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IA conversacional: El futuro de la productividad empresarial

  octubre 4, 2024
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5 minutos de lectura

La inteligencia artificial está redefiniendo la forma en que las empresas operan. Pero aún estamos en una fase inicial. La IA Conversacional representa el siguiente gran avance, prometiendo transformar en profundidad el día a día de los profesionales. Impulsando la productividad y la calidad. Descubre cómo en este artículo.

En la realidad empresarial actual, la innovación es clave para el crecimiento. Buena parte de esos avances tecnológicos han pasado en los últimos años por la inteligencia artificial. Como CEO de ForceManager, he sido testigo de primera mano de cómo está redefiniendo la forma en que operamos.

Pero hay una revolución aún mayor en el horizonte: la IA Conversacional, que transformará la manera en la que interactuamos con nuestros sistemas tecnológicos, cambiando por completo nuestras dinámicas laborales. Como resultado, veremos un impulso sin precedentes en la eficiencia y la productividad.

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Más allá del «oye, Siri»

Cuando hablamos de IA Conversacional, no nos referimos únicamente a chatbots o asistentes virtuales simples como Siri o Alexa. Hablamos de una tecnología que puede comprender, procesar y responder al lenguaje humano de manera contextual y personal. En el ámbito empresarial, esto se traduce en una revolución en la forma en que recopilamos datos, tomamos decisiones y optimizamos procesos.

En ForceManager CRM, por ejemplo, hemos implementado un sistema de reporte por voz que permite a los equipos de ventas realizar el reporting de manera natural, simplemente grabando una nota de voz en el CRM. La IA transcribe, analiza y estructura esta información automáticamente, creando reportes detallados y proponiendo los siguientes pasos en cuestión de segundos. ¿El resultado? Un aumento exponencial en la cantidad y la calidad de los datos introducidos en el CRM.

Sin embargo, el potencial de la IA conversacional se extiende más allá de las ventas, abarcando todas las áreas de la gestión empresarial. Desde finanzas hasta recursos humanos, pasando por marketing y operaciones, la IA conversacional promete transformar cada interacción en una oportunidad para optimizar procesos y tomar decisiones más informadas.

El futuro: IA conversacional integrada en nuestros sistemas

La verdadera revolución llegará cuando la IA conversacional esté completamente integrada en los sistemas que usamos diariamente. Imaginemos un futuro donde nuestro CRM o ERP interactúa con nosotros de manera inteligente y proactiva.

En este escenario, la IA te llamará por teléfono después de una visita importante y te preguntará cómo ha ido y luego se encargará de reportarla en el CRM, realizar los emails de seguimiento, la oferta, oportunidad etc…  también le podrás preguntar: «¿Cuáles son las oportunidades de venta más prometedoras este mes?», recibiendo una respuesta detallada basada en el análisis de datos en tiempo real. O mejor aún, el software podría alertarte: «Basándome en el patrón de compras del cliente, es probable que necesite realizar un pedido en los próximos días. ¿Quieres que programe una llamada de seguimiento?»

CRM, ERP e IA, una combinación ganadora

La integración nativa de ForceManager CRM con Sage 50 y Sage 200 es un ejemplo perfecto de cómo la IA puede potenciar la eficiencia. Esta integración permite que la información fluya sin problemas entre diferentes departamentos, creando un ecosistema donde las decisiones se toman basadas en datos en tiempo real y contextualizados.

Por ejemplo, cuando un vendedor registra una venta potencial en ForceManager utilizando el reporte por voz, la IA estructura esta información en el CRM, crea el pedido y este viaja a Sage para ser validado con las reglas del negocio.

También podrías preguntar a la IA integrada de ForceManager, Dana AI, sobre los productos más vendidos, el riesgo de clientes, el historial de facturación y otros datos clave almacenados en Sage 50 y Sage 200, y obtener la respuesta al instante.

Esto no solo aumenta la productividad del equipo comercial al contar con los datos clave de Sage en movilidad. El equipo financiero se beneficia de un mejor flujo de la información al minimizar riesgos con clientes con crédito insuficiente y mejorar el seguimiento de acciones de recobro.

La nueva brecha digital: adaptarse o quedarse atrás

La IA no es el futuro lejano, es el presente. Las empresas que comiencen a explorar y adoptar estas tecnologías hoy estarán mejor posicionadas para liderar sus industrias mañana. Desde ForceManager, en colaboración con Sage, estamos decididos a estar a la vanguardia de esta revolución, ayudando a las empresas a sacar el mayor provecho de esta tecnología.

La clave está en ver la IA conversacional no como un reemplazo, sino como un potenciador de las capacidades. En un futuro próximo todos tendremos un asistente que nos ayude en nuestro trabajo y multiplique nuestra productividad.

Con estas herramientas, los profesionales pueden liberarse de tareas repetitivas y enfocarse en lo que realmente importa: la estrategia, la creatividad y las relaciones humanas que impulsan el éxito.

La IA está creando una nueva generación de profesionales altamente eficientes. Aquellos que la abrazan y la integran en sus procesos diarios están experimentando un crecimiento significativo en sus habilidades y productividad. Te animo a sumarte y a comprobar por ti mismo los enormes beneficios de estas tecnologías.

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Automatización y gestión eficiente de la tesorería: El caso de éxito de Orkli con Sage XRT

  septiembre 30, 2024
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Con más de 1.000 trabajadores, presencia en tres continentes y un amplio pool bancario, Orkli necesitaba optimizar la gestión de la tesorería. Sage XRT Advanced, con sus funciones de contabilización automática, fue la opción ideal para centralizar todos los datos y usar los recursos de manera más estratégica. ¡Descubre más detalles!

  • El crecimiento empresarial trae aparejado numerosos desafíos, fundamentalmente a nivel financiero. La gran cantidad de operaciones en distintos países con varias entidades bancarias complejiza aún más la operativa.
  • Sage XRT Advanced es una solución flexible para controlar el riesgo financiero a través de funcionalidades como la gestión de tesorería, contabilización automática, conciliación contable, comunicación bancaria y reporting.

Con medio siglo a sus espaldas, en Orkli siguen abrazando la innovación como el primer día. Pioneros en Seguridad Gas, son un referente en soluciones de confort para hogares sostenibles en España y líderes en soluciones novedosas para calentadores y energía solar.

Muy pronto se convirtieron en uno de los mayores grupos industriales vascos y no tardaron en superar las fronteras nacionales, de manera que en la actualidad disponen de plantas productivas en Europa, Brasil y China, con delegaciones por todo el mundo.

Esa expansión les permite adaptarse mejor a las características de cada mercado y estar al lado del cliente. Pero también ha generado nuevas necesidades, en especial en materia de tesorería para tener una visión global de la matriz y las filiales en cada país.

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El principal reto de Orkli a nivel financiero

Las empresas que operan a nivel internacional tienen que lidiar con diferentes desafíos a la hora de administrar sus recursos económicos. Estos se deben fundamentalmente por las dificultades para gestionar, controlar y optimizar la liquidez del negocio. Las fluctuaciones en el tipo de cambio suelen generar pérdidas inesperadas. Por otro lado, la falta de coordinación cuando se trabaja con varios bancos puede conducir a:

  • procesos duplicados,
  • incumplimientos,
  • ineficiencias
  • y aumento de costes operativos, llegando incluso a afectar la cadena de suministro.

Mireia Atorrasagasti, responsable de Tesorería de Orkli, explicó: “contamos con un amplio pool bancario, con 10 bancos, 2 de ellos internacionales, y en torno a 25 cuentas en diferentes divisas. Queríamos tener todo centralizado en un mismo sitio y no tener que acceder a cada web para ver los movimientos y los saldos diarios de cada cuenta. La contabilización era manual, teníamos que entrar a cada cuenta de cada banco, ver los movimientos del día y contabilizarlos”.

Carecer de una gestión centralizada y automatizada de la tesorería no solo aumenta la ineficacia operativa, también puede conducir a la pérdida de oportunidades de inversión o expansión, así como a una desalineación estratégica con la visión de la empresa. Por ese motivo, Orkli decidió aprovechar todo el potencial de Sage XRT para contabilizar sus movimientos financieros.

Su capacidad para innovar, unida a la tecnología y a la profesionalidad de cada una de las personas que trabajan en Orkli, ha posicionado a la compañía como referente mundial en su sector. Pero tenían una necesidad imperiosa de optimizar la gestión de la tesorería.

Sage XRT Advanced, una solución flexible y eficiente de contabilización automática

Orkli siempre ha sido consciente de la importancia de la automatización como motor impulsor del crecimiento empresarial. Es por este motivo por el que usaba Sage XRT desde antes de 2016. Sin embargo, no fue hasta 2020 que comenzó a aprovechar su máximo rendimiento para contabilizar los movimientos.

A principios de 2024, Orkli nos pidió ayuda para actualizarse a Sage XRT Advanced, una versión que incluye mejoras y nuevas funcionalidades en los módulos de:

  • gestión de tesorería,
  • operaciones financieras
  • y gestión de pagos

con el objetivo de cubrir las necesidades más específicas de cada cliente. En LKS Next nos encargamos de que la transición se realizara de manera ágil y eficiente, dentro de los plazos previstos.

“LKS Next nos presentó la última versión de Sage XRT y desde el primer momento nos gustó mucho. Uno de los aspectos que más nos interesó fue la posibilidad de conciliar automáticamente un movimiento bancario con varias facturas tanto para cobros como para pagos, ya que nosotros pagamos por remesas tanto de transferencias como confirmings”, detalló Atorrasagasti.

El cambio a Sage XRT Advanced se produjo durante el inicio del ejercicio 2024, por lo que no era el momento idóneo para Orkli debido a la carga de trabajo. No obstante, en LKS Next nos aseguramos de que todo el proceso fluyera de la manera más rápida posible, adaptamos la solución y solventamos las dudas del personal.

La responsable de Tesorería confirmó la idoneidad de esa alianza estratégica: “la alta especialización y el profundo conocimiento de la solución por parte de LKS Next han permitido que crearan muchísimas reglas ellos mismos, y desde Orkli solo teníamos que validar el trabajo”. Confirmó además que “son muy árgiles, cercanos y siempre están dispuestos a ayudar”.

De Sage XRT Treasury a Advanced

Gracias a la implantación de Sage XTR y la ayuda de LKS Next, las capacidades de gestión de la tesorería de Orkli se han visto claramente reforzadas. Pasar de Sage XRT Treasury, la edición anterior del software, a la versión Advanced fue un cambio muy oportuno que permitió a Orkli aprovechar las nuevas funciones para agilizar su operativa diaria:

  • Emisión de pagos, proporcionando un canal único para la aprobación y envío de pagos y cobros con todos los bancos a nivel global.
  • Gestión de los instrumentos financieros actuales para facilitar la contabilización automática.
  • Administración de las inversiones en valores mobiliarios (fondos, acciones, SICAV…) para mejorar la posición y el control financiero derivado de dichas operaciones.
  • Automatización total del proceso de comunicación bancaria utilizando de forma flexible los canales más adecuados (EBICS, H2H, Editran, Swift…).
  • Obtención casi inmediata de la posición diaria de tesorería y propuestas de equilibrado de cuentas.
  • Alto porcentaje de conciliación entre los movimientos bancarios y las previsiones de tesorería, con reglas avanzadas, informes e histórico de conciliaciones.
  • Visibilidad completa de las previsiones y flujos de caja a corto y medio plazo para sacar el máximo partido de la liquidez empresarial.
  • Mayor control de las operaciones financieras (préstamos, avales, rentings, leasings…) con cuadros de amortización, vencimientos de deuda y gestión del ciclo de vida de todas las transacciones.
  • Máximos estándares de seguridad que facilitan el control de los procesos de tesorería y minimizan el riesgo de fraude, garantizando el cumplimiento normativo.

¿Qué ha ganado Orkli con la automatización de su gestión financiera?

“La opción que ofrece para la contabilización automática de los movimientos nos hizo ser mucho más ágiles. Se contabilizan en torno a 40.000 movimientos al año, de los cuales más del 95 % se generan automáticamente. Además, podíamos tener toda la información del cash flow en el mismo sitio y con opción de obtener los informes que nos interesaban sin tener que entrar en cada web bancaria”, apuntó la responsable de Tesorería de Orkli.

