Automatización y gestión eficiente de la tesorería: El caso de éxito de Orkli con Sage XRT
Con más de 1.000 trabajadores, presencia en tres continentes y un amplio pool bancario, Orkli necesitaba optimizar la gestión de la tesorería. Sage XRT Advanced, con sus funciones de contabilización automática, fue la opción ideal para centralizar todos los datos y usar los recursos de manera más estratégica. ¡Descubre más detalles!
- El crecimiento empresarial trae aparejado numerosos desafíos, fundamentalmente a nivel financiero. La gran cantidad de operaciones en distintos países con varias entidades bancarias complejiza aún más la operativa.
- Sage XRT Advanced es una solución flexible para controlar el riesgo financiero a través de funcionalidades como la gestión de tesorería, contabilización automática, conciliación contable, comunicación bancaria y reporting.
Con medio siglo a sus espaldas, en Orkli siguen abrazando la innovación como el primer día. Pioneros en Seguridad Gas, son un referente en soluciones de confort para hogares sostenibles en España y líderes en soluciones novedosas para calentadores y energía solar.
Muy pronto se convirtieron en uno de los mayores grupos industriales vascos y no tardaron en superar las fronteras nacionales, de manera que en la actualidad disponen de plantas productivas en Europa, Brasil y China, con delegaciones por todo el mundo.
Esa expansión les permite adaptarse mejor a las características de cada mercado y estar al lado del cliente. Pero también ha generado nuevas necesidades, en especial en materia de tesorería para tener una visión global de la matriz y las filiales en cada país.
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El principal reto de Orkli a nivel financiero
Las empresas que operan a nivel internacional tienen que lidiar con diferentes desafíos a la hora de administrar sus recursos económicos. Estos se deben fundamentalmente por las dificultades para gestionar, controlar y optimizar la liquidez del negocio. Las fluctuaciones en el tipo de cambio suelen generar pérdidas inesperadas. Por otro lado, la falta de coordinación cuando se trabaja con varios bancos puede conducir a:
- procesos duplicados,
- incumplimientos,
- ineficiencias
- y aumento de costes operativos, llegando incluso a afectar la cadena de suministro.
Mireia Atorrasagasti, responsable de Tesorería de Orkli, explicó: “contamos con un amplio pool bancario, con 10 bancos, 2 de ellos internacionales, y en torno a 25 cuentas en diferentes divisas. Queríamos tener todo centralizado en un mismo sitio y no tener que acceder a cada web para ver los movimientos y los saldos diarios de cada cuenta. La contabilización era manual, teníamos que entrar a cada cuenta de cada banco, ver los movimientos del día y contabilizarlos”.
Carecer de una gestión centralizada y automatizada de la tesorería no solo aumenta la ineficacia operativa, también puede conducir a la pérdida de oportunidades de inversión o expansión, así como a una desalineación estratégica con la visión de la empresa. Por ese motivo, Orkli decidió aprovechar todo el potencial de Sage XRT para contabilizar sus movimientos financieros.
Su capacidad para innovar, unida a la tecnología y a la profesionalidad de cada una de las personas que trabajan en Orkli, ha posicionado a la compañía como referente mundial en su sector. Pero tenían una necesidad imperiosa de optimizar la gestión de la tesorería.
Sage XRT Advanced, una solución flexible y eficiente de contabilización automática
Orkli siempre ha sido consciente de la importancia de la automatización como motor impulsor del crecimiento empresarial. Es por este motivo por el que usaba Sage XRT desde antes de 2016. Sin embargo, no fue hasta 2020 que comenzó a aprovechar su máximo rendimiento para contabilizar los movimientos.
A principios de 2024, Orkli nos pidió ayuda para actualizarse a Sage XRT Advanced, una versión que incluye mejoras y nuevas funcionalidades en los módulos de:
- gestión de tesorería,
- operaciones financieras
- y gestión de pagos
con el objetivo de cubrir las necesidades más específicas de cada cliente. En LKS Next nos encargamos de que la transición se realizara de manera ágil y eficiente, dentro de los plazos previstos.
