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Cómo Cetina Hotels ha revolucionado su operativa cotidiana con Sage 50

septiembre 10, 2024

10 septiembre, 2024 5 minutos de lectura

Cetina Hotels, una cadena en pleno crecimiento necesitaba una solución de software para el sector hotelero fiable y funcional que le ayudara a afrontar los desafíos a nivel operativo, financiero y contable que estaba experimentando. Te explicamos por qué eligió Sage 50 y el cambio que ha supuesto para su negocio.

Cuando las empresas crecen, los retos se multiplican, sobre todo a nivel administrativo. Los procesos manuales o programas obsoletos se convierten en un obstáculo para desarrollar su potencial.
Sage 50 es una solución escalable, intuitiva y eficiente que puede acompañar a Cetina Hotels durante su crecimiento, adaptándose perfectamente a los requerimientos del sector hotelero.

Fundada en 2016, Cetina Hotels destaca por sus hoteles boutique con vocación urbana. Tras la primera inauguración en Murcia, le siguieron aperturas en Sevilla, Segovia y Baeza. En la actualidad, la cadena hotelera cuenta con seis establecimientos de entre 40 y 50 habitaciones. Tras la reciente inauguración del hotel de Cabo de Palos, la cadena hotelera se está preparando para abrir otro en Córdoba.

Dirigidos a un público que quiere explorar y disfrutar de las ciudades, sus hoteles se encuentran enclavados en el corazón de las urbes. Son espacios arquitectónicos únicos donde la historia se combina con la modernidad para ofrecer una estancia muy especial a sus huéspedes.

Su cuidado diseño, la atención a los detalles y los servicios de primer nivel garantizan una experiencia cómoda y memorable. Pero, para mantener esos elevados estándares de calidad, Cetina Hotels también necesitaba actualizar su funcionamiento interno. Acudió a Opentix y le propusimos Sage 50, una solución de software ideal para el sector hotelero.

¡COMPARTE! Descubre la intrahistoria de Cetina Hotels, una cadena hotelera que ha experimentado un crecimiento sostenido y ha recurrido a Sage 50 para optimizar su operativa cotidiana.

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Los tres retos principales que afrontaba la cadena hotelera

Desde su creación, Cetina Hotels no ha parado de crecer. Con un volumen de negocio de entre 4 y 5 millones de euros, esa expansión también le fue planteando una serie de desafíos en su día a día, sobre todo en la gestión contable y financiera.

1. Renovarse para seguir el ritmo de desarrollo

La cadena hotelera estaba utilizando una solución en fase de descatalogación que ya no cubría las necesidades básicas de su operativa. Esto impedía, además, la implementación de nuevos medios o recursos que facilitasen el día a día. Como resultado, no podía trabajar con la agilidad y el dinamismo que demanda el sector hotelero ni seguir el paso que exige un negocio en plena expansión.

2. Mejorar la eficiencia operativa

El crecimiento de la cadena también aumentó exponencialmente el trabajo. Al no estar optimizado, derivaba en tareas repetitivas que consumían cada vez más tiempo y afectaban a la productividad, aumentando las probabilidades de incurrir en errores o imprecisiones. Javier Nicolás, CFO de Cetina Hotels, reconoció: “nuestro principal reto era agilizar los tiempos y los procesos y ser más eficientes a nivel operativo. Fue en lo que nos enfocamos a la hora de seleccionar el programa”.

3. Mantenerse al día con las normativas

Cetina Hotels también necesitaba una solución digital actualizada que le permitiera mantenerse al tanto de los requisitos legales y sectoriales. Los continuos cambios en las regulaciones hoteleras y en materia fiscal requerían una atención constante para evitar incurrir en infracciones y multas. Una solución de software moderna podría:

Facilitar la gestión documental y las auditorías internas,
Además de ofrecer actualizaciones automáticas y alertas sobre cambios regulatorios que facilitaran el cumplimiento normativo.

La solución que propuso Opentix: Sage 50

Cetina Hotels partía de una solución obsoleta instalada en local que les impedía avanzar en su operativa cotidiana. Tras reunirse con el equipo de Opentix, nos decantamos por Sage 50 por varias razones:

Compatibilidad con el software anterior para facilitar la transición a la nube de toda la información en local.
Alta escalabilidad para acompañar el crecimiento de la empresa y adaptarse a los nuevos requerimientos.
Solución moderna, ágil, operativa, funcional y actualizable que cubre las exigencias de la cadena hotelera.
Diseño fácil e intuitivo que disminuye la curva de aprendizaje del personal.

“Elegimos Sage 50 porque se adapta totalmente a las necesidades que teníamos, a los procedimientos y a la metodología del sector hotelero”, afirma el director financiero. También añade que, aunque el traspaso del gran volumen de datos a nivel de cadena representó un reto, nuestro equipo de Opentix los ayudó en todo momento a salvar ese escollo para que todo fuera sobre ruedas.

¿Qué ha ganado Cetina Hotels con la implementación de Sage 50?

La implantación de Sage 50 en Cetina Hotels ha supuesto un cambio sustancial en la operativa empresarial y su impacto positivo no ha tardado en reflejarse a nivel de negocio.

“Desde el principio buscábamos un partner que nos ayudara a crecer y nos pusimos en contacto con Opentix por su reputación nacional y porque pensábamos que era el compañero ideal”, afirma Nicolás, CFO de Cetina Hotels.

Agilización de los procesos. Con este software, la cadena pudo optimizar muchas de las tareas diarias repetitivas, reduciendo la carga de trabajo manual, lo que ha disminuido los errores y aumentado la precisión. “Gracias a Sage 50 hemos mejorado la eficiencia de nuestros recursos y procesos”, admite Alejandro Belando, CEO de Cetina Hotels.
Ahorro de tiempo. La automatización de las tareas, así como la inclusión de herramientas avanzadas de contabilidad y gestión comercial, han permitido ganar tiempo que antes se destinaba a los procesos administrativos y que ahora pueden “dedicar a otras cosas que nos aportan más valor como empresa”, como reconoce Belando.
Incremento de la productividad. Tanto el CEO de Cetina Hotels como su CFO coinciden en que esta solución les ha ayudado a superar los retos financieros y contables a los que se enfrentaban. “Con Sage 50 hemos conseguido agilizar un 15% el registro de facturación y en torno al 20% la gestión de pagos de la cadena”, señala Nicolás.

Por último, cabe aclarar que, a pesar de la complejidad de migrar la información de un software local a una solución en la nube, el proyecto de Cetina Hotels ha sido un éxito. “Por un lado, Opentix ha entendido perfectamente nuestras necesidades y, por otro, Sage 50 nos ha ayudado a agilizar procesos y a tener un impacto positivo en el negocio”, concluye el CFO de Cetina Hotels.

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Barreras en la nube: Principales retos en la adopción de soluciones cloud por las pymes

agosto 30, 2024

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30 agosto, 2024 7 minutos de lectura

La sensación de falta de seguridad y desconocimiento sobre los servicios en la nube son los principales obstáculos para adoptar soluciones cloud.

Es recomendable formar a los profesionales para que sepan utilizar las soluciones cloud desde el primer día y sacarle el máximo partido.
Esta tecnología puede redimensionarse, por lo que no es preciso contratar o invertir una gran cantidad económica en una sola vez.

Los últimos datos facilitados por la Unión Europea constatan que España es un país en el que está costando el uso de servicios en la nube. Tan solo el 27,2% de las compañías afirma que los emplea. Es un porcentaje bajo que dista del 38,9% de la media europea.

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Actualmente hay numerosas soluciones cloud sencillas como Sage Active para tener la facturación y contabilidad bajo control de forma sencilla. ¡Haz clic para conocer más!

España y la nube: ¿por qué el avance es más lento que en Europa?

