambio de datos en un entorno seguro garantizando la confidencialidad y privacidad de los datos, y la información que se intercambia mediante encriptación. 
  4. Así mismo, TLS es un importante protocolo que proporciona comunicaciones seguras en redes informáticas, especialmente Internet, garantizando la confidencialidad e integridad. 

Actualmente TLS dispone de varias versiones que están operativas o en uso, la más extendida es la 1.2, pero también existen otras versiones anteriores más antiguas la 1.0 y la 1.1 donde se han identificados debilidades o vulnerabilidades que las vuelven inseguras.

Año 2020: los protocolos de seguridad TLS 1.0 y 1.1 dejarán de ser seguros

Con el fin de preservar la seguridad en la red, los principales fabricantes de navegadores de Internet acordaron, hace algo más de dos años, que dejarían de dar soporte a las versiones de los protocolos que comprometen la seguridad.  

En concreto, los protocolos TLS 1.0 y 1.1 dejarán de funcionar en los principales navegadores del mercado.  

  • Este compromiso de actualización estaba previsto para la primera mitad del 2020; momento en el cual sus navegadores finalmente dejarán de ser compatibles con las aplicaciones que utilicen estas dos versiones tan antiguas para el acceso a Internet. 
  • Si bien es cierto, hemos visto algunas noticias que indican una posible ampliación del plazo como respuesta a la situación ocasionada por COVID-19 en la que nos encontramos.   

¿Cómo nos puede afectar no tener nuestro protocolo de seguridad actualizado? 

En los últimos años hemos visto un incremento de los ataques informáticos que han comprometido la integridad de la información de algunas empresas.  

En ocasiones, las vulnerabilidades vienen por el uso de software no actualizado o basado en tecnologías antiguas. Para minimizar estos riesgos, los principales fabricantes de software han hecho grandes inversiones en reforzar la seguridad de sus aplicaciones 

Un gran número de páginas web ya operan con este nuevo protocolo o al menos dan cobertura además a versiones anteriores. Esto permite compatibilizar el acceso hasta que se realice la adaptación a la versión comendada (TLS 1.2). 

Sin embargo, existen otros sitios o páginas web que todavía no son compatibles y que podrán tener un gran impacto en nuestra operativa de negocios, puesto que estas páginas pueden ser gubernamentales o de la Administración Pública 

Existen además aplicaciones o soluciones de gestión que realizan comunicaciones con distintos entornos web que también tendrán que actualizar su protocolo de comunicación para hacerlo compatible con este cambio.  

  • Algunos ejemplos de esto pueden ser el acceso a áreas de soporte o áreas privadas de usuarios. 

  • El no uso de estas versiones actualizadas pondría en riesgo la seguridad de las comunicaciones online, de hecho, ya existen multitud de sitios que no permiten realizar transacciones con versiones antiguas de TLS (por ejemplo, Paypal). 

Sage

Un e-commerce o tienda online ha de tener su protocolo de seguridad TLS actualizado para evitar robo de datos ante cualquier compra en Internet.

Recomendaciones finales 

La mejor forma de estar protegido contra ciberataques o vulnerabilidades de seguridad es tener siempre el sistema actualizado, en caso contrario puede originar un riesgo tanto para los negocios como para los usuarios.  

Es importante que revises el estado de tus aplicaciones de gestión o negocio para confirmar con el fabricante la necesidad o no de una actualización.  

Por otro lado, y según nos indican fabricantes de sistemas operativos, es necesario revisar la versión de nuestro sistema operativo, dado que, en versiones antiguas, se podría requerir de una actualización para poder acometer este cambio. Debemos comprobar la versión del SO y revisar en la página de Microsoft las recomendaciones para estos casos.  

¿Tienes dudas sobre si tu protocolo de seguridad TLS está actualizado? En infografía te contamos en detalle qué es, para que puedas proteger a tu empresa de cualquier ciberataque. 

Protocolo TLS

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- Conoce qué es el protocolo


TLS y porqué debes actualizarlo.

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¿Seguridad empresarial activa o reactiva? Medidas básicas

Dicen que la seguridad completa no existe. Sin embargo, esto nos debe animar para poner todas las medidas que estén a nuestro alcance para que la probabilidad de sufrir un incidente sea la mínima posible.

  • También será importante que, en el caso de padecerlo, los daños sean menores y podamos volver a la normalidad cuanto antes.
  • Por eso, podemos decir que una buena política de seguridad empresarial de nuestro negocio debe contemplar dos vertientes: la seguridad activa y la seguridad reactiva.

Veamos en qué consiste cada una de ellas y cuáles son algunas de las medidas básicas que debemos tener en cuenta.

¡Comparte! Y conoce en este post qué es la seguridad activa y la reactiva, así como las medidas básicas que hemos de tomar.

