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Cómo los mayoristas y distribuidores pueden utilizar el análisis de datos para aumentar la productividad

En el sector de la venta al por mayor y la distribución, la tecnología y el análisis de datos son cruciales para mejorar la eficiencia y la productividad. Este artículo muestra cómo los mayoristas y distribuidores pueden usar el análisis de datos para optimizar sus operaciones y seguir siendo competitivos.

  • La implementación de tecnologías avanzadas y la optimización de la cadena de suministro son claves para reducir costes y mejorar la eficiencia.
  • La integración de sistemas de gestión empresarial y de relaciones con clientes permite una visión integral y en tiempo real de las operaciones, mejorando la toma de decisiones y la satisfacción del cliente.

La venta al por mayor y la distribución son componentes importantes de la economía de cualquier país. El movimiento de mercancías es una parte vital de la cadena de suministro, y la analítica de datos puede jugar un papel clave en este asunto. No sirve de nada fabricar el producto correcto si no es posible que llegue al minorista adecuado (o a un cliente) en el momento oportuno.

Sin embargo, los cambios en la tecnología y la demanda de los minoristas implican que los sectores de venta al por mayor y distribución estén cambiando.

Además, las empresas de venta al por mayor y distribución enfrentan desafíos significativos debido a las nuevas tecnologías y el cambio económico global. Están atrapadas entre las exigencias de eficiencia de los fabricantes y la capacidad de respuesta de los minoristas, lo que presiona sus márgenes.

La digitalización permite a los minoristas trabajar directamente con fabricantes, dejando a los distribuidores fuera de juego. Además, la competencia es feroz, con gigantes como Amazon y nuevos participantes en el mercado. La fidelización de clientes es más difícil debido a la abundancia de opciones online, y encontrar talento adecuado es un reto, especialmente con las diferentes expectativas de la generación millennial.

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Problemas a resolver

Según la empresa de tecnología y soluciones Aberdeen Group, como mayorista o distribuidor, el mayor reto al que te enfrentas es la necesidad de reducir costes. Le sigue la gestión de las expectativas de crecimiento, las necesidades cambiantes de los clientes y el aumento de la competencia.

  • Reducir costes (37%)
  • Gestionar expectativas de crecimiento (31%)
  • Cambios en las necesidades de clientes (23%)
  • Aumento de la competencia (21%)
  • Retrasos en la toma de decisión por falta de información apropiada (19%)

Empieza por racionalizar procesos

Para reducir costes y mejorar al mismo tiempo las relaciones con los clientes, Aberdeen indica que los mayoristas y distribuidores están estableciendo estas estrategias:

  • Racionalizar y acelerar procesos para mejorar la eficiencia y la productividad (50%)
  • Mejorar la interoperabilidad y la colaboración (38%)
  • Centrar los esfuerzos en prestar servicio y aumentar el número de clientes (38%)
  • Modernizar la infraestructura tecnológica y las aplicaciones (25%)
  • Optimizar la cadena de suministro (13%)

Nick Castellina, director del grupo de investigación de Aberdeen, comenta: “A la hora de reducir costes y mejorar los márgenes, los líderes de la distribución y venta al por mayor quieren racionalizar procesos además de optimizar sus cadenas de suministro”.

“Con los procesos racionalizados, las organizaciones pueden hacer más con un menor impacto en sus recursos. Optimizar la cadena de suministro implica que pueden gestionar el inventario con mayor eficacia y mantener los precios de los productos bajo control”.

“Si nos centramos en complacer a los clientes, los líderes han priorizado la colaboración y el servicio. Esto abarca comprender mejor las necesidades de los clientes, facilitarles su interactuación con la empresa y cambiar la forma en que las organizaciones entregan los productos, lo que a menudo exige actualizaciones de los procesos de trabajo”.

¿Cuáles son las tecnologías disponibles?

Los sistemas de gestión empresarial (ERP) son la base de los cambios empresariales necesarios, ya que permiten gestionar procesos internos críticos, como el historial de compras, los datos de facturación y envío, la gestión de cadenas de suministro, datos financieros e información de contabilidad.

En su nivel más básico, el software ERP moderno (denominado de gestión empresarial) proporciona la plataforma necesaria para la modernización de la tecnología, mejora de la colaboración y racionalización de procesos.

Aun así, para convertirte en un líder de la venta al por mayor y la distribución, las estadísticas de Aberdeen muestran que debes contar con soluciones de ERP con funciones empresariales integradas, que se centran en el proceso de hacer llegar los productos a los clientes cuando los necesitan mediante la cadena de suministro.

¿Cómo ayuda la integración de la tecnología de ERP?

Mientras que el ERP se encarga de los procesos internos, la gestión de relaciones con clientes (CRM) gestiona la información externa, como los datos de interacción con los clientes, el seguimiento de canales y ventas, y los datos de campañas de marketing y prospección. El CRM se utiliza para ayudar a las empresas a comprender a los clientes tanto actuales como potenciales, así como para gestionar las relaciones, ventas y marketing.

Según algunos datos, los líderes de distribución y venta al por mayor tienen el triple de probabilidades que los seguidores de contar con sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) integrados con ERP. Esto se debe a que pueden crear un portal centralizado para los datos de clientes, que interactúa con la funcionalidad de la cadena de suministro, por lo que no hay que preocuparse por la sincronización de la información.

Qué funcionalidades pueden aportar el tener un CRM y ERP integrados

Martin Craze, fundador y director ejecutivo de Applied Business Computers, comenta: “Tener que esperar a que una base de datos se actualice antes de poder hacer cosas como, por ejemplo, procesar facturas, reaprovisionar los niveles de inventario u organizar las devoluciones de productos para los clientes, provocará operaciones más lentas y un aumento del riesgo de errores en la base de datos».

“Aplicar las funcionalidades de un CRM integradas en tu solución ERP garantizará que los sistemas compartan una base de datos, lo que significa que las actualizaciones en ambos sistemas estarán visibles de manera instantánea. Una de las mayores ventajas de la integración de ERP y CRM es que ofrece una visión integral a tus clientes”.

Como parte de una cadena de suministro cada vez más digital, tienes que reorganizar tu estrategia empresarial con los minoristas y fabricantes, y orientarte hacia el comercio electrónico.

Hasta ahora, muchos mayoristas y distribuidores no han dado el salto a comercio electrónico B2B, ya que sus proveedores siguen usando canales tradicionales, como el teléfono incluso el fax, para realizar pedidos.   Pero esta tendencia está cambiando rápidamente, pues fabricantes y minoristas son cada vez más exigentes y cuentan con más conocimientos técnicos.

El comercio electrónico B2B puede mejorar tu forma de comunicarte con minoristas y fabricantes, lo que facilitará la gestión de pedidos entre ambas partes. Si no te subes al carro, tu empresa podría quedar expuesta ante una competencia con operaciones de comercio electrónico más efectivas y eficientes.

Cómo puede ayudar el análisis predictivo y de datos

Las cifras de Aberdeen también indican que:

  • Además de tener mejor acceso a la información, las empresas líderes en distribución y venta al por mayor utilizan los datos relevantes para tomar decisiones mejores y ser más ágiles.
  • Los líderes tienen un 72 % más de probabilidad de tener el análisis empresarial integrado en su ERP, lo que significa que pueden tomar decisiones mejor respaldadas y realizar una planificación de la demanda más precisa.

Aberdeen también recomienda examinar atentamente la funcionalidad en tiempo real de los análisis que utilizas: las empresas líderes tienen un 31 % más de probabilidades de obtener visibilidad en tiempo real del estado de todos los procesos y datos.

Los análisis en tiempo real

Nick comenta: “Para una organización con muchos elementos en movimiento, como un mayorista o distribuidor, esto resulta fundamental para poder gestionar la logística con agilidad. Las alertas automatizadas permiten notificar acciones basadas en los cambios en la demanda u otros factores”.

“Además, mediante el uso de datos fáciles de comprender, junto con las capacidades de análisis, el personal con mayor rendimiento puede planificar y predecir mejor la demanda (lo que mejora el servicio al cliente y reduce los costes), así como notificar cambios en los flujos de trabajo, como la combinación de envíos”.

Paul St. Germain, experto en el sector de la distribución mayorista, añade: “En muchos casos, los análisis y los datos prácticos pueden usarse para generar nuevas formas de diferenciación que pueden utilizarse para transformar los mercados existentes. Amazon, por ejemplo, ha obtenido una patente de lo que denomina envío anticipado, un método para empezar a entregar paquetes incluso antes de que los clientes hagan clic en comprar”.

“Esta patente es un ejemplo de la capacidad analítica de las organizaciones para anticipar las necesidades de los clientes, incluso antes de que los propios clientes sean conscientes de ellas, y es una muestra de una forma en la que Amazon espera sacar provecho de su vasta riqueza de datos de clientes para mejorar su posición frente a los rivales. Los mayoristas y distribuidores pueden (y lo están haciendo) implementar el mismo tipo de cambio y transformación”.

