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Teletrabajo en verano, el momento perfecto para ponerlo en marcha en nuestra empresa

Desde el marketing digital, el desarrollo web, las ventas o la atención al cliente, el teletrabajo o trabajo en remoto está creciendo en muchos sectores. En definitiva, la ubicación ya no es relevante, pero si lo es el conocimiento y la experiencia de los trabajadores.

  • Los meses veraniegos se han convertido en un buen momento para que muchas empresas realicen una prueba con el teletrabajo.
  • Antes de nada, es importante analizar qué necesitamos para teletrabajar en nuestra organización de forma efectiva.

Según un estudio realizado por Sage, durante el estado de alarma, un 24% de las empresas recurrió al teletrabajo como principal medida. En este sentido, tras la vuelta a la oficina, el 15% de las pymes encuestadas afirmó que tenía intención de aumentar el teletrabajo.

Y es que la tecnología y las comunicaciones hacen que cada vez sea más fácil poner en marcha esta opción. Sin embargo, hay muchas empresas que tienen sus dudas. Para disiparlas, nada mejor que probar si funciona en nuestra organización. Por eso, los meses de junio a septiembre son el momento perfecto para probar el teletrabajo en nuestra empresa.

A esto se une que es una modalidad con una gran aceptación entre los empleados. Según el estudio realizado por Grupo Adecco, el 77% de los españoles consultados considera que el modelo ideal es aquel que combina el teletrabajo con ir a la oficina.

Aun así, trabajar desde casa no es tan fácil como puede parecer. En este post con contenido actualizado hacemos un repaso a los básicos que necesitas conocer para ponerlo en práctica.

Cómo implantar el teletrabajo en la empresa

La primera medida que una empresa tiene que poner en marcha para implantar el teletrabajo es de tipo técnico. ¿Cómo se conectará el empleado de forma remota para poder realizar su trabajo?

Existen diferentes posibilidades: desde empresas que prácticamente no tienen que hacer nada porque sus programas están en la nube a otras que tienen que habilitar conexiones remotas para que puedan acceder desde sus casas.

Hay que tener en cuenta lo siguiente:

EN PRIMER LUGAR: INFRAESTRUCTURA

  • Por lo que respecta a la infraestructura hay que llegar a un acuerdo con los empleados. Si hace unos años era la empresa la que facilitaba conexión a Internet, un portátil o una tablet, hoy en día muchos empleados son los primeros interesados en trabajar desde casa y utilizan su propia conexión de fibra en el hogar o su portátil personal para acceder.
  • En todo caso, hay que fijar unas mínimas medidas de seguridad para que los datos de la empresa estén en todo momentos seguros. No deben salir en ningún caso de la organización. Los portátiles o tablets personales tienen que ser un medio para conectarse, en ningún caso para almacenar ni tratar datos dentro de los mismos.

EN SEGUNDO LUGAR: CONTROL HORARIO

  • El segundo aspecto a tener en cuenta es cómo vamos a fiscalizar el trabajo que hacen en remoto. Es decir, además de realizar un control horario, que también es obligatorio si trabajamos desde casa registrando la hora de entrada y la hora de salida, es necesario evaluar la productividad de este empleado.
  • Lo habitual es establecer una comparativa entre la cantidad de tareas que se realizan habitualmente en la oficina y las que se han hecho desde casa.

EN TERCER LUGAR: PAUTAS A SEGUIR

  • Y, por último, hay que establecer unas pautas de teletrabajo, es decir, si se va a trabajar desde casa siempre, si podemos hacerlo una vez a la semana cuando el empleado lo decida, si serán una o dos tardes, etc.
  • Como prueba piloto, lo ideal es que se pueda trabajar un día a la semana desde casa. Hay que tener en cuenta que la mayoría de los empleados que se acojan a esta fórmula intentarán pegar estos días que teletrabajan al fin de semana, ya que les ayudará a conciliar mejor.

Lo ideal es establecer un calendario para que nos ayude a coordinarnos y no acabe la mitad de la oficina el viernes trabajando desde su casa. Si se trabaja por las tardes, una buena forma de ayudar a conciliar es que una o dos tardes cada semana lo hagamos desde casa.

Ventajas para los empleados y también para la empresa

Los empleados son los primeros que están interesados en el teletrabajo. He aquí los principales motivos:

  • El principal motivo es que les ayuda a conciliar mejor su vida personal y profesional.
  • Además, evita desplazamientos y ahorra tiempo, especialmente en las grandes ciudades donde los atascos están a la orden del día.
  • También es un ahorro de dinero al evitar gastos como, por poner dos ejemplos, los de transporte o la comida fuera de casa.

Esto hace que el trabajador esté más implicado cuando trabaja desde casa. No solo va a concentrarse mejor, sino que, si tiene un problema personal y se puede quedar en casa para solucionarlo mientras desarrolla remotamente su labor profesional en lugar de ir a la oficina, la productividad será más alta. También se rebaja el absentismo laboral.

No todo son ventajas

Pero no todo son ventajas. La empresa debe hacer un esfuerzo de coordinación, ya que en muchos casos no todos los empleados están en la oficina para poder montar una reunión en cualquier momento. Además, hay que conjugar atención al cliente con poder trabajar desde casa. También se deben añadir medidas de seguridad para que las conexiones desde casa sean seguras.

Los empleados muchas veces piensan que se levantan en pijama y se ponen a trabajar. No se dan cuenta de que puede que no tengan el espacio adecuado para pasarse 8 horas trabajando de forma seguida, que trabajar en el salón no es lo mejor, especialmente si tenemos familia, y que cuando se trabaja desde casa muchos no acaban de entender que no se pueda abandonar las labores profesionales dedicarte a hacer otras tareas.

Hay, por tanto, que saber organizarse y concentrarse ya que, de otra manera, nos damos cuenta de que trabajando desde casa hemos dedicado muchas más horas de las que nos gustaría para las tareas pendientes.

Verano, el momento perfecto para probar el teletrabajo

En esta época estival se dan dos circunstancias que hacen que se pueda crear un campo de pruebas adecuado para la implantación del teletrabajo. Por un lado, existe una menor carga de trabajo en la mayoría de las empresas. Ese periodo de adaptación que significa aprender a trabajar desde casa se pasa mejor si no tenemos un nivel de tareas elevado.

Para el empleado es una prueba de fuego a la hora de aprender a organizarse, a valorar en qué condiciones sí y en cuáles no le es más rentable trabajar desde casa. Una mala conexión a internet puede arruinar nuestra productividad, por lo que intentar conectarse desde un pueblecito remoto no sería una buena idea. A veces es más fácil pasar la mañana trabajando en un coworking cercano o en un centro de empresas si nos hemos desplazado con la familia que está de vacaciones.

Y a nivel organizativo también nos ayuda a ver los pros y los contras para la empresa, a evaluar cuántos empleados pueden teletrabajar a la vez o si es más adecuado hacerlo solo un día o un par de tardes a la semana. También permite evaluar la calidad del trabajo realizado de forma remota o la seguridad de las conexiones y las medidas a tomar para cumplir con el RGPD.

El final del verano, ¿será el fin del trabajo en remoto para muchos trabajadores?

A priori, la evolución de los rebrotes derivados de la situación sanitaria por el COVID-19 será la que marcará la vuelta o no a las oficinas. En muchos casos, ese regreso será lento y escalonado, sobre todo para las grandes compañías.

Por ejemplo, algunas de las grandes tecnológicas como Google, Facebook o Salesforce ya han manifestado que extenderán el teletrabajo hasta el verano de 2021. Y otras como Twitter, lo harán de manera indefinida.

En nuestro país, las grandes empresas contemplan mantener el teletrabajo o trabajo en remoto a partir de octubre. Y aquí, será muy importante el papel de los profesionales de recursos humanos para garantizar que los empleados que trabajan a distancia reciben la misma calidad de experiencia que en la oficina.

En definitiva, el mundo del trabajo está sufriendo de golpe una de las mayores disrupciones de la historia. Y aquí, las áreas de recursos humanos deberán enfrentarse a los grandes desafíos que está provocando la necesidad de mitigar los riesgos del presente al mismo tiempo que nos preparamos para un futuro rodeado de incertidumbre.

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¿sabes-si-tu-profesion-es-realmente-vocacional?

