Sistema de gestión empresarial: ¿qué es?

Un sistema de gestión empresarial permite administrar determinadas áreas de la empresa, como, por ejemplo, la contabilidad y la facturación. Es más, en su versión más amplia, estaríamos hablando de un ERP, que permite controlar todas las áreas del negocio.

• Te explicamos qué es un sistema de gestión empresarial y su finalidad.
• Conoce las ventajas de contar con un ERP y qué es lo que debes evitar a la hora de elegir uno. 

Un buen sistema de gestión empresarial facilita a las empresas la gestión de las áreas en la que se aplica. 

Los sistemas de gestión empresarial en su versión más básica suelen ser utilizados por pymes, las cuales no tienen el suficiente volumen ni recursos para utilizar un ERP. Por otra parte, las grandes compañías o las pymes de cierto tamaño, suelen utilizar un sistema de planificación de recursos empresariales, más conocido como ERP, por sus siglas en inglés: enterprise resource planning.

En cualquiera de los casos, un buen sistema de gestión empresarial facilita a las empresas la gestión de las áreas en la que se aplica. 

En este artículo nos centraremos en el ERP, la versión más amplia de los sistemas de gestión empresarial. 

CONTENIDO DEL POST

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un software “todoterreno” modular, escalable e inteligente que permite el tratamiento y la gestión centralizada de grandes volúmenes de datos. En él se integran todas las áreas del negocio con una alta conectividad, facilitando todo tipo de informes y por ende la toma de decisiones empresariales y la planificación estratégica del negocio. 

La implementación de un ERP ayuda a optimizar el trabajo diario de las empresas y mejora su productividad.

¿Cuál es la finalidad de un sistema de gestión empresarial?

Entre las principales funciones de un ERP podemos destacar las siguientes: 

• Disponer de toda la información de la empresa de forma centralizada. Es relativamente común, que cada departamento de la empresa maneje distintos diseños y formatos de archivos e informes. Esto provoca que, para compartir la información, se tengan que realizar todo tipo de adaptaciones. Es más, en algunos casos, con rudimentarias hojas de cálculo. Estas manipulaciones generan pérdidas de tiempo y errores. Un EPR evita esta manipulación de datos al trabajar con la información del sistema en tiempo real y de forma centralizada. 
• Obtener informes precisos en tiempo real de cualquier área de la empresa. Las personas a cargo de una empresa deben poder tener información precisa y a tiempo para tomar decisiones. Por esto, un ERP permite que la información relevante para la toma de decisiones esté en todo momento disponible y accesible.
• Integrar toda la información de las diferentes áreas de la empresa. Un sistema de gestión empresarial busca asociar la información de las diferentes áreas funcionales en beneficio de la empresa en su conjunto. Para ello, se realiza la explotación, desarrollo y optimización de los recursos de información de todas las áreas de la empresa: marketing, finanzas, operaciones, calidad, recursos humanos, investigación, desarrollo y dirección.
• Reducir costes. Un ERP permite generar y transmitir al menor coste posible datos e información con calidad, exactitud y actualizados en tiempo real para servir a los objetivos principales de la empresa.

Trabajando de una manera unificada y creando una conexión entre sistemas y trabajadores, estaremos aportando una mayor efectividad al negocio. Por ejemplo, Sage 200 cumple con todas estas finalidades mejorando la productividad, eficiencia y la toma de decisiones de los negocios que utilizan este ERP. 

Ventajas de un ERP

Entre las principales ventajas de utilizar un ERP podemos destacar las siguientes:

• Solución todo en uno: se centraliza la información y la automatización de los procesos.
• Compatible y adaptable: los ERP se adaptan y son compatibles para su utilización tanto en pequeñas como grandes empresas.
• Sistema íntegro: el ERP es un sistema de información eficiente en donde nunca existirá la duplicidad de datos.
• Facilita el acceso a la información: al trabajar en un entorno unificado, brinda una mejora sustancial en su uso a la hora de la gestión de la información, la comunicación de datos y la generación de informes. 
• Organización interna: mediante la utilización de un ERP, se unifican los procesos y por ello se mejora la transmisión de la información entre los trabajadores y directivos. 

¿Qué debemos evitar en un sistema de gestión empresarial?

Está claro que no todos los ERP son iguales. Por ello, entre las características que debemos evitar, destacan las siguientes: 

• Un ERP con un deficiente soporte técnico: un sistema de gestión empresarial sin actualizaciones o con deficiente soporte técnico es uno de los riesgos que no pueden ser ignorados a la hora de su elección.
• Informes inadecuados: el principal motivo que nos debe impulsar para la implementación de un ERP es mantener un sistema de información o reporting adecuado y dotado de un buen nivel de seguridad. Si esto no se cumple, podríamos depender de herramientas ajenas, como Excel, que enturbiarían la gestión de la información, incluso su razón de ser.
• Proveedor inapropiado: elegir a un proveedor que realice actualizaciones genéricas, sin tener en cuenta las particularidades de nuestra organización, puede convertirse en un problema añadido, que debemos evitar. 
• Incumplimiento de las normas de seguridad: nuestro ERP debe cumplir con las normas y estándares de seguridad. Para ello debe contar con cortafuegos, contraseñas seguras y controles suficientemente estrictos sobre la información y datos personales.

Los sistemas de gestión empresarial se traducen en mejoras organizativas en las empresas y un incremento en la viabilidad de los negocios. Por ello, si quieres gestionar de forma eficiente todas las áreas de tu negocio, Sage 200 es la herramienta que necesitas.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.