Descubre por qué los programas de contabilidad cloud o en la nube se han ido imponiendo en los últimos años.
Las soluciones cloud o en la nube han transformado la forma en la que entendemos la contabilidad y la gestión.
Conoce cómo un programa de contabilidad cloud o en la nube provee fiabilidad a la gestión.
Para un profesional o una pequeña empresa, llevar la contabilidad al día puede convertirse en un quebradero de cabeza. Facturas, pagos pendientes, gastos… se van acumulando a medida que crece la pereza para ponerse con esta tarea tan ingrata. Sin embargo, tener un programa de contabilidad cloud (oen la nube) puede cambiar la forma de trabajar y facilitar mucho esta tarea.
En realidad, la contabilidad es uno de los peajes que hay que pagar por trabajar por tu cuenta. Al fin y al cabo, como cualquier empresa, debes tener las cuentas al día, presentar los impuestos y liquidaciones en los periodos establecidos, etc. Esto hace que en determinados momentos del año, además del trabajo del día a día, haya que hacer horas extras con la contabilidad.
¡TUITÉALO! Un programa de contabilidad cloud puede cambiar tu vida. ¡Toma nota de todas sus ventajas!
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Contabilidad cloud como solución a los inconvenientes del programa tradicional
Uno de los primeros cambios que se notan cuando se pasa a un programa de contabilidad cloud es el ahorro de tiempo. Tienes la posibilidad de registrar facturas, movimientos bancarios o pagos y cobros pendientes al momento. Así evitas que se acumulen encima de tu mesa como una tarea ingrata que vas dejando porque no te gusta.
Toma el rumbo de tu negocio con Sage Active, la solución de contabilidad cloud o en la nube que te permitirá ahorrarte tareas tediosas y permitirá identificar oportunidades.
Por el contrario, dedicar 15 minutos al día no supone ningún problema y todo está correctamente registrado y actualizado. La ventaja es que puedes hacerlo desde cualquier lugar. Si estás de viaje, por ejemplo, puedes introducir los gastos o dietas en un momento desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Después, cuando estás de vuelta en la oficina archivas los justificantes. ¡Así de fácil!
Impuestos sencillos
Si todos los datos están introducidos casi al momento y al día, generar los formularios trimestrales de IVA e IRPF será muy sencillo. Lo mismo ocurre con los resúmenes anuales. Se acabó estar haciendo horas extra en las fechas de presentación para que todo cuadre. La contabilidad cloud o en la nubete ofrece la posibilidad de simplificar estas tareas.
Además, en los últimos años viene desarrollándose un proceso en el que las relaciones con Hacienda cada vez son más digitales. Prueba de ello es la desaparición de modelos en papel como el 303, pero también el impulso de servicios de ayuda, como Pre303.
En definitiva, la filosofía es la de un doble uso fiscal de la contabilidad cloud o en la nube:
El acceso en cualquier momento y lugar a los datos fiscales que tú manejas internamente. Eso te permite intercambios sencillos entre compañeros de la empresa, pero también con asesores externos.
La compartición de datos con Hacienda. Unas veces eres tú quien deja los modelos en su sede electrónica. Otras, será la Agencia Tributaria la que ponga a tu disposición lo que conoce de tus impuestos.
Así, las soluciones de gestión cloud o en la nube han logrado que la llevanza de obligaciones fiscales esté pasando a ser una labor en tiempo real. Es conveniente contar con programas de contabilidad cloud como Sage Active. Estos programas incorporan una visión en tiempo real de tus impuestos y otras áreas, como el seguimiento del rendimiento del negocio.
No necesitas ser un experto
Si tú mismo te ocupas de la contabilidad, este tipo de programas cloud serán de gran ayuda. Además, al automatizar muchas de las tareas, evitas que se cometan errores. De hecho, determinados cálculos ya se realizan directamente y no tienes que introducir datos dos veces.
Además, si cuentas con una asesoría también ahorras tiempo. Ellos pueden acceder a la contabilidad en la nube. Por ello, la relación y su supervisión será mucho más fluida y no pierdes tiempo en desplazamientos.
Un programa de contabilidad cloud o en la nube te ahorra tiempo, dinero y errores y te facilita la colaboración con tu asesor.
Los datos siempre seguros y a salvo
No necesitas instalar ningún programa informático. Simplemente te conectas a través de una página web con tu usuario y contraseña. Y esto ahorra mucho tiempo a las empresas pequeñas que se despreocupan del mantenimiento y actualización de la aplicación.
Además, si tienes un problema informático en la oficina, tampoco será un inconveniente grave. Si el ordenador no funciona, se podrá acceder desde otro o utilizar el propio smartphone para realizar la gestión que necesites.
Además, los datos en la nube se mantienen a salvo de un problema informático que ataque tu ordenador, cifre tus archivos, etc. Tampoco te tienes que preocupar de las copias de seguridad, ya que se hacen de forma automática. Como medida de protección adicional, se puede solicitar una copia local de los datos para que siempre estén en dos ubicaciones.
La contabilidad dejó de ser un motivo de estrés
Todo esto hace que la contabilidad deje de ser un motivo de estrés para la mayoría de las empresas. No solo se trata de presentar todo a tiempo y no dejarte nada en el olvido. También sirve para facilitar el crecimiento de tu negocio. Por ejemplo, un programa de contabilidad cloud o en la nube como Sage Activees una solución escalable. Eso implica que puede incorporar nuevas funcionalidades a medida que tu negocio crece.
En definitiva, los programas de contabilidad cloud están aportando la seguridad y tranquilidad que los empresarios necesitan para convertir en realidad sus proyectos.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.
Te mostramos las prioridades de gestión de tesorería de empresas medianas y grandes y cómo ayudan en esa tarea las herramientas SaaS.
Las herramientas SaaS facilitan la puesta al día de la gestión de tesorería.
Equilibrio y modernidad son requisitos para la gestión actual.
Las herramientas SaaS (siglas en inglés de software como un servicio) gozan de gran aceptación en muchos campos. Uno de ellos es el de la gestión de tesorería, en el que hacen la vida más fácil a todo tipo de negocios.
La razón es sencilla: facilitan que todo cuadre mientras la tesorería está en orden. Para tener una empresa que evolucione en la línea correcta, las soluciones tecnológicas deben estar a la altura y las herramientas SaaS cumplen las expectativas.
¡TUITÉALO! ¿Quieres mejorar la gestión de tu tesorería? ¡Toma nota de un gran aliado: las herramientas SaaS!
Inversión necesaria y modernización
Una gestión moderna de la tesorería reclama cumplir varios objetivos:
Responder a los retos controlando al mismo tiempo los costes.
Proteger la imagen pero sin caer en la tentación de un determinado conservadurismo financiero que podría resultar contraproducente.
Cuidar de los socios y cultivar la confianza adquirida ante los acreedores.
Seguir siendo dinámicos y, al mismo tiempo, gestionar hábilmente la tesorería.
Por tanto, hay que gestionar la tesorería reaccionando con agilidad y sin perder de vista una visión a largo plazo para perfeccionar la estrategia. Y, por supuesto, hay que ir siempre un paso por delante de la competencia.
Una buena herramienta de tesorería debe favorecer la estrategia y capacidad de anticipación de tu empresa.
Llegados a este punto, tradicionalmente has venido teniendo dos opciones:
Gestionar ese flujo de tesorería (o cash flow) en un circuito cerrado. Puede que tengas unos efectivos algo excesivos debido a la complejidad de la tarea y unos costes muy elevados.
Externalizarestas tareas con herramientas clásicas como hojas de cálculo o programas de contabilidad. Puedes correr el riesgo de que tu proveedor tenga problemas de disponibilidad o que la oferta de talentos no satisfaga tus necesidades.
Gestión de tesorería en la nube: rumbo a la agilidad de respuesta
A estas alturas, está claro que lo mejor para las empresas de cierto tamaño es buscar un equilibrio. Debes poder manejarte por ti mismo, pero también contar, en cuanto sea necesario, con asesoramiento y auditorías externas confiables.
Para encontrar ese término medio, las soluciones de gestión de tesorería en la nube son inteligentes. Por una parte:
Su funcionamiento es virtual, está todo online y en la nube.
Permite a los empleados internos que las usan o a los auditores de cuentas acceder a los datos cuando quieran.
Puedes acceder a ellas las 24 horas del día todos los días de la semana.
Las empresas que trabajan a escala internacional tienen una indiscutible ventaja. Esta solución les servirá para eludir los problemas derivados de la diferencia horaria.
Por otra parte, estas soluciones SaaS (Software as a Service) evitan problemas de actualización de programas y de conservar un gran número de archivos Excel. Es la filosofía de flexibilidad y eficiencia que exhiben soluciones como Sage XRT. Así:
se centraliza la gestión de tesorería,
se garantiza la seguridad de los datos
y se encuentra la información mucho más deprisa cuando hay necesidades urgentes.