La contabilización automática les ha permitido reducir los errores y el trabajo manual, lo que ha aumentado la productividad en su día a día. También ha mejorado la gestión contable, aportando una mayor precisión y eficiencia. Esto se debe a la capacidad de controlar toda la información en tiempo real y tener a mano informes permanentemente actualizados.

“Con la nueva versión de Sage XRT Advanced intentamos hacer la contabilización de los movimientos diariamente. Y si antes nos llevaba toda la mañana contabilizar todos los movimientos del día anterior, ahora el proceso es muy rápido. Se concilian muchos automáticamente y solo tenemos que gestionar algunos de ellos, que normalmente son casos especiales como pagos anticipados sin previsión. Sin duda, ha sido un cambio muy beneficioso para nosotros, ya que tenemos que invertir bastante menos tiempo para hacer el mismo trabajo de antes”, señaló Atorrasagasti.

En resumen, Sage XRT Advanced ha supuesto un salto cualitativo en la gestión de la tesorería de Orkli. De la mano de LKS Next, la empresa ha automatizado muchas de las tareas repetitivas, acelerado el flujo de trabajo y reforzado su control financiero, manteniendo al día la contabilidad de una organización que opera a nivel internacional.

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Cómo pueden los directores financieros convencer a los empleados de la importancia de la IA

 
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8 minutos de lectura

La Inteligencia Artificial (IA) está revolucionando el mundo empresarial, pero su adopción en las finanzas aún enfrenta resistencia. En este artículo encontrarás ejemplos prácticos para que los directores financieros puedan convencer a sus equipos de la importancia de la IA.

  • La IA puede mejorar significativamente la precisión de las previsiones financieras y reducir los errores en la introducción de datos.
  • Además, las herramientas de IA proporcionan una visión más global de las finanzas empresariales y mejoran el rendimiento de los equipos financieros.

La Inteligencia Artificial (IA) está en todas partes. Pero su adopción en las empresas no se produce al mismo ritmo en todos los casos. Por ejemplo, muchas funciones informáticas ya se han automatizado con herramientas inteligentes y los modelos de procesamiento del lenguaje natural (PLN) facilitan a los usuarios la búsqueda de respuestas a preguntas tecnológicas.

Pero cuando se trata de finanzas, algunas empresas suelen ser más reticentes a aprovechar las herramientas de IA, a menudo mencionando preocupaciones en torno a la seguridad, la precisión y la adopción.

En este artículo, encontrarás consejos prácticos para que, como responsable de finanzas, consigas que los directivos, los equipos, los clientes y otras partes interesadas se unan a la IA.

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¿Qué puede hacer la Inteligencia Artificial (IA) en las finanzas?

La Inteligencia Artificial (IA) en finanzas utiliza algoritmos de aprendizaje automático (ML) para mejorar la toma de decisiones y agilizar las operaciones. Estas herramientas pueden predecir el comportamiento del mercado, reducir el riesgo de inversión y automatizar procesos laboriosos como la introducción de datos. Lo que distingue a la IA de los procesos informáticos tradicionales es su capacidad de “aprendizaje”, que se logra mediante el entrenamiento con conjuntos de reglas y datos específicos.

Una vez entrenadas, las herramientas de IA pueden acceder a conjuntos de datos más grandes y aplicar lo aprendido para evolucionar y mejorar sus funciones.

Algunos ejemplos

Por ejemplo, una herramienta de recomendación presupuestaria puede utilizar datos históricos y actuales junto con variables de mercado controladas para ofrecer recomendaciones precisas y adaptadas a las condiciones cambiantes del mercado. Este enfoque permite a las soluciones de IA evolucionar continuamente, proporcionando un valor creciente a las funciones financieras

Por ejemplo, si tienes que crear un presupuesto para las condiciones A, B y C:

  • Una vez que los resultados son precisos y coherentes, la herramienta tiene acceso a conjuntos de datos más amplios y se le pide que los interprete utilizando las reglas presupuestarias entrenadas.
  • Aunque estos nuevos datos pueden no coincidir con los proporcionados, los procesos «aprendidos» por la solución le permiten llegar a conclusiones independientes que luego pueden ser revisadas por el personal para comprobar su exactitud y viabilidad.

Cómo puede beneficiar la IA a las funciones financieras

Las herramientas de IA ofrecen varias ventajas para las funciones financieras, entre ellas destacamos las siguientes.

Mejora de las previsiones

La previsión del mercado y la demanda son tareas complejas influenciadas por múltiples factores. La IA ayuda a resolver estos problemas recopilando y analizando datos de diversas fuentes, lo que permite a los directores financieros tomar decisiones más informadas.

Destacado: La IA puede descubrir patrones en los datos que los humanos podrían pasar por alto, proporcionando una ventaja competitiva en la planificación financiera.

Reducción de los porcentajes de error

La introducción manual de datos es propensa a errores. Las herramientas de IA pueden automatizar este proceso, reduciendo la tasa de error y permitiendo que los equipos se concentren en tareas más estratégicas.

Destacado: Un pequeño error en la introducción de datos puede costar miles de euros. La IA minimiza estos riesgos, mejorando la precisión y eficiencia.

Mayor visibilidad

La IA puede buscar simultáneamente en varias bases de datos, proporcionando una visión más completa de las finanzas empresariales. Esto ayuda a los directores financieros a tomar decisiones más informadas y estratégicas.

Destacado: La capacidad de la IA para analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real ofrece una visibilidad sin precedentes, crucial para la toma de decisiones.

Mayor rendimiento

Las herramientas de IA mejoran la eficiencia de los equipos financieros al automatizar tareas repetitivas y proporcionar acceso rápido a la información necesaria. Esto permite a los equipos centrarse en actividades de mayor valor añadido.

Destacado: La IA no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la calidad del trabajo realizado por los equipos financieros, impulsando el rendimiento general.

Cómo ayudar a integrar la IA en tu empresa

Integrar la inteligencia artificial (IA) en una empresa puede ser un desafío, pero con la estrategia adecuada, es posible aprovechar al máximo sus beneficios. En esta sección, exploraremos cómo los directores financieros pueden facilitar la adopción de la IA en sus organizaciones.

Ejecutivos de alto nivel

Para conseguir el apoyo de los altos ejecutivos, es crucial centrarse en los resultados empresariales. Explica cómo la IA puede ahorrar dinero y tiempo, y cómo puede mejorar la eficiencia operativa.

No digas: “La nueva herramienta X permitirá a los equipos buscar fácilmente en múltiples bases de datos y reducir las tasas de error en la introducción de datos.”

En su lugar, puedes decir: “Utilizando la nueva herramienta X, podemos ahorrar Y cantidad de dinero en Z cantidad de tiempo, además de reducir la sobrecarga necesaria para la introducción manual de datos.”

Equipos financieros

Convencer a los equipos financieros de adoptar nuevas herramientas de IA requiere demostrar sus beneficios prácticos y proporcionar tiempo para la adaptación.

No digas: “La nueva herramienta X es mucho mejor que nuestro sistema actual.”

En su lugar, puedes decir: “La nueva herramienta X incluye características A, B y C que la actual herramienta Y no tiene. En las próximas semanas os daremos acceso a la nueva herramienta X para que podáis probarla y hacernos llegar vuestros comentarios.”

Clientes

Los clientes pueden estar preocupados por la privacidad y la seguridad de sus datos. Es importante asegurarles que sus datos están seguros y que la IA mejorará su experiencia.

No digas: “Estamos implementando la herramienta X a partir de .”

En su lugar, puedes decir: “A partir de , estamos comenzando nuestro despliegue de la herramienta X. Esta solución de IA nos ayudará a atender mejor tus necesidades con mejores previsiones y análisis de mercado, además de una mayor seguridad.”

¿Qué desafíos suelen enfrentar los equipos financieros al adoptar la IA?

La Inteligencia Artificial (IA) puede traer numerosos beneficios, pero también presenta varios desafíos. Aquí encontrarás algunos de los más comunes.

DESAFÍOS RESUMEN EJEMPLO
1. Privacidad y seguridad de los Datos Los equipos financieros manejan grandes volúmenes de datos sensibles, lo que hace que la privacidad y la seguridad sean una preocupación principal.  Ejemplo: Las instituciones financieras deben asegurarse de que los datos utilizados por los algoritmos de IA estén anonimizados y que se obtenga el consentimiento adecuado para su uso.
2. Silos de datos Los datos financieros a menudo están fragmentados en diferentes sistemas y departamentos, lo que dificulta su integración y análisis. Ejemplo: Un banco puede tener datos de clientes dispersos en sistemas de CRM, bases de datos de transacciones y plataformas de marketing, lo que complica la creación de un modelo de IA cohesivo.
3. Calidad de los datos La calidad de los datos es crucial para el éxito de cualquier proyecto de IA. Datos incompletos, incorrectos o desactualizados pueden llevar a resultados inexactos y decisiones erróneas. Ejemplo: Antes de implementar IA, las empresas deben invertir tiempo en la limpieza y preparación de los datos, asegurando que estén en un formato adecuado para el análisis.
4. Cumplimiento normativo El sector financiero está altamente regulado, y la adopción de IA debe cumplir con diversas normativas y estándares de cumplimiento. Esto incluye garantizar la transparencia de los algoritmos utilizados. Ejemplo: Las instituciones deben ser capaces de explicar cómo sus modelos de IA toman decisiones, especialmente en áreas sensibles como la aprobación de créditos o la detección de fraudes.
5. Brecha de habilidades La implementación de IA requiere habilidades especializadas en ciencia de datos, aprendizaje automático y análisis de datos. Muchas organizaciones enfrentan dificultades para encontrar o capacitar a empleados con estas competencias. Ejemplo: Las empresas pueden necesitar invertir en programas de capacitación interna o contratar nuevos talentos con experiencia en IA y análisis de datos.
6. Resistencia al cambio La adopción de nuevas tecnologías a menudo encuentra resistencia por parte de los empleados que están acostumbrados a los sistemas y procesos tradicionales. Es crucial gestionar el cambio de manera efectiva para asegurar una transición suave. Ejemplo: Involucrar a los empleados en el proceso de implementación de IA, proporcionando formación y demostrando los beneficios prácticos, puede ayudar a reducir la resistencia.
7. Interpretabilidad del modelo Los modelos de IA pueden ser complejos y difíciles de interpretar. Es esencial que los equipos financieros comprendan cómo y por qué la IA llega a ciertas conclusiones para poder confiar en sus recomendaciones. Ejemplo: Utilizar técnicas de IA explicable (XAI) puede ayudar a desglosar las decisiones del modelo y hacerlas más comprensibles para los usuarios finales.
8. Costes de implementación La implementación de IA puede ser costosa, tanto en términos de tecnología como de recursos humanos. Las empresas deben evaluar cuidadosamente el retorno de la inversión (ROI) antes de embarcarse en proyectos de IA. Ejemplo: Realizar un análisis de costo-beneficio detallado puede ayudar a las organizaciones a decidir si la inversión en IA es viable y cómo puede impactar positivamente en sus operaciones.

Estos desafíos requieren una planificación cuidadosa y una estrategia bien definida para ser superados. Con el enfoque adecuado, los equipos financieros pueden aprovechar al máximo las ventajas de la IA mientras mitigan los riesgos asociados.

En definitiva, la adopción de la IA en las finanzas ofrece ventajas sustanciales, pero requiere una estrategia bien pensada y una comunicación efectiva. Los directores financieros deben centrarse en los beneficios tangibles y abordar las preocupaciones de todas las partes interesadas para asegurar una implementación exitosa.

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Cómo los mayoristas y distribuidores pueden utilizar el análisis de datos para aumentar la productividad

  septiembre 16, 2024
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En el sector de la venta al por mayor y la distribución, la tecnología y el análisis de datos son cruciales para mejorar la eficiencia y la productividad. Este artículo muestra cómo los mayoristas y distribuidores pueden usar el análisis de datos para optimizar sus operaciones y seguir siendo competitivos.

