Cloud computing – Negocios e Inversiones

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¿Qué pasa si tu software no está en la nube?

abril 29, 2026

Si tu software no está en la nube, tu empresa puede perder agilidad operativa, depender más de equipos o servidores locales y tener más dificultades para acceder a información actualizada cuando la necesita. Estas limitaciones no siempre se detectan al principio, pero aparecen cuando el negocio crece, los equipos trabajan desde distintas ubicaciones o las decisiones dependen de datos que no llegan a tiempo.

En ese momento, un sistema instalado en local puede dejar de ser una herramienta suficiente y empezar a convertirse en un freno operativo: retrasa respuestas, dificulta la coordinación y aumenta la dependencia de personas, equipos o infraestructuras concretas.

Ideas clave

Un software no cloud puede limitar el acceso a la información cuando el equipo no trabaja siempre desde la misma ubicación.
Las actualizaciones manuales pueden retrasar mejoras funcionales, ajustes de seguridad o adaptaciones necesarias para el negocio.
La información fragmentada entre departamentos aumenta errores, duplicidades y decisiones basadas en datos incompletos.
La continuidad del negocio depende más de la infraestructura local, las copias de seguridad y la capacidad de recuperación ante incidencias.
Cuando la empresa crece, el software local puede volverse más lento, costoso y difícil de escalar.
El problema no siempre es tecnológico: muchas veces es una señal de que el sistema ya no acompaña el ritmo del negocio.

Muchas empresas siguen utilizando software instalado en local porque durante años ha sido suficiente para gestionar su actividad. Sin embargo, lo que funciona en una etapa puede convertirse en una limitación cuando aumentan los usuarios, las sedes, los procesos o la necesidad de visibilidad en tiempo real.

El impacto no suele aparecer de golpe. Primero surgen pequeños retrasos: un informe que tarda en consolidarse, una actualización que se aplaza, un dato que no coincide entre departamentos o una decisión que depende de que alguien acceda al sistema desde la oficina.

Por eso, preguntarse qué pasa si tu software no está en la nube no es solo una cuestión tecnológica. Es una forma de evaluar si tu sistema actual ayuda a trabajar con agilidad o si empieza a condicionar la capacidad de respuesta, continuidad y crecimiento de la empresa.

Estos son los principales riesgos de no usar software cloud.

Contenido del post

1. Tu operativa depende de un lugar físico

Cuando el software no está en la nube, es habitual que el acceso quede ligado a un equipo concreto, a un servidor interno o a la red de la oficina. Eso reduce la flexibilidad y complica la continuidad del trabajo en el caso de que se produzca una incidencia en la infraestructura local.

Impacto real: una incidencia local, una ausencia o una interrupción técnica puede retrasar respuestas a clientes, bloquear validaciones internas o impedir que un equipo avance con información actualizada.
Escenario habitual: el equipo comercial necesita consultar el estado de un pedido o resolver una incidencia con rapidez, pero el sistema solo está disponible desde la oficina o mediante accesos limitados. La respuesta se retrasa y el cliente espera.

2. Las actualizaciones llegan tarde y el negocio pierde capacidad de adaptación

En los entornos no cloud, las actualizaciones suelen depender de instalaciones manuales y soporte técnico. Eso puede retrasar mejoras funcionales, ajustes de seguridad o adaptaciones necesarias para el negocio.

Impacto real: la empresa trabaja durante más tiempo con versiones menos actualizadas, acumula fricciones operativas y puede aplazar cambios que serían importantes para mejorar procesos, seguridad o cumplimiento interno.
Escenario habitual: una actualización se retrasa porque implica parar parte de la actividad, coordinar al proveedor técnico o asumir el riesgo de que algo no funcione correctamente tras la instalación. Mientras tanto, el equipo sigue trabajando con limitaciones conocidas.

3. La información se fragmenta y las decisiones llegan tarde

Si tu software de contabilidad y gestión no está preparado para funcionar en un entorno conectado y accesible, es más frecuente que la información quede fragmentada entre departamentos.

Impacto real: aumentan los errores, las duplicidades y el tiempo dedicado a comprobar qué información es válida antes de tomar decisiones. Esto puede afectar al cierre contable, al reporting de dirección o a la capacidad de responder con rapidez a una necesidad comercial.
Escenario habitual: administración, finanzas, operaciones y dirección trabajan con datos extraídos en momentos distintos. Cada equipo cree tener la información correcta, pero nadie dispone de una visión única y actualizada del negocio.

4. Cualquier incidencia puede afectar a la continuidad del negocio

Con software no alojado en la nube, la resiliencia depende mucho más de la infraestructura propia, del estado de los servidores y de que las copias de seguridad funcionen correctamente.

Impacto real: una incidencia técnica puede traducirse en interrupciones de servicio, pérdida temporal de acceso a información crítica, retrasos en procesos internos o tiempos de recuperación más largos.
Escenario habitual: la empresa confía en que su sistema está protegido hasta que necesita recuperar datos, restablecer accesos o continuar trabajando tras un fallo local. En ese momento descubre que la recuperación no es tan rápida ni tan sencilla como esperaba.

A medida que la empresa crece, incorpora usuarios, amplía procesos, abre nuevas sedes o necesita más visibilidad, los sistemas locales suelen exigir más mantenimiento, más infraestructura y más coordinación técnica.

Impacto real: el software deja de acompañar el ritmo del negocio y empieza a convertirse en un límite para crecer con agilidad. La empresa puede acabar recurriendo a exportaciones, hojas de cálculo o soluciones intermedias para cubrir necesidades que el sistema principal ya no resuelve con fluidez.
Escenario habitual: una empresa con más volumen, más operaciones o varias sedes detecta que su sistema sigue funcionando, pero ya no responde bien a sus nuevas necesidades. El problema no es que el software haya dejado de servir de un día para otro, sino que el negocio ha cambiado más rápido que su sistema de gestión.

En este punto, muchas empresas empiezan a valorar un ERP en la nube como alternativa para ganar flexibilidad, visibilidad y capacidad de adaptación.

Cuándo tu software deja de ser una herramienta y se convierte en un límite

Un software local no se convierte en un problema solo porque no esté en la nube. Se convierte en un límite cuando la empresa necesita más velocidad, más visibilidad o más coordinación de la que el sistema puede ofrecer sin añadir complejidad.

La señal suele aparecer en momentos muy concretos:

cuando el cierre contable tarda más de lo previsto porque hay que consolidar datos manualmente
cuando dirección recibe informes con retraso
cuando un cliente espera una respuesta que depende de consultar información interna
o cuando abrir una nueva sede implica multiplicar accesos, servidores o procesos paralelos.

Por ejemplo, una empresa con varias sedes puede seguir funcionando durante años con un sistema local. Pero si cada equipo trabaja con datos desincronizados, el problema deja de ser tecnológico: afecta al reporting, al control operativo y a la capacidad de tomar decisiones con información fiable.

El punto de ruptura llega cuando el software todavía funciona, pero obliga al negocio a trabajar más despacio de lo que necesita.

Checklist: Señales de que necesitas un software en la nube

Evalúa tu situación actual:

¿Dependes de estar en la oficina o de un equipo concreto para acceder al sistema?
¿Las actualizaciones requieren intervención manual o generan interrupciones?

¿Cada departamento trabaja con datos o versiones diferentes?
¿Te preocupa qué ocurriría si fallara tu servidor o tu infraestructura local?
¿Tu software complica la gestión cuando el negocio crece o se vuelve más complejo?

Si has respondido “sí” a varias de estas preguntas, probablemente no estás ante un simple problema técnico, sino ante una limitación operativa que puede afectar a la eficiencia y a la capacidad de crecimiento de tu empresa.

No tener el software en la nube no implica necesariamente que la empresa tenga un problema inmediato. La clave está en identificar si el sistema actual sigue acompañando el ritmo del negocio o si empieza a generar dependencias, retrasos y procesos paralelos.

Cuando el acceso a la información, la continuidad operativa o la escalabilidad dependen demasiado de una infraestructura local, conviene revisar si el modelo tecnológico sigue siendo adecuado para la etapa en la que se encuentra la empresa.

¿Tu software está acompañando el crecimiento de tu empresa o empieza a frenarlo?

