Tecnología e Innovación – Página 13

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Cómo los sistemas ERP pueden transformar la gestión de proyectos complejos

agosto 12, 2024

Describimos cómo apoyarse en herramientas ERP para la gestión de proyectos complejos. Te explicamos qué beneficios aporta y por qué un ERP puede ser una palanca de crecimiento empresarial.

La gestión de proyectos complejos es un requisito habitual para el crecimiento.
Las herramientas ERP aportan coherencia y organización al flujo de datos.

Los proyectos complejos son cotidianos entre las empresas de cierto tamaño. Con una dimensión media, lo normal es pensar en novedades en muchos terrenos. Por eso, al adentrarse en terreno desconocido, lo normal es que busques apoyo en herramientas que, como el ERP, facilitan la gestión de proyectos.

De hecho, las ventajas de las herramientas ERP se hacen más nítidas cuando el entorno y los proyectos se vuelven complejos. Un pequeño repaso a los beneficios que proporciona explica por qué se han vuelto imprescindibles para negocios en crecimiento.

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El papel de las herramientas ERP en la planificación

Las labores de planificación son esenciales para cualquier gran proyecto. Permiten abordar la estrategia y dar encaje a las decisiones del día a día. Por ello, la calidad de la planificación condiciona la credibilidad del proyecto y es un factor estimulante de la implicación de las diversas partes interesadas.

En ese sentido, las herramientas ERP son un punto de encaje. Permiten un enfoque colaborativo que favorece la coordinación y que mejora mucho la comprensión del conjunto de factores implicados en la toma de decisiones.

Diferentes tipos de control

Por un lado, en todo proyecto complejo, pueden surgir desviaciones sobre lo planificado. Las medidas de corrección pueden ser delicadas e implicar a varias áreas. Las herramientas ERP ayudan a orientar todos los puntos de vista.

Además, el ERP puede ejercer un papel regulador. Al fin y al cabo, es una herramienta informática que puede incorporar funciones automáticas. Estas permiten iniciar acciones para que la tendencia del proyecto sea hacia el equilibrio.

La fluidez en la gestión de proyectos

Uno de los grandes problemas de los proyectos complejos es su mayor propensión a la generación de cuellos de botella. La mejora en la planificación que generan los ERP hace que estos se presenten con menor frecuencia.

No obstante, cuando un cuello de botella impide el avance, el ERP contribuye a encontrar la solución equilibrada lo antes posible. Al fin y al cabo, la visión es más profunda y la capacidad de síntesis hace que se puedan encontrar soluciones más rápidas y precisas.

Las herramientas ERP como motor de comunicación

Internamente, juegan un papel de plataforma conjunta. Es más sencillo entenderse con un marco común. Trabajadores con tareas diferentes comparten una herramienta que tiende puentes entre la forma de expresarse de cada campo.

Externamente, el buen manejo de los datos se traslada a informes de mayor impacto. Puedes encontrar con mayor facilidad un enfoque de presentación ante terceros que sea entendible y genere impacto en el punto exacto. Eso es algo especialmente importante en ámbitos tan destacados como el de la búsqueda de financiación o el cierre de grandes contratos.

El cambio cultural tras el ERP

Una buena adaptación del equipo a un nuevo ERP es un paso de gigante en la transición tecnológica de un negocio. Supone cierto esfuerzo, pero la herramienta acaba siendo vista como una palanca de crecimiento.

El éxito en esa experiencia, por su carácter global, promueve un cambio cultural. Los equipos suelen ver más a su alcance la incorporación de cualquier otro tipo de tecnología. La experiencia acaba generando confianza.

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La optimización de la dimensión del proyecto

Cuando te embarcas en un proyecto complejo pueden surgir tentaciones ligadas a su dimensión. Por un lado, puede haber un miedo a quedar sepultados por las complicaciones que anime a simplificar demasiado. También es posible lo contrario: envalentonarse demasiado por el hecho de estar desarrollando iniciativas ambiciosas.

Evidentemente, ambas actitudes, aunque comprensibles, son perjudiciales. Hay que encontrar un equilibrio y asumir el grado de complejidad óptimo. La cuestión es que un ERP puede ayudarte a entender mejor tu negocio y apoyarte en los datos para decidir qué complicaciones merecen la pena y cuáles no.

La necesidad de poner orden entre finanzas y gestión comercial

La evaluación de las inversiones y la financiación necesita constantemente de información comercial que guíe las expectativas de ventas y necesidad de recursos. Al mismo tiempo, el estado financiero de tu negocio condiciona decisiones de aprovisionamiento y venta. Y, cuanto más complejo sea un proyecto, mayor será también la necesidad de que ambas áreas trabajen conjuntadas.

En ese sentido, el ERP te brinda la oportunidad de mejorar los flujos de intercambio entre los departamentos comercial y financiero. Un enfoque colaborativo puede depurar los procesos de datos.

El imprescindible apoyo del ERP al cumplimiento normativo

Los proyectos complejos reclaman un especial esfuerzo en cumplimiento normativo. Cada norma juega como una restricción que delimita hasta dónde puede llegarse y qué barreras no se deben traspasar. Por eso, tener una herramienta que contribuya a encajar jurídicamente el negocio es una fuente de confianza.