Mejora tu tesorería con Sage XRT, una herramienta flexible y eficiente que te proporcionará la funcionalidad y visibilidad que necesitas.
Intercambios financieros más protegidos
Un aspecto muy destacable en las relaciones comerciales es que las herramientas SaaS normalizan las transferencias de dinero. Son compatibles con muchos sistemas de pago, incluido el SEPA, y facilitan la gestión de los asientos contables. Con ello, los contables y auditores pueden trabajar con total tranquilidad.
Clientes, proveedores, adquisiciones realizadas para crecer. Todas esas operaciones se rastrean, memorizan y compilan para mantener una visión periférica de tu actividad. Esto puede reportarte dinero, porque al compartir esta información con tu banco, es posible que revise a la baja tus tipos y comisiones bancarias.
Internamente, esta compilación de los datos es una mina de oro para analizar con precisión las tendencias de consumo de los clientes, sobre todo extranjeros. Y eso es algo que alegrará a tu equipo de marketing y, con el tiempo, aumentará tu facturación y tus márgenes.
La actualización permanente de las herramientas SaaS
Los movimientos de efectivo están viviendo una revolución tecnológica. Los medios y procedimientos de pago van cambiando. Los datos marcan una redefinición de la experiencia de pago.
Al mismo tiempo, surgen nuevos entornos normativos en temas tan sensibles como servicios de pago, protección de datos y conocimiento de clientes bancarios.
En este contexto, la optimización de prácticas de cobro y pago debe cubrir ciertas exigencias:
Rapidez. Los nuevos procedimientos deben implantarse tan pronto como el entorno lo demande. Incluso conviene tener capacidad para anticiparse.
Sencillez. El coste del cambio debe ser mínimo para los trabajadores. Las tecnologías más intuitivas construyen pagos y cobros más adaptables.
Rigor. Cada cambio normativo eleva el listón del cumplimiento. No puedes permitirte errores que acarreen sanciones y pérdidas de credibilidad.
Innovación. Tu tesorería no debe ser un lastre que impida que clientes y proveedores disfruten de lo último en experiencias de pago.
Inteligencia. Las soluciones tecnológicas deben propiciar contextos de aprendizaje con una progresiva mejora de las decisiones de gestión de tesorería.
Una herramienta SaaS ofrece la respuesta combinada a todas esas exigencias. Al fin y al cabo, los proveedores de estas soluciones vuelcan su trabajo en esta dirección. Acumulan un saber hacer que facilite una tecnología adaptable, intuitiva, avanzada tecnológicamente y que se posiciona al lado de la mejora de las decisiones.
Invertir en herramientas SaaS, como Sage XRT, es tanto como apostar por los tiempos. Tu tesorería tendrá más opciones para cumplir los requisitos del entorno que vivimos.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.
Desde los 90, con Internet omnipresente, surgieron pocas tecnologías tan influyentes en ética y leyes. Entre estas pocas y selectas se encuentra la Inteligencia Artificial.
El amplio potencial de las tecnologías de IA plantea cuestiones acerca de la regulación y las reglas de uso. Las preguntas surgen en torno a la necesidad de establecer normativas y directrices que rijan las aplicaciones y el desarrollo de la IA. Se pone en evidencia la importancia de que exista una Ley de IA.
¡TUITÉALO! La Unión Europea define «reglas del juego» con la Ley de IA para regular su uso, priorizando seguridad, transparencia y trazabilidad.
Como parte de su estrategia digital, la UE quiere regular la Inteligencia Artificial (IA) para garantizar mejores condiciones de desarrollo y uso. La IA ofrece beneficios en asistencia sanitaria, transporte seguro y limpio, fabricación eficiente y energía sostenible. Pero también puede suponer un riesgo ético que la UE quiere evitar.
1) Así trata de regular la UE la Inteligencia Artificial
La prioridad del Parlamento es garantizar que los sistemas de IA utilizados en la UE sean:
seguros,
transparentes,
trazables,
no discriminatorios y,
respetuosos con el medio ambiente.
Los sistemas de IA deben ser supervisados por personas en lugar de por la automatización, para evitar resultados perjudiciales.
El Parlamento también quiere establecer una definición de IA uniforme y tecnológicamente neutra, que pueda aplicarse a futuros sistemas de IA.
La Unión Europea ha emprendido una importante iniciativa al desarrollar y promover una regulación exhaustiva de los distintos ámbitos de la IA. La propuesta de ley europea, la Ley de IA, se publicó en abril de 2021. Esta normativa:
Establece obligaciones materiales para los desarrolladores y usuarios de tecnologías de IA.
Impone multas severas a las empresas que incumplan las obligaciones. Las sanciones podrían ir hasta los 30 millones de euros o el 6 % de la facturación anual por cada infracción.
Al igual que el GDPR, la Ley de IA se aplica a empresas no europeas que desarrollen productos basados en IA para uso en Europa. La Ley de IA muestra un claro potencial de convertirse en un estándar para las normativas específicas de IA.
Los principios son detallados de la siguiente manera:
Sistemas Seguros. Se enfatiza la necesidad de aplicar precaución a tecnologías disruptivas como la IA para mitigar riesgos asociados. Según Jordi Ferrer, profesor y abogado en Derecho Digital, se requieren restricciones de seguridad para la privacidad y ciberseguridad.
Transparencia Garantizada. Es crucial para corregir prácticas inapropiadas, especialmente en la recopilación de datos y el entrenamiento de sistemas de IA.
Trazabilidad del Sistema. Es importante entender y rastrear la evolución de los sistemas de IA para poder investigar su funcionamiento.
No Discriminación Garantizada. Los sistemas de IA deben evitar prejuicios injustos. Estos podrían tener efectos negativos como marginar a grupos vulnerables o agravar la discriminación existente.
Respeto al Medio Ambiente. Dado que los sistemas de IA consumen mucha energía, es esencial considerar su impacto en la sostenibilidad ambiental. Ferrer destaca la importancia de equilibrar la eficiencia energética.
3) La regulación en función de los niveles de riesgo
La normativa europea establece obligaciones para proveedores y usuarios en función del nivel de riesgo de la Inteligencia Artificial. Aunque muchos sistemas de IA plantean un riesgo mínimo, es necesario evaluarlos.
Riesgo inaceptable
Los sistemas de IA de riesgo inaceptable son los que se consideran una amenaza para las personas y estarán prohibidos. Incluyen:
Manipulación cognitiva del comportamiento de personas o grupos vulnerables. Por ejemplo, juguetes activados por voz que fomentan comportamientos peligrosos en los niños.
Scoring social. Clasificación de personas en función de su comportamiento, estatus socioeconómico o características personales.
Sistemas de identificación biométrica en tiempo real y a distancia. Como el reconocimiento facial.
Se permiten excepciones, como la identificación biométrica remota «a posteriori» para perseguir delitos graves, con aprobación judicial.
Alto riesgo
Los sistemas de IA perjudiciales serán de alto riesgo y se clasificarán en dos categorías según seguridad y derechos fundamentales:
Sistemas de IA que se utilicen en productos incluidos en la legislación de la UE sobre seguridad de los productos. Esto incluye juguetes, aviación, automóviles, dispositivos médicos y ascensores.
Sistemas de Inteligencia Artificial pertenecientes a ocho ámbitos específicos que deberán registrarse en una base de datos de la UE:
Identificación biométrica y categorización de personas físicas.
Gestión y explotación de infraestructuras críticas.
Educación y formación profesional.
Empleo, gestión de trabajadores y acceso al autoempleo.
Acceso y disfrute de servicios privados esenciales y servicios y prestaciones públicas.
Cumplimiento de la ley.
Gestión de la migración, el asilo y el control de fronteras.
Asistencia en la interpretación jurídica y la aplicación de la ley.
Todos los sistemas de IA de alto riesgo serán evaluados antes de su comercialización y en su ciclo de vida.
4) La IA generativa
La Ley de IA de la UE también presta atención a la IA generativa, como ChatGPT, que tendría que cumplir requisitos de transparencia. Entre ellos, destaca:
El hecho de revelar que el contenido ha sido generado por IA.
Se tendrá que diseñar el modelo para evitar que genere contenidos ilegales.
Se deberán publicar resúmenes de los datos protegidos por derechos de autor, utilizados para el entrenamiento.
La ley establece altos estándares para asegurar la seguridad, transparencia y equidad de la IA, destacando la supervisión humana y responsabilidad ambiental. La Unión Europea lidera el camino hacia una IA que impulse un futuro inclusivo, ético y sostenible.
