Cloud computing – Negocios e Inversiones

Un negocio conectado: La tranquilidad que tu empresa necesita

enero 20, 2025

20 enero, 2025 5 minutos de lectura

En este artículo de contenido actualizado te explicamos en qué consiste un negocio conectado. Además, analizamos cómo puede beneficiar a las actividades de los departamentos comercial y financiero

Un negocio conectado fomenta la colaboración entre departamentos de una misma empresa.
Los procesos de decisión ganan fluidez en un negocio conectado.

La idea de un negocio conectado posee todo el sentido. Al fin y al cabo, tener la información financiera en la nube presenta muchas ventajas. Una de las más importantes es la posibilidad que ofrece de conectar la información financiera y comercial sin sobresaltos.

En el fondo, esta idea no es más que la versión moderna de uno de los fundamentos más sólidos de la actividad empresarial: la colaboración. Y es una noción puesta al día en la medida en que el trabajo conjunto supone la mayoría de las veces un flujo de datos que hoy encuentra en la conectividad su mejor cauce.

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La importancia de conectar la información financiera y comercial para la contabilidad

El área comercial genera una gran cantidad de información muy relevante para diferentes tareas de gran interés para el área financiera y contable como, por ejemplo:

La contabilización de facturas.
El contacto con clientes para corregir errores de facturación.
Los inventarios y movimientos de existencias.
La gestión de cuentas a cobrar.
La oferta de opciones de financiación a los clientes.
El examen de los plazos de cobro.
La planificación financiera.
La presupuestación.

La conclusión es clara: un flujo razonable de datos comerciales facilita el trabajo contable y fiscal. Y eso se traduce, principalmente, en dos ventajas:

Es más sencillo cumplir apropiadamente con obligaciones contables y fiscales. Un ejemplo muy cercano son las nuevas obligaciones de facturación. Cuanto más información tengas sobre tus clientes, más probable será que los cambios se desarrollen de forma fluida y provechosa para ambas partes. Te anticipas a sus necesidades y adviertes posibles problemas y soluciones. Recuerda que la facturación también forma parte de la experiencia de tu cliente.
Los contables y financieros son capaces de generar informes de mayor valor para la dirección al integrar una información comercial más accesible, profunda y actualizada. Eso se debe traducir en mejores decisiones de gestión.

La importancia de conectar la información para las decisiones comerciales

Las decisiones comerciales adecuadas necesitan de información financiera relacionada con los clientes para múltiples misiones:

Analizar cuánto dinero supone el esfuerzo comercial.
Presentar presupuestos a los clientes.
Diseñar campañas de marketing.
Controlar los resultados de las campañas de marketing.
Segmentar a los clientes.
Valorar el impacto del precio en las ventas de cada segmento de clientes.
Conocer cuáles son los clientes más rentables.
Seguir el rendimiento de los vendedores.

En cierto modo, el trabajo de los departamentos contables y financieros debe ser visto como una inversión. Los retornos deben ser la información puntual que mejore el funcionamiento de otras áreas y un flujo de datos más depurado.

La necesidad de coherencia

Conectar la información comercial y financiera aporta coherencia a la gestión. No es raro que cada departamento tenga sus objetivos ocultos propios, que muchas veces no coinciden con lo planificado a nivel general. Cada uno puede querer brillar con luz propia y eso puede ser una amenaza para el conjunto de la empresa.

La dirección de la empresa, con cierta frecuencia, puede enfrentarse a informes contradictorios. En parte, la separación de la información comercial y financiera lo facilita. Cada departamento aporta una visión diferente del mismo aspecto. Eso puede condicionar la preferencia por determinados formatos para presentar la información. Cada uno se decanta por el que le ofrece mejor expresión para los argumentos con los que defiende su posición.

Conectar la información financiera y comercial es la manera de dar coherencia a la gestión. Los distintos departamentos pueden compartirla y utilizar formatos comunes. Además, se evita que el gerente se encuentre con el hecho de tener que interpretar una información que se le presenta en un formato que le resulta ajeno.

Por otro lado, los diferentes departamentos se pueden acostumbrar a consultar la información producida por los demás. Eso favorece tener una visión de conjunto. Incluso lo que, es más, puede fortalecerse el valor de la colaboración interdepartamental.

En un negocio conectado, los diferentes departamentos aprenden a compartir datos y formatos de informes, lo que mejora considerablemente la comprensión mutua y la colaboración.

La nube como aliado para tener tu negocio conectado

A estos efectos, la nube es algo más que un espacio compartido donde aportar datos y construir una información coherente. Ofrece, además, una gran potencia de procesamiento, que ya no va a descansar sobre las características del equipo con el que trabajes, sino que la respaldan los servidores de tu proveedor de servicios en la nube.

Por lo tanto, rompes la triple dependencia del equipo informático clave, del software en él instalado y de la persona clave que lo comprende. La nube genera un ambiente en el que diferentes empleados pueden acceder a la información desde el dispositivo de su elección. Es decir, la información fluye con más libertad, sin depender tanto de circunstancias ajenas a la voluntad de la dirección.

Las ventajas de un negocio conectado

Será importante identificar las señales que nos indican que está llegando el momento de tener la información financiera y de clientes en la nube. En segundo lugar, hay que conocer cuáles son las ventajas de dar ese paso. Finalmente, será clave tener claras las desventajas que se dejan de sufrir gracias a tener la información financiera y de clientes en la nube.

En resumen, un negocio conectado no solo optimiza la eficiencia operativa y la toma de decisiones, sino que también fortalece la colaboración interdepartamental y mejora la experiencia del cliente. Adoptar soluciones integradas como Sage Active permite a las empresas, especialmente aquellas en crecimiento, gestionar su información financiera y comercial de manera más efectiva, asegurando un flujo de datos continuo y accesible. No esperes más para transformar tu empresa en un negocio conectado y disfruta de los beneficios que esta modernización puede ofrecer.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.

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Estos son los pasos para migrar a la contabilidad en la nube

diciembre 19, 2024

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19 diciembre, 2024 6 minutos de lectura

¿Estás pensando en modernizar y optimizar tu operativa contable? La contabilidad en la nube es la solución que buscas. Con el software adecuado: reducirás tus costes, mejorarás tu operativa y podrás acceder a tu contabilidad de forma segura desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Te explicamos por qué es una buena idea migrar a la nube tu software contable.
Conoce los pasos clave para migrar con éxito tu contabilidad a la nube.

La contabilidad en la nube no solo es una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan optimizar procesos contables, mejorar su eficiencia y garantizar la seguridad de sus datos.

Cada vez son más las empresas que demandan servicios en la nube y la contabilidad de las empresas no es una excepción. Según la encuesta del INE sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas. En el primer trimestre de 2024 el 37,7 % de las empresas adquirieron servicios en la nube. Esto supone 6,1 puntos más que en el primer trimestre de 2023.

Migrar tu contabilidad a la nube puede parecer un desafío, pero siguiendo una serie de pasos bien estructurados, cualquier empresa puede realizar esta transición con éxito.

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¿Por qué migrar a la contabilidad en la nube?

La nube ofrece una serie de ventajas para las empresas que buscan mejorar su gestión contable y financiera. Por ejemplo:

Acceso remoto y en tiempo real. Gestiona tu contabilidad desde cualquier lugar con conexión a internet.
Mayor seguridad. Los proveedores de servicios en la nube realizan importantes inversiones en medidas de seguridad para proteger tus datos.
Escalabilidad. Adapta tus recursos a las necesidades de tu negocio, sin necesidad de grandes inversiones iniciales.
Colaboración en equipo. Facilita el trabajo colaborativo entre diferentes departamentos.
Automatización de procesos. Reduce errores y ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas.

¿Cómo realizar con éxito la migración a la contabilidad en la nube?

Para empezar, para migrar con éxito la contabilidad de tu empresa a la nube hay una serie de pasos que puedes seguir. Una correcta planificación y la formación de tu equipo serán claves para agilizar el proceso y realizar una migración satisfactoria.

1. Evaluación de necesidades y objetivos

Antes de implementar cualquier cambio, lo primero que debes hacer es identificar los objetivos clave que deseas lograr con la migración a la nube.