Afortunadamente, el proceso se está haciendo cada vez más natural. De hecho, las propias normas van avanzando hacia una filosofía de cumplimiento por diseño, como la que se está poniendo en marcha con la facturación. Las herramientas informáticas del negocio, llámense ERP o de cualquier otro modo, deben alinearse con procesos orientados al cumplimiento.

El punto de referencia en gestión de proyectos

La gestión de un proyecto puede abordarse desde muchos enfoques. Como norma general, se tiende a buscar herramientas que minimicen la complejidad. Se puede tener una gran ambición de negocio y proponer acciones que parecen difíciles, pero se busca un punto de referencia asequible.

Desde ese punto de vista, el ERP es una fuente de organización de los datos. Debe servir, al mismo tiempo, para el análisis y la síntesis. Ha de apoyar el estudio reposado y la decisión intuitiva. Debe ser minucioso y detallista, pero sin perder de vista la coherencia del proyecto. En definitiva, ha de ser el refugio que se busca cuando se pretende comprender empresas difíciles de gestionar.

En definitiva, el tiempo que dedicas a un ERP debe entenderse como una inversión. Contribuye a encontrar la mejor herramienta para moverse en el mundo de la complejidad y a ponerla en marcha con acierto.

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La inteligencia artificial en las finanzas: Más allá de la automatización

agosto 9, 2024

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En este artículo descubrirás cómo la IA (Inteligencia Artificial) permite hacer una gestión más ágil y segura de las finanzas de una empresa.

La formación de los equipos en inteligencia artificial es el principal reto de los departamentos de finanzas.
El director financiero debe conocer las diferentes ramas de la IA y sus funciones para elegir la herramienta más adecuada.

La inteligencia artificial (IA) está cambiando la forma de trabajar en las empresas. Es el caso de los departamentos de finanzas. Así lo cree el 96% de los directivos financieros (CFOs), que apunta a nuevas metodologías y sistemas de trabajo en los próximos tres años, según un estudio reciente de Sage. Llegado el momento, el 85% de los CFOs confía en desempeñar un rol de asesoría estratégica de la empresa más amplio que el actual, además de una mayor implicación en el diseño de la estrategia de la compañía.

El CFOs tiene así un importante trabajo por delante que, lejos de verse como un desafío, se considera una oportunidad. La IA puede mejorar su trabajo, especialmente en la detección de posibles fraudes y en la realización de análisis, entre otras funciones. También les genera confianza, aunque la inteligencia artificial debe ser supervisada por las personas.

Para utilizar bien la IA y aprovechar todo su potencial, será necesario que el director de Finanzas conozca las principales herramientas que le ayudarán en las distintas funciones y que van más allá de la automatización. Si eres director de Finanzas, toma buena nota de todas las ventajas de la IA, cómo puedes aplicarla y también de los principales retos que tienes ante esta nueva revolución tecnológica, entre otros aspectos que te ayudarán en este paso.

CONTENIDO DEL POST

Herramientas como Sage 200 ayudan a disponer de los datos en tiempo real para facilitar la toma de decisiones estratégica.

Los cambios en las finanzas que llegan con la inteligencia artificial

Una de las aplicaciones más conocidas de la inteligencia artificial en las finanzas es la automatización, descargando al equipo financiero de tareas como la realización de tareas repetitivas y costosas en tiempo. Pero la IA tiene más posibilidades que van también más allá del análisis de grandes volúmenes de datos. ¿Qué más puede hacer? ¿Cómo impacta en la actividad del departamento financiero? Toma buena nota:

Mercados

La inteligencia artificial es muy útil para analizar y detectar tendencias de mercado gracias a los algoritmos de trading. Este estudio incluye el llamado análisis de sentimiento. Es decir, que podrás analizar información de noticias o redes sociales, entre otras, para tomar el pulso al mercado. Esta función, unida a la gran capacidad de análisis de datos históricos, te agilizará la toma de decisiones y las transacciones a llevar a cabo.

Normativa

La IA te hará más fácil el control y supervisión de informes con el fin de cumplir siempre con la legislación vigente en cada momento.

Análisis de créditos

La gran capacidad de la inteligencia artificial para trabajar con grandes volúmenes de datos se puede emplear para el análisis crediticio, nivel de solvencia de clientes, evaluación de riesgos o verificación de documentos. Esto redunda en una mejor toma de decisiones y en una mayor agilidad de los procesos.

Menos costes

La mayor eficiencia te reducirá costes al agilizar los flujos de trabajo y numerosas tareas.

Atención al cliente

La irrupción de herramientas como los chatbox facilita a los departamentos de finanzas atender las 24 horas de los 365 días del año. También realizarás algunas operativas sin necesidad de intervención humana, partiendo de los datos disponibles y perfiles digitales creados del cliente. Por ejemplo, es posible decidir la concesión o no de un crédito.

Prevención del fraude

Una de las mejores aplicaciones de la inteligencia artificial en las finanzas es la detección de los fraudes tanto de forma preventiva como una vez han sucedido. Esto es posible por su gran capacidad de analizar patrones, dándose cuenta de aquellos que son inusuales en las distintas operativas.