En España, el avance de las soluciones cloud también va más lento. La tasa de crecimiento es del 0,4%. Este dato está nuevamente lejos del 7% de la tasa de la Unión Europa. Es una situación que llama la atención porque, desde el año 2020, la demanda de servicios en la nube está creciendo al 10% mensual, según el Observatorio del Cloud y la Pyme de Jotelulu en el que se han analizado más de 3.300 empresas, la mayoría pequeñas y medianas empresas.

Estas buenas previsiones llevan a Gartner a estimar que el mercado total de la nube crecerá un 20% en 2024, superando los 630.000 millones de euros. Y, precisamente, el segmento de la pyme es el de mayor potencial de crecimiento.

Y, ¿qué sucede? ¿Por qué se produce esta lentitud en un país que, además, está en el punto de mira de las grandes compañías de tecnología y, en concreto, de los centros de datos con soluciones cloud? Varios son los factores que explican esta situación. A continuación, abordamos los más relevantes y cómo se pueden superar las principales barreras para aprovechar las ventajas de la nube: competitividad, productividad, eficiencia y costes, movilidad, escalabilidad y agilidad, entre otras.

Las soluciones cloud en las pymes

Alrededor del 26% de las pequeñas empresas y del 48% de las medianas en España utilizan alguna solución en la nube, de acuerdo con los datos de Eurostat. Son porcentajes todavía relativamente bajos a pesar de la pandemia de 2020, que aceleró la transformación digital; de la puesta en marcha de iniciativas como el programa Kit Digital y del marco legal del RGPD en relación a la seguridad de la información.

Y queda mucho por avanzar porque las soluciones cloud que se están adoptando en las pymes son todavía, en general, bastante básicas. Los datos del INE apuntan a que el 82,5% de las contrataciones de servicios en la nube se corresponde con el correo electrónico. Le sigue, con el 80%, el almacenamiento de archivos, y el servidor de base de datos (70%).

En menor medida se opta por herramientas relacionadas con los test y pruebas (28%); ERP (38%); CRM (39%) o software contable (41%). En un punto intermedio, nos encontramos con Office (64%) y el antivirus (63%).

Además, se observan diferencias por sector de actividad de acuerdo con el INE. Las empresas relacionadas con la información y la comunicación son las que más adoptan las soluciones cloud (72%), al igual que el sector TIC (68%) y las actividades profesionales (56%). En el lado opuesto, se hallan la hostelería (33%), el comercio (32%) y la industria (28%) a pesar de su interés creciente, tal y como sucede en el retail y segmento inmobiliario.

Desde el punto de vista territorial, el ranking está liderado por Cataluña (30,8%) y Madrid (16,6%), seguidas de Andalucía (13%). A la cola, figuran Cantabria (1%), Extremadura (1,3%) y La Rioja (1,4%), según Jotelulu. Una radiografía que se explica por la ubicación de los principales núcleos poblacionales y, sobre todo, del desarrollo empresarial y su localización.

España tiene todavía un nivel bajo de adopción de soluciones cloud en las empresas, especialmente en las pymes.

Los datos de la utilización de soluciones cloud en la pyme anticipan ya cuáles son algunos de los principales problemas que presentan para abrazar esta tecnología. Pero aún hay más allá de la actividad que desarrollan y la necesidad de ser más o menos intensivos en tecnología y de la ubicación territorial dentro de España. ¿Cuáles son? Te los contamos los más genéricos:

Dificultad

A día de hoy, muchas de estas aplicaciones les resultan complejas para gestionar el día a día porque no conocen cómo operar en ese espacio cloud. En las pequeñas y medianas empresas, no es habitual que tengan en sus plantillas profesionales relacionados con la nube. También les resulta complejo entender los contratos a firmar con algunos proveedores.

Inseguridad

Un 30% de las empresas afirma tener esta barrera al creer que los datos e información no están seguros en las soluciones cloud. Esto se debe a que no se tiene claro dónde se almacenan realmente. También temen la “pérdida” o “robo” de la información al no depositarse en un espacio físico que, además, les resulta desconocido. Relacionado con este factor, está a su vez el hecho de que no saben de quién es la responsabilidad en caso de que suceda algún problema. Y aún hay más: miedo a la privacidad y confidencialidad.

Precio

El coste de los servicios en la nube se sigue viendo como un problema por el 53,7% de las empresas según Jotelulu. El motivo radica en que hay que pagar por su uso y, a veces, por instalar determinados sistemas en función de la solución cloud elegida. Además, en algunos casos, la cantidad es variable, lo que apunta el 26%. Tener que contratar fuera las soluciones cloud se ve como una importante barrera.

Miedo al cambio

El 43,3% del tejido empresarial apunta este factor. En gran parte se produce porque a las pymes se les “come” el día a día y ven como un problema tener que adoptar otras formas de trabajar. ¿Por qué? Creen que puede haber una pérdida de tiempo de trabajo y de efectividad.

Infraestructura

A pesar del despliegue de redes para garantizar un buen acceso a internet, hay empresas que apuntan a que tienen una mala conexión. Esto supone un hándicap para utilizar de forma eficiente las soluciones cloud.

Consejos para superar las barreras cloud

Todas las barreras que hemos comentado anteriormente tienen solución. Y, además, no es compleja. Si es tu caso y te preguntas qué puedes hacer, aquí van algunas propuestas para que des el salto a las soluciones cloud:

Barreras psicológicas: el miedo al cambio y el desconocimiento puedes paliarlos informándote bien sobre las herramientas y trabajando con proveedores que sean de confianza y con servicio de soporte para resolver cualquier duda o problema.
Sencillez: en el mercado hay numerosas soluciones. Es posible así que elijas aquellas que sean más fáciles e intuitivas de manejar como es el caso de Sage Active para la facturación y contabilidad.
Seguridad: las infraestructuras cloud cuentan con sistemas robustos, especialmente frente a ciberataques. Además, cumplen con toda la normativa vigente. Pero, si consideras que la información es crítica, también puedes optar por un sistema híbrido: integrar una solución cloud de una empresa en el sistema de tu pyme.
Precio: el servicio en la nube no debes verlo como un coste porque tiene un impacto positivo en la empresa. Debes pensar que es una inversión. No obstante, siempre tienes que elegir aquella solución cloud que realmente se adapte a tus necesidades. Opta por aquellas que no precisan instalación ni mantenimiento, reduciendo costos. Además, la inversión la puedes hacer poco a poco porque las aplicaciones en la nube se escalan y redimensionan.
Formación: es necesario que formes a la plantilla en las soluciones para que sepan cómo operar. Así evitas todos los problemas de la gestión diaria y tener que incorporar profesionales TIC a la plantilla o un servicio adicional de soporte para pequeños inconvenientes que te puedan surgir.
Contratación: el problema de contratar soluciones cloud se puede suplir con el contrato estándar europeo, creado para evitar la falta de comprensión y conocimiento, así como el uso de términos complejos, entre otras ventajas.

Todos estos consejos te ayudarán a superar las barreras y falsas creencias en torno a las soluciones cloud. Pero recuerda algo muy importante: ponte siempre en manos de expertos para dar este salto a la nube.

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Seis documentos empresariales que es necesario tener en formato impreso (infografía)

agosto 7, 2024

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La digitalización de los documentos empresariales y su ubicación en la nube es una realidad a la que algunos documentos se resisten. Aunque cada vez son menos, algunos documentos empresariales deben conservarse en formato impreso.

Repasamos cuáles son los documentos más habituales que deben guardarse en formato impreso en cualquier negocio.
Conoce cuáles de estos contenidos deberían coexistir con versiones digitalizadas.

A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, algunos de ellos deben mantenerse en formato impreso, por lo que el papel todavía tardará en desaparecer de las empresas.

Sin embargo, aunque los originales de determinados documentos se conserven en papel, sus copias digitalizadas se suelen enviar por email. Un ejemplo de ello serían las escrituras de constitución, los poderes de los administradores o el acta de declaración de titularidad real, que las entidades financieras suelen solicitar a sus clientes.

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¿Qué documentos se deben mantener en formato papel?

