Teletrabajo y tecnología: las nuevas reglas del “juego”

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Los entornos empresariales continúan cambiando rápidamente. Esto ha causado (y causa) un efecto en la forma en la que se gestiona la fuerza laboral, donde la tecnología y el trabajo en movilidad tienen un papel importante.

  • El crecimiento de mercados emergentes que requiere personal con habilidades específicas está ocasionando un aumento en el número de empleados que trabajan fuera de su hogar.
  • Por ejemplo, no es impensable que una empresa china contrate un equipo europeo para gestionar un proyecto en África siendo, sin duda, un reto para los departamentos de tecnología.

Además de lo mencionado, de todos es sabido que uno de los mayores inconvenientes para tener un rendimiento de productividad óptimo son los problemas del día a día que tienen que afrontar los empleados.

A veces, la vida personal y familiar choca con los horarios laborales, dificultando la concentración en el trabajo. Por ello, muchas empresas desarrollan acciones y facilitan herramientas que buscan esa conciliación entre la vida familiar y profesional.

En definitiva, se trata de establecer políticas que hagan más fácil la vida de los empleados fuera del trabajo, permitiendo así aliviar muchas de las cargas y del estrés de la vida diaria.

Hasta el momento esta concienciación era lenta, pero con el COVID-19 se ha acelerado. Y es que, según algunos estudios, el 30% de los empleos se podrían realizar desde casa.

Por lo que lo importante no será nunca el número de horas que estamos en el trabajo, sino la calidad de dichas horas.

Cómo el trabajo en remoto puede marcar la diferencia

Por todos es sabido que la tecnología permite a los empleados acceder e ingresar datos, colaborar en proyectos y mantenerse en contacto con colegas de cualquier parte del mundo. Y todo a través de dispositivos móviles con conexión a Internet.

¿Te imaginas el potencial y los beneficios para cualquier negocio? El dar a los empleados la libertad de trabajar desde donde sea se aumentará la productividad: más eficiencia, mayor ahorro de costes y, sobre todo, una fuerza laboral más feliz.

Según algunos estudios, 1 de cada 5 trabajadores de oficina se mudaría de las áreas urbanas si pudieran trabajar de forma remota.

Según algunos estudios, los empleados más jóvenes valoran especialmente esa flexibilidad en el lugar de trabajo, y el equilibrio trabajo-vida se considera mucho más atractivo que una alta remuneración. Con todo ello, queda claro que tener una buena política de teletrabajo será un atractivo para retener y captar talento joven.

Acciones y herramientas para la conciliación familiar y empresarial

Si hablamos en detalle de conciliación familiar, hemos de repasar lo que tiene que ver con aspectos normativos o legales.

Reducción de jornada

  • La posibilidad que tienen los empleados de acogerse a una reducción de jornada para el cuidado de los hijos menores de 12 años o de familiares dependientes es una medida que puede complicar la organización del trabajo.
  • Pero también puede mejorar y hacer muchas más productivas las horas que pasa este empleado en nuestra empresa, ya que estará más concentrado.

Permisos legales

  • En un sentido similar está la posibilidad de mejorar los permisos legalmente establecidos, ya sea por el nacimiento de un hijo, por una mudanza o por matrimonio.
  • En el caso de los hijos, los permisos de maternidad y paternidad, así como la posibilidad de unificar horas de lactancia, juntar vacaciones para tratar de alargar el máximo posible el periodo de baja tras el nacimiento es fundamental.

Horario flexible

  • Otro de los aspectos que más ayudan a conciliar la vida personal y familiar es el horario flexible de entrada y salida.
  • Se establece una bolsa de horas que el empleado debe cumplir, pero tiene una horquilla de entrada y de salida dentro de la cual no hay ningún inconveniente en que cumpla su horario laboral.
  • Esto permite organizarse mejor para poder dejar los niños en el colegio o ir al gimnasio a primera hora, solucionar algún trámite personal, etc.

