Contabilidad – Negocios e Inversiones

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¿Reemplazará la IA a los humanos en las tareas de ciberseguridad?

marzo 5, 2025

5 marzo, 2025 6 minutos de lectura

El impacto de la IA en la ciberseguridad es positivo por su aplicación al desarrollo de soluciones más avanzadas.

La IA ofrece más garantías a la hora de autenticación de los usuarios.
La inteligencia artificial facilita la disponibilidad de soluciones de seguridad también para la nube o cloud.

El teletrabajo plantea nuevos desafíos para la ciberseguridad de las empresas. Frente a ellos, la inteligencia artificial está cobrando más importancia que nunca como herramienta para proteger los datos. ¿Pero puede esta tecnología llegar a reemplazar a los profesionales del sector?

Antes de la pandemia, las redes estaban centralizadas y protegidas por un firewall corporativo. Con el paso de la oficina a las casas, es más fácil que los hackers localicen puntos débiles y accedan a grandes volúmenes de información.

Es decir, muchas veces la misma red que se utiliza para acceder a documentos corporativos también se puede usar para navegar por sitios no seguros. O incluso para descargar archivos cargados de virus.

Estas circunstancias están alimentando una rápida transformación del sector, donde las nuevas tecnologías son un factor esencial y el impacto de la IA en ciberseguridad va a ser positivo para contribuir a frenar y combatir las ciberamenazas.

Y así se considera en las empresas. Hoy en día, el 65 % de los negocios ha adoptado la IA en ciberseguridad, según el estudio “Más allá del Hype: La realidad empresarial de la IA para la ciberseguridad”, publicado por Sophos.

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Soluciones como Sage Protected by Sirt ayudan a utilizar la IA en ciberseguridad para hacer frente a las distintas amenazas.

El impacto de la inteligencia artificial en la ciberseguridad

La aparición de nuevas soluciones tecnológicas basadas en IA promete reducir el número de ciberataques. Sin embargo, no está claro todavía el impacto de la IA en la ciberseguridad, aunque ya se vislumbran una serie de aplicaciones. ¿Qué aporta actualmente la IA a la ciberseguridad?

Beneficios de la IA

La inteligencia artificial no es una recién llegada en el mundo de la ciberseguridad; sus ventajas las podemos comprobar día a día en cualquier smartphone. Estas son tres de sus principales aplicaciones:

Autenticación biométrica: la vulneración de contraseñas no seguras es la principal brecha de datos de las compañías. Son más seguras si vienen acompañadas de otros métodos de identificación, como el escaneo de huellas dactilares o de retina.
Autenticación multifactor (MFA): es innegable que nuestras cuentas de correo o nuestros perfiles de redes sociales son mucho más seguras gracias a esta implementación. Pero, si además le sumamos una inteligencia artificial, la autenticación puede ser más dinámica y difícil de vulnerar. Por ejemplo, la IA puede identificar en tiempo real la red y la localización del usuario para modificar inmediatamente sus privilegios de acceso.
Detección predictiva de amenazas: a través de complejos algoritmos, las empresas de ciberseguridad enseñan a sus IA a reconocer patrones en los ciberataques. De este modo, pueden anticiparse a amenazas como virus o secuestros de datos (ransomware).

¿Puede la inteligencia artificial reemplazar a los expertos en ciberseguridad?

El impacto de la IA en ciberseguridad genera cada vez más entre los profesionales del sector, especialmente en torno a si esta tecnología podría llegar a reemplazarlos en sus funciones.

Sin embargo, nada más lejos de la realidad. La demanda de estos profesionales está en alza. Uno de los últimos estudios realizados por Cibersecurity Ventures cifra en 3,5 millones los puestos vacantes en este sector hasta 2025. Un dato que se explica, en gran parte, por el impacto de la IA en la ciberseguridad que apunta a una reconversión de este perfil con formación especializada en este campo.

Las redes domésticas son objetivo de los hackers, que aprovechan la inexperiencia de las empresas en este nuevo ámbito laboral.

Una nueva era de ciberseguridad

Como ocurre también en otros sectores, la inteligencia artificial reemplazará algunas funciones, pero también creará otras nuevas. Por ejemplo, se necesitarán expertos para implementar la IA de manera estratégica, teniendo en cuenta el contexto de las empresas.

Tampoco hay que olvidar que la inteligencia artificial tiene sus limitaciones. Su potencial es gigantesco, pero esta tecnología no está al alcance de todas las empresas. Construir un sistema inteligente de ciberseguridad requiere grandes recursos y una inversión fuera del alcance de muchas pymes.

Por este motivo, se puede afirmar queda mucho para que la IA se convierta en la solución estándar. Por ahora, los expertos recomiendan que las empresas combinen estas herramientas con soluciones más tradicionales.

Consejos de ciberseguridad para empresas

Ante el aumento de las ciberamenazas, cada vez más sofisticadas también en parte por la IA, las compañías necesitan ser ágiles y establecer protocolos de seguridad.

Te proponemos cinco consejos para mejorar la ciberseguridad con o sin ayuda de la inteligencia artificial:

1. La formación es lo más importante

Es fundamental que todos los empleados y colaboradores conozcan los protocolos de seguridad. Medidas tan básicas como establecer contraseñas seguras o cambiarlas cada cierto tiempo pueden pasar desapercibidas si no se recuerdan con regularidad.

La mayoría de los ciberataques en empresas se deben a algún error humano, como abrir un correo de phishing o descargar un archivo infectado. Las empresas son responsables de informar sobre las posibles amenazas y establecer una serie de buenas prácticas. Por ejemplo, se recomienda no usar los dispositivos del trabajo para uso personal, ni el equipo personal para acceder a documentos de la empresa.

2. Controlar mejor los accesos

No se debe confiar únicamente en quién accede a los documentos: también es importante comprobar desde dónde accede. Para ello, se pueden establecer medidas de control, restringir el número de usuarios con acceso y planificar respuestas en caso de incidencias.

3. Software y actualizaciones

La empresa debe recordar a sus empleados que mantengan sus aplicaciones y sistemas al día, ya que esto mejorará la seguridad. Además, es clave que las empresas dispongan del software adecuado.

Dentro de las opciones específicas para el ámbito empresarial está Sage Protected by Sirt. Esta solución de seguridad avanzada disponible para Sage 50 se caracteriza por proteger íntegramente los dispositivos, aparte de estar diseñada también para la nube o cloud. Para ello, combina la seguridad de última generación y backup inmutable.

De ese modo, se garantiza la protección de los datos de los negocios, así como su disponibilidad y rápida recuperación en el caso de amenazas.

Igualmente, la información de las empresas está protegida frente a fallos del sistema. Otra de sus ventajas es la monitorización para disponer de alertas en tiempo real, así como el mantenimiento preventivo para asegurar el rendimiento y protección constante.

4. El foco en las API

La mayoría de los negocios utilizan API (Application Programming Interfaces) constantemente, por ejemplo, en los procesos de compra online. Por eso, no es de extrañar que se hayan convertido en un punto de acceso común para los hackers.

Tanto las empresas como los usuarios pueden sufrir estas amenazas. Para ello, los equipos de IT tendrán que proteger los espacios de trabajo virtuales y los dispositivos de manera adecuada.

5. Detección de amenazas

La monitorización de amenazas es clave. Los profesionales de ciberseguridad continúan vigilando los servidores, las redes, los correos, la nube y otras infraestructuras clave en busca de incidencias.

Sean o no reemplazados por IA en unos años, los expertos en ciberseguridad son ahora especialmente relevantes. Incluso con la creciente importancia del machine learning, sus conocimientos serán clave para hacer frente a las amenazas de ciberseguridad del futuro.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.

Un negocio conectado: La tranquilidad que tu empresa necesita

enero 20, 2025

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20 enero, 2025 5 minutos de lectura

En este artículo de contenido actualizado te explicamos en qué consiste un negocio conectado. Además, analizamos cómo puede beneficiar a las actividades de los departamentos comercial y financiero

Un negocio conectado fomenta la colaboración entre departamentos de una misma empresa.
Los procesos de decisión ganan fluidez en un negocio conectado.