El valor del análisis predictivo

Aunque el análisis predictivo es una herramienta que está disponible desde hace tiempo, las empresas de distribución y venta al por mayor han tardado en darse cuenta de su valor; en el pasado, se necesitaba un experto, como un científico de datos, para extraer la información y el valor asociado.

Sin embargo, para tu empresa es mucho más sencillo utilizar el análisis predictivo. La disponibilidad de tecnología de datos en tiempo real ofrece resultados inmediatos, y los científicos de datos expertos ya no son necesarios, porque los análisis pueden integrarse en los procesos empresariales de un ERP.

El análisis predictivo podría ayudarte a:

  • Mejorar la comunicación y el entendimiento entre los departamentos de ventas de distribuidores y mayoristas, y los minoristas. Por ejemplo, podría permitir al representante de ventas de un distribuidor o mayorista proporcionar valiosos datos prácticos a un comprador minorista, y presentar los productos más relevantes y valiosos que van a formar parte de los siguientes pedidos.
  • Analizar datos sobre lo que los minoristas han comprado en el pasado para predecir las ventas futuras. Compartir estos datos con los proveedores de fabricación podría ser extremadamente valioso, ya que, por lo general, los proveedores solo tendrán datos sobre las cantidades vendidas, pero no información que pueda ayudarles con la estrategia de productos.

Un elemento clave para el éxito de tu empresa es la necesidad de colaborar: las empresas líderes tienen un 46 % más de probabilidad que los seguidores de tener colaboración en tiempo real entre los departamentos y divisiones empresariales.

Según Nick, “La conexión de funciones, como la cadena de suministro, las ventas y las finanzas, puede ayudar a las empresas a cumplir sus objetivos de eficiencia. Externamente, las empresas líderes tienen una mayor probabilidad de poder compartir datos tanto con clientes como con proveedores. Esto permitirá mejorar el servicio, reducir los costes y aumentar los márgenes”.

Por qué usar la nube puede ser beneficioso

Una cuestión que es necesaria que comprendas es cómo los sistemas ERP en la nube pueden beneficiar a tu empresa. Estas son las razones por las que las empresas eligen la nube, según Aberdeen:

  • Necesidades de colaboración para varias ubicaciones (63%)
  • Estandarización en un sistema único para varias entidades (47%)
  • Escalabilidad de aplicaciones (16%)
  • Dificultad para seleccionar personal de TI (16%)
  • Plantilla global que trabaja en varias zonas horarias (16%)
  • Coste de actualizar aplicaciones obsoletas (11%)
  • Gastos de TI (11%)

Nick comenta: “Los empleados deben poder compartir datos con las partes interesadas en numerosas ubicaciones para garantizar que se contabiliza la demanda, los envíos se entregan a tiempo y las rutas se modifican para asegurar el mejor servicio. Una solución en la nube garantiza que los empleados puedan acceder con facilidad a los datos que necesitan estén donde estén”.

Las soluciones en la nube crecen al mismo ritmo que tu empresa

También influye el hecho de que las aplicaciones en la nube se pueden ampliar al mismo ritmo que tu empresa, lo que garantiza que las soluciones sigan cubriendo los objetivos previstos a medida que la empresa crece, ya sea para aumentar el número de canales de venta o para seleccionar a nuevos socios.

Nick añade: “Las aplicaciones obsoletas plantean una serie de retos. Actualizarlas es un proceso costoso y laborioso, y las aplicaciones obsoletas no proporcionan acceso a las funciones más actualizadas y las mejores prácticas. No es simplemente un factor limitador cuando las organizaciones intentan agilizar la entrega de productos, sino que pone de manifiesto que las soluciones antiguas ya no son adecuadas.

“En una solución en la nube, el proveedor de software gestiona las actualizaciones automáticamente, lo que garantiza que las organizaciones siempre tengan la versión más reciente”.

En resumen, la adopción de tecnologías avanzadas y el análisis de datos son esenciales para que los mayoristas y distribuidores mejoren su productividad y competitividad. La racionalización de procesos, la integración de ERP y CRM, y el uso del análisis predictivo son estrategias clave para enfrentar los desafíos del sector. Al implementar estas soluciones, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir costes y ofrecer un mejor servicio al cliente, asegurando así su éxito a largo plazo.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Seis documentos empresariales que es necesario tener en formato impreso (infografía)

La digitalización de los documentos empresariales y su ubicación en la nube es una realidad a la que algunos documentos se resisten. Aunque cada vez son menos, algunos documentos empresariales deben conservarse en formato impreso.

  • Repasamos cuáles son los documentos más habituales que deben guardarse en formato impreso en cualquier negocio.
  • Conoce cuáles de estos contenidos deberían coexistir con versiones digitalizadas.

A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, algunos de ellos deben mantenerse en formato impreso, por lo que el papel todavía tardará en desaparecer de las empresas.

Sin embargo, aunque los originales de determinados documentos se conserven en papel, sus copias digitalizadas se suelen enviar por email. Un ejemplo de ello serían las escrituras de constitución, los poderes de los administradores o el acta de declaración de titularidad real, que las entidades financieras suelen solicitar a sus clientes.

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¿Qué documentos se deben mantener en formato papel?

Digitalización documental versus impresión en formato papel. Cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos documentos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que conviene tener en formato papel destacan los siguientes:

1) Contratos

Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos se firman, preferiblemente en azul para dificultar falsificaciones, y se guardan, por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos. De esta manera, se tiene una mejor accesibilidad a ellos y se facilita que puedan ser compartidos por medios electrónicos.

2) Licencias y permisos de la empresa

Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial… Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección. Este tipo de documentos, también suelen coexistir en formato impreso y digital, ya que las Administraciones Publicas están más digitalizadas. Cada vez son más los permisos y licencias que se emiten en formato electrónico.

3) Documentos fiscales

La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.

4) Escrituras

Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales; son selladas en cada hoja por el notario; se ponen timbres del estado en cada folio; y se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento.

Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico. Entre las escrituras que más se suelen digitalizar se encuentran la escritura de constitución y las que otorgan poderes, ya que suelen ser demandadas por entidades financieras.

5) Contraseñas de las cuentas

Tenemos tantas contraseñas que es casi imposible memorizarlas, por eso, para evitar que sean robadas en ciberataques, no es conveniente guardar contraseñas bancarias ni de ningún tipo en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.

6) Tarjetas de visita

A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer. El intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones, aunque la pandemia generada por la COVID-19 también está afectando notablemente al intercambio de tarjetas.

Además de tener claro cuáles son los documentos que merece la pena conservar en papel, es preciso tener un control sobre ellos, con especial atención a lo siguiente:

  • Fechas de vencimiento de los distintos contratos.
  • Mantener en orden los archivos documentales.
  • Asignar responsable de la guardia y custodia de documentos importantes para la empresa.
  • Fechas de prescripción de la documentación justificativa de determinadas operaciones, ya que a partir de esa fecha ya no se hace necesaria su conservación.

Las impresoras se resisten a desaparecer a pesar de la digitalización de las empresas

A pesar de que la digitalización de las empresas avanza de manera imparable, la impresora se resiste a desaparecer. Algunos de los cambios que se están produciendo en la utilización de la impresora son los siguientes:

  • Se producen un incremento notable del escaneado de documentos, de manera que en determinadas empresas se utiliza más para escanear que para imprimir.
  • El fax tradicional que venía incorporado a muchas impresoras está prácticamente obsoleto al ser sustituido por el correo electrónico y el fax por Internet.
  • Se imprimen determinados documentos directamente en formato PDF para guardarlos en este formato.
  • La conectividad de las impresoras con Internet facilita la extensión del pago por copia, ya que los proveedores de estos servicios pueden tener acceso al número de copias realizadas. Este servicio se ha extendido a usuarios particulares, que reciben sus cartuchos de tinta antes de que se acaben.

Por lo tanto, el presente y el futuro conviven en determinados documentos, que se guardan en papel, pero también en formato digital. Además, las impresoras están lejos de desaparecer y están evolucionando con nuevas funcionalidades.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Innovación en tiempos de cambio: Cómo las empresas pueden mantenerse a la vanguardia en un entorno empresarial líquido

La innovación se ha convertido en un elemento clave para la permanencia de las empresas en un entorno empresarial líquido.

  • La empresa debe diseñar un plan estratégico específico para innovar y conseguir resultados positivos. 
  • El entorno empresarial líquido requiere que la compañía haga análisis y revisiones periódicas de su planificación y resultados para ver la necesidad de realizar nuevas adaptaciones. 

Entorno VUCA (Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad) o BANI (Frágil, Ansioso, No lineal e Incomprensible) son términos que ya están asimilados en el ámbito empresarial. Aunque parece algo nuevo, no es así en realidad. Datan de los 90 y del año 2020, respectivamente. Pero ya hacia finales de la década de los 80, el sociólogo y filósofo polaco-británico de origen judío Zygmunt Barman comenzó a hablar de modernidad líquida.