Digitalización documental versus impresión en formato papel. Cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos documentos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que conviene tener en formato papel destacan los siguientes:

1) Contratos

Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos se firman, preferiblemente en azul para dificultar falsificaciones, y se guardan, por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos. De esta manera, se tiene una mejor accesibilidad a ellos y se facilita que puedan ser compartidos por medios electrónicos.

2) Licencias y permisos de la empresa

Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial… Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección. Este tipo de documentos, también suelen coexistir en formato impreso y digital, ya que las Administraciones Publicas están más digitalizadas. Cada vez son más los permisos y licencias que se emiten en formato electrónico.

3) Documentos fiscales

La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.

4) Escrituras

Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales; son selladas en cada hoja por el notario; se ponen timbres del estado en cada folio; y se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento.

Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico. Entre las escrituras que más se suelen digitalizar se encuentran la escritura de constitución y las que otorgan poderes, ya que suelen ser demandadas por entidades financieras.

5) Contraseñas de las cuentas

Tenemos tantas contraseñas que es casi imposible memorizarlas, por eso, para evitar que sean robadas en ciberataques, no es conveniente guardar contraseñas bancarias ni de ningún tipo en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.

6) Tarjetas de visita

A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer. El intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones, aunque la pandemia generada por la COVID-19 también está afectando notablemente al intercambio de tarjetas.

Además de tener claro cuáles son los documentos que merece la pena conservar en papel, es preciso tener un control sobre ellos, con especial atención a lo siguiente:

Fechas de vencimiento de los distintos contratos.
Mantener en orden los archivos documentales.
Asignar responsable de la guardia y custodia de documentos importantes para la empresa.
Fechas de prescripción de la documentación justificativa de determinadas operaciones, ya que a partir de esa fecha ya no se hace necesaria su conservación.

Las impresoras se resisten a desaparecer a pesar de la digitalización de las empresas

A pesar de que la digitalización de las empresas avanza de manera imparable, la impresora se resiste a desaparecer. Algunos de los cambios que se están produciendo en la utilización de la impresora son los siguientes:

Se producen un incremento notable del escaneado de documentos, de manera que en determinadas empresas se utiliza más para escanear que para imprimir.
El fax tradicional que venía incorporado a muchas impresoras está prácticamente obsoleto al ser sustituido por el correo electrónico y el fax por Internet.
Se imprimen determinados documentos directamente en formato PDF para guardarlos en este formato.
La conectividad de las impresoras con Internet facilita la extensión del pago por copia, ya que los proveedores de estos servicios pueden tener acceso al número de copias realizadas. Este servicio se ha extendido a usuarios particulares, que reciben sus cartuchos de tinta antes de que se acaben.

Por lo tanto, el presente y el futuro conviven en determinados documentos, que se guardan en papel, pero también en formato digital. Además, las impresoras están lejos de desaparecer y están evolucionando con nuevas funcionalidades.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Cómo el CRM nativo impulsa la productividad del equipo de ventas

junio 24, 2024

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En este post te contamos cómo utilizar un CRM nativo y aumentar los beneficios de tu negocio.

¿Sabías que, según un estudio elaborado por Nucleus Research, el acceso móvil a un CRM puede aumentar la productividad de la fuerza de ventas en un promedio de 14,6%?
Pero, no solo es importante utilizar un CRM nativo, sino que también lo es que se adapte a las necesidades de tu empresa para que sea efectivo.

La utilización de un CRM nativo optimiza la gestión de las relaciones con tus clientes y también supone un ahorro significativo de tiempo y un aumento en la productividad para los equipos de ventas.

La Brújula – Uso de tecnologías digitales por empresas en España, elaborado por el Ministerio de asuntos económicos y Ontsi, encontró que se ha producido una evolución positiva en la adopción de CRM (Customer Relationship Management). Por ejemplo, en 2021 se produjo un fuerte crecimiento del 6%, lo que ha supuesto que la implantación se sitúe en el 42% de las empresas. Esta cifra refleja el aumento en la adopción de tecnologías digitales en el ámbito empresarial, para optimizar procesos comerciales y mejorar la comunicación con los clientes.

Sin embargo, todavía hay muchas empresas en España que desconocen los beneficios que puede aportar un CRM nativo a su equipo de ventas en el día a día.

¡COMPARTE! Con un CRM nativo, maximizar los beneficios de tu negocio es más que una posibilidad, ¡es una realidad! Descubre cómo esta herramienta puede potenciar tus estrategias de ventas y fidelización

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¿Qué es un CRM nativo y por qué es importante para la gestión de clientes?

Un CRM nativo, como el que integra Sage 50, es una herramienta diseñada para integrarse con las plataformas y herramientas ya utilizadas por una empresa. A diferencia de los sistemas adaptados, un CRM nativo se elabora con el objetivo de mejorar la interacción y la administración de datos de los clientes para una empresa concreta.

Según datos del INE, el CRM es la cuarta tecnología digital más utilizada por las empresas, por detrás de la firma electrónica, los medios sociales y el ERP.

Beneficios de un CRM nativo para los equipos de ventas

El equipo de ventas es uno de los más estratégicos de cualquier empresa, por lo que su productividad y eficiencia son piezas clave. Para lograrlas, la ayuda de un CRM es fundamental. Pero ¿Cómo ayuda un CRM nativo en las gestiones de ventas? Lo vemos a continuación:

Automatización de tareas

El proceso de venta puede ser bastante complejo, por lo que automatizar tareas tediosas y repetitivas es fundamental. Con un CRM se pueden automatizar tareas como las siguientes:

Enviar secuencias de correos electrónicos para hacer seguimiento a clientes actuales y potenciales.
Recopilar automáticamente información de los clientes como direcciones de correos electrónicos y teléfonos.
Elaborar presupuestos.
Registrar visitas de clientes.
Crear rutas para optimizar las visitas de clientes.
Firmar de contratos.
Gestionar de facturas (elaboración, seguimiento de pago, avisos por impago).
Controlar el stock para evitar roturas.

Todo lo anterior permite a los equipos de ventas realizar estrategias personalizadas para cada cliente.

¡Descubre Sage 50 con ForceManager! Gracias a su potente CRM impulsarás a tu equipo de ventas para lograr más clientes y aumentar los beneficios.

Identificación de oportunidades de venta

Con un CRM, tu equipo de ventas será capaz de detectar en qué fase del embudo de ventas se encuentra cada cliente y qué clientes potenciales están más cerca de la venta en base a su perfil demográfico e historial de compras anterior.

Aumento de la eficiencia

La mejora de la eficiencia del equipo de ventas se traduce en un incremento de los clientes y de los beneficios. Para ello el CRM debe facilitar que la información se comparta y sea accesible desde cualquier parte y en cualquier momento por parte de los miembros del equipo de ventas. Esto facilitará el ahorro de tiempo y que no se dupliquen tareas o se produzcan errores humanos.

Tomar una decisión basada en datos reales y actuales de un CRM te permitirá dirigir tu negocio de forma más eficaz y evitar pérdidas de tiempo y de recursos.

Toma de decisiones informadas

En las empresas se toman decisiones estratégicas todos los días, pero es fundamental que se basen en datos reales y actualizados. Con un CRM se pueden elaborar informes en base a objetivos y KPIs relevantes para tu negocio. Esto te permitirá verificar dónde se están produciendo problemas en el embudo de ventas de tu empresa y solucionarlos.

Cómo implementar un CRM paso a paso

La implementación de un CRM nativo requiere la realización de varios pasos que, con carácter general, son los siguientes:

Evaluación de las necesidades de la empresa

Recuerda que el CRM es una herramienta útil no solo para el equipo de ventas, sino también para el departamento financiero o el de marketing. Las personas que vayan a utilizar la herramienta deberán aportar ideas para definir qué necesita la empresa.

Búsqueda de un partner tecnológico

En este paso deberás valorar no solo el precio, sino las funcionalidades que aporta cada CRM, el soporte técnico que te da el proveedor y cómo se realiza el proceso de implantación (fases, equipo implicado y plazos).