Utiliza este checklist como primer diagnóstico y valora si ha llegado el momento de evolucionar hacia un entorno cloud. Para empresas con procesos complejos, Sage X3 puede ser una opción a considerar para mejorar la visibilidad, el control operativo y la capacidad de escalar

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El futuro del dato en la empresa: Del big data al small data accionable

noviembre 10, 2025

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10 November, 2025 6 minutos de lectura

La era del big data está dejando paso al small data accionable. ¿Por qué recopilar un gran volumen de datos no es la solución y cómo usarlos con inteligencia?

Acumular datos sin un propósito claro puede convertirse en una desventaja para las empresas. Para aprovecharlos, hay que convertirlos en una fuente de insights que orienten las decisiones.
Para pasar del big data al small data accionable no basta con digitalizar los procesos empresariales, también es necesario promover una cultura del dato.

En 2006, el matemático Clive Humby dijo que “los datos son el nuevo petróleo”, una metáfora con la que subrayaba su valor estratégico para las empresas.

Con la tecnología actual, las organizaciones pueden recopilar un gran volumen de información, desde registros de navegación en sus sitios web hasta historiales de transacciones de sus clientes o interacciones en las redes sociales. Pero el verdadero desafío consiste en explotar esos datos.

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Los riesgos de acumular demasiada big data

Con la llegada del big data, muchas empresas comenzaron a recopilar ingentes cantidades de datos. Pero sin un procedimiento claro para analizarlos y contextualizarlos, se vuelven difíciles de gestionar y, lejos de facilitar la toma de decisiones, se convierten en una fuente de caos y costes ocultos.

La sobreacumulación de datos puede afectar a la organización de diferentes formas:

Genera gastos innecesarios en términos de almacenamiento y mantenimiento de información irrelevante o desaprovechada.
Crea confusión o parálisis por exceso de información, dificultando la toma de decisiones.
Aumenta los riesgos regulatorios, sobre todo si los datos se almacenan sin cumplir las normas de privacidad y protección.

Para evitar esos problemas, es importante comprender que no todos los datos son relevantes, algunos solo generan ruido. Por ejemplo, tu e-commerce puede registrar millones de clics, pero si no los analizas con un criterio claro, no sabrás qué acciones impulsan las ventas o la fidelización. Asimismo, una empresa puede acumular miles de registros de clientes, pero si no es capaz de interpretar los patrones de compra o abandono, su base de datos será infructuosa.

La verdadera transformación: de los datos al conocimiento

El salto cualitativo se produce cuando los datos se convierten en información útil y accionable. El paso de la simple acumulación al análisis marca la diferencia ya que transforma los datos en una ventaja estratégica para la organización. Por ese motivo, no es extraño que cada vez resuene más el término “small data”, que se refiere a un conjunto de datos de dimensiones más reducidas, pero también más accesibles, procesables y, por ende, útiles.

En el área de Recursos Humanos, por ejemplo, People Analytics está transformando la gestión del personal. Ya no se trata de dar seguimiento a las ausencias o las rotaciones en una hoja de Excel, sino de anticipar qué trabajadores podrían sufrir síndrome de burnout o diseñar planes de formación a medida.

Los datos permiten actuar antes de que los problemas degeneren en crisis, personalizando políticas de bienestar organizacional y desarrollo profesional con gran precisión.

El poder de los datos no se mide en gigabytes, sino en su capacidad para transformar la realidad empresarial.

En el área financiera ocurre algo similar con el control de liquidez. Durante décadas, las empresas miraban el pasado usando los balances, flujos de caja y resultados históricos.

Hoy, los modelos predictivos permiten mirar hacia adelante. Analizando cobros, pagos y patrones estacionales, los algoritmos alertan de posibles tensiones de tesorería antes de que aparezcan. Ese nivel de anticipación orienta la toma de decisiones sobre financiación, inversiones y control de riesgos, promoviendo una gestión de la solvencia más proactiva.

La fuerza del small data radica en su potencial práctico, no en su volumen. A fin de cuentas, no sirve de mucho almacenar millones de registros si nadie sabe qué hacer con ellos. Las empresas que logren convertir la información recopilada en decisiones inteligentes tendrán una ventaja competitiva porque podrán mejorar el bienestar de su equipo, reforzar su salud financiera y/o aumentar su eficiencia operativa.

¿Cómo pasar del big data al small data accionable?

Transformar los datos en conocimiento útil requiere preparación y estrategia. No basta con contratar a un analista de datos o implementar una herramienta de Business Intelligence, es necesario desarrollar una cultura del dato que permee toda la organización. Algunos pasos clave son:

1. El primer paso del small data: fijar objetivos claros

Antes de lanzarte a recopilar información, es imprescindible saber qué necesitas. ¿Quieres mejorar la retención de clientes? ¿Recortar costes operativos? ¿O quizá reducir la tasa de rotación laboral? Unos objetivos bien definidos te ayudarán a identificar los datos más relevantes y elegir los indicadores adecuados para poder realizar posteriormente un análisis más preciso.

2. La base del small data: calidad antes que cantidad

No toda la información es igual de útil. Es preferible que tengas conjuntos de datos más pequeños, pero bien estructurados, limpios y consistentes, que un océano de información caótica. Los datos incompletos, duplicados o desactualizados pueden dar pie a errores muy costosos. Por tanto, debes decidir qué tipos de datos te sirven.

3. Selecciona las herramientas de análisis adecuadas

En el mercado hay muchas soluciones para detectar patrones que no se ven a simple vista, desde plataformas de Business Intelligence hasta sistemas con análisis predictivo o ERPs con inteligencia artificial. Escoge una herramienta que se adapte a las características y necesidades de tu empresa. Así podrás trasladar sus informes a acciones concretas.

4. Forma a tu equipo

El small data no es solo un asunto técnico. Los informes e insights deben ser analizados y aplicados en los diferentes niveles de la organización. Por consiguiente, tanto los responsables de negocio como los equipos de trabajo deben entender los resultados. Solo así podrán convertirlos en decisiones operativas, comerciales y estratégicas. Eso demanda una cultura del dato en la que todos sepan utilizar la información para mejorar su desempeño.

5. Mide y ajusta tu estrategia

Sin retroalimentación, no sabrás si el small data y las nuevas herramientas digitales están generando un valor real para la empresa. Por tanto, es imprescindible dar seguimiento al proceso. Si un modelo no predice bien o un indicador se vuelve irrelevante, hay que ajustarlo. Esa cultura de mejora continua es lo que convierte los datos en una ventaja competitiva.

El verdadero poder no radica en la cantidad de información que se recopila, sino en cómo se utiliza. Las empresas que pasen del big data al small data accionable podrán optimizar su operativa, mejorar la experiencia del cliente, innovar con mayor seguridad y tomar decisiones más veloces y fundamentadas. Así podrán ponerse un paso por delante de la competencia y hacer crecer su negocio.

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Un negocio conectado: La tranquilidad que tu empresa necesita

enero 20, 2025

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20 enero, 2025 5 minutos de lectura

En este artículo de contenido actualizado te explicamos en qué consiste un negocio conectado. Además, analizamos cómo puede beneficiar a las actividades de los departamentos comercial y financiero

Un negocio conectado fomenta la colaboración entre departamentos de una misma empresa.
Los procesos de decisión ganan fluidez en un negocio conectado.

La idea de un negocio conectado posee todo el sentido. Al fin y al cabo, tener la información financiera en la nube presenta muchas ventajas. Una de las más importantes es la posibilidad que ofrece de conectar la información financiera y comercial sin sobresaltos.

En el fondo, esta idea no es más que la versión moderna de uno de los fundamentos más sólidos de la actividad empresarial: la colaboración. Y es una noción puesta al día en la medida en que el trabajo conjunto supone la mayoría de las veces un flujo de datos que hoy encuentra en la conectividad su mejor cauce.

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La importancia de conectar la información financiera y comercial para la contabilidad

El área comercial genera una gran cantidad de información muy relevante para diferentes tareas de gran interés para el área financiera y contable como, por ejemplo:

La contabilización de facturas.
El contacto con clientes para corregir errores de facturación.
Los inventarios y movimientos de existencias.
La gestión de cuentas a cobrar.
La oferta de opciones de financiación a los clientes.
El examen de los plazos de cobro.
La planificación financiera.
La presupuestación.