¿Sabes si tu profesión es realmente vocacional?

Encontrar tu vocación no es tarea fácil, no todo el mundo lo consigue. Pero hay una serie de indicios que pueden revelar si tu profesión es vocacional. El éxito profesional es uno de ellos.

  • Según la encuesta “Estudios por Vocación” de Infojobs, el 71% de los directivos en consejos de administración aseguran haber elegido su profesión por vocación.
  • Los datos del estudio evidencian que la Generación Z apuesta más por una formación en función a su vocación profesional.

Si te preguntas si tu profesión es vocacional, no mires un listado de carreras “más vocacionales” ni busques un cuestionario que te revele en qué sector serías más feliz. No existe una norma escrita sobre la vocación. De hecho, puede que no tengas una vocación como tal. O puedes tener una vocación un tiempo y, al cabo de unos años, otra muy diferente.

Sin embargo, sí que parece haber una conexión entre lo vocacional y el éxito profesional.

De acuerdo con el informe “Estudios por Vocación” de Infojobs, realizado a 4.863 profesionales españoles en activo, el profesional por vocación es el predominante en los cargos directivos.

En concreto, el 71% de quienes han alcanzado puestos en consejos de administración eligieron su profesión porque les gustaba. Por su parte, quienes escogieron su carrera simplemente por las salidas laborales ocupan posiciones de empleado (38%) o intermedias (35%).

Asimismo, la vocación se refleja también en el nivel formativo. Los encuestados que estudiaron lo que les motivaba (72%) cuentan con una formación superior, como un máster o un doctorado. En cambio, quienes estudiaron solo por la salida laboral alcanzan una formación máxima de bachillerato, FP o ciclo formativo (47%).

Sage

Entre el 60% y el 62% de los jóvenes trabaja en lo que ha estudiado, (InfoJobs Estudios por Vocación, 2020)

¿Es mi profesión vocacional?

Tener éxito en una profesión no significa necesariamente que esa sea tu vocación. Hay muchos más factores que influyen en el éxito: sin ir más lejos, que se te dé bien el trabajo. Puedes ser bueno y que no te guste lo que haces, pero normalmente va acompañado de un factor motivacional.

Estar motivado es fundamental para dar lo mejor de ti y seguir creciendo como profesional. En este sentido, la formación continua juega un papel protagonista en el éxito laboral. Y es que la formación ya no se considera algo finito, sino que continúa a lo largo de toda la vida… ¡incluso los fines de semana! Si preguntas a cualquier directivo, te asegurará que mantenerse al día en su sector es una de sus prioridades.

“Están las personas que durante la semana trabajan, aunque no les gusten sus empleos. Personas que padecen y soportan la semana y que esperan a que llegue el fin de semana para hacer lo que les gusta. Pero también hay otro tipo de personas: las que todos los días hacen lo que les gusta y los fines de semana también disfrutan”, Ken Robinson, educador, escritor y conferencista británico

¿Pero cómo sé si mi profesión es realmente mi vocación? Es más, ¿cómo sé si tengo una vocación?

Puedes empezar por plantearte una serie de cuestiones relativas a tu trabajo:

  1. ¿Te identificas con tu profesión? Por ejemplo, ¿cómo te suena decir “soy programador” o “soy profesor”? El sentimiento de pertenencia a un sector es un indicio de que esa podría ser tu vocación.
  2. ¿Aprendes rápido? Una de las características de los profesionales vocacionales es la facilidad para aprender sobre su sector o su puesto de trabajo.
  3. ¿Te despierta curiosidad? Seguro que alguna vez has encontrado un artículo sobre alguna novedad de tu profesión. Si lo has leído y has seguido investigando por tu cuenta, está claro: es tu vocación.
  4. Por último, aunque suene a cliché, el tiempo pasa más rápido si haces lo que realmente te gusta.

¡Comparte! El 78% de los profesionales que han elegido sus estudios por vocación afirma que no se arrepiente de su decisión.

Los jóvenes son más vocacionales a la hora de elegir su profesión

El informe “Estudios por Vocación” muestra una tendencia hacia los estudios vocacionales por parte de los jóvenes.

  • El 74% de los encuestados de entre 16 y 24 años, pertenecientes a la Generación Z, y el 70% de la población activa de entre 25 y 34 años (Generación Y o Millennial) han apostado por estudiar la profesión que más les gusta.
  • Por el contrario, un gran número de los encuestados de generaciones anteriores eligieron una profesión pensando en las condiciones laborales.
  • El 42% de los trabajadores de entre 40 y 54 años (o Generación X) y el 41% de los baby boomers (entre 55 y 65 años) estudiaron en función de las salidas laborales.

En cuanto a cambios de sector, aquí también se observa una diferencia notable por edades.

  • Los encuestados pertenecientes a la Generación Millennial (25 a 34 años) están más centrados en lo que han estudiado, por lo que realizan menos cambios de rumbo en su vida profesional.
  • De hecho, solo el 23% de los jóvenes millennials han cambiado de sector, frente a un 44% en el caso de los mayores de 55 años (baby boomers).

¡Comparte! El 39% de los profesionales que cambian de sector lo hacen por voluntad propia y cambio de rumbo en su trayectoria laboral.

El sector IT, el más vocacional

Además, el informe recoge el reparto de los profesionales vocacionales entre los diferentes sectores. Estos son los tres sectores donde la vocación cobra el mayor protagonismo:

  • Informática y Telecomunicaciones (IT) – 79% de los encuestados lo eligieron por vocación.
  • Maestros y profesiones – 78%
  • Personal cualificado para oficinas – 73%

En definitiva, la vocación puede llevarte muy lejos. Pero recuerda que “perseguir tu pasión” no lo es todo. Si no tienes las habilidades para tener éxito en tu profesión o el mercado laboral no está de tu parte, la motivación no sirve de mucho.

Ten toda la información en cuenta y recuerda que cambiar de sector puede ser una opción viable.

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contact-center-y-teletrabajo-(i):-¿esta-el-sector-preparado-para-ello?

Contact center y teletrabajo (I): ¿está el sector preparado para ello?

En este artículo explicamos la nueva realidad laboral ante el COVID-19 y los motivos por los que el sector contact center tiene una clara preferencia por el teletrabajo.

  • El teletrabajo ha llegado con fuerza en la mayoría de las empresas en las que es factible y está dispuesto a establecerse.
  • Los agentes del sector contact center lo tienen claro: antes que un aumento de sueldo eligen el teletrabajo regulado.

Desde mediados de marzo de 2020, han cambiado las cosas en el ámbito laboral y parece que para quedarse por mucho tiempo. Nos referimos al teletrabajo y todo lo que conlleva esta nueva manera de trabajar tanto para el empresario como para el trabajador.

La nueva realidad del sector contact center

Pequeñas, medianas y grandes empresas se han adaptado para sacar mayor rendimiento al trabajo en esta situación de pandemia. El estado de alarma hizo que las empresas cuyo trabajo se pudiera mantener en la distancia pasara a ser teletrabajo.

Queremos centrarnos en los contact center, un sector que ha evolucionado desde los call center y que es indispensable para las empresas, ya que se dedica a gestionar las comunicaciones con los clientes y a asegurar las ventas.

Mejorar la experiencia de los clientes

El objetivo al que aspiran los contact center se resume en mejorar la experiencia del usuario. Los clientes suelen necesitar una respuesta rápida, una solución a su problema o una contestación eficaz a su duda.

¿Pero este trabajo de los contact center es compatible con el teletrabajo?

El Ministerio de Trabajo ha creado un anteproyecto de ley del teletrabajo para regular una nueva situación en la que la mayoría de los trabajadores apuestan por ello.

Según un estudio de MST Holding (empresa que suministra servicios de contact center), tres cuartas partes de los trabajadores del sector preferirían mantener su sueldo sin ningún aumento siempre que sea posible acceder a la opción del teletrabajo.

Con el trabajo a distancia hay una mayor flexibilidad laboral que permite a los trabajadores conciliar su vida laboral y familiar. Durante el confinamiento, los contact center se han adaptado con facilidad al teletrabajo.

