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Cómo Brito Cosmetics transformó su red comercial con Sage Sales Management

4 minutos de lectura

En Brito Cosmetics, transformamos nuestra red comercial con Sage Sales Management y Sage 50, ganando agilidad, visibilidad y mejores decisiones en un sector cada vez más exigente.

  • En Brito Cosmetics, dentro del competido sector cosmético, hemos transformado nuestra red comercial optimizando pedidos, rutas y seguimiento de clientes.
  • La clave del cambio ha sido la visibilidad y la rapidez en la operativa comercial, algo fundamental cuando tu cartera de clientes crece mes a mes.

Brito Cosmetics es una empresa española especializada en cosmética y productos de peluquería profesional. Con un equipo comercial en crecimiento y una base de clientes cada vez más amplia, necesitábamos una solución eficaz que aportara orden, visibilidad y agilidad a nuestra gestión comercial.

En ese contexto, decidimos apostar por la tecnología y, por ello, implementamos Sage Sales Management conectado con Sage 50 y el cambio ha sido radical: nuestra forma de trabajar se ha transformado por completo.

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El punto de partida: Muchos pedidos, poca visibilidad

Lo cierto es que habíamos llegado a un punto complicado: nuestro equipo comercial crecía, pero también lo hacían los desafíos. Nos enfrentábamos a una situación compleja, ya que tres grandes problemas aparecían ante nosotros:

  1. No teníamos una herramienta para planificar rutas ni hacer seguimiento de todas las visitas.
  2. Gestionábamos los pedidos de forma manual, lo que generaba errores y retrasos en todos los aspectos.
  3. La coordinación entre la oficina y el equipo en la calle era poco fluida.

Todo eso nos estaba frenando. Por lo tanto, era el momento de acometer la transformación digital del negocio. Para eso, necesitábamos una solución conectada y ágil que se integrara con nuestra solución integrada de contabilidad y gestión comercial, Sage 50, y que ayudara al equipo de ventas a ser más autónomo.

La respuesta: Integración entre Sage Sales Management y Sage 50

Ahora, en Brito Cosmetics, entendemos Sage Sales Management como algo mucho más completo que una app comercial: es una extensión natural de nuestro día a día. De hecho, desde que la implementamos, los comerciales pueden:

  • Organizar sus rutas fácilmente.
  • Registrar las visitas desde el móvil o cualquier otro dispositivo.
  • Enviar pedidos directamente al sistema.

Y lo mejor: todo queda sincronizado con Sage 50, que es nuestra solución integrada de contabilidad y gestión comercial. En definitiva, la integración entre ambos sistemas nos ha favorecido en muchos aspectos, tanto de ventas como a nivel de organización.

“Sage es una solución que facilita el trabajo del equipo comercial y ofrece visibilidad para seguir creciendo”

Javier Belart, Director Comercial de Brito Cosmetics

¿Qué hemos ganado?

Para ser más preciso, estas son las principales mejoras que hemos conseguido en Brito Cosmetics desde que trabajamos con Sage Sales Management integrado con Sage 50:

Mejora Impacto directo en el negocio
Rutas más organizadas Más visitas por jornadaMenos tiempo perdido
Registro inmediato de visitas Seguimiento completo de cada cliente
Pedidos desde la app Menos erroresMás velocidad
Visión clara de la cartera Identificamos qué clientes necesitan más atención
Comunicación fluida con la oficina Equipo alineadoProcesos más ágiles

Más autonomía, mejores decisiones

Ahora, cada comercial sabe qué clientes ha visitado, con qué frecuencia y cuáles son los prioritarios. Para mí, como director comercial, esto es un avance fundamental.

Es más, con los informes de actividad integrados que me ofrece la herramienta, tengo la oportunidad de:

  • Analizar el rendimiento de cada miembro del equipo.
  • Detectar oportunidades de mejora.
  • Tomar mejores decisiones basadas en datos reales y no con suposiciones.

Así que la visibilidad y el control que hemos ganado no solo mejora nuestro día a día particular y globalmente, sino que sienta las bases para seguir creciendo.

Gracias a la solución integrada de Sage Sales Management con Sage 50, Brito Cosmetics gestiona pedidos de inmediato, optimizando tiempos y mejorando la respuesta al cliente en todo momento.

Resultados tangibles en pocos meses

Tras analizar resultados dentro de la empresa, desde que usamos esta herramienta de Sage, hemos visto avances claros. Sin ir más lejos:

  • Los errores en pedidos han disminuido considerablemente.
  • La atención al cliente es mucho más ágil que antes.
  • El equipo comercial trabaja con más foco y eficiencia.
  • Las reuniones son más productivas porque tenemos datos reales sobre la mesa.

En resumen, hemos ganado en profesionalización, trazabilidad y eficiencia operativa. Además, al estar todo conectado con Sage 50, no hay duplicidades y los procesos administrativos son mucho más rápidos y ordenados.

Si formas parte de una empresa en crecimiento con un equipo comercial en expansión, te enfrentas a los mismos retos que teníamos en Brito Cosmetics: descoordinación, falta de datos y procesos muy lentos y desordenados.

Ahí, Sage Sales Management ha sido una inversión tanto estratégica como tecnológica. Nos ha ayudado a ser más competitivos, más rápidos y precisos. Así que, sin duda alguna, recomendaría esta herramienta.

La experiencia de Brito Cosmetics demuestra que una herramienta de gestión comercial bien implementada marca la diferencia. La integración entre Sage Sales Management y Sage 50 ha elevado nuestra eficiencia, reduciendo errores y mejorando la experiencia del cliente.

Si estás buscando cómo optimizar tu red de ventas y profesionalizar la gestión comercial en tu empresa, este caso real puede ser el punto de partida para tu propia transformación digital.

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Cómo Trayma optimizó su gestión comercial y aumentó las oportunidades de negocio con Sage Sales Management

6 minutos de lectura

Trayma, proveedor global de cintas adhesivas para el sector industrial, necesitaba optimizar su gestión comercial y eligió Sage Sales Management. Descubre por qué y qué beneficios ha aportado a su negocio.

  • Los procesos manuales y la dependencia de sistemas obsoletos frenan el potencial de ventas, sobre todo en las empresas en crecimiento.
  • Sage Sales Management integrado con Sage 200 es una solución integral, flexible y escalable que se adapta a las necesidades comerciales y administrativas de Trayma.

Fundada en 1958, Trayma comenzó su trayectoria en el sector de las artes gráficas hasta convertirse en un proveedor global de cintas adhesivas para la industria. Desde su sede en Bizkaia, trabaja con sectores tan dispares y exigentes como la aeronáutica, la automoción, la construcción o la industria alimentaria.

Con décadas de experiencia, ha evolucionado hacia un modelo de producción y marca propios, en gran parte gracias a su compromiso con la calidad y la capacidad para ofrecer soluciones personalizadas. Ese creciente volumen de negocio ha facilitado la expansión de la empresa, pero también ha traído nuevos desafíos.

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Los 3 retos principales que afrontaba Trayma

A medida que Trayma ampliaba sus instalaciones, líneas de productos y cartera de clientes, se hizo evidente que necesitaba actualizar su gestión comercial.

1. Centralizar y estandarizar la información

El mayor desafío de Trayma era la dispersión de los datos comerciales. La empresa señaló que cada usuario gestionaba la información a su manera. Tenía “desde usuarios muy analógicos que apuntaban todo en libreta y agenda hasta usuarios algo más avanzados que empleaban Excel”.

Esa fragmentación y disparidad en los datos impedía tener una visión global de los clientes. Al equipo comercial le resultaba difícil dar seguimiento a los leads o detectar nuevas oportunidades. Además, la dirección no contaba con informes en tiempo real para evaluar el área comercial y anticipar riesgos.

2. Aumentar la flexibilidad y eficiencia

Trayma no solo ofrece un servicio personalizado a sus clientes, también garantiza una entrega rápida y eficaz, por lo que necesita que la información fluya sin obstáculos. Sin embargo, los procesos manuales ralentizaban la comunicación e impedían compartir datos en tiempo real entre departamentos.