Analiza tus procesos actuales. Identifica los puntos fuertes y débiles de tu sistema contable actual.
Define tus objetivos. ¿Qué esperas lograr con la migración? Mayor eficiencia, reducción de costes, acceso a información en tiempo real u otros objetivos.
Evalúa el tamaño y complejidad de tu empresa. Esto te ayudará a elegir el software más adecuado.

2. Selección del software contable en la nube

Este es uno de los puntos más importantes. Por ello debes realizar un análisis minucioso entre las diferentes opciones antes de tomar una decisión.

Compara diferentes opciones. Investiga las características y funcionalidades de las distintas opciones de software contable que se adapten a tus necesidades.
Considera la integración con otros sistemas. Asegúrate de que el software elegido se integre con otras aplicaciones de tu empresa.
Evalúa el soporte técnico y la atención al cliente. Un buen soporte es fundamental para resolver cualquier duda o problema.
Evalúa la reputación. Busca reseñas y comentarios sobre el software que te puedan ayudar a tomar una decisión.

3. Audita y organiza tus datos

Antes de migrar, realiza una auditoría de tu información financiera actual. Esto implica:

Identificar datos obsoletos o duplicados.
Organizar archivos para facilitar su transferencia al nuevo sistema.
Establecer un protocolo de seguridad para garantizar la protección de la información durante el proceso.

4. Forma a tu equipo

El éxito de tu software de contabilidad en la nube depende de si tu equipo esta preparado para utilizar la nueva herramienta.

Organiza sesiones de formación con expertos del software.
Ofrece tutoriales continuos para resolver dudas y evitar errores.

El diseño intuitivo de Sage Active reduce la curva de aprendizaje, sin embargo, siempre es necesaria una formación adecuada para que se puedan aprovechar al máximo todas sus funcionalidades.

5. Planifica la migración

Establece un plan de migración gradual que defina las tareas a realizar, los responsables de cada tarea y los plazos. En la planificación se debe incluir lo siguiente:

Líderes del proyecto. Asigna un responsable o equipo para liderar el proceso. Este equipo debe coordinarse con el proveedor del software, los departamentos internos y supervisar que todos los implicados están capacitados para llevar a cabo la implantación con éxito.
Implementación por departamentos. Evita interrupciones masivas dividiendo la migración por áreas.
Monitorización constante. Supervisa el proceso para identificar y solucionar problemas rápidamente.

6. Migración de datos

Para la realización de la migración hay que seguir los siguientes pasos:

Copia de seguridad de tus datos: es fundamental proteger tu información antes de iniciar la migración.
Pruebas iníciales: comienza con una parte pequeña de los datos.
Transfiere los datos al nuevo sistema: utiliza las herramientas de migración proporcionadas por el proveedor del software.
Verifica la integridad de los datos. Compara los datos originales con los datos migrados para asegurarte de que todo esté correcto y que la migración se ha realizado con éxito.

7. Implementación y puesta en marcha

Una vez tenemos los datos migrados a la nueva aplicación de contabilidad en la nube tenemos que hacer lo siguiente:

Configura el sistema: Personaliza el software según tus necesidades específicas. La configuración del sistema también se puede realizar antes de la migración.
Realiza pruebas: Asegúrate de que todas las funcionalidades se ejecutan correctamente.
Formación continua: Ofrece soporte y formación adicional a tus empleados durante los primeros días o semanas.

8. Seguimiento y optimización

Finalmente, una vez en funcionamiento hay que hacer un seguimiento y buscar formas de optimizar el ritmo de la nueva aplicación.

Monitoriza el rendimiento del software: identifica y resuelve cualquier problema que pueda surgir.
Obtén feedback de los usuarios: realiza encuestas para conocer su opinión sobre el nuevo sistema.
Busca la mejora continua: continúa buscando formas de mejorar la eficiencia de tu gestión contable.

Para concluir, migrar a la contabilidad en la nube es una decisión estratégica que puede transformar la gestión financiera de tu empresa. No solo optimizarás procesos y reducirás costes, sino que también mejorarás la seguridad y accesibilidad de tus datos.

Con una planificación adecuada y el software correcto, como Sage Active, tu empresa estará preparada para enfrentar los desafíos del futuro con una contabilidad más eficiente y moderna. ¡No esperes más para dar este importante paso hacia la digitalización!

Desmontando los mitos negativos del cloud computing

diciembre 10, 2024

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10 diciembre, 2024 5 minutos de lectura

La computación en la nube ha revolucionado la forma en que las empresas almacenan, gestionan y acceden a sus datos. Sin embargo, a pesar de sus numerosos beneficios, persisten ciertos mitos del cloud computing que generan desconfianza, dudas y resistencia a utilizar aplicaciones en la nube.

Conoce los principales mitos asociados al cloud computing, desde la seguridad de los datos hasta su coste.
Desmontamos uno a uno los mitos en contra de la computación en la nube. Actualmente es una tecnología segura, accesible y fiable para empresas de cualquier tamaño.

Según la encuesta del INE sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas, en el primer trimestre de 2024, el 37,7 % de las empresas adquirieron servicios de Cloud Computing. Esto supone 6,1 puntos más que en el primer trimestre de 2023. El sector servicios es el que más servicios de Cloud Computing demanda.

Sin embargo, a pesar de que ya están más que comprobadas todas las ventajas que giran alrededor del cloud computing, siguen persistiendo ciertos mitos negativos. Estas percepciones negativas, no solo reflejan desconocimiento sobre la materia, sino que pueden suponer pérdida de oportunidades y competitividad para muchas empresas.

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Mito 1: “El cloud computing no es seguro”

Uno de los mitos más extendidos es que almacenar datos en la nube es inseguro, ya que los datos son más vulnerables a ataques cibernéticos. Muchos creen que los servidores locales son más fiables porque están “bajo control directo”. Sin embargo, la realidad es que los proveedores de servicios en la nube implementan estándares de seguridad muy avanzados, como cifrado de datos, autenticación multifactor y sistemas de respaldo continúo.

Realidad:

Los centros de datos en la nube están vigilados las 24 horas y cuentan con certificaciones como ISO 27001.
Los proveedores de cloud computing actualizan continuamente sus sistemas de seguridad para hacer frente a las nuevas amenazas.
Los datos se replican en múltiples servidores para garantizar su disponibilidad en caso de fallo.
Las amenazas internas suelen ser una causa mayor de brechas en la seguridad en sistemas locales que en los basados en la nube.
Las empresas pequeñas y medianas no disponen de los recursos necesarios para implementar las mismas medidas de seguridad que un proveedor de cloud computing a gran escala.
Herramientas como Sage Active garantizan que tu información esté siempre protegida mediante importantes medidas de seguridad.

Mito 2: “El cloud computing es demasiado caro”

Otro argumento común es que trabajar en la nube es más caro. Si bien es cierto que puede ser necesario hacer inversiones iniciales, a largo plazo los beneficios superan con creces los gastos. Además, es más rentable que mantener una infraestructura informática propia.

Realidad:

Con modelos de pago por uso, las empresas solo pagan por los recursos que necesitan. Esto te permite ajustar los costes a las necesidades de tu negocio.
Se minimizan los costes asociados al mantenimiento de una infraestructura informática propia.
Puedes aumentar o disminuir tus recursos en la nube de forma rápida y sencilla, lo que te permite adaptarte a los cambios en tu negocio.

Mito 3: “El cloud computing no es fiable”

Algunos creen que la nube puede fallar con frecuencia o que no ofrece disponibilidad continua. Este mito nace de una mala comprensión de las redundancias y protocolos que utilizan los proveedores.

Realidad:

Los servicios en la nube tienen tasas de disponibilidad superiores al 99,9 %.
La mayoría de los sistemas están diseñados para tener múltiples copias de datos en distintas ubicaciones.
El software se controla de forma centraliza en los servidores del proveedor, los usuarios no tienen que instalar nada en sus dispositivos. Únicamente se necesita una conexión a internet para poder acceder, por lo que se puede acceder desde cualquier lugar con un dispositivo con conexión a Internet.

Mito 4: “Migrar al cloud computing es complicado”

La transición hacia la nube puede parecer complicada, pero las soluciones modernas simplifican este proceso.

