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Ciberespionaje en la cadena de suministro: Amenazas y soluciones para empresas

Asegurar el core de tu negocio es clave para su futuro. En este artículo te contamos cómo proteger la cadena de suministro de tu compañía contra el ciberespionaje. 

  • El ataque a tu cadena de suministros sucede cuando un ciberdelincuente accede a la red de trabajo de tu compañía a través de terceros que pueden ser colaboradores, clientes o proveedores. 
  • Según la Agencia Europea para la Ciberseguridad, las cadenas de suministros ocuparán el primer puesto en amenazas de ciberseguridad para 2030. 

El uso de las nuevas tecnologías como la nube o el IoT suponen el nacimiento de nuevos retos en cuanto a la seguridad de las empresas. Los profesionales del ciberespionaje realizan ataques cada vez más sofisticados para sustraer información. 

Es habitual que las organizaciones se centren en su propia seguridad y descuiden la seguridad de sus proveedores, colaboradores o clientes. Además, muy pocas empresas realizan una evaluación de riesgos para proteger su cadena de suministros. 

¿Qué es el ciberespionaje?

Con el término ciberespionaje corporativo nos referimos a la sustracción ilegal de secretos comerciales de tipo empresarial para lograr una ventaja competitiva. 

Se trata de una práctica que puede afectar a cualquier empresa, con independencia de su tamaño o de su sector de actividad. 

¿Cómo defenderte frente al ciberespionaje en la cadena de suministro?

Si quieres proteger la cadena de suministro de tu organización puedes seguir un proceso para tomar medidas. Durante los últimos años se está implantando el modelo Zero Trust para proteger a las organizaciones y tomar medidas antes de que se produzca un incidente. No podemos olvidar que un ataque de ciberespionaje puede dañar la imagen de la empresa y producir enormes pérdidas. 

Para protegerte puedes seguir los siguientes pasos: 

Evaluar los riesgos existentes

Lo primero que deberás hacer es estudiar los riesgos que se pueden producir en la cadena de suministro para saber en qué punto es vulnerable y dónde puede haber brechas de seguridad, de forma que puedas diseñar estrategias enfocadas a los puntos débiles.

Establecer normas de seguridad 

El siguiente paso consiste en establecer una serie de normas de seguridad que deberán seguir todos los proveedores, colaboradores y clientes de tu empresa. En este sentido, es fundamental que comuniques las normas establecidas de forma clara y concisa antes de comenzar cualquier relación comercial. 

Analizar a las empresas que se relacionan con tu organización

Antes de relacionarte con cualquier empresa, deberás analizar las medidas de seguridad que toma y firmar un contrato para que se comprometa a cumplir con las normas de seguridad que elaboraste. 

La formación de los trabajadores es un punto clave para que conozcan los riesgos del ciberespionaje y sepan detectar fallos de seguridad. 

Fijar medidas para la protección de datos personales 

Los datos personales suelen ser uno de los puntos más vulnerables de las empresas, por lo que es fundamental establecer medidas como la autenticación de doble factor o el cifrado de datos para protegerlos.

También se pueden establecer distintos niveles de acceso para los empleados o proveedores, de forma que cada uno pueda tener acceso a los datos que necesita en función de la actividad que realiza. 

Revisar de forma periódica las normas y las acciones realizadas 

Por un lado, es fundamental establecer revisiones periódicas de las normas en función de cómo avance la tecnología y, por otro lado, también es importante analizar cualquier actividad o acción que genere sospechas sobre un ataque de ciberespionaje

Formar a los empleados 

Otro aspecto fundamental para proteger a tu empresa consiste en la concienciación y formación de los empleados. Es fundamental que conozcan los riesgos que se pueden producir y que se cree una forma de comunicación adecuada en caso de que detecten alguna actividad extraña. 

Elaborar un plan de crisis

Aunque establezcas unas normas y tomes todas las medidas que hemos definido anteriormente, no existe nunca el riesgo cero de sufrir el ciberespionaje en tu organización, por ese motivo, deberás elaborar un plan de crisis en el que se tendrá que incluir: 

  • Las personas que intervendrán en la crisis y el papel de cada una. 
  • La forma de realizar las comunicaciones en este caso (tanto internas como externas). 
  • Las medidas urgentes que se tomarán para reducir los efectos de la crisis. 

En definitiva, las novedades tecnológicas permiten avanzar a las empresas hacia entornos en los que el trabajo sea más sencillo, pero también suponen una evolución y un cambio de los riesgos de ciberespionaje en la cadena de suministro.

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Ley de IA de la Unión Europea: ¿Qué significan las leyes de inteligencia artificial para las empresas?

Tras la aprobación por parte del Parlamento Europeo de la primera ley de Inteligencia Artificial (IA) del mundo, será importante tener claro cuáles serán sus consecuencias en el entorno empresarial.

  • Aprobada el 13 de marzo de 2024, se trata de la primera propuesta legislativa sobre IA del mundo, por lo que aspira a convertirse en referente internacional.
  • La aplicación de la nueva ley de Inteligencia Artificial será gradual, hasta implantarse de manera definitiva en 2026.

Cuando hablamos de Inteligencia Artificial (IA) no estamos hablando solo sobre innovación, sino de una serie de herramientas que pueden suponer un impulso fundamental para los negocios.

Es por ello que la Unión Europea (UE) creyó en la necesidad de mejorar las condiciones para su desarrollo, estableciendo así una nueva ley. En este sentido, será importante que no lo veas solo como un conjunto de reglas y regulaciones; se trata de comprender cómo esta ley puede moldear tus estrategias de IA e inversiones ahora y en el futuro.

En este artículo, exploramos lo que la ley significa para ti, independientemente de si estás al mando de una startup o gestionando una empresa en crecimiento.

¿Qué es la Ley de IA de la Unión Europea?

La ley de IA de la Unión Europea es un marco legislativo diseñado para regular el uso y desarrollo de la Inteligencia Artificial dentro de la Unión Europea. Una iniciativa pionera, siendo la primera propuesta legislativa de estas características en proporcionar normas completas y transparentes para los sistemas de IA en todo el mundo.

Tener claro el uso de la IA, la protección de datos y la gestión del riesgo son aspectos relevantes para la planificación empresarial de tu negocio. Por eso, será importante que estés al tanto de la nueva legislación y que la veas como:

  • Un desafío: Para asegurarte de que tus proyectos impulsados por IA se ajusten a estas regulaciones.
  • Una oportunidad: Aunque todas las empresas deben cumplir las mismas normas, cómo lo hagas podría variar significativamente de otras. Ir más allá del cumplimiento y abrazar proactivamente los principios éticos y responsables de la IA podría diferenciar a tu negocio.

La opinión de los expertos

“Con la IA instalándose en el mainstream, existen grandes beneficios que pueden derivar de educar al público para generar confianza”, dijo Mark Brown, director general global de Digital Trust Consulting en BSI.

«Las organizaciones que tomen una visión a largo plazo pueden ver que la IA les permite mejorar su ciberseguridad, privacidad o el momento digital.”

Sage
En este artículo conocerás al detalle todo lo que necesitas saber sobre la Ley de IA de la Unión Europea.

¿Cuáles son los motivos de la entrada en vigor de la Ley de IA?

Impulsar la excelencia y la innovación tecnológica mientras se asegura la protección de los derechos humanos son algunos de los motivos principales de una ley de estas características.

Otro de los motivos es la naturaleza dual de la propia Inteligencia Artificial, con sus oportunidades y desafíos.

Oportunidades de la IA

  • La IA ofrece oportunidades sin precedentes para la innovación, eficiencia y resolución de problemas.
  • En cuanto a la innovación, competencia y propiedad intelectual, la UE busca fomentar un ambiente competitivo al animar a las empresas a invertir en investigación y desarrollo de tecnologías de IA.

Desafíos de la IA

  • La IA plantea riesgos y desafíos significativos, especialmente sin una supervisión adecuada.
  • La ley pretende el desarrollo de sistemas de IA que respeten la autonomía humana y prevengan daños. Su objetivo es crear un entorno seguro y confiable para la implementación de la IA, de modo que puedas gestionar los riesgos empresariales al tiempo que maximizas los beneficios.
  • Además, categoriza las aplicaciones de IA en función de su riesgo, que va desde inaceptable hasta mínimo, imponiendo los requisitos y las obligaciones legales correspondientes.

Otros aspectos destacados:

Privacidad y derechos personales

  • Una de las preocupaciones más apremiantes que aborda la ley es el potencial de los sistemas de IA para infringir la privacidad y los derechos personales.
  • La capacidad de la IA para procesar grandes cantidades de datos puede llevar a la vigilancia intrusiva o a decisiones sesgadas, lo que afecta desde las oportunidades laborales hasta el acceso a servicios.