La idea de un negocio conectado posee todo el sentido. Al fin y al cabo, tener la información financiera en la nube presenta muchas ventajas. Una de las más importantes es la posibilidad que ofrece de conectar la información financiera y comercial sin sobresaltos.

En el fondo, esta idea no es más que la versión moderna de uno de los fundamentos más sólidos de la actividad empresarial: la colaboración. Y es una noción puesta al día en la medida en que el trabajo conjunto supone la mayoría de las veces un flujo de datos que hoy encuentra en la conectividad su mejor cauce.

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La importancia de conectar la información financiera y comercial para la contabilidad

El área comercial genera una gran cantidad de información muy relevante para diferentes tareas de gran interés para el área financiera y contable como, por ejemplo:

La contabilización de facturas.
El contacto con clientes para corregir errores de facturación.
Los inventarios y movimientos de existencias.
La gestión de cuentas a cobrar.
La oferta de opciones de financiación a los clientes.
El examen de los plazos de cobro.
La planificación financiera.
La presupuestación.

La conclusión es clara: un flujo razonable de datos comerciales facilita el trabajo contable y fiscal. Y eso se traduce, principalmente, en dos ventajas:

Es más sencillo cumplir apropiadamente con obligaciones contables y fiscales. Un ejemplo muy cercano son las nuevas obligaciones de facturación. Cuanto más información tengas sobre tus clientes, más probable será que los cambios se desarrollen de forma fluida y provechosa para ambas partes. Te anticipas a sus necesidades y adviertes posibles problemas y soluciones. Recuerda que la facturación también forma parte de la experiencia de tu cliente.
Los contables y financieros son capaces de generar informes de mayor valor para la dirección al integrar una información comercial más accesible, profunda y actualizada. Eso se debe traducir en mejores decisiones de gestión.

La importancia de conectar la información para las decisiones comerciales

Las decisiones comerciales adecuadas necesitan de información financiera relacionada con los clientes para múltiples misiones:

Analizar cuánto dinero supone el esfuerzo comercial.
Presentar presupuestos a los clientes.
Diseñar campañas de marketing.
Controlar los resultados de las campañas de marketing.
Segmentar a los clientes.
Valorar el impacto del precio en las ventas de cada segmento de clientes.
Conocer cuáles son los clientes más rentables.
Seguir el rendimiento de los vendedores.

En cierto modo, el trabajo de los departamentos contables y financieros debe ser visto como una inversión. Los retornos deben ser la información puntual que mejore el funcionamiento de otras áreas y un flujo de datos más depurado.

La necesidad de coherencia

Conectar la información comercial y financiera aporta coherencia a la gestión. No es raro que cada departamento tenga sus objetivos ocultos propios, que muchas veces no coinciden con lo planificado a nivel general. Cada uno puede querer brillar con luz propia y eso puede ser una amenaza para el conjunto de la empresa.

La dirección de la empresa, con cierta frecuencia, puede enfrentarse a informes contradictorios. En parte, la separación de la información comercial y financiera lo facilita. Cada departamento aporta una visión diferente del mismo aspecto. Eso puede condicionar la preferencia por determinados formatos para presentar la información. Cada uno se decanta por el que le ofrece mejor expresión para los argumentos con los que defiende su posición.

Conectar la información financiera y comercial es la manera de dar coherencia a la gestión. Los distintos departamentos pueden compartirla y utilizar formatos comunes. Además, se evita que el gerente se encuentre con el hecho de tener que interpretar una información que se le presenta en un formato que le resulta ajeno.

Por otro lado, los diferentes departamentos se pueden acostumbrar a consultar la información producida por los demás. Eso favorece tener una visión de conjunto. Incluso lo que, es más, puede fortalecerse el valor de la colaboración interdepartamental.

En un negocio conectado, los diferentes departamentos aprenden a compartir datos y formatos de informes, lo que mejora considerablemente la comprensión mutua y la colaboración.

La nube como aliado para tener tu negocio conectado

A estos efectos, la nube es algo más que un espacio compartido donde aportar datos y construir una información coherente. Ofrece, además, una gran potencia de procesamiento, que ya no va a descansar sobre las características del equipo con el que trabajes, sino que la respaldan los servidores de tu proveedor de servicios en la nube.

Por lo tanto, rompes la triple dependencia del equipo informático clave, del software en él instalado y de la persona clave que lo comprende. La nube genera un ambiente en el que diferentes empleados pueden acceder a la información desde el dispositivo de su elección. Es decir, la información fluye con más libertad, sin depender tanto de circunstancias ajenas a la voluntad de la dirección.

Las ventajas de un negocio conectado

Será importante identificar las señales que nos indican que está llegando el momento de tener la información financiera y de clientes en la nube. En segundo lugar, hay que conocer cuáles son las ventajas de dar ese paso. Finalmente, será clave tener claras las desventajas que se dejan de sufrir gracias a tener la información financiera y de clientes en la nube.

En resumen, un negocio conectado no solo optimiza la eficiencia operativa y la toma de decisiones, sino que también fortalece la colaboración interdepartamental y mejora la experiencia del cliente. Adoptar soluciones integradas como Sage Active permite a las empresas, especialmente aquellas en crecimiento, gestionar su información financiera y comercial de manera más efectiva, asegurando un flujo de datos continuo y accesible. No esperes más para transformar tu empresa en un negocio conectado y disfruta de los beneficios que esta modernización puede ofrecer.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.

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5 herramientas basadas en IA que están ayudando a los contables

enero 2, 2025

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2 enero, 2025 6 minutos de lectura

La inteligencia artificial (IA) está transformando el mundo de la contabilidad, ayudando a los contables a agilizar procesos y centrarse en tareas más estratégicas. Este artículo explora cinco herramientas basadas en IA que puedes integrar en tu práctica para maximizar el tiempo, la eficiencia y el servicio al cliente.

Acelera tareas repetitivas como la clasificación de transacciones o la creación de informes financieros.
Mejora la precisión y el análisis estratégico con tecnología que detecta errores y patrones de manera autónoma.

La inteligencia artificial (IA) está redefiniendo los límites de la capacidad humana tal como la conocemos.

En sus inicios, las herramientas de IA eran modelos de software básicos diseñados para tareas específicas, como el reconocimiento de imágenes, la identificación de objetos, la clasificación o la detección automatizada de características geofísicas. Estas tareas, que antes requerían la intervención humana, demandaban mucho tiempo y tenían un mayor margen de error.

Hoy en día, la IA se ha integrado a una velocidad vertiginosa en los programas informáticos que utilizamos a diario, desde teléfonos móviles hasta ordenadores. Su propósito se ha ampliado, abordando con eficacia las tareas más tediosas del trabajo cotidiano:

Optimizar procesos
Ahorrar tiempo
Reducir la administración manual
Cruzar datos y detectar errores con una precisión que supera las capacidades humanas

En todos los sectores, la IA está automatizando actividades rutinarias y repetitivas que antes consumían recursos valiosos. Para los contables, esto se traduce en beneficios tangibles: acelerar el cierre del mes, detectar errores en los datos de los clientes y mejorar significativamente su capacidad para brindar un servicio de alto nivel.

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¿Podrá la IA sustituir a los contables?

Ahora bien, ¿podría la IA reemplazar a los contables? La respuesta es clara: no.

La IA requiere la supervisión de un socio humano que valide, eduque y contextualice sus acciones. Como cualquier otra herramienta, su verdadero poder reside en complementar las decisiones humanas, proporcionando perspectivas rápidas, informes inteligentes y análisis exhaustivos de grandes volúmenes de datos.

Además, la IA no puede replicar el componente humano de la relación contable-cliente, un aspecto insustituible y esencial en esta profesión.

Con esto en mente, en este artículo exploraremos cinco herramientas y soluciones basadas en IA que te ayudarán a mejorar tu nivel de servicio, ahorrar tiempo valioso y convertir el toque humano en una ventaja competitiva única para tu negocio.

