La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya no es un simple proyecto: su marco legal está prácticamente definido y el reloj ha empezado a correr. Si tienes una pyme, eres autónomo o gestionas una gran empresa, lo que se está aprobando en estos meses va a cambiar tu forma de facturar sí o sí.
Aunque todavía no exista una fecha cerrada para la entrada en vigor completa, el Real Decreto que desarrolla la Ley Crea y Crece, los borradores reglamentarios, el aplazamiento de Verifactu y las normas de software antifraude dibujan un calendario bastante claro. Conviene tenerlo controlado para no llegar tarde y, sobre todo, para aprovechar esta reforma como una oportunidad de automatizar y ganar control sobre los cobros y pagos.
Marco legal de la factura electrónica obligatoria B2B
SEPA.
Además, se prevén regímenes transitorios para la obligación de informar sobre estados de pago en empresas fuera del SII: por ejemplo, se habla de 36 meses desde la aprobación del reglamento para empresarios con facturación inferior a 6 millones de euros y de 48 meses para ciertos profesionales, aunque estas cifras pueden modularse según la redacción final de la OM.
Solución pública de facturación electrónica y plataformas privadas
El nuevo sistema español de factura electrónica B2B se apoya en dos grandes vías de intercambio:
- Plataformas privadas de facturación electrónica, gestionadas por empresas tecnológicas o entidades de servicios.
- Solución pública de facturación electrónica, gratuita y gestionada por la AEAT.
La solución pública deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva del Real Decreto para los empresarios y profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas. Esta plataforma pública cumplirá, además, funciones de repositorio central de todas las facturas electrónicas y de los estados comunicados, en línea con el plan anual de control tributario y aduanero de la AEAT.
Si el intercambio se produce íntegramente a través de plataformas privadas, se exigirá que se deposite automáticamente una copia de cada factura en la solución pública de factura electrónica. De este modo, la AEAT tendrá siempre acceso a la información estructurada, aunque las empresas intercambien las facturas por canales privados.
Para garantizar que ninguna empresa quede “cautiva” de una sola plataforma, el reglamento refuerza la interoperabilidad e interconexión entre plataformas privadas. Además, cuando una empresa reciba sus facturas electrónicas total o parcialmente a través de una plataforma privada, deberá hacer público su punto de entrada de facturas (por ejemplo, en su web o comunicaciones con proveedores). Si no lo hace, se entenderá que su punto de entrada es la propia solución pública de Hacienda.
Definición y formato de la nueva factura electrónica obligatoria
El Real Decreto 238/2026 y los textos técnicos relacionados definen la factura electrónica obligatoria B2B como un fichero estructurado de lectura automatizada. No se trata de un simple documento visual como un PDF plano, sino de un archivo diseñado para que las máquinas puedan leer y procesar los datos sin ambigüedades.
La factura deberá ajustarse al modelo semántico de datos europeo EN 16931 y utilizar uno de los formatos electrónicos estructurados admitidos, entre los que destacan:
- XML CEFACT/ONU.
- UBL.
- EDIFACT.
- Facturae (formato oficial español basado en XML).
Estos formatos permiten estructurar campos como NIF, bases imponibles, tipos impositivos, cuotas de IVA, descripciones de bienes o servicios, condiciones de pago, descuentos, etc., de forma que no haya interpretaciones libres según el software que se utilice.
En términos prácticos, esto implica que las facturas en papel, Word, Excel o PDF no estructurado dejarán de ser válidas como formato estándar para las operaciones B2B en España cuando la obligación entre en vigor, aunque seguirán permitidas en B2C o en otros supuestos no afectados por la Ley Crea y Crece.
El papel del formato Facturae y su impacto en sectores como el transporte
Dentro de los formatos admitidos, Facturae ocupa un lugar especialmente relevante en España. Se trata del modelo oficial de factura electrónica, ampliamente utilizado en las relaciones con la Administración y cada vez más presente en sectores como transporte y logística.