Entre los diferentes métodos de la valoración de las existencias que se encuentran en el almacén de una empresa destaca el método del Precio Medio Ponderado, más conocido por sus siglas PMP.
Te explicamos qué es el método PMP y la fórmula utilizada para su cálculo.
Conoce con un ejemplo práctico cómo se aplica el método PMP y los cálculos que debes realizar para valorar tus existencias por este sistema.
La valoración de existencias se contempla dentro del Plan General Contable, en su segunda parte, dentro de en las normas de registro y valoración. En el PGC se determina que la valoración de los bienes y servicios se realizará por su coste, ya sea el precio de adquisición o el coste de producción.
Para valorar las existencias se debe usar el valor más bajo entre el valor del mercado y el de coste.
¡Aprende a valorar correctamente el stock de tu almacén! Descubre el método del Precio Medio Ponderado (PMP) para calcular el valor medio de tus existencias.
En España, hay dos métodos aceptados fiscalmente para calcular el valor del coste de las existencias:
Método FIFO.
Método del coste medio ponderado (PMP).
Una buena gestión y control del almacén y una correcta valoración de las existencias son factores determinantes para el éxito de tu empresa. Sobre todo, si tienes grandes inventarios, ya que un deficiente control puede derivar en mermas, obsolescencias, caducidades o hurtos.
¿Qué es el método PMP de valoración de existencias?
El método PMP es el método de valoración de existencias del almacén más utilizado por las empresas.Mediante este, se obtiene el valor medio de los stocks, ya que puede que durante el ejercicio económico las unidades que entran de un determinado producto lo hagan a diferentes precios.
En el Plan General Contable se aconseja adoptar este método para realizar los cálculos contables para asignar valor a bienes concretos que formen parte de un inventario de bienes intercambiables entre sí.
Se debe utilizar un único método de asignación de valor para todas las existencias que tengan una naturaleza y uso similares.
Con el método PMP, no hace falta tener en cuenta el orden de entrada y salida de las mercancías cómo pasa el método FIFO.
Fórmula del método del Precio Medio Ponderado (PMP)
Para realizar el cálculo del Precio Medio Ponderado, hay que seguir esta fórmula:
PMP = Coste total de las compras / Cantidad total de bienes = ∑ (Pi * Qi ) / ( ∑ Qi )
Donde:
Pi= Precio de cada bien
Qi= Cantidad de bienes comprados a un mismo precio
Qi= Cantidad total de bienes
Ventajas del método PMP
El uso PMP implica un control continuo de las existencias que aporta las siguientes ventajas a la empresa que lo utiliza:
Es sencillo de aplicar ya que un buen software de gestión y contabilidad realizará los cálculos del valor de tus existencias por este método.
A diferencia de métodos como el FIFO, no es necesario un seguimiento de las mercancías que se están vendiendo, para identificar a qué precio salen las mercancías del almacén.
Se utiliza el mismo precio para todas las unidades para determinar el coste de tu stock.
Estabiliza los costes de las existencias cuando los precios están fluctuando, por lo que es especialmente indicado para entornos inflacionistas como el actual.
Ejemplo de aplicación del método PMP
Supongamos que una empresa de distribución de refrescos tiene 1.000 refrescos comprados a 0,50 euros / unidad y adquiere 1.000 más, pero a un precio de más a 0,60 euros la unidad. Las existencias totales de refrescos serán de 2.000 pero su valor no será el mismo.
Aplicando la fórmula del método PMP, obtendríamos el siguiente precio medio:
PMP =((1.000 x 0,50) (1.000 x 0,6))/ 2.000 = (500 600)/2.000 = 1.100 / 2.000 = 0,55
Por lo tanto, cada refresco tendrá un Precio Medio Ponderado de 0,55 euros.
El cálculo del PMP va a ser la referencia a la hora de valorar las salidas de refrescos que se van a producir hasta el momento en el cual se realice una nueva compra. En ese momento será necesario volver a realizar el cálculo para obtener un nuevo Precio Medio Ponderado.
Otros puntos a tener en cuenta en relación a la valoración de las existencias
Con relación a la valoración y registro contable de las existencias, hay otros puntos que debemos de tener en cuenta:
Los impuestos indirectos que gravan las existencias sólo se incluirán en el precio de adquisición o coste de producción cuando no sean recuperables directamente de la Hacienda Pública (IVA no deducible).
En las existencias que necesiten un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de ser vendidas, se incluirán en el precio de adquisición o coste de producción los gastos financieros.
El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares, así como los intereses incorporados al nominal de los débitos.
Se añadirán a las existencias, todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que la empresa pueda utilizarlas, es decir, que los bienes se hallen ubicados para su venta. Se incluirán, por lo tanto, transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de las existencias.
Los descuentos por pronto pago, no se incluirán en la valoración de las existencias al ser descuentos de carácter financiero.
Los productos en curso, productos semiterminados, subproductos, residuos, materiales recuperados y productos terminados se valorarán a su coste de producción.
El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles, los costes directamente imputables al producto. También deberá añadirse la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectamente imputables a los productos de que se trate, en la medida en que tales costes correspondan al periodo de fabricación, elaboración o construcción, en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta y se basen en el nivel de utilización de la capacidad normal de trabajo de los medios de producción.
Para que las existencias se reflejen correctamente en el balance de situación de la empresa, es necesario realizar el asiento de variación de existencias, que tiene por objeto calcular el consumo de existencias y ajustar el resultado del ejercicio.
La empresa debe conservar el inventario realizado, que sirve de soporte para la realización del asiento de variación de existencias, ya que este ajuste contable tiene incidencia en el resultado y, por ende, en el Impuesto de Sociedades.
La correcta valoración de tus existencias es mucho más fácil gracias a la tecnología inteligente que ofrece un ERP 360 cómo Sage 200 y Sage X3.
Descubre en este artículo cómo avanzar en la gestión de flotas de tu empresa de la mano de tus empleados.
En primer lugar, debes orientar siempre tu negocio hacia la movilidad sostenible.
La suma de capital humano, tecnológico y organización hace las transiciones más fluidas e inteligentes.
La gestión de flotas está en un momento de transformaciones decisivas. Las tecnologías empujan hacia grandes cambios que, por otro lado, son demandados por una sociedad que cada vez más mira hacia la movilidad sostenible.
¡COMPARTE! ¿Es posible modernizar la gestión de flotas de la mano de tus empleados? ¡Toma nota de los mejores consejos!
En este contexto, los empleados tienen un papel central. Las empresas reclaman una mayor especialización y flexibilidad. A cambio, deben saber cuidar de su equipo humano y, para ello, algunas pautas pueden ser particularmente útiles.
Invierte en dispositivos y sensores conectados
Aunque la lista de tecnologías para la logística es inmensa, está claro que tener dispositivos y sensores conectados ha supuesto un punto de arranque clave. Permiten mantener un flujo de datos sobre múltiples aspectos:
La mercancía y el ambiente en el que se encuentra (ubicación, propiedades físicas y químicas, etcétera).
Los vehículos (datos de viaje, averías, necesidades de revisiones rutinarias, avance de labores de mantenimiento y limpieza, etcétera).
Los conductores de los vehículos (lanzamiento de avisos y reportes, recepción de órdenes y consejos, datos de rendimiento y otros).
Almacenes (ubicación e identificación de artículos y ritmos de entrada y salida de las mercancías y vehículos).
No obstante, ten en cuenta que una gestión de flotas guiada por los datos ofrece mayor trazabilidad y transparencia, pero también reclama más responsabilidad. Afloran problemas que antes permanecían ocultos. Debes ser más resolutivo y constructivo y habrás de ofrecer a tus empleados una experiencia de trabajo más enriquecedora.
Anticipa tus decisiones
El gran avance que te van a dar los datos para la gestión de flotas es el de la anticipación:
Dispondrás de alertas tempranas ante cualquier incidencia que afecte a tus trabajadores, los vehículos, las mercancías o cualquier otro aspecto.
Determinadas acciones de regulación de los procesos se pueden automatizar, con la ganancia de tiempo que supone.
Podrás predecir demandas, precios y ritmos de aprovisionamiento, fugas y desperdicios, probabilidades de fallos mecánicos, etcétera.
Serás capaz de simular tus respuestas en entornos controlados y analizar los puntos fuertes y débiles de tus procesos antes de implementar los cambios.
Aportarás orden a los flujos de órdenes y reportes, de forma que evitarás retrasos en la toma de decisiones.
Esa racionalización del tiempo tiene profundas implicaciones en los profesionales implicados en la gestión de flotas:
Disminuirán los tiempos muertos a la espera de respuesta ante incidencias.
Podrán realizarse más transportes en menos tiempo. Ello redundará en que habrá más ocasión de realizar otras labores complementarias.