Esto apunta a que cada vez será más habitual el trabajo remoto en las empresas que puedan trabajar a distancia y que apuestan por las diferentes estrategias de digitalización:

  • La tecnología en la nube es una opción muy interesante para implantar el teletrabajo en el área del contact center. La nube garantiza que los agentes puedan acceder a toda la información desde sus hogares con total seguridad. Desde sus casas pueden gestionar todas las llamadas y las peticiones de cada cliente con la misma calidad que in situ.
  • El avance tecnológico ofrece unas herramientas muy interesantes para el teletrabajo (sistemas automatizados, videollamadas…) que mejoran la productividad de los trabajadores y la experiencia del cliente.

Sage

El trabajo a distancia permite a los agentes del sector contact center conciliar su vida laboral y familiar.

1. Cómo ha afectado el COVID-19 a los contact center

  • Viendo los datos extraídos del estudio de MST Holding, encontramos que más del 73% de los encuestados han sido despedidos; el 9% ha sufrido un ERTE; tan solo un 5% ha continuado con sus funciones de forma presencial; y el 12% restante ha cumplido con sus tareas teletrabajando.
  • El 98% de los profesionales del área de contact center contaban con la infraestructura necesaria para continuar con sus funciones laborales trabajando desde casa.

2. Beneficios del teletrabajo para los empleados

  • La mayoría de los agentes telefónicos han continuado ofreciendo sus servicios desde su domicilio en la situación producida por el COVID-19. Una medida de seguridad que favorece que los empleados puedan desarrollar su labor sin contagios.
  • La organización y planificación en el teletrabajo es imprescindible para asegurar el correcto funcionamiento de la empresa y para poder llevar a cabo un teletrabajo de calidad. Las tareas diarias y las formas de comunicación con los clientes no cambian con el teletrabajo en este sector empresarial.
  • Con una infraestructura adecuada y con las herramientas digitales necesarias disponibles, el teletrabajo es la nueva realidad. Una manera de trabajar que beneficia al empleado y al empresario, y que sigue ofreciendo el mejor servicio a sus clientes.

3. Cambios necesarios para la nueva realidad

La actitud de los agentes es la que marcará el éxito en esta nueva situación, su flexibilidad y su capacidad de trabajo son imprescindibles. Ellos son los que deben hacer un esfuerzo para adaptarse a la nueva realidad laboral y cambiar sus hábitos de trabajo. Un esfuerzo que las empresas reconocerán y animarán a seguir en esa línea.

La transformación digital debe de comenzar por los empresarios, ellos son los encargados de poner al alcance de los empleados los medios necesarios para llevar a cabo el nuevo plan estratégico.

Para garantizar la calidad de los servicios ofrecidos y que los agentes se adapten con facilidad, hay que tener presente los siguientes aspectos:

  • Herramientas de trabajo. El agente trabajará con un ordenador, los programas que utilice y todo lo necesario para realizar su labor. Y estas herramientas las debe de proporcionar la empresa.
  • Horario de trabajo. Establecer los horarios de los agentes con flexibilidad para favorecer la conciliación laboral y familiar y reflejar las horas trabajadas en un registro.
  • Comunicación interna. Utilizar a diario un canal de comunicación interno y hacer reuniones periódicas contribuye a tener un seguimiento del trabajo.

4. Normativa laboral del teletrabajo

La ley del teletrabajo en España aún no está regulada. En el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores se recoge tan solo una pequeña parte muy genérica sobre el teletrabajo que dice que los trabajadores tendrán los mismos derechos si trabajan de forma presencial como si lo hacen de forma remota.

Lo que sí está claro es que es necesario crear una normativa laboral que regule el teletrabajo y que debe de tener en cuenta el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo, donde se especifica que:

  • «Como norma general, el empresario es el encargado de ofrecer el equipo necesario para trabajar, su instalación y mantenimiento (a no ser que el trabajador utilice un equipo personal)».

Antes de comenzar a teletrabajar habría que definir aspectos relacionados con los costos, el equipo de trabajo y la responsabilidad. Lo ideal, según los sindicatos, es que existía un diálogo entre el trabajador y el empresario y que ambas partes se tengan en cuenta en la normativa laboral.

El teletrabajo es una nueva realidad laboral que está dispuesta a quedarse entre nosotros. La mayoría de los trabajadores desean el teletrabajo regulado más que un aumento de sueldo.

Y con una infraestructura adecuada y con las herramientas digitales necesarias el trabajo en remoto es una solución ante el escenario establecido tras el coronavirus.

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5-formas-de-mantener-el-compromiso-de-los-empleados-cuando-trabajan-de-forma-remota

5 formas de mantener el compromiso de los empleados cuando trabajan de forma remota

Comprometerse con los empleados es más fácil en una situación cara a cara. Sin embargo, en la situación ocasionada por el brote de coronavirus, mantener ese compromiso en la modalidad de teletrajo o trabajo en remoto puede ser más complicado.

Entonces, ¿cómo podemos ayudar a los equipos de trabajo a adaptarse al trabajo de forma remota o teletrabajo?

En este artículo, presentamos una serie de tácticas válidas para todos los miembros del personal. Ideas que fomentarán la participación de los empleados y que brindarán consejos a los gerentes para mantener la colaboración dentro de sus equipos.

¡Comparte el dato! Según un estudio de Sage, el 57,4% de las pymes en España ve nada o poco probable que el teletrabajo aumente en el futuro en su negocio.

Contenido del post

  1. Reuniones semanales on-line
  2. Enciende las cámaras
  3. Manténte al día con la gestión del rendimiento
  4. Comentarios de los empleados sobre cómo les va
  5. Actividades de trabajo virtual en equipo

1)Reuniones semanales on-line

Es habitual mantener reuniones semanales con todos los miembros del equipo para ponerse al día. Es evidente que un cambio al teletrabajo o trabajo en remoto significa que la presencia física no es posible.

Sin embargo, esto no supone que no se pueda llevar a cabo esa actualización semanal: gracias a la tecnología, celebrar reuniones online es muy sencillo.

Las herramientas de videconferencia, como Zoom o Microsoft Teams, proporcionarán un fácil acceso a los empleados para mantener este tipo de encuentros. Además, estas aplicaciones permiten que varias personas puedan presentar y contribuir al mismo tiempo, para que no se quede nada en el “tintero”.

EL DATO

Desde que comenzó la afluencia del teletrabajo, el uso de herramientas de colaboración ha aumentado en más de un 50%.

2)Enciende las cámaras

Cuando tengas reuniones con tus empleados, intenta que el equipo se ponga al día en un entorno “cara a cara” con las cámaras encendidas.

El verse ayudará a generar la interacción humana de la que se puede carecer al trabajar desde casa. Pero, para que no sea contraproducente, no es recomendable forzar a nadie a hacerlo.

3)Manténte al día con la gestión del rendimiento

¿Cómo van los empleados con sus cargas de trabajo durante el teletrabajo? ¿Están logrando sus objetivos o necesitan apoyo para mantenerse en el camino?

La gestión del rendimiento es más fácil cuando todos trabajan en la misma ubicación, pero cuando se trabaja de forma remota, eso no es tan simple.

Para contrarrestar eso, establece procesos para que los gerentes puedan consultar con los empleados regularmente para medir el progreso y ofrecer orientación.

De nuevo, la tecnología nos puede acercar si usamos un software de recursos humanos en la nube para almacenar todos los documentos de la gestión del rendimiento. Una vez realizado, puedes usar las herramientas de videoconferencia (con o sin cámara encendida) para debatir esa evaluación entre gerente-empleado.

EL DATO

Más del 80% de los líderes de TI afirman que sus organizaciones han aumentado su uso general de software en la nube. 

4)Comentarios de los empleados sobre cómo les va

Ante un cambio al trabajo en remoto o teletrabajo de la mayor parte de tu fuerza laboral, algunos de los empleados darán un gran paso hacia lo desconocido.

Por eso, además de brindar apoyo a tu gente mientras trabajan desde casa, vale la pena preocuparse en ver cómo les va.

¿Por qué no intentar crear una encuesta de compromiso y enviarla a tu personal? De esa manera, puedes obtener sus puntos de vista sobre cómo están viviendo la experiencia, lo que están disfrutando, lo que no funciona bien y sus perspectivas sobre lo que podría implementarse para mejorar la situación.

5)Actividades de trabajo virtual en equipo

Cuando se trata de trabajo en remoto o teletrabajo, los viajes o las actividades de paintball no pueden usarse para hacer equipo.