Falta de transparencia

  • La falta de transparencia en los algoritmos de IA puede dificultar la comprensión de cómo toman sus decisiones, desafiando el principio de responsabilidad.

Autonomía de la IA

  • Existen preocupaciones éticas con respecto a la autonomía de los sistemas de IA.
  • A medida que la IA avanza, aumenta el riesgo de que estos sistemas tomen decisiones sin supervisión humana.
  • En escenarios donde las decisiones impulsadas por la IA pueden tener consecuencias perjudiciales, ¿quién es responsable?

¿Cuál es el alcance de la ley de la IA?

La ley de la IA tiene un alcance amplio, englobando diversos aspectos del desarrollo y despliegue de la IA dentro de su ámbito regulatorio.

Además, clasifica los sistemas de IA en diferentes niveles según sus posibles riesgos para la sociedad y los individuos.

Sistemas de IA de alto riesgo

La ley se centra principalmente en los sistemas de IA «de alto riesgo», reconociendo su potencial para tener un impacto significativo.

Estos incluyen tecnologías de IA utilizadas en infraestructuras críticas, educación, empleo, servicios esenciales públicos y privados, aplicación de la ley, migración y administración de justicia.

La ley tendrá requisitos de cumplimiento que te pedirán asegurar la calidad de los datos, la transparencia y la supervisión humana.

A medida que avanza la IA, el riesgo de que estos sistemas tomen decisiones sin supervisión humana aumenta, lo que podría llevar a resultados no deseados o dilemas éticos donde la lógica de la máquina entra en conflicto con los valores humanos y las normas sociales.

Por ejemplo, un sistema de IA utilizado para reclutamiento debe ser transparente en su proceso de toma de decisiones y evitar sesgos, asegurando un trato justo para todos los solicitantes de empleo.

Sistemas de IA de bajo riesgo

Las aplicaciones de IA consideradas de bajo riesgo, como videojuegos habilitados con IA o filtros de correo no deseado, están sujetas a requisitos regulatorios mínimos.

El objetivo aquí es fomentar la innovación asegurando que estas aplicaciones, aunque de bajo riesgo, aún mantengan la confianza y seguridad del usuario.

Además, podemos destacar otros aspectos importantes a tener en cuenta:

Prácticas prohibidas

La ley también identifica ciertas prácticas de IA como inaceptables debido a su amenaza clara para la seguridad, los medios de vida y los derechos.

Estas incluyen sistemas de IA que manipulan el comportamiento humano para eludir la libre voluntad de los usuarios (como deep fakes utilizados para difundir desinformación) y sistemas que permiten «puntuaciones sociales», donde los gobiernos utilizan la tecnología para evaluar y clasificar a los ciudadanos en función de su comportamiento, actividades y diversos criterios.

Obligaciones de transparencia

La ley exige transparencia para sistemas de IA específicos, como chatbots, para que los usuarios sepan que están interactuando con una IA.

Esto es crucial en contextos como el servicio al cliente, donde comprender si se está comunicando con un humano o una IA puede impactar significativamente la calidad de la interacción para el cliente.

¿Cuáles son las implicaciones prácticas de la ley de IA?

La ley enfatiza en la importancia de probar y comprender a fondo los sistemas de IA para mitigar los riesgos antes de desplegarlos al público.

Estándares de cumplimiento

Para las empresas que desarrollan o utilizan IA, esto significa seguir rigurosos estándares de cumplimiento, especialmente para aplicaciones de alto riesgo.

La industria de ciberseguridad ha respondido a la necesidad de un marco en el que los sistemas de IA generativa se desarrollen y operen bajo los estrictos principios de «Confianza Cero».

En lugar de asumir que todo dentro de la red de una organización es confiable, la Confianza Cero se basa en el principio de que nada (dentro o fuera de la red) debe ser autorizado por defecto.

La Confianza Cero requiere una estricta verificación de identidad para cada persona y dispositivo que intenta acceder a recursos en una red privada, sin importar si están dentro o fuera de la red.

Educación

La ley no exige explícitamente requisitos educativos o de capacitación específicos.

Sin embargo, implica la necesidad de conocimientos y comprensión adecuados de las tecnologías de IA para aquellos que las desarrollan, implementan y utilizan, especialmente en escenarios de alto riesgo.

Para Tim Freestone, director de marketing de Kiteworks: «Los principios de IA generativa de Confianza Cero (ZTGAI) garantizarían el cumplimiento del Reglamento de IA de la UE al exigir autenticación rigurosa del usuario, verificación de integridad de datos y monitoreo continuo del proceso».

Ley de IA de la UE: Lo que tu empresa debe considerar

Si la ley de la IA se aplica a tu empresa, podría significar ajustes significativos en tus estrategias de desarrollo e implementación de herramientas de Inteligencia Artificial.

Si tu empresa opera dentro de la UE o maneja datos de ciudadanos de la UE, debes cumplir. Por ello, tendrás que comprender en qué categoría o categorías de riesgo de IA se encuentra tu empresa y adaptarte en consecuencia.

Las aplicaciones de IA de alto riesgo requieren una evaluación rigurosa, asegurando la calidad de los datos, la transparencia, la supervisión humana y un registro sólido.

Es posible que debas realizar cambios operativos, como rediseñar los sistemas de IA para cumplir con los estándares, capacitar al personal en los requisitos de cumplimiento y establecer auditorías regulares y procesos de evaluación de riesgos.

El panorama de la regulación de IA es variado y está en constante evolución en todo el mundo. Por eso, comprender estas diferencias es fundamental para navegar por el complejo terreno del cumplimiento y la estrategia de IA.

Los expertos opinan

Uno de tus mayores desafíos puede ser el coste y el esfuerzo para el cumplimiento de la ley. Y es que adaptar los sistemas de IA existentes para cumplir con los nuevos estándares puede requerir de muchos recursos.

Además, el amplio alcance y la naturaleza en evolución de la ley pueden generar incertidumbres, lo que requiere que te mantengas informado sobre todas las novedades.

La Dra. Clare Walsh es la directora de educación en el Instituto de Analytics y una destacada voz académica en análisis de datos e inteligencia artificial.

En palabras de Claire para Sage Advice: «La ley pone de relieve el problema que tenemos con expertos técnicos y expertos en dominios, y la comunicación entre los dos grupos puede ser, como mucho, tensa y a veces completamente opuesta».

«La ley no prohíbe ninguna tecnología o uso en particular, pero requiere considerar las limitaciones y riesgos de una tecnología específica en un caso de uso específico».

«En otras palabras, necesitamos una mejor comunicación entre equipos multifuncionales que nunca. No es suficiente tener expertos trabajando de forma aislada. Todos debemos mejorar con los datos».

¿Deben preocuparse los equipos de contabilidad y finanzas por las nuevas leyes?

Clare Walsh dice que es poco probable que esta ley afecte de inmediato al trabajo contable y financiero, afirmando: «La mayor parte del trabajo contable ha consistido en llevar registros históricos y estará en las categorías de análisis de muy bajo o nulo riesgo».

Sin embargo, a medida que el trabajo se adapta a la influencia de la IA, más trabajo contable y financiero estará sujeto a las regulaciones de IA de la UE.

Clare continúa: «Cada vez más, el valor que los profesionales financieros aportan a su profesión se encuentra a través del análisis predictivo, y esto se encuentra dentro de la definición de enfoques basados en probabilidades que regula la Ley de la UE».

Clare añade «Necesitaremos profesionales financieros que puedan supervisar los procesos contables automatizados y aplicar algunas de sus habilidades de auditoría a las cuentas y al procesamiento de datos matemáticos».

«Estas tecnologías rara vez reemplazan por completo los procesos humanos, sino que requieren cierta adaptación del entorno de trabajo que los rodea».

7 consejos para ayudar a las empresas a prepararse y cumplir con la Ley de IA de la UE

Al abordar de manera proactiva los desafíos y los cambios que trae consigo la Ley de IA de la UE, puedes asegurar el cumplimiento y posicionar tu negocio para utilizar las tecnologías de IA de manera más responsable y efectiva.

1. Realiza una auditoría integral para saber cómo usas la IA

  • Evalúa tus sistemas y procesos de IA actuales para determinar cómo se alinean con la Ley de IA de la UE.
  • Identifica áreas que requieren cambios o mejoras para cumplir con los estándares de cumplimiento.

2. Desarrolla una estrategia de gestión de riesgos

  • Para aplicaciones de IA de alto riesgo, establece un marco robusto de gestión de riesgos. Incluye mecanismos de monitorización, informes y mitigación de riesgos asociados con los sistemas de IA.
  • Para aplicaciones de bajo riesgo, aún es crucial mantener la transparencia en sus operaciones y garantizar la precisión de la información que procesa.
  • Comunica claramente cómo funciona la IA y la naturaleza de los datos que maneja.