La conclusión es clara: un flujo razonable de datos comerciales facilita el trabajo contable y fiscal. Y eso se traduce, principalmente, en dos ventajas:

Es más sencillo cumplir apropiadamente con obligaciones contables y fiscales. Un ejemplo muy cercano son las nuevas obligaciones de facturación. Cuanto más información tengas sobre tus clientes, más probable será que los cambios se desarrollen de forma fluida y provechosa para ambas partes. Te anticipas a sus necesidades y adviertes posibles problemas y soluciones. Recuerda que la facturación también forma parte de la experiencia de tu cliente.
Los contables y financieros son capaces de generar informes de mayor valor para la dirección al integrar una información comercial más accesible, profunda y actualizada. Eso se debe traducir en mejores decisiones de gestión.

La importancia de conectar la información para las decisiones comerciales

Las decisiones comerciales adecuadas necesitan de información financiera relacionada con los clientes para múltiples misiones:

Analizar cuánto dinero supone el esfuerzo comercial.
Presentar presupuestos a los clientes.
Diseñar campañas de marketing.
Controlar los resultados de las campañas de marketing.
Segmentar a los clientes.
Valorar el impacto del precio en las ventas de cada segmento de clientes.
Conocer cuáles son los clientes más rentables.
Seguir el rendimiento de los vendedores.

En cierto modo, el trabajo de los departamentos contables y financieros debe ser visto como una inversión. Los retornos deben ser la información puntual que mejore el funcionamiento de otras áreas y un flujo de datos más depurado.

La necesidad de coherencia

Conectar la información comercial y financiera aporta coherencia a la gestión. No es raro que cada departamento tenga sus objetivos ocultos propios, que muchas veces no coinciden con lo planificado a nivel general. Cada uno puede querer brillar con luz propia y eso puede ser una amenaza para el conjunto de la empresa.

La dirección de la empresa, con cierta frecuencia, puede enfrentarse a informes contradictorios. En parte, la separación de la información comercial y financiera lo facilita. Cada departamento aporta una visión diferente del mismo aspecto. Eso puede condicionar la preferencia por determinados formatos para presentar la información. Cada uno se decanta por el que le ofrece mejor expresión para los argumentos con los que defiende su posición.

Conectar la información financiera y comercial es la manera de dar coherencia a la gestión. Los distintos departamentos pueden compartirla y utilizar formatos comunes. Además, se evita que el gerente se encuentre con el hecho de tener que interpretar una información que se le presenta en un formato que le resulta ajeno.

Por otro lado, los diferentes departamentos se pueden acostumbrar a consultar la información producida por los demás. Eso favorece tener una visión de conjunto. Incluso lo que, es más, puede fortalecerse el valor de la colaboración interdepartamental.

En un negocio conectado, los diferentes departamentos aprenden a compartir datos y formatos de informes, lo que mejora considerablemente la comprensión mutua y la colaboración.

La nube como aliado para tener tu negocio conectado

A estos efectos, la nube es algo más que un espacio compartido donde aportar datos y construir una información coherente. Ofrece, además, una gran potencia de procesamiento, que ya no va a descansar sobre las características del equipo con el que trabajes, sino que la respaldan los servidores de tu proveedor de servicios en la nube.

Por lo tanto, rompes la triple dependencia del equipo informático clave, del software en él instalado y de la persona clave que lo comprende. La nube genera un ambiente en el que diferentes empleados pueden acceder a la información desde el dispositivo de su elección. Es decir, la información fluye con más libertad, sin depender tanto de circunstancias ajenas a la voluntad de la dirección.

Las ventajas de un negocio conectado

Será importante identificar las señales que nos indican que está llegando el momento de tener la información financiera y de clientes en la nube. En segundo lugar, hay que conocer cuáles son las ventajas de dar ese paso. Finalmente, será clave tener claras las desventajas que se dejan de sufrir gracias a tener la información financiera y de clientes en la nube.

En resumen, un negocio conectado no solo optimiza la eficiencia operativa y la toma de decisiones, sino que también fortalece la colaboración interdepartamental y mejora la experiencia del cliente. Adoptar soluciones integradas como Sage Active permite a las empresas, especialmente aquellas en crecimiento, gestionar su información financiera y comercial de manera más efectiva, asegurando un flujo de datos continuo y accesible. No esperes más para transformar tu empresa en un negocio conectado y disfruta de los beneficios que esta modernización puede ofrecer.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.

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Estos son los pasos para migrar a la contabilidad en la nube

diciembre 19, 2024

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19 diciembre, 2024 6 minutos de lectura

¿Estás pensando en modernizar y optimizar tu operativa contable? La contabilidad en la nube es la solución que buscas. Con el software adecuado: reducirás tus costes, mejorarás tu operativa y podrás acceder a tu contabilidad de forma segura desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Te explicamos por qué es una buena idea migrar a la nube tu software contable.
Conoce los pasos clave para migrar con éxito tu contabilidad a la nube.

La contabilidad en la nube no solo es una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan optimizar procesos contables, mejorar su eficiencia y garantizar la seguridad de sus datos.

Cada vez son más las empresas que demandan servicios en la nube y la contabilidad de las empresas no es una excepción. Según la encuesta del INE sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas. En el primer trimestre de 2024 el 37,7 % de las empresas adquirieron servicios en la nube. Esto supone 6,1 puntos más que en el primer trimestre de 2023.

Migrar tu contabilidad a la nube puede parecer un desafío, pero siguiendo una serie de pasos bien estructurados, cualquier empresa puede realizar esta transición con éxito.

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¿Por qué migrar a la contabilidad en la nube?

La nube ofrece una serie de ventajas para las empresas que buscan mejorar su gestión contable y financiera. Por ejemplo:

Acceso remoto y en tiempo real. Gestiona tu contabilidad desde cualquier lugar con conexión a internet.
Mayor seguridad. Los proveedores de servicios en la nube realizan importantes inversiones en medidas de seguridad para proteger tus datos.
Escalabilidad. Adapta tus recursos a las necesidades de tu negocio, sin necesidad de grandes inversiones iniciales.
Colaboración en equipo. Facilita el trabajo colaborativo entre diferentes departamentos.
Automatización de procesos. Reduce errores y ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas.

¿Cómo realizar con éxito la migración a la contabilidad en la nube?

Para empezar, para migrar con éxito la contabilidad de tu empresa a la nube hay una serie de pasos que puedes seguir. Una correcta planificación y la formación de tu equipo serán claves para agilizar el proceso y realizar una migración satisfactoria.

1. Evaluación de necesidades y objetivos

Antes de implementar cualquier cambio, lo primero que debes hacer es identificar los objetivos clave que deseas lograr con la migración a la nube.

Analiza tus procesos actuales. Identifica los puntos fuertes y débiles de tu sistema contable actual.
Define tus objetivos. ¿Qué esperas lograr con la migración? Mayor eficiencia, reducción de costes, acceso a información en tiempo real u otros objetivos.
Evalúa el tamaño y complejidad de tu empresa. Esto te ayudará a elegir el software más adecuado.

2. Selección del software contable en la nube

Este es uno de los puntos más importantes. Por ello debes realizar un análisis minucioso entre las diferentes opciones antes de tomar una decisión.

Compara diferentes opciones. Investiga las características y funcionalidades de las distintas opciones de software contable que se adapten a tus necesidades.
Considera la integración con otros sistemas. Asegúrate de que el software elegido se integre con otras aplicaciones de tu empresa.
Evalúa el soporte técnico y la atención al cliente. Un buen soporte es fundamental para resolver cualquier duda o problema.
Evalúa la reputación. Busca reseñas y comentarios sobre el software que te puedan ayudar a tomar una decisión.

3. Audita y organiza tus datos

Antes de migrar, realiza una auditoría de tu información financiera actual. Esto implica:

Identificar datos obsoletos o duplicados.
Organizar archivos para facilitar su transferencia al nuevo sistema.
Establecer un protocolo de seguridad para garantizar la protección de la información durante el proceso.

4. Forma a tu equipo

El éxito de tu software de contabilidad en la nube depende de si tu equipo esta preparado para utilizar la nueva herramienta.

Organiza sesiones de formación con expertos del software.
Ofrece tutoriales continuos para resolver dudas y evitar errores.

El diseño intuitivo de Sage Active reduce la curva de aprendizaje, sin embargo, siempre es necesaria una formación adecuada para que se puedan aprovechar al máximo todas sus funcionalidades.