Pero eso no quiere decir que tus empleados no puedan participar en alguna actividad en equipo. Pero tendrá que ser en modalidad on-line.

Son varias las cosas que tu empresa puede hacer para mantener altos los niveles de compromiso de los empleados en esta área.

Podrías organizar sesiones virtuales de café y pasteles donde tus empleados se reúnan en línea para conversar sobre un tema de elección; podría ser alguna temática que permita conocerse mejor o incluso un concurso o juego retador.

EL DATO

Desde el inicio de la pandemia, el porcentaje de españoles que teletrabaja ha pasado de un 4,8% a un 34% según datos del Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas (IVIE). 

Conclusión sobre el mantenimiento del compromiso de los empleados

El compromiso de los empleados es una de las partes clave de la gestión de un negocio.  Si bien mantener ese compromiso puede ser complicado cuando las personas trabajan de forma remota, no es imposible.

Al tomar medidas para garantizar que la fuerza laboral esté involucrada y que las líneas de comunicación estén abiertas, los gerentes y los empleados podrán interactuar entre sí, mientras mantienen el negocio en movimiento.

No olvides utilizar la tecnología como parte de esto, utilizando herramientas de videoconferencia y aplicaciones móviles, y comunicándote regularmente con el personal para asegurarte de que obtienen el soporte que necesitan.

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anteproyecto-de-ley-del-teletrabajo:-los-empleados-podran-negociar-su-horario-cuando-teletrabajen

Anteproyecto de ley del teletrabajo: los empleados podrán negociar su horario cuando teletrabajen

En este artículo analizamos las negociaciones horarias entre trabajador y empresario contenidas en la ley del teletrabajo. Un texto legal que da respuesta a las nuevas necesidades sociales derivadas de la situación ocasionada por el coronavirus (COVID-19).

  • Las horas de trabajo acordadas deben estar fielmente reflejadas en el registro horario, donde la empresa impone las franjas de disponibilidad del empleado.
  • No obstante, la nueva ley juega en beneficio del trabajador, que puede alterar ciertos puntos del acuerdo, eso sí, respetando los límites y condiciones establecidos en él.

Contenido del post

  1. Respondiendo a una nueva realidad: ¿por qué se pone en marcha una ley de teletrabajo?
  2. Puntos fundamentales de la ley del teletrabajo: el papel del trabajador y el empresario

– Los costes, a cargo de la empresa

– Separación efectiva entre el tiempo laboral y el personal

– El trabajador: parte activa en la negociación de su horario

– El control de la actividad laboral corresponde a la empresa

  1. El lado oscuro del smartworking: ¿cómo evitarlo?

– La violación del derecho a la intimidad

                     – La transgresión del derecho de desconexión digital

– Problemas psicosociales

El teletrabajo es ya una de las rutinas más comunes para las empresas que operan dentro de la “nueva normalidad” tras la COVID-19. Tanto es así, que esta modalidad laboral es, por primera vez en España, la protagonista de un nuevo texto legal que se presenta bajo la rúbrica de “Ley de trabajo a distancia”. El mismo, entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOE.

 La apuesta por el teletrabajo requiere una regulación jurídica, debiendo aclarar cómo se repartirán los costes entre empresa y trabajador.

1)Respondiendo a una nueva realidad: ¿por qué se pone en marcha una ley de teletrabajo?

Con el anteproyecto de ley del teletrabajo, preparado por el Ministerio de Trabajo, se pretende dejar atrás una regulación obsoleta, insuficiente y poco específica. Recordemos que el teletrabajo, vital en los tiempos que corren, se regula de forma dispersa en diferentes normas legales: como el Estatuto de los Trabajadores, el Acuerdo marco europeo de teletrabajo de 2002 o la Ley de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales.

Por ello, en un contexto en el que el 80% de los trabajadores españoles apuesta por el teletrabajo, según una encuesta de Bain&Company, y donde su implementación se ha triplicado durante la pandemia, se hace más necesario que nunca reunir en una sola ley las condiciones en las que el teletrabajo debe desarrollarse.

2)Puntos fundamentales de la ley del teletrabajo: el papel del trabajador y el empresario

Aunque las sesiones de audiencia pública (en la que se recogían sugerencias) terminaron el pasado 22 de junio, el texto de este anteproyecto sigue abierto a modificaciones. Sin embargo, ya están viendo la luz las medidas tomadas por el Ministerio de Trabajo.

A continuación, te desglosamos las fundamentales:

1. Los costes, a cargo de la empresa

La nueva ley es clara: la negociación colectiva debe establecer mecanismos que garanticen la compensación total de todos los gastos derivados del teletrabajo. En pocas palabras: el coste del teletrabajo corre a cargo de la empresa.

En relación a los costes directos, el empresario ha de dotar al empleado de los medios y equipos necesarios para prestar el servicio; en cuanto a los indirectos, la empresa debe cubrir la parte proporcional de los gastos de uso y consumo generados.

Sage

La desconexión digital es un derecho fundamental que puede verse vulnerado para algunos teletrabajadores.

2. Separación efectiva entre el tiempo laboral y el personal

Como dice la exposición de motivos de la nueva ley, para garantizar la separación efectiva entre el tiempo laboral y el personal (que asegure además el derecho a la desconexión del que hablaremos más adelante en este artículo) resulta necesario que el horario de la persona trabajadora a distancia esté claramente identificado en el acuerdo.

3. El trabajador: parte activa en la negociación de su horario

En esta ley, la flexibilidad horaria se presenta como una condición sinequanon para implementar el teletrabajo. De hecho, su artículo 13 regula el derecho a la flexibilidad horaria, permitiendo al teletrabajador “alterar el horario de prestación de servicios establecido respetando la normativa sobre tiempo de trabajo y de descanso”.

Este precepto tiene dos limitaciones:

  • Los tiempos de disponibilidad obligatoria.
  • Los límites que se establezcan en el acuerdo de trabajo a distancia.

Es decir, que el trabajador se convierte en parte activa y fundamental de la negociación de su horario, pero la empresa se reserva el derecho a imponer las franjas horarias de disponibilidad.

El horario laboral forma parte del contenido mínimo obligatorio del acuerdo del teletrabajo, junto con otros puntos, como los mecanismos de compensación de gastos o el lugar de trabajo habitual.

4. El control de la actividad laboral corresponde a la empresa

Esta ley también contempla que el control de la actividad laboral lo realice la empresa, lógicamente. Además, gracias a las nuevas tecnologías, este control se ha visto reforzado, pudiendo el empleador tener acceso a operaciones, conexiones o visualizaciones de pantalla de sus trabadores.

Por otro lado, las nuevas tecnologías también han consolidado el smartworking, un sistema laboral a distancia que permite al empleado trabajar en cualquier tiempo y lugar para alcanzar un nivel productivo máximo durante la jornada.

3)El lado oscuro del smartworking: ¿cómo evitarlo?

El Smartworking es una solución clave para que muchas empresas logren mantener su actividad en tiempos de crisis. Ahorro en costes fijos, mayor flexibilidad y autonomía para los trabajadores, etc.

No obstante, pueden surgir problemas que choquen frontalmente con algunos derechos fundamentales, repercutiendo, en los peores casos, en la salud psicológica del trabajador.

La violación del derecho a la intimidad

Un control excesivo de la actividad laboral no respeta el derecho a la intimidad del trabajador, por tanto, no puede llevarse a cabo en el teletrabajo. En su artículo 17, la ley del trabajo a distancia asegura las siguientes prácticas:

  • La utilización de los medios telemáticos y el control de la prestación laboral mediante dispositivos automáticos garantizará el derecho a la intimidad.
  • Los medios de control deben ser idóneos, necesarios y proporcionados.
  • La empresa no puede exigir la instalación de programas en dispositivos propiedad del empleado.

La transgresión del derecho de desconexión digital

El derecho a ladesconexión digital, regulada en la ley orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales de 2018, debe garantizar que la línea de separación entre el tiempo laboral y el personal esté bien delimitada. Sin embargo, el teletrabajo tiende a difuminar esa línea.

Por ello, la nueva ley contempla el deber empresarial de garantizar la desconexión, limitando de forma absoluta el uso de los medios tecnológicos laborales en los periodos de descanso y respetando la duración de cada jornada.