Este concepto lo basó en la fluidez, cambio o flexibilidad, entre otros términos, para aludir a cambios continuos e irrecuperables. Es la contraposición a lo que podría definirse como un entorno estable. En resumen, es la adaptación a los tiempos líquidos. Y, en este entorno empresarial líquido, la innovación se ha convertido en la clave para la supervivencia de las empresas y en un elemento vital de competitividad. Pero no es el único factor. 

¡COMPARTE! ¿Sabes por qué es tan importante innovar en un entorno empresarial líquido? Te damos las claves para hacerlo con éxito.

También las finanzas de la compañía son decisivas. Esto se debe a que sin unas cuentas saneadas y con capacidad económica es difícil la innovación en tiempos de cambio. Y, ¿qué puedes hacer si quieres ser una empresa líquida? ¿Cómo innovas? ¿Qué debes tener en cuenta en materia financiera? Sigue estos consejos para que sea más fácil moverte por el actual entorno empresarial líquido.

Claves de la innovación en un entorno empresarial líquido

Una de las premisas fundamentales en un entorno empresarial líquido es que la innovación no se contemple como un hecho aislado dentro de la compañía. La empresa líquida debe ser consciente de la importancia de la innovar en tiempos de cambio. De hecho, es necesario que la incluyas dentro de la estrategia corporativa o plan estratégico en el que no debe faltar un apartado específico que la recoja. Y, a partir de aquí, ¿qué más puedes hacer? Para innovar en un entorno empresarial líquido, conviene que tengas en cuenta estas claves: 

  • Diseño del plan: este apartado es muy importante. Uno de los errores más habituales es diseñarlo de fuera hacia dentro. Es decir, se tiende a analizar la coyuntura, así como las oportunidades y amenazas para, posteriormente, definir la estrategia para conseguir los objetivos y buscar los recursos necesarios. Sin embargo, en un entorno empresarial líquido, este diseño tiene que hacerse al revés: de dentro hacia fuera. En el siguiente apartado te explico cómo.
  • Gestión ágil: otra de las claves básicas es gestionar la innovación de forma ágil. En este sentido, conviene que la tengas en cuenta como estrategia y contemples períodos de tiempo más largos. En una empresa líquida es un error la gestión por proyecto. Para ello, necesitas programas de trabajo -hablamos en otro apartado-, y realizar análisis de los datos e información en tiempo real para comprobar la buena marcha o ver si conviene hacer algún cambio. No hay que olvidar que estás en un entorno empresarial líquido. 
  • Revisiones: la gestión ágil de la innovación en una empresa líquida ya incluye que se hagan análisis. Pero no es suficiente. En este caso, hay dos pautas claras. Una de ellas es una revisión más profunda con periodicidad trimestral por parte del equipo o departamento para comprobar si las prioridades fijadas se mantienen. Y, una vez al año, es el momento de repasar la estrategia de innovación por si es preciso modificarla.

El plan de innovación tiene que hacerse de dentro hacia fuera, partiendo de las capacidades propias y un análisis con visión de futuro.

Cómo diseñar un plan para innovar en una empresa líquida

Como te he comentado anteriormente, diseñar un plan de innovación es fundamental en un entorno empresarial líquido. Aunque pueda parecer difícil, no lo es. Solo debes seguir unos pasos sencillos y que son similares a los del plan tradicional, pero con algunas diferencias y orden de los elementos. Esto es lo que debes sopesar paso a paso: 

  • Concepto: es fundamental que definas bien el concepto de lo que es la compañía, teniendo visión de futuro y valorando las capacidades existentes tanto en la empresa líquida como en el equipo de profesionales. Por ejemplo, no es lo mismo pensar que eres un taller mecánico que una empresa o negocio especializado en chapa y pintura para automoción. El primer término es tradicional, mientras el segundo abre las puertas a ofrecer soluciones innovadoras. 
  • Oportunidades: una vez se tiene esa definición, debes analizar las oportunidades existentes fuera de la actividad que desarrolles en su concepto tradicional –siguiendo con el ejemplo sería solo reparar coches-, para explorar nuevos horizontes y abrir nuevos caminos. Es importante que no te olvides de pensar en qué podrían aplicarse o utilizarse. Es decir: líneas innovadoras con valor y rentables.
  • Capacidades: la empresa líquida tiene que conocer su propia capacidad para llevar a cabo las innovaciones.
  • Estudio: no es suficiente con que analices las oportunidades y conozcas las capacidades. Este análisis es preciso que se haga de forma realista. Debes priorizar líneas de innovación que puedan llegar a mercado. Aunque la idea sea pionera o se anticipe a las necesidades, no puedes olvidar que tiene que haber un retorno económico. Los ingresos por los productos o servicios innovadores son claves para la supervivencia de la empresa líquida. No se puede sobrevivir sin ellos. Por supuesto, no obvies los posibles riesgos. 
  • Pruebas: para no dar pasos en falso, es recomendable hacer pruebas sobre esas posibles innovaciones. Esto te permitirá comprobar las capacidades de la compañía y construir la propuesta de valor definitiva o, al menos, más definida. Sólo si funciona podrás buscar más recursos para llevar a cabo la innovación correspondiente, sobre todo si la empresa líquida va a dar un importante salto cualitativo y cuantitativo. Y, sobre todo, nunca lo hagas al revés: no busques primeros recursos y luego analices las oportunidades.
  • Pasar a la acción: una vez dados estos pasos, lo siguiente es que elijas qué líneas de innovación vas a realizar. Para ello, es clave tener claro cuál de todas ellas es la de más valor añadido. A continuación, hay que fijarse un calendario. ¿Y qué haces con el resto de ideas innovadoras? Si se ha obtenido un buen resultado en las pruebas, se pueden poner en marcha más adelante. Aquí también conviene la realización de un planning.

La correcta gestión de la innovación requiere de herramientas específicas como Sage 200 para tener todos los datos e información disponible para un mayor control y mejor visualización.

Finanzas: el quid en tiempos de cambio

Para innovar es necesario tener recursos económicos. De hecho, el análisis de las oportunidades y capacidades debes acompañarlo de un estudio económico-financiero. Esto va a permitir con exactitud conocer los recursos que necesitas para innovar. Incluso será de ayuda para tomar la decisión –muchas veces compleja-, de qué líneas innovadoras se van a llevar a cabo en el caso de que haya que seleccionar entre varias o planificarlas en el tiempo. 

Este análisis financiero no solo debe comprender la parte de la innovación. Es importante que se visualice en el marco global de la compañía. Esto es clave porque una empresa líquida también debe acometer otros proyectos en otros departamentos o áreas que requieran inversión económica como ampliación de instalaciones, una nueva sede o renovar maquinaria, entre otros aspectos o necesidades de adaptación. 

Un buen análisis financiero también te ayudará a optar a posibles ayudas o subvenciones o la participación en programas de innovación. En el caso de tener que recurrir a financiación bancaria, será decisivo también para la toma de decisiones de la entidad financiera.

Y, por supuesto, durante todo el proceso de innovación, y una vez lanzado el producto o servicio al mercado, es recomendable que sigas analizando la evolución del proyecto, las ventas o el retorno que se está consiguiendo en todo momento. En esta situación, una empresa líquida puede ayudarse de sistemas ERP como Sage 200 para una mejor gestión, aparte de incorporar varias herramientas para tener toda la información en un clic. Y esta visualización es básica en un entorno empresarial líquido en el que las decisiones se tienen que tomar muchas veces con rapidez. 

Todos estos pasos son los que tienes que dar para que innoves de forma exitosa dentro de estos tiempos de cambio y de incertidumbre en los que sin la innovación es difícil seguir en el mercado.

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Ciberespionaje en la cadena de suministro: Amenazas y soluciones para empresas

Asegurar el core de tu negocio es clave para su futuro. En este artículo te contamos cómo proteger la cadena de suministro de tu compañía contra el ciberespionaje. 

  • El ataque a tu cadena de suministros sucede cuando un ciberdelincuente accede a la red de trabajo de tu compañía a través de terceros que pueden ser colaboradores, clientes o proveedores. 
  • Según la Agencia Europea para la Ciberseguridad, las cadenas de suministros ocuparán el primer puesto en amenazas de ciberseguridad para 2030. 

El uso de las nuevas tecnologías como la nube o el IoT suponen el nacimiento de nuevos retos en cuanto a la seguridad de las empresas. Los profesionales del ciberespionaje realizan ataques cada vez más sofisticados para sustraer información. 

Es habitual que las organizaciones se centren en su propia seguridad y descuiden la seguridad de sus proveedores, colaboradores o clientes. Además, muy pocas empresas realizan una evaluación de riesgos para proteger su cadena de suministros. 

¿Qué es el ciberespionaje?

Con el término ciberespionaje corporativo nos referimos a la sustracción ilegal de secretos comerciales de tipo empresarial para lograr una ventaja competitiva. 

Se trata de una práctica que puede afectar a cualquier empresa, con independencia de su tamaño o de su sector de actividad. 