Qué es la seguridad activa

Entendemos por seguridad activa todos aquellos instrumentos que están vigilando y, en caso de una actividad sospechosa, ponen las defensas que tienen a su alcance para evitar el ataque.

El antivirus o los filtros antispam, por tanto, son una de las herramientas más básicas que tenemos. Son aplicaciones que están monitorizando todo el rato las páginas web que consultamos, los correos electrónicos que recibimos o los dispositivos que conectamos a nuestro equipo para analizar si hay algún comportamiento (conocido o no) sospechoso y, en caso afirmativo, bloquearlo o ponerlo en cuarentena.

Para funcionar, este tipo de herramientas se basan en lo que se conocen como listas blancas (whitelists) y listas negras (blacklist). Las primeras están compuestas por archivos, direcciones y códigos no peligrosos mientras que las segundas tienen un acceso denegado por ser considerados peligrosos.

Aunque son una opción útil, es ahí reside su principal limitación: son herramientas muy buenas y potentes… con las amenazas ya conocidas. Es cierto que la tecnología y sus motores de búsqueda y reconocimiento han mejorado constantemente, pero no es la primera vez que algún nuevo ataque consigue saltarse todos estos filtros y poner en jaque incluso a grandes organizaciones de todo el mundo. Wannacry ha sido el último gran ataque masivo conocido.

Sage

En este post puedes aprender cuáles son las medidas básicas de seguridad en tu empresa.

Qué es la seguridad reactiva

Como su propio adjetivo deja entrever, la seguridad reactiva es aquella que nos permite reaccionar cuando ya se ha producido un ataque o incidente.

El objetivo es que los daños sean los menores posibles y que se pueda volver a la normalidad en el menor tiempo posible.

  • El backup o las copias de seguridad de los archivos son una de las primeras medidas básicas de este tipo de seguridad empresarial. Imaginemos que se nos va la luz mientras trabajamos y que no hemos guardado los últimos datos del documento en el que estuviéramos trabajando. O que un desastre (tipo incendio o inundación) arrasa con nuestra oficina.
  • La copia de seguridad nos permitirá si no recuperar todo sí volver al último punto de guardado, Y precisamente por esto, es tan importante que estos sistemas hagan, como mínimo, una copia al día

Es cierto que cuando confiamos en programas en la nube este tipo de copias de seguridad son inmediatas, pero la seguridad reactiva es mucho más que el backup.

Por ejemplo, antes incluso de que podamos tener que echar mano de la copia de seguridad, un SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) nos permitirá, en caso de apagón eléctrico, tener un tiempo para poder guardar todos nuestros archivos antes de que los ordenadores se queden sin alimentación eléctrica.

Dos mejor que una

Como vemos, donde un tipo de seguridad empresarial es buena, la otra falla. Precisamente por todo lo anteriormente explicado, las políticas de seguridad de cualquier empresa y negocio, aunque sea de un autónomo, deben tener en cuenta estos dos tipos de medidas. No en vano, se calcula que el 63 por ciento de las compañías reconoce que sus datos han estado potencialmente comprometidos en los últimos doce meses debido a una violación de seguridad a nivel de hardware o software.

Y, aunque RGPD obliga en Europa a notificar cuando estos incidentes se producen, en el resto de mundo no es así, por lo que esta cifra podría ser mayor.

Los sistemas de seguridad empresarial que adoptemos en nuestro negocio deberían, por tanto, estar vigilando y controlando constantemente el tráfico de nuestra red, tanto el que circula entre los diferentes equipos y dispositivos como el que entra y sale del exterior (por si se estuvieran escapando datos confidenciales).

Estos programas suelen buscar cualquier tipo de fallo o error, así como la presencia o intento de ataque y en cualquier dispositivo. Recordemos que nuestra red puede estar muy segura pero que el dispositivo con el que acceda un empleado no tenga todas las medidas de seguridad corporativa. Con frecuencia, esta suele ser la puerta de entrada de los atacantes.

Aunque estos dispositivos puedan tener un antivirus, si añadimos herramientas de monitoreo proactivo estamos incluyendo más capas de seguridad. También nos facilitan la actualización de todos los dispositivos de forma automática y detectar posibles amenazas ocultas.

Pero, insistimos, no basta con confiar en estas defensas perimetrales para que detecte las amenazas. Sobre todo porque cada día se detectan más de 350.000 nuevos programas maliciosos (malware) y aplicaciones potencialmente no deseadas (PUA), por lo que hay ciertas probabilidades de que algunos de estos intentos lleguen a tener éxito. Si esto ocurre, toca limpiar y controlar daños, lo que consume tiempo, dinero y recursos.