El uso de diferentes métodos o programas también aumentaba el riesgo de inconsistencias, duplicidades y errores en la gestión comercial. Todo eso se traducía en mayores costes operativos y ponía en riesgo la reputación empresarial ante clientes que exigen agilidad y precisión.

3. Mejorar el control y el seguimiento comercial

La eficiencia del equipo comercial se veía comprometida por el uso de herramientas que consumían un tiempo valioso. Según la empresa, “el control de las rutas y visitas comerciales se realiza a través de informes en Word”, un proceso lento que retrasa la toma de decisiones e impide ajustar las estrategias rápidamente, lo que acaba afectando la satisfacción del cliente.

A esto se sumaban los problemas para monitorear métricas clave. “Los KPIs eran muy básicos y a veces imposibles de obtener con datos reales”, reconocieron desde Trayma. Como resultado, la dirección no tenía insights para anticipar tendencias o medir el ROI de acciones comerciales. Esa falta de datos ralentizaba la respuesta y obstaculizaba la planificación a largo plazo.

La solución elegida: Actualizar su gestión comercial

Para modernizar su gestión comercial, Trayma buscaba una solución potente, fácil de implantar y alineada con sus necesidades. La elección de Sage Sales Management no fue casual: la compañía apostó por esta herramienta por su integración nativa con Sage 200 y la facilidad para sincronizar y centralizar la información.

  1. Integración total con Sage 200. Uno de los factores que inclinó la balanza a su favor fue su integración nativa con Sage 200, el ERP que usaba Trayma. Así pudo sincronizar los datos comerciales sin desarrollos adicionales ni complicaciones técnicas.
  2. Coste razonable. Trayma valoró especialmente las funcionalidades avanzadas que ofrece Sage Sales Management a un coste asumible para una pyme, tanto en términos de licencias como de implementación.
  3. Implantación rápida y sin interrupciones. Para Trayma era importante que la puesta en marcha de la nueva solución no paralizara sus procesos. Sage Sales Management estuvo completamente operativo en un mes, por lo que no afectó su ritmo de trabajo.
  4. Movilidad total para el equipo comercial. Trayma reconoce que la versión móvil fue determinante en su decisión pues permite que los comerciales realicen informes por voz apenas acaban las visitas, lo que evita olvidos y ahorra tiempo.
  5. Uso de la inteligencia artificial. Sage Copilot, el asistente inteligente integrado, realiza resúmenes automáticos de cada cliente para que los comerciales tengan datos actualizados antes de las reuniones. Esa función les permite ofrecer un trato más personalizado y cerrar antes el ciclo de ventas.

Sage Sales Management te ayuda a transformar datos en ventas gracias a su IA integrada, movilidad total y sincronización perfecta con el sistemas Sage 200.

¿Qué ha ganado Trayma con Sage Sales Management?

La integración de Sage Sales Management ha representado uncambio sustancial en la gestión comercial de Trayma, por lo que su impacto positivo no ha tardado en reflejarse en la empresa.

  • Cerrar más oportunidades de negocio. Uno de los indicadores más claros del éxito es el incremento de la tasa de conversión. “Desde nuestro inicio hace un par de meses, hemos cerrado oportunidades por valor de 246.500 €”, confirmó la empresa.
  • Agilizar la respuesta a los clientes. Con la información centralizada, el equipo comercial puede preparar presupuestos y ofertas más rápido, así como ofrecer datos técnicos precisos y actualizados. Eso ha reducido los tiempos de respuesta y mejorado la percepción del cliente, que recibe una atención más ágil y adaptada a sus necesidades.
  • Mayor eficiencia comercial. La versión móvil del software ha supuesto un antes y un después en el trabajo de los comerciales. La posibilidad de registrar información por voz y la sincronización en tiempo real elimina tareas repetitivas, reduce errores y permite enfocarse en tareas más valiosas.
  • Mejor coordinación. Con una base de datos única, sincronizada y accesible para todo el equipo, la información fluye entre los comerciales en ruta y el personal de oficina. Eso ha mejorado la coordinación interna y facilitado el seguimiento de los procesos para ofrecer un servicio más homogéneo en todos los puntos de contacto con el cliente.

En resumen, con esta nueva herramienta de gestión comercial Trayma está operando de forma más eficiente, coordinada y rentable. La centralización de la información, la automatización de tareas clave y la conexión entre el equipo de ventas y la oficina se han traducido en una operativa más ágil y enfocada en resultados que le permitirá seguir creciendo con solidez.

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ERP vs. CRM: ¿Cuál implementar primero según las necesidades de tu empresa?

5 minutos de lectura

La tecnología se ha convertido en un aliado imprescindible para optimizar procesos, mejorar la toma de decisiones y aumentar la eficiencia empresarial. Entre las herramientas tecnológicas para el control de tu negocio destacan los sistemas ERP y CRM.

  • Conoce qué son los sistemas ERP y CRM y cuáles son sus diferencias.
  • Te facilitamos un análisis qué te permitirá priorizar la implementación de uno u otro sistema, según tus necesidades empresariales. 

Dos de las soluciones más importantes para el control de gestión y la obtención de información clave para la toma de decisiones son los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management). 

Pero ¿cuál debería implementarse primero en tu empresa? La respuesta dependerá de las necesidades específicas de tu empresa.

A continuación, te explicamos qué es un ERP y un CRM y te facilitamos un análisis para que puedas decidir con que herramienta empezarás a mejorar el control de tu empresa. 

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¿Qué es un ERP?

Un ERP es un sistema automatizado de planificación de recursos empresariales que integra diversas áreas de la organización

Algunas de las funciones clave de un ERP incluyen:

  • Gestión de inventarios.
  • Finanzas y contabilidad.
  • Producción.
  • Gestión de la cadena de suministros.
  • Planificación de recursos humanos.
  • Automatización de procesos administrativos.

Se podría decir que es la columna vertebral de la gestión empresarial. 

Los beneficios de implantar un ERP superan con creces la inversión inicial. Por ello, cada vez más empresas estudian integrar mejor sus departamentos y procesos de gestión invirtiendo en un ERP.  

 La implementación de un ERP como Sage 200 es ideal cuando:

  • Se necesita mejorar la gestión financiera y contable.
  • La empresa tiene procesos operativos complejos que requieren automatización.
  • Se busca una mayor eficiencia en la cadena de suministros y la logística.

Si tu empresa tiene dificultades en la organización interna y la optimización de recursos, un ERP debería ser la primera opción a considerar.

¿Estás listo para llevar tu empresa al siguiente nivel? Descubre cómo Sage 200 puede ayudarte a optimizar tu gestión operativa y financiera, así como a mejorar las relaciones con tus clientes. 

¿Qué es un CRM?

Un CRM es el principal aliado de la gestión comercial, ya que en él se almacena información detallada de los clientes. Su objetivo principal es facilitar el proceso de venta y la atención a los clientes. Es una herramienta diseñada para gestionar las relaciones con los clientes, facilitando el seguimiento de ventas, la automatización del marketing y la atención al cliente. 

Implementar un CRM primero es recomendable cuando:

  • El principal reto de la empresa es mejorar la captación y retención de clientes.
  • Se necesita optimizar el proceso de ventas y generar más oportunidades comerciales.
  • Se quiere personalizar la experiencia del cliente con información detallada y automatizada.

Un CRM permite que los equipos de ventas y marketing trabajen de manera coordinada, mejorando la conversión y fidelización de clientes.

Entre las funciones principales de un CRM podemos destacar las siguientes:

  • Gestión de contactos y leads.
  • Automatización de ventas y marketing.
  • Seguimiento de interacciones con clientes.
  • Análisis de datos para mejorar la experiencia del cliente.

ERP vs CRM: ¿Cuál implantar primero?