Problemas psicosociales

Durante el teletrabajo, el empleado puede acabar invirtiendo más horas de las acordadas en su actividad profesional, provocando:

  • Dificultad para la conciliación de la vida familiar, laboral y personal.
  • Falta de motivación por aislamiento. Para evitarlo, la empresa debe mantener vivo el sentimiento de pertenencia del trabajador a la empresa, por ejemplo, planificando reuniones virtuales regulares con todo el equipo.
  • Estrés. Deben implementarse horarios flexibles adaptados a las necesidades del trabajador para evitar su sobrecarga, principal causante de la mala ejecución de las tareas.
  • Fatiga. Han de primar las pausas cortas de descanso frente a las largas y espaciadas.

Si duda, la crisis que vivimos es un trampolín para explorar nuevas modalidades laborales que, para desarrollarse con éxito, no solo han de  regularse por ley, sino que las empresas deben estar preparadas tecnológicamente para su implantación.

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Teletrabajo y tecnología: las nuevas reglas del “juego”

Los entornos empresariales continúan cambiando rápidamente. Esto ha causado (y causa) un efecto en la forma en la que se gestiona la fuerza laboral, donde la tecnología y el trabajo en movilidad tienen un papel importante.

  • El crecimiento de mercados emergentes que requiere personal con habilidades específicas está ocasionando un aumento en el número de empleados que trabajan fuera de su hogar.
  • Por ejemplo, no es impensable que una empresa china contrate un equipo europeo para gestionar un proyecto en África siendo, sin duda, un reto para los departamentos de tecnología.

Además de lo mencionado, de todos es sabido que uno de los mayores inconvenientes para tener un rendimiento de productividad óptimo son los problemas del día a día que tienen que afrontar los empleados.

A veces, la vida personal y familiar choca con los horarios laborales, dificultando la concentración en el trabajo. Por ello, muchas empresas desarrollan acciones y facilitan herramientas que buscan esa conciliación entre la vida familiar y profesional.

En definitiva, se trata de establecer políticas que hagan más fácil la vida de los empleados fuera del trabajo, permitiendo así aliviar muchas de las cargas y del estrés de la vida diaria.

Hasta el momento esta concienciación era lenta, pero con el COVID-19 se ha acelerado. Y es que, según algunos estudios, el 30% de los empleos se podrían realizar desde casa.

Por lo que lo importante no será nunca el número de horas que estamos en el trabajo, sino la calidad de dichas horas.

Cómo el trabajo en remoto puede marcar la diferencia

Por todos es sabido que la tecnología permite a los empleados acceder e ingresar datos, colaborar en proyectos y mantenerse en contacto con colegas de cualquier parte del mundo. Y todo a través de dispositivos móviles con conexión a Internet.

¿Te imaginas el potencial y los beneficios para cualquier negocio? El dar a los empleados la libertad de trabajar desde donde sea se aumentará la productividad: más eficiencia, mayor ahorro de costes y, sobre todo, una fuerza laboral más feliz.

Según algunos estudios, 1 de cada 5 trabajadores de oficina se mudaría de las áreas urbanas si pudieran trabajar de forma remota.

Según algunos estudios, los empleados más jóvenes valoran especialmente esa flexibilidad en el lugar de trabajo, y el equilibrio trabajo-vida se considera mucho más atractivo que una alta remuneración. Con todo ello, queda claro que tener una buena política de teletrabajo será un atractivo para retener y captar talento joven.

Acciones y herramientas para la conciliación familiar y empresarial

Si hablamos en detalle de conciliación familiar, hemos de repasar lo que tiene que ver con aspectos normativos o legales.

Reducción de jornada

  • La posibilidad que tienen los empleados de acogerse a una reducción de jornada para el cuidado de los hijos menores de 12 años o de familiares dependientes es una medida que puede complicar la organización del trabajo.
  • Pero también puede mejorar y hacer muchas más productivas las horas que pasa este empleado en nuestra empresa, ya que estará más concentrado.

Permisos legales

  • En un sentido similar está la posibilidad de mejorar los permisos legalmente establecidos, ya sea por el nacimiento de un hijo, por una mudanza o por matrimonio.
  • En el caso de los hijos, los permisos de maternidad y paternidad, así como la posibilidad de unificar horas de lactancia, juntar vacaciones para tratar de alargar el máximo posible el periodo de baja tras el nacimiento es fundamental.

Horario flexible

  • Otro de los aspectos que más ayudan a conciliar la vida personal y familiar es el horario flexible de entrada y salida.
  • Se establece una bolsa de horas que el empleado debe cumplir, pero tiene una horquilla de entrada y de salida dentro de la cual no hay ningún inconveniente en que cumpla su horario laboral.
  • Esto permite organizarse mejor para poder dejar los niños en el colegio o ir al gimnasio a primera hora, solucionar algún trámite personal, etc.

Jornada continua

  • En este aspecto, la jornada continua es una de las cuestiones que ayudan a mejorar la calidad de vida de los empleados de una empresa.
  • Muchas organizaciones las implantan sobre todo en verano, tratando de facilitar la conciliación de las vacaciones escolares, pero otras se han dado cuenta que supone una mejora sustancial en la productividad y un descenso importante en el número de horas perdidas por ausencias.
  • En este sentido, es importante mantener una política de luces apagadas, buscando limitar el número de horas que se pasa en la empresa, cumpliendo de forma estricta el horario y evitando prolongar la jornada laboral de forma innecesaria.

Jornada laboral

  • Por último, en lo que se refiere a la jornada laboral, las semanas cortas favorecen de forma notable la desconexión del mundo laboral.
  • Acabar los viernes a mediodía es una práctica muy extendida, sobre todo en las grandes ciudades, que facilita poder desconectar del trabajo, favoreciendo el descanso y mejorando la capacidad de concentración en la siguiente semana.

Tecnología y teletrabajo

En este repaso a algunas de las prácticas más sencillas a la hora de favorecer el teletrabajo, la protagonista será, sin lugar a duda, la tecnología.

Y es que el uso de las TIC, la inversión en soluciones de gestión empresarial cloud o en la nube, etc. serán siempre facilitadores a la hora de adoptar estas políticas, permitiendo al trabajador ser más flexible al poder cumplir con algunas horas de su jornada laboral desde casa.

En Sage, la totalidad de la plantilla dispone de ordenador portátil, red privada virtual (VPN) y ancho de banda para administrar el 100% de conexiones externas para facilitar el teletrabajo.

Soluciones tecnológicas de calidad para teletrabajar: software en la nube

Para que el teletrabajo sea efectivo se requieren soluciones tecnológicas de calidad. El software en la nube es el mejor aliado del teletrabajo, al permitir el acceso en tiempo real a información actualizada a personas situadas en distintos puntos del planeta.

  • Hay múltiples opciones para poder acceder el entorno corporativo en remoto. Por ejemplo, están el clásico sistema de acceso a través de una red privada (VPN) y los que funcionan directamente vía web, permitiendo usar cualquier medio para acceder mediante un par de usuario y contraseña.
  • Además, gracias al software en la nube el teletrabajo es posible desde múltiples dispositivos, no es algo dependiente sólo de un ordenador. Se puede teletrabajar también con un móvil o una tableta, dispositivos desde los que es posible atender el correo y también acceder a un ERP online.

El software ERP como herramienta clave para la gestión laboral

El software ERP es una de las herramientas clave en la gestión laboral del teletrabajo.

El hecho de conceder a un trabajador la posibilidad de hacerlo en remoto, es una condición que no se puede gestionar a la ligera y exige, de entrada, un análisis de la solicitud para determinar la viabilidad de esta. El motivo es que, en caso de ser aprobada, el trabajador deberá tener un lugar de trabajo preparado para desarrollar las tareas encomendadas y eso necesita una gestión.

Hay empresas que se preocupan para que el puesto de trabajo en el domicilio de una persona que teletrabaja cumpla una serie de condiciones e incluso envían a sus equipos de prevención de riesgos laborales a inspeccionarlo y validarlo. Esto es importante, dado que el puesto debe reunir las condiciones mínimas para trabajar y evitar enfermedades y accidentes laborales.

No es lo mismo trabajar con el portátil sentado en una buena silla y con el ordenador sobre una mesa, que hacerlo tirado de mala manera en el sofá, mientras se ojea la televisión. Hay una importante diferencia y, a la larga, puede ser importante porque la cosa puede degenerar en una enfermedad laboral o un accidente de trabajo.

