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Software ERP: ventajas para las empresas de logística y distribución

Conectar y controlar todas las áreas empresariales de un negocio logístico solo es posible si cuentas con un software ERP para logística y distribución.

  • Las soluciones ERP son un gran aliado para el sector logístico, ya que van mucho más allá del control en la distribución de las empresas.
  • Entre otras ventajas, optimizan todos los procesos por los que pasa un producto, facilitando la distribución, entrega y Servicio al Cliente (SAC).

La Real Academia de la Lengua Española define la logística como el “conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución”. Esta definición deja claro que la logística juega un papel fundamental en el desarrollo de una empresa. Contar con un ERP para la gestión de cualquier negocio logístico garantiza la buena distribución de material, personal, información y servicios, así como un control integral de las cuentas de la compañía y de los clientes.

Si te mueves en el sector logístico y quieres exprimir todo el potencial de tu empresa al máximo, los software ERP te lo ponen mucho más fácil, ya que te permiten planificar, gestionar y controlar con una sola herramienta todos los procesos de la cadena de suministro. Desde el control de stock y almacenamiento, pasando por todo el flujo de información generada desde el punto de origen del producto hasta el punto de consumo, con esta tecnología te aseguras de ofrecer servicios de calidad y cubrir la demanda de los clientes de forma óptima.

Veamos en detalle cómo ayudan los ERP a las medianas empresas de logística y distribución.

Sage 200

ERP: la columna vertebral de una empresa

Los ERP (por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning) son software o programas de gestión que planifican todos los recursos empresariales, y están especialmente dirigidos a optimizar las operaciones de producción, incluyendo la distribución de bienes y servicios. Por lo tanto, puede decirse que un ERP funciona como la columna vertebral de una empresa, ya que garantiza que no haya fisuras en ninguna fase de la cadena de suministros.

Desde que se adquiere el producto, pasando por todo el proceso de producción, hasta que el bien sale de los almacenes y llega a las manos del cliente, los ERP mantienen a raya cualquier riesgo de incidencia en el sistema.

¡Comparte! Optimizar procesos es clave en el sector logístico, un objetivo solo alcanzable con un ERP.

¿Qué papel desempeña el ERP en una empresa de logística y distribución?

El Supply Chain Management es una figura clave en las empresas de logística y distribución, ya que se encarga de organizar todas las actividades de adquisición, producción y distribución de los bienes que una compañía pone a disposición de sus clientes. Es, en definitiva, el mayor gestor de la cadena de suministros y, como tal, necesita apoyo tecnológico de primer nivel. Por supuesto, nos referimos a los software ERP, una herramienta que facilita a estos profesionales las siguientes tareas:

  • Recabar información para elaborar estrategias de optimización del flujo de stock.
  • Controlar todas las salidas y entradas de productos del almacén, así como su trayectoria durante toda la fase de producción, hasta su llegada al cliente.
  • Tratar directamente con proveedores para una mejor coordinación
  • Adaptarse a todas las necesidades de gestión de una pyme, no solo en el plano logístico, sino en de compras, ventas, nóminas, contabilidad, etc. Todo ello, gracias a su estructura modular.
  • Rentabilizar al máximo la relación entre beneficios y costes asociados al almacenaje y distribución de productos.

Los software ERP: el valor añadido que necesitas

En el sector de la logística, el tiempo es oro, ya que la agilidad en los procesos es la base para ofrecer servicios de calidad, por lo que las empresas deben contar con soluciones que eviten cuellos de botella en cualquier fase de la cadena de producción. De lo contrario, el resultado final será un cliente insatisfecho por la entrega de productos equivocados o deteriorados, porque el pedido no llega a tiempo, por falta de stock, etc.

Y aunque tradicionalmente los ERP siempre han estado enfocados a la distribución logística, estos software han evolucionado, pudiendo intervenir en prácticamente cualquier actividad de negocio.

¿Cómo ayudan los ERP a las empresas de logística y distribución?

  1. Mejoran la comunicación interna de las empresas

En el sector logístico, la comunicación interna es crucial. De hecho, los sistemas de comunicación fluidos ayudan a optimizar la relación entre los diferentes niveles de la cadena de suministro, generando un clima de bienestar y de confianza.

Para evitar problemas a la hora de compartir información entre los distintos departamentos, los ERP ayudan enormemente en esta tarea. ¿Por qué? Pues bien, estos software son sistemas integrales de gestión empresarial modular, donde se utilizan bases de datos centralizadas que se actualizan de forma automática.

Esta automatización permite el acceso a toda información actualizada, ayudando, por ejemplo, en la toma de decisiones.

  1. Se evitan las duplicidades, al facilitar una correcta gestión del stock

Con un ERP en logística puedes disponer de información completa y actualizada de las existencias a tiempo real, lo que dificulta la duplicidad de tareas, un lastre para el buen funcionamiento de la cadena de suministros.

Gracias a estos software, cada vez más desarrollados, gestionas mejor los pedidos, coordinas adecuadamente la distribución de mercancías y, lo más importante, ajustas el stock a las necesidades de cada momento. De esta forma, la posibilidad de que se produzcan duplicidades en pedidos y entregas disminuye.

  1. Los tiempos de respuesta son mucho más rápidos.

Los tiempos de respuesta están directamente relacionados con la fluidez comunicacional entre departamentos. Como los ERP facilitan la buena comunicación interna en las medianas empresas logísticas, estas pueden ver agilizados todos sus procesos de producción.

Además, esta rapidez también favorece que todo el personal se involucre en el rendimiento del negocio, tanto individual como colectivamente, repercutiendo directa y positivamente sobre la productividad de la plantilla y, en última instancia, sobre los beneficios.

  1. Aumentan la productividad

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la agilización de procesos es una máxima, no solo para diferenciarte de la competencia, sino para sobrevivir en el mercado. Y un ERP es la solución para conseguir esa agilización. Al minimizarse y automatizarse los pasos dentro del proceso productivo, aumenta la productividad.

  1. Cumplen con los estándares de seguridad de los datos

Sí, los ERP facilitan la circulación de la información dentro de la empresa, pero eso también incluye la de los datos sensibles. Por ello, es importante que los software incorporen soluciones que te garanticen una adecuada actualización y seguridad de los datos que maneja tu compañía.

Existen multitud de soluciones tecnológicas que no solo adicionan validaciones y controles que garantizan la integridad y veracidad de la información circulante, sino que tienen en cuenta los estándares de seguridad, incluyendo funcionalidades para cumplir debidamente con el RGPD.

Un software obsoleto y sin soporte de actualizaciones provoca brechas de seguridad e incompatibilidad de datos.

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Según un estudio de IAB.Spain, más del 70% de los españoles ha adquirido algún bien o contratado un servicio online durante la cuarentena.

¿Puede un ERP mitigar los efectos económicos de la crisis COVID-19?

La COVID-19 ha obligado a miles de pequeñas y medianas empresas en nuestro país a adaptarse a modelos de trabajo en remoto. Situación que ha disparado las contrataciones de soluciones ERP en la nube para que sus negocios puedan seguir funcionando con relativa normalidad.

Pero en el caso del sector logístico, la necesidad de adquirir este tipo de soluciones ha sido acuciante, debido, fundamentalmente, al cambio en los hábitos de compra online de los españoles durante el confinamiento. Esta tendencia ha situado a la logística y distribución en la cumbre del mercado actual, y todo apunta a que también tendrá continuidad en la actual época post-Covid.

¿Por qué un ERP debe estar en la lista de objetivos de las pymes en época de crisis?

  • Proporcionan una flexibilidad que otras soluciones no ofrecen

Llevarse el almacén a casa es imposible. Pero un software ERP te permite cambiar o recortar funcionalidades según las necesidades de la empresa. Desde cualquier punto del mapa y en el momento en que lo necesites.

  • Escalabilidad y control

Los ERP son, por definición, soluciones de escalabilidad, ya que permiten a las empresas hacer cambios “sobre la marcha”, pudiendo afrontar los picos de demanda con éxito. Desde los parámetros del almacén hasta el control de todos los flujos y movimientos, esta solución te permite atender a la demanda. Y, por lo tanto, mantener los márgenes de beneficio bajo control.

  • El acceso en remoto

El acceso online al sistema, sobre todo en situaciones de excepción como la que vivimos, te permite enviar presupuestos, gestionar inventarios y realizar ingresos, pagos y cobros en cualquier momento y lugar.

  • La seguridad se convierte en una funcionalidad más

Como la naturaleza de los servicios online es poder acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento al servidor, los ERP en la nube ya incorporan sistemas de seguridad de datos.

El auge del software ERP para logística y distribución es una consecuencia de la necesidad de optimizar los recursos en época de crisis. Convirtiéndose, en definitiva, en una tendencia imparable.

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On-premise o cloud: ¿qué ERP elegir para tu empresa?

A la hora de adquirir un nuevo software de gestión empresarial (ERP), lo primero que tendrás que decidir es cómo quieres implementarlo. Podrás elegir entre un ERP on-premise o cloud, según tus necesidades.

  • Así, tendrías dos opciones: en modalidad cloud computing (en la nube) o en las instalaciones de tu empresa (lo que se denomina on-premise).
  • La mayoría de los proveedores de software ofrecen ambas cosas. Sin embargo, cada vez más compañías optan por la versión en la nube (es decir, por un ERP SaaS).

Con este artículo queremos darte respuesta a unas sencillas cuestiones en torno a qué es y para qué sirve un programa de gestión empresarial (ERP).

¡Comparte! Y conoce las diferencias entre un ERP on-premise o cloud computing.

ERP: definición en tres preguntas

¿Qué significa ERP?

Antes de elegir un ERP será necesario comprender qué es esta herramienta y las posibilidades que ofrece.

Para entenderlo bien, empecemos por explicar este acrónimo. Incluso los menos anglófonos se las arreglarán para traducir esta terminología al “lenguaje de Molière”: ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning.

¿Qué es un ERP?

Sin embargo, esta precisión lingüística no es suficiente para entender lo que realmente cubren estas herramientas digitales.

  • Un ERP es un software que permite gestionar eficazmente todos los procesos operativos de una empresa. Su fuerza radica en la integración de todas las funciones de gestión.
  • El software ERP es capaz de coordinar la gestión de existencias y pedidos, la contabilidad, las relaciones con los clientes, la gestión comercial, la cadena de suministro

¿Cuáles son los dos tipos de ERP?

Los empresarios que quieran equiparse con una solución de este tipo se enfrentan a una elección: ERP en las instalaciones (on-premise) frente a ERP en la nube.

En pocas palabras, el ERP en el lugar es una compra de una licencia para la instalación en los servidores del sitio.

Este es el formato histórico para este tipo de software, pero veremos que la tendencia es más favorable al ERP SaaS, para el Software as a Service. Este paquete de software está alojado en la nube y la empresa paga una suscripción para beneficiarse de un servicio integral y de sus actualizaciones periódicas para optimizar el rendimiento.

ERP

En este artículo te explicamos qué significan las siglas ERP y si te conviene elegir un ERP on-premise o cloud.

¿Por qué elegir un ERP?

Para tener una base de datos única

Todos los usuarios del ERP te dirán que tiene numerosas ventajas. Incluso se han vuelto indispensables tanto en las PYMES como en las grandes empresas. En efecto, permiten centralizar en una sola base de datos toda la información relativa a las tareas cotidianas de los distintos empleados de la empresa.