1. Soluciones de predicción y previsión

Estas soluciones permiten a los contables proporcionar informes más detallados y precisos, optimizando el tiempo dedicado a las tareas manuales.

¿Cómo funcionan estas herramientas?

Prever las finanzas de un negocio es uno de los servicios más valiosos que puedes ofrecer a tus clientes. Con la integración de IA en tu software financiero, puedes generar informes precisos y actualizados sin el trabajo manual tedioso que implica buscar, clasificar y analizar datos. Esto te permite dedicar más tiempo a contextualizar la información y asesorar de manera estratégica.

El aprendizaje automático (ML), una piedra angular de la IA, potencia esta transformación. Este sistema aprende de los datos, identifica patrones y puede realizar sugerencias autónomas basadas en ellos. Aunque requiere acceso a grandes volúmenes de datos para maximizar su utilidad, tecnologías como la computación en la nube están haciendo esto posible al centralizar y conectar la información de forma eficiente.

Con estas herramientas, no solo agilizas procesos, sino que también fortaleces tus relaciones con los clientes al ofrecerles un servicio más ágil y personalizado.

2. Asistentes inteligentes para la gestión contable

Los asistentes inteligentes son más que un lujo: son un cambio de juego en la atención al cliente y la productividad. Desde responder preguntas frecuentes hasta automatizar tareas repetitivas, estas herramientas están diseñadas para facilitar tu día a día.

¿Qué tipos de asistentes existen?

Los bots con guión y los de lenguaje natural son los dos principales tipos de asistentes. Los primeros siguen respuestas preprogramadas, mientras que los segundos ofrecen interacciones más personalizadas, aprendiendo y mejorando con el uso continuo.

Gracias a estas soluciones, puedes gestionar consultas básicas de clientes sin estar atado al teléfono o al correo electrónico. Esto no solo te libera tiempo, sino que también mejora la experiencia del cliente, proporcionando respuestas rápidas y precisas.

3. Etiquetado automático de transacciones

La IA está revolucionando la contabilidad al automatizar procesos que antes eran manuales, como la clasificación de transacciones. Gracias al aprendizaje automático, tu software puede aprender patrones de etiquetado previos y utilizarlos para clasificar y asignar datos de manera más rápida y precisa, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Esta tecnología, capaz de manejar tanto reglas simples como complejas, reduce significativamente la carga de trabajo diaria. Además, con la creciente adopción de IA en el software contable, estas mejoras seguirán expandiéndose, optimizando aún más los procesos operativos.

4. Detecta anomalías en tiempo récord

La detección de anomalías es esencial para evitar riesgos y fraudes. Las herramientas de IA analizan grandes volúmenes de datos para identificar irregularidades que podrían pasar desapercibidas en una auditoría manual.

Esta tecnología no solo mejora la precisión, sino que también permite realizar auditorías más completas en menos tiempo. Además, al destacar pagos inusuales, se facilita el cumplimiento normativo y se minimizan los riesgos financieros.

5. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) mejorado con IA

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) no es nuevo, pero la IA ha mejorado significativamente su precisión, permitiendo nuevos usos. Antes, era necesario que un humano señalara dónde se encontraban los datos relevantes en un documento, lo que limitaba su flexibilidad. Ahora, con IA, el OCR puede interpretar contextos y clasificar información clave, como fechas o importes, incluso en documentos desconocidos o de baja calidad.

Esta tecnología permite extraer automáticamente datos importantes de recibos y facturas, reduciendo la intervención manual y el tiempo necesario para clasificar información. Además, con herramientas que integran la nube, los datos se almacenan digitalmente y son accesibles desde cualquier lugar, eliminando la dependencia del papel y optimizando la gestión documental.

¿Qué depara el futuro para la IA y los contables?

La integración de la IA en el software contable apenas comienza, y muchas herramientas avanzadas ya están presentes, simplificando tareas como la conciliación bancaria sin que siquiera lo notes. Esta evolución no sucede de la noche a la mañana, sino en pequeños pasos que hacen tu trabajo más eficiente.

Sin embargo, para aprovechar al máximo estas tecnologías, es esencial adoptar la computación en la nube. Este enfoque permite centralizar datos y facilitar el aprendizaje automático, clave para que la IA funcione eficazmente. Si los datos están dispersos en hojas de cálculo o en papel, el potencial de la IA se ve limitado.

No necesitas ser un experto en IA o en la nube; basta con adoptar buenas prácticas tecnológicas y asesorar a tus clientes para que migren al entorno digital. Así, disfrutarás de los beneficios actuales y estarás preparado para los retos del futuro.

En resumen, la IA no reemplazará a los contables, pero definitivamente redefine sus funciones. Con herramientas que optimizan procesos y mejoran la precisión, puedes dedicar más tiempo a lo que realmente importa: asesorar a tus clientes y fortalecer sus negocios. Adoptar estas tecnologías te posicionará como un líder en la industria, listo para enfrentar los retos del futuro con confianza.

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Estos son los pasos para migrar a la contabilidad en la nube

diciembre 19, 2024

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19 diciembre, 2024 6 minutos de lectura

¿Estás pensando en modernizar y optimizar tu operativa contable? La contabilidad en la nube es la solución que buscas. Con el software adecuado: reducirás tus costes, mejorarás tu operativa y podrás acceder a tu contabilidad de forma segura desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Te explicamos por qué es una buena idea migrar a la nube tu software contable.
Conoce los pasos clave para migrar con éxito tu contabilidad a la nube.

La contabilidad en la nube no solo es una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan optimizar procesos contables, mejorar su eficiencia y garantizar la seguridad de sus datos.

Cada vez son más las empresas que demandan servicios en la nube y la contabilidad de las empresas no es una excepción. Según la encuesta del INE sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas. En el primer trimestre de 2024 el 37,7 % de las empresas adquirieron servicios en la nube. Esto supone 6,1 puntos más que en el primer trimestre de 2023.

Migrar tu contabilidad a la nube puede parecer un desafío, pero siguiendo una serie de pasos bien estructurados, cualquier empresa puede realizar esta transición con éxito.

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¿Por qué migrar a la contabilidad en la nube?

La nube ofrece una serie de ventajas para las empresas que buscan mejorar su gestión contable y financiera. Por ejemplo:

Acceso remoto y en tiempo real. Gestiona tu contabilidad desde cualquier lugar con conexión a internet.
Mayor seguridad. Los proveedores de servicios en la nube realizan importantes inversiones en medidas de seguridad para proteger tus datos.
Escalabilidad. Adapta tus recursos a las necesidades de tu negocio, sin necesidad de grandes inversiones iniciales.
Colaboración en equipo. Facilita el trabajo colaborativo entre diferentes departamentos.
Automatización de procesos. Reduce errores y ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas.

¿Cómo realizar con éxito la migración a la contabilidad en la nube?

Para empezar, para migrar con éxito la contabilidad de tu empresa a la nube hay una serie de pasos que puedes seguir. Una correcta planificación y la formación de tu equipo serán claves para agilizar el proceso y realizar una migración satisfactoria.

1. Evaluación de necesidades y objetivos

Antes de implementar cualquier cambio, lo primero que debes hacer es identificar los objetivos clave que deseas lograr con la migración a la nube.

Analiza tus procesos actuales. Identifica los puntos fuertes y débiles de tu sistema contable actual.
Define tus objetivos. ¿Qué esperas lograr con la migración? Mayor eficiencia, reducción de costes, acceso a información en tiempo real u otros objetivos.
Evalúa el tamaño y complejidad de tu empresa. Esto te ayudará a elegir el software más adecuado.

2. Selección del software contable en la nube

Este es uno de los puntos más importantes. Por ello debes realizar un análisis minucioso entre las diferentes opciones antes de tomar una decisión.

Compara diferentes opciones. Investiga las características y funcionalidades de las distintas opciones de software contable que se adapten a tus necesidades.
Considera la integración con otros sistemas. Asegúrate de que el software elegido se integre con otras aplicaciones de tu empresa.
Evalúa el soporte técnico y la atención al cliente. Un buen soporte es fundamental para resolver cualquier duda o problema.
Evalúa la reputación. Busca reseñas y comentarios sobre el software que te puedan ayudar a tomar una decisión.