A pesar de sus diferencias, los sistemas ERP y CRM son herramientas complementarias. Mientras el ERP mejora la gestión financiera, contable y operativa, el CRM se encarga de optimizar la relación con los clientes para facilitar las ventas. La elección de cuál implementar primero dependerá del foco estratégico de la empresa:

La decisión de implementar un ERP o un CRM primero depende de las necesidades específicas de tu empresa. A continuación, te presentamos algunos escenarios comunes para ayudarte a tomar tu decisión sobre cuál implantar primero:

Casos en los que se debe priorizar un ERP

  • Tu enfoque principal es la eficiencia operativa. Si tu empresa necesita optimizar procesos internos como la contabilidad, la gestión de inventarios o la planificación financiera, un ERP es la mejor opción.
  • Tienes problemas de integración de datos. Un ERP centraliza la información de todos los departamentos, eliminando silos de datos y mejorando la colaboración.
  • Tu empresa está en crecimiento: Si tu empresa tiene un rápido crecimiento tendrá una alta demanda de organización interna, por lo que necesitará con urgencia un ERP para mejorar su gestión operativa.
  • Necesitas un control total sobre tus operaciones: Herramientas como Sage 200 ofrecen módulos avanzados de contabilidad y finanzas, ideales para empresas que buscan un control total sobre sus operaciones financieras.

Casos en los que se debe priorizar un CRM

  • Tu objetivo es mejorar las ventas y la relación con los clientes. Si tu empresa depende en gran medida de las ventas recurrentes o del servicio al cliente, un CRM te ayudará a gestionar mejor las interacciones con los clientes.
  • Necesitas una herramienta para gestionar leads y campañas de marketing. Un CRM es ideal para empresas que buscan aumentar su base de clientes y mejorar la efectividad de sus estrategias de marketing.
  • Tu enfoque es el crecimiento a través de la fidelización. Un CRM te permite analizar el comportamiento de tus clientes y personalizar tus ofertas para aumentar su satisfacción y lealtad.

Por lo tanto, es importante evaluar la estructura del negocio, las prioridades actuales y la integración con otros sistemas antes de tomar una decisión.

No hay una respuesta única sobre qué sistema implementar primero. La decisión debe basarse en las necesidades específicas del negocio. Si la prioridad es mejorar la contabilidad, la gestión financiera y la logística, un ERP como Sage 200 es la mejor elección. Si lo más importante es impulsar las ventas y mejorar la relación con los clientes, deberías priorizar la implantación de un CRM.

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Cómo la IA está transformando los equipos comerciales

5 minutos de lectura

El uso de la inteligencia artificial en ventas está cambiando la forma de trabajar de los equipos comerciales. Descubre cómo la automatización con IA puede optimizar sus resultados, mejorar la experiencia del cliente y maximizar las conversiones.

  • La inteligencia artificial está revolucionando el mundo de las ventas, provocando un cambio radical en la gestión de los equipos y los procesos de comercialización.
  • A medida que las empresas incorporan la IA en sus equipos comerciales, notan mejoras significativas en la eficiencia, reducen costes y aprovechan mejor el tiempo.

La inteligencia artificial (IA) ha dejado de ser una utopía de ciencia ficción para convertirse en una aliada estratégica del área comercial. Su integración en los departamentos de ventas, marketing y atención al cliente está transformando el panorama actual. Desde la forma en que se analizan y usan los datos hasta las interacciones con los clientes y la organización del trabajo.

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Impulsa la colaboración y eficiencia de tu equipo con el módulo Sage Sales Management de Sage 200. Registra automáticamente y por voz todas las actividades comerciales, desde llamadas y emails hasta visitas geolocalizadas, videollamadas y WhatsApp.

Nuevas oportunidades de personalización basadas en datos

Uno de los mayores desafíos de los equipos comerciales en la actualidad consiste en analizar e interpretar el enorme volumen de datos que recopilan. La IA puede hacerlo en tiempo récord e identificar patrones complejos que conduzcan a conclusiones accionables

Con el uso de la inteligencia artificial en ventas, los equipos pueden disponer de información precisa sobre el comportamiento de compra de los clientes, sus intereses, preferencias e incluso prever futuras necesidades. En lugar de lanzar campañas generales, pueden crear mensajes y ofertas personalizadas para cada segmento de su base de clientes. Incluso pueden adaptarlos en tiempo real en función de la interacción.

La IA permite un elevado grado de microsegmentación, agrupando a los clientes no solo por edad o género, sino también por preferencias de producto, frecuencia de compra y otros factores comportamentales. 

Ese nivel de detalle mejora la relevancia de las comunicaciones, lo que conduce a tasas de conversión más altas. Y en algunos casos puede ser tan sencillo como usar un prompt: “analiza los datos de interacción de nuestros clientes y sugiere tres formas de personalizar nuestras campañas de marketing”.

Automatización de tareas, ahorro de tiempo y aumento de la eficiencia implementando la IA en ventas

En el día a día de un equipo comercial hay muchas tareas repetitivas: seguimiento de correos, actualización de bases de datos, entre otros. También hay algunas que, aunque son importantes, no aportan valor directo al cliente. Los CRM con IA son una herramienta eficaz para automatizar esas tareas y liberar tiempo para que el equipo se enfoque en actividades estratégicas. 

Desde la generación de prospectos hasta el cierre de ventas, la automatización con IA ofrece soluciones a medida que aceleran cada fase del ciclo de ventas. Por ejemplo, la IA puede automatizar correos de seguimiento para los clientes que no han completado una compra o segmentar automáticamente los leads en función de la probabilidad de conversión. 

También podrías pedirle prompts para que “automatice la generación de informes semanales sobre el rendimiento de ventas y los envíe al equipo comercial” o “cree un formulario en línea para que los clientes brinden su disponibilidad para las reuniones e integre sus respuestas automáticamente en nuestro calendario”.

Por otra parte, los asistentes virtuales y chatbots también están demostrando su utilidad para mejorar la eficiencia de los equipos comerciales. Estos programas pueden encargarse de programar reuniones y gestionar consultas iniciales o preguntas frecuentes, de manera que las personas intervengan solo en las interacciones más complejas. Por ende, no solo permiten ahorrar tiempo, sino que además mejoran la experiencia del cliente, ya que recibe respuestas inmediatas y satisfactorias.

Optimización del embudo de ventas e incremento de la tasa de conversión

Al utilizar la inteligencia artificial en ventas podrás optimizar el embudo de conversión. Gracias a su capacidad para analizar el comportamiento de los clientes a lo largo del proceso de compra, la IA puede identificar en qué fases del embudo estás perdiendo clientes potenciales y proponerte estrategias para reducir esta fuga

Con esto, los equipos comerciales pueden ajustar su enfoque, incluso en tiempo real, lo que aumenta su eficiencia y mejora la tasa de conversión. Por ejemplo, si la IA detecta que muchas personas abandonan la página de pago de tu ecommerce, deberías revisar la experiencia de usuario en esa etapa y realizar los ajustes necesarios para reducir la fricción. Un prompt como: “sugiere tres cambios que se puedan implementar en nuestro proceso de ventas para reducir la fuga de clientes en la fase de pago”.

La IA también puede recomendar acciones personalizadas para los clientes que han mostrado interés en un producto, pero no han terminado la compra. Por ejemplo, enviarles recordatorios o incluso descuentos personalizados. Incluso podría proporcionar ideas para crear contenido que ayude a los clientes en las etapas más críticas, donde suelen dudar o abandonar el proceso de compra.

El impacto de la IA en las ventas apenas está comenzado. Pero a medida que esta tecnología siga desarrollándose, sus herramientas se volverán más intuitivas y poderosas. Hoy, softwares como Sage 200, gracias a su módulo Sage Sales Management, facilitan la gestión de ventas, clientes y precios, liberando al equipo comercial de tareas repetitivas. 