Jornada continua

  • En este aspecto, la jornada continua es una de las cuestiones que ayudan a mejorar la calidad de vida de los empleados de una empresa.
  • Muchas organizaciones las implantan sobre todo en verano, tratando de facilitar la conciliación de las vacaciones escolares, pero otras se han dado cuenta que supone una mejora sustancial en la productividad y un descenso importante en el número de horas perdidas por ausencias.
  • En este sentido, es importante mantener una política de luces apagadas, buscando limitar el número de horas que se pasa en la empresa, cumpliendo de forma estricta el horario y evitando prolongar la jornada laboral de forma innecesaria.

Jornada laboral

  • Por último, en lo que se refiere a la jornada laboral, las semanas cortas favorecen de forma notable la desconexión del mundo laboral.
  • Acabar los viernes a mediodía es una práctica muy extendida, sobre todo en las grandes ciudades, que facilita poder desconectar del trabajo, favoreciendo el descanso y mejorando la capacidad de concentración en la siguiente semana.

Tecnología y teletrabajo

En este repaso a algunas de las prácticas más sencillas a la hora de favorecer el teletrabajo, la protagonista será, sin lugar a duda, la tecnología.

Y es que el uso de las TIC, la inversión en soluciones de gestión empresarial cloud o en la nube, etc. serán siempre facilitadores a la hora de adoptar estas políticas, permitiendo al trabajador ser más flexible al poder cumplir con algunas horas de su jornada laboral desde casa.

En Sage, la totalidad de la plantilla dispone de ordenador portátil, red privada virtual (VPN) y ancho de banda para administrar el 100% de conexiones externas para facilitar el teletrabajo.

Soluciones tecnológicas de calidad para teletrabajar: software en la nube

Para que el teletrabajo sea efectivo se requieren soluciones tecnológicas de calidad. El software en la nube es el mejor aliado del teletrabajo, al permitir el acceso en tiempo real a información actualizada a personas situadas en distintos puntos del planeta.

  • Hay múltiples opciones para poder acceder el entorno corporativo en remoto. Por ejemplo, están el clásico sistema de acceso a través de una red privada (VPN) y los que funcionan directamente vía web, permitiendo usar cualquier medio para acceder mediante un par de usuario y contraseña.
  • Además, gracias al software en la nube el teletrabajo es posible desde múltiples dispositivos, no es algo dependiente sólo de un ordenador. Se puede teletrabajar también con un móvil o una tableta, dispositivos desde los que es posible atender el correo y también acceder a un ERP online.

El software ERP como herramienta clave para la gestión laboral

El software ERP es una de las herramientas clave en la gestión laboral del teletrabajo.

El hecho de conceder a un trabajador la posibilidad de hacerlo en remoto, es una condición que no se puede gestionar a la ligera y exige, de entrada, un análisis de la solicitud para determinar la viabilidad de esta. El motivo es que, en caso de ser aprobada, el trabajador deberá tener un lugar de trabajo preparado para desarrollar las tareas encomendadas y eso necesita una gestión.

Hay empresas que se preocupan para que el puesto de trabajo en el domicilio de una persona que teletrabaja cumpla una serie de condiciones e incluso envían a sus equipos de prevención de riesgos laborales a inspeccionarlo y validarlo. Esto es importante, dado que el puesto debe reunir las condiciones mínimas para trabajar y evitar enfermedades y accidentes laborales.

No es lo mismo trabajar con el portátil sentado en una buena silla y con el ordenador sobre una mesa, que hacerlo tirado de mala manera en el sofá, mientras se ojea la televisión. Hay una importante diferencia y, a la larga, puede ser importante porque la cosa puede degenerar en una enfermedad laboral o un accidente de trabajo.

Conclusiones

Hacer cambios en la forma en que opera un negocio y adoptar la tecnología y el teletrabajo ayudará a una empresa a ser más ágil y productiva, en un intento por lograr los objetivos.

Y es que brindar a los empleados la oportunidad de ser más flexibles en la forma en que trabajan será tan beneficioso para ellos como lo será también para el negocio.