Para cumplir con la normativa legislativa

Estas soluciones innovadoras son cada vez más eficientes y también garantizan el cumplimiento de los reglamentos financieros. Por ejemplo, al elaborar las nóminas, se integrará la posible nueva legislación, y sus departamentos de contabilidad y recursos humanos no podrán aplicar los métodos que no sean correctos.

Para aumentar las ventas

La utilización de un software de gestión empresarial (ERP) permite acceder a una gran cantidad de información en tiempo real. Esto garantiza una mejor racionalización de las diversas operaciones que se realizan en los departamentos de una empresa.

Y, en definitiva, con esto se facilita la gestión comercial.

EJEMPLO
  • Un responsable comercial se conecta desde el domicilio de un cliente y averigua si el producto que requiere la atención del cliente está disponible, en pedido o permanentemente agotado.
  • Todos los servicios están así coordinados con un mismo objetivo: vender más.

Para adaptarse a las necesidades de los empleados

Optar por un software de gestión integrada ofrece así a la empresa la posibilidad de establecer una organización ajustada que implica un mejor control de los costes, gracias al suministro de información homogénea y permanentemente sincronizada. Y en un momento en que el teletrabajo es cada vez más popular entre los trabajadores, el ERP desempeña un papel decisivo en la vinculación de todos los equipos (incluso si están dispersos por todo el mundo).

ERP on-premise vs nube: ¿quién es el ganador?

Hasta hace poco, la implantación de un ERP en las instalaciones era la norma. Según el estudio de Syntec Numérique/IDC 2019, representa el 78% del mercado. Sin embargo, el SaaS ERP está experimentando un meteórico aumento: 24%.

Otros datos de mercado (informe de Panorama Consulting Solutinos) revelan que el ERP en la nube se ha convertido en el más popular en 2018 con una tasa del 64%, en comparación con el 36% de ERP en las instalaciones. ¿Cómo se explica esta tendencia?

En un momento en que la movilidad se está convirtiendo en la norma en la forma de trabajar, la nube está ganando terreno. Se puede acceder a un ERP mediante un simple navegador web con acceso a Internet, es decir, desde casi cualquier lugar y en cualquier momento, y no sólo desde el ordenador de la oficina. Y este acceso puede ser concedido y personalizado a cada empleado de la empresa.

Haciendo zoom en un ERP SaaS

Para tomar la decisión correcta, hay que descifrar las ventajas y desventajas de un ERP.

PRIMERA VENTAJA – Una solución de software que se adapta a la vida empresarial

Por supuesto, esto es así al activar el servicio, pero también será posible a medida que su empresa evolucione. Una solución más flexible, por lo tanto, ideal para las empresas jóvenes que se espera que crezcan a lo largo de los años.

Te beneficiarás de un programa a medida, perfectamente adaptado a la gestión de la información, ya sea muy pequeña o muy grande e independientemente del número de usuarios de la solución. Es posible que surjan necesidades adicionales de forma inesperada, y el modo de gestión en tiempo real te permitirá beneficiarte de una reactividad récord.

SEGUNDA VENTAJA – Software y movilidad

Internet en todas partes todo el tiempo. Lo estamos viviendo hoy con el despliegue del 5G: el rendimiento del software a través de Internet será aún mayor.

EJEMPLO
  • Un jefe de equipo de producción en la fábrica, un vendedor en las citas con los clientes, un operador en el departamento de contabilidad en las oficinas administrativas de la empresa, un repartidor en la carretera…
  • Todo el personal podrá acceder a Internet con la posibilidad de conectarse al ERP. Podrán comprobar la disponibilidad de los productos en tiempo real, consultar las estadísticas de ventas, controlar el nivel de producción previsto e introducir los datos sociales de la empresa.

En resumen, una interdependencia permanente que no podrá ofrecer la compra de una licencia para un sistema de gestión empresarial “in situ”. Es la nube y el backup fuera de los servidores de la empresa lo que ofrece esta increíble flexibilidad, un instrumento que se está volviendo indispensable en nuestras sociedades modernas.

TERCERA VENTAJA – Más y más seguridad para un ERP en la nube

La seguridad de los datos también es un elemento importante en la elección de programa de gestión empresarial. En efecto, contendrá los datos financieros, probablemente los secretos comerciales. Pero también información sobre los empleados, listas de clientes… en resumen, una gran cantidad de datos sensibles a proteger.

Si alguna vez hubo alguna duda sobre la seguridad de los datos cuando se envían y almacenan a distancia, ya no es el caso hoy en día. Los vendedores han hecho grandes progresos en la aplicación de normas estrictas para garantizar esta seguridad. Salvaguardias que a menudo son más importantes de lo que una sola empresa puede permitirse para sus propios servidores. Un desarrollo que explica la locura por el ERP SaaS en los países occidentales.

CUARTA VENTAJA – Diferencias de precio

En términos de precios, aquí también la nube puntúa más alto. El precio de una versión local suele incluir una tasa de licencia (normalmente basada en el tamaño de la empresa o en el número de usuarios simultáneos), además de tasas recurrentes por concepto de apoyo, capacitación, actualizaciones y seguridad.

Además, es posible que tengas que instalar servidores para soportar el nuevo dispositivo si no los tienes o si no tienes suficiente espacio. Esto puede representar una gran inversión para la compañía cuando todo tiene que ser establecido. Mientras que, en el caso de una instalación en la nube, el precio basado en una suscripción mensual o anual incluye el uso del software y de los servidores, y a menudo incluye el soporte, la capacitación y las actualizaciones.

Esto permite un mejor control de un presupuesto operativo conocido de antemano, sin tener que invertir.

QUINTA VENTAJA – Mejor gestión de la cadena de suministro

Con la transformación digital y la inteligencia artificial, el comercio, y el comercio electrónico en particular, ha cambiado mucho en los últimos años. Las expectativas de los consumidores aumentan en cuanto a los plazos de entrega y la flexibilidad en la recepción de paquetes.

Como resultado, los flujos logísticos se están estrechando y la gestión de la cadena de suministro se está volviendo más compleja. Ante la competencia internacional, es necesario adoptar las herramientas más sofisticadas para optimizar la actividad. Al optar por un ERP en la nube, una empresa proporciona una fuerte respuesta a sus empleados e indirectamente a sus clientes. El software de gestión integrado permitirá evaluar la eficiencia de la cadena de suministro, identificando los puntos complicados y las vías de mejora, de forma continua.

En definitiva, todo son ventajas a la hora de optar por un software ERP en la nube. Y, una última: el valor de un programa ERP en la gestión de las relaciones con los clientes. Un “plus” a la hora de generar experiencias positivas, tan necesarias en tiempos de crisis.

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Sage 200 permite a 3DBiotech un crecimiento bajo control

Es cierto que todas las empresas necesitan controlar sus datos si quieren ser más eficientes y efectivas. Pero más aún aquellas que se mueven en entornos de rápida transformación, en los que hay que estar en constante evolución para no perder el ritmo de los avances.

  • Con el objetivo de tener un mayor control de todos los datos del negocio, 3DBiotech ha implantado Sage 200.
  • Una herramienta que ha traído consigo importantes beneficios, como una mayor satisfacción de sus propios empleados.

El mundo de la biotecnología y la sanidad es una de esas industrias que más avance y progresos está protagonizando. Y es el terreno donde se mueve uno de nuestros clientes, 3DBiotech.

Productos sanitarios con certificado de calidad

La empresa, que vio la luz en 2008, tuvo desde siempre el objetivo de dotar a los laboratorios y clínicas de la tecnología necesaria para que estas organizaciones pudieran seguir realizando su labor y, además, ganando en competitividad.

Cabe recordar que los tratamientos y los procedimientos sanitarios han cambiado mucho en los últimos años y es uno de los campos donde se espera que se produzcan más modificaciones. Esto es debido a que la investigación clínica, científica y médica trae consigo constantes evoluciones en estos procedimientos y demoras en el diagnóstico y tratamiento de las distintas dolencias de los pacientes.

Base tecnológica para una empresa sanitaria

3DBiotech es una empresa de base tecnológica (EBT) cuya especialización reside en la implantación de sistemas digitales en 3D en los sectores protésico-dental, clínico y hospitalario. Para ello, cuenta con las Normas ISO 9001 (Certificado de Calidad), ISO 14001 (Gestión Ambiental) e ISO 13485 (Gestión de Calidad de Productos Sanitarios) en todos sus Procesos de Gestión (PGC) y Operativos (POC) que certifican la calidad de sus soluciones.

Una oferta que permite a las clínicas clientes de 3DBiotech cumplir con algunas de las exigencias de los consumidores, quienes demandan cada vez más «soluciones que satisfagan en tiempo récord sus necesidades de salud y estética». Así al menos nos lo cuenta Carlos Rico, responsable del departamento de Marketing de 3DBiotech, quien defiende que esta empresa «lidera una transformación digital sin precedentes, acompañando a laboratorios y clínicas en el proceso de digitalización para mejorar su eficiencia y optimizar sus flujos de trabajo».

Valor diferencial para el cliente

Estas soluciones que salen de 3DBiotech pueden ser de software, hardware o una combinación de ambas. En todos los casos, el reto es que la clínica perciba esa propuesta de valor diferencial pensando siempre en el cliente final.

Para ello, 3DBiotech realiza una labor de consultoría a los clientes. Gracias a ello, las clínicas tienen acceso a las tecnologías digitales de la mano de 3DBiotech y pueden llevar a cabo su evolución lógica. Es así como se puede llevar a cabo una colaboración conjunta entre 3DBiotech y su cliente para que el proceso de transformación llegue a buen puerto. «Esto nos permite diseñar nuevas soluciones tecnológicas abiertas, flexibles e integrales para lograr la máxima optimización de los flujos de trabajo, dotándolos de un carácter 100 % digital», nos detallan.

Además, este servicio de consultoría se ve complementado con un programa formativo denominado «Biotech Academy». Una iniciativa que surgió como resultado de la alianza estratégica entre Exocad y 3DBiotech.

Caso de éxito Sage 200

El asesoramiento de Saqqara Informático llevó a 3DBiotech a apostar por Sage 200 para optimizar todos sus flujos de trabajo.

Tecnología y ciencia se dan la mano

Tanto la consultoría como la formación son resultado lógico de la experiencia y a la cualificación del equipo de la empresa.

De hecho, uno de los puntos clave de 3DBiotech como empresa es su departamento de I D, responsable de la concepción y fabricación de sus productos. En ella trabaja un equipo multidisciplinar altamente especializado que, según nos explica Carlos Rico, permite que la empresa forme parte de ese seleccionado grupo de empresas que lidera la investigación biomédica.

En total, 3DBiotech cuenta con 25 empleados, también de diversas ramas y profesiones. Todos ellos se complementan entre sí para que los engranajes de la compañía funcionen, de manera que tecnología y ciencia van de la mano, sin renunciar a la creatividad e innovación, tan necesarias en las empresas actuales.

Un crecimiento bajo control

En los últimos cinco años 3DBiotech, ha experimentado un crecimiento importante. Algo que les puso sobre la mesa la necesidad de cambiar su plataforma tecnológica y apostar por aquella que les permitiera gestionar controlar todo el proceso, desde las compras a las ventas, pasando por los periodos de garantías y servicio técnico.