Facturae se basa en un archivo XML estructurado, actualmente sobre la versión 3.2.2, definido por el Ministerio de Asuntos Económicos. Cada dato tiene un lugar concreto y unas reglas de validación estrictas, lo que reduce errores, rechazos y discrepancias en importes o líneas facturadas.
En cadenas de transporte y logística, trabajar con Facturae y con otros formatos estructurados permite automatizar la lectura de facturas por parte de los sistemas TMS, ERP y plataformas logísticas, hacer un seguimiento fiscal más sencillo y minimizar litigios derivados de formatos poco claros.
Para este sector, la implantación de la factura electrónica obligatoria B2B se solapa con otras exigencias como Verifactu o los requisitos del software antifraude, por lo que muchas empresas de transporte ya están adelantando el cambio para sincronizar datos de facturación con documentación logística (órdenes de transporte, albaranes, eCMR, etc.).
Quién está obligado y principales exenciones
La obligación de usar factura electrónica se dirige a todas las operaciones entre empresarios y profesionales en territorio español (relaciones B2B). En otras palabras, siempre que una parte sea empresa o autónomo y la otra también actúe como tal, la regla general será la emisión y recepción de facturas electrónicas estructuradas.
Quedan fuera, de momento, las operaciones:
- B2C: relaciones con consumidores o clientes finales, en las que no se exige la factura electrónica obligatoria.
- En las que una de las partes no tenga sede o establecimiento permanente en España, ni domicilio o residencia habitual a efectos de la operación.
- Determinadas facturas simplificadas u operaciones específicas que el Ministro pueda excluir reglamentariamente.
- Facturas emitidas de forma voluntaria sin obligación de facturar, en ciertos supuestos.
Además, la obligación no afecta de la misma forma a todos a la vez. Primero entrarán las empresas con más de 8 millones de euros de facturación, luego se incorporará el resto del tejido empresarial, y por último se completará la obligación de remitir estados de facturas en los plazos marcados.
Relación entre factura electrónica B2B y Verifactu
La coincidencia en el tiempo de varias reformas ha generado mucha confusión. Por un lado, está la factura electrónica B2B obligatoria derivada de la Ley Crea y Crece; por otro, el sistema Verifactu y el software antifraude de la Ley 11/2021.
Verifactu nace con una finalidad distinta: luchar contra el fraude fiscal haciendo que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad de los registros y, en su caso, envíen automáticamente la información a la AEAT. Su uso por parte de empresas y autónomos es voluntario (aunque el uso de software certificado sí será obligatorio en plazos concretos).
En cambio, la factura electrónica B2B busca sobre todo combatir la morosidad y mejorar los plazos de pago, aportando transparencia total sobre la vida de cada factura. En ambos casos hay envío de archivos a la AEAT, pero la estructura, el contenido y los fines son distintos.
En cuanto al calendario, el Gobierno ha aplazado la entrada obligatoria de Verifactu a 2027, manteniendo el mismo esquema de fechas pero desplazado un año, mientras que la factura electrónica B2B depende de la publicación de la Orden Ministerial que desarrolla el Real Decreto 238/2026. Esto significa que sus plazos no están perfectamente alineados, aunque muchas empresas aprovecharán el mismo proceso de actualización de software para cumplir con ambas cosas.
Software de facturación certificado y plazos antifraude
La Ley Antifraude de 2021 obliga a que los sistemas informáticos de facturación cumplan una serie de requisitos técnicos de integridad, trazabilidad y control. Esto se traduce en software certificado y, en su caso, en la posibilidad de remitir datos mediante Verifactu.
El calendario de implantación de estos requisitos es progresivo y, entre otros hitos, incluye:
- 29 de julio de 2025: productores y comercializadores de software solo podrán ofrecer programas de facturación certificados.
- 1 de enero de 2027: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (por ejemplo, sociedades limitadas o anónimas) estarán obligados a utilizar software certificado, tras el aplazamiento acordado por el Gobierno.
- 1 de julio de 2027: el resto de obligados (personas físicas, sociedades civiles, etc.) deberán usar también software certificado.