“LKS Next nos presentó la última versión de Sage XRT y desde el primer momento nos gustó mucho. Uno de los aspectos que más nos interesó fue la posibilidad de conciliar automáticamente un movimiento bancario con varias facturas tanto para cobros como para pagos, ya que nosotros pagamos por remesas tanto de transferencias como confirmings”, detalló Atorrasagasti.
El cambio a Sage XRT Advanced se produjo durante el inicio del ejercicio 2024, por lo que no era el momento idóneo para Orkli debido a la carga de trabajo. No obstante, en LKS Next nos aseguramos de que todo el proceso fluyera de la manera más rápida posible, adaptamos la solución y solventamos las dudas del personal.
La responsable de Tesorería confirmó la idoneidad de esa alianza estratégica: “la alta especialización y el profundo conocimiento de la solución por parte de LKS Next han permitido que crearan muchísimas reglas ellos mismos, y desde Orkli solo teníamos que validar el trabajo”. Confirmó además que “son muy árgiles, cercanos y siempre están dispuestos a ayudar”.
De Sage XRT Treasury a Advanced
Gracias a la implantación de Sage XTR y la ayuda de LKS Next, las capacidades de gestión de la tesorería de Orkli se han visto claramente reforzadas. Pasar de Sage XRT Treasury, la edición anterior del software, a la versión Advanced fue un cambio muy oportuno que permitió a Orkli aprovechar las nuevas funciones para agilizar su operativa diaria:
- Emisión de pagos, proporcionando un canal único para la aprobación y envío de pagos y cobros con todos los bancos a nivel global.
- Gestión de los instrumentos financieros actuales para facilitar la contabilización automática.
- Administración de las inversiones en valores mobiliarios (fondos, acciones, SICAV…) para mejorar la posición y el control financiero derivado de dichas operaciones.
- Automatización total del proceso de comunicación bancaria utilizando de forma flexible los canales más adecuados (EBICS, H2H, Editran, Swift…).
- Obtención casi inmediata de la posición diaria de tesorería y propuestas de equilibrado de cuentas.
- Alto porcentaje de conciliación entre los movimientos bancarios y las previsiones de tesorería, con reglas avanzadas, informes e histórico de conciliaciones.
- Visibilidad completa de las previsiones y flujos de caja a corto y medio plazo para sacar el máximo partido de la liquidez empresarial.
- Mayor control de las operaciones financieras (préstamos, avales, rentings, leasings…) con cuadros de amortización, vencimientos de deuda y gestión del ciclo de vida de todas las transacciones.
- Máximos estándares de seguridad que facilitan el control de los procesos de tesorería y minimizan el riesgo de fraude, garantizando el cumplimiento normativo.
¿Qué ha ganado Orkli con la automatización de su gestión financiera?
“La opción que ofrece para la contabilización automática de los movimientos nos hizo ser mucho más ágiles. Se contabilizan en torno a 40.000 movimientos al año, de los cuales más del 95 % se generan automáticamente. Además, podíamos tener toda la información del cash flow en el mismo sitio y con opción de obtener los informes que nos interesaban sin tener que entrar en cada web bancaria”, apuntó la responsable de Tesorería de Orkli.
La contabilización automática les ha permitido reducir los errores y el trabajo manual, lo que ha aumentado la productividad en su día a día. También ha mejorado la gestión contable, aportando una mayor precisión y eficiencia. Esto se debe a la capacidad de controlar toda la información en tiempo real y tener a mano informes permanentemente actualizados.
“Con la nueva versión de Sage XRT Advanced intentamos hacer la contabilización de los movimientos diariamente. Y si antes nos llevaba toda la mañana contabilizar todos los movimientos del día anterior, ahora el proceso es muy rápido. Se concilian muchos automáticamente y solo tenemos que gestionar algunos de ellos, que normalmente son casos especiales como pagos anticipados sin previsión. Sin duda, ha sido un cambio muy beneficioso para nosotros, ya que tenemos que invertir bastante menos tiempo para hacer el mismo trabajo de antes”, señaló Atorrasagasti.
En resumen, Sage XRT Advanced ha supuesto un salto cualitativo en la gestión de la tesorería de Orkli. De la mano de LKS Next, la empresa ha automatizado muchas de las tareas repetitivas, acelerado el flujo de trabajo y reforzado su control financiero, manteniendo al día la contabilidad de una organización que opera a nivel internacional.