Gestión

Los programas con IA son de gran utilidad para hacer una mejor gestión de las finanzas porque se analiza en poco tiempo el nivel de gasto y de ingresos. Elaborar un presupuesto te será también mucho más fácil, al igual que controlar el flujo de caja y todo el balance financiero.

Riesgos

La inteligencia artificial analiza la tolerancia al riesgo, lo que te ayuda a su gestión de una manera eficiente. Además, ganarás en seguridad.

Informes ESG

Su elaboración es una de las funciones del departamento de Finanzas. Estos estudios, que serán obligatorios por normativa en la Unión Europea, se realizarán más fácilmente con la IA. Es más, la inteligencia artificial te ayudará a predecir emisiones de carbono, entre otros parámetros, y a medirlas para garantizar el cumplimiento de las normas y objetivos marcados por tu empresa, añade Aaron Harris, CTO de Sage.

La tecnología más útil para el CFO

La inteligencia artificial se emplea en las finanzas a través de diferentes softwares. Las posibilidades son numerosas, pero cada una de las ramas de la IA tiene unas aplicaciones específicas. Estas son las principales más allá de los algoritmos y el machine learning en su concepto estricto:

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): es una buena opción si necesitas habitualmente extraer información de documentos, como facturas, para convertirla de forma rápida en datos útiles.

Procesamiento automático del lenguaje natural (PLN): las aplicaciones de PLN, o basadas en ellas, te ayudarán a trabajar con contratos, solicitudes de compra, órdenes de pago o correos electrónicos. ¿Por qué? Es sencillo: entiende el lenguaje humano.

Aprendizaje automático: aunque sus funciones son múltiples en finanzas, destaca su capacidad de entrenar modelos para reconocer patrones, por ejemplo, de gasto o bien para otras finalidades como la detección del fraude. “De hecho, es uno de los valores más importantes de la IA ya que, con estos modelos, se tienen resultados más rápidamente”, explica Aaron Harris, CTO de Sage.

Inteligencia de negocio: suelen utilizarse para el análisis, interpretación y visualización de datos para realizar evaluaciones o tomar decisiones estratégicas.

Todas estas funciones las encuentras de forma aislada o en herramientas que concentren toda esta operativa. Es el caso de Sage 200, que facilita un acceso en tiempo real a todos los datos y una fácil visualización, entre otras características.

Retos de la IA en el departamento financiero

Además de todo lo que te hemos contado en los anteriores apartados, también debes tener en cuenta otros factores que afectan al departamento de Finanzas. En concreto, al equipo. ¿De qué se trata? De la formación. Todos los profesionales deben tener cualificación en IA para utilizar bien las herramientas y asumir nuevas competencias.

Esta capacitación preocupa especialmente a los CFOs, al igual que la escasez de talento en los equipos y en el sector. Prueba de ello es que el 84% de los directivos de Finanzas apunta a estos factores como sus principales inquietudes a la hora de abrazar la IA.

Es una situación que puedes solucionar con los grandes modelos lingüísticos (LLM). Este tipo de herramientas te ayudan tanto en la formación como en hacer más productivos a los empleados con menos experiencia o cualificación.

Este es uno de los retos dentro de esta transformación digital en las finanzas con la inteligencia artificial. Un cambio que ya ha comenzado y para el que debes estar preparado para tener una ventaja competitiva.

[GUIA] Ventajas de un ERP 360 para las empresas del sector servicios

agosto 8, 2024

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ERP 360 Servicios

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Los nuevos retos a los que se enfrentan

las empresas de servicios generales
Las ventajas que aporta un ERP 360 en el

sector Facility Management

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El Facility Management (FM), también conocido como sector de Servicios Generales (SS.GG), está ganando cada vez más presencia dentro de las organizaciones.

En este entorno tan competitivo y en constante crecimiento, las empresas del sector servicios necesitan apostar por la innovación tecnológica.

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Beneficios de un ERP 360 para el sector de servicios generales

Optimización de ciclos y procesos: la digitalización avanzada que ofrece un ERP 360 mejora significativamente la eficiencia operativa, permitiendo una gestión más ágil y precisa.
Mantenimiento predictivo: con capacidades predictivas, el ERP 360 ayuda a prever y evitar averías, minimizando las incidencias y garantizando un funcionamiento continuo y sin interrupciones.
Mejora en la toma de decisiones: utilizando Big Data y Business Intelligence (BI), el ERP 360 proporciona datos precisos y en tiempo real, facilitando la creación y seguimiento de KPI’s que orientan a la empresa hacia una gestión más eficiente.
Mayor control técnico: los sistemas de gestión de partes de trabajo en movilidad permiten un control exhaustivo de todas las actividades técnicas, optimizando el uso de materiales y tiempo.
Simplificación de la planificación y gestión de proyectos: esta tecnología permite, no solo la creación de planes de trabajo detallados, sino también la monitorización en tiempo real del progreso y los costes de los proyectos.
Mejora de la coordinación del equipo: integraciones con herramientas como Microsoft 365 permiten una mejor gestión de la información y la coordinación del equipo, asegurando una comunicación fluida y eficaz.
Cumplimiento normativo automatizado: los constantes cambios normativos son gestionados automáticamente por el ERP 360, asegurando que la empresa opere siempre conforme a la legislación vigente.