Conclusiones

Hacer cambios en la forma en que opera un negocio y adoptar la tecnología y el teletrabajo ayudará a una empresa a ser más ágil y productiva, en un intento por lograr los objetivos.

Y es que brindar a los empleados la oportunidad de ser más flexibles en la forma en que trabajan será tan beneficioso para ellos como lo será también para el negocio.

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Transformación digital para optimizar el ámbito laboral

Antes de centrarnos en el ámbito laboral, cabe destacar lo mucho que se ha escrito sobre la Transformación Digital estos últimos años.

  • Tal es la importancia que se le ha otorgado que muchas personas la consideran ya como la cuarta revolución industrial.
  • Los últimos acontecimientos sucedidos estos dos últimos meses, parece que no hacen sino apoyar esta idea.

El confinamiento y parón inicial de la economía ha incrementado la utilización de la tecnología y también ha potenciado el teletrabajo.

Y parece que toda esta digitalización ha venido para quedarse.

Avances tecnológicos y relaciones laborales

Las organizaciones se han ido actualizando tecnológicamente estos últimos años, quizás no al ritmo que muchos esperaban.

Pero si miramos atrás, apreciaremos un gran cambio. En el mundo empresarial se han introducido avances tecnológicos que han complementado e incluso mejorado muchas de sus estrategias.

Aparentemente no hay sector que no haya apostado por alguna estrategia digital. Unos más que otros, evidentemente. Siempre habrá empresas que se adelantarán al futuro y otras que irán incorporando esos cambios poco a poco.

Lo que está claro es que las empresas no pueden dormirse. En un mundo que se mueve a gran velocidad, quedarse quieto y esperar a ver qué hacen los demás, no parece una buena decisión.

El ámbito laboral no está ajeno a la Transformación Digital, por supuesto, y los avances empresariales en este sentido han tenido un impacto muy positivo en el modelo de negocio.

Los cambios tienen como consecuencia una evolución en las necesidades; entenderlas y adaptarnos a ellas de forma ágil y rápida, es lo que marca la diferencia.

Optimizando el ámbito laboral gracias a la digitalización

Una de las consecuencias positivas que nos aporta la Transformación Digital de las empresas, es la conexión del entorno laboral.

  • La comunicación entre personas, la creación de grupos para la gestión de proyectos o conectar distintas plataformas, son algunos ejemplos bastante claros.
  • Una mejor conexión entre personas y una buena utilización de la tecnología, se traduce en un aumento de la productividad.

Las conexiones inteligentes, junto a un buen análisis e interpretación de datos, pueden aumentar no sólo la productividad, sino también los beneficios de las empresas. El ahorro de tiempo en la toma de decisiones, la reducción sustancial de los plazos y la simplificación de operaciones también puede potenciar el capital humano y la creatividad en estas organizaciones.

Los departamentos de RRHH tienen un papel destacado en toda esta transición hacia un mundo más digital. Deben interpretar muy bien la Transformación Digital y liderar la implementación de los nuevos modelos de organización digitalizada. En este sentido no debemos únicamente pensar en plataformas para la gestión de proyectos o personas, sino hacer hincapié también en el desarrollo de nuevos entornos dentro del ámbito laboral.

Sage

En GM Integra RRHH entendimos que conectar el portal del empleado de Open HR con las soluciones Sage ofrecía un valor añadido a los servicios.

Digitalizando el ámbito laboral

Es un buen momento para digitalización de los recursos humanos.

¿Por qué? Porque como sociedad ya hemos asumido que la tecnología ha venido nos sólo para quedarse, sino también para mejorar nuestro día a día en las empresas.

Soluciones tecnológicas para el ámbito laboral

Los empleados ya están familiarizados con el uso de herramientas tecnológicas, tanto en el ámbito laboral como en su vida personal.

Soluciones cuyo objetivo no es otro que el ayudar a las empresas en su proceso de Transformación Digital dentro del ámbito laboral, con herramientas como el conector desarrollado por GM Integra RRHH, que permite enlazar la aplicación del portal del empleado de Open HR con Sage 200cloud y Sage Despachos Connected.

La unión de estas dos soluciones aporta mayor eficacia en los procesos de trabajo. También incrementa la productividad y fiabilidad de la información, reduce costes y mejora la experiencia del empleado, entre otros muchos beneficios.

Una gestión laboral con valor añadido

La influencia de la tecnología en las relaciones laborales ha sido notable estos últimos años.

Esto ha propiciado la aparición de nuevas formas de trabajo, además de un cambio importante en la gestión y organización de las empresas.

La llegada de la tecnología al mundo laboral presenta numerosas ventajas:

  1. Rompe con las barreras físicas, porque permite desarrollar la actividad desde cualquier lugar.
  2. Ofrece información en tiempo real, algo que mejora y anticipa la toma de decisiones.
  3. Permite atraer talento, llegando a más personas en los canales digitales.

Una herramienta tecnológica proporcionará siempre una gestión más abierta y productiva, mejorando los procesos laborales de cada mes. Una solución tecnológica que incrementará la calidad de las relaciones con los empleados.

En definitiva, el futuro del empleo está ligado a la tecnología ya que una empresa bien informada y conectada, podrá tomar siempre mejores decisiones.

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COVID-19: tres consejos para que el coronavirus no ralentice tu negocio

A la luz del brote de coronavirus (COVID-19), contar con un plan de contingencia se ha convertido en algo para tener en cuenta dentro de las empresas de todo el mundo.

  • Este tipo de planificación es útil, en cualquier caso, ya sea por el coronavirus (COVID-19), por el mal tiempo o por una huelga del transporte público.
  • Es algo que quizá puede quitar el sueño a los directores o gerentes, pero no debería ser así si las empresas cuentan con planes que les hagan ser resilientes ante este tipo de circunstancias.

Ante una situación como la que estamos viviendo, se antoja imprescindible contar con asesoramiento en varias áreas de la empresa, para que los equipos de trabajo puedan seguir funcionando sin importar lo que esté sucediendo en el mundo.

Con Sage nunca estás solo. Las pymes y autónomos son los héroes de nuestra economía. Por eso, hemos creado un espacio con información, novedades legales y consejos útiles sobre COVID-19 para que puedan seguir gestionando sus negocios. Echa un vistazo a nuestro contenido.

1. Coronavirus: teletrabajo

Gracias a la tecnología en la nube, una empresa puede facilitar a sus empleados el teletrabajo desde la comodidad de sus hogares, en el caso de que haya cierres de la oficina física.

Por ejemplo, el equipo de finanzas podrá mantenerse al tanto de la gestión del flujo de caja y la facturación al poder acceder al software de contabilidad incluso sin estar en la oficina.

Muchas empresas saben que el trabajo flexible es beneficioso para la cultura empresarial. Según una investigación de MindMetre Research, el 82% de los empleados de organizaciones que lo ofrecen dicen ser más productivos, mientras que un 58% afirma que mejora la satisfacción laboral.

Consejo 1

  • Considera la necesidad de una estrategia de teletrabajo para aquellas áreas del negocio que pueden ofrecer soporte de forma remota.
  • Una solución podría ser trabajar con software en la nube para tener los datos almacenados en un mismo sitio y acceder a ellos con solo tener una conexión a Internet.

Consejo 2

  • La tecnología es esencial para garantizar que el personal permanezca conectado en situaciones como la ocasionada por el COVID-19, no solo con la empresa, sino también con los clientes.
  • Así, garantizarás que el trabajo pueda realizarse en tiempo real y que la colaboración se pueda realizar entre todas las áreas sin problemas.

Consejo 3

  • Anima a los empleados a llevarse los portátiles, tablets y teléfonos móviles de trabajo a casa cada noche. En caso de que el negocio o su entorno cierre después de un brote, estarán todos equipados para trabajar.
  • Equipa a tu personal para trabajar desde donde sea: en la oficina, en el hogar o incluso de camino a una visita a un cliente.

Consejo 4

  • Los viajes de cualquier tipo pueden verse afectados por una situación como la provocada por el COVID-19. Es posible que haya prohibiciones para viajar y moverse, por lo que el trabajo del personal de ventas podría verse afectado.
  • Sin embargo, la tecnología que permite el trabajo en remoto también hará que puedan continuar haciendo sus gestiones a través de reuniones virtuales (en vez de cara a cara).