¿Cómo defenderte frente al ciberespionaje en la cadena de suministro?

Si quieres proteger la cadena de suministro de tu organización puedes seguir un proceso para tomar medidas. Durante los últimos años se está implantando el modelo Zero Trust para proteger a las organizaciones y tomar medidas antes de que se produzca un incidente. No podemos olvidar que un ataque de ciberespionaje puede dañar la imagen de la empresa y producir enormes pérdidas. 

Para protegerte puedes seguir los siguientes pasos: 

Evaluar los riesgos existentes

Lo primero que deberás hacer es estudiar los riesgos que se pueden producir en la cadena de suministro para saber en qué punto es vulnerable y dónde puede haber brechas de seguridad, de forma que puedas diseñar estrategias enfocadas a los puntos débiles.

Establecer normas de seguridad 

El siguiente paso consiste en establecer una serie de normas de seguridad que deberán seguir todos los proveedores, colaboradores y clientes de tu empresa. En este sentido, es fundamental que comuniques las normas establecidas de forma clara y concisa antes de comenzar cualquier relación comercial. 

Analizar a las empresas que se relacionan con tu organización

Antes de relacionarte con cualquier empresa, deberás analizar las medidas de seguridad que toma y firmar un contrato para que se comprometa a cumplir con las normas de seguridad que elaboraste. 

La formación de los trabajadores es un punto clave para que conozcan los riesgos del ciberespionaje y sepan detectar fallos de seguridad. 

Fijar medidas para la protección de datos personales 

Los datos personales suelen ser uno de los puntos más vulnerables de las empresas, por lo que es fundamental establecer medidas como la autenticación de doble factor o el cifrado de datos para protegerlos.

También se pueden establecer distintos niveles de acceso para los empleados o proveedores, de forma que cada uno pueda tener acceso a los datos que necesita en función de la actividad que realiza. 

Revisar de forma periódica las normas y las acciones realizadas 

Por un lado, es fundamental establecer revisiones periódicas de las normas en función de cómo avance la tecnología y, por otro lado, también es importante analizar cualquier actividad o acción que genere sospechas sobre un ataque de ciberespionaje

Formar a los empleados 

Otro aspecto fundamental para proteger a tu empresa consiste en la concienciación y formación de los empleados. Es fundamental que conozcan los riesgos que se pueden producir y que se cree una forma de comunicación adecuada en caso de que detecten alguna actividad extraña. 

Elaborar un plan de crisis

Aunque establezcas unas normas y tomes todas las medidas que hemos definido anteriormente, no existe nunca el riesgo cero de sufrir el ciberespionaje en tu organización, por ese motivo, deberás elaborar un plan de crisis en el que se tendrá que incluir: 

  • Las personas que intervendrán en la crisis y el papel de cada una. 
  • La forma de realizar las comunicaciones en este caso (tanto internas como externas). 
  • Las medidas urgentes que se tomarán para reducir los efectos de la crisis. 

En definitiva, las novedades tecnológicas permiten avanzar a las empresas hacia entornos en los que el trabajo sea más sencillo, pero también suponen una evolución y un cambio de los riesgos de ciberespionaje en la cadena de suministro.

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La nube ya está presente [Jordi Ramón, Performance Marketing Director, Sage Iberia]

En este contenido actualizado te contamos el estado de la técnica de los ERP online. Analizaremos cuáles han sido las razones que han convertido esta herramienta en un motor de crecimiento para negocios de todos los tipos y tamaño.

  • El ERP online facilita las transiciones tecnológicas, organizativas y legales.
  • La nube ha otorgado al ERP una flexibilidad, actualización, conectividad y modularidad nunca antes vista.

Todo cambio tecnológico necesita un período de adaptación. En general, las empresas se lanzan cuando las soluciones están maduras. En el caso de los ERP online, la clave ha estado en perder el miedo a no tener físicamente los datos.

Aún existe una cierta apuesta entre algunas empresas por mantener datos y programas en servidores propios. Pero es cuestión de tiempo. A medida que tengan que renovar infraestructuras y servidores, comenzarán a mirar con otros ojos las ventajas de la nube.

¿Qué tipo de empresas apuestan por un ERP online?

Hoy, la respuesta es sencilla: todo tipo de empresas:

  • Para las pequeñas empresas, es una gran idea. En la nube, hay soluciones a medida que permiten con recursos técnicos sencillos y accesibles contar con una herramienta especializada de alto nivel.
  • En los negocios de tamaño medio, el ERP online es una decisión orientada al crecimiento. Soluciones como Sage 200, ofrecen la flexibilidad que necesita una empresa que quiere aumentar su tamaño y la coherencia que demanda todo el proceso.
  • Para las grandes empresas, el ERP online es una solución lógica en un contexto de negocios en múltiples localizaciones. 

¿Por qué usar un sistema ERP? Ventajas de trabajar online

El ERP online es un éxito para las empresas que lo implantan por diversas razones:

  • Da previsibilidad a los costes. En algunos casos, la empresa paga un fijo y, después, una cuota mensual por el mantenimiento.
  • El ERP online se adapta a la necesidades variables de una empresa en crecimiento. Es, por tanto, visto como una herramienta de futuro que genera confianza en el presente.
  • Facilita una garantía de mantenimiento y actualización informática. En general, el proveedor se encarga de estas labores de forma remota.
  • El ERP es sencillo de integrar con otras aplicaciones. En la medida que sea necesario, puedes añadir CRM, recursos humanos, etcétera. Un ejemplo: integrar ForceManager CRM en Sage 200 es una palanca para la actividad comercial de tus equipos de ventas.
  • Es un paso decisivo en la digitalización. Eso es algo muy importante en un contexto en el que tanto la Administración como proveedores y clientes demandan nuevas formas digitales de relacionarse.

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La seguridad ha dejado de estar en cuestión

Uno de los principales miedos que tenían las empresas a la hora de llevar aplicaciones críticas para su negocio a la nube era la seguridad. La realidad es bien distinta y es más sencillo perder los datos o tener un incidente de seguridad si el ERP está en local que si se encuentra en la nube. Los datos están más seguros en la nube que en las instalaciones de la propia empresa.

En este sentido, es importante para las empresas que todavía no están del todo convencidas la gestión de las copias de seguridad:

  • Inmediatez de las copias de seguridad.
  • Sistemas replicados en diferentes centros de datos.
  • Posibilidad de solicitar copias adicionales y de descargarlas en tu equipo.

El ERP online y el cumplimiento normativo

La filosofía de un ERP online es de adaptación continua a los requerimientos o posibilidades que ofrece la normativa. En los últimos años, hemos vivido algunos cambios importantes que han puesto a prueba estas soluciones, como, entre otros:

  • PSD2 ha abierto unas enormes posibilidades para la compartición de datos bancarios, con la denominada banca abierta. Al mismo tiempo, ha introducido nuevas medidas de seguridad en los pagos con tarjeta. Como consecuencia, el flujo de datos de tesorería se ha transformado y la conectividad del ERP ha pasado a resultar clave.
  • El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA ha reclamado una nueva forma de relacionarse con Hacienda. La comunicación ha de ser electrónica y los tiempos muy breves. El ERP online es la herramienta adecuada para lograrlo con el mínimo esfuerzo.
  • El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) marcó unos procedimientos exigentes que garanticen los derechos de las personas afectadas. Nuevamente, los ERP tuvieron que adaptarse a un novedoso flujo de trabajo.
  • La ley Antifraude de 2021 marcó algunas pautas especiales a las soluciones de facturación, contabilidad y gestión. Algunos detalles importantes entrarán en vigor en julio de 2025, pero ya hay pautas que todo ERP debe seguir y por las que te pueden sancionar. De forma paralela, se están desarrollando los requisitos técnicos del nuevo sistema Verifactu
  • También suponen un cambio importante las normas de facturación electrónica, tanto en el ámbito público como en el privado. En este último, destaca la obligatoriedad que tendrá en los próximos años en relaciones B2B. Además de afectar al ERP y otros tipos de herramientas empleadas en la facturación, este cambio reclamará la participación de plataformas privadas y una solución pública.

Cómo facilita un ERP online las transiciones normativas

Cuando tienes un ERP online, sabes que tu proveedor lleva muchos meses, a veces años, trabajando en el cambio normativo. Ese esfuerzo se transformará en dos aspectos clave:

  1. Una actualización que te puede llegar en línea. Será la respuesta tecnológica a los nuevos requisitos que marque una norma, pero también servirá para que tú puedas aprovechar las ventajas que implique la transformación.
  2. Una comunidad alrededor del ERP online. No es una herramienta que has adquirido sin más, sino que está viva. Encontrarás soporte actualizado no solo de tus proveedores, sino también de asesores y otros profesionales. 

Y esta filosofía sirve para cualquier tipo de cambio normativo. Por tanto, como usuario del ERP, tienes la tranquilidad de que tu herramienta siempre está alineada con la ley.