La importancia de la trazabilidad

Por ejemplo, uno de los procesos más críticos es todo lo relativo a las garantías y trazabilidad de los productos que comercializa. No en vano, hay que tener en cuenta que 3DBiotech distribuye materias primas para el sector dental y hospitalario, por lo que garantizar la calidad y controlar la trazabilidad de cada producto es imprescindible. Todas estas materias, así como la maquinaria con la que se puede tratar, tienen su número de lote asociado, lo que facilita realizar ese seguimiento.

Al gestionar todo el proceso, la herramienta les permitiría conocer todos los datos y, de esta forma, poder tomar mejores decisiones tanto a nivel comercial como financiero y de dirección.

Sage 200, la solución ideal

Como partner de Sage, desde Saqqara Informática tuvimos claro desde el primer momento que la solución idónea para que nuestro cliente consiguiera todos los objetivos que se había planteado era Sage 200. Y, por las palabras de Carlos Rico, nuestra recomendación es acertada. «Para nosotros es fundamental que gracias a esta solución podamos tener un control del stock, con el que podamos controlar y manejar los márgenes de cada producto o las comisiones que se aplican a los comerciales en función de las ventas que efectúan», detalla Rico.

Las palabras de este responsable tienen aún más valor sabiendo que la compañía ya tenía experiencia con otros programas de gestión que, sin embargo, no estaban ofreciendo los resultados esperados. «Sage es un programa de gestión referente«, explica Rico. «Decidimos dejar de tirar el dinero y decantarnos por una opción fiable y que llevara muchos años en el mercado», añade.

Así ha cambiado su operativa

Desde Saqqara Informática nos hemos involucrado en todo el proceso. Desde el asesoramiento hasta la llegada de Sage a 3DBiotech y, cómo no, en su implantación y puesta en marcha. El reto era inequívoco: que el cliente pudiera sacar el máximo partido a su información y al programa de gestión.

No ha sido necesario llevar a cabo ningún desarrollo personalizado y el equipo ha logrado utilizar las funcionalidades ya existentes y adaptarlas a su gestión.

Qué aporta Sage 200 a 3DBiotech

Desde que 3DBiotech emplea Sage 200 la compañía cuenta ya con una herramienta de gestión y control que les brinda información para su posterior análisis. Un conocimiento que les está llevando a tomar mejores decisiones.

Para ello, les mostramos todas las posibilidades que el programa ofrece para recabar informes y análisis de información. La compañía, que dispone de muchos y variados tipos de datos, ha decidido además generar sus propias plantillas de informes para cada departamento y necesidad. Algo que es posible gracias a que esta solución «ofrece muchas posibilidades para analizar toda esa gran información que maneja el programa».

Con la implementación de Sage 200, desde la solución de gestión se están llevando a cabo tareas tan diversas como:

  • El análisis de ventas
  • El control de pedidos (tanto de las compras necesarias para ofrecer las soluciones a sus clientes como de las ventas realizadas)
  • El análisis financiero
  • El análisis de estrategias de marketing de la compañía

Además, 3DBiotech asegura que desde el primer momento han sido notorias las mejoras experimentadas desde que la compañía está gestionada con Sage 200. Unas mejoras que son patentes en todas las áreas del negocio: logística, finanzas, marketing, etcétera.

Pero, además, la llegada de Sage 200 ha provocado un beneficio quizá no previsto: la satisfacción de los trabajadores que utilizan la herramienta. Hasta su implantación, solo dos personas podían acceder a la información que el resto del personal necesitaba para acometer algunas de sus labores. Ahora, todos los empleados pueden acceder a la herramienta y los departamentos pueden trabajar mejor y de forma más coordinada al disponer de más información.

Caso de éxito Saqqara Informática y 3DBiotech

Sage

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con Sage 200 de la mano de Saqqara

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Cómo optimizar la gestión de tu negocio: consejos y sugerencias (ebook)

A medida que tu negocio crece, llevar de forma ordenada y productiva los planes empresariales y la gestión del negocio se vuelve todo un reto. Aquí, la automatización de procesos puede suponer de gran ayuda para afrontarlo.

  • Una mala gestión del flujo de caja o la falta de comunicación entre los equipos de trabajo son algunos de los inconvenientes que pueden estar afectando a tu empresa (y sin darte cuenta).
  • En este artículo te contamos como la tecnología y la automatización de procesos te ayudará a solventar éstas y otras situaciones.

Según un estudio de Sage, las empresas españolas destinan 210 días al año en tareas administrativas como contabilidad, gestión de recursos humanos o cumplir con la legislación.

A estos “ladrones” de tiempo, debemos sumarle los imprevistos del día a día. Algunos ejemplos son el tener que hablar personalmente con un cliente que no está satisfecho o recibir una llamada de un proveedor que reclama algunas facturas pendientes.

Esto demuestra que, aunque se cuente con un plan empresarial bien trazado, puede ser difícil seguirlo debido a los inconvenientes operativos y administrativos que van saliendo al paso.

¡Comparte! Este post sobre la importancia de la automatización de procesos en la gestión de un negocio.

En definitiva, puedes ser que sea tu empresa la que te está imponiendo cómo llevar a cabo tu gestión y no al revés. Ante esta situación, la pregunta es: ¿existe alguna forma de evitarlo? ¿Existe alguna manera de optimizar recursos? La respuesta es afirmativa y, aquí, la tecnología y la automatización de procesos será clave para lograrlo.

A continuación, en este post con contenido actualizado hacemos un análisis de cómo puedes lograrlo.

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Identifica el problema

Las empresas están en constante cambio. He aquí la importancia de extraer y analizar los KPI´s para entender cuál es la productividad de la empresa y el rendimiento de esta. Pero, seguramente, tú y tu equipo dedicáis más tiempo a extraer datos y generar informes que a analizar los datos-rendimiento en sí mismo.

El 82% de las empresas fracasan debido a la falta de conocimiento del negocio y a una gestión deficiente del flujo de caja.

Otro de los retos al que te enfrentas es tener una visión conjunta de las finanzas. Probablemente sea más sencillo cuando la empresa tiene un tamaño limitado y un equipo de trabajo más pequeño. Pero, a medida que las empresas crecen, la gestión se vuelve una tarea cada vez más compleja.

Y es que el crecimiento empresarial trae consigo la complejidad financiera, con un incremento en el número de tareas como transacciones bancarias o el manejo de los libros contables. Tareas que, si se realizan de forma manual, no es de extrañar que produzcan una ineficacia en la gestión del tiempo de los trabajadores. Ineficacia que puede llevar a una pérdida de productividad por cada empleado equivalente a 25.000 euros anuales.

Los trabajadores de las pequeñas y medianas empresas afirman que solo dedican el 45% de sus horas de trabajo a las tareas realmente importantes. Aquí la automatización de procesos podría facilitar las tareas para aumentar ese porcentaje.

Cómo lograr que tu empresa deje de imponerte la gestión

Como hemos mencionado más arriba, puede darse el caso de que sea la empresa la que impone cómo llevar a cabo la gestión y no al revés.

Y es que muy pocos gestores o directores empresariales emprenden un negocio con la mente puesta en cómo debería ser la administración y gestión de este. Por ello, muchas empresas no logran planificar un entorno tecnológico que permita (y potencie) el crecimiento empresarial.

Generalmente, las empresas suelen utilizar hasta 13 soluciones de software diferentes para la gestión de sus finanzas. Desde hojas de cálculo a sistemas de contabilidad general que casi nunca suelen estar interconectados. En este sentido, ¿sería posible optimizar las soluciones de gestión utilizando 1 en vez de 13? La respuesta es SÍ.

Nuevas tecnologías para ayudarte en la gestión empresarial

Ante esta situación, ¿imaginas que fuese posible la automatización de procesos en tareas financieras rutinarias para disponer de tiempo y analizar los principales datos? Por ejemplo, en lugar de ocuparte de la generación de informes, podrías centrarte en analizar esos KPI´s para poder tomar decisiones más acertadas.

Además, la tecnología también puede aportar cambios culturales e influir en la forma en que las personas llevan a cabo sus funciones dentro de la empresa. Por ejemplo, imagina que encuentras una forma de que todos los datos financieros sean accesibles para que el equipo comercial pueda realizar un seguimiento diario de su trabajo.

¿Qué puedo estar haciendo mal en mi gestión?

Independientemente del producto o servicio, es habitual que los gerentes y directivos se enfrenten a menudo a los mismos problemas.

A continuación, hacemos un repaso a 3 de los errores más comunes de gestión y qué puedes hacer para evitarlos.

Gestión ineficaz del flujo de caja

¿Cuáles son algunas de las dificultades comunes en la gestión del flujo de caja? La mayoría de los empresarios suelen ser muy buenos en lo que hacen pero, a veces, no cuentan con un conocimiento práctico en contabilidad y finanzas. Por ello, contar con alguien que te asesore será muy importante.

No obstante, he aquí unos consejos básicos:

  1. No mantener una reserva de efectivo.

Una de las lecciones básicas de la vida (y de los negocios) es que lo inesperado puede suceder. Por eso, será fundamental contar con una reserva de dinero para, si algo sale mal, poder ayudarte a mantener tu negocio abierto.

  1. Confundir los ingresos con el beneficio.

A veces tener muchos ingresos, muchos clientes nuevos…puede llevar a confundir cuál es el beneficio real que estás obteniendo. Recuerda que tener gastos que igualan (o incluso exceden) a tus ingresos significará que no estás ganando dinero. Es decir, que no tienes beneficios.

  1. Pedir dinero prestado

Si un empresario tiene escasez de efectivo y pide dinero prestado para cubrir las cuentas puede suponer problema. Y ese problema puede ser de flujo de caja, ya que significará que los gastos son demasiado altos y/o los precios demasiado bajos.

Falta de coordinación de los equipos

Como propietario de un negocio será normal enfrentarse a algunos de los desafíos más comunes en la gestión de equipos que experimentan muchas empresas.

A continuación, repasamos algunos de ellos y te damos algunas ideas para superarlos:

Evita las confrontaciones innecesarias en reuniones

  • Todos hemos experimentado reuniones que han sido una pérdida de tiempo y esfuerzo. Por ello, será recomendable cortar cualquier discusión para no llegar a ello.

Delega sin miedo

  • Como líder, a menudo es difícil dejarse llevar y fácil caer en la trampa de «hacerlo todo uno mismo». Por eso será importante aprender a delegar. No solo aumentará el rendimiento del equipo, sino que te liberará de tiempo para centrarte en cuestiones más estratégicas.

Impulsa la colaboración

  • Para que cualquier equipo se apoye mutuamente para ofrecer soluciones creativas y de alta calidad, necesitan poder trabajar juntos y colaborar.

Construye relaciones basadas en la confianza

  • La confianza es uno de los ingredientes más importantes para un equipo. Sin ella el equipo no dará buenos resultados. Tu enfoque de liderazgo es clave para construir la confianza y el espíritu de equipo.

Intenta evitar la microgestión

  • Deja que el equipo encuentre sus propias soluciones. Deberás estar preparado para los errores ocasionales que puedan surgir, que deberás ver como oportunidades para el desarrollo de tus empleados.

Gestión del tiempo ineficaz

La gestión del tiempo es uno de los principales retos a los que nos enfrentamos, tanto en el entorno laboral como en el personal. Si, además, eres un gerente, ejecutivo o líder de una empresa, la gestión del tiempo se convierte en un desafío aún mayor.