Formación y capacitación de los empleados

En estas políticas de seguridad empresarial, una de las tareas más importantes que todo negocio debe acometer es la formación a sus empleados. Se calcula que el año pasado el 90% de las brechas de datos que se registraron en Reino Unido fueron por culpa de un fallo humano.

La mayoría de estos fallos son involuntarios, pero demuestran por qué la ingeniería social tiene tanto éxito: porque las personas somos, en muchas ocasiones, el eslabón más débil de la cadena de seguridad.

Los errores humanos más frecuentes son caer en las redes del phising, tener unas contraseñas débiles o permitir que usuarios no autorizados accedan a los sistemas corporativos.

Por eso, explicar concienzudamente cuáles son las políticas de seguridad empresarial de la compañía y reforzar los mensajes de seguridad para evitar que los empleados sean víctimas de un ataque son medidas que todos los negocios deben poner en marcha.

Como vemos, la seguridad se compone de muchas partes y todas ellas son imprescindibles y necesarias para poder construir una buena fortaleza, con varios muros de separación y contención. De esta forma, conseguiremos que, si uno de estos vectores falla, el resto puedan seguir sumando fuerzas para evitar el daño y poder reconstruir lo dañado en el menor tiempo posible.

No en vano, siempre es bueno recordar que 7 de cada 10 empresas que pierde sus datos se ve abocada al cese de su actividad en menos de dos años.

Pongamos de nuestra parte para que eso no nos pase a nosotros.

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vint-13:-“sage-x3-garantiza-el-crecimiento-seguro-de-mafesa”

Vint-13: “Sage X3 garantiza el crecimiento seguro de Mafesa”

Descubre el caso de éxito de Mafesa, una empresa familiar dedicada a la distribución de productos férricos que dio con la solución tecnológica más adecuada para hacer frente a su crecimiento.

  • Desde Vint-13 hemos conseguido que Mafesa pueda experimentar un crecimiento seguro, gracias a una solución que le permite ofrecer mejores servicios a sus clientes.
  • Su soporte informático previo no cubría todas sus necesidades de servicio, cada vez más enfocado al crecimiento, y dieron con Sage X3, una solución a la altura de sus expectativas.

Mafesa, una empresa familiar fundada en 1958 y dedicada a la distribución de productos férricos, ha sabido adaptarse a las necesidades de los clientes a lo largo de las décadas en las que ha venido realizando su actividad profesional.

Sin embargo, las demandas actuales del usuario, en permanente cambio, así como las nuevas necesidades de producción, cada vez más exigentes, requerían algo más que “hacerlo bien”: desde Mafesa buscaban la excelencia.

Caso de éxito Vint-13 Consultoría

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con Sage X3 gracias a Vint-13

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Mafesa y su adaptación a las nuevas necesidades de los clientes

Con más de medio siglo a sus espaldas dedicándose a la distribución de productos férricos y a servicios asociados, como corte láser y de plasma, así como a la elaboración de armaduras para la construcción, Mafesa necesitaba adaptarse a las nuevas demandas de los clientes, cada vez más dirigidas a soluciones globales.

¿Por qué necesitaban algo más que un ERP?

Antes del cambio, el software utilizado por Mafesa no respondía por sí solo al nivel que requería su desarrollo. Necesitaban un software ERP de nueva generación que les permitiera crecer rápidamente y les cubriera las siguientes necesidades:

  • El favorecimiento de las sinergias y la coordinación entre sus seis centros de trabajo.
  • La cobertura a las necesidades del negocio, cada vez más enfocado al aumento de la oferta de servicios.
  • Un software que les permitiera agilizar los procesos administrativos y contables.
  • La digitalización y control de los procesos de transformación y de fabricación.
  • La centralización de sus operaciones, ya que contaban con multitud de bases de datos para cada centro de trabajo.

Esta situación les hizo plantearse la búsqueda de una solución que se alineara con un programa ERP con el que ya contaban, pero ello requería empezar de cero.

Sage

Tras casi un año desde la implantación de Sage X3, la información histórica empieza a dar sus frutos y el departamento de compras será sin duda uno de los beneficiados.

¿Cómo ayudamos a Mafesa?

En Vint-13 somos conscientes de la importancia de contar con los mejores softwares, especialmente cuando una empresa experimenta un desarrollo sustancial que requiere afrontar nuevos retos y proyectos.

¿Por qué Sage X3 es el software más adecuado para Mafesa?

Sabíamos que Sage X3 iba a encajar a la perfección con Mafesa porque, además de ser una solución de gestión especialmente dirigida a pymes, cuenta con más de 10 años de experiencia en todo el mundo, ofreciendo soluciones a las necesidades específicas de múltiples sectores de actividad en fabricación, distribución y servicios.

Asimismo, su flexibilidad y escalabilidad son críticas para el éxito futuro.

