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Seis documentos empresariales que es necesario tener en formato impreso (infografía)

La digitalización de los documentos empresariales y su ubicación en la nube es una realidad a la que algunos documentos se resisten. Aunque cada vez son menos, algunos documentos empresariales deben conservarse en formato impreso.

  • Repasamos cuáles son los documentos más habituales que deben guardarse en formato impreso en cualquier negocio.
  • Conoce cuáles de estos contenidos deberían coexistir con versiones digitalizadas.

A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, algunos de ellos deben mantenerse en formato impreso, por lo que el papel todavía tardará en desaparecer de las empresas.

Sin embargo, aunque los originales de determinados documentos se conserven en papel, sus copias digitalizadas se suelen enviar por email. Un ejemplo de ello serían las escrituras de constitución, los poderes de los administradores o el acta de declaración de titularidad real, que las entidades financieras suelen solicitar a sus clientes.

 ¿Qué documentos se deben mantener en formato papel?

Digitalización documental versus impresión en formato papel. Cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos documentos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que conviene tener en formato papel destacan los siguientes:

1) Contratos

Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos se firman, preferiblemente en azul para dificultar falsificaciones, y se guardan, por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos. De esta manera, se tiene una mejor accesibilidad a ellos y se facilita que puedan ser compartidos por medios electrónicos.

2) Licencias y permisos de la empresa

Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial… Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección. Este tipo de documentos, también suelen coexistir en formato impreso y digital, ya que las Administraciones Publicas están más digitalizadas. Cada vez son más los permisos y licencias que se emiten en formato electrónico.

3) Documentos fiscales

La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.

4) Escrituras

Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales; son selladas en cada hoja por el notario; se ponen timbres del estado en cada folio; y se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento.

Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico. Entre las escrituras que más se suelen digitalizar se encuentran la escritura de constitución y las que otorgan poderes, ya que suelen ser demandadas por entidades financieras.

5) Contraseñas de las cuentas

Tenemos tantas contraseñas que es casi imposible memorizarlas, por eso, para evitar que sean robadas en ciberataques, no es conveniente guardar contraseñas bancarias ni de ningún tipo en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.

6) Tarjetas de visita

A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer. El intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones, aunque la pandemia generada por la COVID-19 también está afectando notablemente al intercambio de tarjetas.

Además de tener claro cuáles son los documentos que merece la pena conservar en papel, es preciso tener un control sobre ellos, con especial atención a lo siguiente:

  • Fechas de vencimiento de los distintos contratos.
  • Mantener en orden los archivos documentales.
  • Asignar responsable de la guardia y custodia de documentos importantes para la empresa.
  • Fechas de prescripción de la documentación justificativa de determinadas operaciones, ya que a partir de esa fecha ya no se hace necesaria su conservación.

Las impresoras se resisten a desaparecer a pesar de la digitalización de las empresas

A pesar de que la digitalización de las empresas avanza de manera imparable, la impresora se resiste a desaparecer. Algunos de los cambios que se están produciendo en la utilización de la impresora son los siguientes:

  • Se producen un incremento notable del escaneado de documentos, de manera que en determinadas empresas se utiliza más para escanear que para imprimir.
  • El fax tradicional que venía incorporado a muchas impresoras está prácticamente obsoleto al ser sustituido por el correo electrónico y el fax por Internet.
  • Se imprimen determinados documentos directamente en formato PDF para guardarlos en este formato.
  • La conectividad de las impresoras con Internet facilita la extensión del pago por copia, ya que los proveedores de estos servicios pueden tener acceso al número de copias realizadas. Este servicio se ha extendido a usuarios particulares, que reciben sus cartuchos de tinta antes de que se acaben.

Por lo tanto, el presente y el futuro conviven en determinados documentos, que se guardan en papel, pero también en formato digital. Además, las impresoras están lejos de desaparecer y están evolucionando con nuevas funcionalidades.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2021 por su relevancia.

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Jornada intensiva en verano: 5 buenas razones para establecerla (infografía)

Con el periodo estival a la vuelta de la esquina, conviene tener claro cómo se regula la jornada intensiva en verano y si la empresa está o no obligada a concederla.

  • Generalmente, la jornada intensiva en verano suele durar del 1 de junio al 30 de septiembre.
  • Descarga la infografía gratuita para conocer las ventajas de contar con jornada intensiva en verano, entre ellas, una mejora de la productividad.

Con la llegada de los meses de verano, muchas empresas deciden establecer para sus trabajadores una jornada intensiva con horarios desde 7 de la mañana a 2 de la tarde o de 8 a 3.

Imaginemos el panorama: un lunes de agosto, rozando o sobrepasando los 40 grados a las 17:00 horas y sentado en la oficina… En esta situación, cualquiera es de todo menos productivo.

Además, el trabajo en verano no es tan llevadero como en otras épocas del año. Con las altas temperaturas y la cercanía de las vacaciones, estamos más cansados, menos concentrados, de peor humor… Por ello, implantar una jornada intensiva puede ser nuestra salvación.


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Además de con la jornada intensiva, podemos hacer más llevadero el trabajo a nuestros empleados con el teletrabajo. Echa un vistazo a este artículo y conoce cómo mantener su compromiso con el trabajo en remoto.


¿Cómo se regula la jornada intensiva en verano?

El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores es el encargado de recoger el núcleo de la regulación sobre la jornada de trabajo. Sin embargo, no se hace mención a la jornada intensiva en verano. Por tanto, podemos de decir que no existe este término en la ley.