Aun así, hay muchas maneras de mejorar tus habilidades para administrar el tiempo eficazmente:

Establece un programa (y cúmplelo)

  • Empieza a mejorar tus habilidades en la gestión del tiempo organizando tus días, semanas por adelantado. Siempre surgirán imprevistos, pero, así, tendrás una idea general de las tares y responsabilidades que tienes que afrontar cada día.

Prioriza tareas

  • Esta será la segunda lección: el aprender a priorizar. Y es que para ejecutar con eficiencia un proyecto, hay que decidir qué etapas son las más importantes para el negocio. En otras palabras, debes averiguar qué tareas o actividades darán los mejores resultados para, así, priorizar sobre las menos importantes.

Tómate un respiro

  • Aunque no quieras, es un hecho de la vida que nadie puede trabajar durante horas y horas sin descansar. Por ello, será conveniente bloquear algo de tiempo de inactividad durante tu rutina diaria: desde tomar un café o dar un paseo, será importante para seguir manteniendo una buena concentración y para evitar el estrés.

Nunca postpongas lo importante

Si se puede hacer hoy, hazlo. Esta será tu regla de oro, tu lema si quieres aprovechar al máximo tu tiempo. Incluso puedes dar un paso más: si algo cambia en tu agenda y te encuentras con tiempo extra, comienza las tareas del día siguiente para adelantar trabajo.

La automatización de procesos te ayudará a superar los inconvenientes operativos que pueden estar afectando a tu negocio.

¿Qué hacer para mejorar la gestión y cómo puede ayudarme un software ERP?

Las nuevas tecnologías pueden convertirse en tu mejor aliado para lidiar con tus problemas empresariales y para mejorar la gestión de tu empresa. 

Y aquí, un software ERP de nueva generación será clave para ayudarte, por ejemplo, a estudiar y detallar las principales tendencias de datos que hará que tomes decisiones más acertadas.  

Si automatizas las tareas con ayuda de la tecnología, dispondrás del tiempo necesario para centrarte en el estudio a nivel corporativo que generan los datos financieros. 

¡Comparte! Y conoce cómo un software ERP de última generación puede ayudar a tu mediana empresa a potenciar su crecimiento. 

Además, las nuevas tecnologías influirán de forma positiva en las funciones que desempeñan los trabajadores, aumentando considerablemente su capacidad de respuesta ante las necesidades y objetivos.  

Concretamente, ¿cómo puede ayudarte un software ERP de última generación a potenciar al máximo el crecimiento de tu negocio?  

1. Extraer la información más importante a partir de los datos

  • El poder usar recursos tan intuitivos te proporcionará, de forma clara, los datos de rendimiento respecto a los objetivos y metas.
  • Además, mediante el envío de notificaciones proactivas, estarás siempre informado del nivel de productividad de tu equipo.

2. Analizar el rendimiento empresarial

  • Con un software ERP que sea capaz de analizarlo, podrás detectar los problemas a tiempo, incluso antes de mostrarse. Y podrás resolverlos sin que se ocasionen las pérdidas económicas.  

3. Automatizar para dedicar el tiempo a la estrategia

  • Gracias al software y al uso óptimo de la automatización en la empresa podrás disponer de más tiempo para ocuparte de los temas corporativos de la empresa, y no a las labores financieras más complicadas.
  • La automatización puede desarrollar funciones como 
    • Programar la elaboración de facturas. 
    • Enviar solicitudes de pago. 
    • Aprobar informes de gastos.  
    • Contar con cuadros de mandos que den una rápida situación visual de la empresa.
    • Análisis de tendencias para hacer predicciones y minimizar errores.
    • Facilitar el teletrabajo.

4. Controlar el acceso a la información

  • Con los directorios virtuales de almacenamiento o la computación en la nube, podrás acceder a controlar los niveles de acceso que asignas a tus empleados. 
  • Además, este tipo de software de servicios web de almacenamiento, otorga a tu equipo y a ti, la facilidad de acceder a la información necesaria estés en la oficina o teletrabajando lo que incrementara la productividad laboral. 

Con todo ello, queda claro que identificar el problema es básico para conseguir que tu empresa deje de ser quien esté imponiéndote la gestión.

Siendo conocedor de los síntomas y tomando en cuenta estos consejos podrás recuperar el control y expandir tu negocio. Desarrollar todas tus virtudes corporativas será mucho más fácil si dejas en manos de la tecnología aquellas ocupaciones que son más pesadas.

Si quieres saber más, descárgate gratis el ebook “¿Quieres optimizar la gestión de tu negocio?” donde encontrarás todos los detalles para que tu empresa pueda resurgir y retomes totalmente el control de la situación.

Nota del autor: Este artículo fue publicado por primera vez en diciembre de 2019 y ha sido actualizado en agosto de 2020 por su relevancia.

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7 pruebas para realizar en los sistemas informáticos antes de irnos de vacaciones

Las ansiadas vacaciones de verano están a la vuelta de la esquina. Para irnos tranquilamente, será necesario revisar que nuestros sistemas informáticos están funcionando bien y que tenemos capacidad de respuesta ante posibles imprevistos.

  • En este post con contenido actualizado, te hablamos de la importancia de chequear sistemas críticos como las copias de seguridad o la recuperación de sistemas.
  • Cabe resaltar la importancia de una prueba o test de estrés para saber si las medidas que hemos puesto en marcha funcionan o no

Cuando algo falla en nuestros sistemas informáticos suele ser común escuchar frases del tipo “nos falla siempre cuando tenemos más trabajo” o “cuando lo hacíamos con papel y lápiz, todo funcionaba”.

Sin embargo, la respuesta es otra: las empresas deben tener un plan de contingencia ante posibles incidencias que facilite poder recuperarse pronto.

Sea como sea, antes de irnos de vacaciones será recomendable comprobar que todo funciona. Además de realizar acciones preventivas para que lo siga haciendo el resto del año.

Contenido del post

  1. Copias de seguridad, restauración de datos e interrupción de negocio
  2. Actualizaciones de equipos y sistemas
  3. Analiza el uso del correo electrónico y otros sistemas críticos
  4. Cambio de credenciales
  5. Limpieza y ordenación del sistema de archivos
  6. Revisar las conexiones remotas
  7. Revisa el funcionamiento de los SAI

Se trata de realizar una serie de pruebas donde determinemos si las medidas que hemos tomado son o no suficientes para responder ante un posible incidente. Revisar que la copia de seguridad funciona, que si tenemos un corte de energía seguimos funcionando, etc. Y también hay que verificar que nuestros sistemas están actualizados o anticiparnos para planificar cambios en el momento más adecuado para nuestra empresa.

1. Copias de seguridad, restauración de datos e interrupción de negocio

EL DATO

Según INCIBE, los tres ciberataques más frecuentes en la red son las estafas en el e-commerce, la vulnerabilidad de los ordenadores de los pequeños negocios, y las infecciones de los sistemas por malware.


Lo ideal es que antes de irnos de vacaciones hagamos una copia de seguridad completa. Así, si al regresar algo no funciona, tenemos los datos a salvo.

Pero deberás tener en cuenta lo siguiente:

  • No se trata solo de copiar “todo”, sino de copiar los datos importantes, aquellos datos que son críticos para el funcionamiento del negocio y plantear un esquema en el que siempre tengamos una copia disponible y a salvo.
  • Para las empresas más pequeñas es un buen momento de preguntarse si la copia que tienen en marcha funciona o no, ya que muchas puede que nunca hayan llegado a utilizarla. Además, así comprueban que todos los datos importantes se están copiando.
  • Es, además, muy relevante considerar el tiempo que tardamos en recuperar datos. No es lo mismo recuperar un archivo que tener que restaurar todo. Los ahorros de tiempo en esta tarea impactan de forma notable en la continuidad del negocio. Y en una situación de estrés, no es lo mismo estar dos horas sin trabajar que un día, por ejemplo, en una asesoría en plena campaña de la Renta.

2. Actualizaciones de equipos y sistemas

EL DATO

Según un estudio realizado por Venafi, un 75% de las organizaciones menciona que su principal preocupación es cumplir correctamente con los certificados TLS para identificar un sitio web, proteger datos y evitar problemas de seguridad.


En muchas empresas, en el momento de mayor carga de trabajo, se pueden aplazar las actualizaciones de los sistemas informáticos. Entonces, antes de marcharnos de vacaciones, es el momento adecuado para hacer un repaso y poner los equipos, tanto puestos de trabajo como servidores, al día.

Aquí también entrarían diferentes aplicaciones informáticas o programas que no hemos actualizado en otro momento. Además, viene bien medir el rendimiento de los diferentes equipos, optimizarlo y, en caso de detectar que alguno ya está obsoleto, planificar su cambio.

En este sentido es imprescindible tener en cuenta el ciclo de soporte. Aquí dos ejemplos:

  • Uno se produjo en enero de 2020, cuando finalizó el soporte de Microsoft a Windows 7 y Windows Server 2008 R2. Por lo que si tenemos algún equipo con este sistema tenemos que planificar el cambio.
  • Otro es el fin de los protocolos de seguridad TLS 1.0 y 1.1 en este 2020. Ambos dejarán de ser seguros y ya no funcionarán en los principales navegadores del mercado. Por eso, será importante que revises el estado de tus aplicaciones de gestión para confirmar con el fabricante la necesidad o no de actualización.

Estos aspectos pueden ser críticos, ya que impactan de forma directa en el funcionamiento del negocio. En verano, es el mejor momento para acometer estas actualizaciones y dejarlo todo preparado y pulido para la vuelta a la actividad.

Si no lo hacemos, tendremos que afrontarlo en el último trimestre del año, con un nivel de trabajo mucho más alto.

3. Analizar el uso del correo electrónico y otros sistemas críticos

EL DATO

Según datos de una encuesta de Mitel, el uso ineficiente de la tecnología (entre ella, el correo electrónico) cuesta 9.000 euros al año por empleado.


Normalmente, nos centramos en el uso de aplicaciones críticas de negocio, como puede ser nuestro sistema de facturación, el CRM o nuestro ERP. Y dejamos otros en el aire que también son básicos para nuestro día a día, como puede ser el correo electrónico o el certificado de firma electrónica.

  • En el caso del correo, también debemos tener copia de seguridad o un mecanismo para restablecerlo en caso de problema. Contactos, agenda y mensajes son críticos para cualquier puesto de trabajo y hay que tener claro qué ocurre si mañana falla nuestro ordenador y cómo podemos recuperar estos datos.
  • También debemos plantearnos si el sistema de correo que tenemos da respuesta o no a las necesidades del negocio. En muchos casos las empresas continúan con sistemas heredados del pasado que hoy en día no son los adecuados para trabajar en movilidad. Si tenemos el correo en el móvil y en uno o dos ordenadores, lo queremos todo sincronizado.
  • En el caso de los certificados electrónicos, ya sea el nuestro, el de la empresa o de diferentes sociedades para los que se realizan trámites, tenemos que guardar una copia de estos y agendar su renovación, no esperar a que no podamos tramitar cuando ya hayan caducado.

4. Cambio de credenciales

EL DATO

Según un informe de Recorded Future, en la Dark Web es posible acceder a herramientas gratuitas para realizar comprobaciones en sitios web y llevar a cabo ataques de fuerza bruta contra contraseñas.


La seguridad en la empresa es un punto olvidado sobre todo por las más pequeñas. Tener una buena política de renovación de contraseñas es algo imprescindible. Las empresas más celosas suelen realizarlo cada mes. Obligar a renovar las contraseñas y no seguir un patrón idéntico en la empresa es importante para mejorar la seguridad.