Dota a tu empresa de herramientas para la gestión de los datos
De poco sirven los datos sin soluciones. A menudo, estas involucran a todo tu negocio. Por ejemplo, la predicción de la demanda tiene implicaciones diversas. De ella dependen:
los precios de tus productos,
los ritmos de aprovisionamiento de materias primas,
las fechas fijadas para los transportes,
la contratación de personal,
los cobros y pagos asociados,
etc.
Por tanto, necesitarás una visión global. En ese sentido, es muy útil contar con herramientas integrales, como los ERP Sage 200 o Sage X3, ya que la filosofía de colaboración interdepartamental se hace imprescindible.
Para el personal implicado en la gestión de flotas, todo esto se traduce en una palabra: fluidez. Y eso es sumamente importante para empleados que no pocas veces sufren los cuellos de botella procedentes de otros departamentos e, incluso, de terceros ajenos a la empresa.
La formación, clave en la gestión de flotas
La formación es importante en cualquier campo. Hay algunos muy tradicionales para los empleados que dependen de la gestión de flotas como, entre otros, los de:
Conducción de vehículos.
Labores de limpieza y mantenimiento.
Gestión de riesgos en las mercancías.
Mecánica de los vehículos.
Carga, descarga, estiba y desestiba de las mercancías.
Procesos de almacenamiento.
Trámites y documentación ligados al movimiento de las mercancías.
La formación es la prueba más palpable que quienes trabajan con las flotas necesitan para convencerse de que el cambio los empodera.
Sin embargo, el contexto actual hace necesario reforzar la formación en nuevos ámbitos complementarios:
Dominio de herramientas tecnológicas. Como sensores y dispositivos conectados. Tienen un papel empoderador de los empleados, pero puede haber temores que la formación debería disipar.
Cambios en los procesos. La formación debe ser capaz de responder a las dudas e integrar a los empleados en las transformaciones.
Datos. Es importante que los empleados de gestión de flotas comprendan su papel en el tratamiento de datos.
Incorpora una estrategia de movilidad sostenible
La movilidad sostenible es uno de los grandes motivos por los que se transforma la gestión de flotas. Y lo cierto es que plantea un amplio conjunto de tareas, entre las que sobresalen:
Reducir las emisiones de los vehículos, tanto en su ciclo de vida como las necesarias para su construcción, mantenimiento y retirada.
Contribuir a la lucha contra la congestión del tráfico.
Avanzar en la seguridad de los desplazamientos, tanto para las personas como para los vehículos y las cargas.
Disminuir los niveles de ruido asociados a las diferentes labores de las flotas.
Reducir fugas y desperdicios.
Hacer un uso más razonable de los espacios de estacionamiento.
Introducir la sostenibilidad en el corazón de las decisiones sobre mantenimiento, reparación y sustitución de vehículos.
Fomento de la confianza social, en especial en las relaciones con proveedores y clientes.
Lo que se desprende de la movilidad sostenible es un reforzamiento de los lazos entre la empresa y sus trabajadores. Estos sienten que desarrollan su labor en una organización que aprende a mejorar su entorno cada día. Y eso es un valor que se traslada a la confianza, pero que también sirve de experiencia enriquecedora desde el punto de vista profesional.
En gestión de flotas, como en otros campos, el avance tecnológico exige liderazgo y esfuerzo organizativo. La sostenibilidad y la apuesta por el capital humano serán tus mejores aliados.
Un ERP es más que una herramienta de gestión. Impulsa la competitividad de la empresa, mejora la productividad y ayuda a crear valor. Además de mejorar la toma de decisiones empresariales.
En el marco de la planificación global de negocios, los líderes empresariales ven la modernización de las herramientas de gestión como un factor clave para el crecimiento.
Un ERP tiene que proporcionar aplicaciones y funciones de alto nivel y debe ser capaz de responder a las necesidades de todas las áreas de negocio. Además de proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones clave.
“To be or not to be, that is the question”. El gran William Shakespeare ya lo planteó en su Hamlet, siendo considerada esa primera frase del soliloquio del príncipe danés, Ser o no ser, esa es la cuestión, como la síntesis de los procesos mentales de indecisión y duda.
¡TUITEÁLO! Descubre una herramienta de apoyo a las decisiones para incrementar la capacidad de respuesta en la gestión y la toma de decisiones de tu negocio.
Y ello nos conduce a la pregunta clave de este post, ¿cómo podemos tomar buenas decisiones? La palabra decisión, según sus raíces griegas, proviene de krisis, del verbo krinein, que significa separar, juzgar, decidir. Se trata de un proceso mediante el cual se realiza una elección entre diferentes opciones o formas posibles para resolver diferentes situaciones, en cualquier ámbito: empresarial, laboral, económico, familiar, personal, social, etc.
La herramienta clave en la toma de decisiones
En la empresa, la toma de decisiones va relacionada con encontrar las mejores soluciones en cada momento. Así como que sean lo más beneficiosas para la organización.
En ese proceso, resumiéndolo de forma muy simple, hay 3 preguntas clave que debes hacerte:
¿Cuál es el problema o situación que hay que resolver?
¿Cuál es el objetivo que quieres alcanzar con la implementación de esta decisión?
¿Cómo medirás el éxito de tu decisión?
Para ello, necesitarás disponer de datosveraces y de calidad, más que basarte en corazonadas o intuiciones o experiencia. Que no digo que no haya que tenerlas en cuenta, pero que mejor sustentarlas en algo más sólido.
Esto me viene al dedillo para dar visibilidad a tu mejor aliado, el ERP, como herramienta para apoyarte en la toma de decisiones, puesto que disponer de tecnología y procesos adecuados para recopilar datos y sopesar objetivamente los pros y los contras, es sin duda la clave para evitar tomar decisiones equivocadas.
La toma de decisiones es un acto humano
Sí, es así. Una acción o reacción humana frente a una situación, sea la que sea.
A veces, es inmediata frente a peligros para la persona. No hay tiempo a pensar, se hace y punto. Es reactiva. Puede ser agresiva, violenta, suave, temperamental, amable, precisa, valiente, cobarde, etc. Pero siempre se lleva a cabo para mejorar la situación que la genera. Sea con resultado positivo o negativo para el individuo, pues eso sólo se sabrá con lo que provoque la acción posterior.
Pero en el subconsciente racional o irracional de la persona, se intenta tomar la mejor decisión posible. Para, posteriormente, hacer su seguimiento, es decir, evaluar o medir las consecuencias de esa decisión a inmediato, corto, medio o largo plazo.
Todos nosotros tomamos decisiones desde que nacemos. Muchas de ellas son de forma instintiva o intuitiva. Otras son fruto de la experiencia vivida. Es una constante del ser humano, ya que sin tomar o no decisiones se avanza a nivel personal.
También existe la indecisión, claro está, pero a su vez es un estado decidido, aplicado por cada uno y, por tanto, para mí, vale como si fuese una decisión. Y si no es así, quien no haya tomado buenas o malas decisiones en su vida que tire la primera piedra.
Pues en la empresa es lo mismo. Las decisiones las toman personas de forma individual o colectivamente. Seguramente dentro de un marco estructurado programado o no, pero con la finalidad de que sean lo más beneficiosas para el colectivo, para la empresa.
Esas decisiones se llevan a cabo de forma transversal, individualmente o colectivamente, sustentadas en información y también siempre, en aras de mejorar el punto anterior en que se está antes de decidir.
Por qué un ERP es tu mejor aliado para apoyarte en la toma de decisiones
No voy a extenderme en lo que es un ERP. En este post, dispones de enlaces que lo describen y explican exhaustivamente.
Recuerda que, para que un ERP sea tu aliado fiel, deberás parametrizarlo a tus necesidades. “Educarlo” en el tipo de información procesada que precisas. Darle de comer, es decir introducir o recabar toda la información en tiempo y forma por todos tus colaboradores. Identificar los objetivos a conseguir en todas las áreas en las que necesitas evaluar, para hacer seguimiento de tus decisiones y medir la consecución de objetivos/presupuestos.
A raíz de esas buenas praxis, paso a enumerar algunos de los puntos fuertes del ERP, que sirven como palancas de apoyo y ayuda para tomar decisiones.
Calidad del dato
Es uno de los puntos clave para disponer de información veraz porque, indistintamente desde donde procedan los datos, un ERP los almacena, los procesa, los evalúa e integra en una única base datos.
Si en tu empresa se aplica una auténtica cultura de calidad del dato, no debes preocuparte de la información que obtengas, pues será fiable. Deberás confiar en ello como premisa clave. Lo contrario sería estar sufriendo por la incerteza y te provocaría indecisiones como a Hamlet.