Las soluciones de IA para equipos comerciales permiten realizar segmentaciones más precisas y analizar los datos en tiempo real para facilitar la toma de decisiones. Como resultado, podrás ahorrar costes y redistribuir tus recursos invirtiendo en áreas más estratégicas.

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Los peligros de usar Excel en la gestión de ventas: Cómo evitar errores y ser más eficiente

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La primera versión de Excel vio la luz en 1985. Mucho tiempo ha pasado desde entonces y, si bien es cierto que nos ha ayudado en la gestión de ventas, a medida que la empresa crece, termina quedándose corto.

  • A medida que tu empresa crezca, los problemas con Excel se multiplicarán, desde fallos en la entrada de datos hasta hojas de cálculo desactualizadas que te hunden en el caos.
  • Un CRM puede ser la solución perfecta para evitar esos errores en la gestión comercial y llevar tu negocio al siguiente nivel con la automatización de ventas.

¿Todavía usas Excel para llevar la gestión de ventas? Quizá tengas plantillas para dar seguimiento a las ventas o proyectar las ganancias, pero en un mercado cada vez más competitivo y cambiante, estas herramientas se han quedado obsoletas y pueden generar errores en la gestión comercial, además de lastrar el potencial de tu negocio.

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¿A qué esperas? Prueba Sage 50 y comienza a controlar todas las áreas de tu negocio desde un mismo sitio.

Los principales problemas con Excel en la gestión de ventas

Las hojas de cálculo son una herramienta sencilla y fácil de utilizar, pero se quedan cortas apenas las empresas comienzan a crecer y los datos se multiplican

Entonces el Excel que antes te ayudaba a mantener todo bajo control, se convierte en un auténtico agujero negro que absorbe tu tiempo, recursos y energía. Y en temas de gestión de ventas, termina por no ser eficiente.

1. Mayor número de fallos

Los análisis basados en hojas de cálculo son propensos a equivocaciones, sobre todo cuando utilizas conjuntos de datos grandes y complejos

Ya sea por los despistes en la introducción manual o el uso de información obsoleta, esos errores pueden tener consecuencias graves para tu negocio y generalmente son difíciles de detectar y subsanar.

2. Brechas de seguridad

Los archivos de Excel se pueden copiar, compartir y distribuir con facilidad, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan accesos no autorizados o filtraciones de datos si no tomas medidas de seguridad. Además, representan un desafío en términos de cumplimiento normativo ya que no garantizan las condiciones mínimas de control, trazabilidad y seguimiento.

4. Colaboración limitada

Las hojas de cálculo suelen crear silos de información ya que generalmente las generan y utilizan los mismos equipos de ventas. A la larga, puede obstaculizar el flujo de información en la empresa, dificultar la colaboración entre los diferentes departamentos e impedir desarrollar una visión global de la situación empresarial. 

Además, Excel no se integra fácilmente con otros sistemas de gestión, lo que puede generar datos fragmentados.

5. Pérdida de eficiencia

El uso de Excel en la gestión de ventas supone procesos manuales y repetitivos que afectan la eficiencia y el flujo de trabajo. 

A menudo genera tareas duplicadas y roba tiempo a los empleados, que tienen que encargarse de su mantenimiento y actualización, desviando recursos humanos de actividades empresariales más importantes. 

Automatización: La solución para la gestión de ventas y ganar eficiencia

Los problemas con Excel no solo conducen a errores en la gestión comercial, sino que incluso pueden lastrar las perspectivas de futuro de tu empresa. Por tanto, no es una herramienta que realmente te permita ahorrar tiempo o dinero. ¿Cuál es la solución? Empezar a aprovechar las ventas del CRM.

El CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta de software diseñada para gestionar las relaciones e interacciones de una empresa con sus clientes y prospectos. Es decir: optimizar los procesos comerciales, mejorar la experiencia del cliente y centralizar toda la información relevante en un solo lugar. 

Los CRM como ForceManager van un paso más allá, ya que permiten centralizar y sincronizar toda la información de tu empresa. Integra los principales servicios de email, calendario y videollamadas, las aplicaciones de Microsoft Office 365 e incluso los ERP de contabilidad y facturación como Sage 50. 

Tendrás todo en un mismo lugar y podrás generar informes y análisis más completos, transparentes y fiables que con las hojas de cálculo de Excel.

Razones por las que un CRM puede mejorar la gestión de ventas

  1. Facilita la colaboración: centraliza la información de ventas, brindando además la oportunidad de compartir los datos en tiempo real, asignar tareas o establecer recordatorios.
  2. Automatiza los procesos de ventas: el seguimiento de clientes, el envío de correos o la generación de informes, lo que ahorra tiempo y evita errores que pueden echar por la borda oportunidades de ventas.
  3. Aumenta la eficiencia. Libera al equipo de ventas de las tareas rutinarias, le ayuda a priorizar las actividades más urgentes y le permite dar seguimiento a las oportunidades importantes en cada etapa del pipeline, lo que se traduce en un mayor número de ventas cerradas.
  4. Mejora la atención al cliente. Los equipos de ventas pueden comunicarse con los clientes de manera más ágil y efectiva gracias al CRM. También facilita un seguimiento más personalizado y proporciona una vista completa del ciclo de vida del cliente, lo que ayuda a construir relaciones más duraderas. 
  5. Respalda la toma de decisiones. Incluyen herramientas de análisis para evaluar el rendimiento del equipo, detectar oportunidades o áreas susceptibles de mejora.
  6. Crece junto a la empresa. Uno de los mayores beneficios del CRM es su escalabilidad, lo que significa que seguirá al ritmo de tu negocio. 
  7. Mayor seguridad. Permiten establecer niveles de acceso según los roles de cada empleado para evitar fugas de información e incorporan copias de seguridad automáticas para no perder información debido a un fallo técnico o humano.

A la larga, contar con un buen CRM le dará una ventaja competitiva a tu empresa. Tu equipo de ventas podrá trabajar de manera más eficiente, cerrar más ventas y ofrecer un mejor servicio a los clientes. 

Y tú podrás sentirte más tranquilo sabiendo que los datos están protegidos y actualizados, para poder tomar las decisiones más acertadas para tu negocio.

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IA conversacional: El futuro de la productividad empresarial

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La inteligencia artificial está redefiniendo la forma en que las empresas operan. Pero aún estamos en una fase inicial. La IA Conversacional representa el siguiente gran avance, prometiendo transformar en profundidad el día a día de los profesionales. Impulsando la productividad y la calidad. Descubre cómo en este artículo.

En la realidad empresarial actual, la innovación es clave para el crecimiento. Buena parte de esos avances tecnológicos han pasado en los últimos años por la inteligencia artificial. Como CEO de ForceManager, he sido testigo de primera mano de cómo está redefiniendo la forma en que operamos.

Pero hay una revolución aún mayor en el horizonte: la IA Conversacional, que transformará la manera en la que interactuamos con nuestros sistemas tecnológicos, cambiando por completo nuestras dinámicas laborales. Como resultado, veremos un impulso sin precedentes en la eficiencia y la productividad.

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Más allá del «oye, Siri»

Cuando hablamos de IA Conversacional, no nos referimos únicamente a chatbots o asistentes virtuales simples como Siri o Alexa. Hablamos de una tecnología que puede comprender, procesar y responder al lenguaje humano de manera contextual y personal. En el ámbito empresarial, esto se traduce en una revolución en la forma en que recopilamos datos, tomamos decisiones y optimizamos procesos.

En ForceManager CRM, por ejemplo, hemos implementado un sistema de reporte por voz que permite a los equipos de ventas realizar el reporting de manera natural, simplemente grabando una nota de voz en el CRM. La IA transcribe, analiza y estructura esta información automáticamente, creando reportes detallados y proponiendo los siguientes pasos en cuestión de segundos. ¿El resultado? Un aumento exponencial en la cantidad y la calidad de los datos introducidos en el CRM.