Implantación del CRM

En este proceso es fundamental detectar los puntos que se deben mejorar para que se adapte a tu negocio y que la herramienta se pueda personalizar.

Formación

Tu equipo de ventas, y cualquier otro equipo que utilice el CRM, deberá recibir información y formación para saber cómo obtener el máximo provecho de la herramienta.

Evaluación continua y soporte

Es fundamental analizar de forma periódica si se están obteniendo los objetivos marcados para el equipo de ventas y para el negocio, porque puede ser necesario hacer modificaciones en los procesos y en el CRM.

En definitiva, un CRM nativo bien implementado puede transformar la dinámica de un equipo de ventas y aumentar su productividad y eficiencia. La clave está en seleccionar la herramienta adecuada y asegurar una adaptación sencilla para el personal.

Eficiencia contable en la nube: Herramientas para pymes en crecimiento

mayo 2, 2024

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Un programa de contabilidad en la nube ayuda a las pymes a crecer al optimizar su gestión económica. Te lo contamos en este artículo.

Este tipo de herramientas permite conocer en tiempo real los ingresos, cantidades adeudadas o impuestos a pagar
Las soluciones cloud facilitan hacer un seguimiento de las ventas y facturas de forma sencilla

La necesidad de ser más competitivos lleva a las empresas, especialmente a las pequeñas y medianas, a tener que abrazar la tecnología. Y no solo en sus sistemas o procesos productivos, también para su gestión. Hay numerosas tareas que se pueden automatizar y digitalizar o, por lo menos, hacerlas fáciles y ágiles. Es el caso de la gestión contable, que se realiza de una forma más eficiente con un programa de contabilidad en la nube.

¡COMPARTE! ¿Problemas con la gestión contable en tu empresa o negocio? Los programas de contabilidad en la nube te ayudan en este proceso y a estar al día. Descubre cómo en este artículo.

¿Y en qué consiste? Como su nombre indica, es una herramienta que se ha desarrollado de forma específica para llevar la contabilidad de una empresa. La diferencia frente a otros sistemas es que el programa de contabilidad en la nube está alojado en un entorno cloud al que se accede mediante una conexión a internet. Y, ¿qué pautas debes seguir para su uso? Te contamos todo lo que debes tener en cuenta.

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¿Por qué una solución cloud hace más eficiente la gestión de la contabilidad?

Este tipo de herramientas en la nube presenta varias ventajas frente a los sistemas de contabilidad para pymes tradicionales. Son beneficios que, en general, contribuyen a optimizar la contabilidad de la pequeña y mediana empresa o negocio, ganando en eficiencia. ¿Y, cómo lo puedes hacer? Aquí van unos consejos prácticos:

Pero antes, es importante que selecciones bien la solución que realmente responda a las necesidades de tu empresa porque no todas, por ejemplo, tienen en cuenta todos los impuestos u obligaciones fiscales a pagar. Si no está todo integrado en una única solución, te verás obligado a trabajar con varias plataformas.

1. Constancia

Para que le saques el máximo partido al programa de contabilidad en la nube, es fundamental que introduzcas todos los días la contabilidad de la empresa. De este modo, podrás tener siempre toda la información actualizada.

2. Adiós a los errores

Tu pyme o negocio puede ganar en eficiencia y competitividad porque siempre tendrá la contabilidad bien realizada. Con este tipo de soluciones, no se producen errores contables.

3. Agilidad

La gestión de la pyme es mucho más ágil porque a través del programa de contabilidad en la nube es posible tener reflejado el flujo de ventas, los presupuestos y las facturas. También es más fácil gestionar existencias, las listas de productos y precios o descuentos.

4. Análisis

Es clave que dediques, por ejemplo cada mes, un período de tiempo a visualizar y analizar la contabilidad en la nube para saber el estado real del negocio. Esto te permitirá ser consciente de la situación de tu pyme y poder tomar medidas, anticipándote a posibles problemas como los de tesorería.

5. Calendario

Una de las mayores ventajas del programa de contabilidad en la nube es que nunca se va a olvidar de una fecha señalada como las del pago de impuestos. Así evitas sanciones por posibles retrasos, lo que redunda en una mejor salud financiera de tu pyme.

6. 24 horas

El acceso al programa de contabilidad en la nube se realiza en cualquier momento del día y lugar. Esto es de gran ayuda de cara a reuniones o presentaciones. También es muy útil para ganar en tranquilidad por si te surge la duda de si has pagado o no los impuestos. No hay que esperar al día siguiente para llegar a la oficina o ir de propio a comprobarlo.

7. Normativa

Este tipo de programas cloud se actualizan periódicamente según la normativa que entre en vigor. Así siempre estás al día y reduces el tiempo que necesitas para actualizarte y que puedes destinar a otras funciones en la pyme.

8. Backup

Con el programa de contabilidad en la nube no tienes el problema de que pierdas información contable por algún fallo técnico. Siempre hay una copia de seguridad actualizada de todo el contenido. También es más difícil ser objeto de un ciberataque.

Cómo ayuda a crecer a una pyme tener un sistema contable en la nube

Utilizar un programa de contabilidad en la nube puede incidir de forma directa en el crecimiento de la empresa. Además de las ventajas y beneficios anteriormente comentados, varios son los motivos por los que ayuda a su crecimiento:

Más valor añadido: disponer de este tipo de herramientas en la nube permite a la pyme ganar en agilidad al hacer la gestión contable. Los profesionales pueden destinar tiempo a otras tareas con más valor añadido o a aquellas que no es posible digitalizar.

Mayor control: el programa de contabilidad en la nube está preparado para que la información contable se presente de una manera sencilla y fácil de comprender. Esto redunda a su vez en un mayor control de la situación económica.

Decisiones estratégicas: los datos en una solución cloud se pueden consultar como histórico o bien para el momento presente. Incluso, permiten hacer proyecciones a corto, medio y largo plazo. Es una información clave a la hora de barajar inversiones, ampliaciones o ampliar la plantilla, entre otras acciones para sentar las bases del crecimiento o expansión de la pyme.

El programa de contabilidad en la nube permite a las pymes disponer de más tiempo para dedicarlo a las actividades de más valor añadido.

Principales programas de contabilidad en la nube

Actualmente, muchas son las herramientas que se emplean para la contabilidad, aunque no todos son igualmente efectivos. Estos son los programas más conocidos y los nuevos que llegan de compañías como Sage:

Sage Active: es de los últimos lanzados al mercado. Sage Active está destinado principalmente a las pequeñas empresas. Esta solución se centra en agilizar el flujo de ventas y en hacer un seguimiento de la contabilidad en tiempo real para saber el estado económico en todo momento y desde cualquier lugar. Es el más completo para gestionar ventas, proveedores e impuestos con sus respectivas declaraciones como el IVA, entre otras funciones como la generación de informes.

Son algunas de las clases de programa de contabilidad en la nube con importantes ventajas para las pymes y negocios. ¿Con cuál te quedas?

El programa de contabilidad en la nube se perfila como una herramienta útil y clave para las pymes. Pero, como siempre que se habla de tecnología, es fundamental que se haga un buen uso de ella para beneficiarse de todas las ventajas. Sólo así contribuirá al crecimiento de la empresa.

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Gestión contable ágil, segura y online: El futuro de las pequeñas empresas

marzo 5, 2024

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Para las pequeñas empresas, la gestión contable del futuro pasa por contar con una solución de contabilidad online.

La contabilidad online es una palanca de oportunidades para las pequeñas empresas, siendo fundamental en su proceso de digitalización.
Sage Active es una buena muestra de lo que la contabilidad online puede hacer por las pequeñas empresas.

La contabilidad online se ha convertido en un gran aliado de las pequeñas empresas. Es uno de los puntos de apoyo más importante en la digitalización de sus negocios. Si los datos son el presente y el futuro, los que mueven estas soluciones son de los que más coherencia aportan al conjunto de sistemas de información empresariales.

