5 errores comunes al implementar un ERP y cómo evitarlos

La implantación de un ERP puede fracasar por falta de planificación y objetivos pocos claros. Conoce más en este artículo.

• Descubre los errores más frecuentes en la implantación de un ERP y cómo prevenirlos.
• Según Gartner, entre el 55 % y el 75 % de los proyectos de implantación de ERP no cumplen sus objetivos.

En los procesos tecnológicos, cuando llega el momento de ponerse manos a la obra, muchos se echan a temblar. Dudas, miedos, desconocimiento, fallos… Sensaciones negativas que aparecen en esta fase y que aterran a cualquiera. 

Implementar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una decisión estratégica capaz de transformar la operativa de una empresa. Pero conlleva desafíos que, si no se abordan bien, pueden conducir al fracaso. 

No obstante, en Sage hemos lidiado con numerosos errores al implantar un ERP. Por eso, sabemos cuáles son los más habituales. Así que, para ayudar a todo aquel que vaya a sumergirse en el proceso, analizamos los cinco más comunes y, por supuesto, ofrecemos soluciones para evitarlos.

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1. Falta de planificación y definición de objetivos

Comenzamos con uno de los errores más frecuentes en la implantación de un ERP: no tener una estrategia clara antes de su adopción. Inconscientemente, hay muchas empresas que inician el proceso sin definir unos objetivos claros o sin analizar sus necesidades reales.

Pongamos un ejemplo: una organización de manufactura implementa un software sin valorar si realmente necesita un módulo avanzado de gestión de inventario. Como resultado, podría acabar pagando por funcionalidades innecesarias. O, peor aún, descubriendo a mitad del proceso que el sistema no cubre aspectos básicos de su operativa.

Cómo evitarlo

• Fija unas metas claras y alineadas con la estrategia del negocio.
• Define un cronograma realista con hitos y plazos que sean medibles.
• Involucra a todos los equipos de la empresa en la planificación.
• Haz un análisis detallado de los procesos actuales, ya que servirá para identificar áreas de mejora.
• Apóyate en metodologías como Business Process Mapping para documentar los procesos y compararlos con lo que el ERP te pueda ofrecer.

2. Elección incorrecta del software ERP

En segundo lugar, ten siempre claro lo siguiente: no todos los ERP son iguales. Si optas por una solución que no se adapta a las necesidades de tu negocio, es muy posible que te genere sobrecostes y que la productividad caiga.

Ese es un caso frecuente que se da en empresas en crecimiento que eligen un sistema con capacidades limitadas, pensando en el corto plazo. El problema llega luego, cuando el negocio se expande. Es ahí donde se ve que el software no es escalable y que exige una migración que suele ser muy cara.

Cómo evitarlo

• Analiza las funcionalidades del software y asegúrate de que cubre los procesos más importantes para tu empresa.
• Valora la escalabilidad y la capacidad de integración con otras herramientas.
• Evalúa opciones con proveedores de confianza como Sage 200, que es un ERP flexible y adaptable a distintos sectores.
• Consulta referencias y opiniones de otras empresas de tu sector que hayan implementado la misma solución.

3. Falta de formación y resistencia al cambio

Otro de los factores críticos en la implantación de un ERP es la resistencia de los empleados. Muchos tienen miedo a los cambios, más aún si en ellos interviene la tecnología. Precisamente, si los usuarios no comprenden cómo utilizar la nueva herramienta, es muy probable que su adopción sea un fracaso.

Por ejemplo, en una empresa del sector retail, los empleados de almacén pueden sentirse frustrados si el nuevo sistema de gestión de inventario requiere más pasos que el anterior. Este miedo al cambio puede dar errores operativos y causar una gran desmotivación.

Cómo evitarlo

• Diseña un plan de formación progresivo según el rol de cada empleado.
• Comunica los beneficios que tiene el ERP de forma clara y concisa.
• Fomenta la participación de los trabajadores en la implantación del ERP.
• Desarrolla una estrategia de cambio organizacional con el apoyo de la dirección.
• Organiza sesiones de capacitación prácticas y utiliza casos de uso reales para demostrar lo positivo de la adopción y el cambio.

4. Personalización excesiva del ERP

En cuarto lugar, ajustar el ERP a procesos internos puede parecer una buena idea. No obstante, llevar a cabo demasiados cambios también puede incrementar la complejidad y dificultar las futuras actualizaciones.

Un caso común es el de las compañías que modifican excesivamente los informes del ERP sin considerar que esto hará más difícil integrar las futuras actualizaciones del software.

Cómo evitarlo

• Utiliza la configuración estándar del ERP en la medida de lo posible.
• Valora si los cambios son verdaderamente necesarios o si es mejor adaptar tus procesos al sistema.
• Mantén un contacto continuo con el proveedor para asegurar la compatibilidad del sistema con las futuras versiones.
• Consulta con expertos en ERP para definir qué personalizaciones aportan valor real y cuáles son evitables.

5. Subestimar los recursos necesarios

El quinto error común en la implantación de un ERP es no dedicar tiempo, personal y presupuesto a un proceso tan importante. Por experiencia, hemos comprobado que no asignar los suficientes recursos puede provocar retrasos y errores en la ejecución.

De hecho, numerosas empresas con equipos reducidos suelen caer en el error de no designar un equipo interno responsable del proyecto. O sea, que deja la implantación completamente en manos del proveedor. El problema de esto es que puede generar problemas si el ERP no está alineado con la operativa interna.

Cómo evitarlo

• Define un presupuesto realista que tenga en cuenta todos los costes de la implantación del ERP (licencias, personal, formación, mantenimiento…).
• Forma y dedica un equipo interno que se encargue de la implantación.
• Diseña y marca un plan de contingencia capaz de afrontar imprevistos que puedan surgir.
• Monitoriza el avance del proyecto con herramientas de gestión como Jira o Monday.

Podríamos citar más errores, ya que hemos visto y superado muchos otros. No obstante, lo importante es que seas consciente de que la implantación de un ERP puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Así que evitar estos fallos en tu digitalización hará que tu transición sea eficiente y sin contratiempos.