Finalmente, y tras evaluar y comprobar las propuestas de varios fabricantes, Mafesa confió en nosotros y nos eligió como partner. Desde Vint-13 pudimos garantizarles una solución adecuada a sus necesidades y acompañarlos en los nuevos retos.

Sage X3 es una solución internacional que utilizan diariamente compañías en más de 50 países en todo el mundo adaptándose a la legislación y normativas locales

La vida empresarial con Sage X3: beneficios clave

La estructura de datos en Mafesa no les permitía fomentar la coordinación entre sus centros. Sus fórmulas de trabajo se enfocaban únicamente a procesos transaccionales de compra y venta de mercancías.

Pero, tras darles el soporte informático adecuado, les aportamos el valor añadido que necesitaban, consiguiendo:

  • Una información consolidada y compartida entre los seis centros de trabajo, favoreciendo sus respectivas sinergias.
  • Una estandarización y reingeniería de procesos ajustados al sector.
  • Mayor agilidad en la organización de procesos y toma de decisiones.
  • Dar respuesta al nuevo enfoque de negocio, orientado a aumentar los servicios de valor añadido al cliente.
  • La posibilidad de poder contar, en un futuro, con un portal para clientes gracias a la estructura en el cloud.
  • Impulsar las diferentes líneas de negocio de la empresa, completando la labor de distribución con nuevas actividades de producción.

Sage

Para las pymes que precisan equilibrio entre el control y la agilidad, encontrar el software adecuado es la clave de su crecimiento.

La prioridad de Mafesa: el cliente.

En Mafesa reconocen que el proceso de cambio no fue fácil, pero mereció la pena. Tras evaluar las propuestas de ocho fabricantes, se decantaron definitivamente por Sage X3. Esta solución les permitió cumplir con la mayoría de los requerimientos de forma estándar, mejorando sustancialmente la agilidad de todas los operaciones.

A día de hoy, todos estos beneficios han satisfecho a sus clientes, cada vez más necesitados de soluciones globales. Y el objetivo clave en Mafesa es, fundamentalmente, dar respuesta a las demandas de sus cliente de productos y servicios.

Todo el equipo es consciente de que su cultura de negocio está directamente enfocada a la entrega y servicio para con el cliente.

Tras un año desde su instalación, Sage X3 se ha convertido en el corazón de la gestión empresarial de Mafesa, el punto de inicio de un proyecto mucho más ambicioso que no se conforma con el mero cumplimiento de las entregas.

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gestionar-la-incertidumbre:-cinco-consejos-para-que-tu-pequeno-negocio-siga-avanzando

Gestionar la incertidumbre: cinco consejos para que tu pequeño negocio siga avanzando

Este artículo forma parte de una serie titulada Continuidad de negocio, en la que ofrecemos apoyo y consejos prácticos que te ayudarán a conseguir que tu negocio avance así como a abrirte paso en estos momentos sin precedentes.  

  • En este post apuntamos una serie de consejos para ayudar a las pequeñas empresas a gestionar la incertidumbre en momentos como los que se están viviendo por la COVID-19. 
  • Cabe destacar que contar con un plan de continuidad empresarial será fundamental, una vez tengas claros cuáles serán los primeros pasos a seguir para que tu negocio siga avanzando. 

Pensemos en esta frase de Winston Churchill: Las dificultades superadas son oportunidades ganadas. 

Las fluctuaciones del mercado pueden ser todo un desafío para empresas y emprendedores. Aunque quizá sientas que no puedes controlar factores sociales que afectan a tu sector, este es un buen momento para adaptarse rápidamente, innovar y aprovechar las oportunidades para garantizar la supervivencia de tu negocio. 

Las dificultades más complejas, aunque resulten indeseadas y disruptivas, nos obligan a pensar con originalidad, a salir de nuestra zona de confort y a adquirir nuevas destrezas mientras resolvemos estos problemas. 

A continuación, te damos cinco consejos para ayudar a las pequeñas empresas a salir adelante en momentos de incertidumbre. 

Con Sage nunca estás solo. Las pymes y autónomos son los héroes de nuestra economía. Por eso, hemos creado un espacio con información, novedades legales y consejos útiles sobre COVID-19 para que puedan seguir gestionando sus negocios. Echa un vistazo a nuestro contenido. 

1. Respira… Puedes con esto 

No dejes que la incertidumbre te supere en una situación como la ocasionada por el COVID-19. Respira hondo y recuerda que el mundo ya ha atravesado crisis financieras, recesiones y catástrofes naturales.  

  • Esta situación puede parecerte interminable, pero tómate un minuto para reflexionar sobre tus próximos pasos y crear un plan de mitigación 
  • Si planificas en lugar de dejar que te invada el pánico, recuperarás un tiempo muy valioso para tomar medidas poco a poco. 