De hecho, esa es una de las razones por las que las herramientas con un enfoque integral de la contabilidad online, como Sage Active, triunfan entre las pequeñas empresas. El resultado es una planificación y un control mucho más dirigidos y con una buena coordinación entre diferentes departamentos o áreas.

Para qué necesitan la contabilidad online las pequeñas empresas

No por el hecho de ser digital una herramienta favorece la digitalización. Sin embargo, la contabilidad online tiene características que hacen que toda la transformación sea más sencilla.

La accesibilidad

A estas alturas, la mayoría de los negocios tienen claro que los datos deben encauzar sus decisiones. Sin embargo, estos son como una orquesta que necesita acceder a un director y un auditorio para realizar sus conciertos.

El ‘director’, hoy en día, sigue siendo la contabilidad. Es un sistema de información de uso interno y externo, visión global del negocio y que tiene una dimensión temporal. En general, otras fuentes de datos tienen un carácter más parcial y su aplicación, en última instancia, está subordinada a la coherencia con los datos contables.
El mejor ‘auditorio’ de los datos de las pequeñas empresas es la nube. En ella, encuentran software, almacenamiento, plataformas, infraestructuras, etcétera. Es una palanca que permite que los proveedores de servicios pongan su conocimiento e inversiones al servicio de empresas que, sin esa ayuda, difícilmente dispondrían de tantas oportunidades.

Las pequeñas empresas perciben que la contabilidad online es la puerta de acceso a un flujo de datos más inteligente y coordinado.

Todo esto lo vemos en los clientes de Sage Active.

Cuentan con una sola herramienta que cruza los mismos datos para que todo sea coherente. Los presupuestos, las facturas, el control de los pagos, la contabilidad, los impuestos y la toma de decisiones caminan en la misma dirección.
Es una solución escalable. Por tanto, es un buen ‘hogar’ para tus datos contables. A medida que tu negocio crece o tiene nuevas necesidades, la herramienta te brinda nuevas oportunidades.

La seguridad

Muchos pequeños negocios tienen lo que podríamos denominar el vértigo de los datos. Sienten que la digitalización les va a hacer vulnerables a peligros externos que harán que pierdan el equilibrio. Sin embargo, soluciones como Sage Active, desprenden robustez y seguridad en varios planos:

El físico. Los servidores están, por su tamaño, mucho más protegidos que las pequeñas empresas. Es muy difícil que un trabajador, un cliente, un competidor, etcétera se lleve físicamente consigo los datos contables y de facturación del negocio de manera fraudulenta. Ya no están en tus locales, sino en otros menos identificados contigo y dotados de mayor vigilancia.
El cibernético. La contabilidad online está respaldada por empresas que, como Sage con Sage Active, promueven activamente y en tiempo real la ciberseguridad. Esto es algo que pocos negocios pequeños pueden hacer por sí solos.
El legal. Herramientas como Sage Active te dan la seguridad de cumplir con normas tan importantes como, entre otras, las de protección de datos y, próximamente, del software antifraude y los reglamentos técnicos sobre facturación electrónica.
El financiero. Al fin y al cabo, las cuotas de una solución como Sage Active no implican inmovilizar grandes inversiones. Los riesgos son menores, no solo porque la solución ofrecerá retornos con creces, sino también porque es muy adaptable a los cambios de circunstancias.

Toma el control de tu facturación y contabilidad online con Sage Active.

La automatización

El mundo empresarial se está automatizando a diversas velocidades. Muchas pequeñas empresas todavía son recelosas de ‘pisar el acelerador’ de su automatización en muchos ámbitos.

Sin embargo, la contabilidad online es uno de los mejores terrenos para perder el miedo. Sage Active, por ejemplo, te ayuda a automatizar algunas acciones rutinarias de contabilidad, facturación, impuestos y tesorería:

Genera automáticamente asientos contables a partir de facturas de ventas y flujos bancarios.
Vincula automáticamente pagos a facturas pendientes y ahorra tiempo en las conciliaciones
Automatiza los cálculos del IVA.

Esto se traduce en que las personas que se dedicaban a estas tareas ven liberada una parte de su tiempo. Por tanto, podrán dedicarlo a labores menos rutinarias y más estratégicas. Todo ello mejora los procesos de planificación, decisión y control.

Agilidad y eficiencia

Con la contabilidad online no se desperdicia tiempo, recursos ni oportunidades. Busca el mejor empleo de los medios de los que dispone la empresa y un salto organizativo que actualice su forma de hacer las cosas.

Sage Active es un buen ejemplo de esta tendencia:

Evita la dispersión de muchas fuentes de datos e información. Conjuga ser el ‘hogar’ de las facturas, las cuentas, los presupuestos, los movimientos bancarios, los informes financieros, etcétera.
Externamente, ofrece agilidad. Goza de diferentes formatos de compartición con terceros, como informes financieros y declaraciones fiscales. Esto facilita los flujos de datos y la llegada temprana de retroalimentación.
Da visibilidad a los datos empresariales con formatos de paneles todo en uno.

En definitiva, la contabilidad online es un cambio sencillo pero efectivo que encamina hacia los nuevos retos de las pequeñas empresas. Sage Active, una solución especialmente pensada para estos negocios, es un gran ejemplo de ello.

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Robots y automatización: ¿Afectarán a las tareas del área contable?

febrero 28, 2024

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La robótica y la Inteligencia Artificial (IA) cada vez cobran más protagonismo en distintos sectores y áreas de las empresas.

El área contable se verá transformada por la automatización imparable de procesos gracias a la robótica y la IA.
Conoce las opiniones de expertos sobre el futuro de la profesión contable.

El sector de la contabilidad se encuentra en un momento vibrante en el que la forma de contabilizar las operaciones diarias está sufriendo una importante transformación.

La cuarta revolución industrial ya está aquí gracias a la disrupción digital, el Internet de las cosas, la realidad virtual, la robotización, la industria 4.0, la inteligencia artificial, y el «big data».

Según Carl Reader, director de d&t Auditores y autor de TheStartup Coach, las importantes pérdidas de empleo previstas en el área contable serán contrarrestadas por la creación de puestos de trabajo en servicios de asesoría y consultoría de calidad, con un mayor valor añadido.

Pasado y presente de la profesión contable

Un escenario aún más disruptivo que el escenario de la robotización, lo fue la popularización del uso de los ordenadores y la aparición de programas de software de contabilidad. En aquella ocasión las nuevas tecnologías relegaron a las estanterías de las reliquias, aquellos libros de contabilidad, en los que los apuntes se realizaban a mano y con buena letra. Pero, desde entonces, el número de profesionales que se dedican a la contabilidad, no solo no ha disminuido, sino que ha aumentado notablemente.

La situación actual de la profesión contable ya ha evolucionado notablemente. En la actualidad estamos a años luz de cómo se llevaba la contabilidad hace tan solo unos pocos años. La automatización de las transacciones contables y la tecnología ya ha trasladado notables mejoras al área contable.

Sage 50 te facilita la contabilidad de tu día a día automatizando tareas con escaso valor añadido.

El futuro del empleo de contable según el Word Economic Forum

Según el informe “El futuro del empleo 2023” publicado por el Word Economic Forum, la mayor pérdida de puestos de trabajo en términos absolutos será para los administrativos de introducción de datos. En este colectivo de trabajadores se espera una pérdida de 8 millones de empleos en los próximos cinco años. Le siguen secretarios y empleados de contabilidad. Estas tres ocupaciones representan más de la mitad de la destrucción total de empleo prevista por este organismo.

En lo que respecta al crecimiento del empleo, entre los puestos que crecerán se encuentran los de especialistas en inteligencia artificial y aprendizaje automático. Además de especialistas en sostenibilidad y analistas de inteligencia empresarial.