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Los desafíos a los que se enfrenta el sector de servicios generales en la actualidad.
Por qué ha adquirido un peso capital el FM dentro de las organizaciones.
Cómo un ERP 360 puede ayudarte a superar esos desafíos y alcanzar tus metas.
Las ventajas específicas de un ERP 360 para las empresas de Facility Management.

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[GUIA] Por qué debes elegir un software de gestión ERP 360 para tu empresa de distribución

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[GUIA] ERP 360 o cómo gestionar tu negocio de forma inteligente

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¿Qué es un ERP 360?

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Un ERP 360 te puede ayudar a:

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Olvídate del ERP «de toda la vida»

El ERP 360 te permite:

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[GUIA] Así te ayuda un ERP 360 a optimizar los procesos de fabricación discreta

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ERP 360 Fabricación

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En el dinámico mundo de la fabricación discreta, la innovación y la eficiencia son claves para el éxito. Para mantener la competitividad en este sector es clave adoptar tecnología puntera.

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¿Qué es la fabricación discreta?

La fabricación discreta, también conocida como manufactura discreta, es la producción basada en listas de materiales o ensambles con los que elaborar un producto nuevo.

Entre las industrias que operan en este sector se encuentran:

Fabricación de maquinaria.
Electrónica y automoción.
Manufactura industrial.
Textil.

Este sector se caracteriza por la elaboración de productos tangibles y diferenciados, a partir de materiales y componentes individuales.

¿Por qué la fabricación discreta necesita innovación?

La industria 4.0 exige a las empresas de este sector adaptarse a un entorno dinámico, marcado por:

Ciclos de vida de productos más cortos.
La complejidad de sus procesos que requiere un correcto seguimiento de los lotes, partidas, series, fabricaciones, etc.
Las nuevas tendencias en sostenibilidad, lo que obliga a nuevas estrategias a nivel legal y ambiental.
La necesidad de optimizar recursos para conseguir una ventaja competitiva.
La necesidad de producir con mayor flexibilidad y rapidez.

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Las industrias que operan bajo el sector de la fabricación discreta.
Cómo la fabricación discreta y la innovación se convierten en un tándem ganador para operar con éxito en la industria 4.0: innovación y fabricación discreta han de funcionar como un binomio inseparable.
Cómo te puede ayudar un ERP 360 a optimizar tus procesos de fabricación discreta: un ERP 360 va más allá de la gestión tradicional.
Cómo Sage 200 te puede ayudar en la automatización inteligente de procesos: además de ofrecer una amplia flexibilidad, adaptándose a la evolución de todo tipo de negocios, Sage 200 es un ERP 360 con una gran variedad de tareas automatizadas, que te ayudara a ahorrar tiempo y costes.

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seis-documentos-empresariales-que-es-necesario-tener-en-formato-impreso-(infografia)

Seis documentos empresariales que es necesario tener en formato impreso (infografía)

agosto 7, 2024

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La digitalización de los documentos empresariales y su ubicación en la nube es una realidad a la que algunos documentos se resisten. Aunque cada vez son menos, algunos documentos empresariales deben conservarse en formato impreso.

Repasamos cuáles son los documentos más habituales que deben guardarse en formato impreso en cualquier negocio.
Conoce cuáles de estos contenidos deberían coexistir con versiones digitalizadas.

A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, algunos de ellos deben mantenerse en formato impreso, por lo que el papel todavía tardará en desaparecer de las empresas.

Sin embargo, aunque los originales de determinados documentos se conserven en papel, sus copias digitalizadas se suelen enviar por email. Un ejemplo de ello serían las escrituras de constitución, los poderes de los administradores o el acta de declaración de titularidad real, que las entidades financieras suelen solicitar a sus clientes.

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¿Qué documentos se deben mantener en formato papel?

Digitalización documental versus impresión en formato papel. Cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos documentos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que conviene tener en formato papel destacan los siguientes:

1) Contratos

Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos se firman, preferiblemente en azul para dificultar falsificaciones, y se guardan, por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos. De esta manera, se tiene una mejor accesibilidad a ellos y se facilita que puedan ser compartidos por medios electrónicos.

2) Licencias y permisos de la empresa

Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial… Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección. Este tipo de documentos, también suelen coexistir en formato impreso y digital, ya que las Administraciones Publicas están más digitalizadas. Cada vez son más los permisos y licencias que se emiten en formato electrónico.

3) Documentos fiscales

La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.

4) Escrituras

Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales; son selladas en cada hoja por el notario; se ponen timbres del estado en cada folio; y se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento.

Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico. Entre las escrituras que más se suelen digitalizar se encuentran la escritura de constitución y las que otorgan poderes, ya que suelen ser demandadas por entidades financieras.

5) Contraseñas de las cuentas

Tenemos tantas contraseñas que es casi imposible memorizarlas, por eso, para evitar que sean robadas en ciberataques, no es conveniente guardar contraseñas bancarias ni de ningún tipo en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.

6) Tarjetas de visita

A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer. El intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones, aunque la pandemia generada por la COVID-19 también está afectando notablemente al intercambio de tarjetas.