2. Habla con tus clientes, empleados y partes interesadas 

Cuando tengas claros cuáles serán tus primeros pasos, transmite de forma proactiva a los interesados y a tus empleados los avances que consigáis en cuanto al plan de continuidad empresarial 

  • Hazles saber que estás a su disposición para que se sientan respaldados y sepan que también pueden contarte lo que les preocupa. 
  • Explica a tus clientes qué medidas estás tomando para hacer frente a esta situación, avísales en caso de cambios en los procesos empresariales y prepara respuestas a las posibles preguntas que puedan plantearte.  
  • Si demuestras que tu servicio de atención al cliente es fiable podrás consolidar una fidelidad en ellos a prueba de cualquier crisis.

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Un buen servicio de atención al cliente, fiable y empático, será fundamental en tiempos de incertidumbre.

3. La colaboración es más importante que nunca 

Es el momento de facilitar a tus empleados las herramientas que necesitan para poder trabajar desde cualquier lugar. Aunque las circunstancias de su día a día quizá hayan cambiado, el trabajo no para.  

  • Gracias a los datos seguros en tiempo real y a los análisis que tienen a su disposición, tus empleados podrán adaptarse a los nuevos retos con flexibilidad para colaborar sin interrupciones.  
  • Estas herramientas presentan otros beneficios añadidos, como la reducción de procesos manuales para que tus empleados trabajen de una manera más eficiente. 
  • En momentos de dificultad, no tengas miedo de preguntar a tu plantilla qué podrías hacer mejor. Los trabajadores suelen ser muy conscientes de los problemas y soluciones que afectan a tu negocio.  
  • Si permites que te ayuden a definir tu futura estrategia, les transmitirás confianza. 

4. Innovar y adaptarse 

¿Existen formas de modificar tu oferta para adaptarla a las nuevas exigencias de la crisis actual por COVID-19? Lo cierto es que, si das con la forma de adaptar tus servicios o soluciones, podrás alinear tu negocio en el marco de una solución global.  

  • Prioriza los proyectos de forma que tus beneficios más rentables ocupen el lugar más destacado de tu futura estrategia; después, piensa en cómo fomentar estas innovaciones para que tus clientes actuales y potenciales sepan que estás en una fase de adaptación y evolución. 
  • Aunque quizá no puedas controlar el problema más amplio que afecta al mercado, sí que tienes la capacidad de decidir cómo funcionará tu negocio en estos momentos.  
  • Adáptate rápido a los cambios y adopta elementos tecnológicos que faciliten la continuidad de tu empresa. La tecnología en la nube actual permite a las empresas adaptarse rápidamente a variables fuera de su control para hacer frente a los obstáculos que se les presentan. 
  • A medida que avance la crisis, recuerda que bajar precios para competir es una estrategia condenada al fracaso. Céntrate en el valor que aportas con un servicio superior, en la combinación de productos y los conocimientos sobre estos o en la asistencia posventa.

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La tecnología en la nube es fundamental para, por ejemplo, impulsar el teletrabajo entre los empleados.

5. Adapta tu estrategia de marketing 

Es posible que tus competidores reduzcan la publicidad debido a las fluctuaciones del mercado.  

  • Por eso, tienes ante ti una oportunidad para aumentar tu cuota de mercado.  
  • El marketing en redes sociales ofrece muchas ventajas, como la segmentación por público, que te permitirá encontrar usuarios según parámetros específicos como experiencias vitales, ubicación y gustos personales.  

Así que, no lo olvides. Adaptar tu estrategia a la situación económica puede ofrecerte oportunidades para conseguir nuevas perspectivas de negocio y clientes en momentos de incertidumbre. 

Echa un vistazo a nuestro espacio de Sage Advice Continuidad de negocio para consultar más artículos de esta serie. 

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¿por-que-lo-llamas-“teletrabajo”-cuando-deberias-decir-“colaboracion”?

¿Por qué lo llamas “teletrabajo” cuando deberías decir “colaboración”?

Analizamos cómo la verdadera clave del teletrabajo no está en la ubicación de los profesionales, sino en el marco de colaboración que se establece entre ellos.

  • Los marcos de colaboración del teletrabajo pueden ser útiles incluso cuando los profesionales trabajan juntos en el mismo lugar
  • Sin colaboración, el teletrabajo pierde gran parte de su sentido

En un tiempo que parece cada día más remoto, la información de interés empresarial tenía sus ‘templos’, lugares concretos donde se almacenaba en soportes físicos, cuya custodia y gestión era encomendada a unos determinados responsables.

En sus manos, por tanto, descansaba el buen fin de los procesos, ya que, ante cualquier incidencia o necesidad de decisión, había que reclamar su presencia  o, al menos, sus instrucciones para que pusieran su conocimiento y sus datos.

