Describimos cómo apoyarse en herramientas ERP para la gestión de proyectos complejos. Te explicamos qué beneficios aporta y por qué un ERP puede ser una palanca de crecimiento empresarial.
- La gestión de proyectos complejos es un requisito habitual para el crecimiento.
- Las herramientas ERP aportan coherencia y organización al flujo de datos.
Los proyectos complejos son cotidianos entre las empresas de cierto tamaño. Con una dimensión media, lo normal es pensar en novedades en muchos terrenos. Por eso, al adentrarse en terreno desconocido, lo normal es que busques apoyo en herramientas que, como el ERP, facilitan la gestión de proyectos.
De hecho, las ventajas de las herramientas ERP se hacen más nítidas cuando el entorno y los proyectos se vuelven complejos. Un pequeño repaso a los beneficios que proporciona explica por qué se han vuelto imprescindibles para negocios en crecimiento.
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El papel de las herramientas ERP en la planificación
Las labores de planificación son esenciales para cualquier gran proyecto. Permiten abordar la estrategia y dar encaje a las decisiones del día a día. Por ello, la calidad de la planificación condiciona la credibilidad del proyecto y es un factor estimulante de la implicación de las diversas partes interesadas.
En ese sentido, las herramientas ERP son un punto de encaje. Permiten un enfoque colaborativo que favorece la coordinación y que mejora mucho la comprensión del conjunto de factores implicados en la toma de decisiones.
Diferentes tipos de control
Por un lado, en todo proyecto complejo, pueden surgir desviaciones sobre lo planificado. Las medidas de corrección pueden ser delicadas e implicar a varias áreas. Las herramientas ERP ayudan a orientar todos los puntos de vista.
Además, el ERP puede ejercer un papel regulador. Al fin y al cabo, es una herramienta informática que puede incorporar funciones automáticas. Estas permiten iniciar acciones para que la tendencia del proyecto sea hacia el equilibrio.
La fluidez en la gestión de proyectos
Uno de los grandes problemas de los proyectos complejos es su mayor propensión a la generación de cuellos de botella. La mejora en la planificación que generan los ERP hace que estos se presenten con menor frecuencia.
No obstante, cuando un cuello de botella impide el avance, el ERP contribuye a encontrar la solución equilibrada lo antes posible. Al fin y al cabo, la visión es más profunda y la capacidad de síntesis hace que se puedan encontrar soluciones más rápidas y precisas.
Las herramientas ERP como motor de comunicación
Internamente, juegan un papel de plataforma conjunta. Es más sencillo entenderse con un marco común. Trabajadores con tareas diferentes comparten una herramienta que tiende puentes entre la forma de expresarse de cada campo.
Externamente, el buen manejo de los datos se traslada a informes de mayor impacto. Puedes encontrar con mayor facilidad un enfoque de presentación ante terceros que sea entendible y genere impacto en el punto exacto. Eso es algo especialmente importante en ámbitos tan destacados como el de la búsqueda de financiación o el cierre de grandes contratos.
El cambio cultural tras el ERP
Una buena adaptación del equipo a un nuevo ERP es un paso de gigante en la transición tecnológica de un negocio. Supone cierto esfuerzo, pero la herramienta acaba siendo vista como una palanca de crecimiento.
El éxito en esa experiencia, por su carácter global, promueve un cambio cultural. Los equipos suelen ver más a su alcance la incorporación de cualquier otro tipo de tecnología. La experiencia acaba generando confianza.
La optimización de la dimensión del proyecto
Cuando te embarcas en un proyecto complejo pueden surgir tentaciones ligadas a su dimensión. Por un lado, puede haber un miedo a quedar sepultados por las complicaciones que anime a simplificar demasiado. También es posible lo contrario: envalentonarse demasiado por el hecho de estar desarrollando iniciativas ambiciosas.
Evidentemente, ambas actitudes, aunque comprensibles, son perjudiciales. Hay que encontrar un equilibrio y asumir el grado de complejidad óptimo. La cuestión es que un ERP puede ayudarte a entender mejor tu negocio y apoyarte en los datos para decidir qué complicaciones merecen la pena y cuáles no.
La necesidad de poner orden entre finanzas y gestión comercial
La evaluación de las inversiones y la financiación necesita constantemente de información comercial que guíe las expectativas de ventas y necesidad de recursos. Al mismo tiempo, el estado financiero de tu negocio condiciona decisiones de aprovisionamiento y venta. Y, cuanto más complejo sea un proyecto, mayor será también la necesidad de que ambas áreas trabajen conjuntadas.
En ese sentido, el ERP te brinda la oportunidad de mejorar los flujos de intercambio entre los departamentos comercial y financiero. Un enfoque colaborativo puede depurar los procesos de datos.
El imprescindible apoyo del ERP al cumplimiento normativo
Los proyectos complejos reclaman un especial esfuerzo en cumplimiento normativo. Cada norma juega como una restricción que delimita hasta dónde puede llegarse y qué barreras no se deben traspasar. Por eso, tener una herramienta que contribuya a encajar jurídicamente el negocio es una fuente de confianza.
Afortunadamente, el proceso se está haciendo cada vez más natural. De hecho, las propias normas van avanzando hacia una filosofía de cumplimiento por diseño, como la que se está poniendo en marcha con la facturación. Las herramientas informáticas del negocio, llámense ERP o de cualquier otro modo, deben alinearse con procesos orientados al cumplimiento.
El punto de referencia en gestión de proyectos
La gestión de un proyecto puede abordarse desde muchos enfoques. Como norma general, se tiende a buscar herramientas que minimicen la complejidad. Se puede tener una gran ambición de negocio y proponer acciones que parecen difíciles, pero se busca un punto de referencia asequible.
Desde ese punto de vista, el ERP es una fuente de organización de los datos. Debe servir, al mismo tiempo, para el análisis y la síntesis. Ha de apoyar el estudio reposado y la decisión intuitiva. Debe ser minucioso y detallista, pero sin perder de vista la coherencia del proyecto. En definitiva, ha de ser el refugio que se busca cuando se pretende comprender empresas difíciles de gestionar.
En definitiva, el tiempo que dedicas a un ERP debe entenderse como una inversión. Contribuye a encontrar la mejor herramienta para moverse en el mundo de la complejidad y a ponerla en marcha con acierto.