Sage

La mejor política es aquella en la que se normaliza la cultura del trabajo a domicilio donde sea una opción realista.

2. Coronavirus: asesoramiento laboral y comunicación

Mantener al personal conectado, comprometido y actualizado es clave cuando se trata de la continuidad del negocio. Es fundamental contar con los mecanismos correctos y utilizarlos en el momento adecuado para garantizar que no haya pánico o información errónea sobre lo que se debería hacer.

Será importante ponerse en el lugar de los empleados, enviándoles comunicaciones sobre la información que podrían esperar de la empresa en momentos así. Además de informarles sobre qué espera realmente la compañía de ellos.

Consejo 1

  • Es importante tener canales establecidos que permitan enviar actualizaciones por escrito y, en caso de emergencias, también vía móvil.
  • Será importante contar con herramientas que permitan la colaboración entre los equipos que trabajen juntos (como Slack o Microsoft Teams).

Consejo 2

  • Manda actualizaciones periódicas pero que no sean demasiadas, ya que esto podría preocupar en lugar de tranquilizar a los empleados, proveedores y/o clientes.

Sage

En situaciones de incertidumbre es importante que las empresas no dejen de comunicarse con sus empleados utilizando la tecnología a su alcance.

3. Coronavirus: plan de trabajo para emergencias

Con todo lo comentado anteriormente puedes aprovechar para empezar a crear un plan de contingencia que se ajuste a cualquier situación crítica o de emergencia que pueda afectar al negocio, empleados, proveedores o clientes.

Aquí hay cinco sugerencias sobre cómo comenzar:

1.Asigna un propietario

Todos los planes necesitan un único punto de contacto y una sola persona propietaria del plan.

  • No tiene que ser necesariamente un directivo o gerente: lo importante será que todo el personal la tenga identificada.
  • Esta persona deberá ser el verificador clave del plan: quien garantiza que tiene sentido y que se seguirá correctamente.

2.Cuenta con distintos puntos de vista

Dependiendo de las necesidades del plan, será oportuno contar con aportaciones de distintas áreas a la hora de crearlo.

  • Puedes decidir que cada función o departamento necesite su propio plan e incluso que pueda ser creado por ellos mismos.
  • Pero todos deberían sincronizarse y combinarse en un plan de trabajo más amplio.

3.Ten en cuenta todo el ecosistema

Desde el proveedor hasta el cliente, el plan podría incluir una lista de proveedores alternativos para ciertos recursos clave (para usarlo si el existente no está disponible).

  • Puedes incluir planes específicos sobre cómo tratar a los clientes individuales, especialmente los más grandes y / o más importantes.

4.Convierte este documento algo vivo

No lo crees una vez para luego olvidarte del mismo. Será importante asegurarse de que el plan se revise periódicamente, sin tener miedo a hacer cambios si fuera necesario.

5.Comunícate una vez creado el plan

Asegúrate de que esté disponible para todos, y de que todos los interesados sepan qué es, dónde se puede encontrar y qué significa para ellos.

Sage

Una de las principales enseñanzas del COVID-19 es la necesidad de contar en las empresas con un plan de trabajo para emergencias o de contingencia.

Conclusiones

Si una empresa cuenta con raíces tecnológicas sólidas y buenos procesos de comunicación, el negocio podrá continuar operando de manera efectiva (incluso cuando se enfrenta a incidentes fuera de su control).

En definitiva: combina esto con una cultura de trabajo flexible y de apoyo, que capacite y permita a los colegas tomar las decisiones correctas, y descubrirás que tu empresa no tiene que reducir la velocidad en una recesión.

COVID-19. Medidas económicas plan de choque

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¿por-que-lo-llamas-“teletrabajo”-cuando-deberias-decir-“colaboracion”?

¿Por qué lo llamas “teletrabajo” cuando deberías decir “colaboración”?

Analizamos cómo la verdadera clave del teletrabajo no está en la ubicación de los profesionales, sino en el marco de colaboración que se establece entre ellos.

  • Los marcos de colaboración del teletrabajo pueden ser útiles incluso cuando los profesionales trabajan juntos en el mismo lugar
  • Sin colaboración, el teletrabajo pierde gran parte de su sentido

En un tiempo que parece cada día más remoto, la información de interés empresarial tenía sus ‘templos’, lugares concretos donde se almacenaba en soportes físicos, cuya custodia y gestión era encomendada a unos determinados responsables.

En sus manos, por tanto, descansaba el buen fin de los procesos, ya que, ante cualquier incidencia o necesidad de decisión, había que reclamar su presencia  o, al menos, sus instrucciones para que pusieran su conocimiento y sus datos.

El resultado solía ser organizaciones muy dependientes de personas clave. Los equipos apenas sumaban, simplemente se dividían el trabajo.

El teletrabajo, en gran medida, es la respuesta a una profunda reflexión sobre los marcos de colaboración que deben hacer crecer las empresas sobre las bases de las sinergias generadas por la unión de distintos profesionales y departamentos.

¡Comparte! Un equipo ha de sumar aportaciones. Aprende cómo se logra con el teletrabajo.

Las razones históricas de la congregación en centros de trabajo

Históricamente, las congregaciones físicas de trabajadores en un centro de trabajo han aportado grandes ventajas:

  • Incremento del número de contactos (no solamente entre empleados complementarios, sino también con clientes y otras partes interesadas).
  • Mayores posibilidades de especialización de las que ofrecía la coordinación por el empresario de trabajadores dispersos.
  • Reducción de los tiempos de espera, ya que cuando una persona había terminado su labor, la que se encargaría de la siguiente podía estar preparada para iniciarla en el mismo lugar o en sus proximidades.
  • Posibilidad de que los empleados compartiesen espacios y recursos productivos.

El gran cambio que supuso la nube y las herramientas colaborativas

Hoy, las tecnologías digitales han conseguido crear un marco que aprovecha las ventajas tradicionales de la congregación.

  • Las redes sociales y los instrumentos de telecomunicación no solamente han generado oportunidades de contacto, sino incluso de viralización del conocimiento a lo largo de una organización y fuera de ella.
  • El  software como servicio está dando unas oportunidades de acceso a servicios profesionales especializados desconocidos hasta hace poco para la mayoría de las pymes.
  • La nube se ha convertido en un marco de trabajo no solo prácticamente ubicuo al que se puede acceder desde cualquier punto con conexión, sino también inmediato.
  • Las tecnologías digitales muestran una gran capacidad para reproducirse a gran escala sin que ello implique un incremento significativo de costes, lo que propicia que puedan ser compartidas por muchos usuarios que las emplean en la medida que consideren necesaria.

Sage

Descubre los puntos clave del equilibrio colaborativo que demanda el teletrabajo.

El teletrabajo más allá de la línea jerárquica

Con esos cambios, las tecnologías digitales se han convertido en los protagonistas indiscutibles del teletrabajo. Se ha conseguido disfrutar de las principales ventajas de la concentración en centros de trabajo, pero con una filosofía bastante diferente.

El que una labor pueda ser ejecutada remotamente plantea la posibilidad de que no sea una única persona y su equipo la que se responsabiliza de ella. Pensemos, por ejemplo, en un documento en el que trabaja físicamente un grupo de personas. Lo normal era que ese equipo se hubiese conformado para minimizar el número de viajes que tuviese que realizar el soporte físico en el que se plasmaba esa información.

El teletrabajo tiende a tejer redes de responsabilidad compartida en el avance de los proyectos

Por el contrario, ahora, es posible recabar todas las veces que sea necesario la aportación de profesionales independientes de ese equipo o persona que creó el documento. Las aportaciones se pueden sumar en tiempo real y no existe un coste significativo en tiempo ni en dinero del viaje de la información correspondiente.