Sin embargo, con respecto al informe anterior publicado por el Word Economic Forum tres años antes, las expectativas de desplazamiento de trabajo físico y manual por máquinas han disminuido entre las empresas.

Otro dato destacable de este informe es que se estima que, por término medio, un trabajador necesita actualizar el 44% de sus competencias.

¡COMPARTE! ¿El futuro de la contabilidad está en manos de los robots? Descubre cómo la robótica y la IA están transformando el área contable y qué oportunidades surgen para los profesionales.

¿Ha llegado la hora de robots al área de contabilidad?

Una de las personas que más sabe sobre el impacto que la automatización está teniendo en el mundo profesional es Kriti Sharma. Sharma es fundadora de AI for Good UK y fue vicepresidenta de IA y ética en Sage Group.

Sharma ha dedicado su vida laboral a innovar en el sector de la Inteligencia Artificial (IA). Fue la creadora de Pegg, un asistente virtual utilizado por diferentes aplicaciones como Sage 50. Además, Sharma cree que los robots puedan impactar realmente en la industria.

«Ha llegado el momento de los «bots», robots y la Inteligencia Artificial. Ya no es sólo una burbuja de la que hemos estado discutiendo durante años», explica Sharma.

«La IA no es nada nuevo, la tecnología ha estado alrededor nuestro por décadas. Pero ahora lo que está cambiando es la adopción de su consumo en nuestra vida cotidiana: no nos preocupa el tener nuestros días programados por algo que no es humano, no nos asusta tener robots para completar algunas tareas de nuestro negocio, tales como la gestión de gastos».

El miedo alrededor de los robots

Sharma también cree que el miedo alrededor de que los robots puedan sustituir a las personas en sus puestos de trabajo no será permanente, argumentando que los libros de historia muestran que ya hemos tenido que lidiar con tipos similares de adversidad.

«Este miedo no es nada diferente a cuando irrumpieron los ordenadores personales y estábamos preocupados por perder nuestros puestos de trabajo a causa de ellos, hubo mucho alarmismo de que eso sucediera. Pero lo que ocurrió fue que hizo más fácil nuestra vida – ahora no podemos imaginar nuestras vidas sin nuestros ordenadores, por lo que este temor se da siempre cuando aparecen nuevas tecnologías».

«Con cada nueva ola tecnológica vienen nuevas oportunidades. Habrá una nueva plantilla de empleados, deberemos mejorar nuestras habilidades para vivir y trabajar con la Inteligencia Artificial. Quien sabe, tal vez el siguiente contrato que haga no sea con una persona real».

O incluso, como afirmaba el propio Bill Gates, si un robot reemplaza el trabajo de un humano, estos robots deberán tener las mismas responsabilidades fiscales y pagar impuestos como lo hacemos nosotros.

¿Por qué los profesionales del sector contable deben mejorar sus habilidades?

La opinión de Sharma sobre esta mejora de las habilidades tecnológicas de los trabajadores es algo que ya se está discutiendo en el sector público en algunos países.

«Si nos fijamos en otras profesiones, tales como marketing, periodismo etc., han tenido que redefinir su forma de trabajar debido a la tecnología, por lo que la profesión contable también tendrá que adaptarse. Manejarse con seguridad en Internet es una de esas habilidades, tenemos que asegurarnos de que nuestros datos financieros están seguros y su acceso está bloqueado, por lo que los contables y los profesionales de las finanzas tendrán que mejorar en esta área de conocimiento».

Ya es sabido por todos que los robots y la automatización están alterando nuestra forma de trabajar. Ahora, la pregunta es, ¿cuánto tiempo llevará al sector contable redefinir una nueva forma de trabajar adaptada a esta nueva tendencia?

Por lo tanto, el contable tendrá que evolucionar a asesor y consultor y aportar un mayor valor añadido para hacer crecer el negocio.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Así me salvó la nube de perder mis datos y los de mis clientes

diciembre 19, 2023

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La nube es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a proteger sus datos. Sin embargo, es importante elegir un proveedor de servicios en la nube de confianza y seguir las mejores prácticas de seguridad para aprovechar sus ventajas.

Descubre en este artículo como una copia de seguridad te prepara frente a eventos muy adversos.
Si tus datos quedan comprometidos, es probable que también lo estén los de tus clientes.

Contenido del post

La copia de seguridad en la nube
¿Dónde guardar los datos?
¿Cómo guardar datos en la nube de manera segura?
La protección del acceso
La utilidad de un backup en la nube
¿Cómo evitar perder datos en la empresa o de los clientes?

Cuando un negocio se plantea dar el salto a la nube se tienen en cuenta muchos aspectos. Algunos de los más populares son poder acceder a la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet, despreocuparse de actualizaciones y mantenimiento o no necesitar un potente hardware.

Sin embargo, no se pone tanto el acento en la seguridad de los datos. Y lo cierto es que en más de una ocasión la nube puede ser la pieza clave que permita salvar todos tus datos y los de tus clientes.

¡TUITÉALO! Incendio, derrumbe, inundación, robo, ransomware. ¿Están seguros los datos de tu negocio? ¡Toma nota de cómo ponerlos a salvo gracias a la nube!

1) La copia de seguridad en la nube

Hoy en día no se entiende la seguridad informática sin tener un backup. Esta es una práctica habitual en la mayoría de las empresas. El sistema de copias se estructura pensando en un fallo de hardware o software. Se hacen las copias, pero no todas las empresas saben si su sistema funciona o no.

Por ejemplo, puede que no hayas contemplado escenarios de desastre total

en los que todo lo que está en la empresa, falla. A menudo se pensaba en un incendio en las instalaciones, para lo cual debía existir una copia fuera de las mismas.

Ya hace unos años, con la llegada del ransomware, ese escenario de desastre ha sido mucho más real para las empresas. Han empezado a palpar que un día pueden amanecer con todos sus datos cifrados.

Ante esas situaciones, la nube es una buena opción para tener ese plus de confianza. Incluso los dispositivos de copia de seguridad que estaban conectados en ese momento pueden verse atacados. La información quedará inutilizada, por lo que hay que acudir a la copia externa. Y es aquí cuando la nube te ayuda a tener tus datos a mano y volver a funcionar de forma rápida.

Descubre Sage Active para no perder nunca el control de la contabilidad de tu negocio.

2) ¿Dónde guardar los datos?

A la hora de guardar los datos en la nube, puedes utilizar la infraestructura cloud como un almacenamiento externo o tener tus aplicaciones online. En ambos casos es fundamental que el almacenamiento elegido cumpla con:

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.
La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

En ese sentido, puede ser recomendable que el centro de datos donde estos alojan esté dentro de la Unión Europea. Al fin y al cabo, el RGPD armoniza muchos de los requerimientos legales en todos los países.

Si utilizas aplicaciones cloud, tu proveedor es el que debe garantizar que cumples con todas las normas. Por ejemplo, los usuarios de Sage Active están tranquilos, ya que saben que la solución está y estará al día. Eso implica la normativa de protección de datos, pero también otros aspectos como los requisitos del software antifraude.

3) ¿Cómo guardar datos en la nube de manera segura?

Los datos se pueden guardar de diferentes maneras:

Sincronización. Existe una aplicación en un ordenador o en el servidor. A medida que detecta cambios en los documentos o nuevos archivos, los va subiendo a la nube. Dos ejemplos serían aplicaciones tipo Dropbox y OneDrive.
Aplicaciones online. En las que la información que el usuario introduce se guarda directamente en la nube. Este sería el caso de una aplicación de facturación online, por ejemplo. Una vez introducidos los datos y guardados los cambios, puedes acceder a ellos desde otro ordenador, móvil o tablet en cualquier lugar.
Copia de seguridad en la nube. Que se ejecuta normalmente por la noche guardando una serie de carpetas y archivos que hemos definido.