Dicho esto, merece destacar que:

  • Son los convenios colectivoslos encargados de regular esta materia, concretando los meses de aplicación y sus particularidades. La duración de esta dependerá de cada caso: algunos afortunados establecen que será de 1 de junio al 30 de septiembre, otros de 15 de junio al 15 de septiembre, otros solo los meses de julio y agosto, otros solo agosto, etc.
  • En el caso de que no haya convenio o que no se regule en este, serácada organización la que voluntariamente decida la existencia o no de jornada reducida en los meses de verano. En definitiva, no existe obligación por parte de la empresa de aplicar la jornada intensiva en verano.

Pero ¿y qué pasa con las horas de menos que se trabaja? Como sabemos, la regulación de la jornada laboral viene determinada por el número de horas en cómputo anual que hay que trabajar. Por eso, no importa que en verano se hagan menos horas, siempre y cuando en el cómputo anual se ajuste a lo estipulado.

Igualmente, hay casos de empresas que saben que en cómputo anuales realizan menos horas que lo estipulado, pero que lo aplican como beneficio al empleado.

Jornada intensiva en verano, ¿apta para los autónomos?

Si preguntamos a un autónomo sobre su jornada intensiva en verano, seguramente que la gran mayoría nos responda que eso es una “utopía” para ellos.

Y lo cierto es que es bastante difícil que la disfruten. En el mejor de los casos, en el que sus clientes también apliquen la jornada de verano y no pueda trabajar con ellos por las tardes, seguramente aprovechará para poner en orden la facturación, trabajar desde casa, buscar materiales, etc.

He aquí una reflexión que lo explica:

  • Partamos de la base de que muchos de los autónomos terminan trabajando jornadas de hasta 13 o 14 horas. Y aunque es verdad que en la mayoría de los casos notan un descenso de su actividad, no es tan extremo como para aplicar una jornada intensiva.
  • Muchos ni se plantean la posibilidad de decir que “no” a un trabajo. Y es que, al final, irse de vacaciones o decir que no supone dejar de ingresar dinero. Afortunados que puedan teletrabajar lo tienen más fácil, pero otras profesiones, como la de fontanero o electricista, necesariamente tienen la necesidad de ir presencialmente a solucionar el problema.
  • Aquellos autónomos que teletrabajen o los empleados de las pymes podrán resolver cualquier imprevisto estén donde estén siempre que cuenten con soluciones cloud. Sin la obligación de tener que volver a la oficina, sin interrumpir su descanso veraniego, podrán trabajar en la nube realizando las gestiones del negocio que se requiera en todo momento.

¡Comparte! Nuestro post sobre las 5 mejores razones para establecer la jornada intensiva en verano.

Control horario: registrar la jornada intensiva

Desde 2019 es obligatorio el registro de la jornada laboral. Es decir, llevar un control horario, lo que tradicionalmente es conocido como fichaje.

Al igual que cuando disfrutamos de jornada normal, la jornada intensiva también debe ser objeto de registro.

El cómo hacerlo es “bastante” permisivo. Aunque muchas empresas empezaron optando por llevar un sistema de registro en papel, el teletrabajo ha potenciado el uso de aplicaciones y otro métodos digitales.

Sage Control Horario es una solución en la nube para la gestión del tiempo y presencia que nos ayuda al cumplimiento de toda la normativa en relación al registro de jornada.

5 ventajas de la jornada intensiva en verano

Muchos trabajadores se preguntan por qué en su empresa no aplican la jornada intensiva en verano.

Ya sea porque el tipo de negocio es incompatible con esta jornada o por otras razones, nadie duda del amplio abanico de ventajas que acompaña a la jornada intensiva en verano. Estos son los 5 beneficios más destacados.

1. Sirve para conciliar la vida personal, familiar y laboral

La jornada intensiva de verano ayuda a la conciliación de la vida personal y laboral. Al tener las tardes libres, se puede disfrutar haciendo planes con los hijos o aprovechar para recargar las pilas para el resto del año.

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2. Supone un ahorro en costes

Sí, es cierto que el argumento general que exponen las empresas que no fijan jornada intensiva en verano es que sus clientes tienen jornada normal y que ellos tienen que estar al 100% para ellos. Sin embargo, establecerla produce un ahorro para ambas partes.

Los trabajadores dedicarán un menor tiempo de desplazamiento al diluirse la hora punta y la empresa podrá ahorrar en consumo de aire acondicionado, luz, etc.

3. Se reduce el absentismo laboral

Un trabajador que dispone de más tiempo libre está más descansado. La consecuencia lógica es una repercusión positiva sobre su salud. Además, se cubren ciertos aspectos que resultan necesarios como acudir a citas médicas, realizar diferentes gestiones administrativas o bancarias, etc.

4. Mejora el employer branding

La imagen que perciben los clientes de una empresa es fundamental. No obstante, igual de importante será esta percepción de cara a los empleados. Por tanto, una organización que incluya condiciones de horario flexibles tendrá más posibilidades de retener y atraer talento.

5. Aumenta la productividad

Trabajar más horas no es sinónimo de obtención de mejores resultados. Al contrario, una jornada excesivamente larga produce estrés y saturación para el equipo.

Jornada intensiva fuera del periodo estival: ¿es recomendable?

Se establezca en verano o durante todo el año, la jornada intensiva es considerada por muchos expertos como la mejor estrategia para incrementar la productividad y mejorar la calidad de vida de los empleados.

Las consecuencias de adoptar la jornada intensiva son, además, especialmente beneficiosas para las empresas que operan en un mercado tan cambiante como el actual, donde la receta estrella para el engagement laboral es la flexibilización horaria.

Después de analizar pros y contras, las ventajas que puede aportar la jornada intensiva a tu empresa son muchas. ¿A qué esperas para establecerla?

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