5. Planifica la migración

Establece un plan de migración gradual que defina las tareas a realizar, los responsables de cada tarea y los plazos. En la planificación se debe incluir lo siguiente:

Líderes del proyecto. Asigna un responsable o equipo para liderar el proceso. Este equipo debe coordinarse con el proveedor del software, los departamentos internos y supervisar que todos los implicados están capacitados para llevar a cabo la implantación con éxito.
Implementación por departamentos. Evita interrupciones masivas dividiendo la migración por áreas.
Monitorización constante. Supervisa el proceso para identificar y solucionar problemas rápidamente.

6. Migración de datos

Para la realización de la migración hay que seguir los siguientes pasos:

Copia de seguridad de tus datos: es fundamental proteger tu información antes de iniciar la migración.
Pruebas iníciales: comienza con una parte pequeña de los datos.
Transfiere los datos al nuevo sistema: utiliza las herramientas de migración proporcionadas por el proveedor del software.
Verifica la integridad de los datos. Compara los datos originales con los datos migrados para asegurarte de que todo esté correcto y que la migración se ha realizado con éxito.

7. Implementación y puesta en marcha

Una vez tenemos los datos migrados a la nueva aplicación de contabilidad en la nube tenemos que hacer lo siguiente:

Configura el sistema: Personaliza el software según tus necesidades específicas. La configuración del sistema también se puede realizar antes de la migración.
Realiza pruebas: Asegúrate de que todas las funcionalidades se ejecutan correctamente.
Formación continua: Ofrece soporte y formación adicional a tus empleados durante los primeros días o semanas.

8. Seguimiento y optimización

Finalmente, una vez en funcionamiento hay que hacer un seguimiento y buscar formas de optimizar el ritmo de la nueva aplicación.

Monitoriza el rendimiento del software: identifica y resuelve cualquier problema que pueda surgir.
Obtén feedback de los usuarios: realiza encuestas para conocer su opinión sobre el nuevo sistema.
Busca la mejora continua: continúa buscando formas de mejorar la eficiencia de tu gestión contable.

Para concluir, migrar a la contabilidad en la nube es una decisión estratégica que puede transformar la gestión financiera de tu empresa. No solo optimizarás procesos y reducirás costes, sino que también mejorarás la seguridad y accesibilidad de tus datos.

Con una planificación adecuada y el software correcto, como Sage Active, tu empresa estará preparada para enfrentar los desafíos del futuro con una contabilidad más eficiente y moderna. ¡No esperes más para dar este importante paso hacia la digitalización!

Desmontando los mitos negativos del cloud computing

diciembre 10, 2024

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10 diciembre, 2024 5 minutos de lectura

La computación en la nube ha revolucionado la forma en que las empresas almacenan, gestionan y acceden a sus datos. Sin embargo, a pesar de sus numerosos beneficios, persisten ciertos mitos del cloud computing que generan desconfianza, dudas y resistencia a utilizar aplicaciones en la nube.

Conoce los principales mitos asociados al cloud computing, desde la seguridad de los datos hasta su coste.
Desmontamos uno a uno los mitos en contra de la computación en la nube. Actualmente es una tecnología segura, accesible y fiable para empresas de cualquier tamaño.

Según la encuesta del INE sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas, en el primer trimestre de 2024, el 37,7 % de las empresas adquirieron servicios de Cloud Computing. Esto supone 6,1 puntos más que en el primer trimestre de 2023. El sector servicios es el que más servicios de Cloud Computing demanda.

Sin embargo, a pesar de que ya están más que comprobadas todas las ventajas que giran alrededor del cloud computing, siguen persistiendo ciertos mitos negativos. Estas percepciones negativas, no solo reflejan desconocimiento sobre la materia, sino que pueden suponer pérdida de oportunidades y competitividad para muchas empresas.

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Mito 1: “El cloud computing no es seguro”

Uno de los mitos más extendidos es que almacenar datos en la nube es inseguro, ya que los datos son más vulnerables a ataques cibernéticos. Muchos creen que los servidores locales son más fiables porque están “bajo control directo”. Sin embargo, la realidad es que los proveedores de servicios en la nube implementan estándares de seguridad muy avanzados, como cifrado de datos, autenticación multifactor y sistemas de respaldo continúo.

Realidad:

Los centros de datos en la nube están vigilados las 24 horas y cuentan con certificaciones como ISO 27001.
Los proveedores de cloud computing actualizan continuamente sus sistemas de seguridad para hacer frente a las nuevas amenazas.
Los datos se replican en múltiples servidores para garantizar su disponibilidad en caso de fallo.
Las amenazas internas suelen ser una causa mayor de brechas en la seguridad en sistemas locales que en los basados en la nube.
Las empresas pequeñas y medianas no disponen de los recursos necesarios para implementar las mismas medidas de seguridad que un proveedor de cloud computing a gran escala.
Herramientas como Sage Active garantizan que tu información esté siempre protegida mediante importantes medidas de seguridad.

Mito 2: “El cloud computing es demasiado caro”

Otro argumento común es que trabajar en la nube es más caro. Si bien es cierto que puede ser necesario hacer inversiones iniciales, a largo plazo los beneficios superan con creces los gastos. Además, es más rentable que mantener una infraestructura informática propia.

Realidad:

Con modelos de pago por uso, las empresas solo pagan por los recursos que necesitan. Esto te permite ajustar los costes a las necesidades de tu negocio.
Se minimizan los costes asociados al mantenimiento de una infraestructura informática propia.
Puedes aumentar o disminuir tus recursos en la nube de forma rápida y sencilla, lo que te permite adaptarte a los cambios en tu negocio.

Mito 3: “El cloud computing no es fiable”

Algunos creen que la nube puede fallar con frecuencia o que no ofrece disponibilidad continua. Este mito nace de una mala comprensión de las redundancias y protocolos que utilizan los proveedores.

Realidad:

Los servicios en la nube tienen tasas de disponibilidad superiores al 99,9 %.
La mayoría de los sistemas están diseñados para tener múltiples copias de datos en distintas ubicaciones.
El software se controla de forma centraliza en los servidores del proveedor, los usuarios no tienen que instalar nada en sus dispositivos. Únicamente se necesita una conexión a internet para poder acceder, por lo que se puede acceder desde cualquier lugar con un dispositivo con conexión a Internet.

Mito 4: “Migrar al cloud computing es complicado”

La transición hacia la nube puede parecer complicada, pero las soluciones modernas simplifican este proceso.

Realidad:

La mayoría de los proveedores ofrecen asistencia durante la migración.
Herramientas como Sage Active están diseñadas para integrarse sin interrupciones en tu flujo de trabajo actual.

Sage Active: Una solución cloud completa para tu empresa

Sage Active es un ejemplo de cómo el cloud computing puede transformar la gestión de tu negocio. Esta solución integral te permite acceder a todas las funcionalidades que necesitas para llevar a cabo tus operaciones diarias desde cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Qué beneficios te ofrece Sage Active?

Contabilidad en la nube: Gestiona tus finanzas de forma sencilla, eficiente y desde cualquier lugar.
Gestión de clientes: Organiza y gestiona las relaciones con tus clientes.
Facturación electrónica: Emite y gestiona tus facturas de forma rápida y segura.
Acceso remoto: Gestiona tu negocio desde cualquier lugar.
Escalabilidad: Adapta el uso según las necesidades de tu empresa.
Automatización: Optimiza procesos y reduce errores humanos.

Por lo tanto, los mitos sobre el cloud computing son infundados. La seguridad, los costes y la flexibilidad son solo algunas de las ventajas que esta tecnología ofrece a las empresas.

En resumen, la computación en la nube ha demostrado ser una herramienta esencial para la modernización y eficiencia empresarial. Ha superado ampliamente los mitos y malentendidos que la rodean. Por eso, adoptar soluciones en la nube como Sage Active no solo mejora la seguridad y reduce costes, sino que también ofrece una flexibilidad y escalabilidad cruciales para mantenerse competitivo en el mercado actual.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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Las nuevas reglas de la tesorería: IA, big data y cloud computing para la gestión financiera

noviembre 21, 2024

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21 noviembre, 2024 5 minutos de lectura

Tecnologías como la inteligencia artificial, el big data y el cloud computing están transformando la gestión de la tesorería y redefiniendo el papel estratégico de los directores financieros.