4) La protección del acceso

El acceso a los datos que tienes en la nube siempre va a estar protegido por unas credenciales de acceso. Lo ideal es que dicho usuario y contraseña no se utilicen en ningún otro servicio. Si lo haces, es probable que un incidente de seguridad haga vulnerable el acceso. Tampoco es recomendable almacenar las credenciales en el navegador del ordenador para que sea más cómodo el acceso.

Otro consejo útil es utilizar, en la medida de lo posible, una verificación en dos pasos. Con ello, para acceder necesitarías disponer de las credenciales y de algún sistema adicional, como:

Un elemento que posean los usuarios acreditados. Por ejemplo, puedes emplear su móvil para que reciban un mensaje con un código de un solo uso. Una vez introducido, podrá acceder a los datos.
Sistemas de identificación biométrica (iris, reconocimiento facial, huella dactilar, etcétera).

Que estos sistemas apuntalan la confianza y seguridad en el cloud computing lo ejemplifica que hayan sido empleados en algo tan sensible como los pagos con tarjeta. Todos los días se hacen millones de operaciones y se han minimizado los incidentes. Es una muestra de que este tipo de sistemas de autenticación pueden funcionar guardando un equilibrio razonable entre seguridad y comodidad.

5) La utilidad de un backup en la nube

En todos los casos, la información está en la nube. Tienes en un servidor remoto tus datos que puedes recuperar cuando desees. En el caso de las aplicaciones online es necesario aclarar con el proveedor si se hace o no una copia de seguridad adicional. Siempre hay que tener previsto un escenario de recuperación. Además, sería interesante poder tener una copia local de los datos en cloud.

Lo que buscas es cubrir ese escenario de desastre total comentado antes. Llegado el caso, si confías tu información a una plataforma cloud simplemente tenemos que descargar los datos. Así podrás trabajar con las aplicaciones de tu equipo o dispositivo.

En el caso de tener aplicaciones cloud, la gran ventaja es que ante un problema de este tipo sigues trabajando sin interrupción. Al fin y al cabo, aunque haya sucedido algún incidente grave en tus instalaciones, los datos en la nube no se ven comprometidos. Basta con buscar un nuevo ordenador, tablet, smartphone, etcétera y sigues trabajando sin ningún contratiempo.

Por ejemplo, un usuario de Sage Active puede acceder a los datos de su negocio desde cualquier lugar. Si por el motivo que sea no puede entrar en su oficina, podrá hacerlo desde la de un compañero, desde su casa, con un dispositivo móvil, etc.

6) ¿Cómo evitar perder datos en la empresa o de los clientes?

No solo se trata de evitar el perjuicio ocasionado a la empresa, sino también a sus clientes. Hablamos de problemas como los siguientes:

No poder atender a sus peticiones.
Pérdidas de datos de los clientes.
Necesidad de nuevos requerimientos de datos que hacen perder el tiempo.

Para evitar la pérdida de datos es siempre necesario plantear diferentes escenarios y las respuestas que se dan ante ellos.

No es lo mismo perder datos debido a que se ha borrado un archivo, a que este se haya sobrescrito o corrompido.

Además, es habitual tener copias de seguridad en muchos dispositivos, varios discos duros, diferentes servidores o en la nube. Aquí la redundancia de hardware busca que llegado el momento tengas varias opciones para recuperar los datos. En ese sentido, también es necesario tener al menos una copia fuera de la empresa.

Por último, es necesario hacer pruebas de esfuerzo al menos una vez al año. Se trata de comprobar que todo funciona tal y como está programado para recuperar un archivo concreto, una carpeta o toda la copia de seguridad. Además, así verás cuánto tardas en copiar esos datos o descargarlos desde cloud para que vuelvan a estar disponibles.

En definitiva, la nube es una fuente de seguridad tanto si solo buscas almacenamiento como si empleas aplicaciones en versión cloud. Proporciona respaldo de datos, accesibilidad remota y actualizaciones automáticas, fortaleciendo la protección de la información y facilitando la gestión tecnológica.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.

Estas son las ventajas de la contabilidad en la nube

noviembre 9, 2023

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En este artículo se destaca la creciente importancia de la contabilidad en la nube en el ámbito empresarial.

La contabilidad en la nube se ha mostrado flexible y adaptable al crecimiento.
Negocios de todo el mundo han dado un salto colaborativo gracias a la contabilidad online.

Contenido del post

Tiempo de respuesta de la contabilidad online
La actualización de la contabilidad en la nube
Contabilidad colaborativa
La confidencialidad de la contabilidad en la nube
Convergencia con otras soluciones en la nube
Seguridad
Las ventajas del software como servicio
Adaptabilidad para el crecimiento
La contabilidad en la nube y el equipo humano

Hace tan solo unos años hablar de contabilidad en la nube o contabilidad online era hacerlo del futuro. Hoy, es una realidad asentada en todos los negocios que están al día con la tecnología.

Y lo cierto es que no es de extrañar. El uso de la contabilidad en la nube se ha mostrado como una decisión rentable por su gran número de ventajas. Además, el avance de la técnica no hace sino confirmar y afianzar esta tendencia.

¡TUITÉALO! ¿Sabes por qué se ha impuesto la contabilidad en la nube? ¡Toma nota de las razones!

1) Tiempo de respuesta de la contabilidad online

La flexibilidad es clave en la empresa actual, en especial para aquellas que están creciendo. Y lo cierto es que la contabilidad en la nube facilita una reacción rápida y sencilla:

Permite gestionar los datos para obtener información útil sobre la base de la colaboración y con todo el apoyo de la tecnología.
Elimina las esperas en los procesos de la información debidas a falta de acceso a equipos físicos.

2) La actualización de la contabilidad en la nube

Las empresas deben modernizarse con herramientas que respondan a un entorno en movimiento y en continuo cambio. En este sentido, una buena herramienta basada en la nube o cloud computing debe proporcionar de forma continua muchas facetas de actualización, entre ellas:

Legal. Cumplirá los requisitos que marquen las normas en cada momento.
De seguridad informática. Combatirá las ciber amenazas en tiempo real.
Organizativa. Se adaptará a las necesidades de las nuevas prácticas empresariales.
Informática. Depurará continuamente el consumo de recursos informáticos.

3) Contabilidad colaborativa

La contabilidad es un sistema de información empresarial con muchas entradas y salidas. La nube es, hoy en día, la mejor herramienta para que esos flujos puedan ser compartidos de forma óptima:

Internamente, facilita que los contables tengan acceso a datos de facturación, almacenes, cuentas bancarias, personal, flujos financieros y de inversión, etcétera. Ya no es necesario un intercambio físico de ficheros. Además, la información contable puede compartirse cómodamente con otros departamentos.
Externamente, es la manera más sencilla de contar con asesoramiento externo. Puedes compartir un flujo de datos contables continuo, sin tener que fijar fechas de intercambio.

4) La confidencialidad de la contabilidad en la nube

La contabilidad debe manejar datos sensibles tanto para la empresa como para los terceros. La nube es una buena solución para ambos:

Para la empresa, los datos quedan libres de intromisiones físicas. Ya no hay en las sedes del negocio un despacho u ordenador que alguien pueda forzar para robar datos.
Los terceros tienen la garantía de que las soluciones de contabilidad en la nube deben cumplir todos los requisitos normativos relacionados con la confidencialidad. Así, por ejemplo, Sage Active está adaptado a lo que exige el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

La contabilidad en la nube es una de las herramientas tecnológicas más poderosas al servicio del crecimiento de las pymes.

Automatiza con Sage Active las tareas más tediosas para ahorrar tiempo e identificar oportunidades de negocio.

5) Convergencia con otras soluciones en la nube

La nube no solo es práctica para la contabilidad, sino que tiene otras dos facetas importantes:

Se utiliza en otras soluciones para la gestión empresarial. De hecho, la computación en la nube puede aplicarse a facturas, impuestos, tesorería, inventarios, recursos humanos, relaciones con los clientes y otras áreas.
También es empleada en otros campos no estrictamente relacionados con la gestión, como imágenes, planos, textos, datos técnicos, etcétera.

