En este artículo conocerás cuáles son las principales ventajas de contar con un software ERP en tu empresa.
- Un software ERP puede ser un beneficio decisivo para las operaciones de tu negocio.
- Descubre cuáles son las señales claras que te indican que debes invertir en un ERP.
Contenido del post
- Destruyendo mitos: ¿Software ERP para pequeñas empresas?
- Cómo estudiar el retorno de la inversión en un ERP
- Señales de que necesitas un ERP
- Motivos por los que necesitamos instalar un ERP
Imaginemos un software que responda tanto a las necesidades del departamento financiero como al de recursos humanos, inventario del almacén, etcétera. Puede parecer imposible. Quizá pienses que lo normal sea que cada departamento tenga su propio sistema informático adecuado a sus necesidades. No obstante, con ayuda de un software ERP, es posible esta combinación.
Dicho en otros términos, el ERP es una inversión en coherencia con la que se mejora el control sobre los procesos y procedimientos de la empresa.
El esfuerzo de adaptación se supera rápidamente y los desembolsos son compensados por los retornos que ofrece la mejora en la gestión.
¡TUITÉALO! ¿Tu empresa necesita un ERP? Estas cinco señales están diciendo a gritos que sí. ¡Toma nota!
1) Destruyendo mitos: ¿Software ERP para pequeñas empresas?
Como en todos los campos, existen creencias o prejuicios dentro del software de gestión que no son reales. Por ejemplo, muchos tienen la creencia equivocada de que el software ERP es una herramienta para organizaciones de mayor tamaño.
Puede que, al principio, la implantación genere preocupaciones. Hay que desembolsar un dinero y dedicar un tiempo a comprender la herramienta. Por si fuera poco, la posibilidad de elegir una inversión fallida sobrevuela en el proceso de decisión.
Pero la buena noticia es que todo esto tiene una fácil respuesta: elegir el software correcto y gestionar el proyecto de forma adecuada. Es decir, el ERP es como un calcetín y la empresa nuestro pie: ambos se adaptan al 100% el uno al otro, siempre que escojamos el tamaño adecuado.
Además, hay un ERP para cada tamaño. Por ejemplo, Sage 200 es la solución ERP de gestión de negocio completa si tienes una pyme, mientras que Sage X3 ofrece una nueva generación de ERP más compleja.
2) Cómo estudiar el retorno de la inversión en un ERP
Ya lo sabes: el ERP es un software para empresas de cualquier tamaño. Para superar los miedos, debes estudiar el retorno de la inversión con la siguiente comparación
- Por un lado, tienes los mayores pagos o menores cobros. Aquí considerarás las cuotas del ERP, las horas de formación a tu personal, problemas de comprensión al comenzar… Son, en definitiva, lo que pondrás en la balanza en el platillo de los costes.
- Por otro, tienes todos los beneficios. Puedes obtener mayores cobros por vender más y mejor valorado (y pagado) por tus clientes, por alcanzar un tamaño, etcétera. También pondrás todo lo que reducirá tus pagos: gestión eficiente e inteligente de los recursos, aprovechamiento de oportunidades de aprovisionamiento. Incluso, podrás mejorar cobros y pagos a la vez. Por ejemplo, unos procesos mejor conjuntados dan mayor valor a los productos y evitan desperdicio de recursos. Todo esto es lo que pondrás en el platillo de las ventajas.
No olvides, además, considerar la dimensión temporal. Los beneficios y costes de hoy tienen más valor actual que los de dentro de un tiempo. No obstante, en épocas de estabilidad y en negocios de riesgo bajo, esa diferencia será menor.
En ese sentido, también es clave plantear la inversión en el momento oportuno… Por muy buenas perspectivas que tenga el software, debes dedicar un tiempo a la implantación. En épocas de exceso de trabajo, quizá corras el riesgo de que la adaptación a la herramienta quede postergada.
3) Señales de que necesitas un ERP
Nuestra empresa pide a gritos un ERP, pero no lo escuchamos… Es algo común en muchos negocios. Las señales más frecuentes son:
- La empresa tiene capacidad de expandirse, pero no se tiene claro cómo ni hacia dónde.
- No se mantiene un estricto control de efectivo y liquidez.
- Hay carencias en el control de la información y tanto la seguridad como la gestión de esta no es óptima.
- La tecnología no se adapta al crecimiento. Está obsoleta.
- No se consigue cumplir plazos de entrega, se tiene inventario sobredimensionado o no se predice la demanda correctamente.
La mayoría de las empresas que no disponen de un ERP aún están desoyendo claras señales de que su implantación sería beneficiosa para ellas.
Si nos encontramos con una o varias de estas señales, es posible que el dinero se nos esté escapando de las manos. En el peor de los casos, sin saberlo; y en el mejor, sin controlarlo. Es momento de instalar un ERP.
4) Motivos por los que necesitamos instalar un ERP
Los beneficios que puede aportar un ERP a nuestra empresa son muy amplios. Por ejemplo, tradicionalmente, las organizaciones tenían sus datos repartidos en varios sistemas o varios documentos de Excel dispersados por los diferentes departamentos. Esto se debe a que lo habitual era que cada departamento estuviera utilizando su propia solución para gestionar sus operaciones.
Estas plataformas diferentes dificultaban recabar los datos de los distintos departamentos para la toma de decisiones. Sin embargo, con una solución ERP, se consigue una cohesión de los datos. Además, su actualización en tiempo real reduce de manera significativa los gastos operativos y administrativos.
Por otro lado, sin control alguno, seguro que nuestro proceso de venta y el feedback que llega de los clientes es sustancialmente mejorable. A través de esta herramienta, el acceso a los datos será mucho más rápido y preciso. Por ejemplo, el departamento financiero reducirá el tiempo dedicado a recabar información de las distintas áreas y podrá dedicar más horas a blindarse ante los morosos.
Es más, con un ERP, el personal de ventas logra una mejor interacción con los clientes y construye mejores relaciones con ellos. Es así, en parte, gracias a la información sobre sus preferencias y compromiso. El software facilita que se recopile y documente con diligencia la ficha con toda la información de la que se dispone.
En resumen, implantar un ERP es una buena decisión para empresas de cualquier tamaño. Aporta mejoras en la organización del negocio y en la gestión de los datos y la información necesaria para la toma de decisiones. Descubre las soluciones de Sage y escoge el que mejor se adapta a las necesidades de tu negocio.