3. Invierte en capacitación y concienciación

  • Asegúrate de que tu personal esté bien informado sobre la Ley de IA de la UE y sus implicaciones.
  • Las sesiones de capacitación regular pueden ayudar a construir una cultura enfocada en el cumplimiento dentro de la organización.

4. Consulta a expertos en ética y cumplimiento de IA

  • Busca el asesoramiento de expertos en ética y cumplimiento de IA para navegar de manera efectiva el entorno regulatorio complejo.
  • Pueden proporcionar ideas sobre las mejores prácticas y ayudarte a mantenerte al tanto de los cambios regulatorios.

5. Fomenta la transparencia y la responsabilidad

  • Desarrolla políticas y procedimientos claros para la transparencia y la responsabilidad de la IA.
  • Mantén registros detallados de los procesos de toma de decisiones y los resultados de la IA.

6. Aprovecha la tecnología para el cumplimiento

  • Utiliza software y herramientas de gestión de cumplimiento generales y específicos de IA para agilizar y automatizar partes de tus procesos de cumplimiento, haciéndolos más eficientes y menos propensos a errores.

7. Mantente informado

  • Mantente al tanto de las actualizaciones de la ley y prepárate para adaptar tus estrategias de IA a medida que evoluciona el panorama regulatorio.

Comprender y cumplir con las regulaciones de la Ley de Inteligencia Artificial (IA) de la UE es esencial.

Sin embargo, también es una excelente oportunidad para establecer estándares que aseguren que estás utilizando la IA de manera responsable, lo que aumentará la confianza de los clientes y otras empresas.

La ley ofrece la oportunidad de verla como algo más que un obstáculo regulatorio.

Haz de ella tu hoja de ruta para una implementación innovadora y ética de la IA y mejora la transparencia y responsabilidad en tus operaciones financieras.

Utilizar la ley de esta manera podría ser una oportunidad para demostrar que tu negocio no solo se adapta al cambio, sino que lo impulsa.

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La nube ya está presente [Jordi Ramón, Performance Marketing Director, Sage Iberia]

En este contenido actualizado te contamos el estado de la técnica de los ERP online. Analizaremos cuáles han sido las razones que han convertido esta herramienta en un motor de crecimiento para negocios de todos los tipos y tamaño.

  • El ERP online facilita las transiciones tecnológicas, organizativas y legales.
  • La nube ha otorgado al ERP una flexibilidad, actualización, conectividad y modularidad nunca antes vista.

Todo cambio tecnológico necesita un período de adaptación. En general, las empresas se lanzan cuando las soluciones están maduras. En el caso de los ERP online, la clave ha estado en perder el miedo a no tener físicamente los datos.

Aún existe una cierta apuesta entre algunas empresas por mantener datos y programas en servidores propios. Pero es cuestión de tiempo. A medida que tengan que renovar infraestructuras y servidores, comenzarán a mirar con otros ojos las ventajas de la nube.

¿Qué tipo de empresas apuestan por un ERP online?

Hoy, la respuesta es sencilla: todo tipo de empresas:

  • Para las pequeñas empresas, es una gran idea. En la nube, hay soluciones a medida que permiten con recursos técnicos sencillos y accesibles contar con una herramienta especializada de alto nivel.
  • En los negocios de tamaño medio, el ERP online es una decisión orientada al crecimiento. Soluciones como Sage 200, ofrecen la flexibilidad que necesita una empresa que quiere aumentar su tamaño y la coherencia que demanda todo el proceso.
  • Para las grandes empresas, el ERP online es una solución lógica en un contexto de negocios en múltiples localizaciones. 

¿Por qué usar un sistema ERP? Ventajas de trabajar online

El ERP online es un éxito para las empresas que lo implantan por diversas razones:

  • Da previsibilidad a los costes. En algunos casos, la empresa paga un fijo y, después, una cuota mensual por el mantenimiento.
  • El ERP online se adapta a la necesidades variables de una empresa en crecimiento. Es, por tanto, visto como una herramienta de futuro que genera confianza en el presente.
  • Facilita una garantía de mantenimiento y actualización informática. En general, el proveedor se encarga de estas labores de forma remota.
  • El ERP es sencillo de integrar con otras aplicaciones. En la medida que sea necesario, puedes añadir CRM, recursos humanos, etcétera. Un ejemplo: integrar ForceManager CRM en Sage 200 es una palanca para la actividad comercial de tus equipos de ventas.
  • Es un paso decisivo en la digitalización. Eso es algo muy importante en un contexto en el que tanto la Administración como proveedores y clientes demandan nuevas formas digitales de relacionarse.

Avanza en flexibilidad, fluidez y modularidad con Sage 200.

La seguridad ha dejado de estar en cuestión

Uno de los principales miedos que tenían las empresas a la hora de llevar aplicaciones críticas para su negocio a la nube era la seguridad. La realidad es bien distinta y es más sencillo perder los datos o tener un incidente de seguridad si el ERP está en local que si se encuentra en la nube. Los datos están más seguros en la nube que en las instalaciones de la propia empresa.

En este sentido, es importante para las empresas que todavía no están del todo convencidas la gestión de las copias de seguridad:

  • Inmediatez de las copias de seguridad.
  • Sistemas replicados en diferentes centros de datos.
  • Posibilidad de solicitar copias adicionales y de descargarlas en tu equipo.

El ERP online y el cumplimiento normativo

La filosofía de un ERP online es de adaptación continua a los requerimientos o posibilidades que ofrece la normativa. En los últimos años, hemos vivido algunos cambios importantes que han puesto a prueba estas soluciones, como, entre otros:

  • PSD2 ha abierto unas enormes posibilidades para la compartición de datos bancarios, con la denominada banca abierta. Al mismo tiempo, ha introducido nuevas medidas de seguridad en los pagos con tarjeta. Como consecuencia, el flujo de datos de tesorería se ha transformado y la conectividad del ERP ha pasado a resultar clave.
  • El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA ha reclamado una nueva forma de relacionarse con Hacienda. La comunicación ha de ser electrónica y los tiempos muy breves. El ERP online es la herramienta adecuada para lograrlo con el mínimo esfuerzo.
  • El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) marcó unos procedimientos exigentes que garanticen los derechos de las personas afectadas. Nuevamente, los ERP tuvieron que adaptarse a un novedoso flujo de trabajo.
  • La ley Antifraude de 2021 marcó algunas pautas especiales a las soluciones de facturación, contabilidad y gestión. Algunos detalles importantes entrarán en vigor en julio de 2025, pero ya hay pautas que todo ERP debe seguir y por las que te pueden sancionar. De forma paralela, se están desarrollando los requisitos técnicos del nuevo sistema Verifactu
  • También suponen un cambio importante las normas de facturación electrónica, tanto en el ámbito público como en el privado. En este último, destaca la obligatoriedad que tendrá en los próximos años en relaciones B2B. Además de afectar al ERP y otros tipos de herramientas empleadas en la facturación, este cambio reclamará la participación de plataformas privadas y una solución pública.

Cómo facilita un ERP online las transiciones normativas

Cuando tienes un ERP online, sabes que tu proveedor lleva muchos meses, a veces años, trabajando en el cambio normativo. Ese esfuerzo se transformará en dos aspectos clave:

  1. Una actualización que te puede llegar en línea. Será la respuesta tecnológica a los nuevos requisitos que marque una norma, pero también servirá para que tú puedas aprovechar las ventajas que implique la transformación.
  2. Una comunidad alrededor del ERP online. No es una herramienta que has adquirido sin más, sino que está viva. Encontrarás soporte actualizado no solo de tus proveedores, sino también de asesores y otros profesionales. 

Y esta filosofía sirve para cualquier tipo de cambio normativo. Por tanto, como usuario del ERP, tienes la tranquilidad de que tu herramienta siempre está alineada con la ley.

El ERP online sigue una filosofía de adaptación continua y de transiciones suaves y adecuadas a las necesidades específicas de cada negocio.

Más agilidad con los datos en la nube

Tener la gestión de tu negocio en la nube facilita la colaboración y poder trabajar desde cualquier lugar. Y esto es algo que hoy en día valoran mucho las empresas. Puedes tener, gracias a equipos y dispositivos conectados, toda la información allí donde la necesitas:

  • Cuando viajas a reuniones con clientes y proveedores o por eventos, realización de trámites, búsqueda de financiación, inversores, oportunidades de negocio, formaciones, etcétera.
  • Si te desplazas a otra ubicación de tu propia empresa diferente de la que trabajas habitualmente.
  • En movilidad, incluso cuando tu trabajo siempre se realiza en movilidad.
  • Para diferentes fórmulas de teletrabajo.