El 28 de noviembre, en el Congreso Nacional de Dirección Financiera (DIRFCON), participaremos en la charla titulada “Principales tendencias en la Gestión de Tesorería”.

En este artículo, avanzamos algunas ideas sobre el nuevo escenario en el que se mueve la gestión financiera.

La llegada de la inteligencia artificial y otros procesos de automatización están revolucionando la forma en que las empresas gestionan su tesorería. Procesos antes manuales y tediosos, como la conciliación bancaria o la previsión de flujos de efectivo, ahora pueden realizarse de manera más eficiente y precisa.

Este cambio no solo afecta a las operaciones internas, sino que también tiene un impacto directo en la agilidad y competitividad de las empresas. Identificar y adoptar estas tendencias con suficiente antelación puede marcar la diferencia en un mercado tan dinámico.

CONTENIDO DEL POST

Sage participará en el Congreso Nacional de la Dirección Financiera (DIRFCON) que se celebrará en IFEMA el próximo 28 de noviembre, en una interesante charla sobre las Principales tendencias en la gestión de Tesorería.

Los nuevos retos a los que se enfrenta el CFO

La figura del director financiero ha cambiado. Su labor ya no se limita a revisar datos contables o fiscales, realizar previsiones de cobros y pagos o comprobar desviaciones en los presupuestos.

Hoy en día es un apoyo esencial para que el CEO pueda ejercer una buena labor, y resulta necesario para poder aterrizar los planes de crecimiento o expansión de la empresa. Para asegurar el flujo de recursos necesario y, en definitiva, aportar su visión estratégica en la toma de decisiones.

Todo eso pasa por una premisa fundamental: conseguir la mayor eficiencia en el desempeño de sus funciones. Tecnologías como la inteligencia artificial, el big data y el cloud computing están redefiniendo cómo las empresas gestionan su tesorería.

Hacia dónde va la gestión de la tesorería

La implementación de herramientas como la inteligencia artificial permite en la tesorería:

El ahorro de gran cantidad de tiempo y, por tanto, de dinero al dejar de lado numerosas tareas manuales repetitivas y que aportan poco valor.

La minimización en la comisión de errores en todo lo relativo a cobros y pagos.

El disponer de información actualizada al momento, lo que dará lugar a informes más veraces.

Mayor control de los fondos y de la liquidez inmediata de la empresa.

La IA, el big data y el cloud computing marcan las nuevas reglas en la gestión de la tesorería

En DIRFCON, junto a diferentes compañeros del sector, hablaremos sobre las principales tendencias en la gestión de tesorería. Trataremos de explicar cómo la inteligencia artificial o el blockchain verifican transacciones financieras de forma segura, aumentan la eficiencia operativa y aseguran una mayor transparencia.

Inteligencia artificial y tesorería

La IA generativa puede producir contenido o soluciones nuevas basándose en el aprendizaje que realiza a partir de los datos que se le proporcionan.

Esto aplicado al mundo de las finanzas y, más en concreto, al de tesorería, se traduce en:

Poder llevar a cabo automatizaciones que van más allá de las labores simples y rutinarias, por lo que los softwares podrán realizar acciones complejas con solo pulsar un botón.

La conciliación bancaria que tanto tiempo viene requiriendo hasta ahora (y que es tan necesaria) podrá hacerse de manera mucho más precisa y eficiente.

Procesar y categorizar transacciones de forma automática. No solo disminuye el tiempo y esfuerzo necesarios para tareas manuales, sino que también contribuye a una gestión del flujo de caja más eficiente y a la reducción de errores humanos.

Análisis de patrones históricos y detectar tendencias. Los equipos financieros podrán optimizar los saldos de efectivo y asegurar los recursos disponibles en el momento correspondiente. De esta manera, no se inmovilizará capital innecesariamente.

Big data y la gestión de fondos

El big data es lo que permite almacenar, gestionar y analizar grandes volúmenes de datos y hacerlo a una altísima velocidad.

Esta tecnología es aplicable a cualquier aspecto del negocio en el que se maneje información. Las finanzas, en este caso, son un campo perfecto en el que desplegar sus beneficios:

Análisis de un gran volumen de datos.

Detección de patrones.

Anticipar posibles fraudes.

Elaboración de informes.

El cloud computing

El poder gestionar los cobros o los pagos desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet y elaborar informes financieros desde una aplicación instalada en el teléfono móvil. Así como comprobar el montante del dinero disponible en un momento dado sin necesidad de estar en la oficina ni en horario de trabajo. Todo ello es posible gracias al cloud computing.

Los softwares en la nube dotan a la gestión de la tesorería de una agilidad, flexibilidad e inmediatez que no consiguen los programas de instalación local.

En definitiva, como veremos en la ponencia, la gestión de tesorería de las empresas de cualquier tamaño está evolucionando constantemente hacia una mayor eficiencia mediante la implementación de tecnologías más innovadoras, permitiendo al CFO adoptar una posición mucho más estratégica.

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¿Cómo ayudan las aplicaciones en la nube a pasar el verano?

agosto 1, 2024

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Aunque las aplicaciones en la nube son herramientas altamente productivas durante el año completo, en verano tienen un rendimiento destacado. Te contamos cuáles son las principales ventajas que aportan en los períodos vacacionales y después del regreso.

Las aplicaciones en la nube orientan el negocio hacia la continuidad de la actividad.
Puedes utilizar las aplicaciones en la nube como elemento favorecedor de la coordinación en vacaciones.

Las empresas que no se dedican a actividades estacionales veraniegas tienen ahora un reto. Se trata de dar continuidad a sus actividades al tiempo que muchos de sus empleados toman días de vacaciones. Incluso los jefes pueden disfrutar de unos días de descanso. Afortunadamente, existen aliados para poder compatibilizar todas las necesidades. Entre ellos encontramos las aplicaciones en la nube.

Emplear servicios de almacenamiento o computación en la nube facilita el trabajo durante todo el año. Mejora la productividad de los empleados y permite acceder a nuevas opciones de trabajo. En verano, además, hace más sencillas las transiciones necesarias para preparar las vacaciones y la elevación de la actividad cuando llega el fin del período estival. Veamos algunas de sus ventajas.

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Las aplicaciones en la nube ayudan a delegar tareas

Antes de la transformación digital, en muchas ocasiones, delegar una tarea suponía un traspaso de papeles. Especialmente en las pymes, uno de los problemas de las vacaciones de los empleados era organizar las carpetas para que quienes cubriesen sus funciones durante unos días tuviesen disponible la información necesaria. Ahora, podemos tener toda la información en el mismo «lugar»: la nube.

Además, se pueden otorgar distintos tipos de permisos de acceso para diferentes clases de información. Es posible que no tengas interés en que quien cubre una determinada función durante el verano tenga acceso ilimitado. Sin embargo, si es necesario, se pueden ampliar o restringir los permisos de forma remota.

En todo caso, es importante que las aplicaciones en la nube garanticen una visibilidad total, como lo hace, por ejemplo, Sage 200. Ante una incidencia de gran relevancia, debe haber personas que tengan la visión completa de la realidad del negocio. Y la única manera de poder delegar en ellas es que dispongan de un flujo de información en tiempo real.

Se puede estar pendiente del avance del trabajo desde cualquier lugar

La nube es accesible desde cualquier lugar con conexión. Los empleados que están de vacaciones pueden recibir notificaciones del desarrollo del trabajo de forma puntual. Si hay alguna cuestión que resolver, desde su lugar de vacaciones, pueden estar al tanto. Además, también desde allí pueden trabajar en documentos que estén en la nube.

Las aplicaciones en la nube dan capacidad de reacción frente a los problemas que surgen habitualmente en verano. Se puede recabar ágilmente la opinión de otras personas o solicitar ayuda puntual.

En todo caso, es altamente recomendable manejar estas opciones con prudencia y equilibrio:

Tu equipo tiene derecho a una desconexión digital y las vacaciones son uno de los momentos clave. Reclamar su atención con notificaciones constantes puede ir contra normas, convenios, contratos y, sobre todo, contra el descanso necesario para poder mantener la productividad.
Sin embargo, es posible que haya pequeñas intervenciones remotas que faciliten mucho la vida de los compañeros. Ten en cuenta que cinco minutos de las vacaciones de un empleado pueden salvar cuellos de botella que estresen al equipo.

Resolver las notificaciones e intervenciones en remoto durante las vacaciones con prudencia y equilibrio es la muestra de que un equipo trabaja de forma fluida y conjuntada.