  • La implementación de tecnologías avanzadas y la optimización de la cadena de suministro son claves para reducir costes y mejorar la eficiencia.
  • La integración de sistemas de gestión empresarial y de relaciones con clientes permite una visión integral y en tiempo real de las operaciones, mejorando la toma de decisiones y la satisfacción del cliente.

La venta al por mayor y la distribución son componentes importantes de la economía de cualquier país. El movimiento de mercancías es una parte vital de la cadena de suministro, y la analítica de datos puede jugar un papel clave en este asunto. No sirve de nada fabricar el producto correcto si no es posible que llegue al minorista adecuado (o a un cliente) en el momento oportuno.

Sin embargo, los cambios en la tecnología y la demanda de los minoristas implican que los sectores de venta al por mayor y distribución estén cambiando.

Además, las empresas de venta al por mayor y distribución enfrentan desafíos significativos debido a las nuevas tecnologías y el cambio económico global. Están atrapadas entre las exigencias de eficiencia de los fabricantes y la capacidad de respuesta de los minoristas, lo que presiona sus márgenes.

La digitalización permite a los minoristas trabajar directamente con fabricantes, dejando a los distribuidores fuera de juego. Además, la competencia es feroz, con gigantes como Amazon y nuevos participantes en el mercado. La fidelización de clientes es más difícil debido a la abundancia de opciones online, y encontrar talento adecuado es un reto, especialmente con las diferentes expectativas de la generación millennial.

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Problemas a resolver

Según la empresa de tecnología y soluciones Aberdeen Group, como mayorista o distribuidor, el mayor reto al que te enfrentas es la necesidad de reducir costes. Le sigue la gestión de las expectativas de crecimiento, las necesidades cambiantes de los clientes y el aumento de la competencia.

  • Reducir costes (37%)
  • Gestionar expectativas de crecimiento (31%)
  • Cambios en las necesidades de clientes (23%)
  • Aumento de la competencia (21%)
  • Retrasos en la toma de decisión por falta de información apropiada (19%)

Empieza por racionalizar procesos

Para reducir costes y mejorar al mismo tiempo las relaciones con los clientes, Aberdeen indica que los mayoristas y distribuidores están estableciendo estas estrategias:

  • Racionalizar y acelerar procesos para mejorar la eficiencia y la productividad (50%)
  • Mejorar la interoperabilidad y la colaboración (38%)
  • Centrar los esfuerzos en prestar servicio y aumentar el número de clientes (38%)
  • Modernizar la infraestructura tecnológica y las aplicaciones (25%)
  • Optimizar la cadena de suministro (13%)

Nick Castellina, director del grupo de investigación de Aberdeen, comenta: “A la hora de reducir costes y mejorar los márgenes, los líderes de la distribución y venta al por mayor quieren racionalizar procesos además de optimizar sus cadenas de suministro”.

“Con los procesos racionalizados, las organizaciones pueden hacer más con un menor impacto en sus recursos. Optimizar la cadena de suministro implica que pueden gestionar el inventario con mayor eficacia y mantener los precios de los productos bajo control”.

“Si nos centramos en complacer a los clientes, los líderes han priorizado la colaboración y el servicio. Esto abarca comprender mejor las necesidades de los clientes, facilitarles su interactuación con la empresa y cambiar la forma en que las organizaciones entregan los productos, lo que a menudo exige actualizaciones de los procesos de trabajo”.

¿Cuáles son las tecnologías disponibles?

Los sistemas de gestión empresarial (ERP) son la base de los cambios empresariales necesarios, ya que permiten gestionar procesos internos críticos, como el historial de compras, los datos de facturación y envío, la gestión de cadenas de suministro, datos financieros e información de contabilidad.

En su nivel más básico, el software ERP moderno (denominado de gestión empresarial) proporciona la plataforma necesaria para la modernización de la tecnología, mejora de la colaboración y racionalización de procesos.

Aun así, para convertirte en un líder de la venta al por mayor y la distribución, las estadísticas de Aberdeen muestran que debes contar con soluciones de ERP con funciones empresariales integradas, que se centran en el proceso de hacer llegar los productos a los clientes cuando los necesitan mediante la cadena de suministro.

¿Cómo ayuda la integración de la tecnología de ERP?

Mientras que el ERP se encarga de los procesos internos, la gestión de relaciones con clientes (CRM) gestiona la información externa, como los datos de interacción con los clientes, el seguimiento de canales y ventas, y los datos de campañas de marketing y prospección. El CRM se utiliza para ayudar a las empresas a comprender a los clientes tanto actuales como potenciales, así como para gestionar las relaciones, ventas y marketing.

Según algunos datos, los líderes de distribución y venta al por mayor tienen el triple de probabilidades que los seguidores de contar con sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) integrados con ERP. Esto se debe a que pueden crear un portal centralizado para los datos de clientes, que interactúa con la funcionalidad de la cadena de suministro, por lo que no hay que preocuparse por la sincronización de la información.

Qué funcionalidades pueden aportar el tener un CRM y ERP integrados

Martin Craze, fundador y director ejecutivo de Applied Business Computers, comenta: “Tener que esperar a que una base de datos se actualice antes de poder hacer cosas como, por ejemplo, procesar facturas, reaprovisionar los niveles de inventario u organizar las devoluciones de productos para los clientes, provocará operaciones más lentas y un aumento del riesgo de errores en la base de datos».

“Aplicar las funcionalidades de un CRM integradas en tu solución ERP garantizará que los sistemas compartan una base de datos, lo que significa que las actualizaciones en ambos sistemas estarán visibles de manera instantánea. Una de las mayores ventajas de la integración de ERP y CRM es que ofrece una visión integral a tus clientes”.

Como parte de una cadena de suministro cada vez más digital, tienes que reorganizar tu estrategia empresarial con los minoristas y fabricantes, y orientarte hacia el comercio electrónico.

Hasta ahora, muchos mayoristas y distribuidores no han dado el salto a comercio electrónico B2B, ya que sus proveedores siguen usando canales tradicionales, como el teléfono incluso el fax, para realizar pedidos.   Pero esta tendencia está cambiando rápidamente, pues fabricantes y minoristas son cada vez más exigentes y cuentan con más conocimientos técnicos.

El comercio electrónico B2B puede mejorar tu forma de comunicarte con minoristas y fabricantes, lo que facilitará la gestión de pedidos entre ambas partes. Si no te subes al carro, tu empresa podría quedar expuesta ante una competencia con operaciones de comercio electrónico más efectivas y eficientes.

Cómo puede ayudar el análisis predictivo y de datos

Las cifras de Aberdeen también indican que:

  • Además de tener mejor acceso a la información, las empresas líderes en distribución y venta al por mayor utilizan los datos relevantes para tomar decisiones mejores y ser más ágiles.
  • Los líderes tienen un 72 % más de probabilidad de tener el análisis empresarial integrado en su ERP, lo que significa que pueden tomar decisiones mejor respaldadas y realizar una planificación de la demanda más precisa.

Aberdeen también recomienda examinar atentamente la funcionalidad en tiempo real de los análisis que utilizas: las empresas líderes tienen un 31 % más de probabilidades de obtener visibilidad en tiempo real del estado de todos los procesos y datos.

Los análisis en tiempo real

Nick comenta: “Para una organización con muchos elementos en movimiento, como un mayorista o distribuidor, esto resulta fundamental para poder gestionar la logística con agilidad. Las alertas automatizadas permiten notificar acciones basadas en los cambios en la demanda u otros factores”.

“Además, mediante el uso de datos fáciles de comprender, junto con las capacidades de análisis, el personal con mayor rendimiento puede planificar y predecir mejor la demanda (lo que mejora el servicio al cliente y reduce los costes), así como notificar cambios en los flujos de trabajo, como la combinación de envíos”.

Paul St. Germain, experto en el sector de la distribución mayorista, añade: “En muchos casos, los análisis y los datos prácticos pueden usarse para generar nuevas formas de diferenciación que pueden utilizarse para transformar los mercados existentes. Amazon, por ejemplo, ha obtenido una patente de lo que denomina envío anticipado, un método para empezar a entregar paquetes incluso antes de que los clientes hagan clic en comprar”.

“Esta patente es un ejemplo de la capacidad analítica de las organizaciones para anticipar las necesidades de los clientes, incluso antes de que los propios clientes sean conscientes de ellas, y es una muestra de una forma en la que Amazon espera sacar provecho de su vasta riqueza de datos de clientes para mejorar su posición frente a los rivales. Los mayoristas y distribuidores pueden (y lo están haciendo) implementar el mismo tipo de cambio y transformación”.

El valor del análisis predictivo

Aunque el análisis predictivo es una herramienta que está disponible desde hace tiempo, las empresas de distribución y venta al por mayor han tardado en darse cuenta de su valor; en el pasado, se necesitaba un experto, como un científico de datos, para extraer la información y el valor asociado.

Sin embargo, para tu empresa es mucho más sencillo utilizar el análisis predictivo. La disponibilidad de tecnología de datos en tiempo real ofrece resultados inmediatos, y los científicos de datos expertos ya no son necesarios, porque los análisis pueden integrarse en los procesos empresariales de un ERP.

El análisis predictivo podría ayudarte a:

  • Mejorar la comunicación y el entendimiento entre los departamentos de ventas de distribuidores y mayoristas, y los minoristas. Por ejemplo, podría permitir al representante de ventas de un distribuidor o mayorista proporcionar valiosos datos prácticos a un comprador minorista, y presentar los productos más relevantes y valiosos que van a formar parte de los siguientes pedidos.
  • Analizar datos sobre lo que los minoristas han comprado en el pasado para predecir las ventas futuras. Compartir estos datos con los proveedores de fabricación podría ser extremadamente valioso, ya que, por lo general, los proveedores solo tendrán datos sobre las cantidades vendidas, pero no información que pueda ayudarles con la estrategia de productos.

Un elemento clave para el éxito de tu empresa es la necesidad de colaborar: las empresas líderes tienen un 46 % más de probabilidad que los seguidores de tener colaboración en tiempo real entre los departamentos y divisiones empresariales.

Según Nick, “La conexión de funciones, como la cadena de suministro, las ventas y las finanzas, puede ayudar a las empresas a cumplir sus objetivos de eficiencia. Externamente, las empresas líderes tienen una mayor probabilidad de poder compartir datos tanto con clientes como con proveedores. Esto permitirá mejorar el servicio, reducir los costes y aumentar los márgenes”.

Por qué usar la nube puede ser beneficioso

Una cuestión que es necesaria que comprendas es cómo los sistemas ERP en la nube pueden beneficiar a tu empresa. Estas son las razones por las que las empresas eligen la nube, según Aberdeen:

  • Necesidades de colaboración para varias ubicaciones (63%)
  • Estandarización en un sistema único para varias entidades (47%)
  • Escalabilidad de aplicaciones (16%)
  • Dificultad para seleccionar personal de TI (16%)
  • Plantilla global que trabaja en varias zonas horarias (16%)
  • Coste de actualizar aplicaciones obsoletas (11%)
  • Gastos de TI (11%)

Nick comenta: “Los empleados deben poder compartir datos con las partes interesadas en numerosas ubicaciones para garantizar que se contabiliza la demanda, los envíos se entregan a tiempo y las rutas se modifican para asegurar el mejor servicio. Una solución en la nube garantiza que los empleados puedan acceder con facilidad a los datos que necesitan estén donde estén”.

Las soluciones en la nube crecen al mismo ritmo que tu empresa

También influye el hecho de que las aplicaciones en la nube se pueden ampliar al mismo ritmo que tu empresa, lo que garantiza que las soluciones sigan cubriendo los objetivos previstos a medida que la empresa crece, ya sea para aumentar el número de canales de venta o para seleccionar a nuevos socios.

Nick añade: “Las aplicaciones obsoletas plantean una serie de retos. Actualizarlas es un proceso costoso y laborioso, y las aplicaciones obsoletas no proporcionan acceso a las funciones más actualizadas y las mejores prácticas. No es simplemente un factor limitador cuando las organizaciones intentan agilizar la entrega de productos, sino que pone de manifiesto que las soluciones antiguas ya no son adecuadas.

“En una solución en la nube, el proveedor de software gestiona las actualizaciones automáticamente, lo que garantiza que las organizaciones siempre tengan la versión más reciente”.