Estar en la nube hace más fácil tener la contabilidad al día. Además, ofrece una visión de la tesorería con datos reales. Incluso ayuda también a mantener el control presupuestario de un proyecto o su planificación. La información se tiene en tiempo real y no hay que esperar a que los diferentes responsables pasen por la oficina para ir actualizando datos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Beneficios de contar con un CRM integrado en un programa de gestión comercial 

En este artículo conocerás cómo impulsar la eficiencia y competitividad empresarial integrando un CRM en tu gestión comercial. 

  • Sage y ForceManager se unen para integrar el CRM de Forcemanager en Sage 200 y Sage 50, en tan solo minutos.  
  • Con ForceManager integrado, podrás incrementar en un 25% tu actividad comercial y reducir en 2 horas semanales el tiempo que dedicas al reporting. En este post te contamos los beneficios de un CRM integrado.  

Un CRM (Customer Relationship Management) es un software empresarial que incluye diversas funcionalidades tecnológicas para gestionar y mejorar la relación con clientes, leads o usuarios de una empresa.  

La tecnología asociada al CRM contribuye a que tu empresa pueda hacer un seguimiento en tiempo real de las interacciones con tus clientes a través de varios canales, como el correo electrónico, el teléfono o las redes sociales. Convirtiéndose en un aliado estratégico para cualquier actividad comercial, con independencia del tamaño o estructura de la empresa.  

También centraliza todas las interacciones con tus clientes y potenciales, facilita el registro, automatiza tareas administrativas y mejora los procesos.  

La Inteligencia Artificial al servicio del CRM

En este sentido, ForceManager CRM integra capacidades avanzadas de Inteligencia Artificial que simplificarán tu día a día, como el reporting de visitas por voz y el seguimiento detallado de oportunidades de venta, permitiendote dedicar más tiempo a tus clientes y oportunidades de venta.  

Por otro lado, con la funcionalidad integrada de ofertas y pedidos, conocida como «Quotes & Orders», tu equipo tendrá la capacidad de generar presupuestos directamente desde el CRM de ForceManager. Así, podrá validarlos en tiempo real con la información disponible en Sage 50 y Sage 200, desde web o movilidad. Lo más destacado de esta funcionalidad sin coste adicional es que estos presupuestos se crearán automáticamente en Sage 50 y Sage 200, simplificando y agilizando la gestión del pedido, albarán y factura, acelerando el ciclo de venta. 

¿Qué beneficios aporta un CRM a tu empresa? 

Conocer los beneficios de un CRM para tu negocio te ayudará a tomar una decisión que favorecerá el desarrollo de tu empresa y la optimización de recursos. Un CRM aportará a tu organización las siguientes ventajas:  

Optimización de eficiencia y enfoque en la venta 

Según Nucleus Research, un CRM puede aumentar en un 245% el ROI de una empresa si se implementa correctamente. Con un CRM, el equipo de ventas de tu organización puede automatizar tareas administrativas repetitivas y centrarse en lo más importante: los clientes.  

Aumento de la productividad  

El 50% de los equipos de ventas reportaron que se produjo una mejora de la productividad con un CRM, según Data2CRM. Con un CRM tu equipo de ventas priorizará tareas y seguirá de cada oportunidad de venta, lo que supondrá un aumento del número de oportunidades cerradas.  

Descubre Sage 50 y Sage 200 conectado con ForceManager y comienza desde hoy a optimizar la gestión comercial de tu empresa, controlando y administrando correctamente todas las áreas de tu negocio.  

Toma de decisiones basadas en datos reales 

Una decisión basada en una intuición o en datos no actualizados puede suponer pérdida de ventas. Con un CRM tendrás datos reales y actualizados sobre tus clientes y sobre la oportunidad de venta que representan, lo que te permitirá tomar decisiones estratégicas fundadas en información veraz.  

Optimización del pipeline 

El CRM ayuda a los vendedores a hacer un seguimiento de cada oportunidad en las diversas etapas del pipeline o embudo de ventas. De esta forma, se pueden priorizar tareas y cerrar oportunidades.  

Colaboración entre equipos 

Cuando el CRM se integra con una herramienta de gestión comercial, los equipos comparten información, lo que impide que existan tareas duplicadas y se cometan errores. En este sentido, según Resourceful Selling, el 91% de los equipos de ventas de alto rendimiento colaboran con todos los departamentos para cerrar grandes acuerdos de negocio.  

El 91% de los equipos de ventas de alto rendimiento colaboran con todos los departamentos para cerrar grandes acuerdos de negocio.  

Retención de clientes 

Un estudio de Harvard Business Review revela que la adquisición de un nuevo cliente cuesta entre 5 y 25 veces más que mantener a un cliente existente. El uso de un CRM integrado en un sistema de gestión empresarial contribuye a que tu equipo de ventas dé un mejor servicio a los clientes y los retenga.  

Vista completa del rendimiento del equipo de ventas 

El uso de un CRM ayuda a conocer la productividad y los resultados de los equipos de ventas. De esta manera, se podrán detectar con facilidad los aspectos que funcionan en el proceso y los que necesitan ajustes para mejorar. 

Ahorro de tiempo 

La automatización de tareas ahorra tiempo al equipo de ventas, lo que se traduce en un ahorro de dinero para la empresa. Según datos de ForceManager, los comerciales ahorran en promedio 2 horas semanales en tiempo de reporting. En este sentido, un CRM, aunque requiere una inversión por parte de la compañía, proporciona ahorros que suponen que el ROI sea positivo. Además, en el mercado existen multitud de opciones de CRM que se adaptan a las necesidades de cada organización.  

En definitiva, el uso de un CRM contribuye a mejorar la productividad del equipo de ventas y a aumentar los clientes y los beneficios de la empresa. Es necesario verlo como una inversión a largo plazo que, si se utiliza correctamente, permitirá el desarrollo de la empresa y el incremento de su competitividad y de su cuota de mercado.  

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Qué es un CRM y cuáles son sus diferentes aplicaciones en la empresa

¿Quieres automatizar tareas en tu empresa y atender las necesidades y expectativas de tus clientes? El CRM es la herramienta perfecta.  

  • 4 de cada 10 empresas españolas afirman que hasta un 20% de sus ventas proceden de su CRM, según un estudio de Microsoft y SCOPEN.   
  • Gestionar oportunidades de venta de principio a fin y centralizar las interacciones entre una empresa y sus clientes, son algunas de las funcionalidades de un software CRM. Te contamos todos los detalles en este post.  

El objetivo de cualquier empresa es aportar valor, diferenciarse de sus competidores y crear relaciones duraderas con sus clientes. Para lograrlo, la tecnología es una gran aliada, en general, y el software CRM es el partner perfecto.  

La informatización de las tareas y procesos administrativos de las pymes en los últimos 30 años ha estado siempre orientada a la necesidad de cumplir cada vez con más requisitos legales, principalmente en el caso de la contabilidad y la facturación.  

¡COMPARTE! ¿Quieres automatizar tareas y satisfacer las necesidades de tus clientes? Descubre cómo un CRM puede ayudarte a lograrlo. 

Con el paso del tiempo, las herramientas utilizadas por las empresas mejoraron su funcionalidad e incorporaron otras aplicaciones útiles para las organizaciones, que les permiten conocer los costes y controlarlos, gestionar los almacenes y procesos de compra para reducir el tamaño de los stocks y controlar las finanzas y la producción. De esta forma, se comenzó a utilizar lo que hoy llamamos software ERP (Enterprise Resource Planning). 

A pesar de estos avances en gestión, a las empresas les seguía costando tener indicadores precisos para conocer el comportamiento de los clientes, sus necesidades, preferencias y patrones de compra. 

¿Qué es un CRM?  

Un CRM (Customer Relationship Management) es un software de gestión de la relación con el cliente. Se trata de un modelo de gestión de toda la organización basada en algo a lo que muchas veces las empresas no dan la suficiente importancia: la orientación al cliente

¿Qué significa ser una empresa orientada al cliente? Entre otras cosas, significa:  

  • Conocer a nuestros clientes y a aquellos que puedan serlo algún día 
  • Saber cuáles son sus necesidades reales,  
  • Qué les impulsa a comprarnos a nosotros y no a nuestra competencia,  
  • Qué es lo que valoran de nosotros, de nuestros productos y servicios,  
  • En definitiva, qué les hace ser fieles a nuestra empresa. 

Si tenemos 30 clientes puede que conozcamos individualmente y en persona a todos, pero si tenemos 300 o 3000 y solo hemos automatizado los procesos de gestión administrativa y financiera, será difícil conocerlos a todos. 

¿Qué aplicaciones tiene un CRM en la empresa? 

Las empresas necesitan una herramienta que les ayude a conocer y gestionar eficazmente la relación con los clientes. El software CRM para pymes consigue este objetivo, actuando en las tres áreas básicas de gestión:  

  • La fuerza de ventas,  
  • La atención al cliente  
  • El marketing. 