Realidad:

La mayoría de los proveedores ofrecen asistencia durante la migración.
Herramientas como Sage Active están diseñadas para integrarse sin interrupciones en tu flujo de trabajo actual.

Sage Active: Una solución cloud completa para tu empresa

Sage Active es un ejemplo de cómo el cloud computing puede transformar la gestión de tu negocio. Esta solución integral te permite acceder a todas las funcionalidades que necesitas para llevar a cabo tus operaciones diarias desde cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Qué beneficios te ofrece Sage Active?

Contabilidad en la nube: Gestiona tus finanzas de forma sencilla, eficiente y desde cualquier lugar.
Gestión de clientes: Organiza y gestiona las relaciones con tus clientes.
Facturación electrónica: Emite y gestiona tus facturas de forma rápida y segura.
Acceso remoto: Gestiona tu negocio desde cualquier lugar.
Escalabilidad: Adapta el uso según las necesidades de tu empresa.
Automatización: Optimiza procesos y reduce errores humanos.

Por lo tanto, los mitos sobre el cloud computing son infundados. La seguridad, los costes y la flexibilidad son solo algunas de las ventajas que esta tecnología ofrece a las empresas.

En resumen, la computación en la nube ha demostrado ser una herramienta esencial para la modernización y eficiencia empresarial. Ha superado ampliamente los mitos y malentendidos que la rodean. Por eso, adoptar soluciones en la nube como Sage Active no solo mejora la seguridad y reduce costes, sino que también ofrece una flexibilidad y escalabilidad cruciales para mantenerse competitivo en el mercado actual.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Las nuevas reglas de la tesorería: IA, big data y cloud computing para la gestión financiera

noviembre 21, 2024

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21 noviembre, 2024 5 minutos de lectura

Tecnologías como la inteligencia artificial, el big data y el cloud computing están transformando la gestión de la tesorería y redefiniendo el papel estratégico de los directores financieros.

El 28 de noviembre, en el Congreso Nacional de Dirección Financiera (DIRFCON), participaremos en la charla titulada “Principales tendencias en la Gestión de Tesorería”.

En este artículo, avanzamos algunas ideas sobre el nuevo escenario en el que se mueve la gestión financiera.

La llegada de la inteligencia artificial y otros procesos de automatización están revolucionando la forma en que las empresas gestionan su tesorería. Procesos antes manuales y tediosos, como la conciliación bancaria o la previsión de flujos de efectivo, ahora pueden realizarse de manera más eficiente y precisa.

Este cambio no solo afecta a las operaciones internas, sino que también tiene un impacto directo en la agilidad y competitividad de las empresas. Identificar y adoptar estas tendencias con suficiente antelación puede marcar la diferencia en un mercado tan dinámico.

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Sage participará en el Congreso Nacional de la Dirección Financiera (DIRFCON) que se celebrará en IFEMA el próximo 28 de noviembre, en una interesante charla sobre las Principales tendencias en la gestión de Tesorería.

Los nuevos retos a los que se enfrenta el CFO

La figura del director financiero ha cambiado. Su labor ya no se limita a revisar datos contables o fiscales, realizar previsiones de cobros y pagos o comprobar desviaciones en los presupuestos.

Hoy en día es un apoyo esencial para que el CEO pueda ejercer una buena labor, y resulta necesario para poder aterrizar los planes de crecimiento o expansión de la empresa. Para asegurar el flujo de recursos necesario y, en definitiva, aportar su visión estratégica en la toma de decisiones.

Todo eso pasa por una premisa fundamental: conseguir la mayor eficiencia en el desempeño de sus funciones. Tecnologías como la inteligencia artificial, el big data y el cloud computing están redefiniendo cómo las empresas gestionan su tesorería.

Hacia dónde va la gestión de la tesorería

La implementación de herramientas como la inteligencia artificial permite en la tesorería:

El ahorro de gran cantidad de tiempo y, por tanto, de dinero al dejar de lado numerosas tareas manuales repetitivas y que aportan poco valor.

La minimización en la comisión de errores en todo lo relativo a cobros y pagos.

El disponer de información actualizada al momento, lo que dará lugar a informes más veraces.

Mayor control de los fondos y de la liquidez inmediata de la empresa.

La IA, el big data y el cloud computing marcan las nuevas reglas en la gestión de la tesorería

En DIRFCON, junto a diferentes compañeros del sector, hablaremos sobre las principales tendencias en la gestión de tesorería. Trataremos de explicar cómo la inteligencia artificial o el blockchain verifican transacciones financieras de forma segura, aumentan la eficiencia operativa y aseguran una mayor transparencia.

Inteligencia artificial y tesorería

La IA generativa puede producir contenido o soluciones nuevas basándose en el aprendizaje que realiza a partir de los datos que se le proporcionan.

Esto aplicado al mundo de las finanzas y, más en concreto, al de tesorería, se traduce en:

Poder llevar a cabo automatizaciones que van más allá de las labores simples y rutinarias, por lo que los softwares podrán realizar acciones complejas con solo pulsar un botón.

La conciliación bancaria que tanto tiempo viene requiriendo hasta ahora (y que es tan necesaria) podrá hacerse de manera mucho más precisa y eficiente.

Procesar y categorizar transacciones de forma automática. No solo disminuye el tiempo y esfuerzo necesarios para tareas manuales, sino que también contribuye a una gestión del flujo de caja más eficiente y a la reducción de errores humanos.

Análisis de patrones históricos y detectar tendencias. Los equipos financieros podrán optimizar los saldos de efectivo y asegurar los recursos disponibles en el momento correspondiente. De esta manera, no se inmovilizará capital innecesariamente.

Big data y la gestión de fondos

El big data es lo que permite almacenar, gestionar y analizar grandes volúmenes de datos y hacerlo a una altísima velocidad.

Esta tecnología es aplicable a cualquier aspecto del negocio en el que se maneje información. Las finanzas, en este caso, son un campo perfecto en el que desplegar sus beneficios:

Análisis de un gran volumen de datos.

Detección de patrones.

Anticipar posibles fraudes.

Elaboración de informes.

El cloud computing

El poder gestionar los cobros o los pagos desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet y elaborar informes financieros desde una aplicación instalada en el teléfono móvil. Así como comprobar el montante del dinero disponible en un momento dado sin necesidad de estar en la oficina ni en horario de trabajo. Todo ello es posible gracias al cloud computing.

Los softwares en la nube dotan a la gestión de la tesorería de una agilidad, flexibilidad e inmediatez que no consiguen los programas de instalación local.

En definitiva, como veremos en la ponencia, la gestión de tesorería de las empresas de cualquier tamaño está evolucionando constantemente hacia una mayor eficiencia mediante la implementación de tecnologías más innovadoras, permitiendo al CFO adoptar una posición mucho más estratégica.

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¿Cómo ayudan las aplicaciones en la nube a pasar el verano?

agosto 1, 2024

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Aunque las aplicaciones en la nube son herramientas altamente productivas durante el año completo, en verano tienen un rendimiento destacado. Te contamos cuáles son las principales ventajas que aportan en los períodos vacacionales y después del regreso.

Las aplicaciones en la nube orientan el negocio hacia la continuidad de la actividad.
Puedes utilizar las aplicaciones en la nube como elemento favorecedor de la coordinación en vacaciones.

Las empresas que no se dedican a actividades estacionales veraniegas tienen ahora un reto. Se trata de dar continuidad a sus actividades al tiempo que muchos de sus empleados toman días de vacaciones. Incluso los jefes pueden disfrutar de unos días de descanso. Afortunadamente, existen aliados para poder compatibilizar todas las necesidades. Entre ellos encontramos las aplicaciones en la nube.

Emplear servicios de almacenamiento o computación en la nube facilita el trabajo durante todo el año. Mejora la productividad de los empleados y permite acceder a nuevas opciones de trabajo. En verano, además, hace más sencillas las transiciones necesarias para preparar las vacaciones y la elevación de la actividad cuando llega el fin del período estival. Veamos algunas de sus ventajas.