El ERP online sigue una filosofía de adaptación continua y de transiciones suaves y adecuadas a las necesidades específicas de cada negocio.

Más agilidad con los datos en la nube

Tener la gestión de tu negocio en la nube facilita la colaboración y poder trabajar desde cualquier lugar. Y esto es algo que hoy en día valoran mucho las empresas. Puedes tener, gracias a equipos y dispositivos conectados, toda la información allí donde la necesitas:

  • Cuando viajas a reuniones con clientes y proveedores o por eventos, realización de trámites, búsqueda de financiación, inversores, oportunidades de negocio, formaciones, etcétera.
  • Si te desplazas a otra ubicación de tu propia empresa diferente de la que trabajas habitualmente.
  • En movilidad, incluso cuando tu trabajo siempre se realiza en movilidad.
  • Para diferentes fórmulas de teletrabajo.

Estar en la nube hace más fácil tener la contabilidad al día. Además, ofrece una visión de la tesorería con datos reales. Incluso ayuda también a mantener el control presupuestario de un proyecto o su planificación. La información se tiene en tiempo real y no hay que esperar a que los diferentes responsables pasen por la oficina para ir actualizando datos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Beneficios de contar con un CRM integrado en un programa de gestión comercial 

En este artículo conocerás cómo impulsar la eficiencia y competitividad empresarial integrando un CRM en tu gestión comercial. 

  • Sage y ForceManager se unen para integrar el CRM de Forcemanager en Sage 200 y Sage 50, en tan solo minutos.  
  • Con ForceManager integrado, podrás incrementar en un 25% tu actividad comercial y reducir en 2 horas semanales el tiempo que dedicas al reporting. En este post te contamos los beneficios de un CRM integrado.  

Un CRM (Customer Relationship Management) es un software empresarial que incluye diversas funcionalidades tecnológicas para gestionar y mejorar la relación con clientes, leads o usuarios de una empresa.  

La tecnología asociada al CRM contribuye a que tu empresa pueda hacer un seguimiento en tiempo real de las interacciones con tus clientes a través de varios canales, como el correo electrónico, el teléfono o las redes sociales. Convirtiéndose en un aliado estratégico para cualquier actividad comercial, con independencia del tamaño o estructura de la empresa.  

También centraliza todas las interacciones con tus clientes y potenciales, facilita el registro, automatiza tareas administrativas y mejora los procesos.  

La Inteligencia Artificial al servicio del CRM

En este sentido, ForceManager CRM integra capacidades avanzadas de Inteligencia Artificial que simplificarán tu día a día, como el reporting de visitas por voz y el seguimiento detallado de oportunidades de venta, permitiendote dedicar más tiempo a tus clientes y oportunidades de venta.  

Por otro lado, con la funcionalidad integrada de ofertas y pedidos, conocida como «Quotes & Orders», tu equipo tendrá la capacidad de generar presupuestos directamente desde el CRM de ForceManager. Así, podrá validarlos en tiempo real con la información disponible en Sage 50 y Sage 200, desde web o movilidad. Lo más destacado de esta funcionalidad sin coste adicional es que estos presupuestos se crearán automáticamente en Sage 50 y Sage 200, simplificando y agilizando la gestión del pedido, albarán y factura, acelerando el ciclo de venta. 

¿Qué beneficios aporta un CRM a tu empresa? 

Conocer los beneficios de un CRM para tu negocio te ayudará a tomar una decisión que favorecerá el desarrollo de tu empresa y la optimización de recursos. Un CRM aportará a tu organización las siguientes ventajas:  

Optimización de eficiencia y enfoque en la venta 

Según Nucleus Research, un CRM puede aumentar en un 245% el ROI de una empresa si se implementa correctamente. Con un CRM, el equipo de ventas de tu organización puede automatizar tareas administrativas repetitivas y centrarse en lo más importante: los clientes.  

Aumento de la productividad  

El 50% de los equipos de ventas reportaron que se produjo una mejora de la productividad con un CRM, según Data2CRM. Con un CRM tu equipo de ventas priorizará tareas y seguirá de cada oportunidad de venta, lo que supondrá un aumento del número de oportunidades cerradas.  

Descubre Sage 50 y Sage 200 conectado con ForceManager y comienza desde hoy a optimizar la gestión comercial de tu empresa, controlando y administrando correctamente todas las áreas de tu negocio.  

Toma de decisiones basadas en datos reales 

Una decisión basada en una intuición o en datos no actualizados puede suponer pérdida de ventas. Con un CRM tendrás datos reales y actualizados sobre tus clientes y sobre la oportunidad de venta que representan, lo que te permitirá tomar decisiones estratégicas fundadas en información veraz.  

Optimización del pipeline 

El CRM ayuda a los vendedores a hacer un seguimiento de cada oportunidad en las diversas etapas del pipeline o embudo de ventas. De esta forma, se pueden priorizar tareas y cerrar oportunidades.  

Colaboración entre equipos 

Cuando el CRM se integra con una herramienta de gestión comercial, los equipos comparten información, lo que impide que existan tareas duplicadas y se cometan errores. En este sentido, según Resourceful Selling, el 91% de los equipos de ventas de alto rendimiento colaboran con todos los departamentos para cerrar grandes acuerdos de negocio.  

El 91% de los equipos de ventas de alto rendimiento colaboran con todos los departamentos para cerrar grandes acuerdos de negocio.  

Retención de clientes 

Un estudio de Harvard Business Review revela que la adquisición de un nuevo cliente cuesta entre 5 y 25 veces más que mantener a un cliente existente. El uso de un CRM integrado en un sistema de gestión empresarial contribuye a que tu equipo de ventas dé un mejor servicio a los clientes y los retenga.  

Vista completa del rendimiento del equipo de ventas 

El uso de un CRM ayuda a conocer la productividad y los resultados de los equipos de ventas. De esta manera, se podrán detectar con facilidad los aspectos que funcionan en el proceso y los que necesitan ajustes para mejorar. 

Ahorro de tiempo 

La automatización de tareas ahorra tiempo al equipo de ventas, lo que se traduce en un ahorro de dinero para la empresa. Según datos de ForceManager, los comerciales ahorran en promedio 2 horas semanales en tiempo de reporting. En este sentido, un CRM, aunque requiere una inversión por parte de la compañía, proporciona ahorros que suponen que el ROI sea positivo. Además, en el mercado existen multitud de opciones de CRM que se adaptan a las necesidades de cada organización.  

En definitiva, el uso de un CRM contribuye a mejorar la productividad del equipo de ventas y a aumentar los clientes y los beneficios de la empresa. Es necesario verlo como una inversión a largo plazo que, si se utiliza correctamente, permitirá el desarrollo de la empresa y el incremento de su competitividad y de su cuota de mercado.  

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Qué es un CRM y cuáles son sus diferentes aplicaciones en la empresa

¿Quieres automatizar tareas en tu empresa y atender las necesidades y expectativas de tus clientes? El CRM es la herramienta perfecta.  

  • 4 de cada 10 empresas españolas afirman que hasta un 20% de sus ventas proceden de su CRM, según un estudio de Microsoft y SCOPEN.   
  • Gestionar oportunidades de venta de principio a fin y centralizar las interacciones entre una empresa y sus clientes, son algunas de las funcionalidades de un software CRM. Te contamos todos los detalles en este post.  

El objetivo de cualquier empresa es aportar valor, diferenciarse de sus competidores y crear relaciones duraderas con sus clientes. Para lograrlo, la tecnología es una gran aliada, en general, y el software CRM es el partner perfecto.  

La informatización de las tareas y procesos administrativos de las pymes en los últimos 30 años ha estado siempre orientada a la necesidad de cumplir cada vez con más requisitos legales, principalmente en el caso de la contabilidad y la facturación.  

¡COMPARTE! ¿Quieres automatizar tareas y satisfacer las necesidades de tus clientes? Descubre cómo un CRM puede ayudarte a lograrlo. 

Con el paso del tiempo, las herramientas utilizadas por las empresas mejoraron su funcionalidad e incorporaron otras aplicaciones útiles para las organizaciones, que les permiten conocer los costes y controlarlos, gestionar los almacenes y procesos de compra para reducir el tamaño de los stocks y controlar las finanzas y la producción. De esta forma, se comenzó a utilizar lo que hoy llamamos software ERP (Enterprise Resource Planning). 

A pesar de estos avances en gestión, a las empresas les seguía costando tener indicadores precisos para conocer el comportamiento de los clientes, sus necesidades, preferencias y patrones de compra. 

¿Qué es un CRM?  

Un CRM (Customer Relationship Management) es un software de gestión de la relación con el cliente. Se trata de un modelo de gestión de toda la organización basada en algo a lo que muchas veces las empresas no dan la suficiente importancia: la orientación al cliente

¿Qué significa ser una empresa orientada al cliente? Entre otras cosas, significa:  

  • Conocer a nuestros clientes y a aquellos que puedan serlo algún día 
  • Saber cuáles son sus necesidades reales,  
  • Qué les impulsa a comprarnos a nosotros y no a nuestra competencia,  
  • Qué es lo que valoran de nosotros, de nuestros productos y servicios,  
  • En definitiva, qué les hace ser fieles a nuestra empresa. 