Gestión de la fuerza de ventas 

La gestión de la fuerza de ventas permite, entre otras cosas, gestionar las oportunidades y previsiones de venta. Una oportunidad de venta es una venta potencial futura, algo que sabemos que podemos vender, aunque no nos hayan pedido oferta. 

Pongamos un ejemplo: 

  • Imaginemos que nuestra empresa se dedica a la venta de vehículos industriales y un contacto nos comenta que en su empresa varios vehículos de reparto tienen muchos kilómetros y averías frecuentes, con lo que los costes de mantenimiento se han disparado. 
  • Este contacto no nos ha pedido oferta, porque posiblemente aún en la empresa no han tomado la decisión de cambiar la flota, pero sí que es una oportunidad de negocio que tenemos que considerar y trabajar en ella, de cara a los próximos meses y, llegado el momento, presentar una oferta competitiva que impulse al cliente a plantearse el cambio. 

Esta es una de las grandes diferencias del CRM con el ERP. El CRM permite gestionar oportunidades y potenciales clientes. Con la gestión de las oportunidades podemos registrar todas las operaciones potenciales, aunque no haya oferta y sin que el cliente esté registrado en el ERP. También informa sobre en qué etapa de nuestro ciclo de ventas están todas y cada una de ellas, lo cual es fundamental para la estrategia comercial de cualquier empresa.  

Este enfoque centrado en el cliente no solo mejora la precisión en las previsiones de ventas, sino que también permite una planificación más informada y basada en datos reales, evitando así la necesidad de hacer suposiciones. Con proyecciones de ventas que reflejan la realidad, las empresas pueden identificar desviación respecto a sus metas comerciales, adoptar medidas correctivas oportunamente y tomar decisiones estratégicas con mayor seguridad y visión de futuro. 

Atención al cliente 

El módulo de atención al cliente permite hacer una gestión adecuada cada vez que un cliente nos contacta. Ya sea para realizar una consulta, reportar una incidencia o hacer una reclamación. Así como actuar en consecuencia para dar la respuesta adecuada en cada caso. 

En muchas pymes existe la falsa creencia de que no es necesaria una gestión de incidencias, ya que su actividad empresarial no lo requiere. Esto se debe a que son principalmente empresas comercializadoras o distribuidoras, las cuales no cuentan con un servicio de asistencia técnica. 

Ejemplo de cómo una solución orientada al cliente marca la diferencia 

La asistencia al cliente es mucho más que eso. Imaginemos que se ha entregado un pedido incorrectamente a un cliente, con piezas defectuosas o calidad distinta de la solicitada. ¿Cómo se resuelve normalmente?:  

  1. El cliente llama exponiendo su reclamación y solicitando una pronta solución.  
  1. Se investiga que ha podido suceder, si se trata realmente de un error y donde se ha producido. 
  1. En caso afirmativo se organiza la devolución del material y se vuelve a servir el pedido, con los artículos correctos. 

Con frecuencia, el trámite termina aquí. Una vez solucionado el problema, se pasa a la siguiente tarea y el asunto se “olvida”, sin registrar en ningún sistema la reclamación del cliente, la solución proporcionada y las acciones realizadas para la resolución. Pero…  

  • ¿Qué sucede si al cabo de unas semanas vuelve a ocurrir un problema similar con el mismo cliente?  
  • ¿Qué pasa si la reclamación la recibe otra persona que no tuvo conocimiento del problema anterior?  
  • ¿Qué le dirá al cliente? ¿Qué no tenía ni idea de que el problema ya había sucedido anteriormente?  

Es posible que sea la última oportunidad para no perder la confianza del cliente. La rapidez y la seguridad en la respuesta son fundamentales. 

Un sistema CRM permite registrar la incidencia a partir del primer contacto con el cliente, consultar inmediatamente el histórico de comunicaciones e incidencias previas, dar una respuesta inicial inmediata y evitar que la incidencia se “traspapele”. Es sólo un ejemplo de cómo una solución CRM nos permite orientarnos al cliente. 

Marketing 

Según el estudio de Microsoft que hemos citado anteriormente, entre las ventajas de un CRM destacan:  

  • El lanzamiento de campañas de marketing personalizadas (92,2%),  
  • gestionar oportunidades de negocio de principio a fin (78,4%)  
  • y la integración de otros sistemas de comunicación (70,6%).  

Un gran número de pequeñas y medianas empresas no tienen departamento de marketing, pero la inmensa mayoría realiza acciones de búsqueda de nuevos clientes. Muchas veces de forma totalmente artesanal y con escasa efectividad. 

El lanzamiento de campañas de marketing personalizadas se destaca como una de las principales ventajas de un CRM en el 92,2% de los casos.  

La gestión de campañas de marketing y las funciones de segmentación avanzada disponibles en un software CRM, permiten comunicar con los clientes actuales y potenciales en el momento justo y con el mensaje adecuado, para maximizar el impacto de cada comunicación. 

Por el contrario, también, es posible evitar dirigir los mensajes equivocados a las personas incorrectas, con el consiguiente deterioro de imagen. Cuando se vinculan las campañas con las oportunidades de venta, se pueden medir los resultados y el retorno de la inversión obtenida para evaluar comparativamente la efectividad de cada acción. 

El éxito de las redes sociales ha obligado a replantearse a muchas organizaciones el modo que tenían de relacionarse con sus clientes. Se ha pasado de mirar este tipo de herramientas con escepticismo a utilizarlas como aplicaciones estratégicas. 

Con el social CRM no se trata solo de incorporar las redes sociales como un canal de comunicación más, sino de integrarlas en las herramientas que tenemos para la gestión de los clientes. 

Un ejemplo: 

  • Nuestro departamento de ventas puede utilizar los datos de estos medios sociales para encontrar información de clientes potenciales y también para mantener una comunicación con los clientes actuales. 
  • También podrá detectar tendencias de mercado que se podrán considerar a la hora de tomar decisiones empresariales.  

Otro ejemplo: 

  • El departamento de atención al cliente también puede utilizar las redes sociales combinadas con el CRM para responder con mayor rapidez a las sugerencias de los clientes y transformar a un cliente descontento en un cliente satisfecho con el trato recibido. 
  • La rapidez e inmediatez de las redes sociales contribuyen a prevenir posibles problemas de crisis de reputación online, que muchas veces se producen por un mal tratamiento de las quejas de un cliente. 

En definitiva, el social CRM pone al cliente en el centro de la estrategia de la empresa. Nos ayuda a lograr el “engagement” entre estos clientes y la empresa, gracias a la cercanía de las redes sociales que permiten crear esos lazos emocionales que muchas veces de otras formas es mucho más complicado de generar. 

Por lo tanto, si incorporas un programa CRM en tu empresa, podrás proporcionar más y mejores referencias al equipo comercial para convertirlas en oportunidades de venta reales y cerrar el ciclo completo de relación con el cliente. 

Para aportarte más valor y que logres fortalecer tus relaciones con los clientes, Sage y ForceManager han alcanzado un acuerdo para integrar el CRM de ForceManager en Sage 50 y Sage 200. Con el CRM integrado podrás incrementar en un 25% tu actividad comercial y reducir en 2 horas semanales el tiempo que dedicas al reporting. Descubre cómo un software CRM orientado al cliente puede ayudarte a mejorar la productividad y la rentabilidad de tu empresa. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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desmitificando-el-crm:-como-las-pequenas-empresas-pueden-implementarlo-sin-arruinarse-en-la-inversion 

Desmitificando el CRM: Cómo las pequeñas empresas pueden implementarlo sin arruinarse en la inversión 

Conoce por qué las pequeñas y medianas empresas también deben utilizar en sus procesos el CRM.  

  • El 53% de los directivos de pequeñas y medianas empresas se sienten en desventaja con respecto a otras empresas.  
  • Usar un CRM permite a las pymes optimizar sus procesos, ofrecer un mejor servicio y competir en igualdad de condiciones. 

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) de todo el mundo son los principales motores del crecimiento económico actual. Representan entre el 60% y el 70% del empleo y el 55% del PIB en las economías desarrolladas.  

¡TUITÉALO! Descubre cómo las pymes pueden implementar un CRM sin arruinarse y potenciar su crecimiento empresarial. 

Y, más que para cualquier otro tipo de empresa, encontrar, captar y retener clientes es la clave del éxito. Sin embargo, el 53% de los directivos de pymes se sienten en desventaja con respecto a otras sociedades en lo que respecta a las expectativas de los clientes. ¿Cómo invertir la tendencia? Invirtiendo en las herramientas adecuadas, como un CRM.  

La clave del crecimiento de las pymes 

Quienes tienen una pequeña o mediana empresa desean captar nuevos clientes y reforzar las relaciones con los existentes. En su día a día, se esfuerzan por hacer crecer la empresa.  