Un estudio llevado a cabo por las firmas Forrester Consulting y Celonis («Tendencias en la mejora de procesos y ejecución de datos”) demostró que el 41% de las organizaciones evaluadas tuvo dificultades para convertir sus datos en decisiones.
Que un 71% de las empresas utiliza diez o más aplicaciones para ejecutar un único proceso y que el 72% sigue utilizando métodos manuales que limitan la visibilidad de los procesos. No obstante, un 61% de los responsables en toma de decisiones utilizará, o está evaluando hacerlo, el uso de la “minería” de datos, en los próximos 12 meses.
Por tanto, el dato como tal es vital para convertirlo en acciones a tiempo real. Porque en el citado estudio se constata que más de la mitad de las 800 empresas encuestadas, utilizan datos con más de 1 día de antigüedad. Como puedes suponer, eso no ayuda a poder tomar decisiones inmediatas.
Automatismos
Si “educas” adecuadamente a tu ERP, podrás programar tareas, acciones o alertas de las cuales dependa la toma de decisiones (tanto inmediatas como a medio o largo plazo). Déjame que ahora exponga, a qué me refiero con decisiones inmediatas, a medio o largo plazo.
En las organizaciones se toman decisiones según distintos niveles de quién las toma o según tipología. Por ejemplo, las generadas por dirección, las estratégicas, las tácticas, las operativas, las que pueden tener riesgo, las individuales, etc. Como ves, multitud de orígenes o situaciones y, en cada una de ellas, con distintas necesidades de reacción o inmediatez en la acción.
Las de tipo estratégico, táctico o de dirección seguro que requieren un tiempo más extenso en la recopilación de información, análisis, evaluación y maduración de las decisiones. Y, por tanto, de las soluciones. Por ello, deben trabajar con varias alternativas, conocer alcances de impacto, de los riesgos que comporta, si afecta a temas legales, etc. No obstante, el dato sigue siendo un factor importante en el proceso de ese tipo de toma de decisiones en cualquiera de sus etapas. Y un ERP puede aportar mucho en todo ese proceso.
Las de tipo operativo o del día a día, suelen ser aquellas en las que se debe dar respuesta con más celeridad. Y no por ser “menores” dejan de ser importantes, ya que tomar malas decisiones ante un problema, por ejemplo, de solvencia, liquidez o rotura de la cadena de suministro, por no detectarlo a tiempo, influirá en otros procesos decisorios que se estén evaluando.
Cómo nos ayudan estos automatismos en la toma de decisiones
Y es aquí, donde el ERP, con sus automatismos, sus alertas programadas, sus procesos internos, nos debe de ayudar. Automatismos y alertas que se habrán creado ad hoc para que salten o iluminen momentos críticos en los que alguien o varias personas, deban tomar decisiones. Momentos de riesgo de impagos, cobros, falta de liquidez a “n” plazos, falta de determinada materia prima o productos, bajas de clientes, subida de precios o márgenes no programados, exceso de emisiones de CO2, incidencias en fabricación o logística o calidad de servicio y un largo etc., que es conveniente de tener contemplado en la puesta en marcha del ERP.
Si lo tienes en cuenta, seguro que tendrás un aliado fiel, tu ERP pendiente de todos estos procesos por los que estarás cubierto para la toma de decisiones empresariales inmediatas.
También estos automatismos sirven para dirección o mandos intermedios, para hacer un seguimiento de determinados procesos en los que, evaluando un determinado comportamiento, puedan llevar a tomar decisiones estratégicas a corto medio o largo plazo.
Inteligencia de negocio
Un ERP 360 o de última generación, dispone de elementos que le permiten tomar decisiones de forma desasistida o con un Ok de alguien una vez presentada la situación y la/s soluciones a adoptar.
Como ya se ha mencionado anteriormente, la “inteligencia” de tu ERP será proporcional a cómo lo hayas “educado/parametrizado”. Pues aprenderá de cómo lo hayas hecho y, lo más importante, irá acumulando experiencias de la información generada y de cómo tus colaboradores usan la aplicación.
Porque el ERP se aprende según se va usando. Dispone de herramientas capaces de identificar situaciones previamente definidas y proporcionar ayudas en tiempo real. Por ejemplo, si usas reiteradamente una determinada opción de programa, más manual o repetitiva, te puede ofrecer otras vías de acción más efectivas. O si, por ejemplo, exportas tus productos o servicios y utilizas moneda extranjera en esas transacciones, si detecta posibles cambios de divisa antes, durante o después de tu proceso de venta o compra, te puede informar de la situación y proponerte fechas, rutas, proveedores alternativos a lo inicial.
Dentro de lo que se denomina Business Intelligence o Inteligencia de negocio están los KPI’s (key performance indicator) o indicadores de negocio. Una especie de “semáforos” o gráficos o lo que se precise, que te proporcionan, de una forma muy visual, el cómo late el corazón de tu negocio, según lo que tú hayas previsto que necesitas saber.
Junto a las alarmas y automatismos, los KPI’s son otra forma de estar en posesión de tomar decisiones desde el dato cierto, confiable y seguro.
Aplicar inteligencia de negocio real, basada en datos veraces, construidos gracias a la experiencia y conocimiento de todos los integrantes de la empresa, es vital para la competitividad y sostenibilidad del negocio.
Predicciones
Fruto de los puntos anteriores, un ERP puede ser capaz de predecir escenarios o situaciones de riesgo, anticipar incidencias, problemas, bajas de clientes o saber cómo mejorar la fidelización de los existentes, etc.
En este caso, ya no sólo se trata de generar datos sobre los procesos que se están produciendo o se han producido en/dentro de tu negocio, lo verdaderamente importante es anticiparse al futuro, a predecir, a ver más allá. Eso es lo que te aporta un ERP como valor añadido.
Basándose en:
un histórico de datos de calidad,
la definición de tus objetivos/presupuestos,
la suma de controles diarios internos de los procesos,
las conexiones a diferentes fuentes de información internas o externas,
la aplicación de la inteligencia de negocio creada por ti
y otros factores que cada sector de actividad puede necesitar,
el ERP puede adelantarse en detectar situaciones críticas o que precisen la toma de decisiones empresariales anticipadas que puedan ser urgentes o no para la compañía.
La verdadera evolución de los ERP está ligada a poder anticipar, detectar y avisar en el momento justo a la/s persona/s adecuada/s.Para ello, debes conseguir que tu software sea un colaborador más de tu negocio, ayudándote y aprendiendo a partir de toda la información disponible. Que te permita generar ese dato, esa KPI clave personal y que te ayude a tomar la mejor de las decisiones posible, o incluso, que te proponga varias y, en su caso, hasta que la pudiera aplicar o consultar previamente.
Por eso y por otros muchos puntos fuertes, un ERP es tu aliado en la mejora de la toma de decisiones para ti y tu negocio.
Sage cuenta consoftware de gestión empresarial completo para PYMES que está diseñado para afrontar los más elaborados procesos de negocio, sin perder por ello su efectividad en cuanto a costes, su facilidad de uso y su rapidez de implantación.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.
En este post te contamos cómo pueden aumentar su valor las organizaciones que cuidan del medio ambiente. ¿Cómo influye la sostenibilidad en las empresas?
El índice Kantar Sustainability muestra que el valor de las marcas sostenibles se ha incrementado en un 30%.
Los clientes demandan a las empresas una mejor gestión de los residuos y el cuidado de la biodiversidad.
La sostenibilidad en las empresas tiene premio: la confianza del cliente y el incremento del valor de la compañía. Al menos, así se refleja en el último índice Kantar Sustainability BrandZ, donde se advierte que las marcas más sostenibles han incrementado su valor en un 31% con respecto a 2021.
¡TUITÉALO! Descubre todo lo que los clientes esperan de tu empresa en materia de sostenibilidad.
La sostenibilidad en las empresas, una responsabilidad
La mayoría de los consumidores opina que es responsabilidad de las empresas tratar de resolver el cambio climático. En concreto, así lo ve el 67% de los consumidores, que opinan que las empresas tienen una gran responsabilidad en materia de sostenibilidad debido a la influencia que ejercen en el territorio.
Hay un 61% de los clientes que piensa que debería existir una certificación clara que explique los beneficios ambientales o éticos de los productos. Según indican, si existiera este tipo de certificados, le influiría a la hora de realizar la compra. Aun así, un 57% de los usuarios sí que afirma que es difícil saber qué productos son buenos o malos a nivel ético o de medio ambiente.
Cambios en sostenibilidad que demandan los consumidores
Las empresas deben tener presente dónde y cómo pueden actuar en materia de sostenibilidad. Los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) proporcionan a las empresas, en función de su sector de actividad, una oportunidad para realizar los cambios que demandan los consumidores.