Las aplicaciones en la nube facilitan la supervisión posterior

La nube permite almacenar no solamente los resultados finales, sino también comprender el camino para llegar a ellos. Las aplicaciones en la nube normalmente permiten saber los estados por los que ha pasado una determinada tarea. Si algo falla, es posible ver cómo estaba en momentos anteriores. Eso es muy importante, por ejemplo, a la vuelta de las vacaciones de los diferentes empleados. Además, la información se almacena en un servidor central, donde no se va a extraviar y donde se mantiene en orden.

En algunos casos, es posible hacer retroceder la tarea hasta un punto anterior y, a partir de ahí, rehacer la tarea realizada. Pero, incluso en aquellos casos en los que eso no es posible o no tiene sentido, el verano habrá supuesto una oportunidad para realizar pruebas, comprobar errores e identificar cuellos de botella.

La nube facilita que varias personas se sucedan al frente de una tarea

El verano es una época de cambios, de horarios alterados. Las jornadas intensivas, las personas que toman vacaciones, los diferentes hábitos de ocio de los consumidores, la duración del día y de la noche, la distinta meteorología, etcétera, son razones por las que cambian los hábitos de trabajadores, consumidores, proveedores e incluso de la Administración.

Por este motivo, es habitual que a lo largo del verano cambie, incluso varias veces, la persona idónea para hacerse cargo de una responsabilidad. Las aplicaciones en la nube permiten que toda la información necesaria esté permanentemente disponible para cada relevo. Y, además, facilitan la disponibilidad del personal a través del trabajo remoto.

El SaaS es una garantía de calidad durante el verano

El SaaS incorpora conocimiento especializado en algún ámbito al software que se emplea como servicio. Uno de los problemas tradicionales en verano ha sido poder encontrar personal disponible altamente cualificado. Y no solamente era complicado encontrar recursos humanos, sino también materiales.

El SaaS es una gran ventaja porque es una forma flexible de contar con medios especializados para nuestra actividad. La continuidad de los servicios de SaaS es una garantía de calidad.

Por ejemplo, Sage 200 incorpora herramientas de inteligencia empresarial. Gracias a ellas, puedes obtener informes y paneles personalizados Eso te da un plus de rapidez y sencillez en la toma de decisiones, pero también el punto de calidad que necesitas. Todo ello es una gran ventaja para tomar iniciativas en verano, cuando sea necesario, pero también a la vuelta de las vacaciones.

La seguridad de las aplicaciones en la nube

Una de las angustias del verano para las pymes es el miedo a robos y sabotajes. Hay menos movimiento laboral y concurrencia de gente alrededor de las oficinas y locales de negocio. Por tanto, los riesgos en las empresas que no han invertido suficientemente en seguridad y vigilancia se multiplican.

Por ello, para la mayoría de las pymes, las aplicaciones en la nube son la mejor forma de mantener la seguridad. Las garantías de la seguridad informática son mucho más elevadas y se mantienen de forma continua en el tiempo.

Los documentos con un soporte físico son muy sencillos de extraviar y el verano es época propicia para ello. Por ejemplo, es fácil no recordar después de las vacaciones donde dejamos el papel o el lápiz de memoria que contenía aquel documento tan importante. Igualmente es posible que, si otra persona se ha tenido que ocupar temporalmente de una tarea, los documentos cambien de ubicación. Al regreso, puede darte la sensación de que el orden no es el mismo.

Las aplicaciones en la nube permiten que todo esté siempre en el mismo lugar: en la nube. Además, es fácil organizar y presentar la información de diferentes maneras, dependiendo del propósito.

La nube facilita tomar notas durante el verano

Es bueno tomar algún descanso durante el verano, pero la inspiración puede seguir trabajando. Es posible que se te ocurran ideas para el negocio. También puedes hacer contactos. Antes de la transformación digital, los emprendedores se veían obligados a tener siempre a mano papel y bolígrafo.

Ahora, gracias a las aplicaciones en la nube, es todo mucho más sencillo. Se pueden tomar notas, redactar correos electrónicos, almacenar contactos… Y todo queda ordenado sin ocupar un espacio físico. Simplemente llevando un smartphone contigo, estarás preparados ante cualquier oportunidad.

La nube ofrece ventajas tan importantes en verano como la conectividad, el trabajo en equipo o la seguridad de la información. Se consigue continuidad en la actividad y contribuye a garantizar la calidad de los servicios. Es un avance de gran valor para todas las empresas, en especial para las pymes.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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La nube como aliada: Modernizando la gestión de tu pyme

junio 13, 2024

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En este artículo repasamos los desafíos y avances en la digitalización de pymes mediante la nube en España.

Enfrenta los retos y oportunidades de la digitalización para mejorar la competitividad y eficiencia de las pymes mediante la adopción de tecnologías de la nube.
Examina las tendencias y el crecimiento continuo en la adopción de la computación en la nube, esencial para el desarrollo empresarial futuro.

En líneas generales, el motor de la economía global está compuesto por más de 200 millones de pequeñas y medianas empresas que, según la ONU, siguen siendo “la espina dorsal” de la actividad planetaria. Somos un mundo de pymes.

En España, alrededor de tres millones de pymes y autónomos que hay registrados, también son la “espina dorsal” del país, pues generan casi dos tercios de los puestos de trabajo y del PIB nacional, según datos del Ministerio de Industria y Turismo.

Aunque el brillo y la atención mediática en muchos casos se lo llevan las grandes multinacionales, nuestro futuro y bienestar depende del desarrollo de los pequeños negocios. Esos que pueblan las calles de nuestras ciudades y pueblos, y que, en muchos casos, han sido el empeño de emprendedores valientes y sacrificados.

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La asignatura pendiente de la digitalización

La competitividad futura de las pymes tiene una asignatura pendiente: su digitalización. Si a las grandes empresas siempre les ha sido relativamente sencillo adquirir las últimas tecnologías, por su capacidad financiera, el alcance global de sus negocios y la formación de sus plantillas, a las pymes, históricamente, este punto se les hace más cuesta arriba.

En muchos casos, los pequeños empresarios no disponen del tiempo, los conocimientos o los recursos económicos para dar el salto digital que exigen tanto la nueva coyuntura global como las nuevas legislaciones que llegan desde Europa. Estas afectan no solo a la gestión interna sino también a aspectos como el cuidado del medio ambiente o la seguridad de los datos. Pese a todo no hay que desesperar ya que, en estos últimos años, las pymes cuentan con un aliado de excepción que les va a allanar el camino de su digitalización: la nube.

La migración a la nube se acelera en España

Si en un primer momento la computación y el software en la nube despertaron recelos (infundados) en las compañías que percibieron como un peligro el sacar a centros de datos de terceros herramientas como el correo electrónico, el puesto de trabajo informático o la misma gestión contable y financiera, hoy esos miedos se han disipado.

Los centros de datos de proveedores de servicios como Gigas se han mostrado más robustos, eficientes y seguros que los mismos servidores internos de las empresas, los llamados equipos on-premise. Las cifras de negocio demuestran que la migración a la nube pública de los procesos informáticos en las compañías se ha acelerado en los últimos años y va a seguir haciéndolo a medio plazo.

IDC estima que los ingresos generados en España por el cloud público crecen a un ritmo anual de alrededor del 20% y que en este 2024 superarán los 5.800 millones de euros, llegando en 2026 a casi 8.500 millones de euros. Son cifras muy altas para una economía que, en términos globales, avanza a un ritmo de un dígito bajo y donde hay partidas de gasto tecnológico, como la del hardware, que incluso caen.

Otra vez hay que decir que España no es un caso anómalo ya que está alineada con la tendencia mundial. Así, según Gartner, si la nube pública en todo el planeta movió un negocio global de 563.000 millones de dólares (algo menos de la mitad del PIB de un país como el nuestro), en 2024 crecerá un 20,4%, hasta rozar los 680.000 millones de dólares.

Las ventajas de la nube para las pymes

Estas cifras indican claramente que las empresas en España están cada vez más orientadas hacia la nube, buscando:

eficiencia operativa,
reducción de costes
y una mejor gestión de recursos.

No hay que olvidar que con la nube las compañías más modestas por fin tienen una manera asequible y fácil de contar con la última y más sofisticada tecnología, aquella de la que han disfrutado desde siempre las grandes corporaciones.