En resumen, la adopción de tecnologías avanzadas y el análisis de datos son esenciales para que los mayoristas y distribuidores mejoren su productividad y competitividad. La racionalización de procesos, la integración de ERP y CRM, y el uso del análisis predictivo son estrategias clave para enfrentar los desafíos del sector. Al implementar estas soluciones, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir costes y ofrecer un mejor servicio al cliente, asegurando así su éxito a largo plazo.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo mejorar el control de los procesos de producción

  septiembre 12, 2024
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Analizamos cómo y por qué el control de producción contribuye a la mejora de los procesos. Te contamos, además, qué se puede hacer para lograrlo y qué papel juega el ERP en esta misión.

  • El ERP ha aportado una visión más completa y coordinada del control de producción.
  • La planificación y el control se refuerzan mutuamente si están bien diseñados.

El control de producción es una de las grandes escuelas de gestión. Lo es, en primer lugar, porque te pone frente a frente a los resultados y tienes que saber interpretarlos. Además, en segundo lugar, te sitúa en el terreno de las decisiones.

Un emprendedor debe estar permanente aprendiendo sobre su negocio. Raro será que todo vaya según lo previsto y que no haya nada que aprender y corregir. E, incluso en ese caso, seguro que se pueden extraer conclusiones útiles analizando por qué determinados riesgos no se materializaron o por qué no se aprovecharon algunas oportunidades. El entorno puede cambiar y hay que saber anticiparse.

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¿Qué son los procesos?

Los procesos pueden entenderse de diferentes maneras:

  • Externamente, la propia empresa es vista como una suerte de máquina que mueve un proceso. Se aprovisiona de medios para dirigirlos hacia la producción de bienes y servicios. Lo que hace para lograrlo, visto desde fuera, es una caja negra.
  • Internamente, los procesos se perciben como un conjunto organizado de tareas que deben cumplir un fin. En cierto modo, puede hablarse de subprocesos, en la medida en que existe una secuencia de objetivos y que una empresa puede orientarse en varias direcciones a la vez.
  • En una visión intermedia, cada departamento o responsabilidad puede ver sus propios procesos como un sistema que ha de desentrañar de modo activo. Y, al mismo tiempo, verá los de otras áreas con un grado diferente de implicación. Por ello, es muy importante que los procesos en los que participa cada uno casen. Esto es crítico cuando un proceso exige la colaboración de diferentes perfiles.

Cuanto más amplia y profunda sea la visión que tengas sobre los procesos de tu empresa, más sencillo será facilitar su crecimiento.

¿Cómo afectan los procesos al control de la producción?

Estos son los procesos son una secuencia continua de planificación y control de la producción.

Planificación

Se estudia el entorno, las posibilidades, la estrategia, los medios, los objetivos, etc.

Organización

Se realiza una planificación estratégica de los procesos. Hay que organizar las tareas y coordinar los diferentes procesos. Además, debes plantear objetivos medibles y debes prever qué se hará en los siguientes pasos en función de las circunstancias del entorno. También se llevan los planes a presupuestos cuantificables.

Ejecución

Llega el momento de poner en marcha los planes marcados. Como suele haber un lapso de tiempo, muchas veces habrá que replantear las acciones sobre la marcha. En cierto modo, se inicia una forma de control de la producción.

Control

No solo hay que comparar los resultados con los objetivos. Lo más importante será proponer medidas de corrección de las desviaciones.

Revisión

Desde el control, puede pasarse a una nueva ronda de planificación. Lo aprendido durante la ejecución y el control serán los nuevos inputs de esa planificación. Y aquí te sitúas en una posición semejante a la del comienzo y seguirás otra vez las otras fases.

¿Cómo puedes mejorar los procesos productivos?

Puedes adoptar varias estrategias para mejorar los procesos de producción:

  • Optimizar el uso de recursos materiales, intangibles y humanos. Por ejemplo, se puede luchar contra las ineficiencias técnicas o ajustar la producción ante los cambios en los precios de los productos.
  • Incorporar nuevas técnicas de producción. Esto suele requerir formación especializada, inversiones materiales, estudios y planificación e, incluso, proyectos de I D i.
  • Estar muy atentos a la evolución del entorno exterior. Influye tanto en la demanda como en los costes, modifica las perspectivas financieras y, en general, reclama reacciones rápidas pero precisas.
  • Desarrollar iniciativas de colaboración. Puedes estrechar los lazos entre los departamentos de tu empresa, pero también tienes la oportunidad de realizar iniciativas conjuntas con otros negocios.
  • Depurar la planificación y el control de producción. Has de entenderlos como procesos en sí mismos que merecen una atención. En cada una de las fases, el protocolo que sigues para realizar las diferentes tareas puede ser susceptible de ajustes para su mejora.

Controla tu negocio con una visión integral de la mano de Sage 200. 

¿Cómo ayuda un software ERP al control de la producción?

Aunque existen muchos aspectos difíciles de medir, el control de la producción parte, principalmente, del seguimiento de variables y atributos objetivos. Esto se traduce en protocolos de tratamiento de datos y toma de decisiones que contribuyen a regular tu negocio. 

Por ejemplo, recibes una determinada señal de que algo no funciona según lo previsto. Entonces, tienes que observar los datos e introducir medidas que ayuden a reequilibrar tu empresa.

En ese sentido, el ERP aporta algo muy importante para el control de producción: visión de conjunto y coherencia de los datos. Puedes ver diferentes perspectivas del problema que tienes entre manos: la financiera y de tesorería, la comercial, la laboral, la de los procesos de producción, la fiscal y contable, etc. De lo que se trata es de tomar decisiones que fortalecen a tu negocio en su conjunto. 

Además, tienen otra ventaja adicional. Un ERP que, como es el caso de Sage 200, es flexible y modular se adapta a las necesidades cambiantes del control de producción. Por ejemplo, puede que tu negocio crezca y tus proyectos se vuelvan más complejos. Como consecuencia, deberás prestar atención a nuevas realidades. Con este tipo de ERP puedes tener nuevas herramientas sin cambiar de software. Puedes seguir controlando tu empresa con el programa que ya conoces.

Para concluir, recuerda que optimizar continuamente el control de producción es uno de los mayores desafíos de la gestión empresarial. La clave está en contar con las herramientas más avanzadas para cada momento.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo Cetina Hotels ha revolucionado su operativa cotidiana con Sage 50

  septiembre 10, 2024
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Cetina Hotels, una cadena en pleno crecimiento necesitaba una solución de software para el sector hotelero fiable y funcional que le ayudara a afrontar los desafíos a nivel operativo, financiero y contable que estaba experimentando. Te explicamos por qué eligió Sage 50 y el cambio que ha supuesto para su negocio.

  • Cuando las empresas crecen, los retos se multiplican, sobre todo a nivel administrativo. Los procesos manuales o programas obsoletos se convierten en un obstáculo para desarrollar su potencial.
  • Sage 50 es una solución escalable, intuitiva y eficiente que puede acompañar a Cetina Hotels durante su crecimiento, adaptándose perfectamente a los requerimientos del sector hotelero.

Fundada en 2016, Cetina Hotels destaca por sus hoteles boutique con vocación urbana. Tras la primera inauguración en Murcia, le siguieron aperturas en Sevilla, Segovia y Baeza. En la actualidad, la cadena hotelera cuenta con seis establecimientos de entre 40 y 50 habitaciones. Tras la reciente inauguración del hotel de Cabo de Palos, la cadena hotelera  se está preparando para abrir otro en Córdoba.

Dirigidos a un público que quiere explorar y disfrutar de las ciudades, sus hoteles se encuentran enclavados en el corazón de las urbes. Son espacios arquitectónicos únicos donde la historia se combina con la modernidad para ofrecer una estancia muy especial a sus huéspedes.

Su cuidado diseño, la atención a los detalles y los servicios de primer nivel garantizan una experiencia cómoda y memorable. Pero, para mantener esos elevados estándares de calidad, Cetina Hotels también necesitaba actualizar su funcionamiento interno. Acudió a Opentix y le propusimos Sage 50, una solución de software ideal para el sector hotelero.

¡COMPARTE! Descubre la intrahistoria de Cetina Hotels, una cadena hotelera que ha experimentado un crecimiento sostenido y ha recurrido a Sage 50 para optimizar su operativa cotidiana.

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Los tres retos principales que afrontaba la cadena hotelera

Desde su creación, Cetina Hotels no ha parado de crecer. Con un volumen de negocio de entre 4 y 5 millones de euros, esa expansión también le fue planteando una serie de desafíos en su día a día, sobre todo en la gestión contable y financiera.

1. Renovarse para seguir el ritmo de desarrollo

La cadena hotelera estaba utilizando una solución en fase de descatalogación que ya no cubría las necesidades básicas de su operativa. Esto impedía, además, la implementación de nuevos medios o recursos que facilitasen el día a día. Como resultado, no podía trabajar con la agilidad y el dinamismo que demanda el sector hotelero ni seguir el paso que exige un negocio en plena expansión.

2. Mejorar la eficiencia operativa

El crecimiento de la cadena también aumentó exponencialmente el trabajo. Al no estar optimizado, derivaba en tareas repetitivas que consumían cada vez más tiempo y afectaban a la productividad, aumentando las probabilidades de incurrir en errores o imprecisiones. Javier Nicolás, CFO de Cetina Hotels, reconoció: “nuestro principal reto era agilizar los tiempos y los procesos y ser más eficientes a nivel operativo. Fue en lo que nos enfocamos a la hora de seleccionar el programa”.

3. Mantenerse al día con las normativas

Cetina Hotels también necesitaba una solución digital actualizada que le permitiera mantenerse al tanto de los requisitos legales y sectoriales. Los continuos cambios en las regulaciones hoteleras y en materia fiscal requerían una atención constante para evitar incurrir en infracciones y multas. Una solución de software moderna podría:

  • Facilitar la gestión documental y las auditorías internas,
  • Además de ofrecer actualizaciones automáticas y alertas sobre cambios regulatorios que facilitaran el cumplimiento normativo.

La solución que propuso Opentix: Sage 50

Cetina Hotels partía de una solución obsoleta instalada en local que les impedía avanzar en su operativa cotidiana. Tras reunirse con el equipo de Opentix, nos decantamos por Sage 50 por varias razones:

  • Compatibilidad con el software anterior para facilitar la transición a la nube de toda la información en local.
  • Alta escalabilidad para acompañar el crecimiento de la empresa y adaptarse a los nuevos requerimientos.
  • Solución moderna, ágil, operativa, funcional y actualizable que cubre las exigencias de la cadena hotelera.
  • Diseño fácil e intuitivo que disminuye la curva de aprendizaje del personal.

“Elegimos Sage 50 porque se adapta totalmente a las necesidades que teníamos, a los procedimientos y a la metodología del sector hotelero”, afirma el director financiero. También añade que, aunque el traspaso del gran volumen de datos a nivel de cadena representó un reto, nuestro equipo de Opentix los ayudó en todo momento a salvar ese escollo para que todo fuera sobre ruedas.

¿Qué ha ganado Cetina Hotels con la implementación de Sage 50?

La implantación de Sage 50 en Cetina Hotels ha supuesto un cambio sustancial en la operativa empresarial y su impacto positivo no ha tardado en reflejarse a nivel de negocio.

“Desde el principio buscábamos un partner que nos ayudara a crecer y nos pusimos en contacto con Opentix por su reputación nacional y porque pensábamos que era el compañero ideal”, afirma  Nicolás, CFO de Cetina Hotels.

  • Agilización de los procesos. Con este software, la cadena pudo optimizar muchas de las tareas diarias repetitivas, reduciendo la carga de trabajo manual, lo que ha disminuido los errores y aumentado la precisión. “Gracias a Sage 50 hemos mejorado la eficiencia de nuestros recursos y procesos”, admite Alejandro Belando, CEO de Cetina Hotels.
  • Ahorro de tiempo. La automatización de las tareas, así como la inclusión de herramientas avanzadas de contabilidad y gestión comercial, han permitido ganar tiempo que antes se destinaba a los procesos administrativos y que ahora pueden “dedicar a otras cosas que nos aportan más valor como empresa”, como reconoce Belando.
  • Incremento de la productividad. Tanto el CEO de Cetina Hotels como su CFO coinciden en que esta solución les ha ayudado a superar los retos financieros y contables a los que se enfrentaban. “Con Sage 50 hemos conseguido agilizar un 15% el registro de facturación y en torno al 20% la gestión de pagos de la cadena”, señala Nicolás.