3. Audita y organiza tus datos

Antes de migrar, realiza una auditoría de tu información financiera actual. Esto implica:

Identificar datos obsoletos o duplicados.
Organizar archivos para facilitar su transferencia al nuevo sistema.
Establecer un protocolo de seguridad para garantizar la protección de la información durante el proceso.

4. Forma a tu equipo

El éxito de tu software de contabilidad en la nube depende de si tu equipo esta preparado para utilizar la nueva herramienta.

Organiza sesiones de formación con expertos del software.
Ofrece tutoriales continuos para resolver dudas y evitar errores.

El diseño intuitivo de Sage Active reduce la curva de aprendizaje, sin embargo, siempre es necesaria una formación adecuada para que se puedan aprovechar al máximo todas sus funcionalidades.

5. Planifica la migración

Establece un plan de migración gradual que defina las tareas a realizar, los responsables de cada tarea y los plazos. En la planificación se debe incluir lo siguiente:

Líderes del proyecto. Asigna un responsable o equipo para liderar el proceso. Este equipo debe coordinarse con el proveedor del software, los departamentos internos y supervisar que todos los implicados están capacitados para llevar a cabo la implantación con éxito.
Implementación por departamentos. Evita interrupciones masivas dividiendo la migración por áreas.
Monitorización constante. Supervisa el proceso para identificar y solucionar problemas rápidamente.

6. Migración de datos

Para la realización de la migración hay que seguir los siguientes pasos:

Copia de seguridad de tus datos: es fundamental proteger tu información antes de iniciar la migración.
Pruebas iníciales: comienza con una parte pequeña de los datos.
Transfiere los datos al nuevo sistema: utiliza las herramientas de migración proporcionadas por el proveedor del software.
Verifica la integridad de los datos. Compara los datos originales con los datos migrados para asegurarte de que todo esté correcto y que la migración se ha realizado con éxito.

7. Implementación y puesta en marcha

Una vez tenemos los datos migrados a la nueva aplicación de contabilidad en la nube tenemos que hacer lo siguiente:

Configura el sistema: Personaliza el software según tus necesidades específicas. La configuración del sistema también se puede realizar antes de la migración.
Realiza pruebas: Asegúrate de que todas las funcionalidades se ejecutan correctamente.
Formación continua: Ofrece soporte y formación adicional a tus empleados durante los primeros días o semanas.

8. Seguimiento y optimización

Finalmente, una vez en funcionamiento hay que hacer un seguimiento y buscar formas de optimizar el ritmo de la nueva aplicación.

Monitoriza el rendimiento del software: identifica y resuelve cualquier problema que pueda surgir.
Obtén feedback de los usuarios: realiza encuestas para conocer su opinión sobre el nuevo sistema.
Busca la mejora continua: continúa buscando formas de mejorar la eficiencia de tu gestión contable.

Para concluir, migrar a la contabilidad en la nube es una decisión estratégica que puede transformar la gestión financiera de tu empresa. No solo optimizarás procesos y reducirás costes, sino que también mejorarás la seguridad y accesibilidad de tus datos.

Con una planificación adecuada y el software correcto, como Sage Active, tu empresa estará preparada para enfrentar los desafíos del futuro con una contabilidad más eficiente y moderna. ¡No esperes más para dar este importante paso hacia la digitalización!

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Los peligros de usar Excel en la gestión de ventas: Cómo evitar errores y ser más eficiente

octubre 23, 2024

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23 octubre, 2024 5 minutos de lectura

La primera versión de Excel vio la luz en 1985. Mucho tiempo ha pasado desde entonces y, si bien es cierto que nos ha ayudado en la gestión de ventas, a medida que la empresa crece, termina quedándose corto.

A medida que tu empresa crezca, los problemas con Excel se multiplicarán, desde fallos en la entrada de datos hasta hojas de cálculo desactualizadas que te hunden en el caos.
Un CRM puede ser la solución perfecta para evitar esos errores en la gestión comercial y llevar tu negocio al siguiente nivel con la automatización de ventas.

¿Todavía usas Excel para llevar la gestión de ventas? Quizá tengas plantillas para dar seguimiento a las ventas o proyectar las ganancias, pero en un mercado cada vez más competitivo y cambiante, estas herramientas se han quedado obsoletas y pueden generar errores en la gestión comercial, además de lastrar el potencial de tu negocio.

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Los principales problemas con Excel en la gestión de ventas

Las hojas de cálculo son una herramienta sencilla y fácil de utilizar, pero se quedan cortas apenas las empresas comienzan a crecer y los datos se multiplican.

Entonces el Excel que antes te ayudaba a mantener todo bajo control, se convierte en un auténtico agujero negro que absorbe tu tiempo, recursos y energía. Y en temas de gestión de ventas, termina por no ser eficiente.

1. Mayor número de fallos

Los análisis basados en hojas de cálculo son propensos a equivocaciones, sobre todo cuando utilizas conjuntos de datos grandes y complejos.

Ya sea por los despistes en la introducción manual o el uso de información obsoleta, esos errores pueden tener consecuencias graves para tu negocio y generalmente son difíciles de detectar y subsanar.

2. Brechas de seguridad

Los archivos de Excel se pueden copiar, compartir y distribuir con facilidad, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan accesos no autorizados o filtraciones de datos si no tomas medidas de seguridad. Además, representan un desafío en términos de cumplimiento normativo ya que no garantizan las condiciones mínimas de control, trazabilidad y seguimiento.

4. Colaboración limitada

Las hojas de cálculo suelen crear silos de información ya que generalmente las generan y utilizan los mismos equipos de ventas. A la larga, puede obstaculizar el flujo de información en la empresa, dificultar la colaboración entre los diferentes departamentos e impedir desarrollar una visión global de la situación empresarial.

Además, Excel no se integra fácilmente con otros sistemas de gestión, lo que puede generar datos fragmentados.

5. Pérdida de eficiencia

El uso de Excel en la gestión de ventas supone procesos manuales y repetitivos que afectan la eficiencia y el flujo de trabajo.

A menudo genera tareas duplicadas y roba tiempo a los empleados, que tienen que encargarse de su mantenimiento y actualización, desviando recursos humanos de actividades empresariales más importantes.

Automatización: La solución para la gestión de ventas y ganar eficiencia

Los problemas con Excel no solo conducen a errores en la gestión comercial, sino que incluso pueden lastrar las perspectivas de futuro de tu empresa. Por tanto, no es una herramienta que realmente te permita ahorrar tiempo o dinero. ¿Cuál es la solución? Empezar a aprovechar las ventas del CRM.

El CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta de software diseñada para gestionar las relaciones e interacciones de una empresa con sus clientes y prospectos. Es decir: optimizar los procesos comerciales, mejorar la experiencia del cliente y centralizar toda la información relevante en un solo lugar.

Los CRM como ForceManager van un paso más allá, ya que permiten centralizar y sincronizar toda la información de tu empresa. Integra los principales servicios de email, calendario y videollamadas, las aplicaciones de Microsoft Office 365 e incluso los ERP de contabilidad y facturación como Sage 50.

Tendrás todo en un mismo lugar y podrás generar informes y análisis más completos, transparentes y fiables que con las hojas de cálculo de Excel.

Razones por las que un CRM puede mejorar la gestión de ventas

Facilita la colaboración: centraliza la información de ventas, brindando además la oportunidad de compartir los datos en tiempo real, asignar tareas o establecer recordatorios.
Automatiza los procesos de ventas: el seguimiento de clientes, el envío de correos o la generación de informes, lo que ahorra tiempo y evita errores que pueden echar por la borda oportunidades de ventas.
Aumenta la eficiencia. Libera al equipo de ventas de las tareas rutinarias, le ayuda a priorizar las actividades más urgentes y le permite dar seguimiento a las oportunidades importantes en cada etapa del pipeline, lo que se traduce en un mayor número de ventas cerradas.
Mejora la atención al cliente. Los equipos de ventas pueden comunicarse con los clientes de manera más ágil y efectiva gracias al CRM. También facilita un seguimiento más personalizado y proporciona una vista completa del ciclo de vida del cliente, lo que ayuda a construir relaciones más duraderas.
Respalda la toma de decisiones. Incluyen herramientas de análisis para evaluar el rendimiento del equipo, detectar oportunidades o áreas susceptibles de mejora.
Crece junto a la empresa. Uno de los mayores beneficios del CRM es su escalabilidad, lo que significa que seguirá al ritmo de tu negocio.
Mayor seguridad. Permiten establecer niveles de acceso según los roles de cada empleado para evitar fugas de información e incorporan copias de seguridad automáticas para no perder información debido a un fallo técnico o humano.