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Las aplicaciones en la nube ayudan a delegar tareas

Antes de la transformación digital, en muchas ocasiones, delegar una tarea suponía un traspaso de papeles. Especialmente en las pymes, uno de los problemas de las vacaciones de los empleados era organizar las carpetas para que quienes cubriesen sus funciones durante unos días tuviesen disponible la información necesaria. Ahora, podemos tener toda la información en el mismo «lugar»: la nube.

Además, se pueden otorgar distintos tipos de permisos de acceso para diferentes clases de información. Es posible que no tengas interés en que quien cubre una determinada función durante el verano tenga acceso ilimitado. Sin embargo, si es necesario, se pueden ampliar o restringir los permisos de forma remota.

En todo caso, es importante que las aplicaciones en la nube garanticen una visibilidad total, como lo hace, por ejemplo, Sage 200. Ante una incidencia de gran relevancia, debe haber personas que tengan la visión completa de la realidad del negocio. Y la única manera de poder delegar en ellas es que dispongan de un flujo de información en tiempo real.

Se puede estar pendiente del avance del trabajo desde cualquier lugar

La nube es accesible desde cualquier lugar con conexión. Los empleados que están de vacaciones pueden recibir notificaciones del desarrollo del trabajo de forma puntual. Si hay alguna cuestión que resolver, desde su lugar de vacaciones, pueden estar al tanto. Además, también desde allí pueden trabajar en documentos que estén en la nube.

Las aplicaciones en la nube dan capacidad de reacción frente a los problemas que surgen habitualmente en verano. Se puede recabar ágilmente la opinión de otras personas o solicitar ayuda puntual.

En todo caso, es altamente recomendable manejar estas opciones con prudencia y equilibrio:

Tu equipo tiene derecho a una desconexión digital y las vacaciones son uno de los momentos clave. Reclamar su atención con notificaciones constantes puede ir contra normas, convenios, contratos y, sobre todo, contra el descanso necesario para poder mantener la productividad.
Sin embargo, es posible que haya pequeñas intervenciones remotas que faciliten mucho la vida de los compañeros. Ten en cuenta que cinco minutos de las vacaciones de un empleado pueden salvar cuellos de botella que estresen al equipo.

Resolver las notificaciones e intervenciones en remoto durante las vacaciones con prudencia y equilibrio es la muestra de que un equipo trabaja de forma fluida y conjuntada.

Las aplicaciones en la nube facilitan la supervisión posterior

La nube permite almacenar no solamente los resultados finales, sino también comprender el camino para llegar a ellos. Las aplicaciones en la nube normalmente permiten saber los estados por los que ha pasado una determinada tarea. Si algo falla, es posible ver cómo estaba en momentos anteriores. Eso es muy importante, por ejemplo, a la vuelta de las vacaciones de los diferentes empleados. Además, la información se almacena en un servidor central, donde no se va a extraviar y donde se mantiene en orden.

En algunos casos, es posible hacer retroceder la tarea hasta un punto anterior y, a partir de ahí, rehacer la tarea realizada. Pero, incluso en aquellos casos en los que eso no es posible o no tiene sentido, el verano habrá supuesto una oportunidad para realizar pruebas, comprobar errores e identificar cuellos de botella.

La nube facilita que varias personas se sucedan al frente de una tarea

El verano es una época de cambios, de horarios alterados. Las jornadas intensivas, las personas que toman vacaciones, los diferentes hábitos de ocio de los consumidores, la duración del día y de la noche, la distinta meteorología, etcétera, son razones por las que cambian los hábitos de trabajadores, consumidores, proveedores e incluso de la Administración.

Por este motivo, es habitual que a lo largo del verano cambie, incluso varias veces, la persona idónea para hacerse cargo de una responsabilidad. Las aplicaciones en la nube permiten que toda la información necesaria esté permanentemente disponible para cada relevo. Y, además, facilitan la disponibilidad del personal a través del trabajo remoto.

El SaaS es una garantía de calidad durante el verano

El SaaS incorpora conocimiento especializado en algún ámbito al software que se emplea como servicio. Uno de los problemas tradicionales en verano ha sido poder encontrar personal disponible altamente cualificado. Y no solamente era complicado encontrar recursos humanos, sino también materiales.

El SaaS es una gran ventaja porque es una forma flexible de contar con medios especializados para nuestra actividad. La continuidad de los servicios de SaaS es una garantía de calidad.

Por ejemplo, Sage 200 incorpora herramientas de inteligencia empresarial. Gracias a ellas, puedes obtener informes y paneles personalizados Eso te da un plus de rapidez y sencillez en la toma de decisiones, pero también el punto de calidad que necesitas. Todo ello es una gran ventaja para tomar iniciativas en verano, cuando sea necesario, pero también a la vuelta de las vacaciones.

La seguridad de las aplicaciones en la nube

Una de las angustias del verano para las pymes es el miedo a robos y sabotajes. Hay menos movimiento laboral y concurrencia de gente alrededor de las oficinas y locales de negocio. Por tanto, los riesgos en las empresas que no han invertido suficientemente en seguridad y vigilancia se multiplican.

Por ello, para la mayoría de las pymes, las aplicaciones en la nube son la mejor forma de mantener la seguridad. Las garantías de la seguridad informática son mucho más elevadas y se mantienen de forma continua en el tiempo.

Los documentos con un soporte físico son muy sencillos de extraviar y el verano es época propicia para ello. Por ejemplo, es fácil no recordar después de las vacaciones donde dejamos el papel o el lápiz de memoria que contenía aquel documento tan importante. Igualmente es posible que, si otra persona se ha tenido que ocupar temporalmente de una tarea, los documentos cambien de ubicación. Al regreso, puede darte la sensación de que el orden no es el mismo.

Las aplicaciones en la nube permiten que todo esté siempre en el mismo lugar: en la nube. Además, es fácil organizar y presentar la información de diferentes maneras, dependiendo del propósito.

La nube facilita tomar notas durante el verano

Es bueno tomar algún descanso durante el verano, pero la inspiración puede seguir trabajando. Es posible que se te ocurran ideas para el negocio. También puedes hacer contactos. Antes de la transformación digital, los emprendedores se veían obligados a tener siempre a mano papel y bolígrafo.

Ahora, gracias a las aplicaciones en la nube, es todo mucho más sencillo. Se pueden tomar notas, redactar correos electrónicos, almacenar contactos… Y todo queda ordenado sin ocupar un espacio físico. Simplemente llevando un smartphone contigo, estarás preparados ante cualquier oportunidad.

La nube ofrece ventajas tan importantes en verano como la conectividad, el trabajo en equipo o la seguridad de la información. Se consigue continuidad en la actividad y contribuye a garantizar la calidad de los servicios. Es un avance de gran valor para todas las empresas, en especial para las pymes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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La nube como aliada: Modernizando la gestión de tu pyme

junio 13, 2024

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En este artículo repasamos los desafíos y avances en la digitalización de pymes mediante la nube en España.

Enfrenta los retos y oportunidades de la digitalización para mejorar la competitividad y eficiencia de las pymes mediante la adopción de tecnologías de la nube.
Examina las tendencias y el crecimiento continuo en la adopción de la computación en la nube, esencial para el desarrollo empresarial futuro.

En líneas generales, el motor de la economía global está compuesto por más de 200 millones de pequeñas y medianas empresas que, según la ONU, siguen siendo “la espina dorsal” de la actividad planetaria. Somos un mundo de pymes.

En España, alrededor de tres millones de pymes y autónomos que hay registrados, también son la “espina dorsal” del país, pues generan casi dos tercios de los puestos de trabajo y del PIB nacional, según datos del Ministerio de Industria y Turismo.

Aunque el brillo y la atención mediática en muchos casos se lo llevan las grandes multinacionales, nuestro futuro y bienestar depende del desarrollo de los pequeños negocios. Esos que pueblan las calles de nuestras ciudades y pueblos, y que, en muchos casos, han sido el empeño de emprendedores valientes y sacrificados.

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La asignatura pendiente de la digitalización

La competitividad futura de las pymes tiene una asignatura pendiente: su digitalización. Si a las grandes empresas siempre les ha sido relativamente sencillo adquirir las últimas tecnologías, por su capacidad financiera, el alcance global de sus negocios y la formación de sus plantillas, a las pymes, históricamente, este punto se les hace más cuesta arriba.