Las ventajas de la computación en la nube para los pequeños empresarios, e incluso para los autónomos, son variadas y totalmente convincentes.

El cloud “democratiza” la modernización y la digitalización en todo el tejido empresarial, desde el IBEX35 hasta el último autónomo.

Posibilidad de adaptación

En primer lugar, les permite una flexibilidad y una escalabilidad que hasta ahora no encontraban en los modelos clásicos de compra tradicional de tecnología. Las pymes pueden adaptar sus recursos informáticos a medida que cambian sus necesidades, lo que es especialmente útil para empresas que empiezan o que tienen fluctuaciones significativas de la demanda y la actividad. Algo muy habitual en un tejido productivo tan estacional como el español, tan volcado en sectores como el turismo, el comercio y los servicios.

Reducción de costes en tecnología

Además, la nube permite reducir drásticamente la factura tecnológica que supone adquirir licencias perpetuas o los servidores físicos (de computación o almacenamiento) que son habituales en un centro de datos propio.

Las pymes también pueden ahorrar dinero en el mantenimiento y la actualización de esos despliegues, que siempre dependerán de proveedores expertos como Sage o Gigas. Y, al mismo tiempo, podrán hacer frente a uno de los mayores problemas del mercado tecnológico de hoy/actual, que es la carestía de informáticos y los altos salarios que cobran.

En un esquema de nube, el conocimiento y la mano de obra corre a cargo del proveedor del servicio. Y adiós a las preocupaciones.

Mayor seguridad

Como decíamos anteriormente, la ciberseguridad también dejará de ser una preocupación para los pequeños empresarios. Al contrario de lo que se pensaba hace unos años, los centros de datos de los proveedores de nube son hoy las instalaciones más seguras que existen. Y con la contratación de servicios de backup y recuperación, una pequeña compañía podrá salir bien parada de los ataques de ransomware, los más temidos por las pymes ya que están dirigidos a paralizar su operativa, lo que más les duele/afecta/importa.

Una pequeña o mediana empresa que contrate servicios de nube también facilitará la colaboración permanente entre empleados y desde cualquier dispositivo, lo que le permitirá adoptar el teletrabajo de forma parcial o total, e incluso unir diferentes sedes de forma natural e intuitiva.

Un día de finales del 2010, en una comida de Navidad, decidí abandonar mi posición de CEO en una compañía de servicios IT para crear, junto a cuatro socios más, una empresa de servicios cloud que pudiera cubrir las necesidades que a nosotros, como clientes, no nos cubrían los proveedores cloud en aquel momento.

Y, aunque no todos le auguraban un futuro prometedor, Gigas se ha consolidado, a lo largo de estos años, como proveedor cloud. Y esto ha sido posible, en gran parte, porque las pymes de este país han necesitado y seguirán necesitando el cloud y la colaboración de buenos y cercanos proveedores de servicios para crecer y ser competitivos el día de mañana.

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Tu software de gestión ya está en la nube

junio 12, 2024

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Las soluciones cloud o en la nube facilitan a las pymes la gestión diaria de su negocio. En este artículo te mostramos cómo optimizar tus recursos, mejorar la productividad y reducir costes con la tecnología cloud.

Las pequeñas y medianas empresas reducen costes al no tener que acometer infraestructuras ni instalaciones de software.
Rapidez, precisión y más productividad son algunas de las ventajas de las soluciones cloud o de la nube para pymes.

La irrupción desde hace unos años del cloud ha introducido importantes cambios a la hora de trabajar en el ámbito empresarial. Y no solo en las grandes compañías. Su implementación y popularización de la mano de diferentes productos, servicios o soluciones han favorecido su extensión y empleo por parte de las pequeñas y medianas empresas.

A nivel mundial, diversos estudios apuntan que el 98% de las compañías está migrando a la nube. En el caso de las pymes queda camino en algunos países como España. Aquí el porcentaje de las pequeñas y medianas empresas que emplea cloud, especialmente las de 10 o más trabajadores, se sitúa cerca del 32%. Este dato baja hasta cerca del 10% si hablamos de las pymes de menos de 10 empleados.

Son porcentajes que se espera que sigan creciendo, en gran parte, por el mayor uso y soluciones disponibles que utilizan la inteligencia artificial. Además, también están influyendo las ventajas del cloud, que dan paso en las empresas a toda una forma distinta de comunicarse, divertirse o gestionarse. No son los únicos factores a favor. Aún hay muchos más puntos beneficiosos.

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Herramientas cloud como Sage 200 ayudan a la pyme a ganar en productividad y efectividad, además de reducir posibles riesgos.

¿Por qué es bueno estar en las nubes?

Varios son los motivos por los que es positivo que una pyme apueste por la tecnología cloud. Estos son los principales:

Ahorro económico

Con la nube, las pequeñas y medianas empresas evitan tener que aprovisionar, gestionar recursos u ocuparse de configuraciones y actualizaciones. Es decir, se reduce su gasto en infraestructuras tecnológicas, especialmente servidores y sistemas de almacenamiento para los datos e información.

Sistemas de pago

En el cloud, tan solo se paga por lo que se usa porque se posibilita la disponibilidad bajo demanda de recursos. También hay otros sistemas en los que se abona una cuota mensual, cuyo precio suele rondar los 100 euros mensuales. Estos pagos tienen a su vez la ventaja de que se pueden modificar a lo largo del tiempo en función de las necesidades de tu compañía.

Euro a euro

Con independencia de la opción de pago elegida, las pymes que apuestan por la nube evitan hacer un desembolso económico importante de una sola vez y cuyo retorno suele ser incierto. Y la cifra no es baladí porque es habitual que los sistemas que no tienen base cloud supongan miles de euros por cada usuario de ERP o CRM que se contrata. Sin embargo, con el cloud, accedes a todas las funcionalidades de una plataforma con un pago mensual o según su uso, de acuerdo con las diferentes modalidades ofertadas. Sería un sistema más parecido al de una factura de la luz o del teléfono, así como de otros suministros.

Rapidez

La disponibilidad de la nube es rápida al no tener que desplegar la empresa una infraestructura tecnológica propia.

Movilidad

El cloud te facilita el acceso a los datos e información de tu pequeña y mediana empresa desde cualquier lugar en el que haya conexión a Internet. Es una accesibilidad que, igualmente, está disponible las 24 horas del día durante todo el año.

Flexibilidad

La nube igualmente tiene la ventaja de ser más flexible para poder solucionar incidencias o resolver cualquier tema de última hora sin estar físicamente en la sede u oficina de la pyme.

Automatización

Con la democratización de la nube, los procesos y usos de las soluciones cloud son cada vez más sencillos y están más automatizados. Esto te reduce y agiliza la carga de trabajo que tiene que hacer y la de cada persona dentro de la empresa. Ganas así en productividad, redundando en una mayor competitividad.

Seguridad

Las soluciones en la nube están preparadas con medidas de seguridad para evitar posibles ciberataques. Esto a su vez reduce los gastos de la pyme en soluciones de ciberseguridad específicas.

La automatización de los procesos con una solución cloud facilita que todos los datos de la pyme sean fiables y estén disponibles en tiempo real.

Herramientas cloud de gestión: El nuevo Sage 200

Una de las aplicaciones más empleadas por las pymes es Sage 200. Esta solución ERP y de gestión de negocio cloud ha introducido algunas novedades para una mayor optimización y mejor experiencia de usuario. También se han atendido los cambios que se van a producir en la factura electrónica, entre otros.

Y, ¿qué ofrece a las pequeñas y medianas empresas? ¿Qué ventajas tiene? Estas son las principales que te conviene conocer por su utilidad:

1. Espacio único

Sage 200 unifica en un solo espacio todos los procesos de la empresa. Esto te ayuda a simplificar los flujos de trabajo en todas las áreas. Además, redunda en una toma de decisiones más inteligente y fiable, puesto que se colabora en tiempo real. De este modo, es posible conocer todos los datos e información 100% actualizada de la pyme y realizar informes interactivos en tiempo real del negocio en poco tiempo.

2. Productividad y rapidez

Al trabajar todos los miembros del negocio con la misma solución, se gana en productividad. Además, todos los procesos se automatizan, redundando en una mayor eficiencia.

3. Sencillo

Esta herramienta es muy fácil de utilizar, aparte de muy intuitiva.