El resultado solía ser organizaciones muy dependientes de personas clave. Los equipos apenas sumaban, simplemente se dividían el trabajo.

El teletrabajo, en gran medida, es la respuesta a una profunda reflexión sobre los marcos de colaboración que deben hacer crecer las empresas sobre las bases de las sinergias generadas por la unión de distintos profesionales y departamentos.

¡Comparte! Un equipo ha de sumar aportaciones. Aprende cómo se logra con el teletrabajo.

Las razones históricas de la congregación en centros de trabajo

Históricamente, las congregaciones físicas de trabajadores en un centro de trabajo han aportado grandes ventajas:

  • Incremento del número de contactos (no solamente entre empleados complementarios, sino también con clientes y otras partes interesadas).
  • Mayores posibilidades de especialización de las que ofrecía la coordinación por el empresario de trabajadores dispersos.
  • Reducción de los tiempos de espera, ya que cuando una persona había terminado su labor, la que se encargaría de la siguiente podía estar preparada para iniciarla en el mismo lugar o en sus proximidades.
  • Posibilidad de que los empleados compartiesen espacios y recursos productivos.

El gran cambio que supuso la nube y las herramientas colaborativas

Hoy, las tecnologías digitales han conseguido crear un marco que aprovecha las ventajas tradicionales de la congregación.

  • Las redes sociales y los instrumentos de telecomunicación no solamente han generado oportunidades de contacto, sino incluso de viralización del conocimiento a lo largo de una organización y fuera de ella.
  • El  software como servicio está dando unas oportunidades de acceso a servicios profesionales especializados desconocidos hasta hace poco para la mayoría de las pymes.
  • La nube se ha convertido en un marco de trabajo no solo prácticamente ubicuo al que se puede acceder desde cualquier punto con conexión, sino también inmediato.
  • Las tecnologías digitales muestran una gran capacidad para reproducirse a gran escala sin que ello implique un incremento significativo de costes, lo que propicia que puedan ser compartidas por muchos usuarios que las emplean en la medida que consideren necesaria.

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Descubre los puntos clave del equilibrio colaborativo que demanda el teletrabajo.

El teletrabajo más allá de la línea jerárquica

Con esos cambios, las tecnologías digitales se han convertido en los protagonistas indiscutibles del teletrabajo. Se ha conseguido disfrutar de las principales ventajas de la concentración en centros de trabajo, pero con una filosofía bastante diferente.

El que una labor pueda ser ejecutada remotamente plantea la posibilidad de que no sea una única persona y su equipo la que se responsabiliza de ella. Pensemos, por ejemplo, en un documento en el que trabaja físicamente un grupo de personas. Lo normal era que ese equipo se hubiese conformado para minimizar el número de viajes que tuviese que realizar el soporte físico en el que se plasmaba esa información.

El teletrabajo tiende a tejer redes de responsabilidad compartida en el avance de los proyectos

Por el contrario, ahora, es posible recabar todas las veces que sea necesario la aportación de profesionales independientes de ese equipo o persona que creó el documento. Las aportaciones se pueden sumar en tiempo real y no existe un coste significativo en tiempo ni en dinero del viaje de la información correspondiente.

El equilibrio colaborativo

El teletrabajo se convierte en un arte cuando se trata de encontrar un flujo de trabajo óptimo que tenga en cuenta algunos aspectos:

  • Con independencia de su ubicación, deben colaborar en una misma tarea todas aquellas personas que puedan realizar colaboraciones significativas.
  • Hay que evitar que la acumulación de muchos colaboradores genere interferencias. Si cada uno aporta una visión no compatible con la de los demás, puede complicarse la toma de decisiones.
  • Tiene que prestarse mucha atención a los tiempos de las tareas, ya que un ritmo de trabajo discordante entre los diferentes colaboradores puede generar cuellos de botella.
  • La empatía cobra una especial relevancia. Todos los colaboradores de un equipo han de desarrollar capacidades para ponerse en el lugar de los demás. Y eso es muy importante en un contexto en el que es probable que se pierdan algunos elementos del lenguaje no verbal como, por ejemplo, una sonrisa.
  • Hay que estar permanentemente atentos para luchar contra el ciberestrés y el exceso de conexión. De lo contrario, se genera un círculo vicioso de desmotivación y pérdida de productividad que hace que los empleados puedan recelar del papel que pueda tener en materia de conciliación.
  • Las herramientas juegan un papel clave en el teletrabajo. Casar las empleadas en distintos proyectos o áreas no siempre es sencillo y ayudan mucho las que tienen una concepción integral de la empresa que dé coherencia a todos los flujos de información.