5. Limpieza y ordenación del sistema de archivo

EL DATO

Algunos sistemas operativos, como Windows 10, nos ofrecen por defecto una gran cantidad de funciones para organizar nuestros archivos y ficheros. Pero siempre podremos utilizar algunas aplicaciones para ahorrar tiempo.


En muchas empresas, toda la organización documental se reduce a guardar los archivos en una carpeta común. Pero no existe un control de lo que se ha guardado y, si alguien deja algo allí por error, podemos tardar años en darnos cuenta de si los documentos son válidos o no. Y esto nos hace perder muchas horas buscando datos a lo largo del año.

El verano es un buen momento para revisar todos estos archivos, moverlos a otra carpeta que no sea crítica o eliminarlos directamente si están relacionados con procedimientos obsoletos. El objetivo es tener claro qué guardamos y hacemos copia de lo que necesitamos.

6. Revisar las conexiones remotas

EL DATO

Según datos del INE, casi un 50% de los negocios ha utilizado el teletrabajo durante el confinamiento. De ahí la importancia de tener una buena conexión a Internet y una buena red privada virtual (VPN).


Es fundamental tener controlado quién puede acceder a la información de nuestra empresa, ya sea con una conexión remota o a discos duros virtuales donde se almacenan datos.

  • A lo largo del año se facilitan accesos para que los empleados o colaboradores puedan trabajar, pero en ocasiones se mantienen incluso aunque ya no trabajen allí. Si no tenemos un protocolo claro de desvinculación de un trabajador, en verano tenemos que revisar quién tiene acceso y revocarlo en caso de que ya no sea necesario.
  • Lo mismo ocurre si trabajamos en la nube. Hay que revisar qué usuarios tenemos creados, pero también con qué privilegios. Muchas veces solo se concede acceso a determinadas áreas, pero, en un momento puntual, se puede necesitar ampliar y se modifica. Pasada esa necesidad, no es tan raro que no se haya vuelto atrás y dicho usuario siga pudiendo acceder a toda la información.

7. Revisar el funcionamiento de los SAI

EL DATO

El uso de Internet durante el COVID-19 ha supuesto un incremento hasta un 60% en los países de la OCDE. Un crecimiento que ha puesto en valor la robustez del sistema, así como su flexibilidad y capacidad de supervivencia.


Por último, una cuestión importante son las unidades UPS o SAI que facilitan que los equipos informáticos continúen en marcha a pesar de sufrir un corte eléctrico. Es importante realizar test de esfuerzo y verificar cuánto nos dura la batería. Lo es especialmente en el caso de equipos críticos como los servidores.

Conclusiones

El verano es el momento adecuado para planificar todas estas tareas. De otra manera, lo haremos deprisa y corriendo cuando algo nos falle. Además, es fundamental repartir el trabajo.

No solo los informáticos o el departamento de sistemas tendrán que hacer su parte, sino que los diferentes departamentos tienen que poner orden en sus sistemas para poder afrontar a la vuelta del verano un nuevo curso con las debidas garantías.

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¿Cómo aumentar la productividad del ERP?

Si el software ERP gobierna nuestro negocio, deberíamos intentar que sea lo más productivo y efectivo posible. Y, sin embargo, ¿quién no se ha quejado en alguna ocasión porque se tiene que pelear con los recursos tecnológicos de su negocio?

  • Los usuarios solemos demandar que el software con el que tenemos que trabajar todos los días esté permanentemente actualizado y que cumpla con nuestras expectativas de funcionalidad y rendimiento.
  • Sin embargo, hemos de reconocer que mantener actualizada toda la tecnología que sustenta una empresa es uno de los principales quebraderos de cabeza de cualquier departamento de tecnología. Y hacerlo cuadrar con el presupuesto disponible, aún más.

El ERP no es ajeno a esta tendencia. Sin embargo, optimizarlo puede parecer, a primera vista, una tarea ardua y compleja. Cabe recordar, además, que cada implantación es diferente, en función de la empresa en la que esté instalado.

Sin embargo, tenemos una buena noticia. Basta con tomar una serie de medidas (unas más sencillas que otras, no lo negaremos), para que podemos aumentar la productividad del ERP y, por tanto, de todo nuestro negocio.

Sage

Un artículo en el que hacemos un repaso a las claves para aumentar la productividad de un software ERP.

Una auditoría interna

Lo primero que debemos hacer para saber cómo podemos aumentar la productividad de nuestra aplicación es haceruna especie de auditoría interna.

Es decir, deberemos estudiar dónde estamos fallando o dónde tenemos margen de mejorar para sacar todo el potencial de nuestra herramienta.

  • Puede que algunas de las cosas con las que nos encontremos sean viejos conocidos, pero sin duda nos encontraremos con nuevos desafíos.
  • Para llevar a cabo esta auditoría interna, debemos preguntar a todos los miembros de la empresa que trabajen con él, con el fin de conocer cuáles son los principales usos que le dan, dónde lo encuentran más útil y cuáles son aquellos aspectos que les gustaría mejorar.
  • Una vez que tengamos toda esta información, debemos analizarla con minuciosidad y cautela. De hecho, no estaría de más que pudiéramos observar in situ algunos de los comentarios efectuados por el resto de los trabajadores.
  • Con todo ello podemos elaborar, ahora sí, un plan de cuáles son los puntos críticos, dónde podemos mejorar el uso y la aplicación y cuáles son los objetivos que nos vamos a plantear con todo ello. Y, después, ya nos podemos poner manos a la obra para llevar a cabo este plan de optimización.

Evidentemente, cada empresa es un mundo y cada implantación tiene sus casuísticas diferentes. Pero, a grandes rasgos, podemos generalizar cuáles van a ser algunos de esos puntos de mejora.

Formación de los empleados

La mejor manera de aumentar la productividad de un ERP es formando constantemente a los empleados sobre el uso de esta herramienta. Todos sabemos que este tipo de herramientas puede ser algo complejo y que no todos los departamentos ni todos los profesionales deben hacer el mismo empleo de esta. Por eso, debemos adaptar esta formación a cada uno de los departamentos. Es la manera de que los usuarios sepan sacar todo su verdadero potencial.

Además, cabe recordar que según un informe, el 32 por ciento de los usuarios considera que hay grandes características de sus ERP no se utilizan por completo y que un 41 por ciento reconoce que no se usa una pequeña porción de todas estas características.

Si conseguimos exprimir al máximo todas las posibilidades que tiene este aplicativo, qué duda cabe que estaremos mejorando su productividad. Muchas de estas funciones pueden no ser conocidas por nuestros empleados, así que una buena formación les sacará de dudas.

Sage

Según algunos informes, el 32% de los empleados considera que hay características de su software ERP que no se utilizan.

Un agente virtual que nos guíe

Podemos, incluso, incluir en el software un agente virtual, esas herramientas que no solo valen para atender a nuestros visitantes de la página web, sino para ayudar a los empleados a utilizar mejor la aplicación. De hecho, estos asistentes pueden servirnos de guía especialmente en procesos complejos.

Evidentemente, si integramos el asistente virtual con la página web, el ERP mejorará el servicio al cliente, ya que podemos ver lo que los clientes preguntan en tiempo real. Mientras un agente virtual responde en primera instancia a todas las preguntas que se realizan, el sistema puede ir preparándose para todos los cometidos que se le van a exigir. Los consumidores pueden hacer preguntas sobre su pedido y el asistente virtual ser el encargado de ofrecer esta información.

Unificación en el ERP

Bien por desconocimiento, bien por dejadez o comodidad, puede que algunas de las operaciones que realicemos en otros programas puedan llevarse a cabo en nuestro ERP. Si dejamos que esta herramienta sea el vector principal, optimizamos la operativa y los procesos y evitamos, además, que se puedan producir errores o duplicidades.

A veces, basta preguntar a nuestro proveedor si tiene algún módulo o si se integra con otra aplicación con la que podamos unificar todos los recursos en nuestro software principal.

Limpieza de la base de datos

Se conocen como datos oscuros (dark data): aquella información duplicada, frecuentemente olvidada, pero que se guarda «por si acaso». Gran parte de estos datos antiguos, además, no están estructurados, etiquetados y no se usan. Lo único que hacen es ocupar espacio y, en muchos casos, ralentizar los sistemas. Algunos estudios aseguran que el 80% de todos los datos que guardamos son inútiles o datos oscuros.

Por eso, una de las mejores formas de hacer que esta herramienta sea más productiva es revisar todos aquellos informes diarios, semanales o mensuales que genera o los datos que guarda sin sentido.

Aplicar Inteligencia Artificial

El aprendizaje automático y la inteligencia artificial (IA) están mucho más presente de lo que podemos pensar. Si lo aplicamos a nuestro software, nos pueden ayudar, por ejemplo, a identificar rápidamente la causa de un problema cuando éste se produce, lo que nos ahorrará tiempo. Pero, además, estas herramientas aprenderán de lo ocurrido y nos ayudarán a predecir y por tanto prevenir cuando se produzca una incidencia similar. Igualmente, conforme va mejorándose la IA, ésta será aún más eficiente para evitar paradas y que se puedan desperdiciar los recursos. La capacidad de predecir un problema antes de que ocurra mantendrá las cosas funcionando sin problemas, reduciendo el riesgo de un mayor uso de energía o bienes dañados e inutilizables.

De la misma forma, estas herramientas y su analítica pueden ayudarnos a identificar cualquier proceso o práctica que sea ineficiente. Incluso puede sugerir soluciones viables que ahorre recursos.

Y, por último, basta recordar que cualquier mejora que hagamos en nuestro ERP irá directamente a nuestra flota de operación. La competitividad y la productividad nunca están de más en un negocio.

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Economía circular: cómo transformar tu empresa de fabricación (guía)

¿Tu negocio de fabricación está priorizando la sostenibilidad como debería? ¿Estás transformando tus procesos para garantizar que tu empresa esté lista para futuras exigencias ambientales?

  • Sage ha colaborado con la empresa de investigación IDG para lanzar un nuevo informe titulado “Fabricación discreta en un mundo en evolución: cómo superar obstáculos y detectar oportunidades”.
  • En este estudio, queda claro que los fabricantes entienden que la economía circular es el camino para seguir,

Por ello, están implantando procesos para garantizar el cambio en las ineficientes economías lineales actuales, hecho que se materializará por completo en 2029 según la firma de investigación y consultoría Gartner.

Además, el estudio indica que el 96 % de las empresas encuestadas que se han visto afectadas por las tendencias de la fabricación ecológica (un 79 %) reconocen haber adoptado una estrategia basada en la economía circular.

Fabricación discreta en un mundo en evolución

Descarga tu guía gratuita en PDF para descubrir:

-Qué es la economía circular y qué


aporta al sector de la fabricación

- Cómo la servitización está teniendo


un impacto positivo en los negocios

- Informe completo elaborado por


IDG con datos sobre el sector

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¿Qué es la economía circular?

Al contrario de lo que sucede en la economía lineal, en la que se fabrica, consume y desecha, en la economía circular lo importante es establecer un círculo en el que se prevean la generación de residuos y la contaminación de modo que productos y materiales se usen durante el mayor tiempo posible y se busquen formas de crear nuevos recursos a partir de los desechos.