Por último, cabe aclarar que, a pesar de la complejidad de migrar la información de un software local a una solución en la nube, el proyecto de Cetina Hotels ha sido un éxito. “Por un lado, Opentix ha entendido perfectamente nuestras necesidades y, por otro, Sage 50 nos ha ayudado a agilizar procesos y a tener un impacto positivo en el negocio”, concluye el CFO de Cetina Hotels.

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Inteligencia Artificial (IA): Los 28 mejores “prompts” para pequeñas empresas

 
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La inteligencia artificial (IA) generativa ha llegado para quedarse, y su potencial para transformar las pequeñas empresas es inmenso.

  • En este artículo, exploraremos qué son los “prompts” de IA, cómo funcionan y encontrarás una lista de los 28 mejores prompts para diferentes industrias.
  • Estos prompts te ayudarán a aprovechar al máximo las herramientas de IA, optimizando procesos y mejorando la toma de decisiones en tu negocio.

Hoy en día nadie duda de que la Inteligencia Artificial generativa ha llegado para quedarse definitivamente en todas las áreas de nuestras vidas. Utilizando una combinación de modelos de lenguaje, los marcos generativos permiten a los humanos interactuar conversacionalmente con herramientas inteligentes al hacer preguntas y obtener respuestas detalladas. 

Sin embargo, hacer el mejor uso de estas herramientas requiere de algo más que hacer preguntas aleatorias.

Las empresas necesitan conocer qué indicaciones o instrucciones (los llamados “prompts”) pueden dar a las soluciones inteligentes para encontrar, integrar y aplicar datos relevantes.

En este artículo, explicamos qué son estas indicaciones o “prompts” de IA y cómo funcionan, y compartimos una lista de las 28 mejores para pequeñas empresas.

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Qué son las indicaciones o “prompts” en la Inteligencia Artificial (IA)

Las indicaciones o “prompts” son conjuntos de instrucciones que se dan a las herramientas de IA para obtener respuestas específicas y detalladas. Cuanto más precisas sean las instrucciones, mejores serán los resultados. Por ejemplo, en lugar de pedir “Crear un anuncio para zapatillas de running”, un prompt más detallado como “Crear el guion de un anuncio de televisión para zapatillas de running para hombres que resalte las prácticas de producción sostenibles y se centre en el uso de las zapatillas en actividades al aire libre” producirá un resultado mucho más útil y específico.

Además, los prompts específicos no solo mejoran la calidad de las respuestas, sino que también reducen el riesgo de imprecisiones. Las herramientas de IA generan respuestas basadas en los datos a los que tienen acceso, y las indicaciones generales pueden llevar a utilizar fuentes de datos de baja calidad, resultando en respuestas inexactas.

Las 28 mejores indicaciones o “prompts” de IA por tipo de industria

Para ayudar a las empresas a aprovechar al máximo la IA generativa, aquí encontrarás una lista con 28 sugerencias de indicaciones o “prompts” muy efectivos.

Además, para que navegues mejor por este artículo, los hemos dividido en:

  • 7 secciones por industria vertical (construcción, servicios financieros, salud, hospitality, organizaciones sin ánimo de lucro, servicios profesionales, venta al por menor)
  • 4 categorías dentro de cada vertical, y
  • 3 ejemplos (bueno, mejor, la mejor) en cada categoría.

Construcción 

1. Planificación de proyectos

BUENO «Explica cómo optimizar el diseño de un edificio para reducir los costes totales de material”.
MEJOR «Explica cómo optimizar el diseño de un edificio con dimensiones específicas para reducir los costes de material sin comprometer la seguridad”.
LA MEJOR “Explica cómo optimizar el diseño de un edificio con dimensiones específicas en una ubicación específica mediante el uso de materiales alternativos. Explica cómo reducir los costes utilizando estos materiales sin comprometer la seguridad del edificio mientras se cumple con las fechas del proyecto”.

2. Materiales de abastecimiento

BUENO «Encuentra tres proveedores de un material específico y determina su precio promedio por envío».
MEJOR «Encuentra tres proveedores de un material específico dentro de una ubicación geográfica. Determina su precio promedio actual por envío y proporciona un análisis histórico de sus precios durante los últimos seis meses».
LA MEJOR «Encuentra tres proveedores de un material específico dentro de una ubicación geográfica que tengan una calificación promedio o mejor. Determina su precio promedio por envío, analiza los precios históricos e informa sobre cualquier envío perdido o fallo en la entrega».

3. Conformidad

BUENO «Proporciona un resumen de las regulaciones de cumplimiento vigentes para (proyecto) en (mercado)». 
MEJOR “Proporciona una lista de regulaciones de cumplimiento específicas para un proyecto en (ubicación específica) dentro (mercado más grande)”. 
LA MEJOR “Proporciona una sinopsis de las regulaciones de cumplimiento específicas para un proyecto en (ubicación específica) utilizando (equipo específico) durante (período designado). Compara las prácticas operativas actuales con las regulaciones de cumplimiento y observe cualquier discrepancia”.

4. Metodología constructiva

BUENO «Descubre e informa sobre 4 formas de hacer que los procesos de construcción actuales sean más eficientes.«
MEJOR «El proceso actual (x) toma (y) tiempo. Proporciona 4 maneras de reducir este período de tiempo sin sacrificar la calidad».
LA MEJOR «El proceso existente (x) toma (y) tiempo usando (z) materiales. Determina 4 maneras de mejorar la eficiencia de tiempo y costes utilizando materiales y procesos».

Servicios financieros

1. Seguridad de los datos

BUENO «Evalúa las prácticas actuales de seguridad de datos e identifica posibles rutas de compromiso». 
MEJOR «Evalúa las prácticas de seguridad de los datos (datos de tipo x, y y z), identifica posibles caminos de compromiso e informa sobre su posible impacto».
LO MEJOR «Evalúa las prácticas de seguridad para (datos de tipo x, y y z). Identifica posibles puntos de exposición y busca vulnerabilidades conocidas. Informa sobre el impacto potencial del compromiso y sugiere estrategias para la mitigación».

2. Satisfacción del cliente

BUENO «Utilizando los datos disponibles de los clientes, proporciona una puntuación de 1 a 10 para la satisfacción general del cliente, siendo 1 bajo y 10 alto».
MEJOR «Utilizando datos de clientes, incluyendo encuestas, publicaciones en redes sociales e interacciones de servicio al cliente, proporciona una puntuación promedio de satisfacción de 1-10 y sugiere maneras de mejorar la satisfacción». 
LA MEJOR «Utilizando datos de clientes de los resultados de encuestas, publicaciones en redes sociales, interacciones de servicio al cliente y bases de datos de CRM, proporciona una puntuación promedio de satisfacción, sugiere formas de mejorar la satisfacción y determina la causa más común de insatisfacción entre los clientes».

3. Cumplimiento normativo

BUENO «Evalúa las prácticas de seguridad actuales con respecto a las regulaciones de cumplimiento financiero relevantes».
MEJOR «Compara las prácticas de seguridad existentes con los requisitos de cumplimiento financiero, como la Ley de Secreto Bancario, Conozca a su Cliente y Anti-Lavado de Dinero».
LA MEJOR «Evalúa la efectividad de las prácticas de seguridad actuales para cumplir con los requisitos de cumplimiento, incluida la Ley de Secreto Bancario, Conozca a su Cliente y Anti-Lavado de Dinero. Además, sugiere estrategias para mejorar el cumplimiento».

4. Buena estrategia de inversión

BUENO «Dadas las condiciones actuales del mercado, determina la mejor estrategia de inversión para obtener rendimientos consistentes».
MEJOR «Utilizando las condiciones actuales del mercado como guía, crea una estrategia de inversión que produzca rendimientos consistentes al tiempo que minimice el riesgo».
LA MEJOR «Sugiere 3 estrategias de inversión para maximizar las condiciones del mercado y minimizar el riesgo. Crea una estrategia que priorice los retornos, un segundo saldo retornos y riesgo, y la última estrategia se centre en la reducción del riesgo».

5. Seguridad de los datos de los pacientes 

BUENO «Determina 4 posibles puntos de compromiso para los procesos de entrada de datos de los pacientes».
MEJOR «Compara la tasa de incidentes de seguridad de datos internos con los de toda la industria. Determina si hay factores comunes en las violaciones de datos y si nuestra organización comparte esos factores».
LA MEJOR «Analiza las causas de violación de datos más comunes en nuestra organización y ordénalas por su causa raíz. Determina su impacto potencial y sugiere 4 maneras de reducir los riesgos de entrada de datos de los pacientes».

6. Planes de tratamiento

BUENO «Evalúa la eficacia general de los planes de tratamiento del paciente y proporciona un porcentaje de éxito».
MEJOR «Determina las causas más comunes de fracasos del plan de tratamiento y sugiere 5 maneras de mejorar los resultados del tratamiento».
LA MEJOR «Identifica la tasa de éxito de los planes de tratamiento junto con las causas más comunes de fracaso. Sugiere formas para que los profesionales de la salud mejoren los resultados del tratamiento y formas de aumentar la adopción de los pacientes».

7. Documentación médica

BUENO «Determina la tasa de exactitud general de la entrada de documentación médica y proporciona los resultados como porcentaje». 
MEJOR «Proporciona una tasa de error porcentual de entrada de documentación y determina los tipos de error más comunes en la entrada de datos». 
LA MEJOR «Primero, determina las causas más comunes de errores de documentación. A continuación, evalúa el tiempo medio que tarda el personal en introducir los datos. Finalmente, sugiere 3 maneras de mejorar la precisión y reduce el tiempo dedicado a la entrada de datos».

Hospitality

1. Satisfacción del huésped

BUENO «Utilizando los comentarios de los huéspedes y los datos de las encuestas de las bases de datos internas, crea una puntuación promedio de satisfacción de 1 a 10, con 1 muy insatisfecho y 10 muy satisfecho».
MEJOR «Determina un nivel promedio de satisfacción para los huéspedes utilizando los comentarios y los datos de la encuesta. Identifica la queja más comúnmente reportada, y proporciona contexto sobre cómo esta queja afectó las puntuaciones promedio».
LA MEJOR «Evalúa la encuesta, los comentarios de los huéspedes y los datos de las redes sociales para determinar el nivel promedio de satisfacción de los huéspedes. Determina la queja más común y sugiere 3 maneras de mejorar la satisfacción del huésped con (x) plazo y (y) presupuesto».

2. Reconocimiento de marca

BUENO «Utilizando datos de sitios de revisión y plataformas de redes sociales, determina el nivel de reconocimiento de marca para nuestro negocio en comparación con negocios del mismo tipo».
MEJOR «Evalúa nuestro nivel actual de reconocimiento de marca en comparación con los competidores utilizando datos de sitios de revisión y plataformas de redes sociales. Luego, determina qué características son compartidas por las marcas más reconocidas».
LA MEJOR «Primero, compara nuestro reconocimiento de marca con otras marcas en el área local utilizando los datos disponibles. Realiza un análisis de nuestras palabras clave objetivo (x, y y z) y determina cómo nos clasificamos en SEO. Por último, sugerimos formas en las que podemos mejorar nuestro ranking de marca tanto en la búsqueda como con los clientes».

3. Eficiencia de la dotación de personal

BUENO «Calcula el número promedio de horas trabajadas por los empleados, junto con el número promedio de horas extras por empleado».
MEJOR «Determina el número promedio de horas regulares y extras trabajadas por los empleados, junto con la razón más común de horas extras».
LA MEJOR «Compara el número actual de empleados con las cargas de trabajo existentes y determina si hay suficientes empleados para completar el trabajo sin requerir horas extras. Si la respuesta es negativa, sugiere otras formas que no sean la contratación de nuevo personal para que los procesos que requieren un uso intensivo de recursos puedan ser racionalizados».

