ERP y la personalización del mismo en función de las necesidades

Explicamos la importancia de la personalización del ERP para empresas de todo tipo de tamaños.

• Cuanto más se adapte y personalice el ERP a la empresa, más disfrutaremos de sus beneficios
• Si no hay una buena parametrización del sistema, la ejecución del ERP no será optima

“Es muy caro” “No nos lo podemos permitir” “No somos suficientemente grandes como para implantar uno”. Estas y otras afirmaciones son las más escuchadas cuando las empresas se plantean adquirir un software de gestión estándar o personalizada. No obstante, el gran número de ventajas que nos aporta un buen software ERP (Enterprise Resource Planning) dentro de la empresa es incuestionable.

¡Comparte! Personalización, la llave para convertir el ERP en el elemento imprescindible para tu negocio. Descubre cómo se parametriza.

Por ello, cada vez más empresas estudian integrar mejor sus departamentos y procesos de gestión invirtiendo en estos ERP.  De hecho, entre todas las definiciones que podemos encontrar sobre qué es un ERP hay una muy buena, quizá la más sencilla: se trata de un sistema informático que ayuda a gestionar el negocio automatizándolo.

La parametrización del ERP como clave para el éxito

Normalmente, se articulan con un sistema front office, también llamado CRM, que gestiona todo el tema comercial, oportunidades, clientes e incluso producción y elaboración de pedidos. Y otro sistema de back office, que es toda la gestión de facturación, almacén, recursos humanos, proveedores, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, contabilidad…

La clave del éxito de la implantación de un ERP es la parametrización del sistema; es decir, adaptar el ERP al lenguaje y casuística de la empresa

Evaluar cuál es el mejor ERP para nuestro negocio es una decisión que conlleva su tiempo. Para que esta solución y la inversión sean efectivas, el software debe adaptarse a las necesidades de la empresa y a sus procesos de la manera más exacta. Es por ello por lo que es innegable la importancia de la personalización del ERP.

¿Qué es un software personalizado?

Un  ERP personalizado al cien por cien es el desarrollo de un software de gestión específico para los requerimientos de la propia empresa, diseñado a su imagen y semejanza, teniendo en cuenta unas necesidades en concreto.

Cuando una empresa decide contratar el diseño de un software personalizado es obligatorio llevar a cabo unos pasos:

Consultoría inicial donde se analizan las necesidades del cliente. ¿Qué se quiere conseguir? ¿Qué necesidades se tienen? ¿Qué tipo de negocio es?

Diseño y programación del software.

Instalación y aplicación del software.

Formación de la empresa.

Periodo de correcciones para ajustar el software a la empresa.

Seguimiento y control de su desarrollo.

En definitiva, es un traje a medida informático que pertenecerá por completo a la empresa, incluyendo el código fuente.  Esto facilita el proceso de actualización ante cambios o novedades y permite que se contrate a otro desarrollador, si fuera necesario, para implementarlos. Sin embargo, en el mercado hay muchas opciones.

Otra alternativa es el software estandarizado, mucho más económico y cada vez más moldeable, aunque se debe tener en cuenta algunos factores, ya que este tipo de soluciones se diseñan para satisfacer las demandas de varias empresas, convirtiéndolo en algo más “básico”.

Ventajas de la personalización de los ERP

Como vemos, cuantos más procedimientos especiales o propios se tengan en una empresa, más difícil será adaptar una solución que ya exista en el mercado. Es por ello por lo que cuanto más personalizable sea la solución estándar que adquiramos, mejor se adaptará a nuestras necesidades.

Normalmente, es la empresa la que tiene que adaptar sus procesos al nuevo software. No obstante, cuánto más moldeable sea, la transición será menos disruptiva y más fácil de asimilar. O lo que es lo mismo, el tiempo de adaptación será menor. Conseguiremos una capacitación de los usuarios más rápida y no forzaremos a los empleados a amoldarse a procedimientos nuevos, sino que será el software el que se ajustará.

Además, suele pasar que cuando adquirimos un software muy rígido, solamente utilizamos un ínfimo porcentaje cuando realmente hemos pagado por el 100% de su capacidad. Y, aunque el precio suele ser más económico que el software personalizado, si valoramos el tiempo empleado en encontrar la solución para resolver los problemas que nos van surgiendo, el personalizado suele tener un menor tiempo de respuesta.

Adicionalmente, puede que necesitemos su integración con otras herramientas de la empresa de forma que creemos un sistema más articulado y unificado que nos permita resolver los problemas de forma más rápida. Todo ello se puede traducir en una mayor producción y optimización de los ingresos.

ERP personalizado para PYMES

Es momento de dejar los tabúes y las ideas preconcebidas. Se suele tener la percepción de que el software más genérico y estándar es para pequeñas y medianas empresas y que los ERP personalizados son solamente aptos para grandes empresas. Nada más lejos de la realidad.

Uno de los primeros contras con los que se topa el pequeño o mediano empresario es el coste del servicio sin ir más allá. No obstante, hay que dar un paso más adelante y examinar si ese tipo de software va a hacer que seamos más eficaces y qué retorno va a tener dicha inversión.

Adquirir un ERP personalizable debe ser cuestión de eficacia y no de dinero

¿Qué supone ser más eficaces? Lograr los efectos pretendidos: tareas automatizadas, soluciones más rápidas, mayor productividad… Son factores que cuentan con un denominador común: el ahorro de costes. Es decir, a pesar de realizar una inversión inicial que asusta, puede compensar con creces a largo plazo.

Los ERP basados en la nube

Además, no podemos dejar de mencionar que existen ERP basados en la nube cuya implantación es mucho más económica, ya que no necesita una inversión muy grande en infraestructura. Incluso su actualización estará siempre garantizada. Además, son mucho más flexibles y personalizables ya que si, por ejemplo, necesitáramos añadir algún modulo, todo es más sencillo.

Aunque nos puede parecer algo arriesgado crear un software desde cero, existen ERP estándar en el mercado altamente flexibles y personalizables. Ejemplo de ello es Sage 200cloud Laboral, un software de gestión laboral y de recursos humanos capacitado para un amplio abanico de empresas que cuenta con esta característica tan relevante: flexibilidad y personalización. Es decir, podemos configurar la solución que la empresa necesita conforme a sus necesidades.