Si tenemos 30 clientes puede que conozcamos individualmente y en persona a todos, pero si tenemos 300 o 3000 y solo hemos automatizado los procesos de gestión administrativa y financiera, será difícil conocerlos a todos. 

¿Qué aplicaciones tiene un CRM en la empresa? 

Las empresas necesitan una herramienta que les ayude a conocer y gestionar eficazmente la relación con los clientes. El software CRM para pymes consigue este objetivo, actuando en las tres áreas básicas de gestión:  

  • La fuerza de ventas,  
  • La atención al cliente  
  • El marketing. 

Gestión de la fuerza de ventas 

La gestión de la fuerza de ventas permite, entre otras cosas, gestionar las oportunidades y previsiones de venta. Una oportunidad de venta es una venta potencial futura, algo que sabemos que podemos vender, aunque no nos hayan pedido oferta. 

Pongamos un ejemplo: 

  • Imaginemos que nuestra empresa se dedica a la venta de vehículos industriales y un contacto nos comenta que en su empresa varios vehículos de reparto tienen muchos kilómetros y averías frecuentes, con lo que los costes de mantenimiento se han disparado. 
  • Este contacto no nos ha pedido oferta, porque posiblemente aún en la empresa no han tomado la decisión de cambiar la flota, pero sí que es una oportunidad de negocio que tenemos que considerar y trabajar en ella, de cara a los próximos meses y, llegado el momento, presentar una oferta competitiva que impulse al cliente a plantearse el cambio. 

Esta es una de las grandes diferencias del CRM con el ERP. El CRM permite gestionar oportunidades y potenciales clientes. Con la gestión de las oportunidades podemos registrar todas las operaciones potenciales, aunque no haya oferta y sin que el cliente esté registrado en el ERP. También informa sobre en qué etapa de nuestro ciclo de ventas están todas y cada una de ellas, lo cual es fundamental para la estrategia comercial de cualquier empresa.  

Este enfoque centrado en el cliente no solo mejora la precisión en las previsiones de ventas, sino que también permite una planificación más informada y basada en datos reales, evitando así la necesidad de hacer suposiciones. Con proyecciones de ventas que reflejan la realidad, las empresas pueden identificar desviación respecto a sus metas comerciales, adoptar medidas correctivas oportunamente y tomar decisiones estratégicas con mayor seguridad y visión de futuro. 

Atención al cliente 

El módulo de atención al cliente permite hacer una gestión adecuada cada vez que un cliente nos contacta. Ya sea para realizar una consulta, reportar una incidencia o hacer una reclamación. Así como actuar en consecuencia para dar la respuesta adecuada en cada caso. 

En muchas pymes existe la falsa creencia de que no es necesaria una gestión de incidencias, ya que su actividad empresarial no lo requiere. Esto se debe a que son principalmente empresas comercializadoras o distribuidoras, las cuales no cuentan con un servicio de asistencia técnica. 

Ejemplo de cómo una solución orientada al cliente marca la diferencia 

La asistencia al cliente es mucho más que eso. Imaginemos que se ha entregado un pedido incorrectamente a un cliente, con piezas defectuosas o calidad distinta de la solicitada. ¿Cómo se resuelve normalmente?:  

  1. El cliente llama exponiendo su reclamación y solicitando una pronta solución.  
  1. Se investiga que ha podido suceder, si se trata realmente de un error y donde se ha producido. 
  1. En caso afirmativo se organiza la devolución del material y se vuelve a servir el pedido, con los artículos correctos. 

Con frecuencia, el trámite termina aquí. Una vez solucionado el problema, se pasa a la siguiente tarea y el asunto se “olvida”, sin registrar en ningún sistema la reclamación del cliente, la solución proporcionada y las acciones realizadas para la resolución. Pero…  

  • ¿Qué sucede si al cabo de unas semanas vuelve a ocurrir un problema similar con el mismo cliente?  
  • ¿Qué pasa si la reclamación la recibe otra persona que no tuvo conocimiento del problema anterior?  
  • ¿Qué le dirá al cliente? ¿Qué no tenía ni idea de que el problema ya había sucedido anteriormente?  

Es posible que sea la última oportunidad para no perder la confianza del cliente. La rapidez y la seguridad en la respuesta son fundamentales. 

Un sistema CRM permite registrar la incidencia a partir del primer contacto con el cliente, consultar inmediatamente el histórico de comunicaciones e incidencias previas, dar una respuesta inicial inmediata y evitar que la incidencia se “traspapele”. Es sólo un ejemplo de cómo una solución CRM nos permite orientarnos al cliente. 

Marketing 

Según el estudio de Microsoft que hemos citado anteriormente, entre las ventajas de un CRM destacan:  

  • El lanzamiento de campañas de marketing personalizadas (92,2%),  
  • gestionar oportunidades de negocio de principio a fin (78,4%)  
  • y la integración de otros sistemas de comunicación (70,6%).  

Un gran número de pequeñas y medianas empresas no tienen departamento de marketing, pero la inmensa mayoría realiza acciones de búsqueda de nuevos clientes. Muchas veces de forma totalmente artesanal y con escasa efectividad. 

El lanzamiento de campañas de marketing personalizadas se destaca como una de las principales ventajas de un CRM en el 92,2% de los casos.  

La gestión de campañas de marketing y las funciones de segmentación avanzada disponibles en un software CRM, permiten comunicar con los clientes actuales y potenciales en el momento justo y con el mensaje adecuado, para maximizar el impacto de cada comunicación. 

Por el contrario, también, es posible evitar dirigir los mensajes equivocados a las personas incorrectas, con el consiguiente deterioro de imagen. Cuando se vinculan las campañas con las oportunidades de venta, se pueden medir los resultados y el retorno de la inversión obtenida para evaluar comparativamente la efectividad de cada acción. 

El éxito de las redes sociales ha obligado a replantearse a muchas organizaciones el modo que tenían de relacionarse con sus clientes. Se ha pasado de mirar este tipo de herramientas con escepticismo a utilizarlas como aplicaciones estratégicas. 

Con el social CRM no se trata solo de incorporar las redes sociales como un canal de comunicación más, sino de integrarlas en las herramientas que tenemos para la gestión de los clientes. 

Un ejemplo: 

  • Nuestro departamento de ventas puede utilizar los datos de estos medios sociales para encontrar información de clientes potenciales y también para mantener una comunicación con los clientes actuales. 
  • También podrá detectar tendencias de mercado que se podrán considerar a la hora de tomar decisiones empresariales.  

Otro ejemplo: 

  • El departamento de atención al cliente también puede utilizar las redes sociales combinadas con el CRM para responder con mayor rapidez a las sugerencias de los clientes y transformar a un cliente descontento en un cliente satisfecho con el trato recibido. 
  • La rapidez e inmediatez de las redes sociales contribuyen a prevenir posibles problemas de crisis de reputación online, que muchas veces se producen por un mal tratamiento de las quejas de un cliente. 

En definitiva, el social CRM pone al cliente en el centro de la estrategia de la empresa. Nos ayuda a lograr el “engagement” entre estos clientes y la empresa, gracias a la cercanía de las redes sociales que permiten crear esos lazos emocionales que muchas veces de otras formas es mucho más complicado de generar. 

Por lo tanto, si incorporas un programa CRM en tu empresa, podrás proporcionar más y mejores referencias al equipo comercial para convertirlas en oportunidades de venta reales y cerrar el ciclo completo de relación con el cliente. 

Para aportarte más valor y que logres fortalecer tus relaciones con los clientes, Sage y ForceManager han alcanzado un acuerdo para integrar el CRM de ForceManager en Sage 50 y Sage 200. Con el CRM integrado podrás incrementar en un 25% tu actividad comercial y reducir en 2 horas semanales el tiempo que dedicas al reporting. Descubre cómo un software CRM orientado al cliente puede ayudarte a mejorar la productividad y la rentabilidad de tu empresa. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Desmitificando el CRM: Cómo las pequeñas empresas pueden implementarlo sin arruinarse en la inversión 

Conoce por qué las pequeñas y medianas empresas también deben utilizar en sus procesos el CRM.  

  • El 53% de los directivos de pequeñas y medianas empresas se sienten en desventaja con respecto a otras empresas.  
  • Usar un CRM permite a las pymes optimizar sus procesos, ofrecer un mejor servicio y competir en igualdad de condiciones. 

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) de todo el mundo son los principales motores del crecimiento económico actual. Representan entre el 60% y el 70% del empleo y el 55% del PIB en las economías desarrolladas.  

¡TUITÉALO! Descubre cómo las pymes pueden implementar un CRM sin arruinarse y potenciar su crecimiento empresarial. 