Además de tener claro cuáles son los documentos que merece la pena conservar en papel, es preciso tener un control sobre ellos, con especial atención a lo siguiente:

Fechas de vencimiento de los distintos contratos.
Mantener en orden los archivos documentales.
Asignar responsable de la guardia y custodia de documentos importantes para la empresa.
Fechas de prescripción de la documentación justificativa de determinadas operaciones, ya que a partir de esa fecha ya no se hace necesaria su conservación.

Las impresoras se resisten a desaparecer a pesar de la digitalización de las empresas

A pesar de que la digitalización de las empresas avanza de manera imparable, la impresora se resiste a desaparecer. Algunos de los cambios que se están produciendo en la utilización de la impresora son los siguientes:

Se producen un incremento notable del escaneado de documentos, de manera que en determinadas empresas se utiliza más para escanear que para imprimir.
El fax tradicional que venía incorporado a muchas impresoras está prácticamente obsoleto al ser sustituido por el correo electrónico y el fax por Internet.
Se imprimen determinados documentos directamente en formato PDF para guardarlos en este formato.
La conectividad de las impresoras con Internet facilita la extensión del pago por copia, ya que los proveedores de estos servicios pueden tener acceso al número de copias realizadas. Este servicio se ha extendido a usuarios particulares, que reciben sus cartuchos de tinta antes de que se acaben.

Por lo tanto, el presente y el futuro conviven en determinados documentos, que se guardan en papel, pero también en formato digital. Además, las impresoras están lejos de desaparecer y están evolucionando con nuevas funcionalidades.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

como-la-ia-esta-transformando-la-atencion-al-cliente:-resolviendo-dudas-simples

Cómo la IA está transformando la atención al cliente: Resolviendo dudas simples

agosto 6, 2024

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En este post te contamos cómo ayuda la inteligencia artificial a optimizar la atención al cliente de las empresas.

La mayoría de las empresas españolas no utilizan la IA y, por lo tanto, no se benefician de sus ventajas.
La atención al cliente es una de las áreas en donde se puede aplicar. Te contamos cómo.

Aunque la mayor parte de las empresas en España no utilizan la IA de ninguna forma, el 45,5% ya la han probado en funciones como: el análisis de datos, la optimización de tareas administrativas, la automatización de procesos y la atención al cliente.

La inteligencia artificial está revolucionando la forma en que las empresas interactúan con sus clientes porque ofrece soluciones rápidas y precisas a consultas sencillas.

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Usos de la IA en atención al cliente

La adopción de la IA en atención al cliente ha permitido a las empresas ofrecer un servicio más eficiente y personalizado porque estos sistemas manejan una gran cantidad de consultas simultáneamente y, de esta forma, se reduce el tiempo de espera. Los usos más frecuentes son los siguientes:

Automatización de respuestas a consultas frecuentes

Los chatbots y asistentes virtuales pueden proporcionar respuestas inmediatas a consultas simples, como:

información sobre horarios de apertura,
estado de pedidos y políticas de devolución,
entre otras.

Personalización y análisis de datos

La IA también permite una mayor personalización en las interacciones con los clientes porque analiza datos para comprender mejor las necesidades y preferencias de los clientes. Esto permite ofrecer soluciones más adecuadas y personalizadas.

Análisis predictivo

El análisis predictivo de la IA ayuda a las empresas a anticipar las necesidades de los clientes. Se analiza patrones de comportamiento y se hace una predicción de futuras consultas o problemas. De esta forma la atención al cliente puede ser proactiva.

La IA permite a las empresas prestar un servicio de atención al cliente proactivo que se anticipa a las consultas o problemas.

Integración en diversos canales

La IA no solo se limita a los chatbots, sino que se pueden integrar en diversos canales de atención al cliente como los correos electrónicos, las redes sociales o las llamadas telefónicas. Lo vamos a continuación:

La IA puede gestionar y responder correos electrónicos de manera eficiente, mediante la clasificación y priorización de las consultas según su urgencia.
Los sistemas de IA pueden monitorizar las menciones y comentarios en tiempo real en las redes sociales y dar respuestas rápidas y adecuadas. De esta forma se protege la reputación online de la empresa.
Los sistemas de respuesta de voz interactiva que utilizan la IA mejoran la experiencia de los clientes que prefieren interactuar por teléfono. Estos sistemas entienden y procesan el lenguaje natural y resuelven consultas simples mediante la voz.

¿Qué ventajas aporta el uso de la IA en atención al cliente?

Si todavía no has aplicado la IA en la atención al cliente, debes conocer las ventajas que aporta, que son las que detallamos a continuación:

Disponibilidad 24/7. Las herramientas de IA están disponibles siempre, lo que garantiza que los clientes puedan obtener respuestas en cualquier momento.
Reducción de costes. Al automatizar las respuestas a consultas simples, las empresas pueden ahorrar costes y permitir que su personal se centre en tareas de mayor valor para la empresa.
Consistencia en las respuestas. La IA proporciona respuestas precisas de manera que mejora la experiencia del cliente y se reduce la frustración. Esto aumenta la lealtad de los clientes.

¿Qué retos presenta la implementación de IA en atención al cliente?