En muchos casos, los pequeños empresarios no disponen del tiempo, los conocimientos o los recursos económicos para dar el salto digital que exigen tanto la nueva coyuntura global como las nuevas legislaciones que llegan desde Europa. Estas afectan no solo a la gestión interna sino también a aspectos como el cuidado del medio ambiente o la seguridad de los datos. Pese a todo no hay que desesperar ya que, en estos últimos años, las pymes cuentan con un aliado de excepción que les va a allanar el camino de su digitalización: la nube.

La migración a la nube se acelera en España

Si en un primer momento la computación y el software en la nube despertaron recelos (infundados) en las compañías que percibieron como un peligro el sacar a centros de datos de terceros herramientas como el correo electrónico, el puesto de trabajo informático o la misma gestión contable y financiera, hoy esos miedos se han disipado.

Los centros de datos de proveedores de servicios como Gigas se han mostrado más robustos, eficientes y seguros que los mismos servidores internos de las empresas, los llamados equipos on-premise. Las cifras de negocio demuestran que la migración a la nube pública de los procesos informáticos en las compañías se ha acelerado en los últimos años y va a seguir haciéndolo a medio plazo.

IDC estima que los ingresos generados en España por el cloud público crecen a un ritmo anual de alrededor del 20% y que en este 2024 superarán los 5.800 millones de euros, llegando en 2026 a casi 8.500 millones de euros. Son cifras muy altas para una economía que, en términos globales, avanza a un ritmo de un dígito bajo y donde hay partidas de gasto tecnológico, como la del hardware, que incluso caen.

Otra vez hay que decir que España no es un caso anómalo ya que está alineada con la tendencia mundial. Así, según Gartner, si la nube pública en todo el planeta movió un negocio global de 563.000 millones de dólares (algo menos de la mitad del PIB de un país como el nuestro), en 2024 crecerá un 20,4%, hasta rozar los 680.000 millones de dólares.

Las ventajas de la nube para las pymes

Estas cifras indican claramente que las empresas en España están cada vez más orientadas hacia la nube, buscando:

eficiencia operativa,
reducción de costes
y una mejor gestión de recursos.

No hay que olvidar que con la nube las compañías más modestas por fin tienen una manera asequible y fácil de contar con la última y más sofisticada tecnología, aquella de la que han disfrutado desde siempre las grandes corporaciones.

Las ventajas de la computación en la nube para los pequeños empresarios, e incluso para los autónomos, son variadas y totalmente convincentes.

El cloud “democratiza” la modernización y la digitalización en todo el tejido empresarial, desde el IBEX35 hasta el último autónomo.

Posibilidad de adaptación

En primer lugar, les permite una flexibilidad y una escalabilidad que hasta ahora no encontraban en los modelos clásicos de compra tradicional de tecnología. Las pymes pueden adaptar sus recursos informáticos a medida que cambian sus necesidades, lo que es especialmente útil para empresas que empiezan o que tienen fluctuaciones significativas de la demanda y la actividad. Algo muy habitual en un tejido productivo tan estacional como el español, tan volcado en sectores como el turismo, el comercio y los servicios.

Reducción de costes en tecnología

Además, la nube permite reducir drásticamente la factura tecnológica que supone adquirir licencias perpetuas o los servidores físicos (de computación o almacenamiento) que son habituales en un centro de datos propio.

Las pymes también pueden ahorrar dinero en el mantenimiento y la actualización de esos despliegues, que siempre dependerán de proveedores expertos como Sage o Gigas. Y, al mismo tiempo, podrán hacer frente a uno de los mayores problemas del mercado tecnológico de hoy/actual, que es la carestía de informáticos y los altos salarios que cobran.

En un esquema de nube, el conocimiento y la mano de obra corre a cargo del proveedor del servicio. Y adiós a las preocupaciones.

Mayor seguridad

Como decíamos anteriormente, la ciberseguridad también dejará de ser una preocupación para los pequeños empresarios. Al contrario de lo que se pensaba hace unos años, los centros de datos de los proveedores de nube son hoy las instalaciones más seguras que existen. Y con la contratación de servicios de backup y recuperación, una pequeña compañía podrá salir bien parada de los ataques de ransomware, los más temidos por las pymes ya que están dirigidos a paralizar su operativa, lo que más les duele/afecta/importa.

Una pequeña o mediana empresa que contrate servicios de nube también facilitará la colaboración permanente entre empleados y desde cualquier dispositivo, lo que le permitirá adoptar el teletrabajo de forma parcial o total, e incluso unir diferentes sedes de forma natural e intuitiva.

Un día de finales del 2010, en una comida de Navidad, decidí abandonar mi posición de CEO en una compañía de servicios IT para crear, junto a cuatro socios más, una empresa de servicios cloud que pudiera cubrir las necesidades que a nosotros, como clientes, no nos cubrían los proveedores cloud en aquel momento.

Y, aunque no todos le auguraban un futuro prometedor, Gigas se ha consolidado, a lo largo de estos años, como proveedor cloud. Y esto ha sido posible, en gran parte, porque las pymes de este país han necesitado y seguirán necesitando el cloud y la colaboración de buenos y cercanos proveedores de servicios para crecer y ser competitivos el día de mañana.

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Tu software de gestión ya está en la nube

junio 12, 2024

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Las soluciones cloud o en la nube facilitan a las pymes la gestión diaria de su negocio. En este artículo te mostramos cómo optimizar tus recursos, mejorar la productividad y reducir costes con la tecnología cloud.

Las pequeñas y medianas empresas reducen costes al no tener que acometer infraestructuras ni instalaciones de software.
Rapidez, precisión y más productividad son algunas de las ventajas de las soluciones cloud o de la nube para pymes.

La irrupción desde hace unos años del cloud ha introducido importantes cambios a la hora de trabajar en el ámbito empresarial. Y no solo en las grandes compañías. Su implementación y popularización de la mano de diferentes productos, servicios o soluciones han favorecido su extensión y empleo por parte de las pequeñas y medianas empresas.

A nivel mundial, diversos estudios apuntan que el 98% de las compañías está migrando a la nube. En el caso de las pymes queda camino en algunos países como España. Aquí el porcentaje de las pequeñas y medianas empresas que emplea cloud, especialmente las de 10 o más trabajadores, se sitúa cerca del 32%. Este dato baja hasta cerca del 10% si hablamos de las pymes de menos de 10 empleados.

Son porcentajes que se espera que sigan creciendo, en gran parte, por el mayor uso y soluciones disponibles que utilizan la inteligencia artificial. Además, también están influyendo las ventajas del cloud, que dan paso en las empresas a toda una forma distinta de comunicarse, divertirse o gestionarse. No son los únicos factores a favor. Aún hay muchos más puntos beneficiosos.

CONTENIDO DEL POST

Herramientas cloud como Sage 200 ayudan a la pyme a ganar en productividad y efectividad, además de reducir posibles riesgos.

¿Por qué es bueno estar en las nubes?

Varios son los motivos por los que es positivo que una pyme apueste por la tecnología cloud. Estos son los principales:

Ahorro económico

Con la nube, las pequeñas y medianas empresas evitan tener que aprovisionar, gestionar recursos u ocuparse de configuraciones y actualizaciones. Es decir, se reduce su gasto en infraestructuras tecnológicas, especialmente servidores y sistemas de almacenamiento para los datos e información.

Sistemas de pago

En el cloud, tan solo se paga por lo que se usa porque se posibilita la disponibilidad bajo demanda de recursos. También hay otros sistemas en los que se abona una cuota mensual, cuyo precio suele rondar los 100 euros mensuales. Estos pagos tienen a su vez la ventaja de que se pueden modificar a lo largo del tiempo en función de las necesidades de tu compañía.

Euro a euro

Con independencia de la opción de pago elegida, las pymes que apuestan por la nube evitan hacer un desembolso económico importante de una sola vez y cuyo retorno suele ser incierto. Y la cifra no es baladí porque es habitual que los sistemas que no tienen base cloud supongan miles de euros por cada usuario de ERP o CRM que se contrata. Sin embargo, con el cloud, accedes a todas las funcionalidades de una plataforma con un pago mensual o según su uso, de acuerdo con las diferentes modalidades ofertadas. Sería un sistema más parecido al de una factura de la luz o del teléfono, así como de otros suministros.