Y, más que para cualquier otro tipo de empresa, encontrar, captar y retener clientes es la clave del éxito. Sin embargo, el 53% de los directivos de pymes se sienten en desventaja con respecto a otras sociedades en lo que respecta a las expectativas de los clientes. ¿Cómo invertir la tendencia? Invirtiendo en las herramientas adecuadas, como un CRM.  

La clave del crecimiento de las pymes 

Quienes tienen una pequeña o mediana empresa desean captar nuevos clientes y reforzar las relaciones con los existentes. En su día a día, se esfuerzan por hacer crecer la empresa.  

Muchos empresarios creen que el mercado o mercados a los que sirven dictan cuánto pueden vender. Sin embargo, uno de los mantras clave para captar más clientes empieza en casa. Al racionalizar los procesos de venta internos, los equipos de ventas se alinean en torno a un mismo objetivo, lo que elimina lagunas y falta de comunicación. Aquí es donde la digitalización desempeña un papel fundamental.   

Este es el poder que una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) aporta a los empresarios incluso a aquellos que dirigen empresas pequeñas. Un buen sistema CRM almacena toda la información de ventas, como datos de clientes, nuevas oportunidades de venta, problemas de servicio, campañas de marketing y comunicaciones con clientes, en una única aplicación. Esta información es muy útil en las acciones que se lleven a cabo desde los departamentos de ventas y marketing, ya que ofrece una visibilidad clara de los clientes y de las últimas interacciones de los vendedores con ellos. 

Razones para implementar un sistema CRM en la empresa 

  1. Optimiza operaciones. Un sistema CRM puede ayudar a las empresas a racionalizar sus operaciones, mejorando tanto la eficiencia como la productividad. Desaparece la posibilidad de perder clientes potenciales por errores de los empleados. El equipo también puede obtener una imagen clara de su pipeline de ventas y marketing, datos de ventas reales e información actualizada sobre el progreso del cliente. 
  1. Organiza los datos de manera clara. Una de las ventajas de una herramienta CRM es la estructura que aporta a sus datos. Segmenta los contactos, los detalles de los clientes e interacciones, y permite almacenar cualquier dato relevante que requiera la empresa. 
  1. Ofrece información precisa en la previsión de ventas. Dado que todos los detalles y datos de los clientes están en un solo lugar, será más fácil para el equipo de ventas predecir el crecimiento futuro de las ventas basándose en el pipeline de acuerdos. Por lo tanto, el equipo puede preparar una estrategia eficaz para las ventas anuales y la generación de nuevos clientes potenciales. 
  1. Mejora la experiencia del cliente. Los CRM cuentan con un sistema central de tickets que funciona como un centro donde se registran todos los casos y se puede acceder a ellos. Todos los usuarios y gestores autorizados pueden acceder y ver el progreso de la resolución del problema, la comunicación, etc. 
  1. Gestiona el inventario: Uno de los mayores retos a los que se enfrenta cualquier empresa orientada a los productos es la gestión del inventario. Las pymes que tienen necesidades de inventario suelen carecer de recursos internos para gestionar las órdenes de compra, los pedidos de productos de los clientes y supervisar todo el inventario en varios almacenes. Estas empresas pueden utilizar CRM para realizar todas estas actividades. 

Sage 50 con ForceManager, la opción más completa para tu empresa 

Recientemente, Sage ha llegado a un acuerdo con ForceManager para incluir un módulo adicional en el software de contabilidad y gestión comercial Sage 50 y proporcionar la opción de CRM a las empresas que lo utilizan. Gracias a esta opción, las empresas consiguen gestionar de una forma mucho más eficiente su negocio, aumentando sus ventas y actividad comercial.  

Las pequeñas y medianas empresas podrán analizar en qué punto se encuentra su negocio y tomar decisiones empresariales con mayor conocimiento y seguridad. 

Todo ello sin menospreciar la atención al cliente, ya que podrán ofrecer una experiencia excepcional para mejorar la retención de clientes e impulsar el crecimiento de los ingresos. 

En ese sentido, los departamentos que integren la empresa trabajarán todos a una evitando el trabajo duplicado y ayudando a los distintos equipos que integren la empresa a trabajar más rápido y mejor. Al utilizar una única solución, todos serán más productivos y eficientes. 

En consecuencia, gracias a este acuerdo, se reducen los tiempos de respuesta a las consultas de los clientes con información precisa sobre el coste y precio de los proyectos.   

Optimiza tu gestión empresarial con la nueva integración de presupuestos en ForceManager CRM y Sage 50 

Ahora, puedes crear presupuestos rápidamente con ForceManager CRM desde cualquier lugar, y estos se validarán y generarán automáticamente en Sage 50 para gestionar el pedido, albarán y factura. Gracias a una sincronización perfecta de tu inventario, precios, descuentos y más, optimiza tus ventas y reduce errores.  

Estas actualizaciones mejoran la experiencia de uso y permiten una gestión más eficiente de tu negocio. Descubre todas las ventajas del módulo de CRM ForceManager de Sage 50 ahora mismo. 

En conclusión, el uso del CRM en las pymes es fundamental para optimizar la gestión de las relaciones con los clientes y mejorar la eficiencia operativa en todos los aspectos del negocio. Al implementar un sistema CRM adecuado, las pymes pueden centralizar y organizar toda la información relacionada con sus clientes, lo que les permite brindar un servicio personalizado y adaptado a las necesidades individuales de cada persona. 

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Claves para la transformación digital en la tesorería de BUFF

La transformación digital del área de tesorería es clave para las organizaciones que quieren perdurar en el tiempo.

  • En esta historia de éxito descubrirás como BUFF optimizó la gestión de su tesorería de la mano de la consultora tecnológica GOLIVE.
  • La implementación de Sage XRT condujo a mejoras significativas, como la reducción de errores y el acceso a información en tiempo real.

BUFF es una empresa española pionera en la industria de los accesorios y la ropa de deporte al aire libre. Presente en más de 70 países, la compañía se ha convertido en un referente en su sector gracias a su compromiso con la calidad, la innovación y la sostenibilidad.

En un contexto de creciente competencia y globalización, la compañía necesitaba optimizar su gestión de tesorería para mejorar su competitividad y el proceso de toma de decisiones estratégicas. Para ello, contrató nuestros servicios para implementar Sage XRT, un software de gestión de tesorería y comunicación bancaria desarrollado por Sage.

¡COMPARTE! Descubre la historia de éxito de BUFF, que demuestra cómo la innovación impulsa la competitividad y toma de decisiones estratégicas.

Desafíos y soluciones implementadas

Los principales desafíos residían en las complicaciones asociadas a la gestión contable, lo que ocasionaba retrasos en la generación de informes y obstáculos para obtener información actualizada sobre el saldo de cuentas y el flujo de dinero entre el ERP y el banco. Estas dificultades fueron el impulsor detrás de la decisión de adoptar Sage XRT y llevar a cabo una transformación digital completa.

Desde GOLIVE, al estar especializados en soluciones de gestión empresarial de Sage, implantamos con éxito el proyecto en tan solo tres meses. Esto permitió a BUFF empezar a disfrutar de los beneficios de la nueva solución de forma inmediata.

En la consecución de este hito fue determinante la estrecha colaboración con la dirección y el personal de BUFF y la comprensión profunda de sus necesidades.

El principal problema que tenía BUFF con relación a la gestión de su tesorería era de interpretación de datos y generación de informes financieros. Su modelo de gestión de tesorería se había quedado anticuado y no daba respuesta a las nuevas necesidades de información que demandaba la empresa.

Esto se traducía en dificultades crecientes por parte del departamento de tesorería para llevar una gestión contable actualizada, lo que repercutía negativamente en la generación de informes financieros para la toma de decisiones por parte de la dirección.

La solución a todos estos problemas fue la implantación de Sage XRT, un software de última generación para la gestión de la tesorería y la comunicación bancaria.

La instauración de esta aplicación les permitió realizar la transformación digital que necesitaban, ya que gracias a las funcionalidades de la nueva aplicación y a su exitosa implantación, comenzó a mejorar rápidamente la gestión de su tesorería.

Según Estefanía Ruíz, responsable de Tesorería de BUFF, ahora cuentan con una solución moderna, que ha transformado positivamente su forma de gestionar las finanzas y la tesorería de la empresa.

Beneficios de la transformación digital del área de tesorería con Sage XRT

Entre los principales beneficios que ha obtenido BUFF con Sage XRT, destacan los siguientes:

  • Reducción de errores y trabajo manual. La automatización de los procesos de tesorería ha permitido a la empresa reducir los errores y el trabajo manual, mejorando la productividad y la eficacia.
  • Mejora de la gestión contable. Sage XRT proporciona una visión completa de la situación financiera de la empresa, lo que ha permitido a BUFF mejorar su gestión contable y aumentar la precisión de los informes financieros.
  • Acceso a la información en tiempo real. Sage XRT permite a BUFF acceder a la información financiera en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
  • Mayor agilidad y flexibilidad en los procesos de tesorería. Sage XRT permite a BUFF adaptar sus procesos de tesorería a las necesidades cambiantes de la empresa, proporcionando una mejor visibilidad y control de la tesorería de la empresa.
  • Mejora de la seguridad. Sage XRT cuenta con medidas de seguridad avanzadas que protegen la información financiera de la empresa.
  • Reducción de costes. Sage XRT ayuda a BUFF a reducir los costes asociados a la gestión de tesorería.