Sin embargo, el potencial de la IA conversacional se extiende más allá de las ventas, abarcando todas las áreas de la gestión empresarial. Desde finanzas hasta recursos humanos, pasando por marketing y operaciones, la IA conversacional promete transformar cada interacción en una oportunidad para optimizar procesos y tomar decisiones más informadas.

El futuro: IA conversacional integrada en nuestros sistemas

La verdadera revolución llegará cuando la IA conversacional esté completamente integrada en los sistemas que usamos diariamente. Imaginemos un futuro donde nuestro CRM o ERP interactúa con nosotros de manera inteligente y proactiva.

En este escenario, la IA te llamará por teléfono después de una visita importante y te preguntará cómo ha ido y luego se encargará de reportarla en el CRM, realizar los emails de seguimiento, la oferta, oportunidad etc…  también le podrás preguntar: «¿Cuáles son las oportunidades de venta más prometedoras este mes?», recibiendo una respuesta detallada basada en el análisis de datos en tiempo real. O mejor aún, el software podría alertarte: «Basándome en el patrón de compras del cliente, es probable que necesite realizar un pedido en los próximos días. ¿Quieres que programe una llamada de seguimiento?»

CRM, ERP e IA, una combinación ganadora

La integración nativa de ForceManager CRM con Sage 50 y Sage 200 es un ejemplo perfecto de cómo la IA puede potenciar la eficiencia. Esta integración permite que la información fluya sin problemas entre diferentes departamentos, creando un ecosistema donde las decisiones se toman basadas en datos en tiempo real y contextualizados.

Por ejemplo, cuando un vendedor registra una venta potencial en ForceManager utilizando el reporte por voz, la IA estructura esta información en el CRM, crea el pedido y este viaja a Sage para ser validado con las reglas del negocio.

También podrías preguntar a la IA integrada de ForceManager, Dana AI, sobre los productos más vendidos, el riesgo de clientes, el historial de facturación y otros datos clave almacenados en Sage 50 y Sage 200, y obtener la respuesta al instante.

Esto no solo aumenta la productividad del equipo comercial al contar con los datos clave de Sage en movilidad. El equipo financiero se beneficia de un mejor flujo de la información al minimizar riesgos con clientes con crédito insuficiente y mejorar el seguimiento de acciones de recobro.

La nueva brecha digital: adaptarse o quedarse atrás

La IA no es el futuro lejano, es el presente. Las empresas que comiencen a explorar y adoptar estas tecnologías hoy estarán mejor posicionadas para liderar sus industrias mañana. Desde ForceManager, en colaboración con Sage, estamos decididos a estar a la vanguardia de esta revolución, ayudando a las empresas a sacar el mayor provecho de esta tecnología.

La clave está en ver la IA conversacional no como un reemplazo, sino como un potenciador de las capacidades. En un futuro próximo todos tendremos un asistente que nos ayude en nuestro trabajo y multiplique nuestra productividad.

Con estas herramientas, los profesionales pueden liberarse de tareas repetitivas y enfocarse en lo que realmente importa: la estrategia, la creatividad y las relaciones humanas que impulsan el éxito.

La IA está creando una nueva generación de profesionales altamente eficientes. Aquellos que la abrazan y la integran en sus procesos diarios están experimentando un crecimiento significativo en sus habilidades y productividad. Te animo a sumarte y a comprobar por ti mismo los enormes beneficios de estas tecnologías.

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El impacto de la IA en la gestión financiera: La revolución del CRM

La Inteligencia Artificial ha llegado para quedarse y ya está revolucionando todo a su paso. Las empresas que comiencen a aplicarla tendrán una ventaja competitiva, ya que podrán optimizar muchos de sus procesos.

  • Las empresas están utilizando la Inteligencia Artificial fundamentalmente para automatizar sus flujos de trabajo, pero esta tecnología tiene otras aplicaciones muy interesantes para tu negocio.
  • La integración de esta herramienta en el departamento financiero puede optimizar la gestión, generar informes más precisos, detectar anomalías y realizar análisis predictivos para que te anticipes a la competencia. Descubre cómo la inteligencia artificial integrada en el módulo CRM de Sage 200 facilita la gestión financiera.

En un mercado cambiante, las empresas deben ser capaces de adaptarse con rapidez. Para lograrlo, necesitan que todos sus departamentos trabajen de manera eficiente y en estrecha sintonía. Programas como los CRM (Customer Relationship Management) han optimizado el flujo de trabajo del área comercial, pero ahora la Inteligencia Artificial está llevando estos sistemas un paso más allá, facilitando y transformando la gestión financiera.

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¡COMPARTE! Descubre cómo la Inteligencia Artificial puede revolucionar la gestión financiera de tu negocio con la ayuda de un CRM.

¿Qué aporta la Inteligencia Artificial a los departamentos financieros?

Las empresas españolas están comenzando a implementar la Inteligencia Artificial. Su uso ha aumentado 3,5 puntos porcentuales en comparación con el año pasado, alcanzando hasta el 11,8%, según el último informe del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad. Aunque aún queda mucho camino por delante, esta tecnología tiene el potencial de transformar la forma de llevar la gestión comercial, la contabilidad y las finanzas.

El 46,2% de las empresas de más de 10 empleados usa la Inteligencia Artificial para automatizar sus flujos de trabajo y tomar decisiones mientras que el 33,1% la destina al análisis de datos

1. Automatizar las tareas repetitivas

La Inteligencia Artificial puede encargarse de las tareas más tediosas y rutinarias de tu negocio para que el talento humano se dedique a actividades que aporten un valor añadido. Esta tecnología podría ocuparse del procesamiento de documentos y la extracción de datos o de la categorización de gastos, eliminando la necesidad de introducir toda esa información manualmente.

2. Optimizar la gestión

Podrás automatizar los procesos iterativos de tu empresa, como el envío y la recepción de las facturas, el seguimiento de los pagos pendientes, la aprobación de algunos gastos, la reclamación de IVA, el cálculo de los intereses o incluso la asignación de recibos. Al aplicar reglas preestablecidas, la Inteligencia Artificial facilita la gestión financiera y, a la larga, fomenta la rentabilidad del negocio.

3. Generar informes más precisos

La IA destaca por su capacidad para analizar e interpretar enormes cantidades de datos a una velocidad asombrosa. Puedes analizar los datos históricos y la información más reciente de tu empresa con extraordinaria rapidez para acelerar el proceso de creación de informes. Estos, además, serán más precisos, ya que se reducen los errores humanos. De hecho, también puedes usar esta tecnología para validar los datos y garantizar que sean exactos y completos.

4. Detectar anomalías financieras

Otro beneficio importante de la Inteligencia Artificial es su capacidad para detectar anomalías en las finanzas de tu negocio. Los softwares equipados con esta herramienta podrían identificar:

  • facturas falsas,
  • pagos duplicados,
  • transacciones sospechosas,
  • gastos que incumplen tu política
  • e incluso bloquear las acciones sospechosas.

Así, será más fácil garantizar el cumplimiento normativo, evitarás problemas fiscales y mantendrás saneadas tus cuentas.

5. Facilitar la toma de decisiones estratégicas

La Inteligencia Artificial también es capaz de filtrar la información para identificar patrones y correlaciones que pasan desapercibidas al ojo humano. Esta realiza predicciones sobre tendencias futuras para ayudarte a detectar nuevas oportunidades e identifica riesgos potenciales para te prepares de antemano. Ese tipo de análisis predictivo te permitirá tomar decisiones financieras estratégicas y diseñar estrategias más eficaces para responder rápidamente, corregir algún error o incluso anticiparte a los cambios del mercado.

¿A qué esperas? Prueba Sage 200 con ForceManager y conviértelo en tu aliado estratégico para llevar tu rendimiento y gestión financiera al siguiente nivel.

Una nueva manera de gestionar los negocios

Sage 200 incorpora la Inteligencia Artificial para Ventas de ForceManager mediante un nuevo módulo CRM nativo que se integra a la perfección con los datos existentes de su ERP. De esta forma, lo que antes te llevaba meses de trabajo y requería una inversión considerable, ahora te tomará tan solo unos minutos gracias, en gran parte, a una interfaz de usuario intuitiva y conversacional.