El equilibrio colaborativo

El teletrabajo se convierte en un arte cuando se trata de encontrar un flujo de trabajo óptimo que tenga en cuenta algunos aspectos:

  • Con independencia de su ubicación, deben colaborar en una misma tarea todas aquellas personas que puedan realizar colaboraciones significativas.
  • Hay que evitar que la acumulación de muchos colaboradores genere interferencias. Si cada uno aporta una visión no compatible con la de los demás, puede complicarse la toma de decisiones.
  • Tiene que prestarse mucha atención a los tiempos de las tareas, ya que un ritmo de trabajo discordante entre los diferentes colaboradores puede generar cuellos de botella.
  • La empatía cobra una especial relevancia. Todos los colaboradores de un equipo han de desarrollar capacidades para ponerse en el lugar de los demás. Y eso es muy importante en un contexto en el que es probable que se pierdan algunos elementos del lenguaje no verbal como, por ejemplo, una sonrisa.
  • Hay que estar permanentemente atentos para luchar contra el ciberestrés y el exceso de conexión. De lo contrario, se genera un círculo vicioso de desmotivación y pérdida de productividad que hace que los empleados puedan recelar del papel que pueda tener en materia de conciliación.
  • Las herramientas juegan un papel clave en el teletrabajo. Casar las empleadas en distintos proyectos o áreas no siempre es sencillo y ayudan mucho las que tienen una concepción integral de la empresa que dé coherencia a todos los flujos de información.

El valor emocional del teletrabajo

El mal teletrabajo puede resultar frío y hasta despótico, como toda forma de colaboración ineficaz. El bueno, por contra, genera una gestión inteligente de las emociones apoyada en diversas bases.

  • Constancia de la aportación. Cuando, al fin, una tarea sale adelante exitosamente es sencillo tirar del hilo y ver los registros digitales que atestiguan cómo contribuyeron diferentes personas. Si el equipo funciona, se genera agradecimiento y compañerismo.
  • Empoderamiento.  Los miembros de un equipo sienten que los colaboradores remotos multiplican el fruto de su esfuerzo. Llegan a donde no podrían con la sola contribución de quienes les rodean físicamente.
  • Mestizaje de culturas empresariales. El teletrabajo es una buena forma de generar colaboración entre empresas minimizando desplazamientos. Funciona especialmente bien cuando las culturas son complementarias. Es, por tanto, una gran oportunidad para aprender a manejarse en entorno crecientemente diversos.
  • Humanización. El teletrabajo no se entiende hasta que se asimila que al otro lado de la pantalla hay personas. Hay, por tanto, como en el trabajo presencial, afinidades, comunicaciones informales, confianza, expectativas, etcétera. De hecho, transparenta el valor de la empatía.
  • Emoción creativa. Al favorecer la colaboración entre profesionales de entornos diversos, es habitual que lleguen soluciones que puedan parecer insólitas a otros miembros del equipo. Hay que saber naturalizar el contraste de visiones.

En resumen, el teletrabajo nos coloca mirando fijamente frente al espejo de la colaboración. Que la imagen que observemos sea agradable depende, en gran medida, de saber generar un marco capaz de convertir conjuntos de personas en verdaderos equipos.

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Voluntariado Virtual: tan lejos, tan cerca

En estos tiempos sin precedentes en los que estamos cambiando nuestra forma de vida a un entorno virtual, el voluntariado corporativo también se ha adaptado para seguir apoyando a las entidades sociales que ahora, más que nunca, tienen que dar respuesta inmediata a sus beneficiarios, la mayoría colectivos vulnerables.

Aunque el voluntariado virtual no es nuevo, en las últimas semanas la oferta de actividades se ha incrementado considerablemente y estamos viendo que, tanto las entidades sociales como las empresas, están reinventando su forma de colaboración para no quedarse parados ante esta crisis.

Hay muchas actividades solidarias que los voluntarios pueden realizar en remoto y que realmente son de gran ayuda para las organizaciones sin fines lucrativos: creación y mantenimiento de páginas web, redacción de contenidos digitales, servicio de traducciones, telemarketing para recaudación de fondos, mentoring, refuerzo educativo, teleasistencia a personas mayores, etc.

La tecnología facilita la solidaridad

Esta oferta de voluntariado a distancia demuestra que la tecnología está siendo en un gran aliado al servicio de la solidaridad, que en estos momentos está emergiendo en todos los ámbitos de nuestra sociedad, motivada, si cabe más aún, por la necesidad de apoyar de la manera que se pueda a los colectivos que están en primera línea de la emergencia. Los aplausos de las ocho de la tarde son una muestra colectiva de ese deseo de expresar empatía y apoyo moral a los que más lo necesitan y un reconocimiento a todos los que están atendiendo la emergencia. En definitiva, una expresión de solidaridad nunca vista.

Y este sentimiento de querer ser útil ha encontrado un buen aliado en ese voluntariado ‘sin salir de casa’. Desde Sage Foundation, la fundación de la compañía a través de la que gestionamos todas las acciones filantrópicas, estamos ofreciendo voluntariado virtual a los empleados y lo estamos haciendo con las organizaciones sin ánimo de lucro con las que habitualmente colaboramos.

Voluntariado campaña Cordones Dorados a favor de la investigación del cáncer infantil para la ONG Unoentrecienmil

Voluntariado virtual

Los empleados de Sage disponen de 5 días laborales al año para realizar voluntariado. Y no hemos parado en estas semanas gracias a que en Sage en España ya teníamos una gran cultura de teletrabajo y una previsión tecnológica desde hace 8 años que nos ha permitido adaptarnos con rapidez a la nueva situación y nos ha posibilitado de igual manera el ‘televoluntariado’.

El voluntariado virtual nos está aportando algunos aprendizajes interesantes que quiero destacar:

  • Puesta en valor del voluntariado profesional: es decir la transferencia de las competencias profesionales de los voluntarios al servicio de las ONGs. Ahora que no podemos realizar voluntariado presencial, podemos apoyar a las entidades sociales con nuestros conocimientos de Comunicación, Marketing, Tecnología, Consultoría en cualquier área de gestión de las entidades, etc. Es un tipo de voluntariado muy valorado por las organizaciones sin fines lucrativos de mediano y pequeño tamaño con plantillas de colaboradores reducidas.
  • Mejora de la accesibilidad al voluntariado para personas que hasta el momento no podían realizarlo fácilmente por falta de tiempo, disponibilidad fuera de horarios convencionales, razones geográficas o incluso algún tipo de discapacidad. El voluntariado virtual está ayudando a salvar todas estas barreras temporales o espaciales y limitaciones físicas. Relacionado con esto, también se está posibilitando el ‘voluntariado en familia’, ya que, en algunas actividades, los padres pueden apoyar a las entidades sociales con la colaboración de sus hijos.
  • Reinvención de las formas convencionales de realizar voluntariado que abre la puerta a una nueva manera de relacionarlos entre entidades sociales y empresas, al igual que está ocurriendo en otros ámbitos empresariales, educativos, sociales, etc. Las nuevas tecnologías nos acercan a las personas.

Formación a jóvenes en inteligencia artificial a través del proyecto impulsado por Sage ‘FutureMakers’ con la Asociación La Rueca.

Entidades con las que colabora virtualmente Sage Foundation

Algunos ejemplos de cómo estamos realizando voluntariado virtual en Sage son los siguientes: apoyo a la Fundación Madrina con la iniciativa #TúEscribeYoDibujo en la que los voluntarios de Sage están enviando cuentos a las 3.000 madres en situación de abandono para que ellas junto con sus hijos ilustren esas historias con dibujos y con todo este material editar un libro.

También estamos colaborando en el programa e-FP a través la Fundación Créate y en colaboración con la Cámara de Comercio de España a en la que los voluntarios de Sage son mentores virtuales de estudiantes de FP que participan en un proyecto de emprendimiento. En esta misma línea, los voluntarios de Sage están participando de forma online en el proyecto #CoachExit con la Fundación Exit, apoyando a jóvenes en riesgo de exclusión social, al igual que hacemos con el programa #FutureMakers sobre Inteligencia Artificial.

En colaboración con la Fundación Psicología Sin Fronteras, estamos realizando unas sesiones virtuales con los voluntarios para entender a afrontar los retos emocionales que esta crisis está suponiendo en todos los ámbitos y cómo poder apoyar a nuestro entorno.

En Sage vamos a seguir explorando nuevas iniciativas de colaboración con las entidades sociales. Si algo estamos aprendiendo estos días es que se pueden seguir tendiendo puentes entre el tercer sector y las empresas, apelando a la innovación y apoyándonos en las infinitas posibilidades que nos ofrece la tecnología.  Nunca hemos estado tan lejos, pero tan cerca.

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