Por lo tanto, la implementación de Sage XRT ha sido un éxito para BUFF. La nueva solución ha permitido a la empresa:

  • optimizar su gestión de tesorería,
  • mejorar su competitividad
  • y tomar decisiones más estratégicas.

En resumen, la transformación digital en la tesorería de BUFF, respaldada por la implementación exitosa de Sage XRT con la colaboración de GOLIVE, ha marcado un hito significativo en la evolución de la empresa. La superación de desafíos en la interpretación de datos y generación de informes financieros ha llevado a una gestión más eficiente y a la toma de decisiones estratégicas más informadas.

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Así me salvó la nube de perder mis datos y los de mis clientes

La nube es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a proteger sus datos. Sin embargo, es importante elegir un proveedor de servicios en la nube de confianza y seguir las mejores prácticas de seguridad para aprovechar sus ventajas.

  • Descubre en este artículo como una copia de seguridad te prepara frente a eventos muy adversos.
  • Si tus datos quedan comprometidos, es probable que también lo estén los de tus clientes.

Contenido del post


  1. La copia de seguridad en la nube
  2. ¿Dónde guardar los datos?
  3. ¿Cómo guardar datos en la nube de manera segura?
  4. La protección del acceso
  5. La utilidad de un backup en la nube
  6. ¿Cómo evitar perder datos en la empresa o de los clientes?

Cuando un negocio se plantea dar el salto a la nube se tienen en cuenta muchos aspectos. Algunos de los más populares son poder acceder a la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet, despreocuparse de actualizaciones y mantenimiento o no necesitar un potente hardware

Sin embargo, no se pone tanto el acento en la seguridad de los datos. Y lo cierto es que en más de una ocasión la nube puede ser la pieza clave que permita salvar todos tus datos y los de tus clientes.

¡TUITÉALO! Incendio, derrumbe, inundación, robo, ransomware. ¿Están seguros los datos de tu negocio? ¡Toma nota de cómo ponerlos a salvo gracias a la nube! 

1) La copia de seguridad en la nube

Hoy en día no se entiende la seguridad informática sin tener un backup. Esta es una práctica habitual en la mayoría de las empresas. El sistema de copias se estructura pensando en un fallo de hardware o software. Se hacen las copias, pero no todas las empresas saben si su sistema funciona o no.

Por ejemplo, puede que no hayas contemplado escenarios de desastre total

en los que todo lo que está en la empresa, falla. A menudo se pensaba en un incendio en las instalaciones, para lo cual debía existir una copia fuera de las mismas. 

Ya hace unos años, con la llegada del ransomware, ese escenario de desastre ha sido mucho más real para las empresas. Han empezado a palpar que un día pueden amanecer con todos sus datos cifrados.

Ante esas situaciones, la nube es una buena opción para tener ese plus de confianza. Incluso los dispositivos de copia de seguridad que estaban conectados en ese momento pueden verse atacados. La información quedará inutilizada, por lo que hay que acudir a la copia externa. Y es aquí cuando la nube te ayuda a tener tus datos a mano y volver a funcionar de forma rápida.

Descubre Sage Active para no perder nunca el control de la contabilidad de tu negocio.

2) ¿Dónde guardar los datos?

A la hora de guardar los datos en la nube, puedes utilizar la infraestructura cloud como un almacenamiento externo o tener tus aplicaciones online. En ambos casos es fundamental que el almacenamiento elegido cumpla con:

En ese sentido, puede ser recomendable que el centro de datos donde estos alojan esté dentro de la Unión Europea. Al fin y al cabo, el RGPD armoniza muchos de los requerimientos legales en todos los países.

Si utilizas aplicaciones cloud, tu proveedor es el que debe garantizar que cumples con todas las normas. Por ejemplo, los usuarios de Sage Active están tranquilos, ya que saben que la solución está y estará al día. Eso implica la normativa de protección de datos, pero también otros aspectos como los requisitos del software antifraude.

3) ¿Cómo guardar datos en la nube de manera segura?

Los datos se pueden guardar de diferentes maneras:

  • Sincronización. Existe una aplicación en un ordenador o en el servidor. A medida que detecta cambios en los documentos o nuevos archivos, los va subiendo a la nube. Dos ejemplos serían aplicaciones tipo Dropbox y OneDrive.
  • Aplicaciones online. En las que la información que el usuario introduce se guarda directamente en la nube. Este sería el caso de una aplicación de facturación online, por ejemplo. Una vez introducidos los datos y guardados los cambios, puedes acceder a ellos desde otro ordenador, móvil o tablet en cualquier lugar.
  • Copia de seguridad en la nube. Que se ejecuta normalmente por la noche guardando una serie de carpetas y archivos que hemos definido.

4) La protección del acceso

El acceso a los datos que tienes en la nube siempre va a estar protegido por unas credenciales de acceso. Lo ideal es que dicho usuario y contraseña no se utilicen en ningún otro servicio. Si lo haces, es probable que un incidente de seguridad haga vulnerable el acceso. Tampoco es recomendable almacenar las credenciales en el navegador del ordenador para que sea más cómodo el acceso.

Otro consejo útil es utilizar, en la medida de lo posible, una verificación en dos pasos. Con ello, para acceder necesitarías disponer de las credenciales y de algún sistema adicional, como:

  • Un elemento que posean los usuarios acreditados. Por ejemplo, puedes emplear su móvil para que reciban un mensaje con un código de un solo uso. Una vez introducido, podrá acceder a los datos.
  • Sistemas de identificación biométrica (iris, reconocimiento facial, huella dactilar, etcétera).

Que estos sistemas apuntalan la confianza y seguridad en el cloud computing lo ejemplifica que hayan sido empleados en algo tan sensible como los pagos con tarjeta. Todos los días se hacen millones de operaciones y se han minimizado los incidentes. Es una muestra de que este tipo de sistemas de autenticación pueden funcionar guardando un equilibrio razonable entre seguridad y comodidad

5) La utilidad de un backup en la nube

En todos los casos, la información está en la nube. Tienes en un servidor remoto tus datos que puedes recuperar cuando desees. En el caso de las aplicaciones online es necesario aclarar con el proveedor si se hace o no una copia de seguridad adicional. Siempre hay que tener previsto un escenario de recuperación. Además, sería interesante poder tener una copia local de los datos en cloud.

Lo que buscas es cubrir ese escenario de desastre total comentado antes. Llegado el caso, si confías tu información a una plataforma cloud simplemente tenemos que descargar los datos. Así podrás trabajar con las aplicaciones de tu equipo o dispositivo.

En el caso de tener aplicaciones cloud, la gran ventaja es que ante un problema de este tipo sigues trabajando sin interrupción. Al fin y al cabo, aunque haya sucedido algún incidente grave en tus instalaciones, los datos en la nube no se ven comprometidos. Basta con buscar un nuevo ordenador, tablet, smartphone, etcétera y sigues trabajando sin ningún contratiempo. 

Por ejemplo, un usuario de Sage Active puede acceder a los datos de su negocio desde cualquier lugar. Si por el motivo que sea no puede entrar en su oficina, podrá hacerlo desde la de un compañero, desde su casa, con un dispositivo móvil, etc.

6) ¿Cómo evitar perder datos en la empresa o de los clientes?

No solo se trata de evitar el perjuicio ocasionado a la empresa, sino también a sus clientes. Hablamos de problemas como los siguientes:

  • No poder atender a sus peticiones
  • Pérdidas de datos de los clientes.
  • Necesidad de nuevos requerimientos de datos que hacen perder el tiempo.

Para evitar la pérdida de datos es siempre necesario plantear diferentes escenarios y las respuestas que se dan ante ellos.

No es lo mismo perder datos debido a que se ha borrado un archivo, a que este se haya sobrescrito o corrompido.

Además, es habitual tener copias de seguridad en muchos dispositivos, varios discos duros, diferentes servidores o en la nube. Aquí la redundancia de hardware busca que llegado el momento tengas varias opciones para recuperar los datos. En ese sentido, también es necesario tener al menos una copia fuera de la empresa.

Por último, es necesario hacer pruebas de esfuerzo al menos una vez al año. Se trata de comprobar que todo funciona tal y como está programado para recuperar un archivo concreto, una carpeta o toda la copia de seguridad. Además, así verás cuánto tardas en copiar esos datos o descargarlos desde cloud para que vuelvan a estar disponibles.

En definitiva, la nube es una fuente de seguridad tanto si solo buscas almacenamiento como si empleas aplicaciones en versión cloud. Proporciona respaldo de datos, accesibilidad remota y actualizaciones automáticas, fortaleciendo la protección de la información y facilitando la gestión tecnológica.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.

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