4. Escalable

Sage 200 está diseñado para que la empresa disponga de las funciones necesarias que precisa conforme va creciendo.

5. Legalidad

Esta solución cloud cumple con toda la normativa vigente que se aplica a las pymes.

6. Menos riesgos

Al automatizar los procesos con esta solución en la nube, dispones siempre de datos precisos y tienes la oportunidad de anticiparte a posibles riesgos potenciales. Además, para el área de data, tienes herramientas de Business Intelligence.

7. Finanzas

Sage 200 incluye funciones específicas para el área financiera de la pyme. Así, es posible que automatices transacciones, conectes las cuentas bancarias con esta solución de Sage e importes los datos financieros.

8. Flexibilidad

Con esta solución cloud, puedes colaborar con el equipo o acceder a la información sin necesidad de que estés físicamente en la oficina.

9. Clientes

Sage 200 tiene incorporadas herramientas de gestión de ventas, precios, descuentos, facturación… Esto te permite una mayor conexión con tus clientes.

10. Sin instalación

Al ser en la nube, no se necesita instalación. Está alojada en el Sage Partner Cloud. Además, se puede integrar con Microsoft 365.

Son algunas de las ventajas de Sage 200 para las pequeñas y medianas empresas. Esta solución incluye todas las funciones que necesitas para el día a día de tu negocio, además de incorporar todos los beneficios de ser cloud. ¿Te animas a probarla?

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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La nube ya está presente [Jordi Ramón, Performance Marketing Director, Sage Iberia]

marzo 19, 2024

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En este contenido actualizado te contamos el estado de la técnica de los ERP online. Analizaremos cuáles han sido las razones que han convertido esta herramienta en un motor de crecimiento para negocios de todos los tipos y tamaño.

El ERP online facilita las transiciones tecnológicas, organizativas y legales.
La nube ha otorgado al ERP una flexibilidad, actualización, conectividad y modularidad nunca antes vista.

Todo cambio tecnológico necesita un período de adaptación. En general, las empresas se lanzan cuando las soluciones están maduras. En el caso de los ERP online, la clave ha estado en perder el miedo a no tener físicamente los datos.

Aún existe una cierta apuesta entre algunas empresas por mantener datos y programas en servidores propios. Pero es cuestión de tiempo. A medida que tengan que renovar infraestructuras y servidores, comenzarán a mirar con otros ojos las ventajas de la nube.

¿Qué tipo de empresas apuestan por un ERP online?

Hoy, la respuesta es sencilla: todo tipo de empresas:

Para las pequeñas empresas, es una gran idea. En la nube, hay soluciones a medida que permiten con recursos técnicos sencillos y accesibles contar con una herramienta especializada de alto nivel.
En los negocios de tamaño medio, el ERP online es una decisión orientada al crecimiento. Soluciones como Sage 200, ofrecen la flexibilidad que necesita una empresa que quiere aumentar su tamaño y la coherencia que demanda todo el proceso.
Para las grandes empresas, el ERP online es una solución lógica en un contexto de negocios en múltiples localizaciones.

¿Por qué usar un sistema ERP? Ventajas de trabajar online

El ERP online es un éxito para las empresas que lo implantan por diversas razones:

Da previsibilidad a los costes. En algunos casos, la empresa paga un fijo y, después, una cuota mensual por el mantenimiento.
El ERP online se adapta a la necesidades variables de una empresa en crecimiento. Es, por tanto, visto como una herramienta de futuro que genera confianza en el presente.
Facilita una garantía de mantenimiento y actualización informática. En general, el proveedor se encarga de estas labores de forma remota.
El ERP es sencillo de integrar con otras aplicaciones. En la medida que sea necesario, puedes añadir CRM, recursos humanos, etcétera. Un ejemplo: integrar ForceManager CRM en Sage 200 es una palanca para la actividad comercial de tus equipos de ventas.
Es un paso decisivo en la digitalización. Eso es algo muy importante en un contexto en el que tanto la Administración como proveedores y clientes demandan nuevas formas digitales de relacionarse.

Avanza en flexibilidad, fluidez y modularidad con Sage 200.

La seguridad ha dejado de estar en cuestión

Uno de los principales miedos que tenían las empresas a la hora de llevar aplicaciones críticas para su negocio a la nube era la seguridad. La realidad es bien distinta y es más sencillo perder los datos o tener un incidente de seguridad si el ERP está en local que si se encuentra en la nube. Los datos están más seguros en la nube que en las instalaciones de la propia empresa.

En este sentido, es importante para las empresas que todavía no están del todo convencidas la gestión de las copias de seguridad:

Inmediatez de las copias de seguridad.
Sistemas replicados en diferentes centros de datos.
Posibilidad de solicitar copias adicionales y de descargarlas en tu equipo.

El ERP online y el cumplimiento normativo

La filosofía de un ERP online es de adaptación continua a los requerimientos o posibilidades que ofrece la normativa. En los últimos años, hemos vivido algunos cambios importantes que han puesto a prueba estas soluciones, como, entre otros:

PSD2 ha abierto unas enormes posibilidades para la compartición de datos bancarios, con la denominada banca abierta. Al mismo tiempo, ha introducido nuevas medidas de seguridad en los pagos con tarjeta. Como consecuencia, el flujo de datos de tesorería se ha transformado y la conectividad del ERP ha pasado a resultar clave.
El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA ha reclamado una nueva forma de relacionarse con Hacienda. La comunicación ha de ser electrónica y los tiempos muy breves. El ERP online es la herramienta adecuada para lograrlo con el mínimo esfuerzo.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) marcó unos procedimientos exigentes que garanticen los derechos de las personas afectadas. Nuevamente, los ERP tuvieron que adaptarse a un novedoso flujo de trabajo.
La ley Antifraude de 2021 marcó algunas pautas especiales a las soluciones de facturación, contabilidad y gestión. Algunos detalles importantes entrarán en vigor en julio de 2025, pero ya hay pautas que todo ERP debe seguir y por las que te pueden sancionar. De forma paralela, se están desarrollando los requisitos técnicos del nuevo sistema Verifactu.
También suponen un cambio importante las normas de facturación electrónica, tanto en el ámbito público como en el privado. En este último, destaca la obligatoriedad que tendrá en los próximos años en relaciones B2B. Además de afectar al ERP y otros tipos de herramientas empleadas en la facturación, este cambio reclamará la participación de plataformas privadas y una solución pública.

Cómo facilita un ERP online las transiciones normativas

Cuando tienes un ERP online, sabes que tu proveedor lleva muchos meses, a veces años, trabajando en el cambio normativo. Ese esfuerzo se transformará en dos aspectos clave:

Una actualización que te puede llegar en línea. Será la respuesta tecnológica a los nuevos requisitos que marque una norma, pero también servirá para que tú puedas aprovechar las ventajas que implique la transformación.
Una comunidad alrededor del ERP online. No es una herramienta que has adquirido sin más, sino que está viva. Encontrarás soporte actualizado no solo de tus proveedores, sino también de asesores y otros profesionales.

Y esta filosofía sirve para cualquier tipo de cambio normativo. Por tanto, como usuario del ERP, tienes la tranquilidad de que tu herramienta siempre está alineada con la ley.

El ERP online sigue una filosofía de adaptación continua y de transiciones suaves y adecuadas a las necesidades específicas de cada negocio.

Más agilidad con los datos en la nube

Tener la gestión de tu negocio en la nube facilita la colaboración y poder trabajar desde cualquier lugar. Y esto es algo que hoy en día valoran mucho las empresas. Puedes tener, gracias a equipos y dispositivos conectados, toda la información allí donde la necesitas:

Cuando viajas a reuniones con clientes y proveedores o por eventos, realización de trámites, búsqueda de financiación, inversores, oportunidades de negocio, formaciones, etcétera.
Si te desplazas a otra ubicación de tu propia empresa diferente de la que trabajas habitualmente.
En movilidad, incluso cuando tu trabajo siempre se realiza en movilidad.
Para diferentes fórmulas de teletrabajo.

Estar en la nube hace más fácil tener la contabilidad al día. Además, ofrece una visión de la tesorería con datos reales. Incluso ayuda también a mantener el control presupuestario de un proyecto o su planificación. La información se tiene en tiempo real y no hay que esperar a que los diferentes responsables pasen por la oficina para ir actualizando datos.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.