Cómo eliminar aspectos poco eficientes de tus procesos

Como empresa de fabricación discreta, puede que te interese seguir los pasos de compañías de renombre que ya han desarrollado estrategias relacionadas con la economía circular, entre las que se incluyen BMW, Daimler y varias farmacéuticas de primer nivel.

Las ineficiencias en tus procesos podrían estar provocando que tu negocio tenga una huella de carbono mayor de la prevista.

Según el experto en fabricación Frank Piller, el sector de la fabricación industrial es uno de los que más CO2 emite junto con el transporte y la energía, con una eficiencia media del equipamiento operativo que ronda el 60 %.

Piller afirma que «los fabricantes pueden tener un impacto significativo en el cambio climático si sus sistemas industriales son más eficientes, algo que sería más rápido que cambiar el comportamiento de los consumidores».

Si trabajas en una empresa de fabricación, puede que os centréis más en reducir los costes vinculados a la huella de carbono que otras compañías internacionales.

Beneficios de la economía circular para tu empresa

Aunque es posible que quieras sumarte a la tendencia de la economía circular para cumplir con tus objetivos de sostenibilidad, existen otras ventajas demostradas que no se deben pasar por alto.

Entre estas se incluyen:

Capacidad de aumentar ingresos y reducir costes

  • Aplicar soluciones circulares podría permitirte adoptar nuevos modelos empresariales como el de productos como servicios.
  • Además, podrías aumentar el ciclo de vida de tus productos a través de iniciativas como el reacondicionamiento y la remanufacturación (el proceso industrial en el que se adaptan piezas usadas para que recuperen los estándares que presentarían si fueran nuevas).

Prácticas con mayor eficiencia energética

  • La economía circular ya está inspirando innovación y perspectivas en cuanto a la forma en que las empresas de fabricación discreta pueden aumentar la eficiencia de sus recursos.
  • Sería interesante encontrar formas de reducir los materiales necesarios para la producción sin dejar de cumplir con las exigencias de tus clientes, es decir, limitando la influencia sobre tu negocio de los precios volátiles y crecientes de los recursos.

Mejoras en la productividad, eficiencia y capacidad de adaptación

  • Es probable que hayas diseñado productos para que su fabricación resulte lo más sencilla posible, aunque eso no significa que hayas tenido en cuenta el desmontaje o la reparación.
  • A la hora de desarrollar nuevos productos, es fundamental pensar en la economía circular.
  • En lugar de plantearse aspectos como la funcionalidad y los costes, hay que tener en cuenta el ciclo de vida completo del producto para maximizar su valor y sus materiales.

Mejorar la imagen de marca de tu firma

  • Empresas y clientes son más conscientes que nunca del impacto medioambiental que pueden tener los productos.
  • Si aplicas prácticas sostenibles y adoptas estrategias relacionadas con la economía circular, podrás reducir la huella ecológica de los tuyos y diferenciar a tu empresa de otras marcas.

¡Comparte! Según el estudio de IDG, un 96% de las empresas se han visto afectadas por las tendencias de la fabricación ecológica.

¿En qué situación nos encontramos?

El estudio de Sage indica que la amplia mayoría de los encuestados entienden que la economía circular reporta un beneficio neto para sus empresas y es un factor que afectará positivamente a sus negocios durante los próximos dos años.

Integrarse en un sistema basado en la economía circular presenta pocos inconvenientes, pero, tal y como sucede con el 65 % de las empresas encuestadas, puede que necesites llevar a cabo una transformación significativa para sacarle partido.

«Con frecuencia, las personas lo ven como un obstáculo, ya que tienen que desarrollar adaptabilidad en sus cadenas de suministro», señala Piller.

En cualquier caso, supongamos que consideras que merece la pena dar el salto a un modelo económico circular.

Casi todos los fabricantes y prácticamente todos los negocios en un ámbito mundial han empezado a reconvertir sus operaciones para adaptarlas a la economía circular.

Tres cuartas partes de las empresas encuestadas declararon encontrarse en pleno cambio, mientras que casi un 16 % de ellas ya lo habían completado. Una pequeña proporción (el 2 %) afirmaba haberse transformado por completo.

Transformar tu negocio para adaptarlo a la economía circular

Reconvertir tus operaciones de fabricación para adaptarlas a la economía circular puede resultar complejo: el principal reto surge al adaptar las prácticas relacionadas con la cadena de suministro y la sostenibilidad a los resultados.

Además, es posible que detectes que tus clientes o mercados desconocen el valor que puede aportar la economía circular.

Para ayudarte con este aspecto, mencionamos tres medidas que puedes poner en práctica en tu intento por adaptar tu empresa a la economía circular.

1. Entender qué demandan los clientes

Piller afirma que los fabricantes todavía generan demasiados productos sin salida ya que carecen de la capacidad de predecir lo que el mercado demanda.

Si quieres que tu estrategia en cuanto a economía circular resulte efectiva y reducir la cantidad de desperdicios, deberías intentar entender y predecir mejor qué quieren tus clientes mediante un análisis de datos.

También puedes recurrir a la trazabilidad.

Con la tecnología adecuada para integrar tareas de trazabilidad, podrás medir, llevar a cabo un seguimiento y localizar productos y otros materiales con mayor precisión, lo cual te permitirá mejorar la gestión y asignación de recursos.

Gracias a la trazabilidad se obtiene:

  • Visibilidad en tiempo real del estado de todos los procesos.
  • Notificaciones automáticas que permiten que tu negocio cuente con más datos y pueda reaccionar en caso de eventos como faltas de cumplimiento o activadores de demanda.
  • Capacidad para redactar informes y compartir datos sobre productos y materiales con tus proveedores y clientes, de modo que sean conscientes de la procedencia de dichos materiales y su destino.

Gracias a la visibilidad que aporta la trazabilidad, puedes adaptar una operación a la economía circular.

Resulta evidente que, para aprovechar al máximo la economía circular, necesitas disponer de formas efectivas para llevar a cabo un seguimiento y localizar el origen de materiales, componentes y productos a través de un sistema que vaya desde la fabricación hasta el final de su vida útil.

2. Fabrica productos que duren más

Probablemente hayas diseñado tus productos de forma que su proceso de fabricación resulte lo más sencillo posible, pero esto no implica haber pensado en su desmontaje o reparación.

Es decir, necesitas diseñar productos que sean reutilizables, reparables y reciclables, así como contar con los sistemas necesarios para ofrecer asistencia a tus clientes cuando sea el momento de llevar a cabo este cambio.

Por otra parte, tendrás que plantearte cuál es el valor de los materiales y la energía que destinas a fabricar tus productos.

Por ejemplo, gracias al Internet de las Cosas (IdC) puedes conectar los productos que desarrolles a la nube, analizar su rendimiento y recopilar datos de uso.

Tendrás la opción de supervisar y analizar elementos de forma remota, y esto te permitirá desarrollar productos resistentes y duraderos, además de reducir los residuos.

3. Adapta la cadena de suministro

Puede que tengas que adaptar la cadena de suministro para poder ofrecer nuevos modelos de negocio como:

Reacondicionamiento y remanufacturación

El reacondicionamiento y la remanufacturación pueden ayudarte a competir ofreciendo precios más reducidos ante empresas con productos más baratos o de menor calidad sin tener que reducir tu propia calidad gracias al ahorro de costes.

Piensa en los dispositivos electrónicos, como por ejemplo móviles y portátiles.

Es bastante frecuente que los fabricantes ofrezcan productos reacondicionados; resulta tan sencillo como recopilar, reparar e instalar software nuevo en modelos destinados a mercados donde no necesitan o no pueden permitirse adquirir los dispositivos más actuales.

Reciclaje

Reciclar los componentes de tus productos es una opción rentable que garantiza que se reutilizarán en forma de nuevos productos para los que no se emplearán materias primas. Te interesará buscar la forma de fabricar productos duraderos, fáciles de usar o reciclables sin renunciar a la rentabilidad.

Es decir, necesitas diseñar productos que sean reutilizables, reparables y reciclables, así como contar con los sistemas necesarios para ofrecer asistencia a tus clientes mientras llevas a cabo este cambio.

Alquiler y arrendamiento

Arrendar implica ofrecer productos en alquiler con la opción de que el cliente los adquiera cuando finalice el contrato a cambio de un precio fijo acordado al firmarlo.

Servicios basados en el rendimiento

En este modelo de negocio conservas la titularidad de un producto y solo ofreces un servicio en función de su rendimiento.

Pensemos, por ejemplo, en una lavadora; el cliente no necesitaría ser su propietario, sino que podría pagar por los beneficios derivados de su uso, es decir, el acto de lavar la ropa.

Devolución incentivada

Hay negocios que ofrecen un incentivo (por lo general, económico) a cambio de la devolución de productos «usados». Posteriormente, estos productos podrían reacondicionarse para ponerlos de nuevo a la venta.

Gestión de activos

Podrías aumentar la vida útil de productos y minimizar la necesidad de llevar a cabo nuevas compras con un seguimiento de tus activos que te permita decidir qué productos se pueden reutilizar, reparar y volver a poner a la venta.

Además, otra opción sería reutilizar tus activos en el marco de una plataforma en la que estos se compartan, donde contactarías con otras marcas para compartir activos cuya nueva adquisición no puedas justificar.

Consumo colaborativo

Alquilar o compartir productos entre clientes o empresas, normalmente a través de redes de usuarios, es una forma de reducir los residuos que se generan. Un ejemplo sería un servicio para compartir coche disponible para quienes no quieren invertir en la compra de un vehículo propio.

Fabricación: economía circular

Sage

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- Conoce cómo la economía circular


afecta al sector de la fabricación.

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Comunicar los argumentos a favor de la economía circular

Piensa en oportunidades de negocio que, en última instancia, serán beneficiosas para el planeta: ahora tienes a tu disposición avances tecnológicos para cambiar tus modelos empresariales, así que ignorarlos significaría pasar por alto una oportunidad.

Aunque quizá ya tengas pensado adoptar principios relacionados con la economía circular, es posible que el hecho de transmitir los beneficios empresariales de este cambio en el seno de una gran empresa aún suponga un reto para ti.

Muchos líderes encuestados por Sage creen que hay una falta de conocimiento del valor de la economía circular por parte de los clientes y el mercado.

Dado que será necesario adaptar las prácticas relacionadas con la cadena de suministro, así como mantener un equilibrio entre objetivos de sostenibilidad y resultados económicos, puede que transmitir el mensaje de la economía circular suponga un esfuerzo adicional para ti.

Para ayudarte, a continuación, incluimos tres consejos para comunicar esta filosofía con eficacia y presentar ideas relacionadas con la adopción de la economía circular.

1. Determina sobre quién necesitas ejercer influencia

  • Piensa en las personas a las que debes formar y sobre las que debes ejercer tu influencia con respecto a decisiones relacionadas con la economía circular.
    • Contar con tu superior (o tus compañeros) desde un primer momento sería un buen comienzo.
    • Después, será el momento de investigar un poco para saber en qué otras personas de tu negocio debes centrarte.
  • Haz una lista y explora los objetivos, prioridades y motivaciones de estos compañeros. ¿Qué planes tienen y a qué retos se enfrentan? ¿Qué necesitas para triunfar y cómo puede ayudarte la economía circular?
  • Es posible que los empleados de distintos departamentos tengan prioridades diversas; tendrás que ser consciente de cómo entienden la economía circular los gestores sénior y los departamentos de operaciones, compras, innovación y marketing.

2. ¿Qué significa la economía circular para tu negocio tanto interna como externamente?