Ya conoces los beneficios de la implementación de la IA en atención al cliente, pero también supone una serie de retos que las empresas deben abordar. Son los siguientes:

Precisión y comprensión del lenguaje natural

Uno de los mayores desafíos es asegurar que los sistemas de IA comprendan y respondan correctamente a las consultas de los clientes. Por lo que deben procesar de forma correcta el lenguaje natural para evitar malentendidos y garantizar una experiencia positiva para el cliente.

Privacidad y seguridad de los datos

La protección de la privacidad y la seguridad de los datos es una preocupación importante de las organizaciones. Estas deben asegurarse de que los sistemas de IA cumplan con las regulaciones de protección de datos y que los datos de los clientes se manejen de forma confidencial.

Humanización de la IA

Aunque la IA puede gestionar consultas simples de manera eficiente, aún existe la necesidad de que la IA tenga un toque humano en la atención al cliente.

En definitiva, la IA en atención al cliente está transformando la forma en que las empresas interactúan con sus clientes, porque aporta soluciones rápidas y personalizadas a consultas sencillas.

¿como-ayudan-las-aplicaciones-en-la-nube-a-pasar-el-verano?

¿Cómo ayudan las aplicaciones en la nube a pasar el verano?

agosto 1, 2024

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Aunque las aplicaciones en la nube son herramientas altamente productivas durante el año completo, en verano tienen un rendimiento destacado. Te contamos cuáles son las principales ventajas que aportan en los períodos vacacionales y después del regreso.

Las aplicaciones en la nube orientan el negocio hacia la continuidad de la actividad.
Puedes utilizar las aplicaciones en la nube como elemento favorecedor de la coordinación en vacaciones.

Las empresas que no se dedican a actividades estacionales veraniegas tienen ahora un reto. Se trata de dar continuidad a sus actividades al tiempo que muchos de sus empleados toman días de vacaciones. Incluso los jefes pueden disfrutar de unos días de descanso. Afortunadamente, existen aliados para poder compatibilizar todas las necesidades. Entre ellos encontramos las aplicaciones en la nube.

Emplear servicios de almacenamiento o computación en la nube facilita el trabajo durante todo el año. Mejora la productividad de los empleados y permite acceder a nuevas opciones de trabajo. En verano, además, hace más sencillas las transiciones necesarias para preparar las vacaciones y la elevación de la actividad cuando llega el fin del período estival. Veamos algunas de sus ventajas.

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Las aplicaciones en la nube ayudan a delegar tareas

Antes de la transformación digital, en muchas ocasiones, delegar una tarea suponía un traspaso de papeles. Especialmente en las pymes, uno de los problemas de las vacaciones de los empleados era organizar las carpetas para que quienes cubriesen sus funciones durante unos días tuviesen disponible la información necesaria. Ahora, podemos tener toda la información en el mismo «lugar»: la nube.

Además, se pueden otorgar distintos tipos de permisos de acceso para diferentes clases de información. Es posible que no tengas interés en que quien cubre una determinada función durante el verano tenga acceso ilimitado. Sin embargo, si es necesario, se pueden ampliar o restringir los permisos de forma remota.

En todo caso, es importante que las aplicaciones en la nube garanticen una visibilidad total, como lo hace, por ejemplo, Sage 200. Ante una incidencia de gran relevancia, debe haber personas que tengan la visión completa de la realidad del negocio. Y la única manera de poder delegar en ellas es que dispongan de un flujo de información en tiempo real.

Se puede estar pendiente del avance del trabajo desde cualquier lugar

La nube es accesible desde cualquier lugar con conexión. Los empleados que están de vacaciones pueden recibir notificaciones del desarrollo del trabajo de forma puntual. Si hay alguna cuestión que resolver, desde su lugar de vacaciones, pueden estar al tanto. Además, también desde allí pueden trabajar en documentos que estén en la nube.

Las aplicaciones en la nube dan capacidad de reacción frente a los problemas que surgen habitualmente en verano. Se puede recabar ágilmente la opinión de otras personas o solicitar ayuda puntual.

En todo caso, es altamente recomendable manejar estas opciones con prudencia y equilibrio:

Tu equipo tiene derecho a una desconexión digital y las vacaciones son uno de los momentos clave. Reclamar su atención con notificaciones constantes puede ir contra normas, convenios, contratos y, sobre todo, contra el descanso necesario para poder mantener la productividad.
Sin embargo, es posible que haya pequeñas intervenciones remotas que faciliten mucho la vida de los compañeros. Ten en cuenta que cinco minutos de las vacaciones de un empleado pueden salvar cuellos de botella que estresen al equipo.

Resolver las notificaciones e intervenciones en remoto durante las vacaciones con prudencia y equilibrio es la muestra de que un equipo trabaja de forma fluida y conjuntada.

Las aplicaciones en la nube facilitan la supervisión posterior

La nube permite almacenar no solamente los resultados finales, sino también comprender el camino para llegar a ellos. Las aplicaciones en la nube normalmente permiten saber los estados por los que ha pasado una determinada tarea. Si algo falla, es posible ver cómo estaba en momentos anteriores. Eso es muy importante, por ejemplo, a la vuelta de las vacaciones de los diferentes empleados. Además, la información se almacena en un servidor central, donde no se va a extraviar y donde se mantiene en orden.