A la larga, contar con un buen CRM le dará una ventaja competitiva a tu empresa. Tu equipo de ventas podrá trabajar de manera más eficiente, cerrar más ventas y ofrecer un mejor servicio a los clientes.

Y tú podrás sentirte más tranquilo sabiendo que los datos están protegidos y actualizados, para poder tomar las decisiones más acertadas para tu negocio.

como-cetina-hotels-ha-revolucionado-su-operativa-cotidiana-con-sage-50

Cómo Cetina Hotels ha revolucionado su operativa cotidiana con Sage 50

septiembre 10, 2024

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10 septiembre, 2024 5 minutos de lectura

Cetina Hotels, una cadena en pleno crecimiento necesitaba una solución de software para el sector hotelero fiable y funcional que le ayudara a afrontar los desafíos a nivel operativo, financiero y contable que estaba experimentando. Te explicamos por qué eligió Sage 50 y el cambio que ha supuesto para su negocio.

Cuando las empresas crecen, los retos se multiplican, sobre todo a nivel administrativo. Los procesos manuales o programas obsoletos se convierten en un obstáculo para desarrollar su potencial.
Sage 50 es una solución escalable, intuitiva y eficiente que puede acompañar a Cetina Hotels durante su crecimiento, adaptándose perfectamente a los requerimientos del sector hotelero.

Fundada en 2016, Cetina Hotels destaca por sus hoteles boutique con vocación urbana. Tras la primera inauguración en Murcia, le siguieron aperturas en Sevilla, Segovia y Baeza. En la actualidad, la cadena hotelera cuenta con seis establecimientos de entre 40 y 50 habitaciones. Tras la reciente inauguración del hotel de Cabo de Palos, la cadena hotelera se está preparando para abrir otro en Córdoba.

Dirigidos a un público que quiere explorar y disfrutar de las ciudades, sus hoteles se encuentran enclavados en el corazón de las urbes. Son espacios arquitectónicos únicos donde la historia se combina con la modernidad para ofrecer una estancia muy especial a sus huéspedes.

Su cuidado diseño, la atención a los detalles y los servicios de primer nivel garantizan una experiencia cómoda y memorable. Pero, para mantener esos elevados estándares de calidad, Cetina Hotels también necesitaba actualizar su funcionamiento interno. Acudió a Opentix y le propusimos Sage 50, una solución de software ideal para el sector hotelero.

¡COMPARTE! Descubre la intrahistoria de Cetina Hotels, una cadena hotelera que ha experimentado un crecimiento sostenido y ha recurrido a Sage 50 para optimizar su operativa cotidiana.

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Los tres retos principales que afrontaba la cadena hotelera

Desde su creación, Cetina Hotels no ha parado de crecer. Con un volumen de negocio de entre 4 y 5 millones de euros, esa expansión también le fue planteando una serie de desafíos en su día a día, sobre todo en la gestión contable y financiera.

1. Renovarse para seguir el ritmo de desarrollo

La cadena hotelera estaba utilizando una solución en fase de descatalogación que ya no cubría las necesidades básicas de su operativa. Esto impedía, además, la implementación de nuevos medios o recursos que facilitasen el día a día. Como resultado, no podía trabajar con la agilidad y el dinamismo que demanda el sector hotelero ni seguir el paso que exige un negocio en plena expansión.

2. Mejorar la eficiencia operativa

El crecimiento de la cadena también aumentó exponencialmente el trabajo. Al no estar optimizado, derivaba en tareas repetitivas que consumían cada vez más tiempo y afectaban a la productividad, aumentando las probabilidades de incurrir en errores o imprecisiones. Javier Nicolás, CFO de Cetina Hotels, reconoció: “nuestro principal reto era agilizar los tiempos y los procesos y ser más eficientes a nivel operativo. Fue en lo que nos enfocamos a la hora de seleccionar el programa”.

3. Mantenerse al día con las normativas

Cetina Hotels también necesitaba una solución digital actualizada que le permitiera mantenerse al tanto de los requisitos legales y sectoriales. Los continuos cambios en las regulaciones hoteleras y en materia fiscal requerían una atención constante para evitar incurrir en infracciones y multas. Una solución de software moderna podría:

Facilitar la gestión documental y las auditorías internas,
Además de ofrecer actualizaciones automáticas y alertas sobre cambios regulatorios que facilitaran el cumplimiento normativo.

La solución que propuso Opentix: Sage 50

Cetina Hotels partía de una solución obsoleta instalada en local que les impedía avanzar en su operativa cotidiana. Tras reunirse con el equipo de Opentix, nos decantamos por Sage 50 por varias razones:

Compatibilidad con el software anterior para facilitar la transición a la nube de toda la información en local.
Alta escalabilidad para acompañar el crecimiento de la empresa y adaptarse a los nuevos requerimientos.
Solución moderna, ágil, operativa, funcional y actualizable que cubre las exigencias de la cadena hotelera.
Diseño fácil e intuitivo que disminuye la curva de aprendizaje del personal.

“Elegimos Sage 50 porque se adapta totalmente a las necesidades que teníamos, a los procedimientos y a la metodología del sector hotelero”, afirma el director financiero. También añade que, aunque el traspaso del gran volumen de datos a nivel de cadena representó un reto, nuestro equipo de Opentix los ayudó en todo momento a salvar ese escollo para que todo fuera sobre ruedas.

¿Qué ha ganado Cetina Hotels con la implementación de Sage 50?

La implantación de Sage 50 en Cetina Hotels ha supuesto un cambio sustancial en la operativa empresarial y su impacto positivo no ha tardado en reflejarse a nivel de negocio.

“Desde el principio buscábamos un partner que nos ayudara a crecer y nos pusimos en contacto con Opentix por su reputación nacional y porque pensábamos que era el compañero ideal”, afirma Nicolás, CFO de Cetina Hotels.

Agilización de los procesos. Con este software, la cadena pudo optimizar muchas de las tareas diarias repetitivas, reduciendo la carga de trabajo manual, lo que ha disminuido los errores y aumentado la precisión. “Gracias a Sage 50 hemos mejorado la eficiencia de nuestros recursos y procesos”, admite Alejandro Belando, CEO de Cetina Hotels.
Ahorro de tiempo. La automatización de las tareas, así como la inclusión de herramientas avanzadas de contabilidad y gestión comercial, han permitido ganar tiempo que antes se destinaba a los procesos administrativos y que ahora pueden “dedicar a otras cosas que nos aportan más valor como empresa”, como reconoce Belando.
Incremento de la productividad. Tanto el CEO de Cetina Hotels como su CFO coinciden en que esta solución les ha ayudado a superar los retos financieros y contables a los que se enfrentaban. “Con Sage 50 hemos conseguido agilizar un 15% el registro de facturación y en torno al 20% la gestión de pagos de la cadena”, señala Nicolás.

Por último, cabe aclarar que, a pesar de la complejidad de migrar la información de un software local a una solución en la nube, el proyecto de Cetina Hotels ha sido un éxito. “Por un lado, Opentix ha entendido perfectamente nuestras necesidades y, por otro, Sage 50 nos ha ayudado a agilizar procesos y a tener un impacto positivo en el negocio”, concluye el CFO de Cetina Hotels.

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Barreras en la nube: Principales retos en la adopción de soluciones cloud por las pymes

agosto 30, 2024

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30 agosto, 2024 7 minutos de lectura

La sensación de falta de seguridad y desconocimiento sobre los servicios en la nube son los principales obstáculos para adoptar soluciones cloud.