4. Estrategia de comunicación

BUENO «Determina la tasa de apertura promedio de campañas de email marketing y la tasa de clics para los anuncios en redes sociales».
MEJOR «Calcula la tasa de apertura media de las campañas de marketing y el número medio de clientes que toman medidas, como hacer clic en sitios web o hacer una reserva».
LA MEJOR «Evalúa la tasa de apertura promedio de correos electrónicos de marketing y publicaciones sociales, junto con el número promedio de conversiones. Luego, escribe un mensaje de correo electrónico y una publicación social que anime a los invitados a tomar medidas».

Organizaciones sin fines de lucro

1. Donaciones de donantes

BUENO «Determina el número de donantes que hacen contribuciones únicas, los que contribuyen una vez al año y los que contribuyen cada mes».
MEJOR «Calcula el número total de donantes y desglosa sus donaciones por tipo: Una vez, mensual y anualmente. Determina si los valores y frecuencias promedio de donación están aumentando o disminuyendo».
LA MEJOR «Determina el número total de donantes y cuánto donan individualmente y en promedio. Calcula si los valores totales de donación están aumentando o disminuyendo, y evalúa si los niveles actuales de donación son suficientes para sostener las operaciones».

2. Percepción pública

BUENO «Usando datos de correos electrónicos, sitios de redes sociales y encuestas, determina si la percepción general del público de la organización es positiva o negativa».
MEJOR «Utilizando los datos disponibles, determina si la percepción pública de la organización es positiva o negativa. Si es negativo, sugiere 3 maneras de mejorar la percepción».
LA MEJOR «Determina los comentarios positivos y negativos más comunes sobre la organización, junto con su frecuencia. Sugiere 3 formas de abordar específicamente los comentarios negativos y crea un conjunto de 4 publicaciones sociales para ayudar a mejorar la percepción del público».

3. Estrategias de recaudación de fondos

BUENO «Determina el valor en dólares generado por los eventos de recaudación de fondos en los últimos 6 meses». 
MEJOR «Calcula la cantidad total generada por los eventos de recaudación de fondos durante el año pasado. Determina qué eventos y campañas aportaron más dinero».
LA MEJOR «Determina qué eventos y campañas de recaudación de fondos en los últimos 12 meses generaron más dinero. Compara estos eventos y campañas y determine qué tienen en común».
BUENO «Determina el nivel actual de interacción de clientes y donantes con las publicaciones en las redes sociales». 
MEJOR «¿Qué plataforma social es preferida por los clientes? ¿Cuál es preferido por los donantes? ¿Con qué tipo de publicaciones es más probable que interactúen?».
LA MEJOR «Determina la plataforma de redes sociales más popular utilizada por los clientes y por los donantes para interactuar con la organización. Crea 4 posts cada uno para donantes y clientes diseñados para su plataforma social preferida».

Servicios profesionales

1. Segmentación del mercado

BUENO «¿Qué cuota de mercado (x) es propiedad de nuestro negocio? ¿Dónde nos clasificamos en comparación con negocios similares en el área local?».
MEJOR «¿Qué porcentaje del mercado local (x) es propiedad de nuestro negocio? Dadas las características del público objetivo (a, b y c), ¿donde nos clasificamos en comparación con empresas similares?».
LA MEJOR «Dadas las características del público objetivo (a, b y c), y nuestra cuota actual de mercado local basada en los datos disponibles, ¿donde clasificamos? Si los competidores están por encima de nosotros, ¿qué están haciendo de manera diferente? Sugiere 3 formas de capturar nuestro mercado objetivo».

2. Programación de citas

BUENO «Evalúala retroalimentación de los clientes sobre el proceso de programación y cambio de citas. ¿Cuál es el desafío más común reportado?».
MEJOR «¿Qué porcentaje de clientes reportan problemas con el proceso de programación? ¿Qué porcentaje del personal informa problemas? ¿Existen preocupaciones comunes? En caso afirmativo, ¿cómo pueden abordarse?».
LA MEJOR «¿Son sostenibles los horarios actuales dados los niveles actuales de personal? ¿Está aumentando o disminuyendo el volumen total de citas de clientes, y están satisfechos con el proceso? Sugiere 3 maneras de mejorar el proceso de programación».

3. Desarrollo de la estrategia

BUENO «Utilizando los datos de mercado disponibles, crea 3 estrategias para ayudar a capturar una mayor cuota de audiencia».
MEJOR «Identifica las empresas de servicios locales con la mayor cuota de audiencia, luego crea 3 estrategias: 1 para el crecimiento a corto plazo, 1 para la generación de ingresos constante y 1 para el éxito a largo plazo».
LA MEJOR «Identifica a los líderes del mercado local y lo que los diferencia de otras empresas de servicios. Utilizando estos datos, crea 3 estrategias para el crecimiento a corto, medio y largo plazo, y sugiere indicadores clave de rendimiento (KPI) para monitorear cada uno».

4. Accesibilidad del servicio

BUENO «Utilizando datos de encuestas y comentarios por correo electrónico, determina tanto el número total de veces que los clientes no han podido reservar un intervalo de tiempo preferido como el porcentaje de reservas de servicios que resultan en la segunda o tercera opción».
MEJOR «Determina el número de veces que los clientes no han podido reservar su hora preferida o asesor de servicio preferido. Calcula estos datos para los últimos 3, 6 y 12 meses. Analiza la tendencia resultante».
LA MEJOR «Calcula el número de reservas fallidas y el número de opciones de la segunda o tercera franja horaria. Compara esto con los datos demográficos del cliente. ¿Existe un subconjunto de clientes o servicios que crean conflictos de accesibilidad?».

Minorista

1. Gestión de inventario

BUENO «Calcula los niveles de inventario actuales para (x producto) junto con la curva de demanda para este producto durante los últimos 6 meses». 
MEJOR «Determina tanto el número de (x productos) en stock como el número de pedidos o en envío. Compara este número con la demanda actual, y en base a datos históricos y actuales, calcula esta curva para los próximos 6 meses».
LA MEJOR «Realiza un análisis histórico del inventario (x producto) en los últimos 12 meses. Reporta cualquier salida de stock junto con cualquier producto de exceso de stock que no se vendió. Determina cuánto inventario debe almacenarse en el sitio para satisfacer la demanda actual».

2. Análisis de proveedores

BUENO «Calcula el número de veces (x proveedor) ha perdido un envío o ha retrasado las entregas. Compara este número con proveedores similares».
MEJOR «Determina el número de envíos perdidos y entregas retrasadas para (x proveedor) en los últimos 6 meses. Calcula el coste de estos envíos perdidos o retrasados».
LA MEJOR «Calcula el número total de envíos perdidos y entregas retrasadas para (x proveedor) durante los últimos 3 meses, 6 meses y 12 meses. Analiza estos números e informe sobre la tendencia».

3. Sentimiento del consumidor

BUENO «Usando encuestas de retroalimentación, reseñas de productos y datos de servicio al cliente, determina si el sentimiento general hacia nuestra marca es positivo, negativo o neutral». 
MEJOR «Analiza las quejas más comunes y las menciones positivas de nuestra marca a través de las redes sociales y las reseñas en línea, junto con encuestas y correos electrónicos de retroalimentación. ¿Cuáles son los 3 positivos más mencionados y los 3 negativos más mencionados?».
LA MEJOR «Usando la revisión en línea, la encuesta de retroalimentación, el correo electrónico y los datos de las redes sociales, determina el sentimiento negativo más común del consumidor. Proporciona 3 opciones para ayudar a abordar este problema y mejorar el sentimiento del consumidor».

4. Predicciones de la demanda

BUENO «Determina la curva de demanda para (productos x, y y z) durante los últimos 6 meses, y prediga la demanda para los próximos 6 meses». 
MEJOR «Compara la demanda de (productos x, y y z) en los últimos 6 meses con la demanda de los últimos 12 meses. Determina si la demanda está disminuyendo o aumentando, y predecir la demanda probable para los próximos 6 meses».
LA MEJOR «Determina la demanda en los últimos 12 meses para (productos x, y y z). Analizar el impacto de las vacaciones y temporadas en esta demanda, y determina si hay algún impacto significativo. Prediga la demanda para los próximos 6 meses, teniendo en cuenta las próximas vacaciones o los cambios estacionales».

A medida que las tecnologías generativas mejoren y las empresas adquieran experiencia con las herramientas de IA, la naturaleza de los «prompts» cambiará naturalmente. El resultado es que siempre hay espacio para mejorar. Considera las recomendaciones anteriores como un comienzo, una manera de que tu compañía obtenga datos esenciales sobre el sector y detecte tendencias fundamentales que de forma natural conducen a más interrogantes y mejores soluciones.

¡Esperamos que estos «prompts» te inspiren y te ayuden a aprovechar al máximo las herramientas de IA en tu negocio!

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Trabaja con más inteligencia: Cómo aprovechar mejor los datos

  septiembre 5, 2024
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¿Quieres que tu departamento contable y financiero sea más eficiente y tome decisiones más acertadas? La respuesta está en la gestión de datos. Los directivos con más éxito saben cómo explotar los datos de su ERP y transformarlos en información útil para la toma de decisiones estratégicas.

  • Descubre cómo el Big Data puede revolucionar tu gestión contable y financiera.
  • Te dejamos algunos consejos para optimizar la gestión de datos y que puedas tomar decisiones más estratégicas. 

En la era digital, las empresas generan una cantidad ingente de datos cada día. Si estos datos se analizan correctamente, pueden convertirse en una valiosa herramienta para optimizar procesos, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones más estratégicas.

La gestión eficiente de la información es clave para mejorar la toma de decisiones y optimizar los resultados. Los departamentos contables y financieros están en una posición única para liderar esta transformación. Con la integración de herramientas de Big Data y soluciones Cloud ERP, es posible aprovechar al máximo los datos disponibles y trabajar de manera más inteligente.

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Cómo el Big Data puede ayudar a mejorar la productividad de las organizaciones 

Hoy en día, el volumen de datos generados por las empresas es inmenso. Estos abarcan desde datos de transacciones financieras hasta las comunicaciones con los clientes que se registran en un CRM (Customer Relationship Management. 

Entre tantos datos es importante discernir cuáles son de utilidad, asegurar su veracidad e integridad y disponer de la adecuada información en el momento oportuno.

Si esta valiosa información se gestiona correctamente, puede ofrecer datos clave para la toma de decisiones empresariales. Sin embargo, el verdadero desafío radica en cómo utilizar estos datos de manera efectiva para impulsar la productividad y optimizar la toma de decisiones en las empresas.

La gestión de datos ya no es solo una tarea técnica; se ha convertido en un componente estratégico esencial para cualquier organización. Los departamentos contables y financieros deben estar a la vanguardia en la implementación de soluciones de Big Data que les permitan analizar grandes volúmenes de información y transformar esos datos en decisiones prácticas y rentables.

El Big Data permite identificar patrones y tendencias que, de otro modo, pasarían desapercibidos. Por ejemplo, un análisis detallado de las transacciones financieras puede revelar áreas donde se pueden reducir costes o mejorar la eficiencia operativa. Además, al cruzar estos datos con información externa, como tendencias de mercado o cambios en la regulación, es posible anticiparse a riesgos y aprovechar oportunidades.

¿Estás listo para transformar la gestión de datos en tu empresa? Descubre cómo los softwares ERP de Sage pueden ayudarte a trabajar con más inteligencia y llevar tu empresa al siguiente nivel. ¡Conoce nuestras soluciones!

Consejos para que los directores financieros optimicen la gestión de datos

En muchos casos, los directores no disponen de datos fiables, útiles o fáciles de asimilar en el momento oportuno. Para optimizar esta gestión, los directores financieros pueden seguir los siguientes consejos.

1. Compilar los datos con mayor eficacia

Muchas empresas se encuentran con el problema de que la información no fluye de la misma manera desde las diferentes partes de la empresa.

No son pocos los directivos que se encuentran con el problema de «compartimentos estancos o silos», datos que no se comparten con el resto de la empresa. Esto dificulta a los líderes empresariales el acceso y uso de datos relevantes de las diferentes áreas del negocio.

