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Aunque las aplicaciones en la nube son herramientas altamente productivas durante el año completo, en verano tienen un rendimiento destacado. Te contamos cuáles son las principales ventajas que aportan en los períodos vacacionales y después del regreso.

• Las aplicaciones en la nube orientan el negocio hacia la continuidad de la actividad.
• Puedes utilizar las aplicaciones en la nube como elemento favorecedor de la coordinación en vacaciones.

Las empresas que no se dedican a actividades estacionales veraniegas tienen ahora un reto. Se trata de dar continuidad a sus actividades al tiempo que muchos de sus empleados toman días de vacaciones. Incluso los jefes pueden disfrutar de unos días de descanso. Afortunadamente, existen aliados para poder compatibilizar todas las necesidades. Entre ellos encontramos las aplicaciones en la nube.

Emplear servicios de almacenamiento o computación en la nube facilita el trabajo durante todo el año. Mejora la productividad de los empleados y permite acceder a nuevas opciones de trabajo. En verano, además, hace más sencillas las transiciones necesarias para preparar las vacaciones y la elevación de la actividad cuando llega el fin del período estival. Veamos algunas de sus ventajas.

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Las aplicaciones en la nube ayudan a delegar tareas

Antes de la transformación digital, en muchas ocasiones, delegar una tarea suponía un traspaso de papeles. Especialmente en las pymes, uno de los problemas de las vacaciones de los empleados era organizar las carpetas para que quienes cubriesen sus funciones durante unos días tuviesen disponible la información necesaria. Ahora, podemos tener toda la información en el mismo «lugar»: la nube.

Además, se pueden otorgar distintos tipos de permisos de acceso para diferentes clases de información. Es posible que no tengas interés en que quien cubre una determinada función durante el verano tenga acceso ilimitado. Sin embargo, si es necesario, se pueden ampliar o restringir los permisos de forma remota.

En todo caso, es importante que las aplicaciones en la nube garanticen una visibilidad total, como lo hace, por ejemplo, Sage 200. Ante una incidencia de gran relevancia, debe haber personas que tengan la visión completa de la realidad del negocio. Y la única manera de poder delegar en ellas es que dispongan de un flujo de información en tiempo real. 

Se puede estar pendiente del avance del trabajo desde cualquier lugar

La nube es accesible desde cualquier lugar con conexión. Los empleados que están de vacaciones pueden recibir notificaciones del desarrollo del trabajo de forma puntual. Si hay alguna cuestión que resolver, desde su lugar de vacaciones, pueden estar al tanto. Además, también desde allí pueden trabajar en documentos que estén en la nube.

Las aplicaciones en la nube dan capacidad de reacción frente a los problemas que surgen habitualmente en verano. Se puede recabar ágilmente la opinión de otras personas o solicitar ayuda puntual.

En todo caso, es altamente recomendable manejar estas opciones con prudencia y equilibrio:

• Tu equipo tiene derecho a una desconexión digital y las vacaciones son uno de los momentos clave. Reclamar su atención con notificaciones constantes puede ir contra normas, convenios, contratos y, sobre todo, contra el descanso necesario para poder mantener la productividad.
• Sin embargo, es posible que haya pequeñas intervenciones remotas que faciliten mucho la vida de los compañeros. Ten en cuenta que cinco minutos de las vacaciones de un empleado pueden salvar cuellos de botella que estresen al equipo.

Resolver las notificaciones e intervenciones en remoto durante las vacaciones con prudencia y equilibrio es la muestra de que un equipo trabaja de forma fluida y conjuntada.

Las aplicaciones en la nube facilitan la supervisión posterior

La nube permite almacenar no solamente los resultados finales, sino también comprender el camino para llegar a ellos. Las aplicaciones en la nube normalmente permiten saber los estados por los que ha pasado una determinada tarea. Si algo falla, es posible ver cómo estaba en momentos anteriores. Eso es muy importante, por ejemplo, a la vuelta de las vacaciones de los diferentes empleados. Además, la información se almacena en un servidor central, donde no se va a extraviar y donde se mantiene en orden.

En algunos casos, es posible hacer retroceder la tarea hasta un punto anterior y, a partir de ahí, rehacer la tarea realizada. Pero, incluso en aquellos casos en los que eso no es posible o no tiene sentido, el verano habrá supuesto una oportunidad para realizar pruebas, comprobar errores e identificar cuellos de botella.

La nube facilita que varias personas se sucedan al frente de una tarea

El verano es una época de cambios, de horarios alterados. Las jornadas intensivas, las personas que toman vacaciones, los diferentes hábitos de ocio de los consumidores, la duración del día y de la noche, la distinta meteorología, etcétera, son razones por las que cambian los hábitos de trabajadores, consumidores, proveedores e incluso de la Administración.