Rapidez

La disponibilidad de la nube es rápida al no tener que desplegar la empresa una infraestructura tecnológica propia.

Movilidad

El cloud te facilita el acceso a los datos e información de tu pequeña y mediana empresa desde cualquier lugar en el que haya conexión a Internet. Es una accesibilidad que, igualmente, está disponible las 24 horas del día durante todo el año.

Flexibilidad

La nube igualmente tiene la ventaja de ser más flexible para poder solucionar incidencias o resolver cualquier tema de última hora sin estar físicamente en la sede u oficina de la pyme.

Automatización

Con la democratización de la nube, los procesos y usos de las soluciones cloud son cada vez más sencillos y están más automatizados. Esto te reduce y agiliza la carga de trabajo que tiene que hacer y la de cada persona dentro de la empresa. Ganas así en productividad, redundando en una mayor competitividad.

Seguridad

Las soluciones en la nube están preparadas con medidas de seguridad para evitar posibles ciberataques. Esto a su vez reduce los gastos de la pyme en soluciones de ciberseguridad específicas.

La automatización de los procesos con una solución cloud facilita que todos los datos de la pyme sean fiables y estén disponibles en tiempo real.

Herramientas cloud de gestión: El nuevo Sage 200

Una de las aplicaciones más empleadas por las pymes es Sage 200. Esta solución ERP y de gestión de negocio cloud ha introducido algunas novedades para una mayor optimización y mejor experiencia de usuario. También se han atendido los cambios que se van a producir en la factura electrónica, entre otros.

Y, ¿qué ofrece a las pequeñas y medianas empresas? ¿Qué ventajas tiene? Estas son las principales que te conviene conocer por su utilidad:

1. Espacio único

Sage 200 unifica en un solo espacio todos los procesos de la empresa. Esto te ayuda a simplificar los flujos de trabajo en todas las áreas. Además, redunda en una toma de decisiones más inteligente y fiable, puesto que se colabora en tiempo real. De este modo, es posible conocer todos los datos e información 100% actualizada de la pyme y realizar informes interactivos en tiempo real del negocio en poco tiempo.

2. Productividad y rapidez

Al trabajar todos los miembros del negocio con la misma solución, se gana en productividad. Además, todos los procesos se automatizan, redundando en una mayor eficiencia.

3. Sencillo

Esta herramienta es muy fácil de utilizar, aparte de muy intuitiva.

4. Escalable

Sage 200 está diseñado para que la empresa disponga de las funciones necesarias que precisa conforme va creciendo.

5. Legalidad

Esta solución cloud cumple con toda la normativa vigente que se aplica a las pymes.

6. Menos riesgos

Al automatizar los procesos con esta solución en la nube, dispones siempre de datos precisos y tienes la oportunidad de anticiparte a posibles riesgos potenciales. Además, para el área de data, tienes herramientas de Business Intelligence.

7. Finanzas

Sage 200 incluye funciones específicas para el área financiera de la pyme. Así, es posible que automatices transacciones, conectes las cuentas bancarias con esta solución de Sage e importes los datos financieros.

8. Flexibilidad

Con esta solución cloud, puedes colaborar con el equipo o acceder a la información sin necesidad de que estés físicamente en la oficina.

9. Clientes

Sage 200 tiene incorporadas herramientas de gestión de ventas, precios, descuentos, facturación… Esto te permite una mayor conexión con tus clientes.

10. Sin instalación

Al ser en la nube, no se necesita instalación. Está alojada en el Sage Partner Cloud. Además, se puede integrar con Microsoft 365.

Son algunas de las ventajas de Sage 200 para las pequeñas y medianas empresas. Esta solución incluye todas las funciones que necesitas para el día a día de tu negocio, además de incorporar todos los beneficios de ser cloud. ¿Te animas a probarla?

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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La nube ya está presente [Jordi Ramón, Performance Marketing Director, Sage Iberia]

marzo 19, 2024

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En este contenido actualizado te contamos el estado de la técnica de los ERP online. Analizaremos cuáles han sido las razones que han convertido esta herramienta en un motor de crecimiento para negocios de todos los tipos y tamaño.

El ERP online facilita las transiciones tecnológicas, organizativas y legales.
La nube ha otorgado al ERP una flexibilidad, actualización, conectividad y modularidad nunca antes vista.

Todo cambio tecnológico necesita un período de adaptación. En general, las empresas se lanzan cuando las soluciones están maduras. En el caso de los ERP online, la clave ha estado en perder el miedo a no tener físicamente los datos.

Aún existe una cierta apuesta entre algunas empresas por mantener datos y programas en servidores propios. Pero es cuestión de tiempo. A medida que tengan que renovar infraestructuras y servidores, comenzarán a mirar con otros ojos las ventajas de la nube.

¿Qué tipo de empresas apuestan por un ERP online?

Hoy, la respuesta es sencilla: todo tipo de empresas:

Para las pequeñas empresas, es una gran idea. En la nube, hay soluciones a medida que permiten con recursos técnicos sencillos y accesibles contar con una herramienta especializada de alto nivel.
En los negocios de tamaño medio, el ERP online es una decisión orientada al crecimiento. Soluciones como Sage 200, ofrecen la flexibilidad que necesita una empresa que quiere aumentar su tamaño y la coherencia que demanda todo el proceso.
Para las grandes empresas, el ERP online es una solución lógica en un contexto de negocios en múltiples localizaciones.

¿Por qué usar un sistema ERP? Ventajas de trabajar online

El ERP online es un éxito para las empresas que lo implantan por diversas razones:

Da previsibilidad a los costes. En algunos casos, la empresa paga un fijo y, después, una cuota mensual por el mantenimiento.
El ERP online se adapta a la necesidades variables de una empresa en crecimiento. Es, por tanto, visto como una herramienta de futuro que genera confianza en el presente.
Facilita una garantía de mantenimiento y actualización informática. En general, el proveedor se encarga de estas labores de forma remota.
El ERP es sencillo de integrar con otras aplicaciones. En la medida que sea necesario, puedes añadir CRM, recursos humanos, etcétera. Un ejemplo: integrar ForceManager CRM en Sage 200 es una palanca para la actividad comercial de tus equipos de ventas.
Es un paso decisivo en la digitalización. Eso es algo muy importante en un contexto en el que tanto la Administración como proveedores y clientes demandan nuevas formas digitales de relacionarse.

Avanza en flexibilidad, fluidez y modularidad con Sage 200.

La seguridad ha dejado de estar en cuestión

Uno de los principales miedos que tenían las empresas a la hora de llevar aplicaciones críticas para su negocio a la nube era la seguridad. La realidad es bien distinta y es más sencillo perder los datos o tener un incidente de seguridad si el ERP está en local que si se encuentra en la nube. Los datos están más seguros en la nube que en las instalaciones de la propia empresa.

En este sentido, es importante para las empresas que todavía no están del todo convencidas la gestión de las copias de seguridad:

Inmediatez de las copias de seguridad.
Sistemas replicados en diferentes centros de datos.
Posibilidad de solicitar copias adicionales y de descargarlas en tu equipo.

El ERP online y el cumplimiento normativo

La filosofía de un ERP online es de adaptación continua a los requerimientos o posibilidades que ofrece la normativa. En los últimos años, hemos vivido algunos cambios importantes que han puesto a prueba estas soluciones, como, entre otros:

PSD2 ha abierto unas enormes posibilidades para la compartición de datos bancarios, con la denominada banca abierta. Al mismo tiempo, ha introducido nuevas medidas de seguridad en los pagos con tarjeta. Como consecuencia, el flujo de datos de tesorería se ha transformado y la conectividad del ERP ha pasado a resultar clave.
El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA ha reclamado una nueva forma de relacionarse con Hacienda. La comunicación ha de ser electrónica y los tiempos muy breves. El ERP online es la herramienta adecuada para lograrlo con el mínimo esfuerzo.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) marcó unos procedimientos exigentes que garanticen los derechos de las personas afectadas. Nuevamente, los ERP tuvieron que adaptarse a un novedoso flujo de trabajo.
La ley Antifraude de 2021 marcó algunas pautas especiales a las soluciones de facturación, contabilidad y gestión. Algunos detalles importantes entrarán en vigor en julio de 2025, pero ya hay pautas que todo ERP debe seguir y por las que te pueden sancionar. De forma paralela, se están desarrollando los requisitos técnicos del nuevo sistema Verifactu.
También suponen un cambio importante las normas de facturación electrónica, tanto en el ámbito público como en el privado. En este último, destaca la obligatoriedad que tendrá en los próximos años en relaciones B2B. Además de afectar al ERP y otros tipos de herramientas empleadas en la facturación, este cambio reclamará la participación de plataformas privadas y una solución pública.