En la actualidad, más de la mitad de los consumidores reconoce haber dejado de adquirir productos y servicios debido a su impacto con el medio ambiente o por la generación de residuos. Se trata de un 5% más que el año anterior. La cifra aumenta hasta el 73% cuando se trata de consumidores comprometidos por la sostenibilidad.
Muchos clientes afirman que las empresas deben exponer los beneficios ambientales o éticos de sus productos.
Reducción de residuos
Para los consumidores, algunos de los aspectos que deben mejorar las empresas en materia de sostenibilidad son: el sobre embalaje de los productos, el consumo excesivo y los residuos, de acuerdo con lo que se refleja en el índice Kantar Sustainability.
De hecho, los consumidores creen que las marcas deberían evitar la generación excesiva de residuos y el derroche. Además, deben adoptar una mentalidad que tenga en cuenta la economía circular.
Descarbonización
El informe también incide en la preocupación de la sociedad por la descarbonización. Según se advierte, existe un sentido de responsabilidad compartida, pero opinan que las empresas y las marcas tienen el deber de mostrar un liderazgo en este sentido y ser proactivas.
Así, más de la mitad de las personas quiere que las marcas prioricen la reducción de las emisiones de carbono en su negocio y cadena de suministro. El 43 % quiere que las marcas se comprometan con planes que cumplan con los objetivos de carbono neto cero.
Por otra parte, el 61% de las empresas hace hincapié en la necesidad de usar energía renovable. Se trata de un tema relevante para muchas marcas: de los 38 sectores cubiertos en el estudio, 15 tienen la mayor asociación con la huella de carbono y las emisiones de gases de efecto invernadero que llevan al calentamiento global.
Cuidado de la biodiversidad
No hay que olvidar que hay sectores de actividad que influyen directamente en la biodiversidad. En este sentido, más de la mitad de la población encuestada menciona como prioritario desempeñar un papel activo en devolver las tierras a su estado natural. Recomiendan no utilizar productos nocivos que puedan afectar a la tierra ni métodos agrícolas nocivos, además de detener las aguas residuales sin tratar y la escorrentía industrial en los sistemas de agua.
Algunos de los sectores más caracterizados por su influencia en la biodiversidad son las empresas de productos lácteos, cárnicos, café y té, frutas y hortalizas o alimentos para mascotas.
Aun así, hay otros sectores como los detergentes para ropa, los productos de limpieza, el lujo, el mobiliario, los viajes, el petróleo y el gas, que también están conectados con la biodiversidad y pueden influir en ella de una forma negativa.
Cada vez son más los clientes que demandan a las empresas cuidar el medio ambiente. Es mejor ser sostenible y emplear buenas prácticas en este sentido a arriesgarse a perder un cliente. Además, el beneficio es doble: se ayuda al medio ambiente y se obtienen beneficios empresariales.
Con motivo del Día Internacional de la Ciberseguridad, te contamos una serie de consejos de la mano de expertos en ciberseguridad para afrontar los retos que se les presentan a pymes y autónomos.
¿A qué ciberataques suelen estar expuestas las pymes? Te explicamos los más comunes y claves para evitarlos.
Los ataques orientados a la sustracción de activos económicos son los más habituales con los que deben lidiar las empresas.
Internet nos permite estar conectados con cualquier parte del mundo. Aunque esto supone una gran ventaja para los usuarios, también plantea algunos inconvenientes.
Con motivo del Día Internacional de la Ciberseguridad, que se celebra el 30 de noviembre, Sage ha celebrado un Twitter Chat con expertos como Marlon Molina, Deepak Daswani, Miguel Ángel Arroyo y Mila Parente para conocer cuáles son los mayores retos a los que se enfrentan usuarios y empresas y cómo solucionarlos. A continuación, te presentamos las principales conclusiones del encuentro.
Las principales brechas de ciberseguridad de las empresas
A la hora de abordar la ciberseguridad de las empresas es importante conocer a qué ciberataques suelen estar expuestas. Los expertos coinciden en que destacan los
ataques orientados a la sustracción de activos económicos.
Dichos ataques se sustancian, indican, a través del ransomware o BEC, aunque también al robo de información, brechas de datos o pérdida reputacional. Según Mila Parente, algunos de los ciberataques más conocidos son:
Ransomware, que bloquea equipos y extorsiona a cambio de datos.
Phishing, que obtiene datos confidenciales e incluso suplanta compañías.
DoS, que inhabilita el sistema y bloquea el servicio.
Spyware, que rastrea datos de forma oculta y puede activar cámaras y micrófonos.
No obstante, Miguel Ángel Arroyo, añade que todo depende de la tipología de cada empresa.
Cómo puede una empresa mejorar en ciberseguridad
Las pymes reciben el 70% de los ciberataques. Además, casi el 80% del sector financiero sufrió al menos uno el año pasado, según un informe de Hiscox, al que ha aludido durante el encuentro Mila Parente.
Para que las empresas eviten ser blanco de los ciberataques deben, explica Marlon Molina, evaluar los riesgos a los que se enfrentan. “No es lo mismo para todas las empresas. Un banco no es igual a un museo, que tampoco es igual a una clínica dental, o a una fábrica de tornillos. Los activos que se deben proteger y la actividad de la empresa son únicos en cada caso”, indica. A esto habría que añadírsele la elaboración de un plan de respuesta a incidentes que sea adecuado al tamaño de la organización y hacer una auditoría de seguridad, apunta Deepak Daswani.
Asimismo, se deberán tener en cuenta las medidas técnicas para evitar los ciberataques y las medidas organizativas y físicas, avanza Miguel Ángel Arroyo. “Las amenazas no afectan solo a la tecnología y la ciberseguridad, depende de otros factores como son los procesos y las propias personas”, señala el experto.
Todos los expertos coinciden en el hecho de que para la empresa es necesario adoptar medidas de ciberseguridad porque es más rentable prevenir que reparar daños, no solo económicos, también a nivel reputacional.
Así, añaden que toda empresa, ya sea grande o pequeña, debería tener en cuenta la ciberseguridad y no dar por sentado que no va a ser objetivo de ataques. Se trata de que toda la inversión será proporcional al negocio y tamaño de la organización.
Las pymes reciben el 70% de los ciberataques. Para evitar desastres es importante proteger a tu empresa de estos ataques.
Teletrabajo y ciberseguridad
Una de las preocupaciones que han surgido en la actualidad tiene que ver con el teletrabajo. Y es que para las empresas es complicado garantizar la ciberseguridad cuando el empleado está teletrabajando. En este sentido, los expertos reivindican la formación del personal para estar mejor preparados de cara a posibles ciberataques.
“Es importante informar y formar a los empleados sobre ciberseguridad. Que utilicen la red de la empresa a través de una VPN y rechacen enlaces de fuentes desconocidas porque querrán acceder a la red. Incluso pueden pasar por fuentes confiables para obtener datos confidenciales”, afirma Mila Parente.
Otros, como Marlon Molina, consideran que la concienciación “está bien, pero se queda corta”. Él plantea la necesidad de certificar a los trabajadores, así como mantener su formación y evaluación continua.
No hay que olvidar en este punto, dice Miguel Ángel Arroyo, que solo se debería dar acceso en remoto a los “que realmente lo necesitan. Políticas de confianza cero”, advierte.
La ciberseguridad debe formar parte de los planes de la empresa, según los expertos. En este sentido, añaden que prácticas como el llamado ‘hacking ético’ pueden servir para ayudar a detectar vulnerabilidades en la empresa y a crear un mejor sistema de ciberseguridad.
Si estás en búsqueda de una solución para para automatizar los procesos de tu empresa, pero no sabes qué ERP escoger, este post es para ti.
¿El tamaño importa a la hora de implantar un ERP en una empresa? Según ciertas teorías, podría ser uno de los factores clave, pero no es el único. Hay muchos otros factores de mayor calado que se deben tener en cuenta.
En este artículo te damos las claves para saber qué ERP escoger y dar con la solución más adecuada en función de las necesidades de tu negocio.
¿Es un ERP la mejor herramienta, la mejor solución?
1) En qué te ayuda un ERP
Un ERP es una solución de gestión empresarial que ayuda a las empresas a controlar e interconectar las diferentes áreas o departamentos de un negocio. Desde la fabricación y producción hasta el control de ventas y facturación y la contabilidad, logrando ser más eficientes y competitivas.
Aunque en un principio los ERPs se utilizaron para las industrias de fabricación y producción, con el paso del tiempo, se han convertido en una solución globalpara cualquier tipo de empresa.
¿Influye el tamaño de la empresa a la hora de pensar qué ERP escoger?
¿Crees que el tamaño empresarial importa a la hora de escoger un ERP como herramienta de gestión del negocio? ¿Tienes una respuesta rápida y concluyente?