  • La economía circular ya está a la orden del día, y cada vez nos llegan más opiniones positivas al respecto por parte de empresas, gobiernos y entidades comerciales y profesionales.
  • Debes asegurarte de que las personas adecuadas comprendan este punto.
  • Puede que tu empresa ya cuente con objetivos, estrategias, valores y compromisos corporativos que pueden consolidarse a través de la economía circular.
  • Por ejemplo, quizá te hayas fijado unos objetivos medioambientales y sociales o unos valores que te gustaría defender, como la reducción de los residuos y la contaminación.

3. Comprende qué estrategia debes poner en marcha en cuanto a economía circular

  • La economía circular puede aportar beneficios significativos para tu negocio a través de nuevos clientes, de un aumento de las ganancias y de una reducción de los costes. Además, puedes superar a tus competidores en aspectos como la innovación, la reputación de marca y la sostenibilidad.
  • En el caso de la economía circular, busca soluciones prácticas a problemas que ya existan, así como nuevas oportunidades a las que no podrías acceder a través de una economía lineal.
  • Asegúrate de haber entendido qué ideas podrían ayudarte con tus retos y oportunidades actuales; señala los beneficios de los nuevos enfoques y los inconvenientes de los actuales.

Reflexiones finales sobre la adopción de la economía circular

1. Aprende de los casos de éxito.

  • Numerosas empresas de todos los tamaños y sectores han adoptado ya principios y estrategias relacionados con la economía circular. Lee estudios de caso para extraer la información y los datos que necesitas.

2. Establece una narrativa en torno a la economía circular

  • Aborda las carencias de la economía lineal y menciona el valor que puede aportaros.

3. Desarrolla un argumentario

  • Para explicar por qué tu empresa de fabricación necesita cambiar y aclara las ideas erróneas que pueda tener la gente.

En el momento de poner en marcha tu estrategia sobre economía circular, empieza dando pequeños pasos; lleva a cabo pruebas y proyectos piloto para demostrar los beneficios de este cambio y actúa con rapidez.

Fabricación discreta en un mundo en evolución

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Alborada: el crecimiento, ligado al software ERP

Con más de 50 años a nuestras espaldas, y dedicados al mundo de las artes gráficas, Alborada nació como agencia gráfica, llegando hoy a ser una empresa moderna e innovadora de comunicación gráfica y visual.

  • Descubre, en este caso de éxito, como hemos conseguido transformarnos digitalmente gracias al uso de un software ERP.
  • Como empresa innovadora en el sector de las artes gráficas, nos dimos cuenta de que también era necesario dar un paso adelante en la digitalización de nuestro software de gestión.

Hemos vivido en primera persona la digitalización en el sector de las artes gráficas en el que nos movemos. Hacer una transformación digital con un software ERP. Puede decirse que somos una de esas empresas que, de verdad, ha realizado su propia transformación digital.

Y lo hemos hecho de la mano de Sage y su software ERP Sage X3, que no solo nos ha permitido dar el salto de ser una empresa tradicional a una moderna, si no permitirnos ver el futuro con optimismo y dispuestos a crecer.

Lo primero es presentarnos. Somos Alborada, una empresa con más de 50 años a nuestras espaldas y dedicada al mundo de las artes gráficas.

  • Nacimos como agencia gráfica y, con el paso del tiempo, hemos ido evolucionando para llegar a ser una empresa moderna e innovadora de comunicación gráfica y visual.
  • Nuestros clientes confían en nosotros para servicios integrales de marketing, creatividad, asesoramiento gráfico, producción, impresión digital y offset, instalaciones y montajes, logística, distribución y almacenaje.

“He de confesar que eran estos mismos clientes los que nos empujaban a evolucionar tecnológicamente también a nivel interno”. Francisco Molino, Director Comercial, C.G. Alborada.

En Alborada siempre hemos sido conscientes del papel tan importante que juega la tecnología. Hemos vivido en primera persona la digitalización en el sector de las artes gráficas en el que nos movemos.

Esta digitalización ha permitido cubrir nuevas exigencias del mercado, especialmente en lo que se conoce como impresión digital. Complementando al sistema tradicional de impresión Offset, esta nueva modalidad evita costes intermedios, reduce tiempos de entrega y ofrece nuevas posibilidades de personalización de producto.

La digitalización interna

Pero esta transformación digital no se puede quedar en el sector, sino que las propias empresas que formamos parte de él debemos estar basadas en tecnología para responder mejor a estos nuevos desafíos. Y no hablamos solo de la gestión contable y financiera, sino de todos los procesos. No en vano, una buena digitalización de la preproducción hasta el almacenaje y distribución permite mejorar procesos y lograr eficiencias que de otra forma serían imposibles.

Además, cabe señalar que los márgenes con los que trabajamos cada vez están más apretados, por lo que el control de los costes y la calidad (tanto en el producto como en los procesos) son fundamentales. Gracias a ellos es como se obtienen valores diferenciales. Cuanto más grande y amplia es la oferta de productos y servicios que ofreces, más complicado resulta llevar todo ese control y, a la vez, más necesario para garantizar la rentabilidad y operatividad de la empresa.

En Alborada teníamos claro, pues, que necesitábamos una solución potente, flexible y capaz para poder dar respuesta a todas estas necesidades.

Quitar lo que hay y empezar de nuevo

El punto de partida, además, tenía su complejidad. En Alborada contábamos con dos programas de gestión (Optimus y Navision) pero cada uno de ellos trabajaba de forma aislada. Es decir, más ineficiencia, falta de informes y trazabilidad, y un impacto negativo tanto en el personal como en la productividad.

“El reto estaba claro: unificar toda la información, todos los recursos y todos los procesos en un único software ERP”. Francisco Molino, Director Comercial, C.G. Alborada.

Esta solución pasaría a ser nuestra espina dorsal para que pudiéramos tener toda la información, unificar todos los procesos y mejorar el análisis para que nuestra toma de decisiones fuera la correcta y estuviera siempre basada en datos y no en suposiciones.

La idea, pues, estaba tomada. Ahora solo faltaba tomar la decisión clave: qué programa elegir. No miento cuando digo que, evidentemente, la inercia nos llevó a evaluar alguno de los programas que veníamos usando en la compañía. La migración, a menos a priori, podría resultar más sencilla.

Pero en nuestro caso no nos convenció aquello de «más vale malo conocido…». Tras evaluar las últimas versiones tanto de Dynamics NAV (Navision) como de otras soluciones basadas en código abierto, nos decantamos por Sage X3. Y, apostando aún más por la transformación digital, nos fuimos directamente a una implantación en la nube y, encima, pública. Queríamos así evitar inversiones para renovar infraestructuras locales, tanto en este momento como de cara a futuro.

Sage

Un artículo en el que te contamos como Alborada apostó por el software ERP Sage X3 para dar un paso adelante en su la digitalización de su gestión.

Un camino de baldosas amarillas

Adaptar una compañía como Alborada a un nuevo software ERP no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Sin embargo, el módulo Configurador y Escenario de Sage han permitido que este ajuste de los productos y servicios a la realidad de nuestra empresa haya sido como un camino de baldosas amarillas.

Además, como Sage X3 está alojada en la nube, hemos podido hacer cosas que hasta ahora estaban «vetadas» en nuestra organización, como el teletrabajo que muchos empleados ahora pueden hacer. También somos capaces de acceder y generar una cantidad de informes de forma mucho más ágil y precisa.

Sage X3 se ha convertido en la espina dorsal de nuestra empresa. Con esta solución controlamos todo el ciclo de la empresa, es de compras, ventas, planificación, finanzas, hasta el almacenaje y la logística. Ahora tenemos a toda la compañía conectada a los distintos módulos de Sage.

Además, podemos controlar toda la trazabilidad de la empresa y hacer un completo seguimiento, desde el momento en que se elabora un presupuesto hasta que el cliente formaliza el pedido, controlando todas las órdenes de fabricación con sus respectivas entregas. Esto sólo ha sido posible al tener toda la información y las operaciones completamente integradas.

Es más: gracias a Sage X3 nos podemos dar cuenta de errores e ineficiencias que, hasta su llegada, estaban pasando desapercibida. Al normalizar y automatizar procesos, si algún proceso no se gestiona de manera uniforme el sistema lo detecta y lo podemos ver más fácilmente y, por tanto, solucionar.

Con Sage X3 va a ser posible automatizar la mayor parte de las tareas que no generan valor para el negocio, poner autómatas en planta para la captura de datos, e integrar una gestión documental con el software ERP.

Por todo ello, Sage X3 se convierte en el pilar no solo de nuestra operativa actual, sino de futuro. Sobre todo, porque el software ERP tiene mucho potencial que, reconozcámoslo, aún no hemos sabido explotar. Por eso, a mi me gusta hacer mía la frase de que lo mejor está por llegar: cuando sepamos sacar y exprimir aún más lo que nos aporta Sage X3.

Mis recomendaciones a otras empresas

Además, como decía antes, introducir un nuevo software ERP en cualquier organización es algo que suele dar bastante miedo. Todos sabemos que todas las personas y todos los departamentos se tienen que implicar y trabajar para que el cambio salga a pedir de boca.

Alborada es una organización en la que los servicios cada vez tienen mayor peso en la empresa y todos estamos comprometidos con ella. Nadie dice que el cambio sea fácil, pero sí que merece la pena. Por eso, si tu empresa también tiene los conceptos y las ideas claras, lo mejor es ver qué opciones hay disponibles en el mercado y elegir aquella que te permita cumplir mejor con la estrategia y los planes de negocio de la empresa.

En nuestro caso, la elección de Sage X3 fue un total acierto, por lo que ya nos ofrece y por las perspectivas de futuro.

Entre otras cosas porque combina muy bien dos aspectos fundamentales para nosotros: personas y clientes.

Caso de éxito. Alborada.

Sage

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con el software ERP Sage X3

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Cómo usar tu ERP para fidelizar a tus clientes 

¿Puede ayudarme mi ERP en la fidelización de clientes? Si le preguntas a tu CEO, te dirá que tan importante es captar nuevos clientes como retener a los actuales, intentando que quienes ya han confiado en nosotros lo hagan de forma recurrente.  

  • Sin embargo, diversos estudios han demostrado, desde hace tiempo, que la fidelización de clientes es más barata que la adquisición de nuevas cuentas.  
  • Se calcula, además, que ganar un nuevo cliente puede ser entre cinco y 25 veces más costoso que retener a uno que ya confía en nosotros. 

Tener, pues, una cartera de clientes fidelizados resulta algo básico para la salud financiera de nuestro negocio. Por tanto, una de las primeras cosas que deberíamos tener clara es cuál es el índice de retención o fidelización de clientes que tenemos en nuestra empresa.  

El cálculo es más o menos sencillo, aunque puede ir variando en función de cuántos clientes nuevos consigamos y cuántos clientes perdamos o no repitan experiencia. 

¿Qué índice de retención es bueno y cuál nos indica que estamos en zona de peligro? El número que obtengamos de hacer este cálculo matemático no tiene por qué ser igual en todas las industrias ni en todas las empresas. Es más, puede que dependa mucho incluso del tipo de producto o servicio que ofrezcamos. Por eso, no hay una cifra mágica que deba consolarnos para saber si lo estamos haciendo bien o no. 