Cómo facilita un ERP online las transiciones normativas

Cuando tienes un ERP online, sabes que tu proveedor lleva muchos meses, a veces años, trabajando en el cambio normativo. Ese esfuerzo se transformará en dos aspectos clave:

Una actualización que te puede llegar en línea. Será la respuesta tecnológica a los nuevos requisitos que marque una norma, pero también servirá para que tú puedas aprovechar las ventajas que implique la transformación.
Una comunidad alrededor del ERP online. No es una herramienta que has adquirido sin más, sino que está viva. Encontrarás soporte actualizado no solo de tus proveedores, sino también de asesores y otros profesionales.

Y esta filosofía sirve para cualquier tipo de cambio normativo. Por tanto, como usuario del ERP, tienes la tranquilidad de que tu herramienta siempre está alineada con la ley.

El ERP online sigue una filosofía de adaptación continua y de transiciones suaves y adecuadas a las necesidades específicas de cada negocio.

Más agilidad con los datos en la nube

Tener la gestión de tu negocio en la nube facilita la colaboración y poder trabajar desde cualquier lugar. Y esto es algo que hoy en día valoran mucho las empresas. Puedes tener, gracias a equipos y dispositivos conectados, toda la información allí donde la necesitas:

Cuando viajas a reuniones con clientes y proveedores o por eventos, realización de trámites, búsqueda de financiación, inversores, oportunidades de negocio, formaciones, etcétera.
Si te desplazas a otra ubicación de tu propia empresa diferente de la que trabajas habitualmente.
En movilidad, incluso cuando tu trabajo siempre se realiza en movilidad.
Para diferentes fórmulas de teletrabajo.

Estar en la nube hace más fácil tener la contabilidad al día. Además, ofrece una visión de la tesorería con datos reales. Incluso ayuda también a mantener el control presupuestario de un proyecto o su planificación. La información se tiene en tiempo real y no hay que esperar a que los diferentes responsables pasen por la oficina para ir actualizando datos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Así me salvó la nube de perder mis datos y los de mis clientes

diciembre 19, 2023

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La nube es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a proteger sus datos. Sin embargo, es importante elegir un proveedor de servicios en la nube de confianza y seguir las mejores prácticas de seguridad para aprovechar sus ventajas.

Descubre en este artículo como una copia de seguridad te prepara frente a eventos muy adversos.
Si tus datos quedan comprometidos, es probable que también lo estén los de tus clientes.

Contenido del post

La copia de seguridad en la nube
¿Dónde guardar los datos?
¿Cómo guardar datos en la nube de manera segura?
La protección del acceso
La utilidad de un backup en la nube
¿Cómo evitar perder datos en la empresa o de los clientes?

Cuando un negocio se plantea dar el salto a la nube se tienen en cuenta muchos aspectos. Algunos de los más populares son poder acceder a la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet, despreocuparse de actualizaciones y mantenimiento o no necesitar un potente hardware.

Sin embargo, no se pone tanto el acento en la seguridad de los datos. Y lo cierto es que en más de una ocasión la nube puede ser la pieza clave que permita salvar todos tus datos y los de tus clientes.

¡TUITÉALO! Incendio, derrumbe, inundación, robo, ransomware. ¿Están seguros los datos de tu negocio? ¡Toma nota de cómo ponerlos a salvo gracias a la nube!

1) La copia de seguridad en la nube

Hoy en día no se entiende la seguridad informática sin tener un backup. Esta es una práctica habitual en la mayoría de las empresas. El sistema de copias se estructura pensando en un fallo de hardware o software. Se hacen las copias, pero no todas las empresas saben si su sistema funciona o no.

Por ejemplo, puede que no hayas contemplado escenarios de desastre total

en los que todo lo que está en la empresa, falla. A menudo se pensaba en un incendio en las instalaciones, para lo cual debía existir una copia fuera de las mismas.

Ya hace unos años, con la llegada del ransomware, ese escenario de desastre ha sido mucho más real para las empresas. Han empezado a palpar que un día pueden amanecer con todos sus datos cifrados.

Ante esas situaciones, la nube es una buena opción para tener ese plus de confianza. Incluso los dispositivos de copia de seguridad que estaban conectados en ese momento pueden verse atacados. La información quedará inutilizada, por lo que hay que acudir a la copia externa. Y es aquí cuando la nube te ayuda a tener tus datos a mano y volver a funcionar de forma rápida.

Descubre Sage Active para no perder nunca el control de la contabilidad de tu negocio.

2) ¿Dónde guardar los datos?

A la hora de guardar los datos en la nube, puedes utilizar la infraestructura cloud como un almacenamiento externo o tener tus aplicaciones online. En ambos casos es fundamental que el almacenamiento elegido cumpla con:

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.
La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

En ese sentido, puede ser recomendable que el centro de datos donde estos alojan esté dentro de la Unión Europea. Al fin y al cabo, el RGPD armoniza muchos de los requerimientos legales en todos los países.

Si utilizas aplicaciones cloud, tu proveedor es el que debe garantizar que cumples con todas las normas. Por ejemplo, los usuarios de Sage Active están tranquilos, ya que saben que la solución está y estará al día. Eso implica la normativa de protección de datos, pero también otros aspectos como los requisitos del software antifraude.

3) ¿Cómo guardar datos en la nube de manera segura?

Los datos se pueden guardar de diferentes maneras:

Sincronización. Existe una aplicación en un ordenador o en el servidor. A medida que detecta cambios en los documentos o nuevos archivos, los va subiendo a la nube. Dos ejemplos serían aplicaciones tipo Dropbox y OneDrive.
Aplicaciones online. En las que la información que el usuario introduce se guarda directamente en la nube. Este sería el caso de una aplicación de facturación online, por ejemplo. Una vez introducidos los datos y guardados los cambios, puedes acceder a ellos desde otro ordenador, móvil o tablet en cualquier lugar.
Copia de seguridad en la nube. Que se ejecuta normalmente por la noche guardando una serie de carpetas y archivos que hemos definido.

4) La protección del acceso

El acceso a los datos que tienes en la nube siempre va a estar protegido por unas credenciales de acceso. Lo ideal es que dicho usuario y contraseña no se utilicen en ningún otro servicio. Si lo haces, es probable que un incidente de seguridad haga vulnerable el acceso. Tampoco es recomendable almacenar las credenciales en el navegador del ordenador para que sea más cómodo el acceso.

Otro consejo útil es utilizar, en la medida de lo posible, una verificación en dos pasos. Con ello, para acceder necesitarías disponer de las credenciales y de algún sistema adicional, como:

Un elemento que posean los usuarios acreditados. Por ejemplo, puedes emplear su móvil para que reciban un mensaje con un código de un solo uso. Una vez introducido, podrá acceder a los datos.
Sistemas de identificación biométrica (iris, reconocimiento facial, huella dactilar, etcétera).

Que estos sistemas apuntalan la confianza y seguridad en el cloud computing lo ejemplifica que hayan sido empleados en algo tan sensible como los pagos con tarjeta. Todos los días se hacen millones de operaciones y se han minimizado los incidentes. Es una muestra de que este tipo de sistemas de autenticación pueden funcionar guardando un equilibrio razonable entre seguridad y comodidad.

5) La utilidad de un backup en la nube

En todos los casos, la información está en la nube. Tienes en un servidor remoto tus datos que puedes recuperar cuando desees. En el caso de las aplicaciones online es necesario aclarar con el proveedor si se hace o no una copia de seguridad adicional. Siempre hay que tener previsto un escenario de recuperación. Además, sería interesante poder tener una copia local de los datos en cloud.