El valor emocional del teletrabajo

El mal teletrabajo puede resultar frío y hasta despótico, como toda forma de colaboración ineficaz. El bueno, por contra, genera una gestión inteligente de las emociones apoyada en diversas bases.

  • Constancia de la aportación. Cuando, al fin, una tarea sale adelante exitosamente es sencillo tirar del hilo y ver los registros digitales que atestiguan cómo contribuyeron diferentes personas. Si el equipo funciona, se genera agradecimiento y compañerismo.
  • Empoderamiento.  Los miembros de un equipo sienten que los colaboradores remotos multiplican el fruto de su esfuerzo. Llegan a donde no podrían con la sola contribución de quienes les rodean físicamente.
  • Mestizaje de culturas empresariales. El teletrabajo es una buena forma de generar colaboración entre empresas minimizando desplazamientos. Funciona especialmente bien cuando las culturas son complementarias. Es, por tanto, una gran oportunidad para aprender a manejarse en entorno crecientemente diversos.
  • Humanización. El teletrabajo no se entiende hasta que se asimila que al otro lado de la pantalla hay personas. Hay, por tanto, como en el trabajo presencial, afinidades, comunicaciones informales, confianza, expectativas, etcétera. De hecho, transparenta el valor de la empatía.
  • Emoción creativa. Al favorecer la colaboración entre profesionales de entornos diversos, es habitual que lleguen soluciones que puedan parecer insólitas a otros miembros del equipo. Hay que saber naturalizar el contraste de visiones.

En resumen, el teletrabajo nos coloca mirando fijamente frente al espejo de la colaboración. Que la imagen que observemos sea agradable depende, en gran medida, de saber generar un marco capaz de convertir conjuntos de personas en verdaderos equipos.

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dia-de-internet:-cosas-que-echariamos-de-menos-si-no-existiera 

Día de Internet: cosas que echaríamos de menos si no existiera 

El 17 de mayo es conocido popularmente como el Día de Internet. En realidad, celebramos el Día Mundial de las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Información, con el que las Naciones Unidas refuerza la importancia del uso de Internet y otras tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC). 

  • En este post hacemos una reflexión sobre cómo Internet se ha convertido en una utility sin la que ahora no concebiríamos vivir. 
  • En situaciones como la actual, ocasionada por la COVID-19, Internet se antoja fundamental para poder seguir manteniendo la relación con nuestros familiares o amigos o poder fomentar el teletrabajo en las empresas. 

Esta efeméride se celebra desde hace más de 50 años, aunque fue en 2006 cuando la ONU amplió la celebración del 17 de mayo a la Sociedad de la Información. Este hito es gracias a la Asociación de Usuarios de Internet de España, que promovió esta idea en la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información. 

El objetivo es claro: poner en valor todo lo que la Sociedad de la Información puede hacer por nosotros y evitar que la denominada brecha digital se haga aún más grande. 

Porque Internet se ha convertido en una «utility» más. Igual que no concebimos vivir sin agua o electricidad, Internet se ha convertido en algo básico para realizar cuestiones laborales y personales, de salud y de ocio. Aprovechamos la celebración del Día de Internet para recordar algunas de las muchas cosas que hacemos con total naturalidad y que echaríamos en falta si no tuviéramos Internet. 

¡Comparte! El Día de Internet es un buen momento para reflexionar sobre cómo se ha convertido en una utility en nuestras vidas. 

Trabajar desde cualquier lugar 

El trabajo ya no es un lugar al que ir, sino algo que hacer. Algo que Internet y las herramientas de software en la nube han facilitado enormemente. 

Así, en muchas profesiones ya no es necesario ni obligatorio desplazarse hasta un lugar concreto para poder acceder a los datos e introducir nueva información con la que poder realizar nuestra tarea. El software en la nube permite que la información esté siempre actualizada y que podamos acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo que tenga acceso a Internet. 

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El 40% de las empresas no puede gestionar sus negocios de forma integral cuando teletrabaja. Descarga la infografía de Sage con el estudio al completo desde aquí. 

Comunicarnos por escrito en tiempo real 

Antes de que llegara Internet, podíamos comunicarnos en tiempo real con la voz a través del teléfono. Pero las comunicaciones por carta siempre eran asíncronas, pues las misivas podían tardar un par de días en llegar a su destino y los telegramas ni eran inmediatos ni facilitaban una comunicación fluida. 

Sin embargo, Internet permitió una mayor instantaneidad en las comunicaciones escritas. Primero gracias a los servicios de correo electrónico y, posteriormente, a las aplicaciones de mensajería instantánea.  

Aunque Messenger haya pasado a mejor vida y ahora seamos más esclavos de Whatsapp, Internet ha facilitado las comunicaciones bidireccionales, incluso grupales, y que puedan hacerse por texto y de forma inmediata. 