Es recomendable formar a los profesionales para que sepan utilizar las soluciones cloud desde el primer día y sacarle el máximo partido.
Esta tecnología puede redimensionarse, por lo que no es preciso contratar o invertir una gran cantidad económica en una sola vez.

Los últimos datos facilitados por la Unión Europea constatan que España es un país en el que está costando el uso de servicios en la nube. Tan solo el 27,2% de las compañías afirma que los emplea. Es un porcentaje bajo que dista del 38,9% de la media europea.

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Actualmente hay numerosas soluciones cloud sencillas como Sage Active para tener la facturación y contabilidad bajo control de forma sencilla. ¡Haz clic para conocer más!

España y la nube: ¿por qué el avance es más lento que en Europa?

En España, el avance de las soluciones cloud también va más lento. La tasa de crecimiento es del 0,4%. Este dato está nuevamente lejos del 7% de la tasa de la Unión Europa. Es una situación que llama la atención porque, desde el año 2020, la demanda de servicios en la nube está creciendo al 10% mensual, según el Observatorio del Cloud y la Pyme de Jotelulu en el que se han analizado más de 3.300 empresas, la mayoría pequeñas y medianas empresas.

Estas buenas previsiones llevan a Gartner a estimar que el mercado total de la nube crecerá un 20% en 2024, superando los 630.000 millones de euros. Y, precisamente, el segmento de la pyme es el de mayor potencial de crecimiento.

Y, ¿qué sucede? ¿Por qué se produce esta lentitud en un país que, además, está en el punto de mira de las grandes compañías de tecnología y, en concreto, de los centros de datos con soluciones cloud? Varios son los factores que explican esta situación. A continuación, abordamos los más relevantes y cómo se pueden superar las principales barreras para aprovechar las ventajas de la nube: competitividad, productividad, eficiencia y costes, movilidad, escalabilidad y agilidad, entre otras.

Las soluciones cloud en las pymes

Alrededor del 26% de las pequeñas empresas y del 48% de las medianas en España utilizan alguna solución en la nube, de acuerdo con los datos de Eurostat. Son porcentajes todavía relativamente bajos a pesar de la pandemia de 2020, que aceleró la transformación digital; de la puesta en marcha de iniciativas como el programa Kit Digital y del marco legal del RGPD en relación a la seguridad de la información.

Y queda mucho por avanzar porque las soluciones cloud que se están adoptando en las pymes son todavía, en general, bastante básicas. Los datos del INE apuntan a que el 82,5% de las contrataciones de servicios en la nube se corresponde con el correo electrónico. Le sigue, con el 80%, el almacenamiento de archivos, y el servidor de base de datos (70%).

En menor medida se opta por herramientas relacionadas con los test y pruebas (28%); ERP (38%); CRM (39%) o software contable (41%). En un punto intermedio, nos encontramos con Office (64%) y el antivirus (63%).

Además, se observan diferencias por sector de actividad de acuerdo con el INE. Las empresas relacionadas con la información y la comunicación son las que más adoptan las soluciones cloud (72%), al igual que el sector TIC (68%) y las actividades profesionales (56%). En el lado opuesto, se hallan la hostelería (33%), el comercio (32%) y la industria (28%) a pesar de su interés creciente, tal y como sucede en el retail y segmento inmobiliario.

Desde el punto de vista territorial, el ranking está liderado por Cataluña (30,8%) y Madrid (16,6%), seguidas de Andalucía (13%). A la cola, figuran Cantabria (1%), Extremadura (1,3%) y La Rioja (1,4%), según Jotelulu. Una radiografía que se explica por la ubicación de los principales núcleos poblacionales y, sobre todo, del desarrollo empresarial y su localización.

España tiene todavía un nivel bajo de adopción de soluciones cloud en las empresas, especialmente en las pymes.

Los datos de la utilización de soluciones cloud en la pyme anticipan ya cuáles son algunos de los principales problemas que presentan para abrazar esta tecnología. Pero aún hay más allá de la actividad que desarrollan y la necesidad de ser más o menos intensivos en tecnología y de la ubicación territorial dentro de España. ¿Cuáles son? Te los contamos los más genéricos:

Dificultad

A día de hoy, muchas de estas aplicaciones les resultan complejas para gestionar el día a día porque no conocen cómo operar en ese espacio cloud. En las pequeñas y medianas empresas, no es habitual que tengan en sus plantillas profesionales relacionados con la nube. También les resulta complejo entender los contratos a firmar con algunos proveedores.

Inseguridad

Un 30% de las empresas afirma tener esta barrera al creer que los datos e información no están seguros en las soluciones cloud. Esto se debe a que no se tiene claro dónde se almacenan realmente. También temen la “pérdida” o “robo” de la información al no depositarse en un espacio físico que, además, les resulta desconocido. Relacionado con este factor, está a su vez el hecho de que no saben de quién es la responsabilidad en caso de que suceda algún problema. Y aún hay más: miedo a la privacidad y confidencialidad.

Precio

El coste de los servicios en la nube se sigue viendo como un problema por el 53,7% de las empresas según Jotelulu. El motivo radica en que hay que pagar por su uso y, a veces, por instalar determinados sistemas en función de la solución cloud elegida. Además, en algunos casos, la cantidad es variable, lo que apunta el 26%. Tener que contratar fuera las soluciones cloud se ve como una importante barrera.

Miedo al cambio

El 43,3% del tejido empresarial apunta este factor. En gran parte se produce porque a las pymes se les “come” el día a día y ven como un problema tener que adoptar otras formas de trabajar. ¿Por qué? Creen que puede haber una pérdida de tiempo de trabajo y de efectividad.

Infraestructura

A pesar del despliegue de redes para garantizar un buen acceso a internet, hay empresas que apuntan a que tienen una mala conexión. Esto supone un hándicap para utilizar de forma eficiente las soluciones cloud.

Consejos para superar las barreras cloud

Todas las barreras que hemos comentado anteriormente tienen solución. Y, además, no es compleja. Si es tu caso y te preguntas qué puedes hacer, aquí van algunas propuestas para que des el salto a las soluciones cloud:

Barreras psicológicas: el miedo al cambio y el desconocimiento puedes paliarlos informándote bien sobre las herramientas y trabajando con proveedores que sean de confianza y con servicio de soporte para resolver cualquier duda o problema.
Sencillez: en el mercado hay numerosas soluciones. Es posible así que elijas aquellas que sean más fáciles e intuitivas de manejar como es el caso de Sage Active para la facturación y contabilidad.
Seguridad: las infraestructuras cloud cuentan con sistemas robustos, especialmente frente a ciberataques. Además, cumplen con toda la normativa vigente. Pero, si consideras que la información es crítica, también puedes optar por un sistema híbrido: integrar una solución cloud de una empresa en el sistema de tu pyme.
Precio: el servicio en la nube no debes verlo como un coste porque tiene un impacto positivo en la empresa. Debes pensar que es una inversión. No obstante, siempre tienes que elegir aquella solución cloud que realmente se adapte a tus necesidades. Opta por aquellas que no precisan instalación ni mantenimiento, reduciendo costos. Además, la inversión la puedes hacer poco a poco porque las aplicaciones en la nube se escalan y redimensionan.
Formación: es necesario que formes a la plantilla en las soluciones para que sepan cómo operar. Así evitas todos los problemas de la gestión diaria y tener que incorporar profesionales TIC a la plantilla o un servicio adicional de soporte para pequeños inconvenientes que te puedan surgir.
Contratación: el problema de contratar soluciones cloud se puede suplir con el contrato estándar europeo, creado para evitar la falta de comprensión y conocimiento, así como el uso de términos complejos, entre otras ventajas.

Todos estos consejos te ayudarán a superar las barreras y falsas creencias en torno a las soluciones cloud. Pero recuerda algo muy importante: ponte siempre en manos de expertos para dar este salto a la nube.