Por este motivo, es habitual que a lo largo del verano cambie, incluso varias veces, la persona idónea para hacerse cargo de una responsabilidad. Las aplicaciones en la nube permiten que toda la información necesaria esté permanentemente disponible para cada relevo. Y, además, facilitan la disponibilidad del personal a través del trabajo remoto.

El SaaS es una garantía de calidad durante el verano

El SaaS incorpora conocimiento especializado en algún ámbito al software que se emplea como servicio. Uno de los problemas tradicionales en verano ha sido poder encontrar personal disponible altamente cualificado. Y no solamente era complicado encontrar recursos humanos, sino también materiales.

El SaaS es una gran ventaja porque es una forma flexible de contar con medios especializados para nuestra actividad. La continuidad de los servicios de SaaS es una garantía de calidad.

Por ejemplo, Sage 200 incorpora herramientas de inteligencia empresarial. Gracias a ellas, puedes obtener informes y paneles personalizados Eso te da un plus de rapidez y sencillez en la toma de decisiones, pero también el punto de calidad que necesitas. Todo ello es una gran ventaja para tomar iniciativas en verano, cuando sea necesario, pero también a la vuelta de las vacaciones.

La seguridad de las aplicaciones en la nube

Una de las angustias del verano para las pymes es el miedo a robos y sabotajes. Hay menos movimiento laboral y concurrencia de gente alrededor de las oficinas y locales de negocio. Por tanto, los riesgos en las empresas que no han invertido suficientemente en seguridad y vigilancia se multiplican.

Por ello, para la mayoría de las pymes, las aplicaciones en la nube son la mejor forma de mantener la seguridad. Las garantías de la seguridad informática son mucho más elevadas y se mantienen de forma continua en el tiempo.

Los documentos con un soporte físico son muy sencillos de extraviar y el verano es época propicia para ello. Por ejemplo, es fácil no recordar después de las vacaciones donde dejamos el papel o el lápiz de memoria que contenía aquel documento tan importante. Igualmente es posible que, si otra persona se ha tenido que ocupar temporalmente de una tarea, los documentos cambien de ubicación. Al regreso, puede darte la sensación de que el orden no es el mismo.

Las aplicaciones en la nube permiten que todo esté siempre en el mismo lugar: en la nube. Además, es fácil organizar y presentar la información de diferentes maneras, dependiendo del propósito.

La nube facilita tomar notas durante el verano

Es bueno tomar algún descanso durante el verano, pero la inspiración puede seguir trabajando. Es posible que se te ocurran ideas para el negocio. También puedes hacer contactos. Antes de la transformación digital, los emprendedores se veían obligados a tener siempre a mano papel y bolígrafo.

Ahora, gracias a las aplicaciones en la nube, es todo mucho más sencillo. Se pueden tomar notas, redactar correos electrónicos, almacenar contactos… Y todo queda ordenado sin ocupar un espacio físico. Simplemente llevando un smartphone contigo, estarás preparados ante cualquier oportunidad.

La nube ofrece ventajas tan importantes en verano como la conectividad, el trabajo en equipo o la seguridad de la información. Se consigue continuidad en la actividad y contribuye a garantizar la calidad de los servicios. Es un avance de gran valor para todas las empresas, en especial para las pymes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

En este artículo repasamos los desafíos y avances en la digitalización de pymes mediante la nube en España.

• Enfrenta los retos y oportunidades de la digitalización para mejorar la competitividad y eficiencia de las pymes mediante la adopción de tecnologías de la nube.
• Examina las tendencias y el crecimiento continuo en la adopción de la computación en la nube, esencial para el desarrollo empresarial futuro.

En líneas generales, el motor de la economía global está compuesto por más de 200 millones de pequeñas y medianas empresas que, según la ONU, siguen siendo “la espina dorsal” de la actividad planetaria. Somos un mundo de pymes.

En España, alrededor de tres millones de pymes y autónomos que hay registrados, también son la “espina dorsal” del país, pues generan casi dos tercios de los puestos de trabajo y del PIB nacional, según datos del Ministerio de Industria y Turismo.

Aunque el brillo y la atención mediática en muchos casos se lo llevan las grandes multinacionales, nuestro futuro y bienestar depende del desarrollo de los pequeños negocios. Esos que pueblan las calles de nuestras ciudades y pueblos, y que, en muchos casos, han sido el empeño de emprendedores valientes y sacrificados.

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La asignatura pendiente de la digitalización 

La competitividad futura de las pymes tiene una asignatura pendiente: su digitalización. Si a las grandes empresas siempre les ha sido relativamente sencillo adquirir las últimas tecnologías, por su capacidad financiera, el alcance global de sus negocios y la formación de sus plantillas, a las pymes, históricamente, este punto se les hace más cuesta arriba.