No, ¿verdad? Yo tampoco. Solo por el tamaño de la empresa no se puede determinar si un ERP es, a priori, la solución ideal. Lo primero que debes hacer es averiguar si tu empresa necesita un ERP.
2) ¿Cómo sé si mi empresa necesita un ERP?
Seleccionar qué herramienta es la más adecuada para cada empresa es todo un proceso. Un proceso al que se llega por diversas situaciones, cuestiones, momentos, escenarios, alarmas, etc., que se producen, casi sin darnos cuenta, y que muchas veces no se ven o no se quieren ver. Pero que, si no se abordan, se pone en riesgo la continuidad de la empresa.
Hay quien tiraría de refrán y se agarraría a lo de “ande o no ande, burro grande”.En este sentido, ¿prevalecería la cantidad a la calidad? Es decir, indistintamente de lo que se necesite, ¿se valoraría más lo “cachas” que sea el programa, a si realmente es lo que necesito para dar respuesta a mis necesidades?
A priori, se piensa que una Micro pyme debería adoptar soluciones sencillas, sin muchas complicaciones. Que sean fácil de uso y baratas (o free), o bien soluciones ofimáticas (Excel, Word, etc.) Por lo que respecta a la pequeña empresa, algo similar, pero con un poco más de prestaciones, más acorde para su mayor tamaño o necesidades. Asequible económicamente y exento de muchas florituras. Por último, una mediana o gran empresa, sí que debería adoptar un ERP o algo mayor más a medida, de mayores prestaciones y precio acorde a su tamaño.
En resumen:
Micro = sencillo y “gratis”.
Pequeña= funcional pero asequible.
Mediana = ERP y con un coste de igual a igual.
Grande = ERP o más y un coste de gran factura.
3) ¿Qué empresas necesitan un ERP?
Aquellas empresas que, sean del tamaño que sean, necesiten, por ejemplo, gestionar un gran volumen de transacciones. Ya sean facturas, movimientos contables, stock, ventas, etc. No es lo mismo gestionar mensualmente 30 facturas de 1 millón de euros, que 60.000 facturas de 50€.
Empresas que tienen que conciliar saldos de diversas cuentas bancarias con muchos movimientos de cobros, pagos, etc.
Aquellas en las que la gestión de su día a día, actual o futura, contenga procesos complejos que precisen de un alto porcentaje de fiabilidad y control. Y que, aunque tengan pocos empleados o usuarios, la herramienta les aporte los recursos adecuados a sus necesidades de gestión y control.
También aquellas a las que, una vez el negocio ha despegado y se va asentando, se atreven a analizarse y detectan ineficiencias en cuanto a tener dificultades para conocer márgenes reales, necesidades de inventario o proyecciones de tiempo para la ejecución de tareas.
O bien organización en las que se está perdiendo excesivo tiempo en la búsqueda, distribución y comprobación de la información, así como en una falta de centralización de ésta.
Añadiríamos a todo ello, algo esencial a todo negocio o empresa, ¿sabes si tus clientes son felices? Es decir, ¿sabes si están bien atendidos, si hay muchas reclamaciones, si hay problemas, si estás perdiendo clientes por el camino? Si es así, ya sabes qué ERP escoger, uno con prestaciones adecuadas para mejorar y controlar tus servicios.
4) ¿Me lo puedo permitir?
Un ERP es caro. Es lo que muchas veces, se dice o se oye o se piensa, sin saber, de antemano, los porqués de esa afirmación. Simplemente porque hay esa corriente de pensamiento. Yo diría que caro comparado con qué. O para dar respuesta a qué. También se puede escuchar el “con lo que yo facturo anualmente no me lo puedo permitir”.
Incluso algo con lo que nunca he estado de acuerdo, el que se rechacen acciones comerciales simplemente porque la empresa no factura lo suficiente, no es del “tamaño” del ERP que se ofrece. Eso nunca se sabrá, si no se “rasca” o trabaja la cuenta y se analizan sus posibilidades.
De acuerdo, sobre el papel, una empresa que factura 500 mil euros anuales no es un perfil para adquirir un ERP de 90.000€. Pero ¿y si esa empresa ha planificado su evolución a “n” años y prevé un crecimiento o expansión elevado, pudiendo afrontar la inversión y cubrir el ROI (retorno de la inversión) correspondiente?
5) Ten en cuenta el ROI
¡Ah! Ya tenemos aquí las 3 letras, las siglas de la discordia. Si el % resultante del ROI es o será positivo, ¿por qué no se pueden tomar decisiones meditadas y sostenidas por cálculos ciertos y abordar esa implantación?
Y aún más, ¿por qué tiene que ser una inversión y no se puede asumir como gasto? Puesto que se puede contratar un ERP a través de cuotas a modo de servicio (vía suscripción) y proyectar ese gasto en nuestro balance de P&G. O bien contratar soluciones en la nube, también vía suscripción, ahorrándote dependencia de hardware sofisticado.
¿O decantarse por un 50% inversión y 50% gasto? Lo cierto es que, para ello, es necesario disponer de ese estudio de viabilidad que calcule correctamente el ROI y, lo más importante, poder hacer un seguimiento de los beneficios que ha aportado a la empresa.
Dejémonos de conjeturas. La finalidad suprema a la hora de saber qué ERP escoger es:
Reducción de costes operativos y administrativos.
Mejorar la eficiencia.
Aumentar la productividad y mejorar en márgenes de negocio.
Entre otros.
Si con la adopción de un ERP esos objetivos se pueden medir y se consiguen y positivizan el ROI, está claro que te lo has podido permitir.
Si no sabes qué ERP escoger para tu empresa, echa un vistazo a este artículo.
6) ¿Qué criticidades tiene mi empresa?
¿Cuánto dependo de una conexión fiable a Internet y/o a los servicios en la nube, sean del tipo que sean? Como la gestión de email clave, tiendas virtuales, comunicaciones internas o externas, etc.
¿Cuánto dependo de la velocidad/fiabilidad/agilidad de mis herramientas de gestión para dar un buen servicio tanto interno como externo? Como tomas de decisión, robustez de la base de datos, cálculos y emisiones de facturas o planificación de producción o compras.
¿Cómo de rápido es mi proveedor del ERP o de la solución que utilizo en caso de incidencias, contratiempos, evoluciones, etc.? Como tiempos de resolución, proveedor local o global, actuaciones online o presenciales.
¿Dependes, en gran medida, de la seguridad de que tus estimaciones de costes sean precisas o en que no estés perdiendo competitividad en base a tus precios o que existan errores no detectados en presupuestos erróneos?
¿Dispones y llevas a cabo una correcta aplicación de la LOPD/RPGD y con ello proteges tus datos y los de tus contactos de modo seguro?
Estas son algunas de las criticidades que debes tener en cuenta para saber qué ERP escoger, pero podríamos añadir muchas más.
Llegados a este punto, tu solución de gestión empresarial actual debería ofrecerte respuestas concluyentes a todo ello. Si no te lo aporta o no lo sabes o no lo aplicas, pues como que te estarías haciendo trampas al solitario.
Encuentra una solución para las debilidades de tu empresa
Un ERP inteligente está preparado para ayudarte, avanzándose a multitud de situaciones críticas que puedas tener, siempre que lo hayas “adiestrado” para que reaccione justo a tiempo. Habitualmente, un ERP estándar ya dispone de alarmas o reglas de control sobre determinados procesos (roturas de stock, control de márgenes y costes, posibles riesgos bancarios, plazos de entrega, etc.). Pero serás tú, quien los tenga que ajustar a tus necesidades.
Asegúrate que ese ERP utiliza BBDD robustas, solventes, con diferentes niveles de seguridad y que está preparado para dar respuesta a los cada vez más frecuentes cambios legales y normativos. Con todo ello, podrás minimizar situaciones críticas en tu empresa.
¡TUITÉALO! ¿Necesita tu empresa un ERP? ¿Cuál es el más adecuado para tu negocio? Encuentra las claves en este post.
7) La clave si lo que quieres es crecer
Cuando creamos una empresa, deberíamos saber cuál es su planificación futura o el reto que nos hemos planteado. Normalmente el horizonte mínimo que se suele barajar o se debería evaluar es para unos 5 años vista.
Durante ese periodo de tiempo, seguro que se producirán cambios de todo tipo. Propios, ajenos, inducidos por el mercado, por la competencia, por los clientes o proveedores, financieros, etc. Y tendríamos que estar preparados para afrontarlos.
Pero lo que sí que deberíamos saber es lo que queremos ser de mayor. La idea de crecimiento es algo innato en un emprendedor. Nadie quiere estancarse. La empresa menos. Si tu idea y tus planes de futuro pasan por crecer, debes prepararte para tener herramientas de gestión empresarial que lo sostengan.