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Seis documentos empresariales que es necesario tener en formato impreso (infografía)

agosto 7, 2024

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La digitalización de los documentos empresariales y su ubicación en la nube es una realidad a la que algunos documentos se resisten. Aunque cada vez son menos, algunos documentos empresariales deben conservarse en formato impreso.

Repasamos cuáles son los documentos más habituales que deben guardarse en formato impreso en cualquier negocio.
Conoce cuáles de estos contenidos deberían coexistir con versiones digitalizadas.

A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, algunos de ellos deben mantenerse en formato impreso, por lo que el papel todavía tardará en desaparecer de las empresas.

Sin embargo, aunque los originales de determinados documentos se conserven en papel, sus copias digitalizadas se suelen enviar por email. Un ejemplo de ello serían las escrituras de constitución, los poderes de los administradores o el acta de declaración de titularidad real, que las entidades financieras suelen solicitar a sus clientes.

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¿Qué documentos se deben mantener en formato papel?

Digitalización documental versus impresión en formato papel. Cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos documentos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que conviene tener en formato papel destacan los siguientes:

1) Contratos

Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos se firman, preferiblemente en azul para dificultar falsificaciones, y se guardan, por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos. De esta manera, se tiene una mejor accesibilidad a ellos y se facilita que puedan ser compartidos por medios electrónicos.

2) Licencias y permisos de la empresa

Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial… Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección. Este tipo de documentos, también suelen coexistir en formato impreso y digital, ya que las Administraciones Publicas están más digitalizadas. Cada vez son más los permisos y licencias que se emiten en formato electrónico.

3) Documentos fiscales

La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.

4) Escrituras

Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales; son selladas en cada hoja por el notario; se ponen timbres del estado en cada folio; y se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento.

Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico. Entre las escrituras que más se suelen digitalizar se encuentran la escritura de constitución y las que otorgan poderes, ya que suelen ser demandadas por entidades financieras.

5) Contraseñas de las cuentas

Tenemos tantas contraseñas que es casi imposible memorizarlas, por eso, para evitar que sean robadas en ciberataques, no es conveniente guardar contraseñas bancarias ni de ningún tipo en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.

6) Tarjetas de visita

A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer. El intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones, aunque la pandemia generada por la COVID-19 también está afectando notablemente al intercambio de tarjetas.

Además de tener claro cuáles son los documentos que merece la pena conservar en papel, es preciso tener un control sobre ellos, con especial atención a lo siguiente:

Fechas de vencimiento de los distintos contratos.
Mantener en orden los archivos documentales.
Asignar responsable de la guardia y custodia de documentos importantes para la empresa.
Fechas de prescripción de la documentación justificativa de determinadas operaciones, ya que a partir de esa fecha ya no se hace necesaria su conservación.

Las impresoras se resisten a desaparecer a pesar de la digitalización de las empresas

A pesar de que la digitalización de las empresas avanza de manera imparable, la impresora se resiste a desaparecer. Algunos de los cambios que se están produciendo en la utilización de la impresora son los siguientes:

Se producen un incremento notable del escaneado de documentos, de manera que en determinadas empresas se utiliza más para escanear que para imprimir.
El fax tradicional que venía incorporado a muchas impresoras está prácticamente obsoleto al ser sustituido por el correo electrónico y el fax por Internet.
Se imprimen determinados documentos directamente en formato PDF para guardarlos en este formato.
La conectividad de las impresoras con Internet facilita la extensión del pago por copia, ya que los proveedores de estos servicios pueden tener acceso al número de copias realizadas. Este servicio se ha extendido a usuarios particulares, que reciben sus cartuchos de tinta antes de que se acaben.

Por lo tanto, el presente y el futuro conviven en determinados documentos, que se guardan en papel, pero también en formato digital. Además, las impresoras están lejos de desaparecer y están evolucionando con nuevas funcionalidades.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo el CRM nativo impulsa la productividad del equipo de ventas

junio 24, 2024

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En este post te contamos cómo utilizar un CRM nativo y aumentar los beneficios de tu negocio.

¿Sabías que, según un estudio elaborado por Nucleus Research, el acceso móvil a un CRM puede aumentar la productividad de la fuerza de ventas en un promedio de 14,6%?
Pero, no solo es importante utilizar un CRM nativo, sino que también lo es que se adapte a las necesidades de tu empresa para que sea efectivo.

La utilización de un CRM nativo optimiza la gestión de las relaciones con tus clientes y también supone un ahorro significativo de tiempo y un aumento en la productividad para los equipos de ventas.

La Brújula – Uso de tecnologías digitales por empresas en España, elaborado por el Ministerio de asuntos económicos y Ontsi, encontró que se ha producido una evolución positiva en la adopción de CRM (Customer Relationship Management). Por ejemplo, en 2021 se produjo un fuerte crecimiento del 6%, lo que ha supuesto que la implantación se sitúe en el 42% de las empresas. Esta cifra refleja el aumento en la adopción de tecnologías digitales en el ámbito empresarial, para optimizar procesos comerciales y mejorar la comunicación con los clientes.

Sin embargo, todavía hay muchas empresas en España que desconocen los beneficios que puede aportar un CRM nativo a su equipo de ventas en el día a día.

¡COMPARTE! Con un CRM nativo, maximizar los beneficios de tu negocio es más que una posibilidad, ¡es una realidad! Descubre cómo esta herramienta puede potenciar tus estrategias de ventas y fidelización

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¿Qué es un CRM nativo y por qué es importante para la gestión de clientes?

Un CRM nativo, como el que integra Sage 50, es una herramienta diseñada para integrarse con las plataformas y herramientas ya utilizadas por una empresa. A diferencia de los sistemas adaptados, un CRM nativo se elabora con el objetivo de mejorar la interacción y la administración de datos de los clientes para una empresa concreta.

Según datos del INE, el CRM es la cuarta tecnología digital más utilizada por las empresas, por detrás de la firma electrónica, los medios sociales y el ERP.

Beneficios de un CRM nativo para los equipos de ventas

El equipo de ventas es uno de los más estratégicos de cualquier empresa, por lo que su productividad y eficiencia son piezas clave. Para lograrlas, la ayuda de un CRM es fundamental. Pero ¿Cómo ayuda un CRM nativo en las gestiones de ventas? Lo vemos a continuación:

Automatización de tareas

El proceso de venta puede ser bastante complejo, por lo que automatizar tareas tediosas y repetitivas es fundamental. Con un CRM se pueden automatizar tareas como las siguientes:

Enviar secuencias de correos electrónicos para hacer seguimiento a clientes actuales y potenciales.
Recopilar automáticamente información de los clientes como direcciones de correos electrónicos y teléfonos.
Elaborar presupuestos.
Registrar visitas de clientes.
Crear rutas para optimizar las visitas de clientes.
Firmar de contratos.
Gestionar de facturas (elaboración, seguimiento de pago, avisos por impago).
Controlar el stock para evitar roturas.

Todo lo anterior permite a los equipos de ventas realizar estrategias personalizadas para cada cliente.

¡Descubre Sage 50 con ForceManager! Gracias a su potente CRM impulsarás a tu equipo de ventas para lograr más clientes y aumentar los beneficios.

Identificación de oportunidades de venta

Con un CRM, tu equipo de ventas será capaz de detectar en qué fase del embudo de ventas se encuentra cada cliente y qué clientes potenciales están más cerca de la venta en base a su perfil demográfico e historial de compras anterior.

Aumento de la eficiencia

La mejora de la eficiencia del equipo de ventas se traduce en un incremento de los clientes y de los beneficios. Para ello el CRM debe facilitar que la información se comparta y sea accesible desde cualquier parte y en cualquier momento por parte de los miembros del equipo de ventas. Esto facilitará el ahorro de tiempo y que no se dupliquen tareas o se produzcan errores humanos.

Tomar una decisión basada en datos reales y actuales de un CRM te permitirá dirigir tu negocio de forma más eficaz y evitar pérdidas de tiempo y de recursos.