En muchos casos, los pequeños empresarios no disponen del tiempo, los conocimientos o los recursos económicos para dar el salto digital que exigen tanto la nueva coyuntura global como las nuevas legislaciones que llegan desde Europa. Estas afectan no solo a la gestión interna sino también a aspectos como el cuidado del medio ambiente o la seguridad de los datos. Pese a todo no hay que desesperar ya que, en estos últimos años, las pymes cuentan con un aliado de excepción que les va a allanar el camino de su digitalización: la nube. 

La migración a la nube se acelera en España

Si en un primer momento la computación y el software en la nube despertaron recelos (infundados) en las compañías que percibieron como un peligro el sacar a centros de datos de terceros herramientas como el correo electrónico, el puesto de trabajo informático o la misma gestión contable y financiera, hoy esos miedos se han disipado.

Los centros de datos de proveedores de servicios como Gigas se han mostrado más robustos, eficientes y seguros que los mismos servidores internos de las empresas, los llamados equipos on-premise. Las cifras de negocio demuestran que la migración a la nube pública de los procesos informáticos en las compañías se ha acelerado en los últimos años y va a seguir haciéndolo a medio plazo.

IDC estima que los ingresos generados en España por el cloud público crecen a un ritmo anual de alrededor del 20% y que en este 2024 superarán los 5.800 millones de euros, llegando en 2026 a casi 8.500 millones de euros. Son cifras muy altas para una economía que, en términos globales, avanza a un ritmo de un dígito bajo y donde hay partidas de gasto tecnológico, como la del hardware, que incluso caen.

Otra vez hay que decir que España no es un caso anómalo ya que está alineada con la tendencia mundial. Así, según Gartner, si la nube pública en todo el planeta movió un negocio global de 563.000 millones de dólares (algo menos de la mitad del PIB de un país como el nuestro), en 2024 crecerá un 20,4%, hasta rozar los 680.000 millones de dólares. 

Las ventajas de la nube para las pymes

Estas cifras indican claramente que las empresas en España están cada vez más orientadas hacia la nube, buscando:

• eficiencia operativa,
• reducción de costes
• y una mejor gestión de recursos.

No hay que olvidar que con la nube las compañías más modestas por fin tienen una manera asequible y fácil de contar con la última y más sofisticada tecnología, aquella de la que han disfrutado desde siempre las grandes corporaciones.

Las ventajas de la computación en la nube para los pequeños empresarios, e incluso para los autónomos, son variadas y totalmente convincentes.

Posibilidad de adaptación

En primer lugar, les permite una flexibilidad y una escalabilidad que hasta ahora no encontraban en los modelos clásicos de compra tradicional de tecnología. Las pymes pueden adaptar sus recursos informáticos a medida que cambian sus necesidades, lo que es especialmente útil para empresas que empiezan o que tienen fluctuaciones significativas de la demanda y la actividad. Algo muy habitual en un tejido productivo tan estacional como el español, tan volcado en sectores como el turismo, el comercio y los servicios.

Reducción de costes en tecnología

Además, la nube permite reducir drásticamente la factura tecnológica que supone adquirir licencias perpetuas o los servidores físicos (de computación o almacenamiento) que son habituales en un centro de datos propio.

Las pymes también pueden ahorrar dinero en el mantenimiento y la actualización de esos despliegues, que siempre dependerán de proveedores expertos como Sage o Gigas. Y, al mismo tiempo, podrán hacer frente a uno de los mayores problemas del mercado tecnológico de hoy/actual, que es la carestía de informáticos y los altos salarios que cobran.

Mayor seguridad

Como decíamos anteriormente, la ciberseguridad también dejará de ser una preocupación para los pequeños empresarios. Al contrario de lo que se pensaba hace unos años, los centros de datos de los proveedores de nube son hoy las instalaciones más seguras que existen. Y con la contratación de servicios de backup y recuperación, una pequeña compañía podrá salir bien parada de los ataques de ransomware, los más temidos por las pymes ya que están dirigidos a paralizar su operativa, lo que más les duele/afecta/importa.

Una pequeña o mediana empresa que contrate servicios de nube también facilitará la colaboración permanente entre empleados y desde cualquier dispositivo, lo que le permitirá adoptar el teletrabajo de forma parcial o total, e incluso unir diferentes sedes de forma natural e intuitiva. 

Un día de finales del 2010, en una comida de Navidad, decidí abandonar mi posición de CEO en una compañía de servicios IT para crear, junto a cuatro socios más, una empresa de servicios cloud que pudiera cubrir las necesidades que a nosotros, como clientes, no nos cubrían los proveedores cloud en aquel momento.

Y, aunque no todos le auguraban un futuro prometedor, Gigas se ha consolidado, a lo largo de estos años, como proveedor cloud. Y esto ha sido posible, en gran parte, porque las pymes de este país han necesitado y seguirán necesitando el cloud y la colaboración de buenos y cercanos proveedores de servicios para crecer y ser competitivos el día de mañana.