Diseñada para transformar el enfoque comercial, la integración de la Inteligencia Artificial en este ERP te proporciona un análisis más detallado y profundo de los datos.

¿Qué podrás hacer con ella?

  1. Tener una visión completa del negocio. Abarca tanto los aspectos financieros históricos como las proyecciones futuras basadas en la información de ventas.
  2. Gestión de riesgos. La IA puede evaluar el riesgo crediticio de los clientes de manera más eficiente. Al integrar estos datos en el CRM, los comerciales pueden gestionar mejor los riesgos asociados a créditos y pagos.
  3. Reportes y gráficos al instante: Obtén insights y visualizaciones sobre ventas, facturación y pedidos al instante para mejorar la toma de decisiones.
  4. Realizar resúmenes ejecutivos y cronológicos de actividades e interacciones con los clientes.
  5. Planificar actividades de manera más eficaz y agilizar el reporte de visitas utilizando comandos de voz desde movilidad.
  6. Mantener actualizada la información crítica relacionada con las ventas, los clientes, los productos y, por supuesto, la facturación.
  7. Minimizar los errores de gestión gracias al acceso en tiempo real a la información relevante, que siempre se mantiene disponible.

Con la funcionalidad de ForceManager integrada en Sage 200, el departamento comercial podrá tomar decisiones más acertadas usando datos sincrónicos. Tiene la posibilidad de crear, gestionar y monitorizar campañas de ventas específicas y ajustar estrategias comerciales de forma dinámica mientras el área financiera da seguimiento al rendimiento de los equipos comerciales.

En definitiva, la Inteligencia Artificial no es una herramienta más, sino que puede suponer un antes y un después en la gestión financiera de tu negocio. No se trata simplemente de automatizar procesos, sino de sacarle el máximo partido a los datos con insights esenciales que te ayudarán a tomar las mejores decisiones para impulsar tu empresa.

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Cómo el CRM nativo impulsa la productividad del equipo de ventas

En este post te contamos cómo utilizar un CRM nativo y aumentar los beneficios de tu negocio.

  • ¿Sabías que, según un estudio elaborado por Nucleus Research, el acceso móvil a un CRM puede aumentar la productividad de la fuerza de ventas en un promedio de 14,6%?
  • Pero, no solo es importante utilizar un CRM nativo, sino que también lo es que se adapte a las necesidades de tu empresa para que sea efectivo.

La utilización de un CRM nativo optimiza la gestión de las relaciones con tus clientes y también supone un ahorro significativo de tiempo y un aumento en la productividad para los equipos de ventas.

La Brújula – Uso de tecnologías digitales por empresas en España, elaborado por el Ministerio de asuntos económicos y Ontsi, encontró que se ha producido una evolución positiva en la adopción de CRM (Customer Relationship Management). Por ejemplo, en 2021 se produjo un fuerte crecimiento del 6%, lo que ha supuesto que la implantación se sitúe en el 42% de las empresas. Esta cifra refleja el aumento en la adopción de tecnologías digitales en el ámbito empresarial, para optimizar procesos comerciales y mejorar la comunicación con los clientes.

Sin embargo, todavía hay muchas empresas en España que desconocen los beneficios que puede aportar un CRM nativo a su equipo de ventas en el día a día.

¡COMPARTE! Con un CRM nativo, maximizar los beneficios de tu negocio es más que una posibilidad, ¡es una realidad! Descubre cómo esta herramienta puede potenciar tus estrategias de ventas y fidelización

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¿Qué es un CRM nativo y por qué es importante para la gestión de clientes?

Un CRM nativo, como el que integra Sage 50, es una herramienta diseñada para integrarse con las plataformas y herramientas ya utilizadas por una empresa. A diferencia de los sistemas adaptados, un CRM nativo se elabora con el objetivo de mejorar la interacción y la administración de datos de los clientes para una empresa concreta.

Según datos del INE, el CRM es la cuarta tecnología digital más utilizada por las empresas, por detrás de la firma electrónica, los medios sociales y el ERP.

Beneficios de un CRM nativo para los equipos de ventas

El equipo de ventas es uno de los más estratégicos de cualquier empresa, por lo que su productividad y eficiencia son piezas clave. Para lograrlas, la ayuda de un CRM es fundamental. Pero ¿Cómo ayuda un CRM nativo en las gestiones de ventas? Lo vemos a continuación:

Automatización de tareas

El proceso de venta puede ser bastante complejo, por lo que automatizar tareas tediosas y repetitivas es fundamental. Con un CRM se pueden automatizar tareas como las siguientes:

  • Enviar secuencias de correos electrónicos para hacer seguimiento a clientes actuales y potenciales.
  • Recopilar automáticamente información de los clientes como direcciones de correos electrónicos y teléfonos.
  • Elaborar presupuestos.
  • Registrar visitas de clientes.
  • Crear rutas para optimizar las visitas de clientes.
  • Firmar de contratos.
  • Gestionar de facturas (elaboración, seguimiento de pago, avisos por impago).
  • Controlar el stock para evitar roturas.

Todo lo anterior permite a los equipos de ventas realizar estrategias personalizadas para cada cliente.

¡Descubre Sage 50 con ForceManager! Gracias a su potente CRM impulsarás a tu equipo de ventas para lograr más clientes y aumentar los beneficios.

Identificación de oportunidades de venta

Con un CRM, tu equipo de ventas será capaz de detectar en qué fase del embudo de ventas se encuentra cada cliente y qué clientes potenciales están más cerca de la venta en base a su perfil demográfico e historial de compras anterior.

Aumento de la eficiencia

La mejora de la eficiencia del equipo de ventas se traduce en un incremento de los clientes y de los beneficios. Para ello el CRM debe facilitar que la información se comparta y sea accesible desde cualquier parte y en cualquier momento por parte de los miembros del equipo de ventas. Esto facilitará el ahorro de tiempo y que no se dupliquen tareas o se produzcan errores humanos.

Tomar una decisión basada en datos reales y actuales de un CRM te permitirá dirigir tu negocio de forma más eficaz y evitar pérdidas de tiempo y de recursos.

Toma de decisiones informadas

En las empresas se toman decisiones estratégicas todos los días, pero es fundamental que se basen en datos reales y actualizados. Con un CRM se pueden elaborar informes en base a objetivos y KPIs relevantes para tu negocio. Esto te permitirá verificar dónde se están produciendo problemas en el embudo de ventas de tu empresa y solucionarlos.

Cómo implementar un CRM paso a paso

La implementación de un CRM nativo requiere la realización de varios pasos que, con carácter general, son los siguientes:

Evaluación de las necesidades de la empresa

Recuerda que el CRM es una herramienta útil no solo para el equipo de ventas, sino también para el departamento financiero o el de marketing. Las personas que vayan a utilizar la herramienta deberán aportar ideas para definir qué necesita la empresa.

Búsqueda de un partner tecnológico

En este paso deberás valorar no solo el precio, sino las funcionalidades que aporta cada CRM, el soporte técnico que te da el proveedor y cómo se realiza el proceso de implantación (fases, equipo implicado y plazos).

Implantación del CRM

En este proceso es fundamental detectar los puntos que se deben mejorar para que se adapte a tu negocio y que la herramienta se pueda personalizar.

Formación

Tu equipo de ventas, y cualquier otro equipo que utilice el CRM, deberá recibir información y formación para saber cómo obtener el máximo provecho de la herramienta.

Evaluación continua y soporte

Es fundamental analizar de forma periódica si se están obteniendo los objetivos marcados para el equipo de ventas y para el negocio, porque puede ser necesario hacer modificaciones en los procesos y en el CRM.

En definitiva, un CRM nativo bien implementado puede transformar la dinámica de un equipo de ventas y aumentar su productividad y eficiencia. La clave está en seleccionar la herramienta adecuada y asegurar una adaptación sencilla para el personal.

