ERP para empresas que facturan por hitos: Cómo automatizar la facturación parcial de proyectos

En este contenido, te explicaremos cómo se optimiza el flujo de datos para que la facturación por hitos funcione de forma fluida. Descubrirás cómo los ERP, con su visión de conjunto, y las posibilidades que da la automatización facilitan esta tarea.

• La facturación por hitos necesita una buena trazabilidad y una visión de conjunto.
• Cuando facturas por hitos, es especialmente importante contar con una planificación, una ejecución y un control fluidos.

La facturación por hitos ha sido muy habitual en la construcción, a través de las certificaciones de obra. Además, en los últimos tiempos, se ha hecho frecuente también en otros sectores que trabajan en proyectos complejos, que se van cobrando a medida que se cumplen fases concretas.

Como es lógico, este tipo de proyectos genera un importante flujo de datos que atraviesa todas las etapas de la facturación por hitos. Por tanto, gestionarlo bien puede ser clave en la planificación, la ejecución y el control de la actividad. Por fortuna, hoy en día, los ERP más avanzados permiten automatizar una parte de estas tareas.

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¿Qué datos previos necesitas para la facturación por hitos?

En general, la facturación por hitos tiene una fase previa, que es la negociación de las condiciones del proyecto. Proveedor y cliente tienen que hablar de precios, calidades, aceptaciones y modificaciones en el trabajo realizado, relación con terceras partes, etcétera.

Por tanto, para poder llevar adelante las conversaciones, necesitas una buena planificación del proyecto. Deberás disponer de datos de diversas fuentes, entre las que destacan las siguientes:

• Contabilidad financiera y analítica.
• Datos financieros y de tesorería.
• Gestión de personas y datos de rendimiento previsto razonable.
• Detalles técnicos, de gestión de procesos y sobre las características de los elementos materiales e intangibles que puedan ser necesarios para el encargo.
• Informes jurídicos sobre la viabilidad de las distintas alternativas del proyecto y los posibles conflictos.
• Informes sobre posibles clientes alternativos y sobre la forma en la que se ha venido trabajando por hitos hasta el momento.
• Contestaciones a las consultas de posibles proveedores y subcontratistas sobre su disposición a participar en el encargo.

En algunos casos, existirá una gran inercia y, a grandes rasgos, se buscará trabajar con condiciones aproximadamente parecidas a las habituales. Únicamente, se podría buscar algún ajuste fruto de cambios en el entorno o de haber observado posibilidades de mejora en las condiciones.

En otros casos, lo que se hace es una negociación que partirá de cero. Cuanto mejor conjuntada esté la información, más sencillo será hacer la presentación de una propuesta para facturar por hitos. 

Además, es muy importante que no se cometan errores de previsión que lleven a erosionar el proyecto por posibles desviaciones de lo planificado que desequilibren las condiciones. Por ejemplo, es posible que debáis ser flexibles con determinados consumos críticos de recursos y con el consiguiente pago de su precio. 

Los datos durante la ejecución del proyecto

Una vez has llegado a un acuerdo, toca la hora de comenzar con el trabajo. Desde ese momento, te interesa lograr la máxima trazabilidad en los datos de tu proyecto. Querrás que todo esté conectado de forma que sepas cada uno de los puntos relacionados con el proyecto. 

Ten en cuenta que estos datos no solo serán necesarios para tu propia gestión o para poder dar, en caso necesario, explicaciones a tu cliente. Puede que tengas que aportarlos por diferentes motivos:

• Fiscales.
• De auditorías contables o técnicas.
• Para obtener financiación.
• Para relacionarte con tus proveedores.
• Entre otros.

Por tanto, te favorece mucho disponer de un ERP que, como Sage 200, te permite automatizar partes claves del flujo de datos, como la gestión de compras y ventas. Eso te facilitará que cada oferta, pedido, albarán o factura del proyecto esté coordinada con los demás datos.

Incluso, en algunos proyectos llevados a cabo mediante facturación por hitos, existe cierto intercambio de datos como condición. Por ejemplo, imagina que pactas con tu cliente que este se haga cargo de posibles sobrecostes. Lo normal es que tú debas presentar la documentación que permita verificar las razones que los han justificado.

El control en la facturación por hitos

Cuando facturas por hitos, es frecuente que control y facturación estén íntimamente ligados. Pasada una de las fases, puede que toque valorar en qué medida se han cumplido los objetivos. Un ejemplo sería el paso de una etapa de diseño a la de ejecución.

Después, tras ese control, lo normal es que ambas partes puedan acordar alguna modificación de las condiciones, para lo que deberás proponer opciones de mejora. Por tanto, lo negociado afectará a la siguiente factura.

En algunos casos, también se pueden automatizar buena parte de las modificaciones del proyecto. Si se prevén exhaustivamente las posibles causas de desviaciones sobre lo previsto, también sería posible automatizar respuestas que convenzan a ambas partes.

También es frecuente que, en la facturación por hitos, se introduzca una fase de mantenimiento o servicio postventa. Para poder llevarla a cabo y facturarla adecuadamente, suele ser muy útil, incluso imprescindible, disponer de los datos ligados al proyecto en sus etapas previas.

De todos modos, en cualquiera de los casos, siempre tiene un interés interno tener todos los datos del proyecto conjuntados. Puede que encuentres para el futuro medidas de mejora, reducción de costes, ampliación de tus líneas de negocio, etcétera.

En definitiva, para poder sacar adelante estos proyectos facturados por hitos, una buena gestión de datos es imprescindible. Debes conjuntar los del proyecto y tomarlos en el contexto del conjunto de tus actividades y del entorno exterior a tu empresa. Afortunadamente, la automatización de los ERP modernos abre la puerta a una mayor agilidad y precisión en este campo.