En paralelo, Verifactu se activará como sistema voluntario de envío automático de registros de facturación a la AEAT. A nivel práctico, esto hace que 2025, 2026 y 2027 sean años de fuerte transición, en los que empresas y profesionales irán dejando atrás el viejo modelo de facturación para entrar en un entorno digital mucho más regulado.
Situación actual: por qué todavía no hay una fecha “cerrada” y qué se espera
Hoy por hoy, no se puede dar un día exacto en el que la factura electrónica B2B sea obligatoria para todas las empresas, porque faltan los textos definitivos de la Orden Ministerial que desarrollará el Real Decreto y concretará aspectos técnicos clave.
Sin embargo, con lo que ya se ha publicado y con los antecedentes de audiencia pública de los borradores, se puede dibujar un escenario probable:
- En 2025 y 2026 se han ido ajustando los borradores de reglamento y se espera la aprobación de la OM que desarrolle el sistema público español de factura electrónica.
- Cabe la posibilidad de que esa OM se publique entre finales de 2026 y 2027, aunque el objetivo político es que sea antes del 1 de julio de 2026.
- A partir de su publicación, el Real Decreto entraría en aplicación efectiva pasados 12 meses para grandes empresas y 24 meses para el resto, con obligaciones adicionales de remitir estados de facturación que podrían escalar hasta 36 o 48 meses según el tamaño y la naturaleza del obligado.
Organizaciones profesionales y asociaciones de autónomos manejan el horizonte de 2027 como primer año real de obligación para las empresas de más de 8 millones de facturación, y 2028 para el resto, dejando el grueso de la implantación en esos dos ejercicios.
Cómo prepararse: software, formación y transición progresiva
Esperar a que la obligación sea inminente es, probablemente, el peor enfoque posible. Las empresas que mejor lo están haciendo están apostando por una transición suave y anticipada, aprovechando el margen que da la normativa para ir adaptando procesos y herramientas.
Un primer paso clave es elegir un buen software de facturación y contabilidad compatible con formatos estructurados (Facturae, UBL, etc.) y adaptado tanto a la Ley Crea y Crece como a los requisitos de la Ley Antifraude y Verifactu. Lo ideal es un sistema:
- Con interfaz intuitiva y fácil de usar.
- Capaz de integrarse con otros programas (ERP, CRM, TMS, etc.).
- Flexible, escalable y, preferiblemente, en la nube para acceder desde cualquier lugar.
- Capaz de automatizar tareas como generación de pedidos, albaranes, facturas y seguimiento de cobros.
De poco sirve una herramienta potente si luego el equipo no la utiliza bien. Por eso conviene diseñar un plan de formación interna, identificando quién factura en la empresa, qué tareas realiza y qué formación adicional necesita. A menudo, el mayor cuello de botella no es la tecnología sino el hábito de trabajo.
También es muy recomendable planificar una transición digital progresiva: no se trata de cambiar todo de golpe, sino de ir sustituyendo procesos en papel o PDF por flujos estructurados, revisando circuitos de aprobación interna, conectando el sistema de facturación con la contabilidad y con las plataformas que exijan los clientes. Además, conviene valorar ayudas públicas y el Kit Digital para facilitar la actualización tecnológica.
Finalmente, conviene hablar con clientes y proveedores para conocer sus planes. En muchos casos, la presión de las grandes empresas hará que pymes y autónomos se pasen a la factura electrónica antes de que les toque por obligación legal, simplemente porque si no, no podrán seguir operando con normalidad con esos clientes.
Todo este entramado normativo y técnico desemboca en una idea muy clara: quien empiece a mover ficha ahora podrá adaptarse con calma, probar soluciones, formar a su equipo y convertir lo que, sobre el papel, es una imposición legal en una palanca real de eficiencia, control de tesorería y mejora en la relación con clientes y proveedores, mientras que quien espere hasta última hora se verá forzado a implantar cambios críticos a contrarreloj, con más riesgos de errores, sanciones y tensiones operativas.