6) Seguridad

La contabilidad online es más segura por dos motivos:

El soporte de seguridad por parte del proveedor del servicio es continuo. No hay que esperar para instalar el siguiente paquete de actualizaciones de seguridad.
Físicamente, los datos están en servidores muy protegidos. Para una pyme es mucho más probable que alguien con malas intenciones decida atacar sus instalaciones que las de un servidor que puede estar en la otra punta del mundo.

Sage — La contabilidad en la nube se ha mostrado flexible y adaptable al crecimiento.

7) Las ventajas del software como servicio

El desarrollo de la contabilidad online se ha ligado a formas de software como servicio (SaaS). Esto ha proporcionado grandes ventajas a las empresas usuarias, como entre otras:

El desembolso se reparte en el tiempo. Ya no se compra un programa, sino que se paga una cuota periódica.
Pueden modular mejor su relación con el proveedor. Las empresas introducen nuevas funcionalidades a medida que las van necesitando, sin necesidad de tener que comprar ninguna nueva versión.
No necesitan equipos físicos potentes, ya que están en el servidor.
El mantenimiento corre a cargo del proveedor del servicio.

8) Adaptabilidad para el crecimiento

Hoy en día, la computación en la nube es un marco de trabajo para muchos tipos de soluciones contables. Por ejemplo, Sage Active está pensada para las pymes. Algunas de ellas crecerán y se convertirán en grandes empresas. La contabilidad online facilita este proceso de crecimiento.

Existen módulos y funcionalidades que pueden ir añadiéndose e incluso podría cambiarse a soluciones en la nube para grandes empresas.

9) La contabilidad en la nube y el equipo humano

Para el equipo contar con una solución en la nube da varias ventajas:

Permite que varias personas estén trabajando al mismo tiempo con la solución.
La contabilidad está disponible en cualquier lugar con conexión, lo que incluye los viajes y el teletrabajo.
La nube facilita la automatización de las tareas más tediosas.
Es la manera más cómoda y rápida de acceder a opiniones que reclamen intercambio de datos contables.

En definitiva, la computación en la nube ha contribuido a soluciones útiles para la contabilidad. Aporta sencillez, flexibilidad y da nuevas opciones, al tiempo que es la mejor herramienta para la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.

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Así cambió mi forma de trabajar al utilizar un programa de contabilidad cloud (o en la nube)

octubre 4, 2023

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Descubre por qué los programas de contabilidad cloud o en la nube se han ido imponiendo en los últimos años.

Las soluciones cloud o en la nube han transformado la forma en la que entendemos la contabilidad y la gestión.
Conoce cómo un programa de contabilidad cloud o en la nube provee fiabilidad a la gestión.

Para un profesional o una pequeña empresa, llevar la contabilidad al día puede convertirse en un quebradero de cabeza. Facturas, pagos pendientes, gastos… se van acumulando a medida que crece la pereza para ponerse con esta tarea tan ingrata. Sin embargo, tener un programa de contabilidad cloud (o en la nube) puede cambiar la forma de trabajar y facilitar mucho esta tarea.

En realidad, la contabilidad es uno de los peajes que hay que pagar por trabajar por tu cuenta. Al fin y al cabo, como cualquier empresa, debes tener las cuentas al día, presentar los impuestos y liquidaciones en los periodos establecidos, etc. Esto hace que en determinados momentos del año, además del trabajo del día a día, haya que hacer horas extras con la contabilidad.

¡TUITÉALO! Un programa de contabilidad cloud puede cambiar tu vida. ¡Toma nota de todas sus ventajas!

Sage Active

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Sage

Contabilidad cloud como solución a los inconvenientes del programa tradicional

Uno de los primeros cambios que se notan cuando se pasa a un programa de contabilidad cloud es el ahorro de tiempo. Tienes la posibilidad de registrar facturas, movimientos bancarios o pagos y cobros pendientes al momento. Así evitas que se acumulen encima de tu mesa como una tarea ingrata que vas dejando porque no te gusta.

Toma el rumbo de tu negocio con Sage Active, la solución de contabilidad cloud o en la nube que te permitirá ahorrarte tareas tediosas y permitirá identificar oportunidades.

Por el contrario, dedicar 15 minutos al día no supone ningún problema y todo está correctamente registrado y actualizado. La ventaja es que puedes hacerlo desde cualquier lugar. Si estás de viaje, por ejemplo, puedes introducir los gastos o dietas en un momento desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Después, cuando estás de vuelta en la oficina archivas los justificantes. ¡Así de fácil!

Impuestos sencillos

Si todos los datos están introducidos casi al momento y al día, generar los formularios trimestrales de IVA e IRPF será muy sencillo. Lo mismo ocurre con los resúmenes anuales. Se acabó estar haciendo horas extra en las fechas de presentación para que todo cuadre. La contabilidad cloud o en la nube te ofrece la posibilidad de simplificar estas tareas.

Además, en los últimos años viene desarrollándose un proceso en el que las relaciones con Hacienda cada vez son más digitales. Prueba de ello es la desaparición de modelos en papel como el 303, pero también el impulso de servicios de ayuda, como Pre303.

En definitiva, la filosofía es la de un doble uso fiscal de la contabilidad cloud o en la nube:

El acceso en cualquier momento y lugar a los datos fiscales que tú manejas internamente. Eso te permite intercambios sencillos entre compañeros de la empresa, pero también con asesores externos.
La compartición de datos con Hacienda. Unas veces eres tú quien deja los modelos en su sede electrónica. Otras, será la Agencia Tributaria la que ponga a tu disposición lo que conoce de tus impuestos.

Así, las soluciones de gestión cloud o en la nube han logrado que la llevanza de obligaciones fiscales esté pasando a ser una labor en tiempo real. Es conveniente contar con programas de contabilidad cloud como Sage Active. Estos programas incorporan una visión en tiempo real de tus impuestos y otras áreas, como el seguimiento del rendimiento del negocio.

No necesitas ser un experto

Si tú mismo te ocupas de la contabilidad, este tipo de programas cloud serán de gran ayuda. Además, al automatizar muchas de las tareas, evitas que se cometan errores. De hecho, determinados cálculos ya se realizan directamente y no tienes que introducir datos dos veces.

Además, si cuentas con una asesoría también ahorras tiempo. Ellos pueden acceder a la contabilidad en la nube. Por ello, la relación y su supervisión será mucho más fluida y no pierdes tiempo en desplazamientos.

Un programa de contabilidad cloud o en la nube te ahorra tiempo, dinero y errores y te facilita la colaboración con tu asesor.

Los datos siempre seguros y a salvo

No necesitas instalar ningún programa informático. Simplemente te conectas a través de una página web con tu usuario y contraseña. Y esto ahorra mucho tiempo a las empresas pequeñas que se despreocupan del mantenimiento y actualización de la aplicación.

Además, si tienes un problema informático en la oficina, tampoco será un inconveniente grave. Si el ordenador no funciona, se podrá acceder desde otro o utilizar el propio smartphone para realizar la gestión que necesites.

Además, los datos en la nube se mantienen a salvo de un problema informático que ataque tu ordenador, cifre tus archivos, etc. Tampoco te tienes que preocupar de las copias de seguridad, ya que se hacen de forma automática. Como medida de protección adicional, se puede solicitar una copia local de los datos para que siempre estén en dos ubicaciones.

La contabilidad dejó de ser un motivo de estrés

Todo esto hace que la contabilidad deje de ser un motivo de estrés para la mayoría de las empresas. No solo se trata de presentar todo a tiempo y no dejarte nada en el olvido. También sirve para facilitar el crecimiento de tu negocio. Por ejemplo, un programa de contabilidad cloud o en la nube como Sage Active es una solución escalable. Eso implica que puede incorporar nuevas funcionalidades a medida que tu negocio crece.

En definitiva, los programas de contabilidad cloud están aportando la seguridad y tranquilidad que los empresarios necesitan para convertir en realidad sus proyectos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.