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Beneficios de contar con un CRM integrado en un programa de gestión comercial 

En este artículo conocerás cómo impulsar la eficiencia y competitividad empresarial integrando un CRM en tu gestión comercial. 

  • Sage y ForceManager se unen para integrar el CRM de Forcemanager en Sage 200 y Sage 50, en tan solo minutos.  
  • Con ForceManager integrado, podrás incrementar en un 25% tu actividad comercial y reducir en 2 horas semanales el tiempo que dedicas al reporting. En este post te contamos los beneficios de un CRM integrado.  

Un CRM (Customer Relationship Management) es un software empresarial que incluye diversas funcionalidades tecnológicas para gestionar y mejorar la relación con clientes, leads o usuarios de una empresa.  

La tecnología asociada al CRM contribuye a que tu empresa pueda hacer un seguimiento en tiempo real de las interacciones con tus clientes a través de varios canales, como el correo electrónico, el teléfono o las redes sociales. Convirtiéndose en un aliado estratégico para cualquier actividad comercial, con independencia del tamaño o estructura de la empresa.  

También centraliza todas las interacciones con tus clientes y potenciales, facilita el registro, automatiza tareas administrativas y mejora los procesos.  

La Inteligencia Artificial al servicio del CRM

En este sentido, ForceManager CRM integra capacidades avanzadas de Inteligencia Artificial que simplificarán tu día a día, como el reporting de visitas por voz y el seguimiento detallado de oportunidades de venta, permitiendote dedicar más tiempo a tus clientes y oportunidades de venta.  

Por otro lado, con la funcionalidad integrada de ofertas y pedidos, conocida como «Quotes & Orders», tu equipo tendrá la capacidad de generar presupuestos directamente desde el CRM de ForceManager. Así, podrá validarlos en tiempo real con la información disponible en Sage 50 y Sage 200, desde web o movilidad. Lo más destacado de esta funcionalidad sin coste adicional es que estos presupuestos se crearán automáticamente en Sage 50 y Sage 200, simplificando y agilizando la gestión del pedido, albarán y factura, acelerando el ciclo de venta. 

¿Qué beneficios aporta un CRM a tu empresa? 

Conocer los beneficios de un CRM para tu negocio te ayudará a tomar una decisión que favorecerá el desarrollo de tu empresa y la optimización de recursos. Un CRM aportará a tu organización las siguientes ventajas:  

Optimización de eficiencia y enfoque en la venta 

Según Nucleus Research, un CRM puede aumentar en un 245% el ROI de una empresa si se implementa correctamente. Con un CRM, el equipo de ventas de tu organización puede automatizar tareas administrativas repetitivas y centrarse en lo más importante: los clientes.  

Aumento de la productividad  

El 50% de los equipos de ventas reportaron que se produjo una mejora de la productividad con un CRM, según Data2CRM. Con un CRM tu equipo de ventas priorizará tareas y seguirá de cada oportunidad de venta, lo que supondrá un aumento del número de oportunidades cerradas.  

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Toma de decisiones basadas en datos reales 

Una decisión basada en una intuición o en datos no actualizados puede suponer pérdida de ventas. Con un CRM tendrás datos reales y actualizados sobre tus clientes y sobre la oportunidad de venta que representan, lo que te permitirá tomar decisiones estratégicas fundadas en información veraz.  

Optimización del pipeline 

El CRM ayuda a los vendedores a hacer un seguimiento de cada oportunidad en las diversas etapas del pipeline o embudo de ventas. De esta forma, se pueden priorizar tareas y cerrar oportunidades.  

Colaboración entre equipos 

Cuando el CRM se integra con una herramienta de gestión comercial, los equipos comparten información, lo que impide que existan tareas duplicadas y se cometan errores. En este sentido, según Resourceful Selling, el 91% de los equipos de ventas de alto rendimiento colaboran con todos los departamentos para cerrar grandes acuerdos de negocio.  

El 91% de los equipos de ventas de alto rendimiento colaboran con todos los departamentos para cerrar grandes acuerdos de negocio.  

Retención de clientes 

Un estudio de Harvard Business Review revela que la adquisición de un nuevo cliente cuesta entre 5 y 25 veces más que mantener a un cliente existente. El uso de un CRM integrado en un sistema de gestión empresarial contribuye a que tu equipo de ventas dé un mejor servicio a los clientes y los retenga.  

Vista completa del rendimiento del equipo de ventas 

El uso de un CRM ayuda a conocer la productividad y los resultados de los equipos de ventas. De esta manera, se podrán detectar con facilidad los aspectos que funcionan en el proceso y los que necesitan ajustes para mejorar. 

Ahorro de tiempo 

La automatización de tareas ahorra tiempo al equipo de ventas, lo que se traduce en un ahorro de dinero para la empresa. Según datos de ForceManager, los comerciales ahorran en promedio 2 horas semanales en tiempo de reporting. En este sentido, un CRM, aunque requiere una inversión por parte de la compañía, proporciona ahorros que suponen que el ROI sea positivo. Además, en el mercado existen multitud de opciones de CRM que se adaptan a las necesidades de cada organización.  

En definitiva, el uso de un CRM contribuye a mejorar la productividad del equipo de ventas y a aumentar los clientes y los beneficios de la empresa. Es necesario verlo como una inversión a largo plazo que, si se utiliza correctamente, permitirá el desarrollo de la empresa y el incremento de su competitividad y de su cuota de mercado.  

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Qué es un CRM y cuáles son sus diferentes aplicaciones en la empresa

¿Quieres automatizar tareas en tu empresa y atender las necesidades y expectativas de tus clientes? El CRM es la herramienta perfecta.  

  • 4 de cada 10 empresas españolas afirman que hasta un 20% de sus ventas proceden de su CRM, según un estudio de Microsoft y SCOPEN.   
  • Gestionar oportunidades de venta de principio a fin y centralizar las interacciones entre una empresa y sus clientes, son algunas de las funcionalidades de un software CRM. Te contamos todos los detalles en este post.  

El objetivo de cualquier empresa es aportar valor, diferenciarse de sus competidores y crear relaciones duraderas con sus clientes. Para lograrlo, la tecnología es una gran aliada, en general, y el software CRM es el partner perfecto.  

La informatización de las tareas y procesos administrativos de las pymes en los últimos 30 años ha estado siempre orientada a la necesidad de cumplir cada vez con más requisitos legales, principalmente en el caso de la contabilidad y la facturación.  

¡COMPARTE! ¿Quieres automatizar tareas y satisfacer las necesidades de tus clientes? Descubre cómo un CRM puede ayudarte a lograrlo. 

Con el paso del tiempo, las herramientas utilizadas por las empresas mejoraron su funcionalidad e incorporaron otras aplicaciones útiles para las organizaciones, que les permiten conocer los costes y controlarlos, gestionar los almacenes y procesos de compra para reducir el tamaño de los stocks y controlar las finanzas y la producción. De esta forma, se comenzó a utilizar lo que hoy llamamos software ERP (Enterprise Resource Planning). 

A pesar de estos avances en gestión, a las empresas les seguía costando tener indicadores precisos para conocer el comportamiento de los clientes, sus necesidades, preferencias y patrones de compra. 

¿Qué es un CRM?  

Un CRM (Customer Relationship Management) es un software de gestión de la relación con el cliente. Se trata de un modelo de gestión de toda la organización basada en algo a lo que muchas veces las empresas no dan la suficiente importancia: la orientación al cliente

¿Qué significa ser una empresa orientada al cliente? Entre otras cosas, significa:  

  • Conocer a nuestros clientes y a aquellos que puedan serlo algún día 
  • Saber cuáles son sus necesidades reales,  
  • Qué les impulsa a comprarnos a nosotros y no a nuestra competencia,  
  • Qué es lo que valoran de nosotros, de nuestros productos y servicios,  
  • En definitiva, qué les hace ser fieles a nuestra empresa. 