Muchos empresarios creen que el mercado o mercados a los que sirven dictan cuánto pueden vender. Sin embargo, uno de los mantras clave para captar más clientes empieza en casa. Al racionalizar los procesos de venta internos, los equipos de ventas se alinean en torno a un mismo objetivo, lo que elimina lagunas y falta de comunicación. Aquí es donde la digitalización desempeña un papel fundamental.   

Este es el poder que una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) aporta a los empresarios incluso a aquellos que dirigen empresas pequeñas. Un buen sistema CRM almacena toda la información de ventas, como datos de clientes, nuevas oportunidades de venta, problemas de servicio, campañas de marketing y comunicaciones con clientes, en una única aplicación. Esta información es muy útil en las acciones que se lleven a cabo desde los departamentos de ventas y marketing, ya que ofrece una visibilidad clara de los clientes y de las últimas interacciones de los vendedores con ellos. 

Razones para implementar un sistema CRM en la empresa 

  1. Optimiza operaciones. Un sistema CRM puede ayudar a las empresas a racionalizar sus operaciones, mejorando tanto la eficiencia como la productividad. Desaparece la posibilidad de perder clientes potenciales por errores de los empleados. El equipo también puede obtener una imagen clara de su pipeline de ventas y marketing, datos de ventas reales e información actualizada sobre el progreso del cliente. 
  1. Organiza los datos de manera clara. Una de las ventajas de una herramienta CRM es la estructura que aporta a sus datos. Segmenta los contactos, los detalles de los clientes e interacciones, y permite almacenar cualquier dato relevante que requiera la empresa. 
  1. Ofrece información precisa en la previsión de ventas. Dado que todos los detalles y datos de los clientes están en un solo lugar, será más fácil para el equipo de ventas predecir el crecimiento futuro de las ventas basándose en el pipeline de acuerdos. Por lo tanto, el equipo puede preparar una estrategia eficaz para las ventas anuales y la generación de nuevos clientes potenciales. 
  1. Mejora la experiencia del cliente. Los CRM cuentan con un sistema central de tickets que funciona como un centro donde se registran todos los casos y se puede acceder a ellos. Todos los usuarios y gestores autorizados pueden acceder y ver el progreso de la resolución del problema, la comunicación, etc. 
  1. Gestiona el inventario: Uno de los mayores retos a los que se enfrenta cualquier empresa orientada a los productos es la gestión del inventario. Las pymes que tienen necesidades de inventario suelen carecer de recursos internos para gestionar las órdenes de compra, los pedidos de productos de los clientes y supervisar todo el inventario en varios almacenes. Estas empresas pueden utilizar CRM para realizar todas estas actividades. 

Sage 50 con ForceManager, la opción más completa para tu empresa 

Recientemente, Sage ha llegado a un acuerdo con ForceManager para incluir un módulo adicional en el software de contabilidad y gestión comercial Sage 50 y proporcionar la opción de CRM a las empresas que lo utilizan. Gracias a esta opción, las empresas consiguen gestionar de una forma mucho más eficiente su negocio, aumentando sus ventas y actividad comercial.  

Las pequeñas y medianas empresas podrán analizar en qué punto se encuentra su negocio y tomar decisiones empresariales con mayor conocimiento y seguridad. 

Todo ello sin menospreciar la atención al cliente, ya que podrán ofrecer una experiencia excepcional para mejorar la retención de clientes e impulsar el crecimiento de los ingresos. 

En ese sentido, los departamentos que integren la empresa trabajarán todos a una evitando el trabajo duplicado y ayudando a los distintos equipos que integren la empresa a trabajar más rápido y mejor. Al utilizar una única solución, todos serán más productivos y eficientes. 

En consecuencia, gracias a este acuerdo, se reducen los tiempos de respuesta a las consultas de los clientes con información precisa sobre el coste y precio de los proyectos.   

Optimiza tu gestión empresarial con la nueva integración de presupuestos en ForceManager CRM y Sage 50 

Ahora, puedes crear presupuestos rápidamente con ForceManager CRM desde cualquier lugar, y estos se validarán y generarán automáticamente en Sage 50 para gestionar el pedido, albarán y factura. Gracias a una sincronización perfecta de tu inventario, precios, descuentos y más, optimiza tus ventas y reduce errores.  

Estas actualizaciones mejoran la experiencia de uso y permiten una gestión más eficiente de tu negocio. Descubre todas las ventajas del módulo de CRM ForceManager de Sage 50 ahora mismo. 

En conclusión, el uso del CRM en las pymes es fundamental para optimizar la gestión de las relaciones con los clientes y mejorar la eficiencia operativa en todos los aspectos del negocio. Al implementar un sistema CRM adecuado, las pymes pueden centralizar y organizar toda la información relacionada con sus clientes, lo que les permite brindar un servicio personalizado y adaptado a las necesidades individuales de cada persona. 

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Gestión contable ágil, segura y online: El futuro de las pequeñas empresas

Para las pequeñas empresas, la gestión contable del futuro pasa por contar con una solución de contabilidad online.

  • La contabilidad online es una palanca de oportunidades para las pequeñas empresas, siendo fundamental en su proceso de digitalización.
  • Sage Active es una buena muestra de lo que la contabilidad online puede hacer por las pequeñas empresas.

La contabilidad online se ha convertido en un gran aliado de las pequeñas empresas. Es uno de los puntos de apoyo más importante en la digitalización de sus negocios. Si los datos son el presente y el futuro, los que mueven estas soluciones son de los que más coherencia aportan al conjunto de sistemas de información empresariales.

De hecho, esa es una de las razones por las que las herramientas con un enfoque integral de la contabilidad online, como Sage Active, triunfan entre las pequeñas empresas. El resultado es una planificación y un control mucho más dirigidos y con una buena coordinación entre diferentes departamentos o áreas.

Para qué necesitan la contabilidad online las pequeñas empresas

No por el hecho de ser digital una herramienta favorece la digitalización. Sin embargo, la contabilidad online tiene características que hacen que toda la transformación sea más sencilla.

La accesibilidad

A estas alturas, la mayoría de los negocios tienen claro que los datos deben encauzar sus decisiones. Sin embargo, estos son como una orquesta que necesita acceder a un director y un auditorio para realizar sus conciertos. 

  • El ‘director’, hoy en día, sigue siendo la contabilidad. Es un sistema de información de uso interno y externo, visión global del negocio y que tiene una dimensión temporal. En general, otras fuentes de datos tienen un carácter más parcial y su aplicación, en última instancia, está subordinada a la coherencia con los datos contables.
  • El mejor ‘auditorio’ de los datos de las pequeñas empresas es la nube. En ella, encuentran software, almacenamiento, plataformas, infraestructuras, etcétera. Es una palanca que permite que los proveedores de servicios pongan su conocimiento e inversiones al servicio de empresas que, sin esa ayuda, difícilmente dispondrían de tantas oportunidades.

Las pequeñas empresas perciben que la contabilidad online es la puerta de acceso a un flujo de datos más inteligente y coordinado.

Todo esto lo vemos en los clientes de Sage Active

  • Cuentan con una sola herramienta que cruza los mismos datos para que todo sea coherente. Los presupuestos, las facturas, el control de los pagos, la contabilidad, los impuestos y la toma de decisiones caminan en la misma dirección. 
  • Es una solución escalable. Por tanto, es un buen ‘hogar’ para tus datos contables. A medida que tu negocio crece o tiene nuevas necesidades, la herramienta te brinda nuevas oportunidades. 

La seguridad

Muchos pequeños negocios tienen lo que podríamos denominar el vértigo de los datos. Sienten que la digitalización les va a hacer vulnerables a peligros externos que harán que pierdan el equilibrio. Sin embargo, soluciones como Sage Active, desprenden robustez y seguridad en varios planos:

  • El físico. Los servidores están, por su tamaño, mucho más protegidos que las pequeñas empresas. Es muy difícil que un trabajador, un cliente, un competidor, etcétera se lleve físicamente consigo los datos contables y de facturación del negocio de manera fraudulenta. Ya no están en tus locales, sino en otros menos identificados contigo y dotados de mayor vigilancia.
  • El cibernético. La contabilidad online está respaldada por empresas que, como Sage con Sage Active, promueven activamente y en tiempo real la ciberseguridad. Esto es algo que pocos negocios pequeños pueden hacer por sí solos.
  • El legal. Herramientas como Sage Active te dan la seguridad de cumplir con normas tan importantes como, entre otras, las de protección de datos y, próximamente, del software antifraude y los reglamentos técnicos sobre facturación electrónica.
  • El financiero. Al fin y al cabo, las cuotas de una solución como Sage Active no implican inmovilizar grandes inversiones. Los riesgos son menores, no solo porque la solución ofrecerá retornos con creces, sino también porque es muy adaptable a los cambios de circunstancias.

Toma el control de tu facturación y contabilidad online con Sage Active.