Lo que buscas es cubrir ese escenario de desastre total comentado antes. Llegado el caso, si confías tu información a una plataforma cloud simplemente tenemos que descargar los datos. Así podrás trabajar con las aplicaciones de tu equipo o dispositivo.

En el caso de tener aplicaciones cloud, la gran ventaja es que ante un problema de este tipo sigues trabajando sin interrupción. Al fin y al cabo, aunque haya sucedido algún incidente grave en tus instalaciones, los datos en la nube no se ven comprometidos. Basta con buscar un nuevo ordenador, tablet, smartphone, etcétera y sigues trabajando sin ningún contratiempo.

Por ejemplo, un usuario de Sage Active puede acceder a los datos de su negocio desde cualquier lugar. Si por el motivo que sea no puede entrar en su oficina, podrá hacerlo desde la de un compañero, desde su casa, con un dispositivo móvil, etc.

6) ¿Cómo evitar perder datos en la empresa o de los clientes?

No solo se trata de evitar el perjuicio ocasionado a la empresa, sino también a sus clientes. Hablamos de problemas como los siguientes:

No poder atender a sus peticiones.
Pérdidas de datos de los clientes.
Necesidad de nuevos requerimientos de datos que hacen perder el tiempo.

Para evitar la pérdida de datos es siempre necesario plantear diferentes escenarios y las respuestas que se dan ante ellos.

No es lo mismo perder datos debido a que se ha borrado un archivo, a que este se haya sobrescrito o corrompido.

Además, es habitual tener copias de seguridad en muchos dispositivos, varios discos duros, diferentes servidores o en la nube. Aquí la redundancia de hardware busca que llegado el momento tengas varias opciones para recuperar los datos. En ese sentido, también es necesario tener al menos una copia fuera de la empresa.

Por último, es necesario hacer pruebas de esfuerzo al menos una vez al año. Se trata de comprobar que todo funciona tal y como está programado para recuperar un archivo concreto, una carpeta o toda la copia de seguridad. Además, así verás cuánto tardas en copiar esos datos o descargarlos desde cloud para que vuelvan a estar disponibles.

En definitiva, la nube es una fuente de seguridad tanto si solo buscas almacenamiento como si empleas aplicaciones en versión cloud. Proporciona respaldo de datos, accesibilidad remota y actualizaciones automáticas, fortaleciendo la protección de la información y facilitando la gestión tecnológica.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.

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Así cambió mi forma de trabajar al utilizar un programa de contabilidad cloud (o en la nube)

octubre 4, 2023

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Descubre por qué los programas de contabilidad cloud o en la nube se han ido imponiendo en los últimos años.

Las soluciones cloud o en la nube han transformado la forma en la que entendemos la contabilidad y la gestión.
Conoce cómo un programa de contabilidad cloud o en la nube provee fiabilidad a la gestión.

Para un profesional o una pequeña empresa, llevar la contabilidad al día puede convertirse en un quebradero de cabeza. Facturas, pagos pendientes, gastos… se van acumulando a medida que crece la pereza para ponerse con esta tarea tan ingrata. Sin embargo, tener un programa de contabilidad cloud (o en la nube) puede cambiar la forma de trabajar y facilitar mucho esta tarea.

En realidad, la contabilidad es uno de los peajes que hay que pagar por trabajar por tu cuenta. Al fin y al cabo, como cualquier empresa, debes tener las cuentas al día, presentar los impuestos y liquidaciones en los periodos establecidos, etc. Esto hace que en determinados momentos del año, además del trabajo del día a día, haya que hacer horas extras con la contabilidad.

¡TUITÉALO! Un programa de contabilidad cloud puede cambiar tu vida. ¡Toma nota de todas sus ventajas!

Sage Active

¡Conoce Sage Active, el nuevo software contable en la nube para pequeñas y medianas empresas!

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Sage

Contabilidad cloud como solución a los inconvenientes del programa tradicional

Uno de los primeros cambios que se notan cuando se pasa a un programa de contabilidad cloud es el ahorro de tiempo. Tienes la posibilidad de registrar facturas, movimientos bancarios o pagos y cobros pendientes al momento. Así evitas que se acumulen encima de tu mesa como una tarea ingrata que vas dejando porque no te gusta.

Toma el rumbo de tu negocio con Sage Active, la solución de contabilidad cloud o en la nube que te permitirá ahorrarte tareas tediosas y permitirá identificar oportunidades.

Por el contrario, dedicar 15 minutos al día no supone ningún problema y todo está correctamente registrado y actualizado. La ventaja es que puedes hacerlo desde cualquier lugar. Si estás de viaje, por ejemplo, puedes introducir los gastos o dietas en un momento desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Después, cuando estás de vuelta en la oficina archivas los justificantes. ¡Así de fácil!

Impuestos sencillos

Si todos los datos están introducidos casi al momento y al día, generar los formularios trimestrales de IVA e IRPF será muy sencillo. Lo mismo ocurre con los resúmenes anuales. Se acabó estar haciendo horas extra en las fechas de presentación para que todo cuadre. La contabilidad cloud o en la nube te ofrece la posibilidad de simplificar estas tareas.

Además, en los últimos años viene desarrollándose un proceso en el que las relaciones con Hacienda cada vez son más digitales. Prueba de ello es la desaparición de modelos en papel como el 303, pero también el impulso de servicios de ayuda, como Pre303.

En definitiva, la filosofía es la de un doble uso fiscal de la contabilidad cloud o en la nube:

El acceso en cualquier momento y lugar a los datos fiscales que tú manejas internamente. Eso te permite intercambios sencillos entre compañeros de la empresa, pero también con asesores externos.
La compartición de datos con Hacienda. Unas veces eres tú quien deja los modelos en su sede electrónica. Otras, será la Agencia Tributaria la que ponga a tu disposición lo que conoce de tus impuestos.

Así, las soluciones de gestión cloud o en la nube han logrado que la llevanza de obligaciones fiscales esté pasando a ser una labor en tiempo real. Es conveniente contar con programas de contabilidad cloud como Sage Active. Estos programas incorporan una visión en tiempo real de tus impuestos y otras áreas, como el seguimiento del rendimiento del negocio.

No necesitas ser un experto

Si tú mismo te ocupas de la contabilidad, este tipo de programas cloud serán de gran ayuda. Además, al automatizar muchas de las tareas, evitas que se cometan errores. De hecho, determinados cálculos ya se realizan directamente y no tienes que introducir datos dos veces.

Además, si cuentas con una asesoría también ahorras tiempo. Ellos pueden acceder a la contabilidad en la nube. Por ello, la relación y su supervisión será mucho más fluida y no pierdes tiempo en desplazamientos.

Un programa de contabilidad cloud o en la nube te ahorra tiempo, dinero y errores y te facilita la colaboración con tu asesor.

Los datos siempre seguros y a salvo

No necesitas instalar ningún programa informático. Simplemente te conectas a través de una página web con tu usuario y contraseña. Y esto ahorra mucho tiempo a las empresas pequeñas que se despreocupan del mantenimiento y actualización de la aplicación.

Además, si tienes un problema informático en la oficina, tampoco será un inconveniente grave. Si el ordenador no funciona, se podrá acceder desde otro o utilizar el propio smartphone para realizar la gestión que necesites.

Además, los datos en la nube se mantienen a salvo de un problema informático que ataque tu ordenador, cifre tus archivos, etc. Tampoco te tienes que preocupar de las copias de seguridad, ya que se hacen de forma automática. Como medida de protección adicional, se puede solicitar una copia local de los datos para que siempre estén en dos ubicaciones.

La contabilidad dejó de ser un motivo de estrés

Todo esto hace que la contabilidad deje de ser un motivo de estrés para la mayoría de las empresas. No solo se trata de presentar todo a tiempo y no dejarte nada en el olvido. También sirve para facilitar el crecimiento de tu negocio. Por ejemplo, un programa de contabilidad cloud o en la nube como Sage Active es una solución escalable. Eso implica que puede incorporar nuevas funcionalidades a medida que tu negocio crece.

En definitiva, los programas de contabilidad cloud están aportando la seguridad y tranquilidad que los empresarios necesitan para convertir en realidad sus proyectos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.