Además, estas aplicaciones han ido evolucionando y no solo podemos incluir texto planto, sino que podemos incluir emoticonos, vídeos, negritas y animaciones tipo gif para añadir más información y contexto a la narración. 

Formarnos a distancia 

En España existe la UNED (Universidad Nacional de Educación a Distancia) desde 1972, cuyo objetivo es llevar la educación superior a más gente. Sin embargo, gracias a Internet podemos formarnos casi en cualquier universidad del mundo y sin necesidad de seguir unos determinados libros gracias a la proliferación de MOOC (Massive Open Online Course, o Curso Online Masivo y Abierto). 

La potencia del eLearning en el entorno empresarial

Esta formación permite a todos aprender nuevos conocimientos y materias en muchas ocasiones sin necesidad de estudiar una formación reglada. También en YouTube y en otras plataformas podemos encontrar muchos tutoriales. Incluso hay páginas web especializadas en ofrecer diferentes cursos y herramientas de formación de toda clase de materias. 

Herramientas de marketing, conocimientos de programación, prender los trucos de las hojas de cálculo, cómo editar fotografías con determinadas aplicaciones, aprender a hacer punto o repostería, en fase principiante o avanzado, son algunas de las muchas posibilidades que tenemos a través de Internet. 

A nivel empresarial, existen multitud de plataformas de aprendizaje online. Una de ellas es Sage Business Pro, una iniciativa que Sage pone en marcha con la Sales Business School para impartir un programa formativo para todos los clientes de Sage totalmente gratuito. 

Hacer un maratón de nuestra serie favorita 

¿A quién no le han fastidiado el final de una serie por no haber podido ver el capítulo en el momento en el que lo estrenaron? 

Antes de Internet, los usuarios teníamos que ver las películas y series cuando las cadenas de televisión decidían programarlas o esperarnos a su reposición o a su grabación en un vídeo o DVD. Sin embargo, con Internet también han llegado las plataformas de contenidos audiovisuales, muchas de las cuales deciden liberar todos los episodios de una serie a la vez, de manera que se puede hacer un verdadero maratón para ver todos los capítulos seguidos. 

El problema, ahora, es que no podamos hacerlo y nos destripen la escena clave en cualquier artículo de Internet, aunque para eso ya se utiliza el manido «¡Alerta, spoiler!» para avisarnos de que lo que viene a continuación puede desvelarnos parte interesante de la trama si aún no la hemos visto. 

Comprar y vender a alguien de Australia 

Antes de la llegada de Internet, nuestras posibilidades de internacionalización eran reducidas, especialmente si somos un productor pequeño. Nuestro círculo de clientes (también potenciales) quedaba reducido de manera muy geográfica. 

Sin embargo, Internet es un verdadero escaparate que permite que nuestra página web o nuestro perfil en redes sociales pueda ser visible por cualquier persona en cualquier parte del mundo. Si somos los diseñadores de una cerámica única y espectacular, puede que alguien en Australia la vea, se enamore de ella y nos haga un pedido para tenerla en su casa o negocio. 

Y, al revés, ya no necesitamos ir hasta Bali para hacernos con algunas de las maravillosas telas con las que decoran los templos. A través de Internet podemos localizar a quienes confeccionan y venden esos bienes y comprarlos sin tener que viajar hasta allí. 

Sage

El nuevo consumo estará marcado por clientes ultracautos y que comprarán de forma remota (Fuente: La Razón).

Todo por control remoto 

Internet ha reducido la necesidad de la presencia física para muchas cosas. En formación, en las compras o en algunas actividades laborales ya lo hemos visto. A la hora de operar con nuestro banco o comprar entradas para nuestros espectáculos favoritos son otras situaciones similares. 

Pero cada vez somos más capaces de controlar muchas cosas de forma remota: 

  • El sueño de un hogar inteligente y conectado cada vez está más cerca. Gracias a Internet, podemos desde nuestro teléfono móvil pedirle a nuestro robot aspiradora que limpie toda la casa o solo determinadas estancias.  
  • Podemos programar a qué hora queremos que se encienda la calefacción o el aire acondicionado para que la temperatura sea óptima cuando lleguemos.  
  • Podemos programar o activar un electrodoméstico a distancia para que nos tenga lista la comida en una hora determinada o comprobar si ha tenido alguna avería y debemos avisar a un técnico. 

Todas estas acciones son rutinas a las que nos hemos acostumbrado más o menos fácilmente, pero que forman parte de nuestro día a día. Aunque no nos demos cuenta, si Internet se cae nada de todo ello sería posible. 

Lo mejor, como siempre, es el progreso y los avances que todos estos pasos traen consigo y que se irán ampliando conforme vayan pasando los años. 

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