La automatización

El mundo empresarial se está automatizando a diversas velocidades. Muchas pequeñas empresas todavía son recelosas de ‘pisar el acelerador’ de su automatización en muchos ámbitos.   

Sin embargo, la contabilidad online es uno de los mejores terrenos para perder el miedo. Sage Active, por ejemplo, te ayuda a automatizar algunas acciones rutinarias de contabilidad, facturación, impuestos y tesorería:

  • Genera automáticamente asientos contables a partir de facturas de ventas y flujos bancarios.
  • Vincula automáticamente pagos a facturas pendientes y ahorra tiempo en las conciliaciones
  • Automatiza los cálculos del IVA.

Esto se traduce en que las personas que se dedicaban a estas tareas ven liberada una parte de su tiempo. Por tanto, podrán dedicarlo a labores menos rutinarias y más estratégicas. Todo ello mejora los procesos de planificación, decisión y control.

Agilidad y eficiencia

Con la contabilidad online no se desperdicia tiempo, recursos ni oportunidades. Busca el mejor empleo de los medios de los que dispone la empresa y un salto organizativo que actualice su forma de hacer las cosas.

Sage Active es un buen ejemplo de esta tendencia:

  • Evita la dispersión de muchas fuentes de datos e información. Conjuga ser el ‘hogar’ de las facturas, las cuentas, los presupuestos, los movimientos bancarios, los informes financieros, etcétera.
  • Externamente, ofrece agilidad. Goza de diferentes formatos de compartición con terceros, como informes financieros y declaraciones fiscales. Esto facilita los flujos de datos y la llegada temprana de retroalimentación.
  • Da visibilidad a los datos empresariales con formatos de paneles todo en uno. 

En definitiva, la contabilidad online es un cambio sencillo pero efectivo que encamina hacia los nuevos retos de las pequeñas empresas. Sage Active, una solución especialmente pensada para estos negocios, es un gran ejemplo de ello.

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¿Qué ocurre cuando les das a tus empleados herramientas ineficientes?

Nos hemos acostumbrado a utilizar Zoom, Slack, Trello o Google Drive en el trabajo, pero, ¿qué ocurre cuando el portátil se queda sin batería o el correo es una versión obsoleta? 

  • Durante los últimos años han evolucionado tanto las tecnologías como los dispositivos que utilizamos en el trabajo. De esta forma, los trabajos híbridos o en remoto se han generalizado. 
  • Sin embargo, para que la productividad de los colaboradores sea la adecuada todas las herramientas deben funcionar correctamente. 

Hay empresas en las que los empleados intentan hacer su trabajo, pero no pueden. Principalmente, porque las herramientas que tienen a su disposición no funcionan como deberían y el resultado es: ineficiencia, falta de productividad y pérdida de tiempo. Esta situación parece irreal, pero en numerosas organizaciones, las herramientas obsoletas o deficientes son habituales.

Un caso real de herramientas ineficientes

Imagina el siguiente supuesto: 

Una persona que trabaja para una compañía recibe un ordenador portátil y un teléfono móvil para desempeñar sus funciones. El ordenador es reutilizado. La batería no dura más de 15 minutos, lo que obliga al trabajador a llevar siempre el cargador y a mantener el ordenador enchufado a la red. 

Como consecuencia de lo anterior, el proceso de arranque, desde que pulsa la tecla de encendido hasta que el ordenador está disponible para trabajar, tarda unos 7 minutos cada mañana

Por lo tanto, el trabajo se ve interrumpido a menudo porque el ordenador se queda colgado y debe reiniciarse o empieza a funcionar a velocidad lenta. Esto, en ocasiones, afecta a los plazos de entrega de los proyectos o a las videollamadas con el equipo, por ejemplo.

Además, las herramientas corporativas no son intuitivas y no están coordinadas, por lo que la información se duplica y no hay una buena comunicación entre equipos. 

Apagar el ordenador es otro problema porque tarda tanto como en el encendido, por lo que finalizar la jornada se retrasa. 

El móvil tampoco funciona bien porque está totalmente bloqueado para determinadas acciones por política corporativa.

¿Te resulta familiar esta situación? 

Según diversos estudios se pierden hasta 120 horas, casi 5 días al año ante ordenadores lentos. 

Consecuencias del trabajo con herramientas ineficientes

Las consecuencias de las herramientas ineficientes son desastrosas, tanto para el trabajador como para la empresa y es necesario conocerlas para actuar cuanto antes y solucionarlas. Son las siguientes: 

  • Desmotivación de los trabajadores. Un trabajador al que se le da una herramienta que no funciona correctamente sentirá que no se le considera y perderá la motivación y la confianza en la empresa. Verá que a nadie le importa la pérdida de tiempo que supone el uso de medios de trabajo que no funcionan bien. 
  • Reducción de la productividad. Las herramientas ineficientes suponen que cualquier tarea requiera más tiempo, que se tengan que repetir, que haya más distracciones o que los clientes no estén bien atendidos.
  • Disminución de la calidad del trabajo. El resultado del uso de herramientas poco eficientes repercute también de forma negativa en la calidad del trabajo, lo que supone una mala imagen para la empresa.
  • Fuga de talento. Si las personas se desmotivan y pierden el sentido de pertenencia respecto a la empresa, debido a las dificultades que tienen en su día a día por el uso de herramientas anticuadas, buscarán otro empleo. 
  • Riesgos para la seguridad. Cuando un empleado ve que la tecnología que le proporciona la empresa no funciona bien, puede utilizar otros medios propios lo que puede producir una brecha en la seguridad de los datos. 

Cómo elegir herramientas eficientes para la organización

Elegir herramientas eficientes ayudará a mejorar multitud de aspectos en los procesos empresariales y a atraer talento de valor a tu organización. Los aspectos que se deben considerar son los siguientes: 

  • Elección del producto adecuado. En cualquier organización se debe tener presente que las herramientas no son para siempre y que los bienes se compran con una finalidad. Para ello, debe hacerse previamente una selección de proveedores y productos que permitan realizar una buena inversión.
  • Atender a las necesidades de los empleados. Es fundamental escuchar a los colaboradores, analizar cuáles son sus necesidades y verificar que las herramientas se adaptan a esas necesidades. 
  • Conocer los avances tecnológicos. También es importante actualizarse y conocer las últimas tecnologías que existen en el mercado y que pueden contribuir a mejorar la eficiencia de tu organización. Siempre se debe tener presente que el equilibrio entre las necesidades de la compañía y la herramienta que se elija. 

En definitiva, el uso de herramientas eficientes es fundamental para ayudar a tus empleados en su trabajo y facilitar sus tareas diarias de manera que puedan aportar valor a la compañía. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Robots y automatización: ¿Afectarán a las tareas del área contable?

La robótica y la Inteligencia Artificial (IA) cada vez cobran más protagonismo en distintos sectores y áreas de las empresas.

  • El área contable se verá transformada por la automatización imparable de procesos gracias a la robótica y la IA.
  • Conoce las opiniones de expertos sobre el futuro de la profesión contable. 

El sector de la contabilidad se encuentra en un momento vibrante en el que la forma de contabilizar las operaciones diarias está sufriendo una importante transformación. 

La cuarta revolución industrial ya está aquí gracias a la disrupción digital, el Internet de las cosas, la realidad virtual, la robotización, la industria 4.0, la inteligencia artificial, y el «big data».

Según Carl Reader, director de d&t Auditores y autor de TheStartup Coach, las importantes pérdidas de empleo previstas en el área contable serán contrarrestadas por la creación de puestos de trabajo en servicios de asesoría y consultoría de calidad, con un mayor valor añadido.

Pasado y presente de la profesión contable

Un escenario aún más disruptivo que el escenario de la robotización, lo fue la popularización del uso de los ordenadores y la aparición de programas de software de contabilidad. En aquella ocasión las nuevas tecnologías relegaron a las estanterías de las reliquias, aquellos libros de contabilidad, en los que los apuntes se realizaban a mano y con buena letra. Pero, desde entonces, el número de profesionales que se dedican a la contabilidad, no solo no ha disminuido, sino que ha aumentado notablemente.

La situación actual de la profesión contable ya ha evolucionado notablemente. En la actualidad estamos a años luz de cómo se llevaba la contabilidad hace tan solo unos pocos años. La automatización de las transacciones contables y la tecnología ya ha trasladado notables mejoras al área contable. 

Sage 50 te facilita la contabilidad de tu día a día automatizando tareas con escaso valor añadido. 

El futuro del empleo de contable según el Word Economic Forum

Según el informe “El futuro del empleo 2023” publicado por el Word Economic Forum, la mayor pérdida de puestos de trabajo en términos absolutos será para los administrativos de introducción de datos. En este colectivo de trabajadores se espera una pérdida de 8 millones de empleos en los próximos cinco años. Le siguen secretarios y empleados de contabilidad. Estas tres ocupaciones representan  más de la mitad de la destrucción total de empleo prevista por este organismo.