Saber qué ERP escoger es clave para ello. Debes cerciorarte de que te permite escalar en múltiples escenarios: número de usuarios, cobertura geográfica, cobertura legal del país o países a donde quieras llegar, comunicaciones, seguridad, que pueda dimensionarse en nuevas prestaciones que no tengas al principio, internacionalización, globalidad, idiomas, etc.
No es fácil que lo contemple todo, pero seguro que en un gran porcentaje puede tener respuesta y, en su caso, evalúa un ERP que tenga la posibilidad de evolucionar por sí mismo o que tenga un “hermano mayor” evolutivo al que recurrir sin muchos esfuerzos.
No cometas este error
Existen muchas empresas que, en su creación, optan por soluciones sencillas, por temas económicos o estructurales. Sin embargo, estas deben ser sustituidas porque no pueden dar respuesta al crecimiento empresarial. Es decir, se trata de un contratiempo estratégico que se paga con más dinero y esfuerzo. Un volver a empezar de cero que cuesta lo suyo.
Por eso, aunque sea muy difícil adquirir un ERP en los inicios empresariales y eso pueda ser más “caro”, el proceso de crecimiento estará mucho más soportado, garantizando la viabilidad de ese impulso.
Hay muchos tipos de ERP’s en el mercado que se adaptan a cada situación y momento empresarial. Eso lo vamos a tratar a continuación
8) ¿Es un ERP la mejor herramienta, la mejor solución?
Sí, un ERP es una gran elección. Ya hemos visto muchos aspectos en los que un ERP ayuda a las empresas. Hay muchísimos más. En los enlaces de este post, seguro que encuentras ese argumento que precisas para saber qué ERP escoger como tu solución empresarial.
Incorporar un sistema ERP en tu empresa te brindará una oportunidad de oro para transformar tu negocio.
Permíteme una serie de reflexiones y consejos. Estaremos de acuerdo en que una microempresa que comienza de 0, con volúmenes reducidos, no necesitaría un ERP de saque. Hay mucha otra oferta de soluciones para esas necesidades iniciales.
Pero, tal como hemos comentado en el punto anterior, hay que tener en cuenta ese horizonte evolutivo.
Por lo que, comienza con lo que puedas o quieras, pero evalúa si el proveedor de la solución que elijas dispone de continuidad evolutiva hacia ERP’s o incluso más allá. Eso te garantizaría poder crecer juntos y evitarte costes y esfuerzos elevados en el futuro.
9) Tipos de ERP
Porque, hoy por hoy, existen ERP’s para todo tipo de empresas.
ERP’s estándares, que disponen de prestaciones básicas con una puesta en marcha muy rápida.
Soluciones ERP`s estándares pero que, además, se pueden parametrizar en poco o en mucho a tus necesidades, con una puesta en marcha muy aceptable en tiempo y coste.
ERP’s con altas prestaciones empresariales y, además, con un grado de adaptación casi a medida, que claro está, conllevan más tiempo, esfuerzo en la puesta en marcha y probablemente (no siempre) más coste.
O bien ERP’s sectoriales que ya disponen de muchas prestaciones que dan solución específica a las necesidades del sector. También se les puede llamar ERP`s Verticales.
Casi todos pueden ofrecerte una adquisición a modo de inversión, o mediante suscripción (cuotas mensuales, trimestrales, anuales, etc.) y muchos de ellos ser usados en modo on-line, en la nube, o en modo mixto.
Implementar un ERPo sustituir un ERP u otra herramienta de gestión, para que aporte nuevas mejoras al cambio es, per se, uno de los cambios que más afectaran a toda la organización. Por eso, acertar en su elección, es clave para tu negocio. ¡Conoce más sobre las soluciones ERP de Sage!
En este post te detallamos cuáles son las principales causas de los ciberataques y por qué se provocan en la empresa.
El 60% de los data managers considera que el comportamiento de los empleados es una amenaza mayor que la de los piratas informáticos.
El gasto mundial en ciberseguridad crecerá a 3,2 billones de dólares en 2026.
Cuando una empresa sufre un ciberataque, a menudo surgen preguntas del tipo:
¿Qué lo ha provocado?
¿Dónde está la brecha de seguridad?
¿Ha podido ocurrir por un descuido en la propia empresa?
Según un informe de Western Digital, el 60% de los data managers españoles considera que el comportamiento de los empleados de la empresa representa una mayor amenaza que los piratas informáticos. Y es, por lo tanto, una de las causas principales de los ciberataques.
¡TUITÉALO! Conoce las principales causas de los ciberataques. ¿Sabías que la mayoría residen de la propia empresa?
Aumentan los ciberataques
Según un informe del Foro Económico Mundial, los daños causados por la ciberdelincuencia ascenderán a la asombrosa cifra de 6 billones de dólares en 2022.
Para hacerle frente a esta situación, las organizaciones invierten cada vez más en ciberseguridad. Navigant Research predice que el gasto mundial en seguridad de la información crecerá de 1,8 billones de dólares a 3,2 billones en 2026.
La cuestión es que la ciberdelincuencia es un término general para los diferentes tipos de amenazas. Pero cada una tiene sus propios matices y hay diferentes formas de mitigarlas o evitarlas.
Cada vez más empresas invierten en ciberseguridad para contrarrestar los ciberataques.
Las principales causas de los ciberataques
Toda empresa, independientemente de su tamaño, es un objetivo potencial de ciberataque. Esto se debe a que todas las empresas tienen activos clave que los delincuentes pueden tratar de explotar. A veces se trata de dinero o información financiera. Otras veces, puede ser la información personal de los empleados y clientes. O incluso la infraestructura de la empresa.
Al reconocer los motivos habituales de los ciberataques, la empresa comprender mejor los riesgos a los que puede enfrentarse. Así como saber cuál es la mejor manera de prevenirlos y afrontarlos.
Desconocimiento por parte del empleado
El uso que realizan los empleados de los dispositivos electrónicos de la compañía es una de las causas de los ciberataques. Y la situación se ha agravado con el teletrabajo.
Cuando un empleado trabaja desde casa no tiene acceso en persona a la información. De hecho, los recursos informáticos de los que dispone son mínimos. Por lo que no tiene más remedio que utilizar redes domésticas desprotegidas y dispositivos personales, que a menudo son compartidos por miembros de la familia.
Esto hace que no sean conscientes del riesgo de ciberseguridad que supone buscar, descargar y compartir contenidos, incluida la propiedad intelectual de la empresa. Las distracciones derivadas de un entorno de trabajo desde casa también pueden desbaratar importantes hábitos fundamentales para la ciberseguridad, como el uso de contraseñas seguras, el mantenimiento de la higiene digital, la aplicación de parches en los ordenadores o la actualización del software móvil. Medidas que sirven para evitar un ciberataque.
Un sistema vulnerable
Cuando los ciberdelincuentes detectan un punto débil, hacen lo posible por hacerse con él. Por eso las vulnerabilidades del sistema pueden ser tan peligrosas.
En enero de 2020, la empresa americana SolarWinds fue objeto de un ciberataque. Los ciberdelincuentes explotaron una vulnerabilidad en el software de la empresa después de que los empleados compartieran en línea los detalles del fallo del sistema. Los atacantes consiguieron robar las credenciales administrativas de un titular de cuenta.
Para minimizar la amenaza de este tipo de ataques es necesario combinar un enfoque reactivo y preventivo. Además de contar con el software de seguridad y la configuración de red adecuados, es importante mantener el software actualizado. Esto significa instalar actualizaciones y parches de software tan pronto como estén disponibles, ya que pueden corregir vulnerabilidades.
Falta de seguridad en el sistema
Otra de las principales causas de los ciberataques son las faltas de seguridad en el sistema. Muy pocas personas conocen los pasos más sencillos para aumentar la ciberseguridad. Es más, la mayoría no tiene fácil acceso a los recursos que necesita, cuando los precisa. Por ejemplo, las contraseñas.
Se sabe que cuanto más fuerte sea la contraseña, más segura será la cuenta. Sin embargo, en 2019, 23 millones de cuentas online seguían utilizando la contraseña «123456».
El 71% de las cuentas están protegidas por contraseñas utilizadas en múltiples sitios web.
El mejor momento para informar a los empleados sobre la solidez de sus contraseñas es cuando están configurando las cuentas. Datos sencillos como «cuánto tiempo se tardaría en descifrar la contraseña» o «si ha aparecido alguna vez en una filtración de datos conocida» pueden mejorar, en gran medida, la seguridad de las contraseñas en la fase de configuración de la cuenta.
La concienciación sobre las causas de los ciberataques y la ciberseguridad tiene que convertirse en una parte útil de la cultura organizativa. Debe ser algo relevante tanto en los hogares como en los lugares de trabajo.
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