En algunos casos, es posible hacer retroceder la tarea hasta un punto anterior y, a partir de ahí, rehacer la tarea realizada. Pero, incluso en aquellos casos en los que eso no es posible o no tiene sentido, el verano habrá supuesto una oportunidad para realizar pruebas, comprobar errores e identificar cuellos de botella.

La nube facilita que varias personas se sucedan al frente de una tarea

El verano es una época de cambios, de horarios alterados. Las jornadas intensivas, las personas que toman vacaciones, los diferentes hábitos de ocio de los consumidores, la duración del día y de la noche, la distinta meteorología, etcétera, son razones por las que cambian los hábitos de trabajadores, consumidores, proveedores e incluso de la Administración.

Por este motivo, es habitual que a lo largo del verano cambie, incluso varias veces, la persona idónea para hacerse cargo de una responsabilidad. Las aplicaciones en la nube permiten que toda la información necesaria esté permanentemente disponible para cada relevo. Y, además, facilitan la disponibilidad del personal a través del trabajo remoto.

El SaaS es una garantía de calidad durante el verano

El SaaS incorpora conocimiento especializado en algún ámbito al software que se emplea como servicio. Uno de los problemas tradicionales en verano ha sido poder encontrar personal disponible altamente cualificado. Y no solamente era complicado encontrar recursos humanos, sino también materiales.

El SaaS es una gran ventaja porque es una forma flexible de contar con medios especializados para nuestra actividad. La continuidad de los servicios de SaaS es una garantía de calidad.

Por ejemplo, Sage 200 incorpora herramientas de inteligencia empresarial. Gracias a ellas, puedes obtener informes y paneles personalizados Eso te da un plus de rapidez y sencillez en la toma de decisiones, pero también el punto de calidad que necesitas. Todo ello es una gran ventaja para tomar iniciativas en verano, cuando sea necesario, pero también a la vuelta de las vacaciones.

La seguridad de las aplicaciones en la nube

Una de las angustias del verano para las pymes es el miedo a robos y sabotajes. Hay menos movimiento laboral y concurrencia de gente alrededor de las oficinas y locales de negocio. Por tanto, los riesgos en las empresas que no han invertido suficientemente en seguridad y vigilancia se multiplican.

Por ello, para la mayoría de las pymes, las aplicaciones en la nube son la mejor forma de mantener la seguridad. Las garantías de la seguridad informática son mucho más elevadas y se mantienen de forma continua en el tiempo.

Los documentos con un soporte físico son muy sencillos de extraviar y el verano es época propicia para ello. Por ejemplo, es fácil no recordar después de las vacaciones donde dejamos el papel o el lápiz de memoria que contenía aquel documento tan importante. Igualmente es posible que, si otra persona se ha tenido que ocupar temporalmente de una tarea, los documentos cambien de ubicación. Al regreso, puede darte la sensación de que el orden no es el mismo.

Las aplicaciones en la nube permiten que todo esté siempre en el mismo lugar: en la nube. Además, es fácil organizar y presentar la información de diferentes maneras, dependiendo del propósito.

La nube facilita tomar notas durante el verano

Es bueno tomar algún descanso durante el verano, pero la inspiración puede seguir trabajando. Es posible que se te ocurran ideas para el negocio. También puedes hacer contactos. Antes de la transformación digital, los emprendedores se veían obligados a tener siempre a mano papel y bolígrafo.

Ahora, gracias a las aplicaciones en la nube, es todo mucho más sencillo. Se pueden tomar notas, redactar correos electrónicos, almacenar contactos… Y todo queda ordenado sin ocupar un espacio físico. Simplemente llevando un smartphone contigo, estarás preparados ante cualquier oportunidad.

La nube ofrece ventajas tan importantes en verano como la conectividad, el trabajo en equipo o la seguridad de la información. Se consigue continuidad en la actividad y contribuye a garantizar la calidad de los servicios. Es un avance de gran valor para todas las empresas, en especial para las pymes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo los ciberataques en el sector financiero pueden afectar a tu pyme (y cómo protegerla)

julio 23, 2024

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La creciente digitalización de la economía y la agudización de las tensiones geopolíticas están aumentando el riesgo de sufrir ciberataques, sobre todo en las instituciones financieras, según advirtió el Fondo Monetario Internacional (FMI).

La frecuencia y sofisticación de los ciberataques financieros subraya la necesidad de que las empresas adopten medidas de protección avanzadas para evitar la exposición de datos sensibles, la interrupción de sus operaciones y graves consecuencias económicas.
Implementar un plan de seguridad sólido no sólo protegerá tus activos financieros, también salvaguardará la confianza de tus clientes, inversores y socios, fortaleciendo además tu posición en el mercado.

El número de ciberataques prácticamente se ha duplicado desde antes de la pandemia, de acuerdo con “Global Financial Stability Report”. El sector financiero es uno de los más expuestos: casi una quinta parte de todos los incidentes afectan a este tipo de entidades. Si esas violaciones informáticas adquieren un carácter sistémico, podrían representar una gran amenaza para la estabilidad macrofinanciera, además de inutilizar servicios críticos y afectar considerablemente el funcionamiento empresarial.