En lo que respecta al crecimiento del empleo, entre los puestos que crecerán se encuentran los de especialistas en inteligencia artificial y aprendizaje automático. Además de especialistas en sostenibilidad y analistas de inteligencia empresarial.  

Sin embargo, con respecto al informe anterior publicado por el Word Economic Forum tres años antes, las expectativas de desplazamiento de trabajo físico  y manual por máquinas han disminuido entre las empresas. 

Otro dato destacable de este informe es que se estima que, por término medio, un trabajador necesita actualizar el 44% de sus competencias. 

¡COMPARTE! ¿El futuro de la contabilidad está en manos de los robots? Descubre cómo la robótica y la IA están transformando el área contable y qué oportunidades surgen para los profesionales.

¿Ha llegado la hora de robots al área de contabilidad?

Una de las personas que más sabe sobre el impacto que la automatización está teniendo en el mundo profesional es Kriti Sharma. Sharma es fundadora de AI for Good UK y fue vicepresidenta de IA y ética en Sage Group.

Sharma ha dedicado su vida laboral a innovar en el sector de la Inteligencia Artificial (IA). Fue la creadora de Pegg, un asistente virtual utilizado por diferentes aplicaciones como Sage 50. Además, Sharma cree que los robots puedan impactar realmente en la industria.

«Ha llegado el momento de los «bots», robots y la Inteligencia Artificial. Ya no es sólo una burbuja de la que hemos estado discutiendo durante años», explica Sharma.

«La IA no es nada nuevo, la tecnología ha estado alrededor nuestro por décadas. Pero ahora lo que está cambiando es la adopción de su consumo en nuestra vida cotidiana: no nos preocupa el tener nuestros días programados por algo que no es humano, no nos asusta tener robots para completar algunas tareas de nuestro negocio, tales como la gestión de gastos».

El miedo alrededor de los robots

Sharma también cree que el miedo alrededor de que los robots puedan sustituir a las personas en sus puestos de trabajo no será permanente, argumentando que los libros de historia muestran que ya hemos tenido que lidiar con tipos similares de adversidad.

«Este miedo no es nada diferente a cuando irrumpieron los ordenadores personales y estábamos preocupados por perder nuestros puestos de trabajo a causa de ellos, hubo mucho alarmismo de que eso sucediera. Pero lo que ocurrió fue que hizo más fácil nuestra vida – ahora no podemos imaginar nuestras vidas sin nuestros ordenadores, por lo que este temor se da siempre cuando aparecen nuevas tecnologías».

«Con cada nueva ola tecnológica vienen nuevas oportunidades. Habrá una nueva plantilla de empleados, deberemos mejorar nuestras habilidades para vivir y trabajar con la Inteligencia Artificial. Quien sabe, tal vez el siguiente contrato que haga no sea con una persona real».

O incluso, como afirmaba el propio Bill Gates, si un robot reemplaza el trabajo de un humano, estos robots deberán tener las mismas responsabilidades fiscales y pagar impuestos como lo hacemos nosotros.

¿Por qué los profesionales del sector contable deben mejorar sus habilidades?

La opinión de Sharma sobre esta mejora de las habilidades tecnológicas de los trabajadores es algo que ya se está discutiendo en el sector público en algunos países.

«Si nos fijamos en otras profesiones, tales como marketing, periodismo etc., han tenido que redefinir su forma de trabajar debido a la tecnología, por lo que la profesión contable también tendrá que adaptarse. Manejarse con seguridad en Internet es una de esas habilidades, tenemos que asegurarnos de que nuestros datos financieros están seguros y su acceso está bloqueado, por lo que los contables y los profesionales de las finanzas tendrán que mejorar en esta área de conocimiento».

Ya es sabido por todos que los robots y la automatización están alterando nuestra forma de trabajar. Ahora, la pregunta es, ¿cuánto tiempo llevará al sector contable redefinir una nueva forma de trabajar adaptada a esta nueva tendencia?

Por lo tanto, el contable tendrá que evolucionar a asesor y consultor y aportar un mayor valor añadido para hacer crecer el negocio. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Claves para la transformación digital en la tesorería de BUFF

La transformación digital del área de tesorería es clave para las organizaciones que quieren perdurar en el tiempo.

  • En esta historia de éxito descubrirás como BUFF optimizó la gestión de su tesorería de la mano de la consultora tecnológica GOLIVE.
  • La implementación de Sage XRT condujo a mejoras significativas, como la reducción de errores y el acceso a información en tiempo real.

BUFF es una empresa española pionera en la industria de los accesorios y la ropa de deporte al aire libre. Presente en más de 70 países, la compañía se ha convertido en un referente en su sector gracias a su compromiso con la calidad, la innovación y la sostenibilidad.

En un contexto de creciente competencia y globalización, la compañía necesitaba optimizar su gestión de tesorería para mejorar su competitividad y el proceso de toma de decisiones estratégicas. Para ello, contrató nuestros servicios para implementar Sage XRT, un software de gestión de tesorería y comunicación bancaria desarrollado por Sage.

¡COMPARTE! Descubre la historia de éxito de BUFF, que demuestra cómo la innovación impulsa la competitividad y toma de decisiones estratégicas.

Desafíos y soluciones implementadas

Los principales desafíos residían en las complicaciones asociadas a la gestión contable, lo que ocasionaba retrasos en la generación de informes y obstáculos para obtener información actualizada sobre el saldo de cuentas y el flujo de dinero entre el ERP y el banco. Estas dificultades fueron el impulsor detrás de la decisión de adoptar Sage XRT y llevar a cabo una transformación digital completa.

Desde GOLIVE, al estar especializados en soluciones de gestión empresarial de Sage, implantamos con éxito el proyecto en tan solo tres meses. Esto permitió a BUFF empezar a disfrutar de los beneficios de la nueva solución de forma inmediata.

En la consecución de este hito fue determinante la estrecha colaboración con la dirección y el personal de BUFF y la comprensión profunda de sus necesidades.

El principal problema que tenía BUFF con relación a la gestión de su tesorería era de interpretación de datos y generación de informes financieros. Su modelo de gestión de tesorería se había quedado anticuado y no daba respuesta a las nuevas necesidades de información que demandaba la empresa.

Esto se traducía en dificultades crecientes por parte del departamento de tesorería para llevar una gestión contable actualizada, lo que repercutía negativamente en la generación de informes financieros para la toma de decisiones por parte de la dirección.

La solución a todos estos problemas fue la implantación de Sage XRT, un software de última generación para la gestión de la tesorería y la comunicación bancaria.

La instauración de esta aplicación les permitió realizar la transformación digital que necesitaban, ya que gracias a las funcionalidades de la nueva aplicación y a su exitosa implantación, comenzó a mejorar rápidamente la gestión de su tesorería.

Según Estefanía Ruíz, responsable de Tesorería de BUFF, ahora cuentan con una solución moderna, que ha transformado positivamente su forma de gestionar las finanzas y la tesorería de la empresa.

Beneficios de la transformación digital del área de tesorería con Sage XRT

Entre los principales beneficios que ha obtenido BUFF con Sage XRT, destacan los siguientes:

  • Reducción de errores y trabajo manual. La automatización de los procesos de tesorería ha permitido a la empresa reducir los errores y el trabajo manual, mejorando la productividad y la eficacia.
  • Mejora de la gestión contable. Sage XRT proporciona una visión completa de la situación financiera de la empresa, lo que ha permitido a BUFF mejorar su gestión contable y aumentar la precisión de los informes financieros.
  • Acceso a la información en tiempo real. Sage XRT permite a BUFF acceder a la información financiera en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
  • Mayor agilidad y flexibilidad en los procesos de tesorería. Sage XRT permite a BUFF adaptar sus procesos de tesorería a las necesidades cambiantes de la empresa, proporcionando una mejor visibilidad y control de la tesorería de la empresa.
  • Mejora de la seguridad. Sage XRT cuenta con medidas de seguridad avanzadas que protegen la información financiera de la empresa.
  • Reducción de costes. Sage XRT ayuda a BUFF a reducir los costes asociados a la gestión de tesorería.

Por lo tanto, la implementación de Sage XRT ha sido un éxito para BUFF. La nueva solución ha permitido a la empresa:

  • optimizar su gestión de tesorería,
  • mejorar su competitividad
  • y tomar decisiones más estratégicas.

En resumen, la transformación digital en la tesorería de BUFF, respaldada por la implementación exitosa de Sage XRT con la colaboración de GOLIVE, ha marcado un hito significativo en la evolución de la empresa. La superación de desafíos en la interpretación de datos y generación de informes financieros ha llevado a una gestión más eficiente y a la toma de decisiones estratégicas más informadas.

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