Toma de decisiones informadas

En las empresas se toman decisiones estratégicas todos los días, pero es fundamental que se basen en datos reales y actualizados. Con un CRM se pueden elaborar informes en base a objetivos y KPIs relevantes para tu negocio. Esto te permitirá verificar dónde se están produciendo problemas en el embudo de ventas de tu empresa y solucionarlos.

Cómo implementar un CRM paso a paso

La implementación de un CRM nativo requiere la realización de varios pasos que, con carácter general, son los siguientes:

Evaluación de las necesidades de la empresa

Recuerda que el CRM es una herramienta útil no solo para el equipo de ventas, sino también para el departamento financiero o el de marketing. Las personas que vayan a utilizar la herramienta deberán aportar ideas para definir qué necesita la empresa.

Búsqueda de un partner tecnológico

En este paso deberás valorar no solo el precio, sino las funcionalidades que aporta cada CRM, el soporte técnico que te da el proveedor y cómo se realiza el proceso de implantación (fases, equipo implicado y plazos).

Implantación del CRM

En este proceso es fundamental detectar los puntos que se deben mejorar para que se adapte a tu negocio y que la herramienta se pueda personalizar.

Formación

Tu equipo de ventas, y cualquier otro equipo que utilice el CRM, deberá recibir información y formación para saber cómo obtener el máximo provecho de la herramienta.

Evaluación continua y soporte

Es fundamental analizar de forma periódica si se están obteniendo los objetivos marcados para el equipo de ventas y para el negocio, porque puede ser necesario hacer modificaciones en los procesos y en el CRM.

En definitiva, un CRM nativo bien implementado puede transformar la dinámica de un equipo de ventas y aumentar su productividad y eficiencia. La clave está en seleccionar la herramienta adecuada y asegurar una adaptación sencilla para el personal.

Eficiencia contable en la nube: Herramientas para pymes en crecimiento

mayo 2, 2024

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Un programa de contabilidad en la nube ayuda a las pymes a crecer al optimizar su gestión económica. Te lo contamos en este artículo.

Este tipo de herramientas permite conocer en tiempo real los ingresos, cantidades adeudadas o impuestos a pagar
Las soluciones cloud facilitan hacer un seguimiento de las ventas y facturas de forma sencilla

La necesidad de ser más competitivos lleva a las empresas, especialmente a las pequeñas y medianas, a tener que abrazar la tecnología. Y no solo en sus sistemas o procesos productivos, también para su gestión. Hay numerosas tareas que se pueden automatizar y digitalizar o, por lo menos, hacerlas fáciles y ágiles. Es el caso de la gestión contable, que se realiza de una forma más eficiente con un programa de contabilidad en la nube.

¡COMPARTE! ¿Problemas con la gestión contable en tu empresa o negocio? Los programas de contabilidad en la nube te ayudan en este proceso y a estar al día. Descubre cómo en este artículo.

¿Y en qué consiste? Como su nombre indica, es una herramienta que se ha desarrollado de forma específica para llevar la contabilidad de una empresa. La diferencia frente a otros sistemas es que el programa de contabilidad en la nube está alojado en un entorno cloud al que se accede mediante una conexión a internet. Y, ¿qué pautas debes seguir para su uso? Te contamos todo lo que debes tener en cuenta.

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¿Por qué una solución cloud hace más eficiente la gestión de la contabilidad?

Este tipo de herramientas en la nube presenta varias ventajas frente a los sistemas de contabilidad para pymes tradicionales. Son beneficios que, en general, contribuyen a optimizar la contabilidad de la pequeña y mediana empresa o negocio, ganando en eficiencia. ¿Y, cómo lo puedes hacer? Aquí van unos consejos prácticos:

Pero antes, es importante que selecciones bien la solución que realmente responda a las necesidades de tu empresa porque no todas, por ejemplo, tienen en cuenta todos los impuestos u obligaciones fiscales a pagar. Si no está todo integrado en una única solución, te verás obligado a trabajar con varias plataformas.

1. Constancia

Para que le saques el máximo partido al programa de contabilidad en la nube, es fundamental que introduzcas todos los días la contabilidad de la empresa. De este modo, podrás tener siempre toda la información actualizada.

2. Adiós a los errores

Tu pyme o negocio puede ganar en eficiencia y competitividad porque siempre tendrá la contabilidad bien realizada. Con este tipo de soluciones, no se producen errores contables.

3. Agilidad

La gestión de la pyme es mucho más ágil porque a través del programa de contabilidad en la nube es posible tener reflejado el flujo de ventas, los presupuestos y las facturas. También es más fácil gestionar existencias, las listas de productos y precios o descuentos.

4. Análisis

Es clave que dediques, por ejemplo cada mes, un período de tiempo a visualizar y analizar la contabilidad en la nube para saber el estado real del negocio. Esto te permitirá ser consciente de la situación de tu pyme y poder tomar medidas, anticipándote a posibles problemas como los de tesorería.

5. Calendario

Una de las mayores ventajas del programa de contabilidad en la nube es que nunca se va a olvidar de una fecha señalada como las del pago de impuestos. Así evitas sanciones por posibles retrasos, lo que redunda en una mejor salud financiera de tu pyme.

6. 24 horas

El acceso al programa de contabilidad en la nube se realiza en cualquier momento del día y lugar. Esto es de gran ayuda de cara a reuniones o presentaciones. También es muy útil para ganar en tranquilidad por si te surge la duda de si has pagado o no los impuestos. No hay que esperar al día siguiente para llegar a la oficina o ir de propio a comprobarlo.

7. Normativa

Este tipo de programas cloud se actualizan periódicamente según la normativa que entre en vigor. Así siempre estás al día y reduces el tiempo que necesitas para actualizarte y que puedes destinar a otras funciones en la pyme.

8. Backup

Con el programa de contabilidad en la nube no tienes el problema de que pierdas información contable por algún fallo técnico. Siempre hay una copia de seguridad actualizada de todo el contenido. También es más difícil ser objeto de un ciberataque.

Cómo ayuda a crecer a una pyme tener un sistema contable en la nube

Utilizar un programa de contabilidad en la nube puede incidir de forma directa en el crecimiento de la empresa. Además de las ventajas y beneficios anteriormente comentados, varios son los motivos por los que ayuda a su crecimiento:

Más valor añadido: disponer de este tipo de herramientas en la nube permite a la pyme ganar en agilidad al hacer la gestión contable. Los profesionales pueden destinar tiempo a otras tareas con más valor añadido o a aquellas que no es posible digitalizar.

Mayor control: el programa de contabilidad en la nube está preparado para que la información contable se presente de una manera sencilla y fácil de comprender. Esto redunda a su vez en un mayor control de la situación económica.

Decisiones estratégicas: los datos en una solución cloud se pueden consultar como histórico o bien para el momento presente. Incluso, permiten hacer proyecciones a corto, medio y largo plazo. Es una información clave a la hora de barajar inversiones, ampliaciones o ampliar la plantilla, entre otras acciones para sentar las bases del crecimiento o expansión de la pyme.

El programa de contabilidad en la nube permite a las pymes disponer de más tiempo para dedicarlo a las actividades de más valor añadido.

Principales programas de contabilidad en la nube

Actualmente, muchas son las herramientas que se emplean para la contabilidad, aunque no todos son igualmente efectivos. Estos son los programas más conocidos y los nuevos que llegan de compañías como Sage:

Sage Active: es de los últimos lanzados al mercado. Sage Active está destinado principalmente a las pequeñas empresas. Esta solución se centra en agilizar el flujo de ventas y en hacer un seguimiento de la contabilidad en tiempo real para saber el estado económico en todo momento y desde cualquier lugar. Es el más completo para gestionar ventas, proveedores e impuestos con sus respectivas declaraciones como el IVA, entre otras funciones como la generación de informes.

Son algunas de las clases de programa de contabilidad en la nube con importantes ventajas para las pymes y negocios. ¿Con cuál te quedas?

El programa de contabilidad en la nube se perfila como una herramienta útil y clave para las pymes. Pero, como siempre que se habla de tecnología, es fundamental que se haga un buen uso de ella para beneficiarse de todas las ventajas. Sólo así contribuirá al crecimiento de la empresa.