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El impacto en las empresas de los ciberataques a instituciones financieras

El sector financiero gestiona datos sensibles, por lo que suele estar en la diana de los ciberdelincuentes, en especial los bancos, que son el objetivo más frecuente. Como resultado, las empresas reportan pérdidas directas significativas: un total de 2.500 millones de dólares desde el año 2020, según el citado informe. Estos son los principales daños que pueden ocasionar los ciberataques:

Interrupción de los servicios financieros. Los ciberataques pueden afectar a los servicios bancarios, restringiendo el acceso de las empresas a sus cuentas e impidiéndoles realizar transacciones, pagos o acceder a sus fondos.
Robo de datos confidenciales. Con su consecuente exposición y el riesgo de que se utilicen para cometer fraudes o suplantaciones de identidad. Los ciberdelincuentes pueden apropiarse de la información de cuentas bancarias y números de tarjetas de crédito, así como de los datos personales de empleados y clientes.
Afectación de la operatividad. Sobre todo, si las empresas tienen problemas para pagar a sus proveedores y empleados, lo que podría interrumpir la cadena de suministro y provocar retrasos en la entrega de productos o servicios.
Interrupción de las relaciones comerciales. Fundamentalmente debido a las dificultades del negocio para cumplir con sus compromisos. Los proveedores y clientes podrían perder la confianza y buscar alternativas más seguras para satisfacer sus necesidades.
Daño reputacional. Dado en gran medida por la publicidad adversa que genera este tipo de incidentes y las dudas que despierta sobre la seguridad de las operaciones empresariales, lo que puede terminar dañando de manera colateral la imagen pública de la marca.

En resumen, las empresas pueden sufrir un golpe económico importante, no solo debido a la pérdida de fondos o la interrupción de su actividad habitual, sino también por los sobrecostes si debe contratar servicios alternativos, pagar penalizaciones por los retrasos o exponerse a demandas judiciales de los clientes afectados.

¿Cuáles son los problemas de seguridad informática que más preocupan a las empresas en España? El 18,5% consulta casos de phishing, el 11,4% fraudes con el email empresarial y el 14,3% casos de suplantación de identidad, de acuerdo con INCIBE.

7 medidas de protección contra los ciberataques que debes tomar en tu pyme

Aunque las entidades bancarias estén en el punto de mira, las empresas tampoco se salvan de los ciberataques. INCIBE señaló que a lo largo de 2023 los incidentes de ciberseguridad aumentaron un 24% con respecto a 2022. Gestionaron más de 22.000 casos solo en las empresas, por lo que es fundamental que también tomes medidas para proteger tus datos y operaciones.

Para proteger tu empresa, ten en cuenta estas 7 medidas para prevenir los ciberataques y estar mejor preparado para afrontarlos:

1. Formar al personal

Si quieres proteger las transacciones comerciales, debes enseñar a tus empleados prácticas seguras para gestionar los datos sensibles y cumplir normativas como el GDPR. Deben comprender la importancia de la seguridad informática y los riesgos potenciales a los que se enfrenta la organización.

2. Mantener el software actualizado

Los desarrolladores lanzan continuamente nuevas actualizaciones y parches que mejoran la seguridad de sus programas, en especial los antivirus, antimalware y cortafuegos, así que asegúrate de actualizar tu software con frecuencia. Asimismo, mantente al tanto de las nuevas tendencias y amenazas emergentes en materia de ciberseguridad para que puedas mejorar y adaptar tus medidas a las necesidades de tu empresa y los cambios en el sector tecnológico.

3. Establecer políticas y procedimientos de seguridad

Que impliquen tanto el uso de contraseñas robustas como la implementación de software de detección de ataques que monitoreen continuamente la actividad y emitan alertas tempranas de intrusión para que puedas responder a las amenazas en tiempo real.

4. Reforzar la seguridad de las redes y el acceso remoto

Sobre todo, si has implantado la modalidad de teletrabajo. Utiliza solo conexiones seguras y cifradas para acceder a tus sistemas empresariales y no olvides configurar redes wifi con autenticación debidamente protegidas con contraseñas fuertes.

5. Implementar un sistema de control de acceso y privilegios de usuario

Contar con una tecnología de autenticación multifactor para gestionar el acceso a sistemas críticos disminuirá el riesgo de que estos se vean comprometidos.

6. Aplicar auditorías de sistemas

Las medidas de seguridad proactiva son fundamentales para mantenerte un paso por delante de los ciberdelincuentes. Por eso es conveniente que realices auditorías de seguridad con regularidad dirigidas a identificar vulnerabilidades y áreas susceptibles de mejora.

7. Contar con un sistema de respaldo

Que te permita recuperar los datos en caso de ciberataque. Implementar una estrategia de respaldo automatizada para almacenar la información en ubicaciones seguras te garantizará su disponibilidad si se produce un incidente.

Además de esas medidas de protección, contratar un ciberseguro te brindará una dosis extra de tranquilidad, ya que estas pólizas suelen hacerse cargo de las reclamaciones por violación de datos, los perjuicios que hayas sufrido o las sanciones que debas pagar. Incluso te indemnizarán por la pérdida de beneficios si has tenido que paralizar tu negocio. Recuerda que, en los entornos hiperconectados modernos, protegerse contra los ciberataques no es una opción sino una necesidad de primer orden para la supervivencia y el éxito empresarial.