Cuanto más se tarda en reunir los datos, más se reduce la posibilidad de actuar en base a ellos. Es por ello, que las empresas competitivas necesitan encontrar soluciones que suministren los datos correctos a tiempo.

Utilizar la analítica de datos y las capacidades de business intelligence o inteligencia empresarial permiten:

  • Hacer mejores predicciones a efectos de planificación.
  • Lograr mayor visibilidad y colaboración.
  • Agilizar las respuestas.
  • Tomar decisiones empresariales más inteligentes basadas en los datos.

2. Obtener los datos correctos en el momento oportuno para tomar decisiones empresariales vitales

Una vez compilados los datos, es necesario facilitar el acceso a las personas adecuadas y de la mejor forma para que la información sea comprensible. 

La información es un recurso que en muchos casos debe ser compartida por diferentes departamentos. Por ello, las soluciones ERP han sido diseñadas para derribar los compartimentos estancos de las organizaciones. Esto se consigue mediante la conexión de departamentos y procesos, mejorando la visibilidad y perspectiva sobre cómo se está gestionando la empresa.

Las grandes empresas con herramientas analíticas integradas en su tecnología tienen una capacidad superior de visualizar información útil.

La existencia de un gran volumen de datos genera la problemática de protegerlos, tanto a nivel interno como de las amenazas cibernéticas. Son muchos los empleados que acceden a información a la que no deberían poder acceder. Para minimizar el riesgo de puntos débiles, se puede hacer los siguiente:

  • Usar la analítica para detectar y limitar el fraude.
  • Construir sistemas para prevenir los robos.
  • Facilitar diferentes niveles de acceso a determinada información.
  • Asegurar el cumplimiento de las normativas, aplicando rigurosos protocolos de protección de datos a fin de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.

Software ERP: Tu aliado en la gestión de datos

El software ERP de Sage es una solución integral diseñada para ayudar a los directores financieros y a las empresas a gestionar mejor sus recursos. Esta plataforma no solo centraliza todos los datos en un solo lugar, sino que también ofrece herramientas avanzadas para su análisis y explotación.

Al utilizar un software ERP, los departamentos contables y financieros pueden conseguir:

  • Centralizar la información: todos los datos están accesibles en tiempo real desde una única plataforma, lo que facilita su gestión y análisis.
  • Mayor eficiencia: puedes automatizar tareas repetitivas, reducir errores y agilizar los procesos contables.
  • Mejor toma de decisiones: te facilita que puedas identificar tendencias, patrones y anomalías en los datos para tomar decisiones más informadas.
  • Mayor precisión en tus predicciones: esto te permite anticiparte a riesgos potenciales y oportunidades futuras gracias a modelos de análisis predictivo.
  • Personalización: podrás ofrecer servicios más personalizados a tus clientes en función de sus datos.

Gracias a las herramientas de Big Data y soluciones ERP, las empresas pueden tomar decisiones más precisas y estratégicas.

Por lo tanto, en un entorno empresarial en constante cambio, trabajar con más inteligencia en la gestión de los datos es esencial para mantenerse competitivo. Los departamentos contables y financieros tienen la oportunidad de liderar esta transformación mediante el uso eficiente de Big Data y soluciones avanzadas como los ERP de Sage. Aprovechar al máximo los datos disponibles no solo mejora la productividad, sino que también permite tomar decisiones más precisas y estratégicas, allanando el camino hacia el éxito.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo el «blockchain» puede modernizar el sector de la fabricación

  septiembre 3, 2024
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El «blockchain», conocido por ser la tecnología detrás de las criptomonedas como el bitcoin, está ganando terreno en diversos sectores, incluyendo la fabricación. Este artículo explora cómo el «blockchain» puede modernizar y mejorar la eficiencia en la industria manufacturera.

  • El blockchain permite un seguimiento detallado y en tiempo real de los productos a lo largo de toda la cadena de suministro.
  • La tecnología blockchain puede automatizar procesos clave, como los pagos y la gestión de inventarios, reduciendo costos y mejorando la eficiencia.

El «blockchain», una base de datos descentralizada y de código abierto, permite registrar transacciones de forma permanente y verificable. De este modo, crea un registro imborrable y casi en tiempo real replicado entre los participantes.

Una buena forma de visualizar el «blockchain» consiste en compararla con un software como Google Docs. Con Google Docs, varios usuarios pueden acceder de forma simultánea a un documento único y editarlo.

Con la tecnología «blockchain» tienes una base de datos distribuida, un conjunto de datos replicado en varias ubicaciones. A diferencia de Google Docs, solo puedes añadir información a la base de datos, pero no modificar las entradas anteriores.

En lugar de tener un documento de Google al que pueden acceder varios usuarios, el «blockchain» es donde tendrías varios documentos de Google en muchos servidores. Aquí, las incorporaciones a un documento autentican y actualizan automáticamente los demás.

CONTENIDO DEL POST

¿Por qué el «blockchain» es importante para las empresas?

  • La tecnología «blockchain» tiene el potencial de ayudar a cualquier sector que gestione datos de transacciones. Las transacciones, especialmente en sectores como las finanzas, pueden ser complejas y laboriosas. El «blockchain» puede sustituir este paradigma con una alternativa transparente, verificable y no manipulable.
  • La tecnología «blockchain» consiste en una base de datos almacenada en varias ubicaciones. Aquí se puede mantener un número creciente de registros (o bloques) que incluyen una marca de tiempo y están vinculados con bloques anteriores de una forma que no puede deshacerse. Es un método para registrar datos, cualquier información cuya existencia sea necesario registrar y verificar. Una vez registrado, los datos no pueden cambiarse, solo pueden añadirse nuevos, y actualizarlos en toda la red.

El Dr. David Galindo, profesor titular en la Universidad de Birmingham y experto en criptografía, lo explica en términos sencillos para The Guardian:

“El blockchain tiene el potencial de sustituir a los intermediarios que existen actualmente en muchos sectores para proporcionar transparencia y responsabilidad, como a los bancos para transacciones financieras, a las universidades para verificar certificados académicos o a las productoras musicales para pagar a los compositores”.

Empresas como Airbus y Daimler AG se han unido en grupos de colaboración como el proyecto Hyperledger. Es un grupo de colaboración de código abierto establecido para realizar avances en la tecnología de «blockchain» en distintos sectores, trabajando con empresas como IBM.

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¿Por qué el «blockchain» es importante para los fabricantes?

Para los fabricantes, buena parte de la atención que se presta al «blockchain» se centra en cómo puede aplicarse a las cadenas de suministro. En la fabricación moderna es posible que la cadena de suministro se extienda por numerosas organizaciones y países. Esto puede dificultar localizar eventos individuales o encontrar soluciones para mejorar la eficiencia.

La mayor parte de la información empresarial se transmite por una cadena de suministro caracterizada por una comunicación en la que la taxonomía de datos brilla por su ausencia, como tampoco existe una manera uniforme de registrar, almacenar e intercambiar datos.

El «blockchain» tiene el potencial de crear cadenas de suministro más inteligentes y seguras, que permiten hacer el seguimiento de un producto usando una pista de auditoría clara y sólida, con visibilidad en tiempo real.

Por ejemplo, podrías hacer un seguimiento de materiales y determinar dónde han llegado, quién los ha recibido y gestionado, y también cómo y cuándo han pasado a la siguiente etapa. Todo ello quedaría registrado como «blockchain blocks».

Algunas reflexiones de los expertos

Greg Cline, jefe de investigación de las prácticas de ingeniería, innovación de productos y fabricación de Aberdeen Group, explica lo siguiente:

“Muchos fabricantes se muestran particularmente entusiastas por la capacidad potencial del blockchain de verificar el movimiento de mercancías a través de la cadena de suministro de fabricación».

“La naturaleza, especialmente transaccional y con frecuencia dividida en varios pasos de los servicios de procesos empresariales, implica que las aplicaciones potenciales del blockchain en fabricación son considerables”.

Cómo la tecnología blockchain puede mejorar la cadena de suministro

Estas son algunas de las oportunidades asociadas con la visibilidad de la cadena de suministro.

  • La tecnología «blockchain» puede utilizarse junto con aplicaciones o incluso con Inteligencia Artificial (IA) o el Internet de las Cosas (IoT). En lugar de perderte entre toneladas de papel, la información sobre la ubicación y el origen de un producto estará disponible con extrema rapidez. Incluso puedes identificar piezas o materiales defectuosos y obtener los mejores.
  • La tecnología «blockchain» tiene el potencial de automatizar los procesos de pago mediante contratos inteligentes, donde los pagos se activan como envíos de productos. Así se elimina la posibilidad de transparencia y facturas perdidas.
  • El «blockchain» podría proporcionar más información a los compradores al por mayor que trabajan con varios fabricantes y etapas de procesamiento, al ofrecer visibilidad y datos verificables sobre lo que están comprando, dónde lo están comprando y cuánto están pagando.

Greg comenta que las organizaciones se sienten impulsadas a actuar, al considerar que el «blockchain» puede reducir la presión que suponen la conformidad, la trazabilidad y la seguridad. En el gráfico siguiente se muestran los elementos de presión comercial que los fabricantes creen que el «blockchain» podría abordar.

Los fabricantes creen que esta tecnología tiene el potencial de respaldar la trazabilidad, la gestión de registros, la automatización de las cadenas de suministro y las aplicaciones de pago en el sector de la fabricación.

La forma en que el «blockchain» podría apoyar la trazabilidad es un elemento clave. La trazabilidad reduce el riesgo comercial, ya que es un componente vital para hacer el seguimiento de los productos industrializados y garantizar la conformidad con las normativas actuales y futuras.

Greg afirma que:

“Todas las empresas están muy interesadas en evitar los altos costes asociados con la falta de conformidad de los productos. Es necesario tener la capacidad de retirar productos con rapidez, tanto para evitar estos costes como para prevenir interrupciones en la cadena de suministro. Durante la próxima década, el blockchain será decisivo en todas estas áreas”.

Los fabricantes estiman que una cadena de suministro mejorada con esta tecnología puede apoyar mejor la trazabilidad y la transparencia, tanto con los socios como con los proveedores. También consideran que el «blockchain» podría mejorar la trazabilidad del envío de los productos para los consumidores.

«Blockchain» para distribuidores, y para los sectores farmacéutico y de alimentación y bebidas

  1. Las grandes empresas ya han visto el potencial del «blockchain» en la cadena de suministro y la logística. El gigante de la transformación global Maersk, por ejemplo, colabora con IBM para desarrollar tecnología «blockchain» que pueda realizar el seguimiento de millones de contenedores de envío por todo el mundo en una cadena de suministro integral y digital.
  2. Esta tecnología puede proporcionar a entidades como expedidores, transportistas y autoridades aduaneras una visibilidad integral basada en su nivel de permisos. De este modo podrían ver el progreso de las mercancías e identificar si los contenedores están en tránsito. Este tipo de sistema reduciría el tiempo dedicado a tránsito y envío, mejorar la gestión de inventarios y reducir los costes.
  3. La trazabilidad que ofrece podría ser realmente útil en la fabricación de alimentos y bebidas, ya que podría ser una buena forma de controlar la conformidad. Por ejemplo, las empresas en EE. UU. están obligados a cumplir la ley de modernización de la seguridad alimentaria.
  4. El seguimiento de los alimentos podrá realizarse a través de la cadena de suministro completa, desde el envío inicial, fábrica, distribuidor y tienda, con un estado digital registrado mediante «blockchain» en cada control.
  5. Este tipo de sistema permitiría a las empresas acceder a información rastreable en cuestión de segundos. Por ejemplo, en caso de una intoxicación alimentaria, el minorista podría recuperar los productos afectados y retirarlos de las tiendas.
  6. Además, podría utilizarse en el sector farmacéutico, especialmente en el ámbito de la conformidad y la seguridad de las cadenas de suministro, apoyando los esfuerzos para evitar las falsificaciones de fármacos.
  7. En EE. UU., la ley de seguridad de la cadena de suministro de medicamentos (DSCSA) exige que el sector farmacéutico cuente con un sistema para rastrear las recetas por toda la cadena de suministro, y el «blockchain» podría ser la solución idónea.