En cualquier caso, el objetivo siempre es aumentar la retención, lograr la fidelización de clientes. Conseguirlo puede ser tan fácil como darles la importancia que se merecen, estando atentos a sus necesidades, intentando dar respuesta a sus inquietudes y construyendo una relación de marca sólida. 

Algo en lo que, efectivamente, nuestra herramienta de gestión principal puede ser nuestro gran aliado. 

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No solo de gestionar los recursos vive el ERP 

Este tipo de herramientas, al permitirnos gestionar y planificar nuestros recursos empresariales, también nos permiten fidelizar a nuestros clientes. 

Una de las primeras características de las que podemos echar mano es de los paneles de análisis que nos brindan. Para eso, evidentemente, debemos tener una buena base de datos, tanto de nuestros productos como de la calidad y soporte que han requerido, los plazos de entrega que han conllevado y los índices de devolución que hayamos podido experimentar. 

La analítica de datos nos puede ayudar a descubrir patrones ocultos, reconocer cuáles son las cuentas de mayor riesgo y cuáles los clientes que demuestran más fidelización.  

  • Además, bien configurados, estos paneles también nos pueden servir para predecir futuras necesidades de los clientes y anticiparnos a ellas para conseguir no solo nuevas ventas, sino mayor compromiso por parte del cliente.  
  • Por ejemplo, si sabemos que cada X años o kilómetros es recomendable cambiar las ruedas de un vehículo, podemos saber cuáles de nuestros clientes se aproximan a ese vencimiento para avisarles con antelación e, incluso, aprovechar una promoción para invitarles a que la tengan en cuenta. 

Mejora del producto y de la base de datos de cliente 

Cuando usamos un software ERP para la fabricación y el control de nuestros productos, podemos ver muy bien cuáles son las posibles incidencias que hemos tenido en su fabricación. Si tenemos en cuenta toda esta información no solo podemos hacer que mejoremos como empresa, sino que al hacer mejores productos también estamos mejorando la satisfacción del cliente y, por tanto, su fidelización. 

Además, esto también nos puede servir de inspiración para desarrollar nuevos productos o servicios asociados a los que tienen más éxito ente nuestros clientes. 

También podemos segmentar por zonas si algunos de estos productos tienen más o menos éxito en algunas de ellas. 

Hablando de segmentación, también podemos llevarla a cabo con los clientes, de forma que podamos personalizar las futuras acciones que realicemos con ellos.  

Por ejemplo, si nos dedicamos a la fabricación de muebles, podremos dirigir una promoción concreta a los que acaban de comprarnos una mesa para que también adquieran las sillas y evitar que reciban otras promociones que tengamos sobre esa mesa que acaban de adquirir. 

Control de stock e información de pedidos 

Sobre todo si vendes tanto físicamente como a través de una página web o aplicación, el ERP resulta fundamental para que el cliente sepa en todo momento si hay disponibilidad de stock del producto que quiere adquirir.  

No hay peor sensación que la de comprar un producto y recibir una llamada o mensaje al cabo de las horas lamentando que no hay stock. 

Gracias a esta solución, no solo tendrás optimizado todo tu inventario, sino que puedes crear alertas para que se minimicen las posibilidades de quedarte sin existencias. 

Una de las mejores maneras lograr la fidelización del cliente es contarle cómo está su pedido en cada momento. Gracias a esta herramienta corporativa, puedes compartir la información con el cliente sobre si su producto está ya en fabricación, si ha salido ya de tu fábrica y agradecerle, de nuevo, la confianza depositada en tu negocio. 

Si los clientes experimentan problemas con sus pedidos, los comerciales o el departamento técnico también pueden registrar las incidencias en el sistema, de forma que el departamento de atención al cliente sepa en todo momento lo que ha pasado y cómo poder solucionar el incidente.  

Evidentemente, si lo conectas e integras con un software CRM, la experiencia puede ser aún más enriquecedora. 

Sage

En este post te contamos cómo un software ERP es tu mejor aliado para fidelizar a tus clientes.

Está todo en la web 

Igual que cada vez compramos y vendemos más a través de Internet, con un programa ERP puedes hacer que muchos de los consejos que te hemos ido ofreciendo a lo largo de este artículo lo puedas hacer también en tu web. 

Por ejemplo, puedes habilitar que tus clientes puedan descargarse, y de forma segura, las facturas desde tu propia página. Y, cómo no, que vean en qué momento se encuentra el estado de su pedido. 

Incluso para las posibles incidencias de que se produzcan: puedes autorizar a un cliente a que abra esa reclamación y que pueda ir viendo en qué estado se encuentra, vinculando toda esta información a la que se va recogiendo en el sistema. Se trata de una buena forma de fomentar la transparencia con el cliente y que este se sienta más involucrado e informado de todo lo que le afecta. 

Además, es una manera de facilitar que los clientes puedan tener la información que necesitan en el momento en el que la buscan, sin necesidad de entrar en comunicación con algún empleado de la empresa.  

  • Puedes decidir qué tipo de documentos de soporte quieres ofrecer a cada cliente, en función del problema del que se trate.  
  • Es decir, no es lo mismo hacer un seguimiento de un retraso en la entrega que de un producto que ha tenido que ser reparado porque ha fallado una pieza, que debe pedirse a otro proveedor.  
  • También, podemos vincular estos documentos a otro tipo de información relevante para el cliente.  

Volvamos al ejemplo del vehículo:  

Si está en el taller porque ha fallado el motor de arranque, podemos enlazar esta incidencia con información sobre qué es exactamente la pieza averiada, por qué es importante, cuál es su función y qué pasa cuando se estropea. Es una manera de que los clientes vean que nos preocupamos por ellos y por transmitirles la información de manera cercana. 

O, simplemente, podemos dejarles a su alcance más información o su historial de ventas. 

Como vemos, las posibilidades de mejorar la fidelización de nuestros clientes con nuestro programa ERP son amplias y variadas. Ahora toca ponerlas en marcha. 

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Cómo optimizar la gestión de proveedores con un software ERP

Te contamos cuáles son las claves para que tu negocio optimice el área de gestión de proveedores con un ERP como herramienta.

  • La gestión de proveedores es un eslabón fundamental dentro de la cadena de suministros. Si esta falla, tu empresa no podrá ofrecer buenos servicios a tus clientes.
  • Por ello, es necesario contar con un sistema ERP que te ayude a optimizar todas las áreas de tu negocio de forma integral, en especial cuando se trata de la gestión de proveedores.

Una buena gestión de proveedores va más allá de saber que son capaces de atender pedidos a tiempo. Detalles relacionados con esta gestión como el timing de oferta y envío, la gestión de pedidos, el seguimientos de respuesta o la recepción de facturas requieren de un control integral para que la maquinaria interna de tu empresa esté bien engrasada y funcione como es debido.

Dicho de otro modo: la gestión de proveedores es un aspecto fundamental para la consolidación de un ciclo estable en la cadena de suministro. Al fin y al cabo, una decisión errónea o una mala gestión pueden desembocar en grandes pérdidas para cualquier negocio.

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¿Por qué es tan importante la gestión de proveedores para el correcto engranaje de una empresa?

Todos somos conscientes de la vertiginosa transformación digital que vivimos hoy en día. El mundo avanza a pasos agigantados en el ámbito tecnológico y, paralelamente, también lo hace la competencia empresarial. Por ello, es necesario contar con elementos diferenciales que añadan valor a nuestro negocio y una de las claves reside en disponer de una buena gestión de proveedores.

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El manejo fácil e intuitivo de un ERP ayuda a tus empleados a ser más productivos.

Beneficios de una buena gestión de proveedores

La falta de visibilidad sobre el rendimiento del proveedor, los errores de suministro, las interrupciones en los pedidos y los errores en el envío o recepción de facturas son algunos de los problemas relacionados con la gestión de proveedores que pueden generar sobrecostes a una empresa si deja de atender esta área.

Por el contrario, estos son algunos de los beneficios que puedes obtener si cuentas con una buena gestión de proveedores:

  1. Reducción en los costes: una comunicación efectiva con un proveedor, donde se negocie un contrato o se elimine ruido en el feedback (que encarece el sistema de comunicación) te permite ahorrar en costes.
  2. Aumento en la calidad de los productos y servicios: contratar los medios y suministros adecuados de un proveedor, o lo que es lo mismo, encontrar a un buen distribuidor, incide directamente en la calidad del producto final.
  3. Resolución efectiva de problemas: una buena gestión de proveedores permite que te anticipes a las incidencias y evites posibles obstáculos.
  4. Mayor competitividad: la propuesta y desarrollo de nuevos productos que se adapten a las necesidades de nuestros clientes nos permitirá aumentar su satisfacción.
  5. Disminución de riesgos en el suministro: una gestión de proveedores óptima ayuda a que la cadena de suministros no se resienta. Si el proveedor falla, también lo hará cualquier parte del proceso.

¿Cómo puede ayudarnos una ERP a conseguirlo?

Trabajadores más productivos, calidad en el servicio prestado a los clientes, previsión de incidencias, rápida toma de decisiones… Se cuentan por decenas los beneficios que un ERP puede aportar a un negocio.

 ¿Qué ocurre si no contratamos el software adecuado?

Sí, para algunas compañías supone un alto coste escoger un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se adecúe a sus necesidades. Esto se produce porque estos programas afectan de forma transversal a toda la empresa, y no todos los softwares son válidos. Factores como la solvencia del fabricante, la facilidad del uso, el sector en el que realiza su actividad la empresa o que esta se encuentre en plena expansión son determinantes a la hora de elegir un ERP.

De hecho, no contar con el software adecuado puede provocar errores como una caída de los ingresos a causa de retrasos durante su implantación o que no todos los datos de los clientes se migren correctamente a la nueva plataforma.

A corto plazo, este tipo de incidencias puede traducirse en importantes pérdidas para la empresa.

Ventajas de contar con un ERP para la gestión de proveedores

No obstante, es indiscutible que disponer de un ERP flexible y adecuado a las características del negocio solo tiene ventajas, y más cuando se trata de la gestión de proveedores, un eslabón fundamental en el ciclo vital de una empresa.

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La solvencia del fabricante es un factor decisivo a la hora de elegir la ERP adecuada.

Pero ¿cómo ayuda un software ERP en la gestión de proveedores?

1. Planificación de tus compras

Existen ERP que te ayudan eficientemente a gestionar las compras a proveedores y la categorización de productos.

2. Gestión de solicitudes de presupuesto

Ahora es posible controlar al máximo las órdenes de compras y envíos, así como las negociaciones con tus proveedores.

3. Seguimiento de respuestas

Un ERP adecuado a tu negocio te permite acelerar y optimizar los procesos, recursos y tiempos de respuesta de tus clientes y proveedores.

4. Mejora en las áreas de conectividad

Ya dispones de herramientas ERP sencillas e intuitivas que automatizan tus tareas, digitalizan la entrada de facturas y devoluciones, o crean conexiones directas con bancos, clientes y proveedores.

5. Control total en el rendimiento de todos los procesos y estrategias

Puedes consultar los principales KPI’s de tus clientes o proveedores a través de un ERP, evaluando integralmente tu negocio desde cualquiera de sus áreas.

Una empresa en pleno desarrollo no puede permitirse trabajar con sus proveedores en obsoletas hojas de datos o discos duros individuales. Es necesario que amplíen fronteras y simplifiquen recursos, lo cual solo se consigue contando con un ERP que te permita controlar de manera global todas las fases en la gestión, no solo de proveedores, sino de todas las áreas de tu negocio.

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