Si tenemos 30 clientes puede que conozcamos individualmente y en persona a todos, pero si tenemos 300 o 3000 y solo hemos automatizado los procesos de gestión administrativa y financiera, será difícil conocerlos a todos. 

¿Qué aplicaciones tiene un CRM en la empresa? 

Las empresas necesitan una herramienta que les ayude a conocer y gestionar eficazmente la relación con los clientes. El software CRM para pymes consigue este objetivo, actuando en las tres áreas básicas de gestión:  

  • La fuerza de ventas,  
  • La atención al cliente  
  • El marketing. 

Gestión de la fuerza de ventas 

La gestión de la fuerza de ventas permite, entre otras cosas, gestionar las oportunidades y previsiones de venta. Una oportunidad de venta es una venta potencial futura, algo que sabemos que podemos vender, aunque no nos hayan pedido oferta. 

Pongamos un ejemplo: 

  • Imaginemos que nuestra empresa se dedica a la venta de vehículos industriales y un contacto nos comenta que en su empresa varios vehículos de reparto tienen muchos kilómetros y averías frecuentes, con lo que los costes de mantenimiento se han disparado. 
  • Este contacto no nos ha pedido oferta, porque posiblemente aún en la empresa no han tomado la decisión de cambiar la flota, pero sí que es una oportunidad de negocio que tenemos que considerar y trabajar en ella, de cara a los próximos meses y, llegado el momento, presentar una oferta competitiva que impulse al cliente a plantearse el cambio. 

Esta es una de las grandes diferencias del CRM con el ERP. El CRM permite gestionar oportunidades y potenciales clientes. Con la gestión de las oportunidades podemos registrar todas las operaciones potenciales, aunque no haya oferta y sin que el cliente esté registrado en el ERP. También informa sobre en qué etapa de nuestro ciclo de ventas están todas y cada una de ellas, lo cual es fundamental para la estrategia comercial de cualquier empresa.  

Este enfoque centrado en el cliente no solo mejora la precisión en las previsiones de ventas, sino que también permite una planificación más informada y basada en datos reales, evitando así la necesidad de hacer suposiciones. Con proyecciones de ventas que reflejan la realidad, las empresas pueden identificar desviación respecto a sus metas comerciales, adoptar medidas correctivas oportunamente y tomar decisiones estratégicas con mayor seguridad y visión de futuro. 

Atención al cliente 

El módulo de atención al cliente permite hacer una gestión adecuada cada vez que un cliente nos contacta. Ya sea para realizar una consulta, reportar una incidencia o hacer una reclamación. Así como actuar en consecuencia para dar la respuesta adecuada en cada caso. 

En muchas pymes existe la falsa creencia de que no es necesaria una gestión de incidencias, ya que su actividad empresarial no lo requiere. Esto se debe a que son principalmente empresas comercializadoras o distribuidoras, las cuales no cuentan con un servicio de asistencia técnica. 

Ejemplo de cómo una solución orientada al cliente marca la diferencia 

La asistencia al cliente es mucho más que eso. Imaginemos que se ha entregado un pedido incorrectamente a un cliente, con piezas defectuosas o calidad distinta de la solicitada. ¿Cómo se resuelve normalmente?:  

  1. El cliente llama exponiendo su reclamación y solicitando una pronta solución.  
  1. Se investiga que ha podido suceder, si se trata realmente de un error y donde se ha producido. 
  1. En caso afirmativo se organiza la devolución del material y se vuelve a servir el pedido, con los artículos correctos. 

Con frecuencia, el trámite termina aquí. Una vez solucionado el problema, se pasa a la siguiente tarea y el asunto se “olvida”, sin registrar en ningún sistema la reclamación del cliente, la solución proporcionada y las acciones realizadas para la resolución. Pero…  

  • ¿Qué sucede si al cabo de unas semanas vuelve a ocurrir un problema similar con el mismo cliente?  
  • ¿Qué pasa si la reclamación la recibe otra persona que no tuvo conocimiento del problema anterior?  
  • ¿Qué le dirá al cliente? ¿Qué no tenía ni idea de que el problema ya había sucedido anteriormente?  

Es posible que sea la última oportunidad para no perder la confianza del cliente. La rapidez y la seguridad en la respuesta son fundamentales. 

Un sistema CRM permite registrar la incidencia a partir del primer contacto con el cliente, consultar inmediatamente el histórico de comunicaciones e incidencias previas, dar una respuesta inicial inmediata y evitar que la incidencia se “traspapele”. Es sólo un ejemplo de cómo una solución CRM nos permite orientarnos al cliente. 

Marketing 

Según el estudio de Microsoft que hemos citado anteriormente, entre las ventajas de un CRM destacan:  

  • El lanzamiento de campañas de marketing personalizadas (92,2%),  
  • gestionar oportunidades de negocio de principio a fin (78,4%)  
  • y la integración de otros sistemas de comunicación (70,6%).  

Un gran número de pequeñas y medianas empresas no tienen departamento de marketing, pero la inmensa mayoría realiza acciones de búsqueda de nuevos clientes. Muchas veces de forma totalmente artesanal y con escasa efectividad. 

El lanzamiento de campañas de marketing personalizadas se destaca como una de las principales ventajas de un CRM en el 92,2% de los casos.  

La gestión de campañas de marketing y las funciones de segmentación avanzada disponibles en un software CRM, permiten comunicar con los clientes actuales y potenciales en el momento justo y con el mensaje adecuado, para maximizar el impacto de cada comunicación. 

Por el contrario, también, es posible evitar dirigir los mensajes equivocados a las personas incorrectas, con el consiguiente deterioro de imagen. Cuando se vinculan las campañas con las oportunidades de venta, se pueden medir los resultados y el retorno de la inversión obtenida para evaluar comparativamente la efectividad de cada acción. 

El éxito de las redes sociales ha obligado a replantearse a muchas organizaciones el modo que tenían de relacionarse con sus clientes. Se ha pasado de mirar este tipo de herramientas con escepticismo a utilizarlas como aplicaciones estratégicas. 

Con el social CRM no se trata solo de incorporar las redes sociales como un canal de comunicación más, sino de integrarlas en las herramientas que tenemos para la gestión de los clientes. 

Un ejemplo: 

  • Nuestro departamento de ventas puede utilizar los datos de estos medios sociales para encontrar información de clientes potenciales y también para mantener una comunicación con los clientes actuales. 
  • También podrá detectar tendencias de mercado que se podrán considerar a la hora de tomar decisiones empresariales.  

Otro ejemplo: 

  • El departamento de atención al cliente también puede utilizar las redes sociales combinadas con el CRM para responder con mayor rapidez a las sugerencias de los clientes y transformar a un cliente descontento en un cliente satisfecho con el trato recibido. 
  • La rapidez e inmediatez de las redes sociales contribuyen a prevenir posibles problemas de crisis de reputación online, que muchas veces se producen por un mal tratamiento de las quejas de un cliente. 

En definitiva, el social CRM pone al cliente en el centro de la estrategia de la empresa. Nos ayuda a lograr el “engagement” entre estos clientes y la empresa, gracias a la cercanía de las redes sociales que permiten crear esos lazos emocionales que muchas veces de otras formas es mucho más complicado de generar. 

Por lo tanto, si incorporas un programa CRM en tu empresa, podrás proporcionar más y mejores referencias al equipo comercial para convertirlas en oportunidades de venta reales y cerrar el ciclo completo de relación con el cliente. 

Para aportarte más valor y que logres fortalecer tus relaciones con los clientes, Sage y ForceManager han alcanzado un acuerdo para integrar el CRM de ForceManager en Sage 50 y Sage 200. Con el CRM integrado podrás incrementar en un 25% tu actividad comercial y reducir en 2 horas semanales el tiempo que dedicas al reporting. Descubre cómo un software CRM orientado al cliente puede ayudarte a mejorar la productividad y la rentabilidad de tu empresa. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.

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