«Blockchain» para las operaciones industriales cotidianas

Según Greg, “También podría ser especialmente útil en las operaciones industriales cotidianas, como la gestión de recursos y la minimización de los tiempos de inactividad».

“Imaginamos a fabricantes implantando la tecnología blockchain entre su sistema ERP y los proveedores de repuestos, lo que permitiría a máquinas conectadas al IoT realizar con seguridad pedidos de repuestos que llegarían en el momento preciso para que un ingeniero los instalara”.

“Si esto se combina con el análisis predictivo y prescriptivo, la tecnología blockchain impulsada por el IoT podría llegar a convertirse en el modo infalible y más automatizado de mantener la fábrica en marcha”.

Podría además respaldar la organización distribuida de la fabricación, lo que hace posible el uso de métodos como la impresión 3D. Es ahí donde los fabricantes diseñan y crean productos nuevos, cuyos archivos de diseño envían a una instalación de fabricación que pueden “alquilar” cómo y cuándo la necesiten.

Este sistema podría ayudar con la implantación de este tipo de fabricación 3D, ya que ofrece una integridad de bajo coste, distribuida y asegurada en relación con los contratos, historiales de productos y procesos de producción.

Otro aspecto en el que podría respaldar la fabricación es la gestión de registros y la protección de la propiedad intelectual. Así, podría utilizarse como un depósito digital que podría proporcionar un registro de la propiedad intelectual.

¿Cómo pueden prepararse los fabricantes?

A continuación hacemos un repaso a algunos puntos clave para que los fabricantes puedan prepararse para esta tecnología.

Valor empresarial

Los fabricantes están convencidos de que el «blockchain» puede aportar valor empresarial mediante la eficiencia operativa, lo que generaría un crecimiento de los ingresos y de la rentabilidad. Por ejemplo, la mejora de la visibilidad de la cadena de suministro ofrecería un mejor servicio al cliente, aceleraría las transacciones financieras, y la seguridad de esta tecnología mejoraría la gestión de registros y datos.

Uso por parte de los fabricantes
  • ¿Pero está la tecnología «blockchain» preparada para su uso por parte de fabricantes que trabajan con varios proveedores en cadenas de suministro distribuidas globales? Todavía hay algunos problemas por superar.
  • Por ejemplo, el seguimiento de mercancías físicas es bastante distinto al de las transacciones financieras, y existe la complejidad añadida de la conversión de las materias primas en mercancías que deben distribuirse a los mercados, por no hablar de las pruebas y el control de calidad.
Rentabilidad
  • Aun así, su rentabilidad es lo suficientemente atractiva como para incentivar la solución de los problemas asociados con su implementación, especialmente con el aumento de la inversión en el sector tecnofinanciero.
  • La prioridad principal de las empresas expertas es encontrar personal de TI competente para gestionar esta tecnología, aunque contar con la gobernanza y los procedimientos adecuados el «blockchain» también es una cuestión importante.
Marco normativo internacional
  • Otro aspecto que debe tenerse en cuenta es la necesidad de disponer de un marco normativo internacional para el «blockchain» y el establecimiento de normas técnicas internacionales.
  • También es muy importante que exista un argumento comercial claro para su uso en la fabricación, y un modelo empresarial que pueda reproducirse.
  • En vez de desarrollar sus propios sistemas «blockchain» y ejecutar aplicaciones a partir de ellos, las empresas deben concentrarse en utilizarlo para aportar valor empresarial en los problemas de fabricación habituales. Es ahí donde el “blockchain-as-a-service”  en la nube podría encajar bien.

Aberdeen Group recomienda a las empresas que quieran implantar la tecnología de «blockchain» que exploren tres áreas al mejorar los procesos de la cadena de suministro y la fabricación, a saber:

  • Proyectos prácticos de cadena de bloques predefinidos y soluciones listas para implementar
  • Tecnología «blockchain» integrada en aplicaciones existentes
  • Aplicaciones de «blockchain» de fabricación sencillas de incorporar para los socios de suministro de fabricación

Es un ejemplo especialmente interesante de innovación empresarial que debe superar una serie de retos, ya que se trata de una forma muy distinta de hacer las cosas. Pero a medida que cada vez más fabricantes se someten a la transformación empresarial digital, sin duda es una tecnología a la que deberían prestar mucha atención.

Fuente: Blockchain in Manufacturing, Aberdeen Group

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Barreras en la nube: Principales retos en la adopción de soluciones cloud por las pymes

  agosto 30, 2024
      No hay comentarios

7 minutos de lectura

La sensación de falta de seguridad y desconocimiento sobre los servicios en la nube son los principales obstáculos para adoptar soluciones cloud.

  • Es recomendable formar a los profesionales para que sepan utilizar las soluciones cloud desde el primer día y sacarle el máximo partido.
  • Esta tecnología puede redimensionarse, por lo que no es preciso contratar o invertir una gran cantidad económica en una sola vez.

Los últimos datos facilitados por la Unión Europea constatan que España es un país en el que está costando el uso de servicios en la nube. Tan solo el 27,2% de las compañías afirma que los emplea. Es un porcentaje bajo que dista del 38,9% de la media europea. 

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España y la nube: ¿por qué el avance es más lento que en Europa?

En España, el avance de las soluciones cloud también va más lento. La tasa de crecimiento es del 0,4%. Este dato está nuevamente lejos del 7% de la tasa de la Unión Europa. Es una situación que llama la atención porque, desde el año 2020, la demanda de servicios en la nube está creciendo al 10% mensual, según el Observatorio del Cloud y la Pyme de Jotelulu en el que se han analizado más de 3.300 empresas, la mayoría pequeñas y medianas empresas. 

Estas buenas previsiones llevan a Gartner a estimar que el mercado total de la nube crecerá un 20% en 2024, superando los 630.000 millones de euros. Y, precisamente, el segmento de la pyme es el de mayor potencial de crecimiento.

Y, ¿qué sucede? ¿Por qué se produce esta lentitud en un país que, además, está en el punto de mira de las grandes compañías de tecnología y, en concreto, de los centros de datos con soluciones cloud? Varios son los factores que explican esta situación. A continuación, abordamos los más relevantes y cómo se pueden superar las principales barreras para aprovechar las ventajas de la nube: competitividad, productividad, eficiencia y costes, movilidad, escalabilidad y agilidad, entre otras.

Las soluciones cloud en las pymes

Alrededor del 26% de las pequeñas empresas y del 48% de las medianas en España utilizan alguna solución en la nube, de acuerdo con los datos de Eurostat. Son porcentajes todavía relativamente bajos a pesar de la pandemia de 2020, que aceleró la transformación digital; de la puesta en marcha de iniciativas como el programa Kit Digital y del marco legal del RGPD en relación a la seguridad de la información. 

Y queda mucho por avanzar porque las soluciones cloud que se están adoptando en las pymes son todavía, en general, bastante básicas. Los datos del INE apuntan a que el 82,5% de las contrataciones de servicios en la nube se corresponde con el correo electrónico. Le sigue, con el 80%, el almacenamiento de archivos, y el servidor de base de datos (70%). 

En menor medida se opta por herramientas relacionadas con los test y pruebas (28%); ERP (38%); CRM (39%) o software contable (41%). En un punto intermedio, nos encontramos con Office (64%) y el antivirus (63%).

Además, se observan diferencias por sector de actividad de acuerdo con el INE. Las empresas relacionadas con la información y la comunicación son las que más adoptan las soluciones cloud (72%), al igual que el sector TIC (68%) y las actividades profesionales (56%). En el lado opuesto, se hallan la hostelería (33%), el comercio (32%) y la industria (28%) a pesar de su interés creciente, tal y como sucede en el retail y segmento inmobiliario.

Desde el punto de vista territorial, el ranking está liderado por Cataluña (30,8%) y Madrid (16,6%), seguidas de Andalucía (13%). A la cola, figuran Cantabria (1%), Extremadura (1,3%) y La Rioja (1,4%), según Jotelulu. Una radiografía que se explica por la ubicación de los principales núcleos poblacionales y, sobre todo, del desarrollo empresarial y su localización.

España tiene todavía un nivel bajo de adopción de soluciones cloud en las empresas, especialmente en las pymes. 

Los datos de la utilización de soluciones cloud en la pyme anticipan ya cuáles son algunos de los principales problemas que presentan para abrazar esta tecnología. Pero aún hay más allá de la actividad que desarrollan y la necesidad de ser más o menos intensivos en tecnología y de la ubicación territorial dentro de España. ¿Cuáles son? Te los contamos los más genéricos:

Dificultad 

A día de hoy, muchas de estas aplicaciones les resultan complejas para gestionar el día a día porque no conocen cómo operar en ese espacio cloud. En las pequeñas y medianas empresas, no es habitual que tengan en sus plantillas profesionales relacionados con la nube. También les resulta complejo entender los contratos a firmar con algunos proveedores. 

Inseguridad

Un 30% de las empresas afirma tener esta barrera al creer que los datos e información no están seguros en las soluciones cloud. Esto se debe a que no se tiene claro dónde se almacenan realmente. También temen la “pérdida” o “robo” de la información al no depositarse en un espacio físico que, además, les resulta desconocido. Relacionado con este factor, está a su vez el hecho de que no saben de quién es la responsabilidad en caso de que suceda algún problema. Y aún hay más: miedo a la privacidad y confidencialidad.

Precio

El coste de los servicios en la nube se sigue viendo como un problema por el 53,7% de las empresas según Jotelulu. El motivo radica en que hay que pagar por su uso y, a veces, por instalar determinados sistemas en función de la solución cloud elegida. Además, en algunos casos, la cantidad es variable, lo que apunta el 26%. Tener que contratar fuera las soluciones cloud se ve como una importante barrera.

Miedo al cambio

El 43,3% del tejido empresarial apunta este factor. En gran parte se produce porque a las pymes se les “come” el día a día y ven como un problema tener que adoptar otras formas de trabajar. ¿Por qué? Creen que puede haber una pérdida de tiempo de trabajo y de efectividad. 

Infraestructura

A pesar del despliegue de redes para garantizar un buen acceso a internet, hay empresas que apuntan a que tienen una mala conexión. Esto supone un hándicap para utilizar de forma eficiente las soluciones cloud. 

Consejos para superar las barreras cloud

Todas las barreras que hemos comentado anteriormente tienen solución. Y, además, no es compleja. Si es tu caso y te preguntas qué puedes hacer, aquí van algunas propuestas para que des el salto a las soluciones cloud: 

  • Barreras psicológicas: el miedo al cambio y el desconocimiento puedes paliarlos informándote bien sobre las herramientas y trabajando con proveedores que sean de confianza y con servicio de soporte para resolver cualquier duda o problema.
  • Sencillez: en el mercado hay numerosas soluciones. Es posible así que elijas aquellas que sean más fáciles e intuitivas de manejar como es el caso de Sage Active para la facturación y contabilidad. 
  • Seguridad: las infraestructuras cloud cuentan con sistemas robustos, especialmente frente a ciberataques. Además, cumplen con toda la normativa vigente. Pero, si consideras que la información es crítica, también puedes optar por un sistema híbrido: integrar una solución cloud de una empresa en el sistema de tu pyme.
  • Precio: el servicio en la nube no debes verlo como un coste porque tiene un impacto positivo en la empresa. Debes pensar que es una inversión. No obstante, siempre tienes que elegir aquella solución cloud que realmente se adapte a tus necesidades. Opta por aquellas que no precisan instalación ni mantenimiento, reduciendo costos. Además, la inversión la puedes hacer poco a poco porque las aplicaciones en la nube se escalan y redimensionan.
  • Formación: es necesario que formes a la plantilla en las soluciones para que sepan cómo operar. Así evitas todos los problemas de la gestión diaria y tener que incorporar profesionales TIC a la plantilla o un servicio adicional de soporte para pequeños inconvenientes que te puedan surgir.
  • Contratación: el problema de contratar soluciones cloud se puede suplir con el contrato estándar europeo, creado para evitar la falta de comprensión y conocimiento, así como el uso de términos complejos, entre otras ventajas. 

Todos estos consejos te ayudarán a superar las barreras y falsas creencias en torno a las soluciones cloud. Pero recuerda algo muy importante: ponte siempre en manos de expertos para dar este salto a la nube. 

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